T Política de Contas a Pagar 1
1. ABRANGÊNCIA 1.1 Todas as áreas administrativas da empresa responsáveis por aquisições/contratações de produtos e/ou serviços, conforme deliberação e aprovação dos sócios compostos pela maioria do Capital Social. 2. OBJETIVO 2.1 Definição das regras e dos padrões operacionais para a execução dos pagamentos por parte da FSB; 2.2 Estabelecer os pontos de controle em relação aos pagamentos realizados e a realizar; 2.3 Assegurar a liquidação das obrigações financeiras da FSB dentro dos prazos e condições estabelecidos com os fornecedores e em conformidade com esta política. 3. DEFINIÇÕES GERAIS 3.1 - Todas as aquisições/contratações de produtos e/ou serviços devem obedecer às normas de compras e alçadas vigentes. 3.2 - Todas as obrigações devem ser pagas na data de vencimento, evitando a incidência de encargos financeiros e/ou anotação da empresa em sistemas de proteção ao crédito. 3.2.1 Caso os pagamentos sejam efetuados fora dos prazos estabelecidos, sem justificativa ou autorização prévia da gerência financeira e diretoria de administração de recursos, a Empresa agirá administrativamente para corrigir o desvio do processo bem como realizar a identificação pessoal e comprovação do prejuízo, podendo para tanto empregar advertência verbal, por escrito e outras medidas cabíveis aos empregados. Caso o atraso resulte em multa e juros, identificado pessoalmente e comprovado o prejuízo, caberá 2
ao profissional que acarretou o não cumprimento do prazo arcar com os referidos encargos financeiros. 3.3 - As áreas administrativas contratantes dos produtos e/ou serviços devem enquadrar e programar os pagamentos conforme as datas específicas abaixo: Pagamento Pessoal: a) Folha de pagamento - Último dia útil do mês; b) Frellas e ou PJ Bureau cliente e Home Office - 5º dia útil do mês; c) Frellas e ou PJ Interno - Último dia útil do mês. d) Comissão 10º dia do mês, mediante recebimento prévio da respectiva receita faturada junto ao cliente. e) Participações trimestrais em face do resultado - Sócios Majoritários e Sócios cotistas (diretores executivos das unidades de negócio). Realizada mediante recebimento prévio da respectiva receita faturada junto ao cliente. 1º Trimestre 10/05; 2º Trimestre 10/08; 3º Trimestre 10/11; 4º Trimestre 10/02 do ano subsequente. Pagamento Extraordinários: f) Clippings - 10º dia do mês g) Monitoramento de Rede Social - 10º dia do mês h) Taxi / Wappa 25º dia do mês i) Moto-boy 20º dia do mês Pagamento de Repasse e Veiculações: j) Operação realizada mediante recebimento prévio da respectiva receita faturada junto ao cliente. Pagamento ao Exterior: 3
k) Contratação de câmbio através do pagamento de uma invoice. Caso não seja custo FSB, necessário o recebimento prévio da respectiva receita faturada junto ao cliente. Pagamento de Tributos: l) Impostos Municipais 10º dia do mês m) Impostos Federais 25º dia do mês n) Impostos Trimestrais Último dia útil do mês. Caso essas datas caiam em fim de semana ou feriados, agendar para a data mais próxima, com exceção de tributos, que deverão ser antecipados. O não enquadramento nestas datas deve ser acompanhado de justificativa assinada pelo diretor da área a ser encaminhada ao gerente financeiro da Empresa. 3.3.1 - As Notas Fiscais e documentos que estiverem sob custódia do setor administrativo de Contas a Pagar somente poderão ser retirados mediante solicitação ao profissional responsável pelo referido setor, sob protocolo. Aqueles cujos pagamentos ainda não tenham sido efetuados deverão retornar para o setor administrativo de contas a pagar obedecendo-se os prazos de entrega indicados no item 5. Aqueles que já tiverem sido pagos deverão retornar em até 72 horas; 3.3.2 - Os comprovantes de pagamento poderão ser obtidos mediante solicitação ao setor administrativo de Contas a Pagar no dia seguinte ao pagamento; 3.3.3 - A entrega de comprovantes de pagamentos que tenham sido efetuados há mais de 30 (trinta) dias obedecerá aos prazos definidos pela instituição financeira que fez o recebimento. 3.4 Os reembolsos de despesas aos sócios,colaboradores e profissionais internos para os escritórios do Rio de Janeiro, São Paulo, Distrito Federal e Belo Horizonte serão efetuados somente uma vez por semana, da seguinte forma: Escritórios RJ e DF Pagamentos terça-feira; Escritórios SP e BH Pagamentos quinta-feira. 3.5 As contas de consumo (Luz, telefone fixo, Net e Sky) deverão ser pagas por débito automático em conta corrente. 4
4. PAPÉIS E RESPONSÁVEIS 4.1. Áreas solicitantes 4.1.1 - Receber as notas fiscais dos fornecedores e encaminhar dentro dos prazos estabelecidos para o analista financeiro, juntamente com a solicitação de pagamento (SP) para os serviços aprovados; 4.2. Contas a Pagar 4.2.1 - Cadastrar os fornecedores cujos produtos/serviços sejam objeto de registro de autorização de pagamento (SP) no Sistema Microsiga; 4.2.2 - Manter atualizadas as informações cadastrais de fornecedores, principalmente no âmbito das informações bancárias. Os pagamentos apenas serão feitos se os dados bancários já estiverem previamente cadastrados no sistema Microsiga; 4.2.3 - Receber e analisar as notas fiscais de fornecedores relativas a produtos e/ou serviços entregues ou a serem prestados; 4.2.4 - Encaminhar à Diretoria Executiva e à Gerência Financeira para assinatura os respectivos instrumentos de pagamento, já devidamente aprovados no sistema Microsiga e constantes no fluxo de caixa com no mínimo 5 dias úteis antes da data de vencimento; 4.2.5 - Liquidar os títulos lançados e aprovados no sistema Microsiga nas datas de vencimento, utilizando-se dos meios de pagamento disponíveis, gerando, sempre que possível, arquivo para integração no sistema bancário; 4.2.6 - Receber e analisar as notas fiscais de fornecedores relativas a produtos e/ou serviços recebidos ou a serem prestados devidamente aprovados pelas alçadas pertinentes, através das Solicitações de Pagamento. 5
4.3. Gerência Financeira 4.3.1 - Garantir a liquidez, mantendo disponibilidades suficientes para a boa liquidação das obrigações financeiras da empresa; 4.3.2 - Manter atualizados os cadastros da empresa junto às instituições financeiras, permitindo o acesso eletrônico ou por outros meios definidos pelas referidas instituições, para a execução de pagamentos, emissão de extratos, comprovantes e demais rotinas necessárias ao bom funcionamento da área. 4.4. Administração de recursos, Financeiro e Operações. 4.4.1 - Aprovar e assinar os pagamentos lançados nos sites dos bancos, na área designada para este fim, no sistema Microsiga ou por qualquer outro meio determinado pelas instituições financeiras. As assinaturas e aprovações se darão sempre em conjunto de dois sócios. 5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES 5.1 - Áreas Solicitantes (Núcleos e Unidades de Negócios) 5.1.1 - Receber as Notas Fiscais originais dos fornecedores, conferir os valores e demais dados da NF, bem como possíveis retenções e a contraprestação de produtos e/ou serviços, certificando-se que estão de acordo com o contratado junto ao fornecedor; 5.1.2 - Entregar as Notas Fiscais e respectivos boletos junto às solicitações de pagamento (SP), já aprovadas pelo seu respectivo diretor, exclusivamente ao analista financeiro, sob protocolo que identifique data e hora da entrega com, no mínimo, 5 (cinco) dias úteis de antecedência à data de vencimento. 6
5.1.3 Para os adiantamentos de despesas de viagem bem como reembolso será necessário o preenchimento de formulário próprio (Anexo I e Anexo II), assinado pelo solicitante do adiantamento e ou reembolso e o sócio diretor; 5.1.4 - As obrigações cujo pagamento deva ser realizado mediante TED, DOC ou depósito em conta deverão apresentar esta informação por escrito no corpo da nota. A conta-corrente indicada na Nota Fiscal deve ser de titularidade do fornecedor/prestador de serviço, e a mesma deve estar cadastrada no sistema Microsiga; 5.2. Contas a Pagar 5.2.1 - Receber as Notas Fiscais das Áreas Solicitantes, protocolar seu recebimento, analisar o formulário de solicitação de pagamento (SP), conferir os enquadramentos fiscais e retenções de impostos, classificar as solicitações de pagamento como custo fixo ou variável, rateio por centro de custo e sua classificação contábil de acordo com o plano de contas vigente; Responsabilidades: 1) Sócio Coordenador do Contas a Pagar Pagamentos de pessoal e benefícios - RH; Controle de adiantamento de viagem, diárias e fornecedores; Caixas Pequenos das filiais; Pagamento de FGTS/INSS; Agendamentos junto ao banco para saque pelas filiais. 2) Financeiro I Pagamento de frillas; 7
Pagamento dos custos variáveis; Pagamento dos impostos contábeis; Responsável pelas remessas e retornos bancárias dos borderôs; Impressão dos comprovantes de pagamentos. 3) Financeiro II Pagamento das Veiculações; Pagamento dos Repasses e Serv. de Terc; Controle e pagto.da agência de viagem corporativa DSB; Pagto. dos custos fixos Ex. Claro, Intelig, Aluguel, clipping...; Inputs dos débitos automáticos (contas em débito); 4) Financeiro III Emissão de cobrança de reembolso junto aos clientes (ND, recibos, etc.); Pagamento de reembolso de despesas dos colaboradores - duas vezes por semana 3ª e 5ª; Controle e pagamento dos cartões corporativos; Pagamento das comissões mensais; Pagamento e abertura das cooperativas de táxi e Wappa táxi; Pagamento e abertura dos motoboys. O cadastramento de fornecedores junto ao sistema da FSB deve ser solicitado através do e-mail: ContasaPagar@fsb.com.br 8
5.3 - Contas a Pagar 5.3.1 - Caso as Notas Fiscais ou o lançamento no sistema não estejam em ordem, alterar o lançamento e colher nova aprovação, seguindo o fluxo descrito acima; 5.3.2 - Validar os pagamentos com os gestores da área com no mínimo cinco dias úteis antes da data de vencimento; 5.3.3 - Confirmar as baixas dos títulos após pagamento no sistema Microsiga no dia subsequente até ás 12 horas, para os borderôs; 5.3.4 - Gerar arquivos eletrônicos para envio dos pagamentos para bancos, sempre que for possível. Para os pagamentos em que esta modalidade não seja disponível, providenciar os meios mais seguros disponibilizados pelas instituições financeiras; 5.4. Contas a Pagar Sócio Coordenador 5.4.1 Conferência do borderô como 1º assinatura, analisando todas as premissas e informações referentes ao pagamento em si, como alçada de assinatura, assinaturas dos gestores, retenções, legalidade do documento fiscal, boletos, centro de custos, rateios outros. 5.5. - Controladoria 5.5.1 Conferência do borderô como 2º assinatura, atentando para os dados do fornecedor e classificação dos centros de custos e rateios. 5.6. - Contabilidade 9
5.6.1 Conferência do borderô como 3º assinatura, atentando para as informações referentes às retenções fiscais e conta contábil conforme plano de contas. 5.7. - Gerência Financeira: 5.7.1 - Gerir as disponibilidades de modo a viabilizar os pagamentos nas datas de vencimento. Os pagamentos de repasses a fornecedores só serão efetivados mediante prévio recebimento dos títulos FSB junto aos clientes. 5.7.2 Conferência do borderô como 4º assinatura (oficial), atentando para valor, condições de pagamento, alçada das aprovações dos solicitantes, empresa responsável pelo pagamento, conforme fluxo financeiro e verificação das aprovações dos demais gestores. 5.8. - DAR: 5.8.1 - Conferência do borderô como 5º assinatura (oficial). 6. DISPOSIÇÃO FINAL - Casos omissos nesta Política serão tratados pelos sócios de acordo com as determinações do contrato social. 10