Manual do Expositor. Informações e Regulamento Geral para Expositores e Montadoras

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1 Manual do Expositor Informações e Regulamento Geral para Expositores e Montadoras Este manual passa a fazer parte integrante do contrato de locação de estande ou contrato de patrocínio firmado entre a Sociedade Brasileira de Glaucoma e a empresa expositora ou patrocinadora. Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 1

2 LOCAL DO EVENTO MINASCENTRO - Avenida Augusto de Lima, 785 Bairro Lourdes CEP: Belo Horizonte MG. Telefone: e Fax: HORÁRIOS DO EVENTO XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 26 a 28 de maio de de maio 5ª feira Das 8h00 às 18h00 27 de maio 6ª feira Das 8h00 às 18h30 28 de maio Sábado Das 8h00 às 12h00 SECRETARIA EXECUTIVA JDE Organização de Eventos Contatos: Diva Delfini ou Rosemary Silva, telefones: / R. IL Sogno Di Anarello, 36 Vila Mariana - CEP São Paulo, SP. rose@jdeeventos.com.br Site: MONTADORA OFICIAL A montadora oficial do evento é a Nakano & Nakano Equipamentos Promocionais Ltda. Contatos: Mituru Nakano, Pedro Pinto ou Magnus Nakano, telefone: atendimento@nakano.com.br O EXPOSITOR deverá encaminhar diretamente à montadora suas solicitações de montagens especiais, móveis ou equipamentos adicionais, testeiras personalizadas, etc. HOSPEDAGEM Mello Faro Turismo e Viagens Ltda - Telefones: e Fax: Av. São Luís, 165 1º andar São Paulo SP eventos@mellofaro.com.br Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 2

3 SEGURO E ENCARGOS TRABALHISTAS Cabe a cada EXPOSITOR providenciar o seu próprio seguro de riscos contra terceiros, riscos diversos e danos de qualquer natureza, medida veemente recomendada pelo PROMOTOR e pela MONTADORA OFICIAL, os quais não se responsabilizam em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de qualquer natureza que porventura ocorram a terceiros, produtos expostos, estande ou pessoal em serviço, inclusive, os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energia, pânico de multidão, curtos-circuitos, incêndios, falhas estruturais do prédio, má-conservação do mesmo e motivos de força maior. O EXPOSITOR assume também total responsabilidade sobre o recolhimento de encargos trabalhistas referentes à contratação de prestadores de serviço para o seu estande. Fica claro que o CENTRO DE CONVENÇÕES MINASCENTRO, o PROMOTOR e a MONTADORA OFICIAL estarão isentos de qualquer responsabilidade durante a montagem, realização e desmontagem do evento. TAXAS E LICENÇAS COBRADAS PELA PREFEITURA As taxas serão recolhidas junto à Prefeitura Municipal de Belo Horizonte que transferiu a responsabilidade do recolhimento dessas taxas para um depósito único a ser efetuado pelo Promotor. É exigência da Prefeitura do Município de Belo Horizonte que cada estande de um evento setorial possua uma licença para localização, instalação e funcionamento. OBS.: A Sociedade Brasileira de Glaucoma ficará responsável pelo pagamento único das taxas dos expositores. Nos próximos dias estaremos enviando os valores de cada expositor, da qual deverá efetuar o depósito bancário favorecido à Sociedade Brasileira de Glaucoma. MONTAGEM BÁSICA A montagem básica oferecida pela Nakano & Nakano consta de: Piso elevado, forrado com carpete tipo forração 3mm, aplicado com fitas adesivas dupla face; Paredes divisórias montadas com painéis TS formicalizados frente e verso na cor branca, acoplados em perfis de alumínio anodizado, com altura padrão de 2,20m; Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 3

4 Teto em pergolado montado com perfis de alumínio seções de 1,00 x 1,00m, faxe frontal com pergolado duplo para montagem da testeira de identificação; 1 mesa com tampo de vidro 0,70 x 1,00m e 3 cadeiras estofadas; Iluminação com uma lâmpada de 100 watts para cada 3m 2 de área; 1 tomada elétrica de 110 volts, com capacidade dimensionada para 300 watts, sem fio terra; Testeira semi-curva com reprodução da logomarca em front-light. MONTAGENS ESPECIAIS O EXPOSITOR poderá, por sua conta, personalizar o estande locado, com decoração e colocação de móveis e equipamentos próprios ou locados, desde que não ultrapasse os limites de sua área; Para a execução de montagens especiais o EXPOSITOR poderá contratar os serviços da nakano & Nakano montadora oficial do evento ou de qualquer outra montadora à sua escolha: Todos os cursos decorrentes de montagens especiais correrão por conta do expositor. PÉ DIREITO E ALTURA MÁXIMA DOS ESTANDES Atenção! A altura máxima permitida para os estandes da ÁREA SAFIRA é de 2,25m. As demais áreas 3.10m de altura. CREDENCIAMENTO DE MONTADORAS Caso sua empresa tenha interesse em utilizar outra montadora que não a oficial, deverá solicitar credenciamento para a mesma, até dia 09 de maio de Atenção! Não será permitida a entrada no Centro de Convenções, de funcionários de montadoras não credenciadas. Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 4

5 CARGA E DESCARGA DE MATERIAIS A carga e descarga de materiais e mercadorias serão realizadas pela portaria da Rua dos Guajajaras, 1022 ou pela garagem do Minascentro, com entrada pela Rua Curitiba, a partir do dia 24 de maio de 2011, após às 13h00. OBS.: De acordo com a orientação do sistema viário serão necessários, solicitar com antecedência o acesso de caminhão até Kg previamente autorizado pelo Departamento de Trânsito. Veículos acima de 6T acesso somente após às 21h00, de acordo com a nova resolução em vigor. REMESSA E GUARDA DE MERCADORIAS O Minascentro não dispõe de espaços para guarda de mercadorias de terceiros. Assim, qualquer volume contendo material para os estandes deverá dar entrada no Minascentro somente a partir do dia 25 de maio de 2011, sob guarda e custódia do próprio expositor. DATAS E HORÁRIOS PARA MONTAGEM E DESMONTAGEM Entrega de áreas livres demarcadas, para montagens especiais: 24 de maio de 2011 após às 15h00; Entrega de estandes com montagem básica: 25 de maio de 2011, após às 13h00; Dia 25 de maio de 2011, das 18h00 às 23h00, limpeza dos corredores A Desmontagem terá início dia 29 de maio de 2011 das 08h00 às 15h00. TELEFONIA E INTERNET O EXPOSITOR que necessitar de linha telefônica ou ponto de internet em seu estande deverá fazer essa solicitação ao promotor do evento JDE EVENTOS, impreterivelmente até 09 de maio de 2011, respondendo pelos custos de instalação e utilização. Esse valor será cobrado do EXPOSiTOR logo após o término do evento. ENERGIA ELÉTRICA A montadora oficial entregará um ponto de energia elétrica por estande, 127 volts, capacidade de 300 watts, sem fio terra. Nos estandes contratados sem montagem básica, compete ao EXPOSITOR instalar a distribuição interna de energia; Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 5

6 Se o EXPOSITOR necessitar de energia adicional para equipamentos de maior consumo deverá fazer esta solicitação, impreterivelmente até 09 de maio de 2011, através de enviado para nakano@nakano.com.br, arcando com os custos de instalação e consumo; A PROMOTORA não será responsável por qualquer dano causado por descargas elétricas ou deficiências nas instalações elétricas, cabendo ao EXPOSITOR a instalação de dispositivos de proteção para seus equipamentos; A PROMOTORA também não poderá ser responsabilizada por qualquer interrupção de fornecimento de energia elétrica aos estandes por parte da empresa concessionária. LIMPEZA DOS ESTANDES Durante a realização do evento, a PROMOTORA se encarregará da limpeza geral das áreas comuns da Exposição. Entretanto, a limpeza de cada estande deverá ser feita por empresas especializadas ou pessoas contratadas pelo EXPOSITOR. Todos os estandes deverão ser limpos antes do horário de abertura. Durante o horário de funcionamento, o lixo deverá ser acumulado em recipientes mantidos pelo EXPOSITOR no interior de seu próprio estande e posteriormente retirados pelo contratado do promotor para esta tarefa. SERVIÇOS DE SEGURANÇA O PROMOTOR e a MONTADORA não serão responsáveis pela segurança dos estandes, produtos e equipamentos exibidos, ou pessoal do expositor ou seus agentes. Cada expositor tomará as providências necessárias para segurar seus funcionários e equipamentos contra todo e qualquer risco. O período de responsabilidade do expositor começa com a primeira entrada de qualquer de seus funcionários ou contratados na área de exposição, e termina quando sua propriedade for removida desta área. O EXPOSITOR que desejar contratar serviço próprio de segurança deverá solicitar o credenciamento da empresa contratada, que obrigatoriamente deverá ser certificada pelo Departamento de Polícia Federal do Ministério da justiça. Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 6

7 FORMULÁRIOS XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma Formulário 01 Solicitação de Montagem Básica e Identificação Padrão Á Nakano & Nakano Equipamentos Promocionais Ltda. Contatos: Mituru Nakano, Pedro Pinto ou Magnus Nakano, telefone: atendimento@nakano.com.br DATA LIMITE: 09/05/2011 Expositor: Número do estande: Todos os expositores deverão assinalar abaixo, o tipo de montagem que utilizarão durante o Congresso: ( ) Utilizaremos a montagem básica completa. Favor informar a Identificação Padrão para a Testeira: ( ) Não utilizaremos a montagem básica fornecida pelo promotor. (A exclusão de itens não propicia descontos no pacote do Expositor) ( ) Gostaria de locar móveis complementares à Montagem Básica. ( ) Gostaria de solicitar projeto de decoração Assinatura do Responsável: Data: / / Nome legível do Responsável: Telefone: Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 7

8 XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma Formulário 02 Consumo de Energia Á Nakano & Nakano Equipamentos Promocionais Ltda. Contatos: Mituru Nakano, Pedro Pinto ou Magnus Nakano, telefone: DATA LIMITE: 09/05/2011 Expositor: Número do estande: Este formulário deverá ser preenchido por todos os expositores, informando os equipamentos elétricos e descrevendo a voltagem de cada um deles, para que a MONTADORA OFICIAL possa realizar o trabalho de rede elétrica no evento. (Tabela de KVAs por Equipamentos no Anexo) Equipamento KVAs Voltagem TOTAL Assinatura do Responsável: Data: / / Nome legível do Responsável: Telefone: Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 8

9 XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma Formulário 03 Autorização para Outras Montadoras Á Nakano & Nakano Equipamentos Promocionais Ltda. Contatos: Mituru Nakano, Pedro Pinto ou Magnus Nakano, telefone: DATA LIMITE: 09/05/2011 Expositor: Número do estande: Para fins de cumprimento das normas técnicas estabelecidas para a montagem dos estandes especiais para o Congresso PMI, informamos que a montagem / decoração especial de nosso estande será feita pela empresa abaixo, dispensando a montagem básica: Montadora: CNPJ: Contato: Endereço: Cep: Telefone: I.E.: Cel.: Cidade: Fax: Assumimos CIVIL E CRIMINALMENTE junto com a montadora autorizada, a responsabilidade solidária perante a Promotora pelo cumprimento dos prazos deste manual e por todos os danos eventualmente ocasionados pela montadora, visto termos lido, compreendido e aceito todas as instruções e regras contidas neste manual. Importante! A montadora deve enviar o projeto com todas as cotas para aprovação. Assinatura do Responsável: Nome legível do Responsável: Data: / / Telefone: Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 9

10 XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma Formulário 04 JDE Eventos A/c: Rosemary Solicitação de Crachás de Expositor DATA LIMITE: 09/05/2011 Expositor: Número do estande: Nome Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 10

11 PREZADO EXPOSITOR, SEJA BEM-VINDO Manual do Expositor XIV Simpósio Internacional da Sociedade Brasileira de Glaucoma 11