Procuraremos neste documento descrever algumas das alterações mais significativas implementadas na versão 3.5 do Gestor de Documentos, principalmente no que respeita às modificações a implementar por força das alterações à legislação, relacionadas com o envio de detalhes de faturação para a Autoridade Tributária. Achamos oportuno descrever também, algumas das implementações que afetam a globalidade dos sistemas NetBusiness, por isso no final encontrará algumas dessas alterações que têm afetado todos os módulos do sistema. Além destas alterações iremos também implementar outras melhorias relacionadas com as recentes modificações à legislação no que respeita ao transporte de mercadorias e ao envio online dos dados da faturação. Iremos disponibilizar essas informações no nosso site em www.mtc.pt Consulte o site regularmente e mantenha-se a par das mais recentes atualizações Alterações ao Gestor de Documentos Foi alterada a rotina de exportação do SAF-T (PT) para permitir exportar os documentos de um só mês. Com esta exportação pode agora gerar um ficheiro necessário para enviar à Autoridade Tributária com os dados de faturação (DL. 198/2012 Art 3 Nº 1). Foram implementadas melhorias na exportação do SAF-T (PT) com vista a controlar e otimizar o processo de exportação deste ficheiro. Pag. 1
O ficheiro de tipos de documentos foi alterado para contemplar a alteração da nomenclatura dos documentos que entrará em vigor em 1 de Janeiro de 2013 (DL 197/2012 - Alteração do DL 196/2007 Art. 16). De forma automática os documentos que antes eram Vendas a dinheiro passarão a ter a natureza e o nome de fatura. Além disso será acrescentado um prefixo ao número do documento. Este prefixo será o número do tipo de documento. Assim no caso em baixo a próxima venda a dinheiro se for feita em 2013 terá o número 302/12.856. Foi também criada a natureza Fatura Simplificada. O desenho da base de dados foi alterado e comporta agora um campo para o operador que criou o documento. Anteriormente apenas era guardado o último operador que tinha editado o documento. Foi Criada uma rotina de análise dos tipos de documentos que necessitam ser verificados para simplificar o processo de transição para as novas regras. Pag. 2
Foi criado um mecanismo de aviso aos Supervisores e Administradores caso não tenham sido exportados os documentos do mês anterior para envio à Autoridade Tributária. Estes operadores serão avisados uma vez por dia até terem exportado o ficheiro para envio. Depois da exportação do ficheiro os Administradores terão de confirmar que o envio foi bem-sucedido. Receberão um aviso de confirmação diariamente até confirmarem o envio. Pag. 3
Foi criado um mecanismo de controlo que impede a criação de documentos de valor superior a 1.000,00 que não tenham discriminado a morada do cliente. Esta alteração foi implementada para minimizar erros por parte do operador. Foi melhorada a rotina de anulação de Documentos. Passou a ser agora obrigatório discriminar o motivo de anulação do documento obrigando assim a uma dupla confirmação na anulação dos documentos. Foi alterada a tabela do iva para conter a codificação oficial de Isenção do IVA. Pag. 4
Nos documentos, quando se utiliza um dos métodos de introdução alternativo como o lançamento por código de fornecedor, na coluna do produto passou a estar o código introduzido e não o código nativo do artigo. Se por exemplo estivermos a lançar ou consultar uma fatura com um artigo que tem a Referência 1 e cujo fornecedor codificou como 123456, se escolhermos Introdução Por: Referência do Fornecedor, aparecerá 123456 na coluna do produto. Esta alteração foi feita apenas para a introdução e consulta de documentos e não tem qualquer impacto na emissão de documentos. Referência do Produto Referência no Fornecedor Pag. 5
Implementação de um novo diário com limites e totais pelos agrupamentos dos produtos. Poderá por exemplo listar um diário com as famílias que cada terceiro consome. Poderá também aplicar filtros aos limites e escolher apenas os agrupamentos que pretende analisar. Para simplificar a atualização para a contabilidade o sistema permite agora ciar automaticamente a conta da contabilidade que for definida no terceiro, caso esta ainda não esteja aberta no plano de contas da contabilidade. Pag. 6
Na importação de documentos de dispositivos móveis passou a ser possível indicar que encomenda vai ser abatida com o documento que está a ser criado. Importação de Linhas criadas em dispositivo de recolha Alteração das listagens de Volume de Encomendas e Existências de Produto por Armazéns / Terceiro para listarem não apenas o código do produto mas para incluírem o detalhe por Cor e Tamanho. Volume de Encomendas Pag. 7
Implementação nos tipos de documentos de campos específicos para o IVA dos descontos comerciais e IVA dos descontos financeiros, para permitir utilizar contas da contabilidade diferentes para o iva de cada tipo de descontos. Implementação nos grupos contabilísticos dos produtos de campos específicos para os movimentos de existências quando há descontos para permitir controlar o valor de descontos. Pag. 8
Alteração do comparativo mensal de vendas para poder listar a percentagem de variação em relação ao ano anterior e poder listar valores apenas até ao mês corrente. Passou a ser possível anexar mais do que uma imagem a cada documento e agora pode também ser associado um documento tipo PDF desde que tenha instalado o acrobat reader. Passou a ser possível inserir também um texto descritivo para observações relativas a cada documento Texto Descritivo do documento Múltiplas Imagens associadas Associar um PDF ao Documento Pag. 9
Implementação de sistema de avisos para que o operador possa receber alertas específicos definidos por cliente. Esta opção é configurável por tipo de Documento. As permissões dos operadores foram alteradas. Um operador pode agora ter permissões para anular documentos temporários embora não tenha permissões para anular documentos já concluídos. Pag. 10
Alterações Globais ao Sistema Foi implementado um módulo de download que permite a atualização do software de forma mais automática. Com este módulo qualquer operador com permissões pode descarregar do site da MTC a versão atualizada do software e proceder à sua implementação. Download automático da última versão de Software NetBusiness Foi implementado um módulo de criação manual de backups no servidor que permite ao utilizador de forma simples e rápida efetuar um backup para uma pasta no servidor das bases de dados. Este módulo não dispensa a utilização das rotinas normais de backup para dispositivos externos. Pag. 11