Um Software com mais funcionalidades...a pensar no seu negócio
Índice SoftSolutions, Lda 2000/2015. Todos os direitos reservados... 2 Todos os direitos reservados... 2 Referência a Marcas Comerciais... 2 A quem se destina... 3 Novas Funcionalidades... 3 Correções... 3 Como funciona... 4 Novas funcionalidades... 4 Módulo Base... 4 Módulo de Gestão de Propriedades... 7 Correções:... 8 Contactos:... 9 1
SoftSolutions, Lda 2000/2015. Todos os direitos reservados A SoftSolutions reserva o direito de proceder a melhorias neste manual e no SoftManagement (aplicação informática), em qualquer momento e sem obrigação de um aviso prévio. A atualização do SoftManagement resulta, contudo, da existência de um contrato para o efeito, não podendo o cliente exigir atualizações uma vez que anteriormente à aquisição teve conhecimento das funcionalidades e forma de funcionamento da aplicação informática. A aplicação informática referenciada neste manual é fornecida de acordo com a licença de utilização e as condições de distribuição definidas no contrato de licenciamento que foi atribuído ao adquirir a aplicação informática. A aplicação informática só pode ser utilizada de acordo com as condições definidas nesse contrato, ou em contrato posterior celebrado entre as partes. Todos os direitos reservados Os direitos de propriedade intelectual e todos os demais direitos relativos à aplicação informática são propriedade da SoftSolutions e dos seus fornecedores. Relativamente a este documento, nenhuma parte pode ser copiada, reproduzida, nem podem ser feitas gravações, sem uma autorização prévia da SoftSolutions. Referência a Marcas Comerciais Neste documento são referidas diversas marcas comerciais, cuja propriedade está registada pelos respetivos fornecedores, alguns dos quais: Microsoft, Excel, Windows Messenger, Internet Explorer e Windows são marcas registadas da Microsoft Inc. Adobe Acrobat Reader é uma marca registada da Adobe Systems Incorporated. 2
A quem se destina Este manual destina-se a todos os utilizadores do Softmanagement que pretendam saber quais as novas funcionalidades que o nosso programa possui, e as correções que foram efetuadas. Novas Funcionalidades Esta nova versão do software tem novas funcionalidades que permitem ao utilizador fazer algumas pesquisas ao nível das listagens por localização, no módulo base. Estas listagens são muito úteis para saber, por exemplo, as vendas que efetuou em determinada localização permitindo analisar mais detalhadamente o raio de melhor atuação da sua empresa. Também foram desenvolvidas algumas funcionalidades no módulo de Gestão de Propriedades tais como a impressão e envio de vouchers por e-mail e a possibilidade de associar produtos /serviços a reservas efetuadas por si. As novas funcionalidades, divididas por módulos são as seguintes: Módulo Base: Campos adicionais de localização (Região, Distrito e Concelho) automática na ficha do cliente com base no código postal. Listagens de clientes e fornecedores por localização. Listagem de vendas por localização. Listagem de vendas dos vendedores por localização. Módulo de Gestão de Propriedades: Impressão e envio por e-mail de Vouchers. Associação de Serviços e/ou Produtos a reservas. Correções Foram efetuadas algumas correções de erros reportados pelos nossos clientes e verificados pela nossa equipa técnica, nos vários módulos do nosso programa. A funcionalidade continua a ser a mesma só que houve uma correção na forma do seu funcionamento. Módulo Base: Em uma fatura que tenha sido transformada através de um orçamento ou outro documento, se fosse alterado alguma opção de configuração da fatura e esta fosse gravada pela segunda vez, os itens eram descontados novamente no documento de origem dando baixa do stock. Imprimir os itens dos documentos pela ordem definida nos grupos de itens 3
Enviar campos em branco que não podem ser nulos na sincronização de contas correntes (Ex. Email); Imprimir desconto nos itens dos documentos, mesmo que só tenha desconto comercial Pesquisar produtos por EAN, filtrado a 12 dígitos Módulo de Gestão de Condomínios: Cálculo dos valores de fundo comum de reserva a partir da percentagem definida nos dados do condomínio Apuramentos de orçamento com FCR por ficha de condomínio, ou seja por percentagem Módulo de Ponto de Venda: Não movimentar stocks no botão do ponto de venda se o produto não movimentar stocks Como funciona Novas funcionalidades Módulo Base As novas funcionalidades do software dizem respeito à localização colocada no cliente e nos fornecedores. No separador Clientes abra um cliente que já tenha criado ou crie um cliente novo. Irá verificar que a ficha de cliente tem um novo aspeto. Tal como pode verificar, existem campos novos que foram inseridos. Estes campos (Região, Distrito e Concelho) preenchem-se automaticamente quando se coloca o código postal correto com o formato XXXX XXX. Para os clientes já criados, se o código postal estiver correto estes campos estarão automaticamente preenchidos. ATENÇÃO: se o código postal estiver errado ou não existir, a localidade não será preenchida. Não é necessário ligação à Internet para esta funcionalidade. 4
Agora já pode ir ao módulo de Listagens/Exportações onde poderá observar, do seu lado esquerdo, que terá novas listagens. Tal como poderá verificar na seguinte imagem, no seu lado esquerdo, no separador Clientes Lista de clientes por localização já consegue criar filtros para os seus clientes por localização, sendo que será possível filtrar por país, região, distrito, conselho e/ou localidade. Pode fazer os filtro que pretender e conjugá-los da forma mais conveniente. Na opção Agrupar poderá escolher a forma de agrupar a informação fornecida. A lógica utilizada para os clientes, aplica-se aos fornecedores. Ou seja no módulo Listagens/Exportações Fornecedores Listagem de Fornecedores por Localização conseguirá obter a listagem com as mesmas funcionalidades que nos clientes (veja-se figura). 5
No mesmo módulo Listagens/Exportações podemos observar no separador Documentos que existem duas novas listagens. Uma destas listagens é a Vendas por Localização Com esta listagem pode obter uma listagem com as suas vendas pela localização onde estas foram feitas, aplicando os filtros que se encontram na parte superior da página, como mostra a imagem. Os filtros permitem o seguinte: Campo Listagem permitem definir se pretende que esta listagem apresente os valores totais de vendas sem definir a quem foi vendido (Listagens Totais) ou uma listagem mais detalhada onde irão aparecer o total das vendas mas com detalhe da localização e do cliente ao qual foi passada a fatura. Campo Data Inicial e Data Final escolha o período de vendas que pretende analisar. Campo Agrupar este campo permite agrupar a informação fornecida pela listagem como desejar. Ex.: Se colocar na listagem agrupar por localidade, a informação que irá surgir será em que localidade foi efetuada a venda e a que clientes foram vendidos os produtos/serviços. 6
A outra listagem nova é a listagem de vendas por vendedor e por localização ou seja as vendas que cada vendedor efetuou por localização. Tal como imagem sugere, separador Documentos Vendas de Vendedores por Localização Irá ver os seguintes filtros: Poderá escolher o vendedor que efetuou a venda e a lógica é semelhante à utilizada nas Vendas por localização. Os filtros são os mesmos a única coisa que vai ser alterada é que, no caso de ter vários vendedores, esta listagem aparecerá com a descrição das vendas de cada vendedor. Módulo de Gestão de Propriedades Este módulo foi melhorado com duas novas funcionalidades, úteis para quem trabalha com a emissão de vouchers e serviços adicionais com os seus clientes (ex.: Rent-a-Car, venda de serviços, extras, etc.) Abra o módulo de Gestão de Propriedades 7
Do seu lado esquerdo, nas tabelas auxiliares Propriedades clique em Reservas. Irá abrir o seguinte formulário: Tal como pode verificar, foram adicionadas duas novas funcionalidades: Produtos e Serviços aqui pode associar um produto ou um serviço ao vouchers que vai ser dado ao cliente. Ex.: Vamos supor que o cliente vai para um hotel mas, comprou a possibilidade de ter o pequeno almoço no quarto (Room Service personalizado), com esta funcionalidade, após criar o serviço poderá associá-lo ao Vouchers e aparecerá na impressão. Impressão de Vouchers ou envio por e-mail Na imagem acima, pode ver o novo ícone de impressão de vouchers. Clicando nesta nova funcionalidade, tem a possibilidade de imprimir ou enviar para o cliente o voucher criado. Correções: As correções efetuadas no programa não alteram as funcionalidades ou a forma de fazer o procedimento, apenas corrige o erro que o programa produzia ao efetuar aquela funcionalidade. 8
Contactos: 9