MATERIAL PARA CAPACITAÇÃO INTERNA DO FIPLAN MÓDULO: RECONHECIMENTO DO PASSIVO POR COMPETÊNCIA - RPC COLABORADORES DO MATERIAL: STELA ALVES ASSIS Página 1 de 24
Página 2 de 24
RECONHECIMENTO DO PASSIVO POR COMPETÊNCIA - RPC As mudanças introduzidas pelas Normas Brasileiras Aplicadas ao Setor Público NBCASP trouxe para a Contabilidade Aplicada ao Setor Público a necessidade de modificação dos procedimentos contábeis até então vigentes. Antes a contabilidade que vinha a reboque do orçamento passa a figurar como protagonista a partir do momento que se entende que o mundo orçamentário difere do mundo patrimonial. Pois, como expressa a NBCASP 16.1: A Contabilidade Aplicada ao Setor Público é o ramo da ciência contábil que aplica, no processo gerador de informações, os Princípios de Contabilidade e as normas contábeis direcionados ao controle patrimonial de entidades do setor público. Dentre os Princípios Contábeis destacamos o Princípio da Oportunidade que é base indispensável à integridade e à fidedignidade dos registros contábeis dos atos e dos fatos que afetam ou possam afetar o patrimônio da entidade pública. A integridade e a fidedignidade dizem respeito à necessidade de as variações serem reconhecidas na sua totalidade, independentemente do cumprimento das formalidades legais para sua ocorrência, visando ao completo atendimento da essência sobre a forma (Resolução CFC nº 750/93 ; 1111/07; 1.282/2010); e o Princípio da Competência que determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento Os atos e os fatos que afetam o patrimônio público devem ser contabilizados por competência, e os seus efeitos devem ser evidenciados nas Demonstrações Contábeis do exercício financeiro com o qual se relacionam, complementarmente ao registro orçamentário das receitas e das despesas públicas. (Resolução CFC nº 750/93; 1111/07; 1.282/2010) Diante desse cenário era necessário que se criasse um instrumento que fosse capaz de evidenciar, talvez ainda que não totalmente, os fatos contábeis exatamente como eles ocorreram, para que as informações produzidas possam ser fidedignas, apoiem ao processo de tomada de decisão, sirvam como adequada prestação de contas além de instrumentalizar o controle social. O RPC surge com essa proposta de evidenciação dos fatos contábeis atendendo aos princípios da oportunidade e competência conforme preconiza às NBCASP. Definição: Funcionalidade que tem como objetivo possibilitar o registro de fatos contábeis em observância ao regime de competência no reconhecimento dos elementos Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido e Despesa. Página 3 de 24
Quando falamos em Registro do Passivo por Competência estamos falando de um reconhecimento no momento do fato gerador (ocorrência) de uma obrigação exigível. Não necessariamente uma Variação Patrimonial Diminutiva. Dessa forma temos que a Obrigação exigível pode ter relação com: 1) ATIVO: Exemplo: Fatos contábeis permutativos: Compra de um bem móvel; 2) DESPESA: Exemplo: Fatos Contábeis Modificativos: Contratação de serviços 3) PATRIMÔNIO LÍQUIDO: Ajustes Despesas reconhecidas após o exercício de competência. 1 - TABELA ASSOCIATIVA Mas, para que a funcionalidade do RPC funcione em toda a sua integridade e represente fielmente os fatos ocorridos no patrimônio foi preciso criar a TABELA ASSOCIATIVA. A TABELA ASSOCIATIVA tem como principal função garantir a automação dos lançamentos contábeis que tem como origem a execução orçamentária. É uma tabela em que a natureza da despesa foi desdobrada pelo respectivo subelemento e criada uma conta patrimonial que faça referência a essa natureza da despesa. Ela possui 5 colunas: 1- VPD/ATIVO/PL Nessa coluna estão as contas de variação patrimonial diminutiva, contas de Ativo e contas de PL que a depender do tipo de fato contábil ocorrido ela vai buscar a conta respectiva. Exemplo: despesa com consultoria, natureza da despesa 339035, esse fato contábil é uma VPD então o sistema irá na conta de VPD. Se for compra de equipamento, Página 4 de 24
natureza da despesa 449052, para a ciência contábil isso é um fato permutativo, portanto não é despesa e sim incorporação de ativo, então o lançamento contábil será feito na conta de Ativo respectiva. 2- PASSIVO NÃO FINANCEIRO Nessa coluna estão representadas as contas de passivo não financeiro relacionadas a natureza da despesa selecionada. O Passivo Não Financeiro é para as obrigações que ainda não passaram pela execução orçamentária, não foram empenhadas. Atributo (P) 3- PASSIVO FINANCEIRO Nessa coluna estão representadas as contas de Passivo Financeiro relacionadas à natureza da despesa selecionada. O Passivo Financeiro é para as obrigações que já passaram pela execução orçamentária, foram empenhadas. Atributo (F); 4- VPA DE TRANSFERÊNCIA Nessa coluna estão as contas de VPA de Transferência que não passam pela execução do orçamento, são independentes da execução orçamentária. Essa conta está relacionada com a Aquisição Centralizada, quando há incorporação na unidade centralizadora. 5- VPD DE TRANSFERÊNCIA - Nessa coluna estão às contas de VPD de Transferência que não passam pela execução do orçamento, são independentes da execução orçamentária. Essa conta está relacionada com a Aquisição Centralizada, quando há desincorporação na unidade executora, para incorporação na centralizadora. O setor responsável pelo registro na Tabela Associativa é a DICOP/GERAC; O usuário responsável pela operação é o técnico da DICOP/GERAC; A funcionalidade poderá ser executada a qualquer momento, em que haja a necessidade de manutenção cadastral dos parâmetros utilizados para o registro e contabilização do RPC; A TABELA ASSOCIATIVA NO FIPLAN: INCLUSÃO Procedimentos: 1. Selecionar a opção TABELAS/TABELAS CONTÁBEIS/TABELA ASSOCIATIVA/RECONHECIMENTO PASSIVO no Menu Principal, conforme apresentado abaixo, clicando na opção INCLUIR: Página 5 de 24
2. Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) NATUREZA DA DESPESA indicar o código da natureza da despesa ou pesquisar o código da natureza da despesa desejado; b) CÓDIGO DO SUBELEMENTO DE DESPESA indicar o código do subelemento de despesa ou pesquisar c) CONTA DE VPD/ATIVO/PL indicar o numero da conta de VPD/Ativo/PL relacionado à Natureza da Despesa. Página 6 de 24
d) CONTA DE PASSIVO NÃO FINANCEIRO indicar o número da conta do Passivo Não Financeiro relacionado à Natureza da Despesa. e) CONTA DE PASSIVO FINANCEIRO indicar o número da conta do Passivo Financeiro relacionado à Natureza da Despesa. f) CONTA DE VPD DE TRANSFERÊNCIA (IEO) indicar o numero da conta de VPD de Transferência relacionado à Natureza da Despesa. Este campo só deverá ser preenchido quando o elemento de despesa tiver indicativo de aquisição centralizada igual a sim. g) CONTA DE VPA DE TRANSFERÊNCIA (IEO) indicar o numero da conta de VPA de Transferência relacionado à Natureza da Despesa. Este campo só deverá ser preenchido quando o elemento de despesa tiver indicativo de aquisição centralizada igual a sim. 3. Após a inclusão dos dados, clicar no Botão INCLUIR e, caso não haja nenhuma irregularidade nos dados indicados, clicar no Botão CONFIRMAR para que a operação seja realizada. A TABELA ASSOCIATIVA NO FIPLAN: ALTERAÇÃO Procedimentos: 1. Selecionar a opção TABELAS/TABELAS CONTÁBEIS/TABELA ASSOCIATIVA/RECONHECIMENTO PASSIVO no Menu Principal, conforme apresentado abaixo, clicando na opção ALTERAR: Página 7 de 24
2. Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) NATUREZA DA DESPESA indicar o código da natureza da despesa ou pesquisar o código da natureza da despesa desejada; b) CÓDIGO DO SUBELEMENTO DE DESPESA indicar o código do subelemento de despesa ou pesquisar o código do subelemento da despesa; As informações anteriormente digitadas vão aparecer na tela devendo-se proceder a alteração necessária. Página 8 de 24
A TABELA ASSOCIATIVA NO FIPLAN: CONSULTA 1. Selecionar a opção TABELAS/TABELAS CONTÁBEIS/TABELA ASSOCIATIVA/RECONHECIMENTO PASSIVO no Menu Principal, conforme apresentado abaixo, clicando na opção CONSULTAR: 2. Após a inclusão dos filtros para realização da pesquisa, clicar no Botão CONSULTAR para que seja exibido o registro ou relação de registros para a seleção do parâmetro Página 9 de 24
desejado, clicar em exibir DETALHES, ou IMPRIMIR LISTA ou EXPORTAR (para Excel ou PDF). 2 - CONSULTA AO ELEMENTO E SUBELEMENTO Antes de iniciar a inclusão do RPC, sugere-se fazer consulta ao ELEMENTO E SUBELEMENTO. Essa consulta possibilita verificar os indicativos que estão relacionados ao RPC. INFORMAÇÕES RELACIONADAS AO RPC NO ELEMENTO: Página 10 de 24
o INDICATIVO DE ELEMENTO PATRIMONIAL Os elementos com esta marcação são apenas despesas orçamentárias e quando da sua aquisição irão ser incorporados ao Ativo do ente; o INDICATIVO DE REGISTRO DE PASSIVO POR COMPETÊNCIA (RPC) - Os elementos com esta marcação obrigatoriamente devem ter RPC; Observar se algum dos subelementos correspondentes são exceção a essa regra; o INDICATIVO DE CONTROLE DE AQUISIÇÃO CENTRALIZADO Para aquisições que serão incorporadas na UG Centralizadora; INFORMAÇÕES RELACIONADAS AO RPC NO SUBELEMENTO: o INDICATIVO DE DESPESA ANTECIPADA são subelementos que só poderão ser usados no registro da Despesa Antecipada; o INDICATIVO DE ADIANTAMENTO Os subelementos com indicativo de adiantamento não passam pelo RPC; 3 RECONHECIMENTO DO PASSIVO POR COMPETÊNCIA Página 11 de 24
3.1 Definição e Finalidade O RPC não é uma invenção, apesar de hoje sermos o único Estado que tem essa funcionalidade. O RPC surge da necessidade de atender ao princípio da competência e oportunidade. Os fatos contábeis devem ser registrados no momento em que ocorrem. Registro e reconhecimento do passivo independente da existência ou não do orçamento e do empenho. A utilização do RPC visa: Adequar a Contabilidade do Estado às NBCASP; Aperfeiçoar os registros contábeis para subsidiar a gestão do Fluxo de Caixa; Aumentar a transparência sobre as obrigações do Estado, com conseqüente controle social; Otimizar a gestão das obrigações do Estado. 3.2 BENEFÍCIOS: E o que se ganha com isso? Melhorar a gestão do fluxo de caixa em função do registro de previsão de saída de recursos dissociado da execução orçamentária; Evidenciar obrigações patrimoniais sem empenho por falta de suporte orçamentário e/ou programação financeira; Registrar tempestivamente as obrigações patrimoniais com base no Fato Gerador; Gerar relatórios de despesa por mês de competência; Registrar os pagamentos realizados antecipadamente e gerar a sua apropriação automática a cada mês; Possibilitar a adequação dos procedimentos para atender as empresas estatais dependentes; 3.3 ABRANGÊNCIA: Funcionalidade que tem como objetivo possibilitar o registro de fatos contábeis em observância ao regime de competência no reconhecimento dos elementos Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido e Despesa. Nem todas as despesas irão ser registradas pelo RPC. Exceções para NÃO utilização da funcionalidade: Página 12 de 24
As demais naturezas de despesas têm indicativo de RPC. E a utilização da funcionalidade é obrigatória. 3.4 TIPOS: O Registro do Passivo por Competência pode ser de três formas: 1. Apropriação da Despesa por Competência; 2. Despesa Paga Antecipadamente; 3. Provisão. 3.4.1 Apropriação da Despesa por Competência tem como objetivo a apropriação das despesas efetivas, ou seja, aquelas despesas que alteram a situação líquida patrimonial, também conhecida, como Variações Patrimoniais Diminutivas VPD. Sabese que nem todas as despesas orçamentárias são despesas para a Ciência Contábil. A separação do mundo orçamentário do mundo patrimonial objetiva fazer essas distinções. A regra geral da Apropriação da Despesa por Competência é fazer o seguinte lançamento contábil quando da apropriação da despesa: À exceção a essa regra é: o registro das despesas com Obras e Instalações. Sabe-se que é uma despesa apenas orçamentária e não uma VPD. Justifica-se a inclusão, pois se refere à prestação de serviços que mesmo sem documentação ele pode ser apropriada de forma estimada. Apesar da despesa com Obras e Instalações ser apropriada nesse campo o lançamento contábil difere do anterior, como não é uma VPD, e sim apenas despesa orçamentária quando do registro do fato o lançamento contábil será: Página 13 de 24
As despesas de Exercícios Anteriores que apresentam duas situações: 1) Se o elemento original da despesa tiver indicativo de elemento patrimonial, o lançamento contábil será: 2) Se o elemento original representar uma despesa efetiva, será feito um ajuste no Patrimônio Líquido: 3.4.2 Despesa Paga Antecipadamente Segundo o Manual de Contabilidade, representam pagamentos antecipados, cujos benefícios ou prestação de serviços ocorrerão em momento posterior. Despesa paga Antecipadamente não é uma DESPESA, é um DIREITO que deve ser registrado no ATIVO Essas despesas quando do reconhecimento irá gerar o seguinte lançamento contábil: 3.4.2 Provisão ocorre quando a despesa é provável, mas ainda não se tem o seu valor exato e a data correta do seu pagamento. Reconhecimento do Passivo por Competência - PROCEDIMENTOS Procedimentos Inclusão: 1.Selecionar a opção DOCUMENTOS/OUTROS DOCUMENTOS/RECONHECIMENTO DO PASSIVO POR COMPETÊNCIA (RPC) no Menu Principal, conforme apresentado abaixo clicando na opção INCLUIR: Página 14 de 24
Página 15 de 24
2) Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) UNIDADE GESTORA indicar a Unidade Gestora a qual o usuário está lotado ou outra UG a qual o usuário tenha permissão para registrar. b) TIPO DE DOCUMENTO indicar o tipo de documento da despesa conforme segue: (a) Apropriação de Despesa por Competência (b) Despesa Paga Antecipadamente (c) Provisão SE APROPRIAÇÃO DE DESPESA POR COMPETÊNCIA Página 16 de 24
3) Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) NATUREZA DA DESPESA indicar o código da natureza da despesa ou pesquisar o código da natureza da despesa desejada. Após a indicação do código, selecionar os subelementos apresentados na tela conforme abaixo: b) MÊS DE COMPETÊNCIA indicar o mês correspondente à competência da despesa c) ANO DE COMPETÊNCIA indicar o ano correspondente à competência da despesa d) CREDOR indicar o Credor relativo à despesa realizada. Após a indicação do código, será apresentado o campo para selecionar os documentos hábeis relativos à despesa. e) REGISTRO DO DOCUMENTO HÁBIL selecionar os documentos geradores da despesa a serem registrados contabilmente como Apropriação de Despesa por Competência, apresentados na tela abaixo. Página 17 de 24
f) VALOR preenchido automaticamente pelo sistema com o somatório do valor dos documentos hábeis selecionados no item anterior. Caso não exista documento hábil o valor deve ser preenchido manualmente. g) HISTÓRICO indicar a que ser refere a apropriação da despesa a ser contabilizada. h) DATA DO DOCUMENTO preenchido pelo sistema com a data da inclusão do registro, podendo ser alterado pelo usuário, caso ele tenha perfil para cadastramento de data retroativa ou futura. 4) Após a inclusão dos dados, clicar no Botão INCLUIR e, caso não haja nenhuma irregularidade nos dados indicados, clicar no Botão CONFIRMAR para que a operação seja realizada. DESPESA PAGA ANTECIPADAMENTE Página 18 de 24
1) Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) NATUREZA DA DESPESA indicar o código da natureza da despesa ou pesquisar o código da natureza da despesa desejada. Após a indicação do código, selecionar os subelementos apresentados na tela conforme abaixo: Página 19 de 24
b) PERÍODO indicar o período correspondente à competência da despesa paga antecipadamente c) CREDOR indicar o Credor relativo à despesa realizada. d) REGISTRO DO DOCUMENTO HÁBIL selecionar os documentos geradores da despesa a serem registrados contabilmente como Despesas Pagas Antecipadamente, apresentados na tela abaixo. e) VALOR preenchido pelo sistema com o somatório do valor dos documentos hábeis selecionados no item anterior. f) HISTÓRICO indicar a que ser refere à despesa paga antecipadamente a ser contabilizada. g) DATA DO DOCUMENTO preenchido pelo sistema com a data da inclusão do registro, podendo ser alterado pelo usuário, caso ele tenha perfil para cadastramento de data retroativa ou futura. 2) Após a inclusão dos dados, clicar no Botão INCLUIR e, caso não haja nenhuma irregularidade nos dados indicados, clicar no Botão CONFIRMAR para que a operação seja realizada. PROVISÃO Página 20 de 24
3) Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) NATUREZA DA DESPESA indicar o código da natureza da despesa ou pesquisar o código da natureza da despesa desejada; b) EXERCÍCIO DA PROVISÃO indicar o exercício correspondente à competência da provisão c) CÓDIGO DO CREDOR indicar o Credor relativo à despesa realizada. d) VALOR preenchido pelo sistema com o somatório do valor dos documentos hábeis selecionados no item anterior. e) HISTÓRICO indicar a que ser refere a apropriação da despesa a ser contabilizada. f) DATA DO DOCUMENTO preenchido pelo sistema com a data da inclusão do registro. 4) Após a inclusão dos dados, clicar no Botão INCLUIR e, caso não haja nenhuma irregularidade nos dados indicados, clicar no Botão CONFIRMAR para que a operação seja realizada. Procedimentos Estorno: 1) Selecionar a opção DOCUMENTOS/OUTROS DOCUMENTOS/RECONHECIMENTO DO PASSIVO POR COMPETÊNCIA no Menu Principal, conforme apresentado abaixo, clicando na opção ESTORNAR Página 21 de 24
2) Ao ser apresentado a tela acima preencher os seguintes campos: a) UNIDADE GESTORA indicar a Unidade Gestora a qual o usuário está lotado ou outra UG a qual o usuário tenha permissão para registrar. b) Nº DO RPC indicar o numero do Reconhecimento do Passivo por Competência RPC a ser apresentado. Caso não disponha do número selecioná-lo após efetuar a pesquisa, devendo ser apresentado os dados do RPC a ser estornado, conforme tela abaixo: Página 22 de 24
c) DATA DO ESTORNO preenchido pelo sistema com a data da inclusão do registro, podendo ser alterado pelo usuário, caso ele tenha perfil para cadastramento de data retroativa ou futura. d) HISTÓRICO DO ESTORNO indicar o motivo da efetivação do estorno. 3) Após a inclusão dos dados, clicar no Botão ESTORNAR e, caso não haja nenhuma irregularidade nos dados indicados, clicar no Botão CONFIRMAR para que a operação seja realizada. Procedimentos Consulta: 1) Selecionar a opção DOCUMENTOS/OUTROS DOCUMENTOS/RECONHECIMENTO DO PASSIVO POR COMPETÊNCIA no Menu Principal, conforme apresentado abaixo clicando na opção CONSULTAR. Página 23 de 24
2) Após a inclusão dos filtros para realização da pesquisa, clicar no Botão CONSULTAR para que seja exibido o registro ou relação de registros para a seleção do parâmetro desejado, clicar em exibir DETALHES, ou IMPRIMIR LISTA ou EXPORTAR (para Excel ou PDF). Página 24 de 24