Módulos QM de sistemas ERP ou MES X Sistemas LIMS?

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1 Módulos QM de sistemas ERP ou MES X Sistemas LIMS? Georgio Raphaelli Labsoft Tecnologia georgior@gmail.com Resumo: Diferenças conceituais e práticas entre os módulos de controle e gestão da qualidade e os sistemas para automação e gestão de laboratórios. Palavras-chave: laboratório, customização, QM, LIMS, qualidade Abstract: Conceptual and practical differences between the control and quality management modules and the laboratory automation and management systems. Keywords: laboratory, customization, QM, LIMS, quality. Módulos de controle ou gestão da qualidade de sistemas ERP ou MES X sistemas para automação e gestão de laboratórios LIMS e suas diferenças conceituais e práticas Tenho observado em diversos momentos uma grande confusão no que diz respeito ao uso de módulos de controle, gestão de qualidade, inspeção de sistemas ERP ou de sistemas MES, aqui chamados genericamente de Módulos QM, e seus benefícios para os laboratórios. Declarações como as seguintes me fizeram pensar e tentar esclarecer neste artigo as diferenças e a complementariedade de módulos QM e sistemas LIMS: Meu laboratório já usa o QM, portanto não preciso de um LIMS. Estou com receio de perder os avanços que já obtive com o LIMS, pois a área de TI disse que o ERP vai substituir todos os sistemas da empresa. A direção disse que vão implantar o QM, portanto não precisarei do LIMS. Os módulos QM foram desenvolvidos para permitir às áreas de qualidade da empresa (GQ Garantia da Qualidade e CQ Controle da Qualidade) a integração aos demais processos da empresa de forma ágil e confiável. Entendase aqui por integração, a comunicação ao laboratório de quais lotes devem ser analisados 1

2 e a comunicação à produção dos resultados de análise, pois em geral, salvo personalizações, os módulos QM não contemplam a maior parte dos processos e rotinas analíticas dos laboratórios de controle da qualidade, visto que estes sistemas não foram projetados e desenvolvidos para esse fim. Já os sistemas para automação e gestão de laboratórios, aqui chamados genericamente de LIMS, foram projetados com foco nos processos laboratoriais em si, com o objetivo de promover o aumento da produtividade e da qualidade, bem como a redução de custos do laboratório por meio da sistematização e automação dos processos de controle da qualidade. As informações que chegam ao laboratório e os resultados de análise que são devolvidos às áreas de produção não somam mais do que 10% do volume total de dados gerados, tratados e armazenados dentro de um laboratório. Portanto a utilização de módulos QM sem o uso de um sistema LIMS no laboratório estará cobrindo somente cerca de 10% das informações laboratoriais, sem tocar ainda em questões tão ou mais importantes como a automação da aquisição de dados de equipamentos, o tratamento de amostras de controle de qualidade analítica, insumos e equipamentos de análise, cálculo automático dos resultados de análises a partir dos dados brutos, atendimento de requisitos de normas específicas para laboratório como a ISO 17025, entre muitos outros aspectos cruciais para a eficiência, produtividade e qualidade de um laboratório de controle de qualidade. Um exemplo prático que indica o quanto um sistema LIMS é otimizado para o uso em laboratórios foi um estudo prático de viabilidade conduzido por uma grande indústria química de renome internacional, que indicou que o tempo de realização das atividades no mylims (LIMS avaliado no caso em questão) foi de 29% do tempo necessário para a realização das mesmas atividades no módulo QM de um dos maiores e mais conceituados ERPs do mundo. Importância dos sistemas LIMS nos laboratórios de controle da qualidade na indústria moderna Atualmente os sistemas LIMS têm um papel de vital importância nos laboratórios de controle da qualidade da indústria moderna, proporcionando a eliminação das pilhas e pilhas de papéis muito comuns em laboratórios e, consequentemente, o desperdício de tempo e os erros associados aos processos não automatizados, viabilizando excelentes resultados e retorno do investimento ao laboratório e ao processo industrial.com sistemas LIMS, o laboratório de controle de qualidade potencializa a entrega de resultados confiáveis no menor tempo possível, para que operadores e gestores da produção possam tomar as decisões certas no tempo certo, gerando assim ganhos não só ao laboratório, mas ao processo industrial como um todo. Com o uso de sistema LIMS, pode-se garantir: Gerenciamento e automação dos processos laboratoriais relacionados a quaisquer tipos de 2

3 amostras, tais como matérias-primas, pontos de processo, produtos acabados, monitoramento ambiental, pesquisa e desenvolvimento, estudos e investigações, reclamação de clientes, entre outras; Aumento da eficiência operacional do laboratório e do controle da qualidade, por meio do aumento da produtividade e qualidade, aliado a redução de custos operacionais; Total rastreabilidade das informações das amostras, resultados de análise e dados brutos facilitando o atendimento de normas e boas práticas, tais como a NBR ISO/IEC ; Aumento da capacidade produtiva do laboratório e do controle de qualidade com a mesma equipe e infraestrutura; Humanos: produzir mais, no mesmo tempo e com a mesma equipe; Materiais: menor consumo de energia e de insumos de produção, maior disponibilidade dos equipamentos, entre outros. Papel dos módulos QM e suas funcionalidades similares a sistemas LIMS O papel básico de um módulo QM é gerenciar a qualidade em nível corporativo tratando dos materiais (tipos de amostras), seus planos de controle e especificações, bem como o gerenciamento e criação de lotes de inspeção (amostras), registro dos resultados finais das características (análises) dos lotes de inspeção, disposição e movimentação de estoque dos materiais representados pelos lotes de inspeção. Entrega de resultados de análise confiáveis e em menor tempo, proporcionando: Menor tempo de processamento dos lotes de produção e correção do processo produtivo; Menor índice de retrabalhos e produtos não conformes; Maior qualidade dos produtos e redução de emissões e resíduos; Maior eficiência operacional por meio da melhor utilização dos recursos: Estes módulos, por terem como objetivo e estrutura de controle de qualidade baseada em lotes, normalmente só conseguem gerenciar amostras de matérias-primas e de produtos acabados e, em alguns casos, produtos semiacabados. Como funcionalidades similares as dos sistemas LIMS, salvo personalizações dos módulos QM, podem-se indicar: Indicar ao laboratório os lotes de inspeção gerados (aplicável para amostras de matériaprima e produto acabado. Normalmente não gerencia amostras de pontos de processo ou 3

4 controle ambiental e, em alguns casos, permite o cadastramento manual de amostras avulsas); laboratoriais e integração total do laboratório às demais áreas da empresa. Permitir a inserção dos resultados de análise das amostras dos lotes de controle, a comparação com os critérios de aceitação e realizar a disposição dos lotes; Gerenciar especificações de matérias-primas e produtos acabados e, em alguns casos, produtos semiacabados. Concorrentes ou complementares? Visto que um módulo QM trata da qualidade em nível corporativo até a interface com o laboratório, enquanto um sistema LIMS trata do processo laboratorial em si com pouquíssimas intersecções de funcionalidades, fica evidente que tais sistemas são complementares, portanto não excludentes. Durante a última década, a maioria dos laboratórios industriais no mundo inteiro teve que manter ou desenvolver planilhas eletrônicas e registros em papel para preencher as lacunas de registros, controles e rastreabilidade deixada pelos módulos QM de sistemas ERP, sistemas estes que foram vendidos como solução integrada para toda a empresa. Como tais soluções alternativas em geral foram e são muito limitadas, cada vez mais laboratórios se utilizam de sistemas LIMS integrados aos módulos QM e demais sistemas corporativos de forma a obter o melhor dos dois mundos: Maior eficiência nas rotinas Basta verificar que é praticamente nulo o número de laboratórios industriais que têm seus processos analíticos bem atendidos e automatizados com uso de módulos QM. Isto ocorre porque os laboratórios de controle de qualidade têm especificidades e necessidades que somente sistemas e empresas especializadas em automação e gestão de laboratórios normalmente podem atender, por entender dos processos, das normas relacionadas, da linguagem do laboratório, podendo assim prover soluções adequadas e orientadas as suas especificidades. Pelas razões acima expostas, fica evidente que, na maioria dos casos, o melhor caminho é a implementação de um sistema LIMS para atender os processos laboratoriais e de controle da qualidade a fim de melhorar a eficiência do laboratório e integrar o sistema LIMS ao módulo QM do sistema ERP ou MES garantindo assim rápida troca de informações com as demais áreas da empresa. É possível personalizar ou customizar meu módulo QM, certo? Sim, por meio de personalizações ou customizações, algumas empresas tentam adequar os módulos QM para atender as peculiaridades de laboratórios. Entretanto, tal alternativa deve ser criteriosamente analisada, pois têm pelo menos as seguintes desvantagens: 4

5 Dificilmente atinge os níveis de atendimento e maturidade que sistemas LIMS especialistas têm; Resulta tipicamente em versão específica do software para o cliente em questão, em alguns casos culminando na dificuldade de atualização e, consequentemente, no encarecimento deste processo; Sistemas personalizados geralmente não evoluem continuamente, condenando assim o laboratório a estagnação em termos de recursos e funcionalidades para atender novas demandas que ocorrem rotineiramente no laboratório em função do advento de novas técnicas analíticas, atendimento de normas, novas demandas dos clientes, novos tipos de amostras, etc.; Esta é uma brincadeira que ilustra muito bem a estratégia da maioria das empresas fornecedoras de ERPs ou MES e seus módulos que dizem que atendem todas as áreas e tudo é possível, basta é claro, personalizar o produto. O ponto é: sabe-se lá com que esforço, que custo total e durante quanto tempo. Portanto, vale a pena pensar muito bem no assunto e verificar na prática experiências reais de laboratórios de empresas nacionais que utilizam módulos QM de sistemas ERP ou MES fazendo às vezes de sistemas LIMS. Compare e comprove na prática a diferença no nível de eficiência e automação de laboratórios com sistemas LIMS. Normalmente trata-se de um processo demorado e caro em função do limitado conhecimento de processos laboratoriais por parte dos analistas de sistemas e programadores e do alto custo destes profissionais; É tido hoje em dia, pela maioria dos gestores de TI, como última opção em função dos custos e riscos envolvidos. Uma vez ouvi uma brincadeira mais ou menos assim: A palavra Customização só pode ter como origem a palavra Custo, pois há alguns anos venho investindo na personalização do meu ERP que custa, custa, custa e que, ainda não me atende bem. 5