Exmo Senhor Secretário de Justiça Ofício-circular nº 22/27 11 de Abril de 27 DGAJ/DAGD Assunto: Arquivos judiciais: análise dos indicadores de actividade de 26. Medidas a adoptar. I. Antecedentes O estabelecimento, em 23, de indicadores de actividade nos arquivos judiciais procurou, como referido em anteriores ocasiões, chamar a atenção para uma área que habitualmente não se encontra no plano visível das instituições judiciárias, os arquivos e, por essa via, combater a ideia de que estes se vão formando e crescendo de modo inelutável, até atingirem dimensões que, no limite, põem em causa a preservação de recursos informativos relevantes seja do ponto de vista do funcionamento dos tribunais, seja da salvaguarda dos direitos dos cidadãos e do Estado, seja, ainda, do ponto de vista da investigação de natureza científica. II. Dados de 26 Os dados relativos à actividade desenvolvida nos arquivos judiciais no ano de 26-338 respostas de um total de 341 inquéritos enviados - podem ser sintetizados no quadro que a seguir se apresenta: Indicadores Quantidades Nº de respostas consideradas 1. Processos findos recebidos no arquivo 1.18.448 295 2. Processos findos por receber no arquivo 1.24.142 28 3. Registo de processos 911.711 221 4. Emissão de certidões 52.723 284 5. Processos eliminados 629.613 81* 6. Processos em condições de ser eliminados 7. Processos remetidos para arquivo distrital 8. Processos em condições de ser remetidos para arquivo distrital 939.349 119 169.535 32* 475. 92 9. Extensão de prateleiras 237.511 335 1. Extensão de documentação 181.516 335 11. Saldo (9-1) 55.995 335 * O número refere-se aos tribunais onde ocorreram operações de eliminação ou remessa de processos para arquivo distrital. 1
Não obstante os valores referidos merecerem alguma reserva, já que alguns tribunais não estão em condições de fornecer, para algum itens, dado rigorosos, é possível constatar, para o ano de 26, que: a) No que se refere à entrada de processos findos nos arquivos judiciais, esta representa 46% do total de processos findos (indicador 1/indicadores1+2, ou seja, 1.18.448/2.222.59). b) O registo de processos entrados nos arquivos judiciais (indicador 3) corresponde a 9% do número de processos que ali deram entrada (911.711/1.18.448), sendo no entanto de considerar que, na realidade, os valores sejam mais próximos, uma vez que se detecta que um bom número de tribunais que não fornece dados para este item, não o faz por considerar que os mesmos foram fornecidos na resposta à primeira questão do inquérito: processos findos recebidos no arquivo. c) As operações de gestão de documentos relacionadas com o controlo do crescimento da documentação arquivada e com a sua conservação selectiva, traduziram-se, em 26, na eliminação de 629.613 processos (indicador 5) e na remessa para arquivo distrital de 169.535 processos (indicador 7), perfazendo um total de 799.148 processos saídos dos arquivos judiciais. d) 76% das prateleiras instaladas nos arquivos encontram-se ocupadas por documentos (indicador 1/indicador 9), sendo que se fossem eliminados e/ou remetidos para arquivo distrital os processos que as respostas afirmam encontrar-se nessa situação (1.414.349, dos indicadores 6+8) 1, a percentagem de estantes ocupadas conheceria notável redução. De referir, ainda, a existência de 8 tribunais com o arquivo saturado (disponibilidade inferior a 1 m de prateleira). III. Análise comparativa dos dados no período entre 23 e 26 Não sendo fácil a comparação dos valores ao longo dos anos, uma vez que, no período em apreço, o número e os tribunais que respondem às questões variam, é, ainda assim, possível assinalar: a) O substancial aumento dos valores de processos findos recebidos no arquivo e dos processos findos por receber, face a anos anteriores, devido, essencialmente, às operações de tratamento, encetadas em 26 e ainda em curso, na Pequena Instância Cível de Lisboa Liquidatária 2 e da Pequena Instância Criminal de Lisboa e, por essa via, igualmente, um aumento dos valores referentes ao registo de processos. Ver gráfico nº 4 colunas referentes aos processos recebidos e aos processos por receber. b) A descida, em 26, do número de processos eliminados e do número de processos remetidos para arquivo distrital que, assim, se quedam por valores próximos dos de 24: 1 Para além deste valor, alguns tribunais referem em metros lineares ou em maços a documentação que têm em posição de sair dos seus arquivos. De referir ainda que apenas 119 tribunais indicam o número de processos em posição de ser eliminados e que também apenas 92 estão em posição de indicar a quantidade de processos em posição de ser remetidos para arquivo distrital, pelo que será de admitir a existência de muitos mais processos nessas situações. 2 Critérios diferentes fizeram com que, em 25, o Tribunal de Pequena Instância Cível Liquidatária não fosse contabilizado para efeitos destes valores (processos findos remetidos e processos findos por remeter). Esta alteração motiva, agora, um incremento de 15. processos findos remetidos para arquivo e de 3. processos findos por receber. 2
Gráfico 1: Processos eliminados / processos remetidos para Arquivo Distrital 9. Nº de processos 6. 661.679 753.975 629.613 3. 38.681 218.91 155.513 143.284 169.535 23 24 25 26 Processos eliminados Processos remetidos para Arquivo Distrital c) No seu conjunto, como referido, estas operações totalizaram, em 26, 799.148 processos (indicadores 5+7), podendo a evolução do número de processos saídos nos arquivos judiciais, entre 23 e 26, ser sintetizada na representação que se segue: 1.2. Gráfico 2: Processos saídos 23, 24, 25 e 26 972.66 Nº de Processos 9. 6. 464.194 84.963 799.148 3. 23 24 25 26 Processos saídos 3
d) Este valor, 799.148 processos saídos dos arquivos judiciais em 26, após um período de recuperação em 25, volta, em larga medida pela razão atrás apontada, a ficar aquém do número de processos recebidos nos arquivos (1.18.448) e a revelar a sua fragilidade quando posto perante a soma dos indicadores 1 e 2 (processos findos recebidos + processos findos por receber), ao alcançar apenas 36% daquele valor (799.148 /2.222.59). Gráfico 3: Processos saídos / processos entrados + processos por entrar 2.4. 2.. Nº de processos 1.6. 1.2. 8. 438.264 558.128 74.69 1.24.142 4. 464.194 613.99 84.963 857.662 972.66 858.532 799.148 1.18.448 23 24 25 26 Processos saídos Processos entrados Processos por entrar e) No entanto, apesar desta descida no número de processos saídos, é preciso notar que, em 26, estiveram envolvidos 94 tribunais na realização de operações que culminaram na eliminação e/ou na incorporação de processos em arquivo distrital 3, representando este valor um acréscimo sensível face a anos anteriores: 23 24 25 26 Nº de tribunais 38 65 79 94 Nº de eliminações 29 6 61 81 Nº de incorporações em arquivo distrital 11 2 35 32 3 Não se contabilizam os tribunais que, embora tendo encetado operações de eliminação ou de remessa de processos em 26, não as concluiram no decurso desse ano. 4
Em síntese, os indicadores referentes ao controlo do crescimento documental e à salvaguarda do património arquivístico dos tribunais têm, com base nos dados fornecidos em 23, 24, 25 e 26 a seguinte tradução gráfica: Gráfico 4: Valores Acumulados 3.. 2.5. 88.81 Nº de Processos 2.. 1.5. 1.. 438.264 646.897 944.575 558.128 1.52.437 143.284 74.69 624.534 827.172 218.91 1.24.142 475. 939.349 169.535 5. 1.18.448 155.513 857.662 858.532 613.99 661.679 753.975 38.681 23 24 25 26 629.613 Recebidos Por Receber Eliminados Remetidos A.D. Em condições de eliminar Em condições de remeter para AD. IV. Medidas a adoptar Perante este quadro que, em termos gerais, continua a revelar alguma insuficiência para fazer corresponder a cada fase do ciclo de vida do processo judicial um local diferenciado - da secção de processos até ao arquivo distrital, (ou eliminação, no caso de o processo não deter valor que justifique a sua conservação), passando pelo arquivo do tribunal - parece dever ser dada : a) Prioridade à eliminação e à remessa de processos para o arquivo distrital, nos termos previstos na Portaria nº 13/99, de 1 de Novembro, à semelhança do preconizado em anos anteriores, cabendo, no entanto, reconhecer o progressivo incremento destas operações nos tribunais nos últimos anos. b) Atenção à remessa dos processos findos para arquivo, uma vez que os valores apresentados (indicadores 2 e 1), apontam para a recepção pelo arquivo de menos de metade dos processos findos. Trata-se de funções intimamente relacionadas: sem a saída regular de processos, seja pela eliminação seja pela incorporação em arquivo distrital, a prazo comprometer-se-á a capacidade do arquivo para receber os processos findos, passando a coexistir, no espaço das secções, processos em curso e processos concluídos, com todos os inconvenientes que daí decorrem. 5