Perguntas a fazer ao seu fornecedor

Transcrição

1 A ESCOLHA DE UMA PLATAFORMA DE ECM Perguntas a fazer ao seu fornecedor Guia para identificar o que o produto faz e como o faz

2 Parabéns por dar seus primeiros passos rumo a uma organização melhor, mais inteligente e mais ágil. É provável que um ou mais fornecedores de gestão de conteúdo empresarial (ECM) conseguirão atender aos requisitos funcionais que você definiu na sua solicitação de proposta (RFP). Este documento propõe uma série de perguntas que ajudarão a entender exatamente o que você está adquirindo e tomar uma decisão bem embasada. Analise o custo da solução de forma abrangente Esta compra é um compromisso de longo prazo não apenas em relação ao fornecedor, mas também aos produtos usados para criar a sua solução. Você precisa estar seguro de que a decisão tomada agora continuará a ser a melhor decisão no futuro. Para isso, é preciso assegurar que o custo total de propriedade (TCO) da solução esteja dentro das suas expectativas. As seguintes perguntas se concentram em três áreas que contribuem para o TCO: o custo para criar, o custo para manter e o custo para alterar sua solução. As informações oferecidas pelos fornecedores em relação a estas perguntas ajudarão na tomada da melhor decisão para a sua organização.

3 O custo para criar Custos iniciais Considere mais do que o preço do software cotado inicialmente. Cada fornecedor aborda modelos de licença, opções de assinatura e taxas de implementação de forma diferente. Tudo isso afeta o retorno sobre o investimento (ROI). Quais são os custos de implementação e como são calculados? Volume necessário de programação ou scripts personalizados Quanto mais programação personalizada a solução precisar, mais cara e complexa ela será no longo prazo. Minha solução precisará de código ou scripts personalizados? Em caso afirmativo, quais funcionalidades específicas do software precisam de programação ou script? Quem cria a documentação e ministra treinamento para isso? Vocês oferecem opções de licença diferentes, como licenças de usuários nomeados (dedicadas) ou licenças simultâneas (compartilhadas)? Quem é responsável por manter e dar suporte ao código personalizado? Qual dessas opções vocês consideram mais adequada para minha organização e por quê? Que nível de especialização minha equipe precisa para oferecer suporte para esse código? Vocês oferecem opção de assinatura ou aluguel do software, assim como o suporte correspondente? Como o código personalizado é tratado durante upgrades? 3

4 O custo para manter Custos de manutenção Suporte técnico oferecido pelo fornecedor Se o software for comprado, você será responsável pelos custos da manutenção contínua. Entenda bem quais benefícios você receberá em contrapartida. Qual é o preço da manutenção exigida e quais são os benefícios de pagar por manutenção? Embora todos os fornecedores ofereçam suporte técnico, a qualidade, a especialização e a agilidade variam muito. O que o suporte técnico cobre e o que não cobre? Especificamente, o que está incluído na manutenção? Haverá uma equipe de suporte técnico dedicada a nós? Que porcentagem dos seus clientes atuais renova os serviços de manutenção anualmente? Que suporte receberemos durante os upgrades? Vocês têm referências de clientes relativas ao seu suporte técnico? 4

5 O custo para manter (continuação) Nível de especialização necessário na sua equipe Ambientes de teste e desenvolvimento Toda solução precisa de recursos internos, mas a qualificação necessária pode variar radicalmente dependendo do desenho do produto. Que nível de especialização precisaremos ter na nossa equipe para manter a solução? Vocês precisarão de ambientes além dos de produção para testar upgrades, experimentar novas funcionalidades e diagnosticar problemas técnicos. Licenças adicionais ou duplicadas para ambientes de teste e desenvolvimento são cobradas? Há taxas de suporte e manutenção para os ambientes de teste e desenvolvimento? Que nível de controle teremos sobre nossa solução? Podemos alterar a solução nós mesmos? Software de terceiros necessário para proteger, criptografar e manter seus dados em segurança Nem todo software tem a capacidade nativa de proteger seus dados adequadamente. Teremos que adquirir ou instalar software adicional para proteger e criptografar nossas informações? 5

6 O custo para alterar Custos de upgrade Número de produtos diferentes para construir a solução Para garantir os recursos mais atualizados, manter a compatibilidade com o seu ambiente de TI e manter suas informações protegidas, você precisará implantar os upgrades do sistema. Precisaremos pagar por upgrades? Em caso afirmativo, por quê? Alguns fornecedores constroem soluções usando vários produtos adquiridos. Com frequência, esses produtos têm infraestruturas de servidor específicas e ciclos de lançamento diferentes, além de exigirem programação personalizada para a transferência de dados. Isso afeta diretamente o processo de upgrade. Quantos produtos diferentes compõem a solução proposta? Eventualmente, fornecedores reescrevem ou mudam totalmente a arquitetura do software entre uma versão e outra. Quando isso ocorre, o upgrade para a nova versão exige uma nova implantação e instalação, bem como a migração dos dados. Quantas vezes no passado vocês tiveram upgrades que exigiram uma nova implantação? Cada um desses produtos tem requisitos de implantação diferentes? Quanto código personalizado será necessário para transferir dados entre esses aplicativos? Quais são as expectativas relativas a upgrades no futuro? Há planos de redesenhar a arquitetura deste produto? Todos esses produtos têm o mesmo ciclo de lançamento? Podemos reduzir os riscos durante o processo de upgrade executando duas versões simultâneas do software, por exemplo, fazendo upgrade em um departamento de cada vez? 6

7 O custo para alterar (continuação) Ciclo de vida de inovação e desenvolvimento A tecnologia evolui continuamente. Você deve estar seguro de que os produtos adquiridos acompanharão os avanços do setor e as inovações tecnológicas e se manterão compatíveis com novos sistemas operacionais, navegadores e dispositivos. Qual é o intervalo entre novas versões do seu produto? Capacidade de expansão para mais usuários e departamentos Conforme sua organização cresce e muda, sua solução também precisa ser capaz de crescer. Quão fácil é adicionar novos usuários, sob o aspecto de licenças tanto quanto de administração? Vocês têm exemplos de aprimoramentos ou inovações recentes, como nuvem, gestão de casos, mobilidade, sincronização e compartilhamento de arquivos e integrações? Quais são os limites máximos de uso e de usuários conectados ao sistema? Minhas sugestões serão consideradas no plano de lançamento do produto? Vocês têm exemplos da incorporação de sugestões de clientes em novas versões? 7

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