GESTÃO DE ESTOQUE HOSPITALAR Jesuana Chagas Bernardes; jesuana_bernardes@hotmail.com; Faculdade de Tecnologia de Sorocaba FATEC-SO Délvio Venanzi; delviosuper@uol.com.br; Faculdade de Tecnologia de Sorocaba FATEC-SO RESUMO As organizações, inseridas em ambientes competitivos, estão cada vez mais sujeitas às pressões por excelência na qualidade do atendimento de seus clientes. No caso das organizações hospitalares, estas pressões são exercidas também pelo apelo emocional que envolve o produto do hospital: a vida humana. Neste ambiente, que não admite falhas, a gestão de estoque é uma operação extremamente relevante, pois precisa conciliar o atendimento pleno e irrestrito das necessidades dos clientes com as pressões por redução de custos e desperdício. Disto, resulta a hipótese de aplicação de um planejamento estratégico em logística nas unidades de atendimento à saúde que vise a otimização de processos, com redução de custos e desperdícios e o pronto atendimento aos pacientes e profissionais. Sendo assim, desenvolveu-se este trabalho através de um estudo de caso realizado em um Hospital na região de Sorocaba, cujo objetivo é demonstrar os benefícios que o planejamento estratégico em gestão de estoque pode trazer aos hospitais em geral. Palavras-Chave: Hospital; Qualidade; Gestão de estoque; Cliente; Desperdicio; Planejamento. ABSTRACT Organizations, inserted in competitive environments, are increasingly subject to pressures for excellence in quality of care of their customers. In the case of hospital organizations, these pressures are also exerted by the emotional appeal that involves the product of the hospital: human life. In this environment, which admits no fault, inventory management is an extremely important operation as it needs to reconcile the full and unrestricted meeting the needs of customers with the pressures by reducing costs and waste. This results the hypothesis of a strategic planning application in logistics units of health care aimed at optimizing processes, reducing costs and waste and emergency care to patients and professionals. Therefore, this work was developed through a case study conducted at a hospital in the region of Sorocaba, whose goal is to demonstrate the benefits that strategic planning in inventory management can bring to hospitals in general. Keywords: Hospital; Quality; Inventory management; Client; Waste; Planning. 1/7
1- INTRODUÇÃO A Logística de materiais Hospitalares é o processo de gerenciar racionalmente e estrategicamente a aquisição, movimentação e armazenagem de materiais médico hospitalares medicamentos e outros materiais necessários ao perfeito funcionamento da unidade hospitalar. Para Souza (2002), a logística interna trata de todo o gerenciamento do processo interno de abastecimento, armazenamento, transporte e distribuição das mercadorias dentro da organização, ou seja, tem por finalidade precípua atender suas demandas internas. Ocupando-se principalmente com o fluxo de materiais necessários as atividades desenvolvidas pelas empresas, desde a compra de materiais até a chegada do produto ou prestação de serviço ao consumidor final, a logística tem assumido um papel considerável nas organizações nos últimos anos, transformando-se num setor estratégico. Nos hospitais, quando leva-se em consideração a complexidade institucional desde às organizações, suas atividades, infraestrutura e custos para manter-se, tais qualidades tornamse potencialmente estratégicas. A existência de um sistema informatizado eficiente em toda a cadeia de abastecimento hospitalar que é composta por planejamento de materiais, almoxarifado, recebimento, compras, farmácia e suprimentos do centro cirúrgico é essencial para o sucesso da logística hospitalar especialmente para os hospitais de médio e grande porte Segundo Saulo (apud Castellani 1996), a discussão sobre os problemas de atendimento enfrentados pelos hospitais públicos brasileiros revela uma situação delicada que dura há anos. Essa situação é, especialmente, agravante para os usuários dos serviços de saúde que moram nas grandes metrópoles. Conforme André (apud Paulus Jr, 2005), num hospital, a grande variedade de itens utilizados aliada ao risco por desabastecimento pode provocar estoques em excesso, o que significa recursos financeiros imobilizados, espaços mal utilizados, consumo excessivo de energia e risco de descarte dos materiais. A gestão racional dos estoques é necessária para a competitividade de qualquer organização, porém no hospital se torna imprescindível em função do alto custo gerado pela complexidade da atividade e pela pressão sofrida pelas instituições por parte das seguradoras de saúde que as remuneram. Portanto, para obter uma noção de complexidade que vise a otimização de processos, com redução de custos e desperdícios e o pronto atendimento aos profissionais e pacientes pela movimentação eficaz de materiais médico-hospitalares e medicamentos, resulta a hipótese de aplicação de um planejamento estratégico em logística nas unidades de atendimento à saúde, obtendo posteriormente uma noção de complexidade que vise à otimização de toda a cadeia hospitalar. A logística é conhecida por diversas formas, dentre essas destacamos; logística interna, externa, industrial, de transporte, de distribuição, globalizada, organizacional, etc., entretanto, a logística possui um só conceito e estes servem apenas para caracterizar uma ênfase em uma ou outra atividade da logística. Houve um tempo em que condicionaram que a logística seria distribuição e ou transporte, neste sentido era comum atravessar as rodovias e observar que empresas ao realizarem uma operação de logística, mudavam seu nome de fantasia colocando como empresa de logística, e como podemos observar logística é muito mais amplo do que só transportar e ou distribuir. Conforme Claudio (apud Barbosa 1998), no ambiente hospitalar essa noção de complexidade encerra pelos menos duas dimensões. Uma primeira relacionada à organização do trabalho em si, considerando tanto o processo, como o produto. A segunda, em consequência, decorre das exigências para a sua condução, o que significa a coordenação das ações especificas de cada parte desse trabalho para alcançar produtos. 2/7
Sendo assim, o objetivo desse estudo é demonstrar os benefícios que a gestão de estoque pode trazer aos hospitais, mostrando também os principais problemas nas atividades de logística hospitalar interna. Há a necessidade de uma boa estrutura física e um acompanhamento sistemático, pois, manter uma estrutura organizacional de atividades tão distintas, dinâmicas e com objetivos tão complexos como as que existem em um hospital não é uma tarefa simples. 2- FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Voltando ao passado, na antiguidade, os produtos não eram produzidos onde as pessoas gostariam, eles não eram acessíveis quando elas desejavam alimentos e outros bens de consumo não se concentravam em um lugar só, estavam amplamente dispersos e disponíveis em abundância apenas em certos períodos do ano, sendo assim, as pessoas eram quase que obrigadas a consumir as mercadorias imediatamente nos locais onde as encontravam, ou precisavam transferi-las para um local de sua preferência e armazená-las para uso posterior, contudo, devido à ausência de um sistema de transporte bem desenvolvido e de sistemas de armazenagem, o transporte de mercadorias era limitado ao que um indivíduo podia transportar e, consequentemente, a armazenagem de perecíveis era possível apenas por um curto período de tempo, com essas limitações desses sistemas de movimentação e de armazenagem forçavam as pessoas a viverem perto das fontes de produção e a consumirem uma estreita gama de mercadorias. Quando a produção e o consumo começaram a separar-se globalmente, o sistema logístico melhorou e foi se desenvolvendo, com isso algumas regiões se especializaram nas mercadorias que poderiam ser produzidas com mais eficiência, sendo que o excesso de produção poderia ser transportado de forma econômica para outras áreas produtivas ou consumidoras, enquanto que os produtos necessários que não fossem produzidos no local seriam importados. Atualmente, a gestão de estoque é um grande desafio para os gestores de materiais, isso por causa das mudanças de fatores que influenciam nos custos referentes, a busca contínua por soluções, visando uma redução dos custos e a eficiência dos controles, e para isso cria-se adaptações de métodos que satisfaçam as políticas atuais da empresa. Segundo Josiam (apud Freitas 2004), dentro de um hospital, as questões referentes ao gerenciamento dos medicamentos e à forma como estes são distribuídos entre seus vários setores (postos de enfermagem, centro de tratamento intensivo, centro cirúrgico) dizem muito em relação à qualidade da prestação deste serviço pela farmácia. Duddy (2004) analisa que os hospitais, especialmente os públicos, estão sob crescente pressão para o fornecimento de um serviço de alto nível. Os preços altos dos seguros privados de saúde, a ênfase nos planos empresariais em vez de individuais, e a crescente onda de trabalhos informais sem carteira de trabalho assinado têm levado maior número de pessoas a procurar atendimento no setor público. A falta já conhecida de recursos financeiros e materiais do setor saúde tem trazido à tona a importância do melhor planejamento da cadeia de suprimentos hospitalares na redução de custos, a fim de oferecer serviços de qualidade e atender à demanda crescente. Previsão de demanda é um processo pelo qual se procura prever o que ocorrerá no futuro para antecipar as providências necessárias para atender aqueles objetivos. Faz parte, portanto, do planejamento da organização e quanto melhor for a capacidade de antevisão das demandas futuras, melhor será o desempenho da gestão de material no alcance desses 3/7
objetivos. Planejar é sempre uma atividade voltada para o futuro, e o futuro só se pode prever, daí a importância das previsões de modo geral. É perceptível para a sociedade e, especialmente, para os usuários do serviço médicohospitalar que os hospitais precisam estar preparados para cuidar de demandas extremas. É diante de situações críticas que a competência da empresa hospitalar é testada. Assim, a área de gerenciamento de estoque deve estar organizada para responder às necessidades de todos pacientes, em especial dos que ingressam pela porta da emergência, sem hora marcada. Esse tipo de demanda coloca a prestação do serviço médico-hospitalar como uma das atividades mais complexas no mercado, responsável por preservar a saúde e a vida dos pacientes. Essa responsabilidade vital é que torna a eficiência e eficácia do gerenciamento de estoques essencial para o sucesso dos objetivos do hospital. Dessa forma nenhuma organização pode planejar detalhadamente todos os aspectos de suas ações atuais ou futuras, entretanto, podem e devem ter uma visão estratégica de todo o complexo produtivo. Diante da globalização e do mercado competitivo, as empresas procuram novas alternativas competitivas, sendo a gestão de estoques a de grande importância dentro das empresas, vai ser ela que vai saber quando comprar, quanto comprar e como comprar, qual o limite do estoque mínimo de segurança para evitar falta de produtos, além de tudo, evitar investimentos de capital de giro em estoques desnecessários. 3 GESTÃO DE ESTOQUE O controle de estoque exerce papel de suma importância dentro de uma empresa, por ser ele que mantém todos os produtos necessários para o funcionamento da organização. Sem estoque, é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. Contudo, estoque em excesso pode significar maiores custos e até mesmo desperdícios. Sendo assim, entende-se que todas as decisões tomadas nesse setor se refletirão no desempenho das empresas, já que a falta de determinado material pode ocasionar um atraso na entrega para o cliente e, consequentemente, trazer prejuízos para a empresa. De acordo com Antonio (apud Choudhury et al., 2004), assim como em qualquer organização, o estoque nos hospitais deve garantir a disponibilidade de medicamentos e materiais no momento e no lugar onde são necessários. Todavia, a importância dos estoques na saúde é dimensionada não somente pelo seu valor monetário, mas também pela essencialidade à prestação de serviços a que dão suporte; logo, nesses estoques, não deve haver excessos de medicamentos o que implica alto custo, nem a falta deles (com a possibilidade de ocasionar até o óbito de pacientes). Em alguns casos, a falta de medicamentos e/ou materiais pode significar o insucesso de uma intervenção médica, comprometendo diretamente a atividade-fim de uma organização hospitalar. Na gestão de estoque dos hospitais públicos, existe uma estimativa de gastos mensal e anual. A estimativa é bem definida de acordo com as necessidades do hospital, baseando-se nos seguintes aspectos: gasto do ano anterior, quantidade de material disponível para uso, prazo de validade do material, necessidade e importância do material, bem como impacto do material nas planilhas de gastos. Tendo um bom funcionamento e controle de estoque, os gestores contam com uma melhor previsão do que comprar e quando comprar, o que facilita na hora da compra e do armazenamento de produtos. Se, por um lado, justifica-se o controle de estoques orientados para minimizar custos; por outro, deve-se garantir suprimento adequado, em termos de respostas rápidas, para atender às necessidades de demandas dos clientes. 4/7
4-ESTUDO DE CASO O presente estudo trata-se da análise da integração entre o estoque e os demais setores dentro do hospital e seus fornecedores. A pesquisa foi realizada através de uma entrevista com a supervisora do estoque do Hospital XYZ localizado na cidade de Sorocaba. Através desse estudo, foi possível observar que a maior dificuldade do setor de estoque é prever a demanda dos matériais necessários, afinal, uma organização hospitalar trabalhar com pessoas, e a vida do paciente é sempre prioridade. Em função das características operacionais de um hospital, as variabilidades da demanda são freqüentes e o tempo de atendimento normalmente curto. A falta de determinado item de estoque pode acarretar danos irreparáveis para a instituição e a aquisição de urgência, custos não previstos. Sendo assim, a compra de materiais médico-hospitalares são feitas através de estatística e segundo a necessidade de cada setor que compõe o hospital. A comunicação entre os setores de compras, almoxarifado e o hospital possui um fluxo bem definido. Todos os novos medicamentos são comprados através de uma pesquisa de fornecedores visando a saúde e vida dos pacientes, proporcionando segurança aos setores que necessitam do material certo, no momento certo e na hora certa. O planejamento de entrega de materiais dar-se-á diariamente, porém em classes diferentes de materiais (seringas, gazes, etc). Contudo, se houver a necessidade do material não condizente com o dia de recebimento, há a possibilidade da entrega do mesmo. Todos os funcionários do setor de estoque/almoxarifado passam por um treinamento, para aprimorar seus conhecimentos no manuseio dos matérias, identificação etc. O risco do setor não ter o medicamento em estoque é muito grave, podendo levar até o óbito do paciente que está a espera. Através da estatística, os setores de compras e estoque faz com que seu planejamento no giro de estoque seja 100% acurado, entretanto, nem sempre é possível, já que os tipos de cirurgia, tratamento e medicamentos são realizados através da necessidade do paciente que ingressou no Hospital sem hora marcada. O setor de compras também não pode comprar um número alto de materiais e deixar que os mesmo fiquem por muito tempo parado no estoque e acabe perdendo pelo prazo de validade. Atualmente, o Hospital está implementando um novo projeto para trabalhar por sazonalidade. Por exemplo, no fim do ano, o número de pessoas que realizam plástica tende a aumentar; em Julho, é normal que a população tenha algum tipo de resfriado, gripe, enfim, há certos períodos no ano que a demanda por um material específico tende a aumentar, sendo assim, poderá ser evitado a falta de materiais necessários. O hospital possui duas farmácias; uma é feita por doações de instituições e até mesmo pelos alunos da faculdade PUC (Pontifícia Universidade Católica). Na outra farmácia, os medicamentos são comprados. Tanto os equipamentos como os materiais medico-hospitalares são comprados a cada quinze dias, de acordo com a necessidade dos setores solicitantes. Cada setor sabe o que será necessário dentre esse período e sempre é necessário realizar um pedido maior dos materiais para que este nunca venha a faltar. O setor de estoque não utiliza o sistema FIFO (First In First Out Primeiro que entra, primeiro que sai) para a armazenagem dos materiais. Atualmente o hospital adquiriu um software de gestão, onde é utilizado o sistema RM TOTVS, onde todas as informações do material que acabou de chegar, como por exemplo, data de vencimento, lote, quantidade é lançado no sistema. Assim que necessário o uso daquele material, é lançado o pedido no sistema onde mostra qual lote deve ser retirado primeiramente em relação a sua data de validade. 5/7
Entretanto, ainda existem materiais que acabam vencendo dentro do setor de estoque. Os mesmos são disponibilizados para os alunos do curso de enfermagem da faculdade PUC, onde podem servir como material de estudo. Contudo, ainda existem problemas em relação a acuracidade do estoque hospitalar, onde o mesmo pode influenciar direta e indiretamente na prestação de serviços aos pacientes. 5-CONCLUSÃO Este estudo não tem a pretensão de esgotar o assunto e sim o objetivo de despertar nos gestores em saúde o interesse em se aprofundar neste tema tão complexo. Em síntese pode-se dizer que cada organização possui sua própria cultura e estrutura organizacional. A administração destas organizações está ligada diretamente com o planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros. Administrar é o processo que por intermédio das pessoas e recursos organizacionais se alcança objetivos pré-estabelecidos. Na era da informação e do conhecimento, onde decisões são tomadas a partir de fatos e dados, fica evidente a importância da integração das áreas relacionadas à Logística bem como a utilização de indicadores de desempenho, principalmente no setor hospitalar que além de perdas financeiras pela má gestão, pode também ocasionar impactos no cuidado ao paciente, provocando danos muitas vezes irreparáveis tanto ao paciente quanto para a imagem do hospital. Percebe-se ainda que não se aplica a um hospital a tendência de trabalhar com estoque baixo, uma vez que vários itens básicos precisam estar disponíveis no momento em que são necessários. Alertar os hospitais em relação aos riscos que a falta de planejamento em estoque e também a má acuraridade dos materiais pode causar aos pacientes e a sociedade em geral, é papel de suma importância para todos que possuem o conhecimento básico em logística. "O conteúdo expresso no trabalho é de inteira responsabilidade do(s) autor(es)." 6/7
REFERÊNCIAS FREITAS, Alessandra Russo de. Vigilância Sanitária na farmácia hospitalar: osistema de distribuição de medicamentos por dose unitária (SDMDU) em foco. Monografia de Especialidades em Vigilância Sanitária de Serviços de Saúde. Rio de Janeiro, 2004, p.88 MATTOS, A. C. Planejamento Estratégico em Logística Hospitalar. 2008. 41f. Tese (Mestrado em Administração em Saúde) Universidade de Candido Mendes, Rio de Janeiro, 2008. PONTES, A. T.; SILVA, F. R.; ALLEVATO, G. C. R.; PINTO, C. A. M. A Utilização de Desempenho no setor de Suprimentos Hospitalares. In: IV ENCONTRO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO, 2008, Niterói. Anais... Niterói, 2008. 13 f. Projeto de Desenvolvimento de Sistemas e Serviços de Saúde Disponível em http://sna.saude.gov.br/download/projeto%20de%20desenvolvimento%20de%20sistema%20 e%20servicos%20de%20saude.pdf Acesso em 02/10/2014. SOUZA, P.T. Logística interna: modelo de reposição semi-automático de materiais e suprimentos: um estudo de caso no SESC. 104f. 2002. Dissertação (Mestrado em Engenharia da Produção) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2002. 7/7