Manual do Expositor Agronegócios Copercana 2016

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1 Manual do Expositor Agronegócios Copercana 2016 Prezado expositor: Este Manual foi elaborado para orientar e regulamentar sua participação na feira promovida e organizada pela Cooperativa dos Plantadores de Cana do Oeste do Estado de São Paulo, 12º Agronegócios Copercana, que será realizada no Centro de Eventos Copercana, localizado na Estrada Municipal Hermínio Bizio, nº 28 em Sertãozinho-SP. A feira acontece de 21 a 24 de junho de 2016, das 13h às 19h. O conhecimento das informações e orientações nele contidas e a observação dos prazos estipulados, contribuirão para que sejam atendidas todas as necessidades dos expositores. Recomendamos a leitura deste Manual, inclusive orientando seus colaboradores e terceiros que irão lhes prestar serviços, em especial a montadora contratada responsável pelo seu estande. A Copercana conta com a colaboração e o esforço conjunto para garantir o sucesso do 12º Agronegócios Copercana. Desejamos a todos os nossos parceiros, excelentes negócios! Informações Gerais: 1- Montadora Oficial do Evento Foi contratada como montadora oficial do 12º Agronegócios Copercana a empresa Agile Group. 2- Modelos de Participação Estandes Setor Amarelo 5x5m Estandes Setor Verde 5x5m Estandes Setor Azul 3x3m Tendas Setor Vermelho (Área Externa) 5x5m Montagem básica Setores Amarelo e Verde Os estandes com montagem básica serão entregues ao expositor para início dos trabalhos dia 15/06/2016 a partir das 8h. 1

2 A Copercana e a Montadora Agile Group entregarão os estandes dos Setores Amarelo e Verde nas seguintes condições: * Tapete na cor cinza colocado diretamente sobre o piso existente; * Os estandes serão estruturados em perfis e colunas de alumínio, painéis TS formicalizados em ambas as faces na cor branca com altura de 2.72 metros * Iluminação: spots com lâmpadas de 100W e um ponto de energia. * Testeira frontal com aplicação do logo em placa medindo 0,98 x 0,48m (Logo fornecida pelo expositor) * Móveis: 1 mesa tampo de vidro com pés cromados; 4 cadeiras; uma bancada de apoio; 2 poltronas estofadas; 1 mesa de canto Montagem básica Setor Azul Os estandes com montagem básica serão entregues ao expositor para início dos trabalhos dia 15/06/2016 a partir das 8h. A Copercana e a Montadora Agile Group entregarão os estandes do Setor Azul nas seguintes condições: * Tapete na cor cinza colocado diretamente sobre o piso existente; * Os estandes serão estruturados em perfis e colunas de alumínio, painéis TS formicalizados em ambas as faces na cor branca com altura de 2.72 metros * Iluminação: spots com lâmpadas de 100W e um ponto de energia. * Testeira frontal com aplicação do logo em placa medindo 0,98 x 0,48m (Logo fornecida pelo expositor) * Móveis: 1 mesa tampo de vidro com pés cromados; 4 cadeiras; uma bancada de apoio Montagem básica Tendas Setor Vermelho (Área Externa) As Tendas com montagem básica serão entregues ao expositor no dia 15/06/2016 a partir das 8h. As máquinas e equipamentos devem ser colocados no espaço demarcado, até o dia 13/06/2016, deixando a área liberada para montagem das tendas. A Copercana e a Montadora Agile Group entregarão as Tendas Setor Vermelho (Área Externa) nas seguintes condições: 2

3 * Tenda piramidal medindo 5x5m * Piso 3x3m, estruturado em placas de madeira tipo deck, envernizadas na cor natural, com acabamentos de rodapés em madeira tipo USB. * Testeira frontal com aplicação do logo em placa medindo 1 metro (Logo fornecida pelo expositor) * 1 Ponto de Energia e uma lâmpada. * Móveis: 1 mesa com tampo de vidro com pés cromados e 4 cadeiras. OBS:- O expositor da área externa receberá sua área previamente demarcada no solo. 3- Credenciamento de Serviços de Terceiros 3.1- Todos os expositores deverão obrigatoriamente informar o Departamento de Comunicação e Marketing de Eventos da Copercana, qual será a empresa (montadora) que fará a montagem do seu estande. 3.2 Durante o período de montagem e desmontagem e retirada dos estandes, os prestadores de serviços, bem como as pessoas ligadas ao desenvolvimento dos trabalhos, deverão estar credenciados, sendo-lhes somente permitido o acesso ao Centro de Eventos Copercana mediante apresentação das mesmas A Copercana só se responsabilizará pelos trabalhos prestados pela montadora oficial. As demais montadoras contratadas são de inteira responsabilidade do expositor São considerados prestadores de serviços todos os profissionais contratados e autorizados pelos expositores a prestarem serviços no seu estande. (Exemplos: Arquitetos, decoradores, paisagistas, floricultura, buffets, fotógrafos, recepcionistas, profissionais de limpeza, etc). 3.5 A Copercana não se responsabiliza por qualquer ônus decorrente da contratação dos prestadores de serviços, sejam de cunho social, trabalhista ou administrativo. 4- Montadoras não Oficiais 4.1- As montadoras não oficiais estarão liberadas para montagem dos estandes a partir das 8:00 horas do dia 15/06 até às 12:00 horas do dia 17/06/

4 4.2- Os expositores que contratarem outras montadoras precisarão fornecer RRT com comprovante de pagamento e enviar o projeto para aprovação da montadora oficial até dia 10/06/2016. Contato Montadora oficial: Agile Group (16) [email protected] 4.3- Horário liberado para montagem dos estandes das 8:00 às 18:00 horas Para os projetos desenvolvidos por outras montadoras deve-se considerar a altura máxima de 3,5 metros dentro da montagem básica (96). 5- Credenciamento dos Expositores 5.1- É obrigatório o uso de credencial de identificação por todos os funcionários ou pessoal contratado que estejam diretamente envolvidos no trabalho de atendimento no estande. 5.2 As credenciais de expositores devem ser solicitadas com antecedência ao Departamento de Comunicação e Marketing de Eventos da Copercana. 6- Atendimento ao Visitante (cooperado) 6.1- Durante todo o período de visitação da feira o expositor deverá manter por sua conta, um ou mais funcionários ou representantes capacitados a vender, prestar informações relativas ao funcionamento e a qualidade do material exposto, bem como prestar informações da empresa de modo geral. Recomendamos ainda que esteja presente um responsável pelo estande, 30 minutos antes da abertura da feira e 30 minutos após o encerramento da mesma A Copercana colocará à disposição serviços de assistência médica e pronto socorro durante a realização do evento É proibido retirar do recinto da feira, antes do seu término, os produtos expostos nos estandes É expressamente proibida a entrada para menores de 14 anos, mesmo se acompanhados de seus responsáveis, durante o 12º Agronegócios Copercana. 7- Distribuição de Brindes / Promoção de Ações 7.1 O expositor pode, exclusivamente, dentro dos limites da área locada distribuir brindes ou lembranças aos visitantes desde que expressamente vinculados ao nome do expositor e/ou respectivos produtos. 4

5 7.2- É terminantemente proibido: espetáculos pirotécnicos com utilização de fumaça, apresentação de modelos vivos de qualquer sexo seminu ou tapa sexo, que atente a moral ou aos bons costumes; animais de quaisquer espécies ou portes. 8- Segurança 8.1 A Copercana oferece serviços de vigilância e segurança nas áreas comuns da feira, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem, por 24 horas A organização não mantém seguro dos produtos expostos, dos materiais de montagem e de decoração, razões pelas quais, os expositores e montadoras devem fazer seguro particular de seus produtos, contra qualquer risco possível A Copercana exime-se de toda e qualquer responsabilidade por danos ou prejuízos causados a pessoas ou materiais durante o período integral da feira. 9- Limpeza 9.1 A Copercana se responsabiliza pela limpeza das áreas comuns do evento, na área descoberta e nos corredores da área coberta, removendo todo o lixo para local adequado. 9.2 A limpeza do estande fica a cargo do expositor, que deve acondicionar o lixo em sacos plásticos para serem recolhidos pela equipe de limpeza contratada pela organização. 10- Gastronomia 10.1 A Copercana oferece serviços de alimentação (petiscos e bebidas não alcoólicas) durante o período de realização da feira. É oferecido também um Coffee Break em todos os dias da feira Será servido almoço das 11 às 12:30 horas no Cred Clube Copercana, apenas para colaboradores e expositores, que receberá 3 vales refeições por dia Coquetéis: Serão servidos dois coquetéis no Cred Clube durante o 12º Agronegócios Copercana. Na quinta-feira (23/06) o coquetel será servido a partir das 19:00 horas, através de participação das empresas e organização da Copercana. Na sexta-feira (24/06) a realização do coquetel é exclusivamente da Copercana. O mesmo será servido a partir das 19:00 horas. 5

6 11- Entrada e Saída de Mercadorias 11.1 O incidente de danos ou desaparecimento de objetos de uso pessoal como celulares, máquinas fotográficas, notebooks, pastas, bolsas, etc., não serão de responsabilidade da Copercana, no entanto, deverão ser imediatamente comunicados aos organizadores da feira A Copercana não se responsabiliza pelo recebimento e acondicionamento de mercadorias de qualquer tipo. 12- Montagem 12.1 O expositor é responsável pela remoção do lixo e demais materiais utilizados na montagem dos estandes devendo estes serem retirados até dia 16/06/ Não será permitido furar paredes, tetos, pisos ou instalações dos pavilhões, aplicar colas, tintas ou quaisquer materiais que danifique o local do evento Os trabalhos de montagem dos estandes deverão estar concluídos no dia 17/06/2016, às 12:00 horas A limpeza interna dos estandes deverá estar concluída até 20/06/2016 às 18:00 horas A logomarca para testeira deverá ser enviada, impreterivelmente, para departamento de Comunicação e Marketing de Eventos, lembrando que é necessário estar em alta resolução, Corel Draw ou Illustrator. O prazo máximo para envio deve ser até o dia 01/06/2016. OBS:- Não será permitida a entrada de veículos e equipamentos no Centro de Eventos Copercana, a partir do dia 17/06/2016, às 12:00 horas. 13- Desmontagem 13.1 O período de desmontagem do 12º Agronegócios Copercana será no dia 25/06/2016 até às 12:00 horas. OBS:- A organização recomenda que no último dia de realização da feira (24/06/2016), após seu encerramento (19:00 horas), sejam retirados todos os mostruários e outros objetos de valor (DVD, aparelho de som, TVs, etc.), bem como, objetos de pequeno porte, evitando, dessa forma, roubos, furtos, avarias, extravios, etc. 6

7 Área externa: retirada das máquinas a partir de 27/06/2016 às 12:00 horas. 14- Emissão de Documentos Fiscais 14.1 Deverão ser observados os procedimentos para emissão das Notas Fiscais relativas à remessa e retorno de produtos e/ou equipamentos a serem expostos no Agronegócios Copercana As empresas que desejarem Nota Fiscal para pagamento do estande, devem entrar em contato com o Departamento Financeiro da Copercana. 15- Merchandising: Será considerado merchandising toda e qualquer propaganda fora dos limites do estande, estabelecidos pelo manual do expositor Os produtos de merchandising têm o objetivo de ampliar a visibilidade e divulgação do expositor dentro do evento, não podendo, contudo, ser exposto de forma agressiva ou provocativa aos outros participantes Os textos e/ou material promocional devem ser previamente aprovados pela organização do evento Os espaços de merchandising serão locados preferencialmente aos expositores participantes do evento As empresas participantes do 12º Agronegócios Copercana tem mais uma excelente oportunidade de divulgar sua marca através de uma lona com a medida de 1,50 x 1,50m que será fixada na área externa do Centro de Eventos Copercana. A confecção do material é de responsabilidade da empresa, ficando a cargo da Organização apenas definir o espaço para instalação. Os interessados devem procurar o Departamento de Comunicação e Marketing de Eventos até 10/06/2016. Danos ao local de exposições: O expositor é responsável por quaisquer danos causados à estrutura (pisos, paredes, ruas, guias, etc.) do local, sejam eles provocados por funcionários de sua empresa ou contratados, ou ainda, serviços de terceiros. 7

8 16 - Encargos da Promotora Além da organização, promoção e divulgação do evento junto ao mercado e outros mencionados neste regulamento, são encargos específicos da promotora: - Colocar a disposição de cada expositor a respectiva área locada e demarcada pelo período integral da feira; - Manter o Centro de Eventos em operação durante o período integral da feira, em especial no horário de funcionamento; - Promover todos os serviços básicos, tais como: iluminação geral, central de atendimento, recepção da feira, portaria, segurança e limpeza dos corredores; - Divulgar a realização da feira e a participação dos seus expositores; - Manter um serviço de informações aos visitantes, sobre os expositores e a feira; - Fornecer aos expositores e a seus funcionários credenciais; - Aprovar ou recusar projetos de decoração de estandes, tendo por base o regulamento; - Estabelecer normas que se façam necessárias para o funcionamento da feira; - Dar ao expositor as condições necessárias à execução satisfatória de seus objetivos. - Arbitrar casos omissos neste regulamento; - Manter os serviços acima não implica em responsabilidade da Promotora por qualquer perda, dano, roubo, extravio, avaria ou destruição a bens ou pessoas. 17- Encargos do Expositor Além de outros mencionados no presente regulamento são encargos do expositor: - Decorar ou contratar decorador sob responsabilidade, para equipar adequadamente seu estande dentro dos prazos e disposição estabelecida pela administração da feira; - Respeitar os prazos estabelecidos, relativos a solicitações adicionais de serviços e remessa de informações. - Participar da feira durante o período de realização, mantendo o seu estande em perfeitas condições de funcionamento, desde a inauguração, até o encerramento do evento. Fica entendido, portanto que é absolutamente vedada à retirada de material de exposição, bem como de objetos de decoração de estandes antes do encerramento da feira, que se dará às 19:00 horas do dia 24/06/2016; 8

9 - Fazer-se representar em seu estande através de funcionários para atendimento aos visitantes; - Mencionar, sempre que possível, sua participação em material promocional divulgado no período que antecede a feira; - Desmontar e retirar o material de seu estande após o encerramento da feira, de acordo com as normas já estabelecidas no presente regulamento; - Respeitar em sua íntegra todas as cláusulas e dispositivos do presente regulamento, bem como outros que a bem geral sejam estabelecidos pela direção. Departamento de Comunicação e Marketing de Eventos. 9