8 Colloquium Internacional SAE BRASIL de Suspensões e Implementos Rodoviários & Mostra de Engenharia 07 a 09 de maio de 2014 Hotel InterCity Premium - Caxias do Sul RS REGULAMENTOS E NORMAS ESPECÍFICAS PARA EXPOSITORES I. INFORMAÇÕES GERAIS 1. LOCAL E DATA DA MOSTRA DE ENGENHARIA A Mostra de Engenharia do 8 Colloquium Internacional SAE BRASIL de Suspensões e Implementos Rodoviários será realizada no Centro de Convenções do Hotel Intercity Premium, em Caxias do Sul, Rio Grande do Sul, Brasil, de 07 a 09 de maio de 2014. 2. PERÍODO E HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO DA MOSTRA DE ENGENHARIA a) Período de MONTAGEM da Mostra: A montagem básica dos módulos expositores será realizada pela empresa montadora no período de 04 a 07 de maio de 2014. A montagem da decoração interna do módulo pelo expositor deverá ser realizada das 8h às 15h do dia 07 de maio de 2014. Fica expressamente proibida a montagem de decoração após o início do evento (17 horas do dia 07 de maio de 2014). b) Período de REALIZAÇÃO da Mostra: A Mostra de Engenharia acontecerá paralelamente ao 8 Colloquium Internacional SAE BRASIL de Suspensões e Implementos Rodoviários nos seguintes dias e horários: - 07 de maio de 2014 das 17h às 22h - 08 de maio de 2014 das 8h às 21h
- 09 de maio de 2014 das 8h às 13h30min Na programação do evento, alguns horários são mais procurados para visita à feira: durante o período de credenciamento, coquetel de abertura, coffee breaks e brunch. c) Período de DESMONTAGEM da Mostra: A desmontagem da decoração pelo expositor será no dia 09 de maio de 2014, das 13h30min às 16 horas. A desmontagem do módulo pela montadora será a partir das 16h. 3. RESERVAS DE HOTÉIS A reserva de hotel deverá ser feita pela empresa expositora diretamente com o hotel do evento, se preferir. O participante deverá informar ser participante do Colloquium para obtenção de tarifa especial: - Intercity Premium Caxias do Sul Fone: (54) 3026.1000, e-mail: caxias@intercityhoteis.com.br 4. SALA DE REUNIÕES/ RODADA DE NEGÓCIOS O evento colocará à disposição dos expositores uma sala de reuniões. As reservas dos horários deverão ser realizadas na secretaria do evento, após o início do mesmo. 5. DESISTÊNCIA EXPOSITOR Caso haja desistência do expositor, o evento não fará reembolso de quaisquer pagamentos efetuados até então. 6. NÃO REALIZAÇÃO DO EVENTO A não realização da exposição por motivo de força maior acarretará na devolução das quantias já pagas pelo expositor, abatidas de 20% de taxa de administração.
II. MÓDULOS EXPOSITORES 1. MÓDULOS EXPOSITORES Estandes de 6m² - Metragem: 2m de profundidade x 3m de largura - Inclui 01 (uma) inscrição para o Colloquium, com direito as refeições (um brunch, três coffee-breaks e um coquetel). Estandes de 8m² exclusivo para patrocinadores - Metragem: 2m de profundidade x 4m de largura - Inclui 02 (duas) inscrição para o Colloquium, com direito as refeições (um brunch, três coffee-breaks e um coquetel). Crachás expositor: O crachá expositor não dá acesso às palestras técnicas que acontecem no auditório. *** cada empresa expositora pode solicitar até 05 crachás expositor, para as pessoas que prestarem atendimento no stand. O valor de cada crachá expositor é de R$ 75,00 e deverá ser pago na retirada dos crachás, no local do evento. Descritivo do Módulo Expositor: carpete grafite aplicado diretamente sobre o piso, estrutura em alumínio, painéis brancos altura interna de 2.60m, iluminação com uma calha com lâmpadas fluorescentes, dois pontos de energia (tomada 220W baixa tensão) e um spot com braço, testeira com identificação do módulo com imagem digital medindo 1m X 30 cm. MONTADORA OFICIAL: Projetos especiais, decoração interna, instalações elétricas especiais, locação de equipamentos e paisagismo deverão ser orçadas e solicitadas diretamente com a montadora oficial do evento: VERTICE EQUIPAMENTOS - Contato: Raphael Sehbe - comercial@verticeequipamentos.com.br (54) 3027.6856 *Prazo para solicitação de mobiliário ou adequações no projeto básico: Qualquer solicitação extra, para complementar os stands com montagem básica, como por exemplo: mobiliário, programação visual, expositor de catálogos, prateleiras, vitrines, balcões, lixeira, etc, deverão ser solicitados à empresa montadora até o dia 11 de abril de 2014. *Para projetos elaborados / especiais: para os expositores e patrocinadores que tiverem interesse em realizar montagem de um stand com projeto especial, o prazo máximo para a solicitação do projeto deve ser na primeira quinzena de março, para que os projetos sejam aprovados até o dia 28 de março de 2014.
Observações importantes: A voltagem do Intercity Hotel é de 220V. Instalações especiais deverão ser solicitadas diretamente à empresa montadora. Não será permitido que outras montadoras realizem montagem de stands no local do evento, todos os complementos de stands e montagem especiais devem ser realizadas pela montadora oficial do evento, conforme contatos indicados no item II deste manual. A alimentação dentro dos stands só será permitida se adquirida do próprio hotel, orçamentos podem ser solicitados no setor de eventos do hotel, e-mail: eventos.cxs@intercityhoteis.com.br ou telefone: (54) 3026.1006 até dia 02 de maio de 2014. O Intercity Premium Hotel e a organização do evento não dispõem de serviços de guincho, empilhadeira, carrinho para carregar materiais e pessoal para descarregar materiais. O expositor que necessitar dos serviços citados deverá providenciar este serviço separadamente. Remessa de materiais para o InterCity Premium Hotel: só serão permitidas no período de 02 a 05 de maio de 2014. Endereço: Av. Terezinha Pauletti Sanvitto, 333, CEP 95110-195, Caxias do Sul - RS, aos cuidados de Sabrina ou Carla Setor de Eventos. Indispensável a identificação do material com o nome do expositor (e contato da pessoa que está enviando o material), nome do evento. (só serão recebidas mercadorias com volumes pequenos, que possam ser carregados em mãos, os itens que não atenderem esta solicitação não serão recebidos). Informar o peso dos produtos e equipamentos que serão expostos para a montadora oficial. III. RESPONSABILIDADES 1. RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR Cabe ao expositor colocar na área reservada o material de sua empresa, o qual deverá ser exposto de acordo com a decoração de sua conveniência. O expositor não poderá utilizar-se de espaços fora de seu módulo para divulgação de sua empresa. Manter o módulo limpo e em ordem, com pessoa habilitada a prestar informações sobre o material exposto durante todos os dias do evento. O expositor receberá o stand limpo no dia 07/05/2014, e ficará responsável pela manutenção da limpeza durante os dias de evento. Caso seja necessário realizar algum tipo de limpeza extra, a mesma poderá ser contratada através da montadora oficial. Não perturbar o recinto com barulhos ou ruídos, nem atrair atenção com alto-falantes. Nenhum elemento constante da decoração do módulo expositor poderá ultrapassar a altura das paredes divisórias, sem a prévia autorização da montadora.
Não sublocar, no todo ou em parte, a área a si destinada para exposição de seus produtos, nem efetuar a distribuição de brindes ou folhetos de empresas não participantes do evento. Não obstruir os passeios ou locais de circulação com seu material. O módulo é fornecido ao expositor em regime de locação. Assim sendo, não poderá danificar os elementos componentes do mesmo. Não será permitida a pintura, colocação de pregos ou algo que danifique os painéis divisórios e os painéis dos expositores. O não cumprimento desta determinação sujeitará o expositor a pagamento de indenização. O expositor assume inteira responsabilidade pelo ônus ou prejuízo eventualmente produzido por seus prepostos e empregados. O expositor é responsável por quaisquer danos à estrutura física do Hotel durante a montagem, desmontagem e transporte de seu material. O expositor tem responsabilidade nos casos de queda de material exposto no módulo ou em qualquer tipo de acidente que motive dano aos visitantes. 2. RESPONSABILIDADES DO EVENTO Supervisionar o andamento geral da montagem. Prestar orientação técnica ao expositor, através da montadora oficial. Supervisionar a entrega ao expositor, do módulo básico, montado nas especificações descritas. Os projetos especiais deverão ser solicitados diretamente para a montadora oficial do evento até a primeira quinzena de março de 2014, e não são de responsabilidade do evento. O evento e o hotel não se responsabilizam pelo material do expositor. INFORMAÇÕES: Dolaimes Comunicação e Eventos Fone/Fax: (54) 3223.8677 E-mail: colloquium@dolaimes.com.br;