MANUAL DO EXPOSITOR. Para melhor atendê-lo durante o evento, montagem e desmontagem do seu

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1 MANUAL DO EXPOSITOR Prezado Expositor Para melhor atendê-lo durante o evento, montagem e desmontagem do seu estande, apresentamos o Manual do Expositor, com informações e orientações importantes para que tudo ocorra de forma organizada. Teremos o maior prazer em ajudá-lo e auxiliá-lo no que for necessário, pelo telefone (51) , com Lisiane, ou lisiane@cemcerimonia.com.br. Desde já agradecemos sua atenção e desejamos sucesso em seus negócios! Equipe de atendimento ao expositor do 8 Encontro das Unimeds do Polo Mercosul e SUERGS

2 MONTADORA OFICIAL SPASSUS Estandes Promocionais Contato: Paula Schafirowitz ou Isabel Winck Fone: (51) Fax: (51) ou Site: ORGANIZADORA CEM CERIMÔNIA EVENTOS Contato: Lisiane Padilha Pimentel Fone: (51) Site: LOCAL DO EVENTO HOTEL WISH SERRANO RESORT E CONVENTION Endereço: Av. das Hortênsias, 1480 Fone: (54) Site: 2

3 1. DATAS E HORÁRIOS IMPORTANTES: MONTAGEM, EVENTO E DESMONTAGEM 1.1 MONTAGEM MONTADORA OFICIAL: 29/07/2015, das 7h às 20h* OUTRAS MONTADORAS: 29/07/2015, das 7h às 20h* (verificar mais informações no item 4.2 outras montadoras, página 5) DECORAÇÃO INTERNA DO ESTANDE: 30/07/2015, das 8h às 12h montagem da decoração, ornamentação, entrada de material institucional e equipamentos. Após às 12h não será mais permitida a entrada com materiais/equipamentos para compor a ambientação do estande. * Multa por atraso na montagem: R$ 5.000,00 (cinco mil reais), a montadora receberá a notificação no local da montagem caso exceda este horário e deverá pagar no ato. 1.2 EVENTO Horários de funcionamento da área de exposição: 30/07: das 13h30 às 22h (até o encerramento do Coquetel de boas vindas que ocorrerá na área do expositor) 31/07: das 8h às 18h 01/08: das 8h às 12h * Durante o horário de funcionamento acima, da área de exposição, cada expositor deverá ter pelo menos 01 atendente em seu estande, para dar suporte e informações sobre os serviços ou produtos da sua empresa/instituição. 1.3 DESMONTAGEM 01/08: após o término do evento, impreterivelmente até às 19h. Materiais/equipamentos que ficarem no local após a desmontagem sem prévia consulta ou liberação por parte da organização, serão descartados. 3

4 2. CARGA/DESCARGA 2.1 CARGA/DESCARGA Acesso de caminhões pela Rua Ângelo Bisol Os caminhões devem descarregar pela entrada de serviços do centro de convenções e após devem sair, não podem ficar estacionados dentro do pátio do hotel. 3. CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS 3.1 ALIMENTAÇÃO E BEBIDAS: Serviço exclusivo do local do evento. É vetada a entrada de fornecedores externos. Contatar a empresa organizadora para verificação de valores e opções junto ao hotel. 3.2 DECORAÇÃO E LOCAÇÃO DE MOBILIÁRIO: Contatar a empresa organizadora para verificação de valores e opções. 3.3 INTERNET: Wirelles, valor da diária e por equipamento: R$ 35, % por dia para uso de internet. Equipamento próprio. 3.4 LIMPEZA E SEGURANÇA: informações gerais no item RECEPÇÃO: Cem Cerimônia Eventos (51) lisiane@cemcerimonia.com.br 3.7 TELEFONIA (SOMENTE NA SECRETARIA): Ramal disponibilizado pelo hotel, o valor será tarifado e deverá ser pago ao final do evento após emissão de relatório. Somente pessoal autorizado e devidamente identificado poderão acessar as dependências do evento. 4

5 4. MONTAGEM BÁSICA, PROJETOS ESPECIAIS E OUTRAS MONTADORAS 4.1 MONTAGEM BÁSICA Montagem disponibilizada pelo evento: Montantes e travessas em alumínio anodizado; painéis divisórios brancos. Forração em carpete 3 mm na cor cinza grafite. Testeira com a identificação do expositor escrito por extenso em fonte arial, na cor preta. Iluminação por spots com lâmpadas incandescentes de 110v/220v (01 unidade a cada 3,00 m²) e 01 unidade de tomada de 110v/220v por estande. 01 balcão com chave 01 mesa redonda com tampo de vidro com 4 cadeiras. 4.2 PROJETOS ESPECIAIS O projeto arquitetônico diferenciado e de decoração de cada estande é de responsabilidade de cada expositor. O projeto deverá ser solicitado diretamente à montadora oficial, que fará o orçamento do projeto de acordo com as suas solicitações. O valor extra para este projeto deverá ser pago pelo expositor e diretamente à montadora oficial. 4.2 OUTRAS MONTADORAS No caso da não utilização da montadora oficial para o projeto especial, é necessário o envio do layout do projeto, até o dia 01 de julho, para o , lisiane@cemcerimonia.com.br. A/C Lisiane Pimentel, para conferencia e verificação do projeto conforme as políticas do evento, bem como o pagamento de todas as taxas e cumprimento de todas as normas de segurança vigentes no local. Consultar a organização para informações sobre normas e taxas. 5. TAXAS, EPI, PPCI, ART Todas as taxas devem ser pagas e encaminhadas a empresa organizadora, até o dia 10 de julho. 5

6 6. ENVIO DE MATERIAIS Por não existir previsão legal que acoberte a remessa para a realização de Evento, iremos adotar os procedimentos idênticos à remessa para a Exposição ou Feira. Indicações na Nota Fiscal: O documento fiscal será emitido em nome da empresa remetente da mercadoria. No quadro "DADOS ADICIONAIS", campo "INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES", deverá ser mencionado os dados referentes à Exposição, tais como: endereço, estande onde ficará as mercadorias, período em que ocorrerá, etc. CFOP Descrição 1.914/2.914 Retorno de mercadoria ou bem remetido para exposição ou feira 5.914/6.914 Remessa de mercadoria ou bem para exposição ou feira Tributação da Nota Fiscal: Tanto a operação de remessa de bens e mercadorias com destino a exposições ou feiras, para fins de exposição ao público em geral, quanto o retorno dessas mercadorias ao estabelecimento do contribuinte são amparadas pela isenção do ICMS. Há, no entanto, uma condição: as mercadorias devem ser devolvidas ao estabelecimento de origem, no prazo de 60 (sessenta) dias, contado da saída da mercadoria. Note-se que no caso de não ocorrer à devolução da mercadoria dentro do citado prazo, considera-se devido o imposto desde a data da saída do estabelecimento de origem. Dados adicionais: "ICMS isento nos termos do inciso VI do art. 9º do Livro I do RICMS/97 - Decreto nº 37699/97 - RS". Demais exposições-feiras com comercialização de mercadorias: Destaca-se que, as remessas de bens e mercadorias que forem destinadas somente à "exposição", sem a intenção de comercialização, serão amparadas pela isenção do ICMS. Já as mercadorias que saírem do estabelecimento com intenção de venda serão remetidas adotando-se, no que couber, os procedimentos relativos à venda ambulante. Fundamentação: Título I, Capítulo XIX, Seção 4.0, da IN DRP 45/ INFORMAÇÕES GERAIS Os materiais, peças de decoração e objetos que apresentam características especiais, tais como comprimento, peso, altura, maleabilidade ou volume, deverão chegar ao local do Evento na primeira hora do período destinado à montagem dos estandes, sob pena de, ultrapassado o horário, não ser e permitido o acesso. 6

7 A Promotora atenderá apenas Expositores. As montadoras contratadas serão de responsabilidade do Expositor, portanto, dúvidas e esclarecimentos deverão ser entre os mesmos. NORMAS DE VISITAÇÃO (pode vir abaixo do horário de atendimento da secretaria) 1. O evento será destinado ao público previamente inscrito. 2. Será permitido o ingresso de convidados, desde que credenciados. 3. O acesso de visitantes e convidados será realizado pelo portão principal do centro de eventos, especificamente identificado para este fim. SEGURANÇA E LIMPEZA 1. O evento possui serviço de limpeza e segurança geral na feira, com a finalidade de vigiar as áreas comuns, o acesso do público, etc. Caso haja necessidade de contratar vigilância e limpeza exclusiva para o estande, deverá ser solicitado o serviço a organizadora Oficial do evento, Cem Cerimônia Eventos, lisiane@cemcerimonia.com.br. 2. É proibida a existência, em qualquer dependência do local do Evento, de inflamáveis, combustíveis, explosivos, substâncias corrosivas, tóxicas, gases inertes ou produtos que exalem qualquer tipo de cheiro. 3. É proibida a utilização e demonstração de qualquer material ou equipamento que apresentem riscos para o público, para o estande e para o prédio em geral. Caso existam equipamentos de presença indispensável, deverá o participante promover as instalações e adotar normas de segurança adequadas que eliminem por completo qualquer periculosidade. 6. É proibida a colocação de qualquer material ou equipamento em frente aos extintores de incêndio ou que, de qualquer forma, impeça ou dificulte sua utilização. AeA Vigilância e Limpeza (54) , americoeamerico@gmail.com JK Segurança e Limpeza (54) ou (54)

8 Anexo 01 PROJETOS ESPECIAIS DE OUTRAS MONTADORAS Enviar para Cem Cerimônia Eventos até 01 de julho de 2015 Fax: (51) Estandes Especiais: para cada estande a ser montado deverá haver um projeto composto por planta baixa, elevação cotada e perspectiva, contendo nome legível e assinatura do profissional habilitado e responsável pelo projeto. Na entrada da montagem no pavilhão deverá ser entregue à organização a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) de projeto e execução. O CREA RS informa: para as montadoras de fora do estado somente será aceita a ART de projeto a ART de execução deverá ser de responsável técnico cadastrado no CREA RS. Para mais informações, contatar diretamente o CREA RS pelos fones (51) / / Em caso de estande com 2 andares (mezanino), além do descrito acima, deverá estar acompanhado de cálculos estruturais e de capacidade de carga (considerar peso das pessoas e equipamentos). NOTA IMPORTANTE: todo projeto especial que sejam de outras montadoras deverá ser enviado via , com perspectiva e planta baixa com cotas, até o dia 01 de julho de 2015 para Cem Cerimônia Eventos, lisiane@cemcerimonia.com.br fone/fax (51) Construção em sistema modular de alumínio ou similar: todos os elementos estruturais das montagens deverão oferecer plena segurança de sustentação ao conjunto construído. Construção em marcenaria: não será permitida a fabricação de quaisquer elementos de madeira dentro dos pavilhões de exposições, devendo estes ser pré-montados e preparados dentro das oficinas das montadoras, inclusive lixados. Não será permitida a construção de estandes em alvenaria. 8

9 Paredes Divisórias: é obrigatória a construção de paredes divisórias entre estandes que possuam vizinhos contíguos, estabelecendo limite de cada área. Para este tipo de área a montagem das paredes deverá ser imediata à marcação da área no piso do pavilhão, evitando buracos entre os estandes. A altura mínima das paredes deve ser de 2,20 metros. As paredes que ultrapassarem esta altura deverão estar bem acabadas e obedecer ao recuo determinado. Este Termo de Responsabilidade deve ser firmado pelo Expositor e sua Montadora. Considerando que a Federação Unimed/RS está contratualmente obrigada a cumprir rigorosamente os prazos de ocupação e desocupação do espaço locado para realização do evento, sob pena de ser responsabilizada com multa e outras penalidades a título de perdas e danos, cabíveis na lei, torna-se imprescindível à formalização deste Termo, para fins de início da montagem/desmontagem do estande. QUALIFICAÇÃO (Emp resa Expositora), N (Número do box) localizada na, nº, complemento, CEP,cidade,Estado, e- mail:, neste ato representada pelo(a) Sr(a)., cargo,documento de identidade nº, expedido pelo, doravante denominado(a) EXPOSITOR. (Empresa Montadora), localizada na 9

10 , nº, complemento, CEP, cidade, Estado, , telefone nº (0xx ), Fax nº (0xx ), neste ato representada pelo(a) Sr(a)., cargo, identidade nº, expedido pelo, doravante denominado(a) MONTADORA. Pelo presente instrumento, as partes acima mencionadas têm entre si justas e acertadas fixar obrigações decorrentes de montagem e desmontagem do(s) estande(s) do EXPOSITOR, no evento a que se refere este Manual do Expositor, pactuando para tanto o quanto segue: 1. O EXPOSITOR para os serviços de montagem de seu estande, no evento em questão, utilizará empresa especializada, que neste caso deverá firmar o presente TERMO DE RESPONSABILIDADE, na qualidade de MONTADORA. 2. Todas as regras de montagem e desmontagem do estande estão definidas no Manual do Expositor e Normas Técnicas do referido evento, aos qual o EXPOSITOR e a MONTADORA declaram conhecer e se comprometem a cumprir todas as normas que envolvem a atividade ora objetivada. 3. Ocorrendo a desmontagem do estande fora do prazo expresso no Manual do Expositor, o EXPOSITOR e a MONTADORA ficarão solidariamente obrigados ao pagamento de multa em favor da Promotora (Federação Unimed-RS), equivalente a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por dia, sem prejuízo da cobrança das perdas e danos e dos lucros cessantes, que eventualmente vier a sofrer a PROMOTORA do Evento, em decorrência da atitude do EXPOSITOR e/ou MONTADORA. 4. Na hipótese do descumprimento do prazo de desmontagem do item 3 acima e no caso de interesse e necessidade da PROMOTORA, poderá esta promover a seu próprio critério a remoção de qualquer tipo de bem, produto, equipamento ou material de propriedade do EXPOSITOR ou da MONTADORA, isentando-se de quaisquer responsabilidades relacionadas 10

11 a furtos, danos ou avarias de qualquer natureza, cobrando ainda, a título de administração, a taxa de 20% sobre os custos de realização dos serviços de remoção, valores estes que serão acumulados com a multa estipulada no item 3 acima. 5. Todas as quantias devidas em decorrência deste termo de Responsabilidade serão cobradas por via executiva, na forma da lei processual civil vigente. Para tal finalidade, as partes, desde já, reconhecem tais valores como líquidos e certos. Local:, de de Assinatura do Expositor sob carimbo Assinatura da Montadora sob carimbo 11