UNIVERSIDADE SÃO FRANCISCO USF CENTRO DE CIÊNCIAS JURÍDICAS, HUMANAS E SOCIAIS JAD Joint Application Design Curso: Administração habilitação em Sistemas de Informações Disciplina: Análise de Sistemas II Profº: Edson Kurowski 4ºano sala 301 NOME: Edgar Masayuki Saito R.A. 0610125 São Paulo, Março de 2001
INTRODUÇÂO O trabalho irá abordar sobre um método utilizado no desenvolvimento de Sistemas de Informações, chamado JAD (Joint Application Design). O principal objetivo deste método é extrair informações dos usuários (especialistas no negócio) através de reuniões ou sessões de trabalho, em substituição às entrevistas individuais de levantamento de dados. O produto dessas sessões é, então, utilizado pelos analistas para construir o Sistema. 1
O QUE É JAD? O primeiro trabalho a aplicar conceitos de dinâmica de grupo, no desenvolvimento de sistemas, foi elaborado por um grupo liderado por Chuck Morris da IBM do Canadá, em 1977, e batizado com o nome de JAD (Joint Application Design). O objetivo inicial era utilizar o JAD como uma ferramenta de educação aos usuários, que facilitasse a instalação de um sistema de manufatura chamado COPICS (o sistema já estava pronto). Como tal, o JAD original é baseado em auxílios visuais e fluxos de trabalho, nada tendo a ver com as metodologias estruturais atuais. No método convencional de desenvolver sistemas, os analistas entrevistam os gerentes e os especialistas no negócio da empresa, uns após os outros, tomando notas das entrevistas e gerando um documento sobre as características do sistema atual e as necessidades do novo sistema. O resultado deste levantamento é, então, validado com os usuários entrevistados para, a seguir, se iniciar o trabalho de análise e projeto. Este processo de entrevistas em série consome um tempo considerável, que pode se transformar numa restrição crítica à medida que o projeto cresce em tamanho e complexidade. O JAD substitui as entrevistas individuais por reuniões de grupo, onde participam os representantes dos usuários e os representantes da informática. Essas sessões de trabalho são intensivas e levam, tipicamente, de um a três dias. Para determinado projeto várias sessões podem ser realizadas, cada uma com sua finalidade especifica, dependendo da fase em que se encontra o desenvolvimento. Outra característica deste método é que as sessões são conduzidas por uma pessoa que tem por objetivo obter, de forma rápida, o consenso do grupo sobre os requisitos e questões ligadas à análise e projeto do sistema. Este facilitador ou líder de sessão desempenha seu papel com total imparcialidade com relação ao conteúdo e às escolhas feitas pelo grupo. Quando o método é aplicado de forma correta, os resultados alcançados ultrapassam os objetivos imediatos da obtenção de informações dos usuários, e cria um ambiente de alta sinergia na equipe, onde todos se sentem comprometidos com as soluções encontradas e passam a se empenhar efetivamente nas ações de implementação. ESTRUTURA DO JAD Hoje o nome JAD passou a ser mais uma identificação do que um método específico, pois, mesmo dentro da IBM (pioneira no JAD), existem várias versões adaptadas de acordo com as necessidades dos clientes, incluindo uma específica para o mercado brasileiro. A estrutura apresentada neste trabalho é aquela apresentada no livro e chamada de Método de Projeto Interativo, com o mesmo sentido do JAD. Estrutura de projeto interativo do JAD: As reuniões substituem as entrevistas individuais. Os usuários fazem parte integrante do processo de desenvolvimento, visto que suas opiniões são consideradas e as divergências resolvidas de forma transparente. Mesmo que sua idéia não prevaleça, ele reconhece o esforço coletivo na busca da solução mais adequada. As decisões são baseadas em consenso. O consenso não é uma unanimidade de opiniões, mas, sim, que cada membro concorda que a solução encontrada é a melhor para o grupo e que é possível conviver com ela sem ferir convicções ou valores essenciais. 2
O líder de sessão elimina barreiras de comunicação. Uma reunião é mais produtiva quando conduzida por um facilitador, do que o modelo clássico em que o de maior poder de decisão em relação ao resto do grupo, dirige a reunião. O facilitador é um servidor neutro do grupo que não avalia nem contribui com idéias. A responsabilidade do facilitador é sugerir métodos e procedimentos que ajudem o grupo a concentrar energia em tarefas especificas, protegendo todos os membros do grupo contra ataques e garantindo que todos tenham a mesma oportunidade de participar. Os papéis são bem definidos. Cada um dos participantes sabe claramente que papel deve desempenhar na sessão. Existem dois grupos de participantes: aqueles que integram o projeto e aqueles responsáveis pela aplicação do JAD. Participantes: Executivo Patrocinador. É a pessoa com autoridade formal sobre as áreas de negócios afetadas pelo sistema. Escolher o patrocinador corretamente é fundamental, principalmente, em projetos que envolvem grande número de unidades organizacionais (departamentos), visto que ele é considerado o mais alto nível a ser escalado quando surgem conflitos de opiniões. O patrocinador estabelece as diretrizes e objetivos do projeto. É responsável também pela abertura da primeira sessão de trabalho, na qual o grupo terá oportunidade de sentir o real interesse da administração superior pelo sucesso do projeto e em dar o seu indispensável apoio. Gerente do Projeto. É responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto. Participa das sessões JAD na condição de membro da equipe. È o principal contato do líder de sessão durante todo o processo, ajudandoo na familiarização com o projeto e a equipe envolvida. Equipe. São os responsáveis pelo conteúdo da sessão. Representam as áreas envolvidas no projeto, incluindo a de informática. Os participantes são escolhidos entre as pessoas-chave das áreas de negócio, sejam do nível operacional ou gerencial. O importante é que, na sessão, não há distinção hierárquica. Todos são iguais. Líder de Sessão. É um guia imparcial do grupo. O seu trabalho é conduzir os participantes ao longo da agenda, garantindo que todos são ouvidos e que há consenso em torno das decisões tomadas. O líder de sessão é responsável pela estruturação do processo a ser seguido, não interferindo no conteúdo das especificações. Ele não projeta, simplesmente facilita. Documentador. É um auxiliar imparcial do líder de sessão. É responsável pelo registro das decisões e especificações produzidas. Apenas as informações relevantes são documentadas, segundo orientação do líder de sessão. O meio de registro pode ser manual (através de formulários específicos) ou através de software, onde podem ser utilizados processadores de texto ou programas próprios. Observadores. São interessados em conhecer a sistemática utilizada ou interessados no projeto especificamente. Os observadores não são participantes, portanto, não estão autorizados a 3
opinar durante a sessão. É comum a presença de observadores, principalmente da área de informática, quando o método ainda é novidade na empresa, e todos desejam conhecer sua potencialidade. O Processo de trabalho é altamente estruturado: Os produtos a serem obtidos são previamente discutidos e é base de todo o trabalho de planejamento e preparação. Cada sessão tem sua finalidade definida com muita clareza e todos os participantes conhecem os resultados esperados. O líder conduz o grupo em direção ao objetivo segundo os passos constantes da agenda. A agenda é o plano de vôo da reunião, e cabe ao líder, como piloto, segui-la com total disciplina e rigor. Os resultados a serem alcançados na sessão de trabalho não devem ser confundidos com os próprios produtos exigidos pela metodologia de desenvolvimento adotada pelo projeto, tais como Diagrama de Fluxos de Dados, Diagrama de Entidade de Relacionamentos etc. O que é produzido na sessão é o insumo para se obter tais produtos, normalmente elaborados posteriormente pela equipe técnica. O MÉTODO DE TRABALHO INTERATIVO O método é composto de três fases: preparação, sessão e revisão. A caixa denominada PROJETO indica o organismo constituído para o desenvolvimento do sistema de informações, com sua equipe, metodologia, etc. O JAD interage com o projeto recebendo os dados necessários à preparação da sessão de trabalho e devolvendo, no final, os respectivos resultados. Esses resultados, por sua vez, são insumos para a metodologia adotada pelo desenvolvimento. O JAD pode ser aplicado em diversas etapas do ciclo de vida, sempre que a interação analistas e usuários, para a obtenção de informações, se fizerem necessária. A PREPARAÇÃO A finalidade da preparação seria estabelecer as condições básicas para que a sessão de trabalho seja produtiva e completa. Deve garantir que os participantes escolhidos sejam os apropriados; a agenda seja preparada de forma adequada; o grupo esteja de acordo quanto aos objetivos e produtos a serem obtidos na sessão e todo o material necessário tenha sido providenciado. Etapas: 1. Examinar, em conjunto com o gerente do projeto, se é adequada a utilização do JAD É necessário, antes de tudo, analisar se o JAD trará resultados para a empresa. Portanto, cada empresa e caso, deve ser examinado para que se possa avaliar a probabilidade de falha na utilização deste método. O risco de um projeto é analisado em três níveis: negócio, projeto e técnica. O risco para o negócio é definido como o nível de comprometimento para a empresa caso o projeto não chegue a seu final ou não seja concluído no prazo. 4
O risco do projeto é definido como a probabilidade de um dado projeto falhar ou exceder significativamente suas estimativas. O risco de técnica é definido como o potencial de falha ou da criação de problemas graves, devido ao uso de uma determinada técnica ou ferramenta numa dada situação. Também, os seguintes fatores aumentam a complexidade do projeto, e devem ser examinados segundo os possíveis riscos para o uso do JAD: Tamanho do Projeto Quanto maior o projeto, em termos de esforço, escopo e número de sessões de JAD, maior o risco, visto que o planejamento e a coordenação dos recursos se tornam mais complexos. Domínio da Metodologia Quanto menos preparada a equipe de desenvolvimento estiver com o uso da metodologia adotada no projeto, maior o risco de falha do uso do JAD. As sessões de trabalho servem para gerar os insumos que os analistas utilizarão para cumprir as etapas da metodologia. Portanto, eles precisam domina-la perfeitamente para saber de que forma o método pode ser aplicado. 2. Planejar as sessões A duração de cada sessão não deve ultrapassar três dias integrais. Este limite é para garantir que os participantes não fiquem exaustos, comprometendo a produtividade do trabalho. Cada sessão deve ter uma única finalidade. Se a sessão tiver duas ou mais razões para ocorrer, então ela será dividida em duas ou mais. Os produtos de cada sessão devem ser claramente definidos e devem ser compatíveis com a metodologia de desenvolvimento de sistemas utilizada. 3. Elaborar as perspectivas gerenciais Consiste em obter, junto ao executivo patrocinador, uma série de definições que dêem uma idéia clara do projeto como um todo e, também, da sessão especifica que se esta organizando. O fato de se colocar por escrito essas definições permite que toda a equipe seja nivelada e informada sobre as expectativas, da alta administração, associadas ao projeto. Esta visão compõe a perspectiva gerencial, que é constituída de finalidade, escopo, objetivos e restrições. A finalidade é uma sentença que identifica de forma clara por que o projeto existe e por que a sessão existe. O escopo é uma sentença identificando as áreas, funções, departamentos, locais etc., que fazem parte do esforço de desenvolvimento. Os objetivos são as sentenças mensuráveis que representam as expectativas gerenciais sobre os resultados a serem alcançados pelo projeto e pelas sessões programadas. As restrições são sentenças que procuram limitar o grau de liberdade do projeto. 4. Familiarizar-se com as áreas de negócios sob estudo O líder de sessão deve se familiarizar com a área de informática, tomar conhecimento da metodologia adotada, definir o que é esperado da sessão de trabalho e deve, então, se preparar para o próximo passo: habilitar-se a fazer o papel de interface entre os usuários e os analistas. 5
Além de se familiarizar com o os dois lados, o Projeto em si e a linguagem especifica utilizada nas áreas associadas ao projeto, o líder precisa gerenciar a disposição dos participantes em cooperar, conflitos de poder no grupo, etc. As principais providencias incluem: Consultar a documentação existente do projeto. Entrevistar cada participante por meia ou uma hora, buscando entender: o que fazem, dificuldades, expectativas em relação ao novo sistema e problemas a serem resolvidos. Esclarecer a cada participante o que é o JAD e o que é esperado de sua participação, além de entrega do resumo. Orientar quanto à forma de convocação do grupo que irá participar da sessão JAD. Esta convocação deve ser feita pelo executivo patrocinador de maneira formal e individual. 5. Prepara a agenda da sessão A agenda é o elemento básico da sessão. Ela indica os passos a serem seguidos, mostra onde o grupo se encontra, para onde está indo e o que deve ser alcançado. A agenda cria o mecanismo adequado para que se atinja os objetivos da sessão e se garanta que os pontos críticos serão cobertos. Os itens da Agenda-Padrão são: Introdução; Revisão da perspectiva gerencial; Abertura pelo executivo patrocinador; Visão da área de informática; Regras de conduta; Abordagem da sessão; Revisão das pendências; Revisão geral; Avaliação da sessão. 6. Preparando os participantes Etapa que visa economia de tempo durante a sessão, tomando as seguintes providencias: Apresentar, aos participantes a abordagem da sessão que se utiliza; Identificar, baseado nos itens da abordagem, quais as informações que devem ser providenciadas previamente. 7. Preparar a agenda detalhada A Agenda Detalhada é o roteiro que o facilitador usa durante a sessão. Ela é um desdobramento da Agenda da Sessão e contem notas sobre a duração prevista de cada etapa, tipo de auxilio visual a ser utilizado em cada momento, dicas que orientem o documentador, lembretes, piadas etc. 8. Preparar a ferramenta de documentação A documentação pode ser feita de diversas formas, desde o preenchimento manual de formulários até o uso de processadores de texto ou softwares específicos para o registro das informações produzidas. As ferramentas tipo CASE nem sempre são adequadas para documentar uma sessão JAD. Por esse motivo, o CASE não é comentado neste trabalho. 6
A SESSÃO DE TRABALHO Realizar a reunião de trabalho com os participantes selecionados na Fase de Preparação, objetivando produzir as informações necessárias ao desenvolvimento do Sistema. Uma sessão adequadamente conduzida busca a criação de sinergia (ação cooperativa entre mais ou dois elementos). Neste ambiente, o grupo desenvolve idéias e conceitos que, dificilmente, ocorreriam através de outro processo. Etapas: 1. Preparação do ambiente O ambiente físico é fundamental para a produtividade dos trabalhos. Se as condições não forem adequadas, os participantes não conseguirão manter um ritmo intensivo e criativo. A qualidade certamente cairá. Por isso, os seguintes aspectos devem ser considerados. A arrumação das mesas deve ser em forma de U. Isso permite que todos os participantes se olhem de frente, facilitando as discussões. Além disso, o Líder de Sessão pode se aproximar de qualquer membro do grupo com facilidade. A arrumação tipo auditório é recomendada para sessões de abertura e encerramento. Utilizar equipamentos audiovisuais testados e verificados. O check-list do material deve ser verificado (flip-charts e respectivas folhas, canetas de quadro branco, canetas de transparências, etc). Os auxílios visuais devem ser instalados, exibindo a finalidade, escopo, objetivos e restrições do projeto/ sessão; as informações levantadas na fase de preparação e a agenda de sessão. Verificar se estão visíveis de todas as posições. Recomenda-se a preparação prévia de pastas para os participantes, contendo a agenda da sessão, dados sobre o projeto, material de levantamento, rascunho para anotações, etc. Estas providências devem ser tomadas no dia anterior à realização da sessão. 2. Condução da sessão O Líder de Sessão precisa de um roteiro de referencia (agenda detalhada) para seu auxilio. Primeiro dia, o Líder de Sessão deve começar as apresentações : sua própria, do documentador, do Executivo Patrocinador, do Gerente de Projeto e demais participantes. Explique a agenda da sessão e como cada etapa desenvolverá. Aborde as questões gerais ligadas à logística da sessão, tais como, almoço, local de banheiros, intervalos, transporte, etc. Reveja a Perspectiva Geral (finalidade, escopo, objetivos e restrições) com os participantes. Peça ao Patrocinador que diga algumas palavras sobre as expectativas da administração. Peça ao Gerente do Projeto (ou algum representante do Processamento de dados) que apresente uma visão das possibilidades tecnológicas da informática. Avise que, conforme previsto, o Patrocinador já deu sua colaboração e irá se retirar. 7
Desenvolva com o grupo uma lista contendo as regras de conduta (código de cooperação) a serem seguidas, para permitir uma reunião produtiva. O fato de a lista ser produzida pelos participantes garante que eles próprios irão ajudá-lo a reforçá-la ao longo da sessão, sempre que alguém desobedecer algum item. O trabalho deve levar entre 45 a 60 minutos, no máximo, no primeiro dia. Cada manhã seguinte utilize técnicas para acordar o grupo como um bom dia por exemplo, e façam todos participar levantados, respirando fundo e voltando a sentar. A finalidade do exercício deve ser explicada. Faça uma rápida revisão (5 minutos) do que se alcançou no dia anterior. Inicie, então, com o primeiro item da agenda do dia, sempre explicando como ele está contribuindo para se alcançar os objetivos da sessão. 3. Documentação A documentação é responsabilidade do documentador, como auxiliar do líder de sessão, não participando das discussões, apenas documentando o que o grupo decide. As principais atividades do documentador são: Providenciar ferramenta de documentação (formulário, micro, software, impressora, etc.). Observar os Passos da Agenda Detalhada. Documentar as decisões constantes na memória do grupo (charts, quadro, transparências), segundo indicação do facilitador. Documentar de talhes surgidos nas discussões, segundo indicação do facilitador. Ler o que foi documentado para o grupo, sempre que necessário algum esclarecimento. Gerar a documentação do dia para distribuir aos participantes. Obs: mesmo que a documentação final necessite de revisão, as versões provisórias devem ser entregues dia-a-dia. 4. Encerramento da sessão. Os passos abaixo devem ser seguidos, para garantir que nada foi esquecido, e também receber feedback dos participantes: Revisão geral da agenda, verificar se todos os itens foram atendidos. Avaliação da sessão, através de questionários distribuídos aos participantes, cobrindo questões sobre a sessão, se a sistemática do JAD pode ser melhorada, recursos visuais eficazes, etc. Entrega da documentação produzida na sessão. Ultima sessão do projeto, o Gerente faz uma apresentação dos resultados alcançados para o Patrocinador. 8
REVISÃO Rever a documentação produzida na sessão e examinar possíveis melhorias na sistemática adotada. Etapas: 1. Rever a documentação Verificar se todas as informações estão corretas, corrigir falhas de comunicação entre facilitador e documentador, examinar a melhor maneira de sumarizar os resultados para apresentação e aprovação da administração e encaminhar versão definitiva da documentação para os participantes. 2. Examinar avaliações É vital para o sucesso do JAD que sua adequação às características da empresa seja parte de um processo de aperfeiçoamento. Existem hoje setores na informática que chamamos de Centros de Suporte ao Desenvolvimento (CSD), responsáveis pela introdução de novas metodologias. Normalmente os Lideres de Sessão estão alocados a estes setores. É comum utilizar consultores externos, principalmente, quando em fase inicial de implantação. Em todo caso, o CSD deverá estar representando nesta etapa de exame das avaliações. As avaliações devem ser codificadas e tabuladas de forma a permitir analises comparativas entre as sessões. 3. Prepara a pasta do projeto JAD Esta pasta é um registro as atividades que ocorreram durante o desenvolvimento e condução das sessões JAD de determinado projeto. É um arquivo que contem valioso material sobre o projeto, o método utilizado e as pessoas envolvidas. Deve conter: Perspectiva gerencial; Plano de sessões; Agenda de cada sessão; Lista de participantes de cada sessão; Documentação produzida em cada sessão; Questionários de avaliação. 9
BIBLIOGRAFIA COSTA, Osvaldo Wilson Dias da JAD, Joint Application Design Rio de Janeiro Ed. Infobook 1994. 10