Exmos. Colegas, As alterações introduzidas com vista à conciliação dos movimentos bancários têm, conforme já se havia previsto, provocado alguns problemas na infra-estrutura, obrigando a várias intervenções que visam melhorar os tempos de resposta da aplicação. Ao longo desta semana vamos continuar a analisar as necessidades aplicacionais, corrigir as anomalias que são detectadas e introduzir novas funcionalidades que facilitem o trabalho da conciliação. Temos vindo a receber vários contributos para melhorar a nova funcionalidade de conciliação, contributos que estão a ser inseridos na aplicação. Importa, no entanto, deixar algumas notas: INSTALAÇÃO DA APLICAÇÃO OFF-LINE Ao aceder ao SISAAE/GPESE, é mostrado um formulário para pedido de instalação da aplicação de conciliação off-line. A instalação desta aplicação é facultativa. Depois de se efectuar o pedido, será contactado no sentido de ser agendada a instalação da aplicação. FORMAÇÃO - CONCILIAÇÃO E PAGAMENTOS NO SISAAE/GPESE Está também disponível um formulário para inscrição na formação para conciliação bancária no SISAAE/GPESE. Poderá aceder a este formulário através da página de entrada do SISAAE/GPESE, na área de manuais, seleccionando a opção Formação: conciliação bancária. Os horários e locais de formação estão disponíveis no formulário de inscrição. PAGAMENTO DE REFERÊNCIAS MB E DE DUC As ordens de pagamento passam a possibilitar a utilização de referências MB e DUC (ver perguntas frequentes em anexo). COMUNICAÇÕES COM OS TRIBUNAIS Verificaram-se alguns atrasos nas comunicações com os tribunais, situação que ficou totalmente recuperada durante o presente fim-de-semana. No mês de Janeiro findo foram ultrapassadas, pela primeira vez, 1.100.000 comunicações remetidas pelos agentes de execução para os tribunais. Por outro lado, em consequência da extinção de algumas unidades orgânicas, foram renumerados e redistribuídos alguns milhares de processos, pelo que aumentou também o volume de dados transitados. Estas alterações obrigaram a um aumento da largura do canal de comunicações entre a e o ITIJ. Aproveita-se o ensejo para junto remeter a resposta a algumas das perguntas frequentes que nos têm sido colocadas. O Presidente da José Carlos Resende O Presidente do Colégio da Especialidade de Agentes de Execução Carlos de Matos
ANEXO Perguntas Frequentes 1. Existem referências MB da fase 1 que não estão pagas mas não aparecem conciliadas? As referências MB da fase 1 têm que ser previamente confirmada pelo agente de execução no menu de entrada Honorários da Fase 1 não registados. Este registo tem que ser obrigatoriamente efectuado, dado que tem que ser indicada a entidade pagadora. Todas as restantes referências MB emitidas no SISAAE/GPESE não têm que ser verificadas, uma vez que, no momento em que são emitidas, já é indicada a entidade pagadora. Para validar o pagamento da fase, faça o seguinte: Clique no valor Será apresentado um ecrã onde deve indicar a favor de quem quer que o comprovativo de pagamento seja expedido (atenção que não é uma factura) e em que conta é que vai ser lançado o pagamento (no caso, um dos exequentes). Tenha em atenção que, para que se possa fazer o lançamento na conta de qualquer entidade, é obrigatório que esteja inserido o respectivo nif. Indique o mandatário Indique um dos exequentes (tem que ter nif inserido) Clique no botão criar Se aceder à conta do processo, o valor da provisão da fase 1 já deverá estar inserido.
2. Quando acedo ao extracto do banco já existem movimentos com a data de hoje, mas na conciliação não me aparecem. A conciliação de movimentos bancários só pode ser feita decorridas 48 horas sobre a data dos movimentos. 3. Tenho movimentos na conta que dizem respeito a processos que nunca foram comunicados ao SISAAE/GPESE. Como posso conciliar os movimentos bancários? Terá que criar primeiro um processo virtual e só depois conciliar os movimentos. Para criar um processo virtual aceda ao menu Gestão de Processos Virtuais e depois, no canto superior esquerdo, faça inserir. Depois de completar o preenchimento dos dados necessários à criação de processo virtual, este vai aparecer como um processo novo. Faça a aceitação tal qual se tratasse de um processo recebido através do Tribunal. Tenha em atenção que, num processo virtual, não há comunicações com o Tribunal. 4. Como posso fazer pagamento de referência multibanco ou de um DUC? Os documentos de pagamento já disponibilizam várias opções de pagamento: a) Transferência bancária (IUP); b) Referência multibanco; c) Documento Único de Cobrança (Estado);
Tenha em atenção que: a) Para fazer o pagamento por transferência bancária deverá utilizar a nova operativa do Millennium BCP; b) Para fazer pagamentos de DUC e Ref. MB deve continuar a utilizar a anterior operativa. 5. O que devo fazer com os movimentos existentes na conta relativos aos juros creditados nas contas? Por agora, deve deixar esses movimentos por conciliar. Vão ser desenvolvidas funcionalidades para albergar esses movimentos. 6. Posso conciliar vários movimentos na conta com vários movimentos no SISAAE/GPESE? Sim, desde que o saldo seja igual e que os saldos a créditos e os saldos a débito sejam iguais, conforme se exemplifica: CERTO ERRADO Banco SISAAE Banco SISAAE -20,00-10,00 35,00-10,00 30,00-10,00-15,00-10,00 30,00 30,00 Saldo 10,00 Saldo 10,00 Saldo 10,00 Saldo 10,00 7. Tenho um processo em que o saldo foi penhorado à ordem de outro processo (crédito transferido de um processo para outro). Como é que posso fazer a conciliação? Ainda não se encontra disponível um movimento contabilístico para o efeito. Tome nota desse movimento para que mais tarde quando estiver disponibilizado o movimento contabilístico possa fazer a conciliação. 8. Tenho que fazer imediatamente a conciliação de todos os processos? Não. Tem que fazer a conciliação dos movimentos nos processo onde pretende realizar pagamentos. Nos processos já extintos pode fazer gradualmente a conciliação, sendo suficiente atribuir o movimento ao processo, ou seja, não será necessário especificar a natureza do movimento. Deve ter, no entanto, em consideração que, em sede de fiscalização, poder-lhe-á ser imposta a identificação inequívoca da natureza dos movimentos.
9. Devo começar a conciliação pelos movimentos mais antigos ou pelos mais recentes? Deve efectuar a conciliação, em primeiro lugar, nas contas clientes executados, começando pelos movimentos mais recentes. 1) Faça um filtro dos movimentos num determinado período (15 dias); 2) Analise os movimentos que aparecem, escolha um que, presumivelmente, seja periódico (por exemplo, penhora de salários), alargue o filtro de datas (se o processo for de 2005, alargue o filtro de datas desde 01-01-2005 até à data de hoje); 3) No campo Descrição, coloque uma parte do descritivo (no exemplo 3724); 4) Verifique a lista de movimentos que foram devolvidos; 5) Concilie agora os movimentos com o respectivo processo; 6) Volte a limitar as datas e volte a repetir a operação.