Histórico do OpenOffice na Intelbras Abril/2002 - Durante trabalho de legalização de softwares são identificadas licenças não legalizadas do MS-Office 97. Maio/2002 - Diretoria solicita alternativa para o MS-Office 97. Jun/2002 - Apresentado comparativo de mercado com opções comerciais, freewares e softwares livres Indicada opção pelo pacote OpenOffice 1.0 PT- Portugal
Histórico do OpenOffice na Intelbras Jul/2002 - Diretoria aprova a implantação do OpenOffice. Ago/2002- Removidos os MS-Office 97 não legalizados e instalado o OpenOffice 1.0 em Português de Portugal mais os Visualizadores Microsoft nestas estações. - Mantidas as licenças de MS-Office 97 adquiridas. Out/2002 - Atualizadas as estações com OpenOffice para a versão 1.0.1 em Português do Brasil.
Histórico do OpenOffice na Intelbras Out/2002 - Iniciado processo de upgrade das estações, buscando otimizar a utilização do OpenOffice Jan/2003 - Turma piloto do Treinamento OpenOffice em parceria com o SENAI/CTAI Maio/2003 - Palestra orientativa Alterações no Fluxo de Documentos internos e externos 27/08/2003 - Diretoria oficializa o OpenOffice como pacote de escritório da empresa e garante a continuidade do projeto
O ambiente Intelbras na implantação (08/2002) Plataforma padrão Windows 9X para os usuários Pacote de escritório padrão: MS-Office 97 Standard Documentação interna gerada totalmente nos formatos Microsoft:.doc,.xls e.ppt Plataforma mínima de hardware: 166MHz/32MB
Sai MS-Office, entra OpenOffice Decisão de cima para baixo. Não foi realizado qualquer tipo de consulta/esclarecimento aos usuários Aproximadamente em 50% da estações de trabalho o MS-Office é substituído pelo OpenOffice 1.0 + Visualizadores Microsoft (WordViewer, ExcelViewer e PPointViewer) Departamento de Informática sugere os cortes por área (50%) e Supervisores validam, solicitando remanejamentos
Primeiros problemas... Usuários não se adaptam ao OpenOffice 1.0 em Português de Portugal devido as diferenças na língua e na posição dos botões e menus. Substituída versão para 1.0.1 PT-BR logo após sua liberação e homologação interna Versões 1.0.X do OpenOffice não conseguem acessar arquivos de estações com caracter underline no nome (ex.: fin_antonio), exigindo mapeando de unidade lógica. Efetuada a troca do caracter por um hífen (ex.: fin-antonio) em todas as estações Carga do aplicativo é muito mais lenta do que a ferramenta em uso até em então. Habilitado o StartCenter (início rápido) em todas as estações
E os problemas continuam... OpenOffice é instalado mantendo-se os formatos Microsoft para o salvamento de arquivos (.doc,.xls e.ppt) nosso maior erro gerando arquivos corrompidos, perda de efeitos, etc Falta de treinamento é reclamação constante. A empresa, até então, mantinha turmas regulares em treinamentos MS-Office. Mesmo os treinados em MS-Office exigem novos treinamentos Usuários se unem e geram uma Carta à Diretoria solicitando a volta do pacote anterior. A situação interna é crítica. O OpenOffice é culpado por perda de produtividade, atrasos, etc
Primeiras ações... Treinamento: como primeira ação para reduzir as dificuldades de adaptação, as apostilas do Metrô de SP (Writer, Calc e Impress) são disponibilizadas para consulta interna em meio eletrônico e impressas Em Jan/2003, numa solicitação ao Senai/CTAI, iniciamos os treinamentos em Writer e Calc, buscando motivar e capacitar os usuários, além de criar especialistas internos Turma piloto também utilizou apostila do Metrô de SP para o Calc e os instrutores ainda estavam se adaptando à nova ferramenta, mas o treinamento foi aprovado e começou a ser ministrado (> 60 usuários) Upgrade dos equipamentos: no início do projeto chegou-se a instalar o OpenOffice em estações com 166MHz/32MB
A hora da virada... Resumidamente, os três maiores problemas do OpenOffice foram: - falta de treinamento aos usuários - desempenho inferior ao pacote anterior - corrupção de arquivos (salvando nos formatos Microsoft) Para os dois primeiros problemas já tínhamos ações em andamento com o início dos treinamentos e melhorias no hardware Para o terceiro, cientes dos problemas de compatibilidade gerados entre o OpenOffice (salvando nos formatos Microsoft) e o MS-Office, é proposto um trabalho de alteração no fluxo de documentos, com mudanças na distribuição interna e externa dos documentos Última cartada do Departamento de Informática
Alteração no fluxo de documentos Como resolver? O projeto consiste em instalar o OpenOffice em todas as estações da Empresa, mesmo nas que já têm o MS-Office instalado Assim, criamos dois padrões de estação de trabalho: 1. OpenOffice 1.0.1 + Visualizadores Microsoft 2. MS-Office 97 + OpenOffice 1.0.1 O objetivo é manter cada pacote de escritório utilizando seus formatos nativos e circular documentos das duas plataformas: 1. Usuários MS-Office criam documentos.doc,.xls,.ppt 2. Usuários OpenOffice criam documentos.sxw,.sxc,.sxi
Alteração no fluxo de documentos Como resolver? Como todos possuem o OpenOffice e um pacote Microsoft (Visualizador ou MS-Office), a circulação de documentos deveria ocorrer sem grandes problemas Para envio de documentos ao mundo externo ou mesmo internamente, é apresentada a opção do formato PDF, gerado a partir da ferramenta PDF995 (freeware), que utiliza um driver virtual de impressão Exceções foram tratadas durante a apresentação da proposta aos usuários
Alteração no fluxo de documentos Como resolver? Todas estas informações foram transmitidas aos usuários em Palestras ministradas a cada Departamento que ia sendo adaptado ao novo fluxo proposto Durante as Paletras, exemplos dos erros de compatibilidade gerados quando forçando o OpenOffice a trabalhar nos formatos Microsoft, são recebidos positivamente pelos usuários que saem com a certeza de que não estavam fazendo nada errado Estas Palestras também serviram para defender a utilização do software livre internamente, mostrando exemplos de sucesso, economia gerada, etc
Alteração no fluxo de documentos Resultados... Este processo consumiu quase de 02 meses, mas trouxe resultados imediatos: Documentos OpenOffice começam a circular normalmente, juntamente com arquivos PDF Reduzem-se os problemas com compatibilidade Usuários MS-Office se vêem obrigados a trabalhar com a nova ferramenta A idéia de redução nos gastos com software com retorno em melhoria de hardware e maior lucro para a empresa é aceita pela grande maioria e melhora a imagem da ferramenta
Aprendendo com os erros... Algumas coisas ficam de lição para futuros projetos: É melhor preparar os usuários para mudança, mesmo que existam riscos envolvidos e o tempo para a execução seja curto. Uma breve Palestra/Apresentação da proposta pode ser decisiva Software Livre não é Software Proprietário GRÁTIS. A mudança deve ser completa ou sempre será mais difícil Treinamento é essencial. Certificados de Conclusão têm um poder surpreendente
Porque OpenOffice??? Acreditamos que o OpenOffice é a porta de entrada para o mundo do Software Livre: É multiplataforma, sem qualquer alteração na interface gráfica Uma vez que, rodando sobre Windows, a ferramenta esteja absorvida pelos usuários, fica muito mais tranquila a migração para um Sistema Operacional Livre, como o Linux A evolução do OpenOffice é impressionante e a atualização para as novas versões não tem custo Estamos testando a nova versão 1.1.0 que inclui recursos como exportação para PDF e Macromedia Flash, filtros MS-Office bem mais afinados, interface melhorada, etc
O ambiente Intelbras hoje (10/2003) Plataforma padrão Windows 9X para os usuários Pacote de escritório padrão: OpenOffice 1.0.1 PT-BR OpenOffice 1.0.1 PT-BR em 100% das estações e MS-Office 97 em 37% destas estações Documentação interna gerada nos formatos OpenOffice (.sxw,.sxc,.sxi) e Microsoft (.doc,.xls,.ppt), além do formato PDF Plataforma mínima de hardware: 350MHz/64MB
Limitações do OpenOffice A utilização de macros ainda é difícil. Primeiras apostilas em português começam a aparecer. Versões 1.1.X já possuem Gravador de Macro A Ajuda ainda está em Inglês. Provavelmente será menos utilizado do que é solicitado, mas hoje é uma reclamação constante Número máximo de linhas do Calc é de 32.000 linhas. Limitador para usuários avançados de MS-Excel
Próximos passos... Nosso grande desafio é converter toda a documentação interna para os formatos OpenOffice Todas as novas versões do OpenOffice estão sendo testadas internamente. No momento estamos com a versão 1.1.0 RC4 PT-BR em testes, aguardando a liberação oficial do pacote 1.1.0 em Português para então iniciarmos o processo interno de atualização O Departamento de Informática está efetuando um comparativo interno entre várias distribuições Linux, buscando identificar a que melhor se adapte às necessidades da empresa
"Embora ninguém possa voltar atrás e fazer um novo começo, qualquer um pode começar agora e fazer um novo fim." Chico Xavier (provavelmente falando sobre o OpenOffice...) Links: OpenOffice - www.openoffice.org.br PDF995 - www.pdf995.com Intelbras - www.intelbras.com.br e-mail: amilcar@intelbras.com.br