Termos Técnicos de Administração É importante ter metas, mas também é fundamental planejar cuidadosamente cada passo para atingi-las. (Bernadinho) 0) Administrar é dirigir uma organização utilizando técnicas de gestão para que ela alcance seus objetivos de forma eficiente, eficaz e com responsabilidade social e ambiental. 02) Ameaças são forças ambientais incontroláveis pela organização que criam obstáculos à sua ação estratégica, mas que, em sua maioria, podem ser evitadas ou gerenciadas, desde que reconhecidas em tempo hábil. 03) BSC Balanced Scorecard é uma nova abordagem para administração estratégica, desenvolvida por Robert Kaplan e David Norton em meados de 990. Existem várias ferramentas gerenciais sendo utilizadas nos mais diferentes tipos de gestão pública e privada. O BSC tem se destacado dentre essas ferramentas porque foi idealizado para o gerenciamento e medição de performance através de indicadores que refletem objetivamente os resultados alcançados. De acordo com Kaplan e Norton (997), o BSC fornece uma abordagem holística para o acompanhamento da performance, indo além da abordagem tradicional,
normalmente estruturada sobre indicadores de natureza financeira. Muito embora o modelo originalmente esteja estruturado contemplando quatro perspectivas: Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizado & Crescimento, não há restrições para novas abordagens, considerando a natureza e os propósitos maiores das instituições. O BSC é um sistema de gestão não apenas um sistema de medidas que habilita as organizações a clarear sua visão e estratégia e traduzi-las em ações. 04) Ciclo PDCA, Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming processo similar ao método de investigação científica: hipótese, experimento e teste da hipótese. O Ciclo de Deming é um método que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como, por exemplo, na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos. Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para o atingimentos dos resultados Do (execução): realizar, executar as atividades. Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios. Act (ação): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios. Eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas. 2
Diagrama do Ciclo PDCA 05) Clima organizacional é representado pelos conceitos e sentimentos que as pessoas partilham a respeito da organização e que afetam de maneira positiva ou negativa sua satisfação e motivação para o trabalho. 06) Cultura organizacional é a experiência que o grupo adquiriu à medida que resolveu seus problemas de adaptação externa e integração interna, e que funciona suficientemente bem para ser considerada válida. Portanto, essa experiência pode ser ensinada aos novos integrantes como forma correta de perceber, pensar e sentir-se em relação a esses problemas. 07) Diretrizes instruções que norteiam o estabelecimento das ações para se alcançar os objetivos do plano. Ex: promover a melhoria da oferta de água em quantidade e qualidade nos grandes centros urbanos. 08) Efetividade é realizar a coisa certa para modificar a realidade. A efetividade é que vai servir para fazer a avaliação de todo o processo. A imprecisa definição dos objetivos torna-se uma fonte de 3
problemas para se avaliar se determinada ação deu realmente certo, isto é, foi realmente efetiva. 09) Eficácia é fazer algum trabalho que atinja plenamente um resultado que se espera. É fazer "a coisa certa", ou seja, a coisa que leve ao resultado almejado. Ao elaborar um material excelente, um gerente, por exemplo, terá sido eficiente, mas se este trabalho não alcançar os resultados esperados, então não terá sido um trabalho eficaz. 0) Eficiência é operar de modo que os recursos sejam mais adequadamente utilizados. O conceito é bem intuitivo: diz respeito a quem consegue obter o mesmo resultado com menos recursos. ) Estratégia é a forma traçada por uma organização para alcançar o conjunto dos seus objetivos. A definição de objetivos, em si, não implica em uma estratégia. Os objetivos representam os fins que a empresa está tentando alcançar, enquanto a estratégia é o meio para alcançar esses fins. Considera-se que apenas fazer o que outros fazem, mas com maior eficácia operacional, não é propriamente ter uma estratégia. Está implícito no conceito que, para ter uma estratégia, precisamos atuar de forma diferente, com inteligência e planejamento. Implica, portanto, ter clareza dos limites para o alcance dos objetivos (como escassez de recursos, resistências de outros atores...) e as formas de superação. 2) Fluxograma é um tipo de diagrama e pode ser entendido como uma representação esquemática de um processo, muitas vezes 4
feita através de gráficos que ilustram de forma descomplicada a transição de informações entre os elementos que o compõem. Podemos entendê-lo, na prática, como a documentação dos passos necessários para a execução de um processo qualquer. 3) Gestão estratégica é a atualização contínua do plano estratégico, por meio do monitoramento do ambiente e de seus reflexos sobre o sistema (organização responsável pelo plano), no caso o MPGO, bem como das ações e indicadores de resultados propostos no planejamento. 4) Indicadores - é uma unidade de medida estabelecida como marcador de uma situação. Permite estabelecer o seu estágio atual e sua variação no tempo, a partir de intervenções realizadas. Características de um indicador ser representativo; fácil de entender (a facilidade para que qualquer um tire suas conclusões a partir de um indicador é fundamental para a sua utilidade); testado no campo (um indicador não tem valor até que prove que realmente funciona); econômico (indicadores que dão trabalho para serem calculados não funcionam); disponível a tempo (dados atrasados não representam mais a situação atual. Devem estar disponíveis antes que a situação mude, pois situação atrasada é desinformação); e compatível (ser compatível com os métodos de coleta disponíveis). 5
Exemplo: Indicador (CAO cidadão) Nome Descrição / Fórmula de Cálculo Periodicidade Percentual de municípios goianos Número de municípios que (Numero de municípios com pactos de saúde firmados / 246) x 00 com pactuação de saúde firmada preencheram e apresentaram Termo de Compromisso junto à CIB / Anual 5) Meta parte ou porção do objetivo a ser alcançado em um horizonte de tempo, sendo expressa geralmente em unidades quantificadas. 6) Método Grumbach é um método de gestão estratégica, o qual se fundamenta em conceitos de: planejamento estratégico com visão de futuro baseada em cenários prospectivos, empregando Simulação Monte Carlo; e análise de parcerias estratégicas, levando em conta princípios da Teoria dos Jogos, que permitem a gestão estratégica com base em análise de fatos novos obtidos pela Inteligência Competitiva. 7) Missão é uma declaração explícita das razões da existência de uma instituição. Na declaração da missão, o propósito é 6
estabelecido, normalmente, em termos do papel social desempenhado pela organização. dedica. 8) Negócio é a área de atuação a que uma organização se 9) Objetivo situação que se pretende alcançar, considerando um dado problema ou compromisso assumido. 20) Oportunidades são forças ambientais incontroláveis pela organização que podem favorecer sua ação estratégica, desde que reconhecidas e aproveitadas satisfatoriamente enquanto perduram. 2) Parâmetro medida padrão de referência que permite comparar situação existente ou alcançada com aquela desejável. 22) Planejamento estratégico é um processo gerencial que permite estabelecer um direcionamento a ser seguido pela organização, com o objetivo de se obter uma otimização na relação entre a empresa e seu ambiente, ou seja, o planejamento estratégico é o processo que instrumentaliza a resposta que a organização precisa apresentar ao seu ambiente diante de um contexto de mudanças. Ele diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação. Refere-se, portanto, ao planejamento de longo prazo e ao esforço de construção de sua viabilidade. 7
23) Planejamento operacional é o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Suas características são: é projetado para o curto prazo, para o imediato; envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas; e é definido, no nível operacional, para cada tarefa ou atividade. 24) Planejamento tático é o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Suas características são: é projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual; envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais; e é definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa. 25) Plano de ação é composto por uma série de providências / tarefas a serem efetuadas a partir de um planejamento. Num plano de ação, as providências são devidamente priorizadas e listadas por ordem cronológica. Para um bom plano de ação, podemos utilizar a ferramenta 5W2H, que é uma ferramenta de planejamento utilizada para garantir que a operação seja conduzida sem nenhuma dúvida por parte da chefia e dos subordinados. Os 5Ws correspondem às seguintes palavras em inglês: What (o quê), Who (quem). Where (onde), When (quando) e finalmente Why (por quê). Os 2Hs correspondem a How (como) e How Much (quanto custa). 8
26) Plano estratégico formulação do produto final da utilização de determinada metodologia de planejamento. Documento formal que consolida as informações, atividades e decisões desenvolvidas no processo. Descrição do curso pretendido das ações. Um Plano Estratégico:. é um modelo de decisões coerente, unificado e integrador; 2. que determina e revela o propósito da organização, em termos de missão, objetivos de longo prazo, programas de ação e prioridades de alocação de recursos; 3. seleciona os negócios em que a organização deve estar; 4. tenta alcançar uma vantagem competitiva (desempenho autosustentável) de longo prazo em cada um dos seus negócios, respondendo de maneira apropriada às oportunidades e ameaças do ambiente da instituição e às suas forças e fraquezas internas; 5, engaja todos os níveis hierárquicos da organização (corporativo, de negócios e funcional); e 6. define a natureza das contribuições econômicas e não-econômicas que ela pretende fornecer a seus parceiros-chave. 27) Política é a programação de atos, são as regras norteadoras a serem cumpridas para atingir os objetivos da organização. No caso de política organizacional, cada organização tem a sua política, e esta depende do que se deseja alcançar: lucro, competitividade, expansão, internacionalização. 28) Política pública é um conceito de Política e de Administração, que designa certo tipo de orientação para a tomada de decisões em assuntos públicos, políticos ou coletivos. Entende-se por 9
Políticas Públicas o conjunto de ações coletivas voltadas para a garantia dos direitos sociais, configurando um compromisso público que visa dar conta de determinada demanda em diversas áreas. Expressa a transformação daquilo que é do âmbito privado em ações coletivas no espaço público (Guareschi, Comunello, Nardini & Hoenisch, 2004, pág. 80). Políticas Públicas são entendidas como o "Estado em ação" (Gobert,Muller,987); é o Estado implantando um projeto de governo, através de programas, de ações voltadas para setores específicos da sociedade. 29) Pontos fortes situações que se apresentam dentro da organização e que estão sob seu controle influenciando positivamente o seu desempenho. 30) Pontos fracos situações que se apresentam dentro da organização e que estão sob seu controle influenciando negativamente o seu desempenho. 3) Processo série de etapas ordenadas que tem por objetivo fornecer um produto ou serviço. Existem critérios de transição de uma etapa para outra. Cada etapa produz subprodutos consumidos pela etapa posterior, até que se conclua o processo. Exemplos: processo produtivo de uma fábrica, atendimento ao cliente, etapas na manutenção de produtos, etc. 32) Programas são as instruções, meios e ações necessários à realização das diretrizes e à obtenção das metas, que ajudarão a enraizar socialmente e difundir as boas práticas de planejamento e
gestão estratégica (ex: programas de proteção e recuperação de mananciais). 33) Projeto empreendimento temporário com a finalidade de criar um produto ou serviço único. Um projeto é executado por pessoas, com recursos e tempo limitados. Ele é sempre temporário (início e fim bem definidos). 34) Valores são conjuntos de padrões éticos que norteiam a vida cotidiana da organização e a dos seus integrantes. Exemplos: integridade, honestidade, respeito e consideração pelos clientes, cooperação e apreço pelos colaboradores. 35) Visão de futuro estabelece o que a organização pública ou privada quer ser no futuro. É o que ela sonha para si mesma.
Processo de Construção de Fluxograma ÍNDICE IDENTIFICAR PASSOS PRINCIPAIS RELACIONAR ORDENANDO OS PASSOS PRINCIPAIS HÁ MAIS ALGUM PASSO PRINCIPAL? SIM NÃO EXISTEM SUBPASSOS? SIM RELACIONAR, ORDENANDO OS SUBPASSOS PARA CADA PASSO PRINCIPAL ORGANIZAR A ROTINA INTERNA DE CADA PASSO PRINCIPAL DETERMINAR SÍMBOLOS 2 DESENHAR O FLUXOGRAMA IDENTIFICAR MELHORIAS TESTAR O FLUXOGRAMA MUDAR O FLUXOGRAMA ESTÁ CORRETO? SIM 2 NÃO SIM NÃO FIM
Fontes de consulta: http://pt.wikipedia.org/ http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2003_tr0702_0088.pdf http://www.brainstorming.com.br/pages/download/metodogrumbach.pdf http://www.famanet.br/pos2005/pdf/apostilas/gerenciamento_projetos.pdf http://www.sebraesp.com.br/principal http://www.semarh.rn.gov.br/detalhe.asp?idpublicacao=548 www.mpprio.com.br/glossario/gmp-m-p.htm www.qsp.org.br/doc/metodogrumbach.doc www.seplan.go.gov.br/siga/download/fluxoregimento.mht MARANHÃO, Mauro e BASTOS MACIEIRA, Maria Elisa. O Processo Nosso de Cada Dia Modelagem de Processos de Trabalho. Editora Quality Mark, 2004.