APOSTILA DE ESTUDO ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA Marcelo Cauduro de Castro - Mestre mccastro@terra.com.br MINI CURRÍCULO: Marcelo Cauduro de Castro é Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Federal de Santa Catarina, especialista em Finanças Empresariais pela Fundação Getulio Vargas com complemento na UCI, Administrador de Empresas e Contador pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul. Sua experiência profissional inclui 13 anos em bancos estrangeiros como gerente, diretor e consultor de empresas, conveniado da FGV em Blumenau e Itajaí por sete anos e atualmente sócio gerente da PowerSelf Desenvolvimento Pessoal e Power Training Consultoria e Treinamento Empresarial. Atua como docente em diversos cursos na área de finanças e contábil.
2 - ADMINISTRAÇÃO DO ATIVO CIRCULANTE Introdução Os ativos circulantes (AC), contabilmente chamados de capital de giro ou capital circulante, representam a parcela de investimento que circula de uma forma à outra, durante a condução normal dos negócios. Essa idéia compreende a transição periódica de caixa para estoques, destes para duplicatas a receber de volta para caixa que compões o ciclo operacional de empresa. Caixa Estoque Duplicatas a Receber Caixa Estas três contas têm uma representatividade expressiva do Ativo Circulante. Conforme Gitman, Lawrense, nas empresas médias americanas, duplicatas a receber e estoques representam 37 e 42% respectivamente do ativo circulante. Este capítulo aborda com detalhes a administração destas contas, visando o equilíbrio financeiro das empresas. Características do ativo circulante Vida curta os ativos que compõe o capital de giro tem tempo de vida inferior a 360 dias. A grande sacada esta em saber quanto tempo gira cada um destes ativos. Facilidade em transformação em dinheiro os componentes do capital de giro tem alta liquidez. Falta de sincronia o nível de investimento em capital de giro é afetado pelo volume de vendas, políticas de produção e políticas de cobrança. ADMINISTRAÇÃO DE CAIXA Caixa e títulos negociáveis são os ativos mais líquidos de uma empresa. Caixa é a moeda corrente. Títulos negociáveis são aplicações financeiras de curto prazo, ou seja, fundos e outras operações junto ao mercado financeiro com liquidez imediata. Juntos caixa e títulos negociáveis são os recursos para cobrir os pagamentos de obrigações nos vencimentos. Elas devem determinar os saldos apropriados para que a empresa não corra o risco da insolvência. A determinação do saldo adequado de caixa pode ser feita através de cálculos usando os modelos de Baumol e de Miller-Orr. No entanto, estes modelos são bastante complexos e sem praticidade no estudo proposto. Os saldos de caixa são influenciados pelo volume de vendas e de produção, bem como pelos procedimentos adotados para a cobrança de duplicatas a receber e os pagamentos das duplicatas a pagar. A análise e a gestão eficiente do ciclo
operacional e de caixa da empresa conseguem definir um nível de investimento em caixa que contribuirá para a maximização do valor das ações da empresa. Ciclo Operacional (CO) O período de tempo que vai do ponto que a empresa adquire a matéria-prima, até o ponto que recebe o dinheiro pela venda do produto acabado resultante. O ciclo é composto pela soma de dois componentes: a idade média dos estoques (IME) e o prazo médio de recebimento das vendas (PMR). CO = IME + PMR Caixa Operacional = Idade Média dos Estoques + Prazo Médio de Recebimento Ciclo de caixa (CC) É de tempo médio que os insumos da empresa estão comprometidos entre o pagamento dos insumos e o recebimento pela venda do produto acabado feita com aqueles insumos. É calculado como o número de dias do ciclo operacional menos o prazo médio de pagamento dos insumos de produção (PMP). Também é conhecido como ciclo financeiro. CC = CO PMP ou IME + PMR PMP Ciclo de Caixa = Idade Média dos Estoques + Prazo Médio de Recebimento Prazo Médio de Pagamentos Giro de caixa Refere-se ao número de vezes por ano em que o caixa da empresa realmente se reveza. GC = 360 / CC Aspectos relativos a Administração do ciclo de caixa De uma forma geral, as empresas tem um ciclo de caixa positivo, ou seja, necessitam de financiamentos não espontâneos, como empréstimos bancários, pois o ciclo de caixa é a diferença entre o número de dias em que os recursos ficam comprometidos no ciclo operacional e o número médio de dias em que a empresa pode se utilizar às fontes espontâneas de financiamento, até que os pagamentos sejam efetuados. O Administrador Financeiro deverá minimizar os efeitos do ciclo de caixa positivo, sem comprometer as vendas ou o crédito da empresa. As estratégicas básicas empregadas pelas empresas são as seguintes: Girar estoques tão rápido quanto possível, evitando a falta de estoques, que poderia resultar na perda de vendas. Cobrar duplicatas a receber o mais cedo possível, sem que isso motive perdas futuras de venda. Descontos financeiros que sejam economicamente justificáveis poderiam ser usados para atingir esse objetivo. Retardar o pagamento de duplicatas a pagar tanto quanto possível, sem prejudicar o conceito de crédito da empresa. De uma forma geral as empresas utilizam mais de uma estratégia visando reduzir sua dependência de financiamentos.
ADMINISTRAÇÃO DO CONTAS A RECEBER No mercado competitivo, conservar clientes tem um custo muito menor do que abrir clientes novos. Por esse motivo, é fundamental para as empresas manter seus clientes satisfeitos. Sob o ponto de vista financeiro, uma das medidas que aumentam o grau de satisfação de um cliente é a concessão de prazos para o pagamento de suas compras. Além de manter os atuais clientes satisfeitos, a concessão de prazo para pagamento atrai clientes que talvez não efetuassem a compra se a condição de pagamento fosse somente à vista. Conceder prazos nada mais é do que conceder crédito a um cliente. O resultado disto é as duplicatas a receber (contas a receber ou clientes em aberto). Apesar de aumentar o faturamento, as vendas a prazo trazem uma série de custos associados, especialmente financeiros; custos esses que aumentam na medida em que aumenta o volume de duplicatas a receber e o risco de inadimplência. O Administrador financeiro controla as duplicatas a receber ao se envolver no estabelecimento da política de crédito e na política de cobrança. POLÍTICA DE CRÉDITO Conceito de crédito Instrumento de política financeira a ser utilizada por uma empresa comercial ou industrial na venda a prazo de seus produtos, ou por instituições financeiras na concessão de empréstimos. Conceder crédito, numa empresa industrial ou comercial significa vender seus produtos, transferindo a posse deles mediante a promessa de pagamento futuro. Fundamentos da política de crédito A política de crédito da empresa fornece os elementos para a concessão de crédito a um cliente A política de crédito é uma das principais variáveis para o aumento das vendas, mantendo, todavia, uma rigorosa vigilância sobre os riscos de inadimplência do cliente. Esse risco por sua vez, vai determinar o período médio de recebimento e as perdas a serem incorridas. Ao vender a crédito, a empresa deve cobrar um custo financeiro a ser incorporado ao preço, de forma a manter pelo menos constante o poder de compra do valor a ser recebido no futuro. Como política financeira, muitas empresas agregam taxas de juros extremamente altas de forma a tornar as vendas a prazo, mais rentáveis do que as vendas à vista. A definição de uma política de crédito deve estar relacionada com as características operacionais da empresa o Empresa com capacidade ociosa de produção e com um custo variável de produção baixo, ou seja, margens de lucro maiores, podem
executar uma política de crédito mais liberal de forma a manter em níveis mais altos o contas a receber. Maior necessidade de financiamentos. o Empresa com capacidade de produção no limite ou perto dele e baixa rentabilidade, a estratégia para o crédito deve ser de restrição. Política de crédito mais liberal traz ganhos com aumento de vendas, lucros maiores com aumento de escala, maior saldo no contas a receber, mas, via de regra, perdas geradas por inadimplência dos clientes reduzindo a lucratividade ao invés de aumentá-la. Política de crédito mais rigorosa limita o risco nos mais confiáveis. Aspectos a considerar para a formatação de uma política de crédito: Vendas rejeitadas são transferidas a concorrência. É importante a segmentação dos clientes? Qual o nível de capitalização da empresa? Qual o prazo médio de vendas ideal para a empresa? Qual o grau de agressividade creditícia para facilitar a abertura de novos clientes? A empresa opera com estoques de pronta entrega ou sob encomenda? Existe pressão sobre os estoques e os custos fixos? Qual a política de preços, de descontos comerciais e de descontos financeiros? Qual é a política de concentração de risco por cliente? Quais os meios de cobrança a serem utilizados? Quem define e quanto custa às taxas de permanência, as taxas de juros de mora e como são cobrados? Qual o tratamento que recebem os títulos vencidos? Empresas concordatárias podem ser clientes? Padrões de crédito Os padrões de crédito de uma empresa definem os critérios mínimos para concessão de credito, estabelecendo as condições que o cliente precisa demonstrar para se qualificar ao crédito. Os principais fatores levados em consideração ao se estabelecerem padrões de crédito referem-se à probabilidade de atraso de pagamento e de inadimplência. Ao se estabelecer padrões o que se procura determinar é a qualidade do crédito do cliente. Embora seja um julgamento de certa forma subjetivo, existem técnicas de análise através de métodos quantitativos que auxiliam o gerente de crédito na definição de um padrão de crédito para um cliente. Os cinco C s do crédito Na avaliação qualitativa de crédito, o gerente normalmente se baseia nos chamados cinco Cs do crédito: Caráter - Indica a determinação do cliente honrar o compromisso. Este conceito é o mais importante, porque toda transação a crédito significa apenas uma promessa de pagamento. É fundamental reunir o máximo de informações
sobre sua cultura e hábitos, a maneira de viver. Falhas neste diagnóstico podem ser vitais no sucesso da operação Capacidade - Julgamento subjetivo da capacidade do cliente. Refere-se à habilidade do cliente arcar com o compromisso assumido. Atentar para como o sujeito administra suas finanças pessoais e toda a postura profissional no tangente ao cumprimento de suas obrigações. Capital - Medido pela posição financeira do cliente, conforme indicado nos demonstrativos financeiros no caso de pessoa jurídica ou obtidos a partir do cruzamento das informações obtidas na ficha de cadastro e declaração do imposto de renda, no caso de pessoa física. Colateral - Representa os ativos de propriedade dos clientes oferecidos como garantia da operação. Condição - Representa o impacto das condições micro e macroeconômicas ou de problemas externos específicos que possam afetar os negócios da empresa e conseqüentemente sua capacidade de honrar os compromissos assumidos. TENDO COMO BASE OS PADRÕES DE CRÉDITO, PODE-SE DEFINIR UM LIMITE DE CRÉDITO AO CLIENTE. Conceito de limite de crédito É um valor de crédito definido pela área financeira da empresa. Geralmente, dentro deste valor, a empresa pode comprar ou tomar recursos com mais agilidade e sem novas aprovações pelas diretorias. Este limite é renovado (usual é semestral), com o objetivo de adequar o crédito para a nova situação do cliente e dentro dos interesses da empresa. Processo para definição de um limite de crédito e principais funções da área de crédito: Todo o processo depende da política de crédito definida pela empresa. Pode ser simplificado ou complexo. Os passos apresentados a seguir caracterizam a forma de definir um limite de crédito para grandes organizações e em volumes expressivos de negócios. Igualmente esta sendo tratado como uma nova operação entre empresas. Visita ao cliente pela área comercial ou representante; Encaminhamento para área de crédito da proposta de negócio; Solicitação dos seguintes documentos ao futuro cliente: o Ficha cadastral pessoa jurídica preenchida e assinada o Fichas cadastrais dos sócios preenchidas e assinadas juntamente com declaração do imposto de renda o Três últimos balanços e balancete atualizado o Contrato social e alterações contratuais o Procurações aos diretores (caso não sejam sócios) o Cópia do CNPJ o Relação de bens não onerados Ações imediatas da área de crédito
o Pesquisa pelo CNPJ junto aos órgãos de restrição (Serasa, SPC, SCI), no sentido de verificar a existência de protestos, ações, cheques em fundo, etc. o Contato com bancos e fornecedores indicados pelo cliente, buscando a qualidade como pagador, limites de créditos existentes, últimas operações, volumes trabalhados, conceitos e notas desabonatórias. o Análise dos balanços patrimoniais e de resultado No caso de instituições financeiras, o analista de crédito efetua a reestruturação dos balanços (dentro de um modelo especifico), procurando verificar todos os indicadores de liquidez e rentabilidade do cliente. Normalmente, antes do relatório final, o analista visita a empresa, procurando identificar o que os números apresentam e equacionar dúvidas junto ao gerente financeiro e/ou contador. O setor de crédito emite um minucioso relatório sobre todos os aspectos inerentes ao crédito. Níveis de alçada são definidos conforme cada organização, podendo ser a decisão individual ou através de comitês. A análise do processo decisório é algo bastante complexo, envolvendo o relatório apresentado, experiência anterior, interesses pelo cliente, analogias de todo o material existente e feeling. Assim é definido o limite de crédito, as condições de pagamentos, as garantias etc. Nos bancos ainda é definido o tipo de produto que o cliente pode operar. Semestralmente este limite é revisto dentro das exigências mercadológicas e obedecendo a política de crédito da empresa. POLÍTICA DE COBRANÇA Compreende os procedimentos adotados para a cobrança das duplicatas a receber. A eficiência desta política pode ser avaliada pelos índices de inadimplentes e incobráveis. Estes índices estão relacionados também com a política de crédito. Desta forma, é fundamental a correlação entre os setores de crédito e de cobrança. Em muitas empresas médias e pequenas, estas atividades são realizadas pelo mesmo profissional, visto a sinergia necessária para um bom desempenho destes setores. Nesta parte do estudo serão abordadas todas as etapas desde o faturamento até o recebimento dos recursos. Principais funções Conferir o relatório de faturamento com a geração do contas a receber do sistema da empresa (opcional). Verificar a forma de cobrança que será aplicada. o Escritural transferência mútua de arquivos, com todas as informações referentes à cobrança, via computador. o Comercial caracteriza-se pela emissão física da duplicata, as quais são emitidas através de borderôs para bancos ou terceiros, ou a cobrança é feita diretamente pela empresa, conhecida como em carteira. Encaminhar as duplicatas para a cobrança, junto aos bancos, representantes comerciais ou diretamente aos clientes, dependendo da forma acima.
Manter atualizadas as informações referentes a entradas e baixas de títulos, junto ao sistema de informática, fazendo o link com os canais de cobrança. Cobrar as duplicatas próprias e endossadas e os juros de mora e outras despesas quando o pagamento ocorrer com atraso. Efetuar prorrogações, cancelamentos, baixas e descontos nas cobranças. Calcular juros financeiros em caso de renegociação de dívida. Comandar as instruções de protestos. Manter cálculo atualizado de inadimplência. A nível diretivo ou gerencial (depende do porte da empresa), cabe definir todas as políticas macro relacionadas ao contas a receber, ficando a área operacional responsável pelas funções supracitadas. Controle e acompanhamento do contas a receber O monitoramento do contas a receber é fundamental para a boa saúde financeira de uma empresa. O acompanhamento deve ser constante de forma a detectar quaisquer variações negativas e permitir a tomada imediata de medidas corretivas. Existem duas formas básicas para o acompanhamento do contas a receber: Prazo médio de recebimento (PMR) - O prazo médio mede o tempo decorrido entre a venda e o recebimento do cliente. É calculado da seguinte forma: PMR = Contas a receber X 360 /Vendas Anuais Cronogramas (Ageing) do contas a receber - Através do ageing são classificadas as duplicatas a receber de acordo com os prazos de emissão e vencimento definidos, separando os títulos mais antigos e os mais recentes. A informação fornecida quando comparada com os termos de venda, fornece uma informação clara e de fácil leitura sobre o volume de títulos em atraso bem como os prazos de atraso. Os métodos acima podem apresentar algumas distorções, para empresas que apresentem vendas sazonais ou estejam em fase de crescimento (nesse caso somente o período médio de recebimento ficará distorcido). Aumentos observados nesses indicadores não significam necessariamente que se devam alterar as políticas de crédito, mas sim que análises adicionais devem ser realizadas. Fundamentos da cobrança: A empresa deveria conduzir seus negócios dentro da premissa que as vendas somente são concluídas quando ocorrer o seu recebimento; o Para alguns autores esta venda só finaliza quando expirar a garantia. Não se deve esperar passivamente o aviso de liquidação dos títulos; Com o controle diário do contas a receber é possível efetuar um trabalho preventivo, fazendo o rastreamento do título. Importantíssimo quando a cobrança é em carteira;
A cobrança deve ser conduzida com persistência, cortesia, firmeza e profissionalismo; Nunca colocar o cliente em situação de desconforto ou humilhação; Existindo títulos vencidos a empresa deveria seguir os seguintes passos: o Suspender o crédito e, por conseguinte novas entregas de mercadorias; o Abrir um processo de negociação com o intuito de manter a relação amigável; o Protestar os títulos após certo tempo e sem solução por parte do cliente o Execução de garantias o Pedido judicial de falência Principais objetivos das políticas de crédito e cobrança Para uma adequada administração do contas a receber, cabe ressaltar novamente que crédito e cobrança devem estar diretamente ligados. Após a implantação de uma política de crédito e a realização do processo de venda é gerado o contas a receber. Por sua vez, a informação da performance de pagamentos do cliente é um dos fatores que determina a renovação, aumento, redução ou cancelamento dos limites de crédito. Sendo assim, os principais objetivos das políticas de crédito e cobrança são os seguintes: Providenciar um giro rápido dos investimentos no contas a receber, pois isto gera lucro; Reduzir ao mínimo o risco de atraso de pagamentos por parte dos clientes; Minimizar o risco de inadimplência definitiva. Para atender estes objetivos há necessidade de atentar fortemente aos aspectos abordados em Fundamentos da cobrança e Processos para definição de uma política de crédito. Uma visão a refletir Incobráveis Sempre que a empresa vende a prazo, é quase certo que alguns clientes não pagarão o que devem. A maioria das empresas provavelmente prefere ter alguns clientes que não pagam suas contas. Para essas empresas, o nível de ótimo de incobráveis não é zero. Para não ter incobráveis, a empresa teria que analisar o crédito de seus clientes muito cuidadosamente, o que custa dinheiro além de eventualmente rejeitar clientes que viriam a pagar suas contas, mas que poderiam não ser aprovados em uma análise de crédito super rigorosa, desenhada para chegar a zero de incobráveis. Não lhes sendo permitido comprar a prazo, tais clientes certamente iriam comprar de concorrentes da empresa em questão, fazendo com que perdesse vendas. Contanto que o caixa recebido supere o custo da mercadoria vendida e os outros custos associados a serviço de determinado grupo de clientes é mais vantajoso para a empresa vender-lhes a prazo do que perder a venda. Uma empresa racional deveria preferir, vender a prazo a um grupo de clientes cuja probabilidade de pagamento seja alta, a não vender, mesmo que alguns clientes desse grupo não venham a pagar suas contas, gerando incobráveis para a empresa. Stickney & Weil
ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES Conceito de estoque: Os estoques são insumos ou produtos prontos, necessários para que a empresa possa produzir e vender com um mínimo de risco ou preocupação. Ao mesmo tempo, representam um dos itens mais significativos de investimento em ativo circulante de qualquer empresa. O Administrador financeiro atua como um vigia e consultor na questão dos estoques; não exerce controle direto, mas fornece diretrizes para o processo de administração dos mesmos. Tipos de estoques: Os três tipos básicos de estoques são apresentados a seguir: Matérias-primas - É constituído de todos os itens comprados de fornecedores e que são utilizados para a produção de produtos ou serviços produzidos pela empresa. Produtos em elaboração - Compreendem o estoque de todos os itens que estão sendo utilizados no processo produtivo. São na realidade produtos parcialmente acabados que estão em algum estágio intermediário da produção. Produtos Acabados - O estoque de produtos acabados compreende os produtos já terminados, mas ainda não vendidos. Funções do estoque - (por quais razões existem): A demanda pelos produtos da empresa nunca é perfeitamente conhecida O tempo consumido no processo produtivo A empresa constata ser mais econômico comprar grandes quantidades de matérias-primas Geralmente, é mais barato produzir grandes volumes a um regime constante, ao longo do tempo. Aspectos da administração do estoques: Da mesma forma que o contas a receber, existe uma relação direta e de interdependência entre as vendas e os estoques. No entanto, enquanto o contas a receber cresce após a venda, o nível de estoques cresce antes da venda ocorrer, fato gerador de uma diferença fundamental. Por isso, a administração dos estoques apresenta aspectos financeiros (necessidade de financiamento) que exigem um estreito relacionamento entre os setores da empresa que cuidam do estoque. O setor que cuida dos estoques sempre está voltado para a facilitação física de produção ou comercialização, enquanto a administração financeira se preocupa com o lucro, liquidez a aplicação de recursos. Como o estoque é investimento, uma das formas de reduzir as necessidades de caixa é através do aumento do giro dos estoques. Esse objetivo financeiro conflita várias vezes com a necessidade de manter estoques suficientes para
minimizar faltas e satisfazer as demandas da produção. Para tentar conciliar o objetivo aparentemente conflitante, a empresa precisa determinar o nível ótimo de estoques. Esta tarefa é bastante difícil uma vez que um erro na previsão de estoques pode acarretar perda de faturamento ou aumento dos custos financeiros necessários a cobrir a necessidade adicional de capital de giro (financiamentos). Objetivos de um programa de administração de estoques Imediato reduzir as necessidades de capital de giro associados ao atual nível de estoques Longo prazo desenvolver um conjunto de técnicas para facilitar a administração de estoques em bases sólidas e contínuas Nível de estoques e as áreas funcionais da empresa: A definição dos níveis de estoque que maximizem a relação lucro versus clientes satisfeitos, é na prática muito difícil de ser implementada, apesar das modernas técnicas quantitativas existentes. O conflito é baseado no fato das áreas funcionais da empresa procurarem por definição, objetivos mutuamente exclusivos. Área Funcional Financeira Marketing Produção Compras Objetivos Níveis de estoques mais baixos possíveis, pois visa um fluxo de caixa eficiente e investimento adequado neste ativo. Níveis de estoques elevados de produtos acabados, pois visa o atendimento imediato ao cliente. Níveis de estoques altos de matérias-primas, pois visa não atrasar a produção. Manter os níveis de estoque de matéria prima elevados para assegurar a produção. O aspecto de logística (ter o estoque na hora certa) também reflete no nível do estoque Técnicas para a administração de estoques No controle dos estoques, as empresas utilizam as técnicas e conceitos a seguir apresentados: Sistema ABC - Os estoques são classificados segundo seu valor aquisitivo, freqüência de uso, custo de faltar e prazo de reposição. Os itens com maiores notas nessa classificação, isto é, mais caros, mais utilizados, com maior prazo de entrega e cuja falta traria maiores custos à empresa, são classificados na categoria A, os de menor importância na categoria B e os demais na C. Com base nessa classificação, a empresa prioriza seus esforços de controle nos itens classificados como A. Para esses itens os controles devem ser extremamente rígidos, precisos e diários. Estatísticas demonstram que os itens classificados nesta categoria representam em torno de 20% do total dos itens do estoque e 80% em termos do valor do investimento. Modelo do Lote Econômico de Compra (LEC) Um dos instrumentos sofisticados mais comumente citados para determinar a quantidade ótima de compra que minimiza o custo total do estoque. Este modelo leva em conta vários custos operacionais e financeiros envolvidos, com o fim de
determinar a quantidade do pedido que minimiza os custos totais de estocagem. Estoque de Segurança - Uma das formas utilizadas pela maioria das empresas para evitar problemas de falta de estoque causados por atrasos de entrega, quando os custos de falta de estoque são elevados devidos à perda de vendas, problemas de produção e perdas de clientes (uma das premissas do modelo do lote econômico é que os estoques chegam a zero no momento em que o novo pedido é recebido), é a definição de estoques de segurança. Ponto de reencomenda (ressuprimento) - Definido o valor do lote econômico, é necessário agora determinar quando um pedido deverá ser feito. No modelo do lote econômico pressupõe-se que os pedidos serão entregues imediatamente assim que o nível de estoque chegar a zero. Na prática, o ponto de reencomenda precisa considerar o tempo de reposição necessário para emitir e receber um pedido. Sistema MRP (materials requirement planning) Sistema de administração de estoques que se utiliza dos conceitos do LEC e da informatização para comparar as necessidades de matérias-primas no processo de produção com os saldos disponíveis em estoque, e determinar quando os pedidos deverão ser efetuados para cada item da lista de insumos de um produto. Sistema just-in-time (JIT) Sistema de administração que minimiza o investimento em estoques através dos recebimentos dos insumos de produção no exato momento em que são requeridos na produção. Controle e acompanhamento de estoques: Manter estoques implica em assumir custos e riscos que variam com o volume de investimentos. Por isso é fundamental efetuar o monitoramento de estoques. Atualmente é imprescindível o uso da informática para estes controles. Diversos relatórios possibilitam este trabalho: Relatório de excesso de estoques produzidos e não vendidos, compra inadequada de matéria-prima, cancelamentos, problemas de qualidade, mercado, etc. Relatório de vendas perdidas falta de mercadoria, atrasos de produção, qualidade de produtos, etc. Relatório de materiais sem movimentação baixo giro, grade inadequada, fora de linha, preço, etc. Relatórios de saídas quantificadas e financeiras demonstram a valorização dos itens movimentados durante o período. Relatórios de giros de estoques fundamental para analisar a eficiência na gestão deste ativo. O giro indica o número de vezes em que tais recursos foram renovados em certo intervalo de tempo. Deve-se observar o mesmo período de tempo das vendas e dos saldos iniciais e finais dos estoques. Baixo giro representa investimentos ociosos. Estoque Médio = (Estoque Inicial +Estoque Final) / 2 Giro = Custo de Mercadoria Vendida / Estoque Médio Prazo Médio de Estocagem = 360 / Giro Prazo Médio de Estocagem = Estoque Médio X 360 / CMV Prazo médio de estocagem e Idade Médio dos Estoques tem o mesmo significado
Fatores de êxito na administração de estoques: O estoque de produtos não poderá e nem deverá conter todos os itens existentes, pois isto seria inviável financeiramente. O importante é atender a maioria da demanda. Estoque tem que dar apoio à equipe de vendas. Gerar alto nível de satisfação ao cliente. Estocar de forma inteligente comprar bem (custo, quantidade e periodicidade). Eficiente setor de logística. Monitorar os concorrentes e suas políticas de estocagem. Manter preços competitivos. Equipe de vendas interna e externa qualificada e motivada. Analise de todos estes processos para gerar aumento na eficácia e lucratividade. Conclusão do capítulo Foi estudada a importância das principais contas do ativo circulante e a busca de uma melhor administração destas contas visando o aumento da lucratividade. Caixa, Duplicatas a receber e Estoques são altamente significativos nos investimentos totais em ativos. O sucesso na administração destas contas é vital para a sobrevivência das empresas. Para finalizar este capítulo vale abordar a relação entre duplicatas a receber e estoques, demonstrando os impactos no lucro das empresas. O nível e a administração dos estoques e das duplicatas a receber estão intimamente relacionados. Geralmente, no caso de empresas industriais, quando um item é vendido, passa-se do estoque para duplicatas a receber e, finalmente, para caixa. Por isso é fundamental administrar estas contas simultaneamente. Exemplo Uma fabricante de tubos de PVC, estimam que o custo anual de manter $1 de mercadoria em estoque por um período de um ano é $ 0,25, ao passo que o custo anual de manter $1 em duplicatas a receber é $ 0,15. A empresa atualmente mantém estoques médios de $ 300 mil e investimento em duplicatas a receber de $ 200 mil. Acredita que se alterar suas condições de crédito, possa levar os clientes a comprar, em média maiores quantidades, conseqüentemente reduzindo seu estoque médio para $ 150 mil e aumentando seu investimento médio em duplicatas a receber para $ 350 mil. As novas condições de crédito deverão gerar mais negócios; porém, provocarão uma alteração nos padrões de compra e pagamento. Observa-se que o lucro obtido não alterou o nível de investimento e sim o mix do ativo circulante. Essas relações entre estoques e duplicatas a receber são afetadas por decisões tomadas em todas as áreas da empresa financeira, marketing, produção e de compras. O Administrador financeiro deve considerar as interações entre essas duas contas, quando implementar estratégias e tomar decisões relacionadas ao processo de produção-venda. É especialmente importante reconhecer tal interação quando se tomam decisões de crédito, pois os níveis de estoque exigidos, tanto quando os existentes serão diretamente afetados.