Guia para implantação de um sistema ERP
Índice Introdução Guia de boas práticas Ter um servidor Ter uma política de acesso já definida Ter uma política de backup Ter o sistema operacional atualizado e licenciado O fornecedor e a implantação 2
Introdução Hoje, shoppings entendem que a adoção e incorporação da tecnologia é a tendência forte para os negócios do futuro. Nesse sentido, a gestão da informação é um ponto central. Um trabalho integrado permite transformar as informações coletadas em gráficos e compilados, para que os gestores sejam capazes de elaborar estratégias mais acertadas. Tudo isso passa pela adoção de um software ERP. Existem dois cenários possíveis: ou o shopping está implantando um software pela primeira vez, ou está mudando de sistema. No primeiro caso, a implantação é mais simples, uma vez que a estrutura será construída do zero. Já em casos de migração de sistemas, podem existir alguns obstáculos, especialmente quando a estrutura anterior é muito diferente. Isso pode acontecer, por exemplo, na migração de um sistema web para um sistema desktop. Em todos os casos, uma boa preparação e cuidados pontuais podem facilitar o trabalho da TI e evitar uma série de problemas futuros. Listamos, neste material, alguns pontos que merecem atenção especial ao implantar um software de gerenciamento em shoppings. Boa leitura! 3
Guia de boas práticas 1. Ter um servidor Em softwares com estrutura desktop, é muito importante que o sistema esteja instalado em um servidor, para então ser distribuído entre os usuários. Usar a máquina de um usuário como servidor improvisado aumenta muito as chances de que o sistema se torne indisponível, já que um computador em uso pode apresentar problemas com frequência. 2. Ter uma política de backup Perder informações é certamente uma das consequências mais graves de uma implantação mal planejada. Por isso, ter uma política de backup é outro ponto fundamental. Um eventual problema no servidor ou a necessidade de espelhar ou evoluir o sistema são tarefas muito mais simples e seguras quando a empresa possui uma política consistente de backup das informações. Como o software pode ajudar? Além da política de backup da empresa, é desejável que o software contratado possua algumas funções que colaboram para evitar que a informação processada na plataforma se perca. 4
Log de alterações Em áreas sensíveis da gestão, como contratos e cadastros de lojas, é essencial que a plataforma conte com um log de alterações. As versões anteriores a edições permanecem armazenadas, evitando a perda acidental de informações importantes. Aprovação de alçada Da mesma forma, decisões importantes como as do setor de contas a pagar e negociações com os lojistas, é interessante que o sistema tenha um mecanismo para aprovação de alçada. Assim, é possível submeter as alterações feitas por usuários à aprovação de um superior antes de efetivá-las no sistema. 3. Ter uma política de acesso definida Mesmo com o suporte para implantação prestado pela desenvolvedora do software, o ideal é que o shopping conte com uma política de segurança de acesso previamente definida. Isso significa esquematizar, ao início do processo, os níveis de acesso de cada usuário: se poderão editar ou apenas visualizar uma certa área; a quais módulos terão acesso, como contas a pagar ou auditoria. Sendo assim, os níveis de acessos já existentes podem apenas ser traduzidos para o programa, evitando problemas futuros. Costumamos orientar nossos clientes a manter a gestão do acesso sob responsabilidade exclusiva da equipe de TI. A centralização ajuda a garantir que o planejamento de acessos inicial seja seguido adequadamente. 65
Como o software pode ajudar? Cadastro de usuários Uma facilidade que o software pode oferecer é a integração ao cadastro de usuários que a empresa já possui em seu sistema operacional. Isso reduz a quantidade de trabalho e as possibilidades de erro, além de alinhar o software às políticas de segurança já existentes. Níveis de controle A personalização dos níveis de acesso também é uma ferramenta interessante. Isso significa que a TI poderá definir regras de acesso para grupos específicos. Por exemplo, a equipe responsável pela gestão do acesso pode determinar que os funcionários de Contas a Pagar não possam visualizar a área de Contas a Receber. Da mesma forma, definem-se quais menus e funções serão somente leitura para o grupo. Ao mesmo tempo, é interessante ter a possibilidade de um controle individual, por usuários. Assim, a equipe pode definir se um usuário específico pode ou não realizar baixas de títulos, visualizar vendas já concluídas ou alterar lançamentos, por exemplo. 4. Ter o sistema operacional atualizado e licenciado Vale a pena reforçar a importância de prevenir invasões e roubo de informações antes de implementar uma gestão digital. Para isso, um passo importante é manter atualizados e devidamente licenciados os sistemas operacionais e ferramentas da empresa. Da mesma forma, um bom sistema antivirus ajuda a barrar a ação de hackers. A Group Software é parceira Microsoft, o que proporciona maior facilidade tanto em entender melhor e mais rápido o funcionamento do software quanto em melhor integrá-lo com as políticas de segurança do shopping. Aqui, você pode saber mais sobre a nossa linguagem de programação. 6
O fornecedor e a implantação A qualidade do produto contratado é um aspecto importante, mas que é complementado por uma implantação bem construída e com atenção a detalhes. Nesse sentido, o acompanhamento fornecido pela desenvolvedora do software tem impacto fundamental. Isso porque é essa experiência e conhecimento que irão garantir que as operações do shopping não fiquem prejudicadas durante a implantação. Prioridades exclusivas Condições contratuais de lojistas variam de shopping para shopping. Com isso, alteramse as prioridades. Um profissional dedicado à implantação pode alinhar, junto ao cliente, quais são os pontos críticos. Assim, etapas críticas são resolvidas primeiro. Normalmente, o mais importante é que a empresa possa gerar boletos em tempo hábil. É comum que shoppings tenham um grande volume de contratos, alguns deles, com negociações específicas. Enquanto lojas menores são cobradas a partir de um contrato de aluguel padrão, alguns empreendimentos-chave para o mix podem ser cobrados com base em um percentual de faturamento, ou receberem descontos no condomínio, por exemplo. Nesses casos, a assistência pessoal para implantação é capaz de oferecer um auxílio direcionado. O objetivo é automatizar todas essas etapas para que o ciclo de faturamento seja completado com sucesso. 7
Treinamento eficiente Embora o software de gestão simplifique o trabalho da equipe, alguns processos podem ser um pouco mais complicados do que parecem. Não há dúvidas de que um treinamento é mais eficiente quando é feito presencialmente. A figura do profissional é capaz de sanar dúvidas pontuais da equipe e garantir que todos os profissionais estejam perfeitamente alinhados com o sistema. Na prática, isso significa menos probabilidade de erros no futuro e mais rapidez na execução dos processos. Tempo livre para as demais demandas Por fim, esse apoio do profissional de implantação permite que a TI do shopping tenha tempo livre para cuidar de outras demandas. Com o acompanhamento de um profissional, a equipe é capaz de usar o sistema com autonomia. Isso reduz a necessidade de acionamento do suporte no futuro e permite que os processos sejam executados corretamente desde o primeiro mês de uso. 8
Sobre a Group Software No mercado há mais de 20 anos, a Group Software é uma empresa especializada no desenvolvimento de sistemas para gestão financeira, com foco em soluções para os mercados de condomínios, imobiliárias e shoppings. Com uma base de mais de 3.000 clientes ativos em todo o país, a empresa atua em mais de 250 cidades em todo o Brasil. A avançada tecnologia de suporte remoto, com grande foco em atendimento via Internet é um dos diferenciais que garantem a satisfação de 95% dos clientes. Acompanhe a Group Software nas redes sociais! Veja mais conteúdos como este no nosso blog. 7