MANUAL DO EXPOSITOR. 08 e 09 de Maio de 2015 Bourbon Curitiba Convention Hotel Curitiba PR PROMOÇÃO E ORGANIZAÇÃO

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1 MANUAL DO EXPOSITOR 08 e 09 de Maio de 2015 Bourbon Curitiba Convention Hotel Curitiba PR PROMOÇÃO E ORGANIZAÇÃO

2 APRESENTAÇÃO É com grata satisfação que apresentamos às EMPRESAS EXPOSITORAS e MONTADORAS, o Manual do EXPOSITOR 2015 do Congresso 40º Congresso da Associação Paranaense de Oftalmologia. Recomendamos à todos os envolvidos uma leitura cuidadosa. Funcionários, prestadores de serviço MONTADORES principalmente. Trata-se de um roteiro para facilidades nos trabalhos, objetivando alcançarmos objetivos comuns. Este MANUAL é parte integrante do CONTRATO DE SUBLOCAÇÃO DE ÁREA, firmado entre a Empresa Expositora e a PROMOTORA. É muito importante o conhecimento dessas normas, até mesmo para o repasse de responsabilidades a quem de direito. Várias atividades encontram-se itemizadas com datas limites para a entrega de formulários, os quais DEVERÃO SER PREENCHIDOS NO COMPUTADOR para suas remessas, evitando informações desencontradas e/ou desentendimento no que foi informado manuscritamente. Para esclarecimento de dúvidas, utilize preferencialmente a mensagem escrita através de . Boa leitura para todos. Silvana Giacomitti Machado Secretária APO 2

3 ÍNDICE 1. LOCAL DO EVENTO INFORMAÇÕES GERAIS E ORGANIZAÇÃO INFORMAÇÕES SOBRE EXPOSIÇÃO / PATROCÍNIO HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO MONTADORA OFICIAL MONTAGEM BÁSICA REMESSA DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS PARA EXPOSIÇÃO INFORMAÇÕES IMPORTANTES PARA MONTADORAS E DECORADORAS ENERGIA ELÉTRICA ESTACIONAMENTO SERVIÇOS DE SEGURANÇA E LIMPEZA EXTINTORES CRACHÁS INFORMAÇÕES EXTRAS ATENDIMENTO AO EXPOSITOR E MONTADOR - CAEX CONSIDERAÇÕES FINAIS INFORMAÇÕES ÚTEIS FORMULÁRIOS A CREDENCIAIS DE EXPOSITORES B CREDENCIAIS DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS C FORMULÁRIO C: INSTALAÇÃO ELÉTRICA

4 1. LOCAL DO EVENTO BOURBON CURITIBA CONVENTION CENTER Rua Candido Lopes, 102 CEP Curitiba/PR Tel.: (41) Responsável operacional do evento: Geison / Elizangela geison.oliveira@bourbon.com.br / elizangela.frez@bourbon.com.br 2. INFORMAÇÕES GERAIS E ORGANIZAÇÃO Rua Ébano Pereira, 60 Conj Centro Curitiba/PR CEP Tel.: (41) / Fax: (41) adm@apo-pr.com.br - Contato: Silvana Giacomitti 3. INFORMAÇÕES SOBRE EXPOSIÇÃO / PATROCÍNIO Rua Ébano Pereira, 60 Conj Centro Curitiba/PR CEP Tel.: (41) / Fax: (41) adm@apo-pr.com.br - Contato: Silvana Giacomitti 4. DATA E HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO Data do evento: 08 e 09 de maio de 2015 Horário do evento: Dia 08 (sexta-feira) das 8hs às 21hs e dia 09 (sábado) das 8hs às 14hs 4

5 Horário de Montagem: Dia 07 de maio de 2015 das 07h até as 23h A montadora oficial estará liberando a entrada para outras montadoras, assim que realizar a demarcação dos locais onde serão montados os estandes. Dia 07 de maio de 2015 as 06h30. Liberação para os expositores decorarem os estandes BÁSICOS. Dia 07 de maio de 2015 das 14h até as 23h00 Obs.: Não é permitido entrar com equipamentos durante os horários de realização do Congresso. Horário de Desmontagem: Dia 09 de maio, das 14h00 às 23h00, impreterivelmente. Obs.: Não é permitida a desmontagem dos estandes antes da data e horário estipulados. ATENÇÃO: CASO OCORRA QUAQUER TIPO DE ATRASO NA ENTREGA DOS SERVIÇOS, A ORGANIZAÇÃO DO EVENTO VAI COBRAR DO EXPOSITOR/MONTADORA O VALOR DE R$ 400,00 POR HORA EXTRA EXCEDIDA. Pedimos que o atendimento aos congressistas nos estandes não seja encerrado antes do término do evento, previsto para o dia 09 às 12h30. É responsabilidade de cada EXPOSITOR a segurança de seu próprio estande. A organização do evento não se responsabiliza por danos causados à pessoas ou pelos produtos dentro dos estandes. Recomenda-se que cada EXPOSITOR faça cobertura de seguro de seu estande, produtos, bens e pessoal, e contrate o serviço de uma empresa de segurança. 5. MONTADORA OFICIAL Tel./fax (41) básica.fred@gmail.com Contato: Fred Skype: Fred_Basica A montadora oficial poderá fornecer a montagem básica do seu estande e os interessados deverão manter contato diretamente com a mesma através do contato acima informado. Caso queira contratar serviços especiais de outra montadora, é obrigatório entrar em contato com a Básica Feiras e Stands, para aprovação do projeto e fornecer as orientações necessárias para a empresa contratada. No caso de contratação de montadoras que não a oficial do evento, comunicar a Básica Feiras e Stands até o dia 30 de abril de

6 Definir até o dia 04 de maio de 2015 com a Básica Feiras e Stands, o nome que deve ser escrito na testeira de identificação do estande básico. 5.1 MONTAGEM BÁSICA Montagem básica com estrutura em sistema similar Octanorm contendo: Forração grafite (3mm), aplicado diretamente sobre o piso no local do evento, através do uso de fita dupla face; Painéis divisórios (TS) na cor branca; Cobertura em pergolado metálico parcial sem forro h= 2,18 m; Placa de identificação na cor branca (dimensões - altura = 25 cm x comprimento = 95 cm) com nome da empresa expositora em letras helvéticas na cor preta; 01 unid. mesa com tampo de vidro e 03 cadeiras metálicas por estande, Iluminação através de spots com braço e lâmpada de 100w; Alimentação de energia, através de tomadas monofásicas e disjuntores de segurança; Manutenção (dos estandes básicos) durante o período do evento realizado por técnicos montadores. 6. REMESSA DE MATERIAIS E EQUIPAMENTOS PARA A EXPOSIÇÃO Caso seja necessário envio antecipadamente de produtos e equipamentos internos do estande, favor enviar as remessas para: Bourbon Curitiba Convention Hotel - Rua Candido Lopes, CEP Curitiba/PR Obs.: Os materiais só serão recebidos a partir do dia 07 de Maio de Esses materiais devem obrigatoriamente estar embalados em caixas e identificados com o nome do evento (CONGRESSO APO) e nome da empresa expositora. O Bourbon Curitiba e a organização do evento não se responsabilizam pelo recebimento de materiais enviados aos expositores, bem como por equipamentos e materiais de expositores. Todas as mercadorias devem ser acompanhadas de nota fiscal que deverá ser emitida em nome do próprio remetente (EXPOSITOR). No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que são mercadorias para demonstração. O hotel não permitirá a entrada de qualquer material enviado aos expositores, com as notas fiscais em nome da hotel. Os expositores devem levar seus próprios carrinhos, equipados com pneumáticos, para facilitar o transporte de mercadorias. 7. INFORMAÇÕES IMPORTANTES PARA MONTADORAS E DECORADORAS De acordo com o Regulamento do BOURBON, pede-se observar que: a. O piso não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escavado pelo EXPOSITOR ou seus prepostos. b. É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou de produtos expostos à estrutura, telhado e paredes do pavilhão. É, também, proibido furar ou pintar estes elementos. c. São vetadas quaisquer construções em alvenaria ou similares. 6

7 d. Elementos estruturais ou decorativos combustíveis deverão ser evitados e, quando utilizados, deverão sofrer processo de ignifugação ou serem compostos de materiais retardantes ao fogo. e. Ao montar qualquer estrutura encostada nas paredes do espaço, deve ser respeitada uma distância mínima de 50 cm das paredes. f. Toda e qualquer despesa decorrente de danos causados pelo EXPOSITOR ou Montadora contratada será cobrada diretamente do EXPOSITOR. g. Os funcionários das montadoras de estandes devem estar devidamente identificados durante a montagem do evento. Obs.: A altura máxima permitida para os estandes é de 2,7 m a partir do piso local. 8. ENERGIA ELÉTRICA Favor enviar até a data limite de 05 de maio de 2015 para a Básica Feiras e Stands, a previsão de consumo de energia para equipamentos e iluminação do estande. Será fornecido um ponto básico conforme solicitação. As empresas que utilizarem a montagem básica padrão, também devem comunicar o consumo previsto para os equipamentos. Cada estande tem direito a 1 kva de energia e será cobrado a taxa de R$ 200,00/Kva excedente. Obs.: Ponto fornecido para os estandes básicos 220v monofásico Para utilização de qualquer aparelho de 110v, deverá ser providenciado transformador pelo montador ou pelo EXPOSITOR. O BOURBON CURITIBA recomenda a utilizarem estabilizadores e nobreak nos equipamentos ligados, em vista de possível oscilação na energia elétrica fornecida. Quaisquer dúvidas, contatar a montadora oficial. 9. ESTACIONAMENTO O estacionamento no local do evento é limitado e terceirizado, sendo possível colocar seus veículos em estacionamentos ao redor do Hotel Valor médio de diária é de R$ 30,00. Para carga e descarga, é em mão dupla na frente do hotel. 10. SERVIÇOS DE SEGURANÇA E LIMPEZA Segurança O BOURBON CURITIBA já tem os serviços de vigilância e segurança, em tempo integral para o espaço de evento. O EXPOSITOR poderá contratar os serviços de vigilância e segurança com exclusividade para o seu estande, diretamente com a empresa profissional de segurança ou contratar uma empresa que esteja perfeitamente qualificada e documentada para a realização destes serviços. Limpeza É de responsabilidade do EXPOSITOR a limpeza interna do seu estande. Este serviço poderá ser contratado com exclusividade pelo EXPOSITOR, diretamente no hotel do evento ou através de uma empresa perfeitamente qualificada e documentada para a realização destes serviços. 7

8 É obrigação do EXPOSITOR, acondicionar descartes e/ou restos de lixos em sacos plásticos e depositar em áreas que os organizadores estabelecerão previamente. Lembramos que o lixo/descarte deverá ser separado, os orgânicos dos recicláveis e depositados em sacos plásticos distintos. 11. EXTINTORES Todos os estandes deverão disponibilizar extintores de incêndio devidamente posicionados, identificados e sinalizados. Os extintores a serem utilizados são os de PÓ QUÍMICO e CO2. Esses equipamentos, por determinação do CORPO DE BOMBEIROS, deverão estar disponíveis a partir da montagem do estande. 12. CRACHÁS Para o credenciamento do staff de expositores, estes deverão enviar por sil.giacomitti@gmail.com e/ou adm@apo-pr.com.br, o formulário correspondente, até o dia 05 de maio de Estande de 4m²: até 04 crachás - Estande de 9m²: até 08 crachás - Estande de 16m² e 18m²: até 12 crachás Os crachás de expositores deverão ser retirados no dia 07/maio (quinta-feira), na Secretaria, localizada na primeiro piso, a partir das 14h, na impossibilidade que algum responsável pelo estande retirar nesta data, poderá ser solicitado ao 08/maio (sexta-feira) sendo atendido de acordo com fila no local e horário. 13. INFORMAÇÕES EXTRAS Não haverá espaço para depósito de materiais, todo material deverá ser guardado em seu próprio espaço no estande. Não será permitido o uso de ar condicionado nos estandes; O ambiente já é climatizado. Não será permitido o uso de instalações hidráulicas (encanamento de água e esgoto) nos estandes. Estandes com tablados deverão conter rampa para acesso de cadeirantes. Para sua maior comodidade, apresentamos sugestões de serviços e fornecedores. Entretanto, a Associação Paranaense de Oftalmologia (APO) não têm nenhuma responsabilidade sobre os trabalhos contratados pelo EXPOSITOR diretamente com essas empresas: - Cada expositor é responsável por todos os objetos, materiais ou equipamentos que estejam sendo expostos no seu estande. - O EXPOSITOR é responsável pela limpeza da área interna do seu estande. Caso precise contratar serviço de limpeza para seu estande, entre em contato com o hotel. - Para Ponto de Internet solicitar com antecedência no Hotel. 8

9 - Para serviços de audiovisual entrar em contato com a empresa oficial do evento: Up Grade Audiovisual - Tel (41) ATENDIMENTO AO EXPOSITOR E MONTADOR Durante a montagem, realização e desmontagem, no período de 07/05/2015 a 09/05/2015, o atendimento ao EXPOSITOR com a equipe da Básica ou secretaria do evento estará à sua disposição para esclarecimento e dúvidas. 15. CONSIDERAÇÕES FINAIS Não deixe de acessar o site oficial do Congresso da APO, que possui todas as informações do evento: Mais uma vez muito obrigado pela sua colaboração nesse importante evento da Oftalmologia. Contamos com a sua colaboração na divulgação do nosso evento. O Congresso da APO também é seu. Então vamos trabalhar juntos para manter a sua qualidade. E atingir o nosso objetivo de estar sempre inovando e surpreendendo as expectativas. Estamos a sua disposição para auxiliar em tudo o que for necessário e também para receber qualquer sugestão ou comentário. Um abraço e até o evento, Silvana Giacomitti Machado Associação Paranaense de Oftalmologia 16. INFORMAÇÕES ÚTEIS PROMOÇÃO e ORGANIZAÇÃO Associação Paranaense de Oftalmologia Rua Ébano Pereira, 60 Cj Centro Curitiba-PR CEP DATA 08 e 09 de Maio de

10 LOCAL Bourbon Curitiba Convention Hotel MONTAGEM DOS ESTANDES Básica Stands Tel./fax (41) FORMULÁRIO A: CREDENCIAIS DE EXPOSITORES DATA LIMITE PARA ENVIO 05/MAIO/

11 Para solicitação destas credenciais, o EXPOSITOR deverá encaminhar este formulário preenchido com o(s) nome (s) e nº do(s) RG(s) do(s) funcionário(s) que participação da sua exposição no estande durante o evento: Empresa Expositora: Nome do Responsável: Tel.: ( ) Fax: ( ) Data: / / Assinatura do responsável pela Empresa Expositora Nome do Funcionário Nº do RG Cada EXPOSITOR terá direito a um número pré-determinado de crachás de identificação, de acordo com o tamanho de seu estande. Caso necessite de mais crachás favor entrar em contato até o dia 05/março/2013 com a Confiance Eventos. PS: Os crachás deverão ser retirados um dia antes do inicio do evento, na secretaria do congresso. - Estande de 4m²: até 04 crachás - Estande de 9m²: até 08 crachás - Estande de 16m² e 18m²: até 12 crachás ENCAMINHAR PARA: Associação Paranaense de Oftalmologia - adm@apo-pr.com.br ou sil.giacomitti@gmail.com FORMULÁRIO B: CREDENCIAIS DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS (MANUTENÇÃO) 11

12 DATA LIMITE PARA ENVIO 04/MAIO/2015 Para solicitação destas credenciais, o EXPOSITOR deverá encaminhar este formulário preenchido com o(s) nome (s) e nº do(s) RG(s) do(s) funcionário(s) contratado(s). CREDENCIAIS SERVIÇOS (MONTADORAS, ETC...) Nome da Empresa (Razão Social): Atividade contratada: Nome do Responsável: s Endereço CEP: CNPJ: I.E.: Tel.: Nome(s): Nome(s): Nome(s): R.G.(s): R.G.(s): R.G.(s): Nome da Empresa (Razão Social): Atividade contratada: Nome do Responsável: s Endereço CEP: CNPJ: I.E.: Tel.: Nome(s): Nome(s): Nome(s): R.G.(s): R.G.(s): R.G.(s): Copiar, se necessário, mais nomes e empresas. ENCAMINHAR PARA: Associação Paranaense de Oftalmologia - adm@apo-pr.com.br ou sil.giacomitti@gmail.com FORMULÁRIO C: INSTALAÇÃO ELÉTRICA 12

13 Para ser preenchido e enviado á APO até o dia 05 de MAIO de 2015 para adm@apo-pr.com.br Este formulário deverá ser enviado juntamente com comprovante de depósito. BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$ 200,00 Atenção. Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia extra para o estande, arredondar a fração do KVA, para mais). *Todo expositor terá direito a 01 KVA (sem custos). A ENERGIA ELÉTRICA ESTARÁ DISPONÍVEL NA TENSÃO 220V. No quadro abaixo, solicitamos as seguintes instalações para nosso estande: Quantidade (UD) de KVAS extras Razão Social (EXPOSITOR): R$ Valor (R$) total de KVAS extras a pagar Quantidade de KVAS extras + 01 KVA (sem custos). Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Assinatura: Data: Carimbo da empresa: Dados para Depósito Bancário: Titular:. Associação Paranaense de Oftalmologia Banco do Brasil - Ag.: C/Corrente: X CNPJ: /