CONTABILIDADE GERAL Procedimentos Específicos Prof. Cláudio Alves
Controles Internos Representam o planejamento organizacional de todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de evitar fraudes, desfalques, erros, ineficiências e crises nas empresas.
A Auditoria Gerencial avalia o nível de segurança dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementação ou melhoramento de mecanismos internos de prevenção. Também, funciona assessorando a administração da empresa ao identificar a inexistência, deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno, para isso o Auditor deverá ter conhecimento da funcionabilidade e aplicação desses mecanismos na empresa.
Aspectos Gerais dos Controles Internos: a) Úteis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; b) Práticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação; e c) Econômicos quando o benefício de mantê-lo é maior que o seus custo (custo/benefício).
Importância exercida pelos Controles Internos: a) Salvaguardar o ativo proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa); b) Desenvolvimento do negócio sistema de controle interno que permita a administração agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões. c) Resultado das operações fornecer à administração, em tempo hábil, informações que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa. d) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades:
Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins: - Cumprir com seu objetivo social lucro, bem-estar da comunidade, formação política, etc; - Atender às necessidades e expectativas de seus clientes; - Proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades técnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). As pessoas devem saber como são avaliadas e participar desse processo.
Condições propícias para existir um bom controle interno inclui: - Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa; - Estrutura organizacional adequada; - Comprometimento com a competência e a eficiência; - Formação de uma cultura organizacional; - Estilo e atitude exemplar dos administradores; - Políticas e práticas adequadas de RH; e - Sistemas adequados.
O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas: 1. Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação. 2. Documentação e registros adequados. 3. Segregação de funções. 4. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações. 5. Verificações independentes.
Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal, tem por finalidade contribuir para que se tenha pessoas mais capacitadas, e que tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendam a provocar menor quantidade de erros durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa.
Para o bom andamento de uma política de controles internos na empresa é imprescindível que os gerentes e administradores, além de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funções de: a) Estabelecer objetivos/metas o que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos (quais os recursos necessários e suas estimativas de valores). Sistemática para o estabelecimento de objetivos/metas: - Obter a participação das pessoas que, ao seu ver, estarão envolvidas; - Expor as idéias e estar aberto a receber críticas, ponderações, sugestões.
- Formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir; - Definir em quanto tempo; - Estabelecer como serão conduzidas as ações, deixando claro quem será responsável por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar; - Indicar o custo que está disposto a incorrer para atingir o objetivo; e - Criar uma sistemática de controle que permita ao Auditor Interno e aos demais, saber, em momentos oportunos, como se estão sendo executados os trabalhos, possibilitando correções, sempre que necessário.
b) Planejar que é a determinação, o claro possível, de como se irá agir para viabilizar a consecução daqueles objetivos/metas. Planejar é, portanto, estabelecer as diretrizes, estratégias e políticas que nortearão o desempenho de todos na empresa, responsáveis para se atingir os objetivos/metas propostos.
c) Organizar representa colocar à disposição os recursos necessários para se atingir o objetivo, conforme previstos no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivosmetas. Organizar é colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. Compete à função de organizar deixar claro: - o que deve ser feito; - quem é responsável pela execução; - quando e onde deverá ser executado; e - como fazer, como devem ser executados os procedimentos.
d) Comandar sem ação nada realiza. Assim, o comando é o meio de assegurar de que cada um cumprirá com o quanto lhe tenha sido designado. e) Coordenar representa o aspecto mais humano do conjunto de funções. É saber orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessário, punir. É a harmonização do trabalho das pessoas abordando uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe quando o líder possuir e for capaz de exercer adequada coordenação.
Controlar é a verificação do andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo que se espera realizar (objetivos, metas, orçamentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que se tinha planejado e /ou que os resultados estão sendo menos favoráveis do que o esperado, tomar as necessárias medidas de correção de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números ( quantidades, valores, percentagens, etc.).
Existem três formas de controles: a) Prévio controle exercido a partir da projeção dos dados reais e a comparação dos resultados prováveis contra aquele que pretendemos atingir; b) Durante o fato é o controle exercido no momento da ocorrência de desvios, fraudes ou falhas; e c) Após o fato o máximo que podemos fazer é tomar medidas para que o fato semelhante não venha a ocorrer.
QUESTÃO: Contador CAPES CESGRANRIO 2012 - Um dos princípios fundamentais dos controles internos é o confronto dos ativos com os registros, que tem o objetivo de: a) detectar desfalque de bens ou registro contábil inadequado. b) verificar se os princípios fundamentais de contabilidade estão sendo seguidos. c) verificar se existe mais de uma pessoa com acesso aos ativos e aos registros. d) mensurar se os valores lançados foram calculados corretamente. e) identificar variações ocorridas na rotina de procedimentos internos.