Contratos e Avenças no Gestix Esta funcionalidade do Gestix 2014 foi desenvolvida de forma a permitir faturação diária, mensal, semestral e anual no fim ou no inicio do período como também gerir contratos e automação da faturação periódica de qualquer serviço que seja cobrado periodicamente como arrendamentos, quotas ou avenças de forma semelhante aos conceitos de rendas na matemática financeira. Tipos de rendas em matemática financeira: - Temporárias ou Perpetuas, - Periódicas ou não Periódicas, - Constantes(Imediatas ou Postcipadas, Antecipadas e diferidas) ou Variáveis. Neste manual serão dados exemplos de como elaborar contratos para faturar de forma temporária e perpetua. Será também explicado os principais cuidados a ter no registo para permitir uma eficaz gestão e controlo estatístico do seu negocio.
Novo Contrato Para adicionar um contrato, o cliente terá que estar registado no sistema após o registo, clique diretamente na ficha do cliente no botão topo direito: Poderá também no menu Gestix no botão Contratos e Avenças: Para adicionar um novo contracto para o seu cliente clique no botão novo. Campos com maior importância: Titulo é o campo que lhe permite pesquisar contratos mais tarde, opte por um padrão que corresponda a um tipo de contratos desta forma será mais fácil e eficaz a gestão ou analise dos contratos. Estado -Pendente caso esteja a ser servido, Contrato ativo. -Suspenso na hipótese de iniciar futuramente ou inativo por tempo indeterminado. -Fechado para não ser faturado, esta opção é recomendada em substituição de eliminar, na necessidade de manter registo ou controlo estatístico de contratos que não estão em vigor esta opção é mais viável. Período a ser cobrado poderá ser diário, semanal, mensal, bimensal, trimestral, semestral e anual. Faturação permite definir o momento do pagamento: - Semelhante ao conceito Rendas Antecipadas (Período corrente) Deverá ser feito o pagamento antes de começar a usufruir do serviço. - Semelhante ao conceito Renda Imediatas ou Postecipadas (Período Anterior) No fim de primeiro período é sempre pago o período anterior. - Semelhante ao conceito Rendas Diferidas (Período seguinte) Contratos que tenham um período de carência, num possível caso de ser necessário um período de caução ou oferta promocional. Documento apenas as faturas de encomenda(pro-forma) e faturas podem
ser selecionadas aqui. Condições de pagamento poderão ser configuradas em Admin Configuração inserindo, uma por linha e gravando a alteração, passam estar disponíveis para selecionar ao criar um contrato. Serviços Os serviços quando se aplique e para uma melhor gestão recomenda-se criar um serviço com o amontoado dos mesmos prestados num período igual ao do contrato(pacotes de serviços). Podem ser utilizados de duas formas: - Caso apenas queira ter controlo sobre os serviços contratados será recomendável não preencher a quantia do contrato, inserir-los no Gestix e selecionar-los no contrato, nesta opção recomenda-se o registo no sistema de um serviço com o valor final que corresponde ao somatório desse serviço prestado durante um período igual ao do contrato. - A segunda opção poderá funcionar como serviços adicionais preenchendo a quantia. Exemplificando um caso de aluguer de espaço, poderia ter o serviço adicional de limpeza, pequeno almoço, parque estacionamento privado, etc. Estes serviços são acrescentados ao preço definido na quantia do contrato. Nota: a opção serviços não é obrigatória ao registar um contrato, pode apenas inserir o opção quantia. Após inserir os campos que necessita no contrato, clique no botão Gravar.
Criar contrato de faturação de avença mensal Exemplificando contrato mensal de aluguer de um carro de 500 com serviços adicionais de estacionamento e lavagem adicional: Após Gerar os documentos estes passam a estar disponíveis na ficha do cliente Joel Martins na opção Conta passando a ser possível consultar e editar os Contratos e Avenças diretamente na ficha do cliente. Vantagens deste procedimento: Neste exemplo é recomendado criar pacotes de serviços, por exemplo lavagem mensal ou estacionamento de carro durante um mês a principal vantagem reside no facto de permitir controlar e analisar quais os serviços com maior valor comercial, melhor conhecer o seu mercado alvo e os seus atuais clientes.
Criar contratos de Quotas anuais de associados Neste exemplo será criada uma serie de fatura pro-forma exclusiva para este contrato desta forma qualquer documento gerado via deste contrato será sempre com a denominação 'Quota associativa'. Criar a serie de documento terá que ir a Admin Encomendas Cliente e clicar no botão. Selecionar documento fatura pro forma Após inserir a informação, clique no botão Gravar esta serie passará a estar disponível., a partir deste momento NOTA: Apenas as Fatura pro-forma e Faturas podem ser geradas partir de contratos.
Criar contrato Neste caso o conceito de renda será semelhante ao renda diferida com um período de carência de 1 ano na matemática financeira que por sua vez irá dar origem à pro-formas 'Quota associativa' Dica de usabilidade: Texto $data1(inicio) e $data2(fim) permite visualizar o período de faturação ao gerar documentos. Vantagens deste procedimento: Neste exemplo passara ter controlo de toda faturação proveniente de contratos num tipo de documentos, permitindo desta forma uma Gestão mais simples e intuitiva que facilita o controlo analise estatística de contratos.
Criar Contrato de Arrendamento Variável Neste caso serão definidos dois contratos um primeiro para uma hipotética oferta com preço promocional nos 3 primeiros períodos a 250.00 mensais e outro para os restantes durante um ano a cobrar 500 na mesma condições. Dois passos, criar 2 contraltos, um para fase promocional outro para o período restante. O 1º contrato terá a duração de 3 meses com quantia promocional de 250. A partir do 3º mês entrará em vigor novo contrato com o prazo de 7 meses com quantia normal 500 semelhante ao seguinte:
Após inserir os campos em cada contrato grave clicando no botão. Desta forma a cliente Rita Nichols ficara toda faturação automatizada durante um ano com dois contratos a prazo um contem a oferta promocional dos primeiros 3 meses o outro serviço taxado normalmente.
Vantagens deste procedimento: Neste exemplo passará a ser possível faturar uma renda variável de forma automática, recomendamos especial cuidado no titulo dos contratos pois na analise e controle, este campo facilita a pesquisa no Gestix e ira corresponder à referencia dos documentos gerados, campo este que permite elaborar, exportar e consultar listagens para analise financeira da sua empresa. Faturação Automática e faturar contratos (Gerar documentos) Nesta altura são criados todos documentos de forma rápida e automatizada. Para consultar e gerar documentos relativos a contratos pendentes de faturação clique no botão selecione o dia no campo Data Fatura ou intervalo de tempo e selecione o tipo de Documento em divida. Ao clicar no botão ficarão visíveis todos os contratos em divida permitindo assim, selecionar os que são para gerar documentos. Importância das Datas: Ao gerar os documentos será necessário ter em conta o período selecionado pois um contrato para um Período anterior ou Período seguinte não ira estar disponível no próprio dia em que foi gerado o contrato no primeiro mês. No caso dos contratos do Período Corrente estará a ser cobrado o próximo período. Para emitir os documentos basta clicar em Gerar e Gravar. No próximo ecrã após gravar, numa nova janela obterá todos documentos que selecionou onde é possível guardar-los de uma só vez em formato PDF ou imprimir para papel.
Imprimir Após gerar os contratos no procedimento anterior é aberta uma janela onde é possível visualizar e imprimir os documentos que selecionou, estes passam diretamente a estar registados na ficha do cliente, podendo ser imprimidos ou consultados mais tarde. Imprimir contratos faturados a cliente No ecrã faturação é possível selecionar a impressão em lote de documentos originados de um contrato para um cliente especifico. Esta funcionalidade esta acessível clicando no botão e permite imprimir e exportar documentos sob vários critérios. Em baixo é Exemplificado todos documentos fechados gerados de um contrato com o titulo aluguer carro ao cliente Joel Martins no qual o documento escolhido foi Fatura/Recibo :
Imprimir todos os documentos Para obter listagem de todos os contratos faturados basta selecionar o documento usado no contrato e no campo referencia inserir o titulo do contrato. Na imagem em cima bastaria deixar o campo cliente vazio para visualizar/poder imprimir todos os documentos fechados desde 2011 até 2013 do contrato aluguer carro. Pesquisar Contratos O Gestix permite efetuar pesquisas de contratos pelos seguintes critérios: 1. Estado, titulo ou data.
Explicação Ecrã inicial de Contratos 1 Botão adicionar novo contrato 2 Imprimir ou Exportar para PDF 3 Pesquisar por estado(pendente, suspenso ou fechado) 4 Botão Procurar 5 Critério de pesquisa do campo texto 6 Botão voltar janela contratos 7 Botão ir para janela pendente de Faturação 8 Tabela de resultados de pesquisa