1 Revisão: Construção de fórmulas

1 Revisão: Construção de fórmulas Vinicius A. de Souza va.vinicius@gmail.com São José dos Campos, 2011. 1

Sumário Tópicos em Microsoft Excel 2007 Introdução...3 Como efetuar uma operação...3 Construindo fórmulas...4 Exemplo 2 Planilha de compras...4 Copiando fórmulas...5 Consertando fórmulas...6 Vantagens em se utilizar endereços nas fórmulas...7 Referências Relativas e Absolutas...7 Vínculos entre planilhas de um mesmo arquivo...7 Funções...8 Funções Soma, Média, Máximo e Mínimo...8 Média...8 Funções MÁXIMO e MÍNIMO...8 Funções condicionais...9 Função SE...9 Função CONT.SE...10 Função SOMASE...11 Funções para banco de dados...11 Estabelecendo critérios...12 As principais funções de banco de dados...12 BDCONTAR...13 BDMÁX e BDMÍN...13 BDSOMA...14 BDMÉDIA...14 São José dos Campos, 2011. 2

Introdução As fórmulas e, de uma maneira geral, os valores incluídos nas células, aparecem na barra de fórmulas, que é também o local onde estes valores podem ser modificados. As fórmulas podem ser inseridas pela própria célula ou pela barra de fórmulas. Em ambos os casos, as fórmulas devem ser precedidas do sinal de igualdade (=). Também pode-se utilizar valores absolutos ou a referência das células para a realização do cálculo. No entanto, quando utilizamos a referência das células, a fórmula será válida para qualquer valor que seja inserido posteriormente. Como efetuar uma operação Suponha que temos os valores 3 e 2 nas células B4 e C4, e que se deseja ter na célula D4 o resultado de sua soma. Para efetuar uma operação sobre estas células, temos que realizar o seguinte procedimento: Clica-se na célula onde se deseja obter o resultado (D4) Na barra de fórmulas digita-se =B4+C4 (sem espaços) (a fórmula também aparece na célula D4) Clica-se em Enter Para retirar a seleção da célula onde está o resultado (5) basta clicar em uma célula vazia É importante notar que pode-se somar uma quantidade de valores quaisquer, inclusive em células não adjacentes. Também pode-se selecionar o endereço da célula apenas clicando sobre ela. Utilizando os conceitos vistos até o momento, podemos construir uma calculadora simples, que realiza o cálculo das operações básicas. A interface a ser montada está descrita abaixo: São José dos Campos, 2011. 3

Explicação: O usuário digitará nas células B4 e B5 dois valores numéricos. Você deverá construir fórmulas que calculem as operações matemáticas indicadas utilizando os endereços das células citadas anteriormente. Construindo fórmulas Uma fórmula é um procedimento matemático que efetua cálculos sobre valores utilizando um conjunto de operadores válidos. Pode-se criar fórmulas que efetuam operações matemáticas (adição, subtração, multiplicação, etc.) ou que comparem valores (maior que, menor que), por exemplo. Para efetuar qualquer combinação de cálculos sempre é necessário lembrar que o Excel obedece à prioridade entre as operações. Assim sendo, multiplicação e/ou divisão têm prioridade em relação à soma e/ou subtração. Quando uma função for utilizada, ela, por sua vez, possui a maior prioridade em relação à multiplicação/divisão. Exemplo: Como obter a média simples entre 5, 6 e 9? Se a fórmula for digitada assim: =5+6+9/3, o que acontecerá? O Excel primeiramente irá dividir 9 por 3 e, depois, somará o resultado com os demais números. O resultado será 14, o que, obviamente não corresponde à média. Portanto, para obter o resultado correto, deve-se envolver a soma por parênteses: =(5 + 6 + 9)/3 Assim, primeiramente será calculado o que está dentro dos parênteses e, depois, o resultado será dividido por 3. Sempre que houver dificuldade quanto à compreensão da precedência de operadores, colocar os valores entre parênteses. Exemplo 2 Planilha de compras Para ilustrar como é feito o procedimento de construção de fórmulas, vamos construir uma planilha de compras de materiais de escritório. Esta planilha deve conter o nome do material comprado, o preço unitário e a quantidade comprada. Então, o preço total de cada produto deve ser calculado automaticamente. Para finalizar, o valor São José dos Campos, 2011. 4

total da compra deve ser calculado com base na soma de todos os produtos, subtraindo deste valor um desconto percentual promocional. Esta planilha deve realizar estes cálculos mesmo se os valores forem modificados. A figura abaixo apresenta esta planilha: Copiando fórmulas Uma característica do Excel quanto às fórmulas é que elas podem ser copiadas. (É interessante notar que a referência com relação à linha ou coluna é mudada automaticamente). Para isso, basta efetuar o procedimento abaixo: Clicar com o mouse sobre a célula que contiver a fórmula desejada. As bordas da célula ficam destacadas. Clicar sobre a alça de preenchimento e arrastar o mouse. O cursor deve ficar com o aspecto de uma cruz fina e as bordas das células mudam para linhas tracejadas, como se pode notar na figura abaixo: São José dos Campos, 2011. 5

Segurar o botão e arrastar até outra célula, onde se quer colocar a fórmula copiada e soltar o botão. A fórmula será copiada, adequando-se as referências. Consertando fórmulas Em caso de erros, muitas vezes o próprio Excel consegue perceber qual o motivo deste erro e consertará a fórmula automaticamente. Entretanto, quando isto não é possível, algumas mensagens de erro poderão aparecer no lugar do resultado. A tabela abaixo lista alguns erros que costumam ocorrer com maior frequência: Código #Valor! #REF! #NUM! #NOME! Descrição possível do erro Valor que contém texto, ou você digitou um intervalo de células e o correto seria um único endereço Sua fórmula contém referência de uma célula apagada Argumento inaceitável Erro de digitação (sintaxe) #DIV/0 Impossível dividir por 0 São José dos Campos, 2011. 6

Vantagens em se utilizar endereços nas fórmulas Uma grande vantagem de utilizar endereços e não os valores numéricos em fórmulas é o fato de seu resultado ser recalculado automaticamente se algum valor pertencente à fórmula for alterado. Assim, podem-se criar cenários, ou seja, cria-se uma planilha e verifica-se os efeitos das alterações possíveis. Referências Relativas e Absolutas Ao copiarmos uma fórmula, podemos perceber que o Excel adapta os endereços que a compõem, conforme a posição para a qual esta fórmula é copiada. Dessa forma, podemos chamar o endereço destas células, para este caso, de referências relativas. Porém, poderão haver casos em que um valor não precise ser atualizado, como uma taxa de comissão de vendas (que, por exemplo, pode ser a mesma para todo o ano, assim esta taxa será usada para o cálculo do salário do funcionário em todos os meses deste ano). Neste caso, temos que travar esta célula, o que cria uma referência absoluta. Para criarmos uma referência absoluta, deve-se colocar um símbolo de cifrão ($) antes e depois do endereço da coluna da célula. Por exemplo, temos a seguinte fórmula: = $E$3 * C5 Assim, a referência à célula C5 vai mudar de acordo com a posição para onde ela for copiada, enquanto que E3 vai sempre permanecer igual. Uma referência absoluta também pode ser inserida, ao construirmos uma função, clicando-se na célula que contém o valor que não deve variar e pressionando-se a tecla F4. Então, os cifrões irão aparecer automaticamente. Vínculos entre planilhas de um mesmo arquivo Com o Excel é possível vincular dados de uma planilha para outra facilmente, como, por exemplo, na criação de fórmulas. Para utilizar células de outra planilha para compor uma fórmula, basta digitar, no lugar da referência normal da célula, o nome da planilha seguido de um ponto de exclamação (!) e o endereço da célula, como no exemplo abaixo: = Plan5!F4*B4 Este exemplo multiplica o conteúdo da célula F4, presente na planilha Plan5 pelo conteúdo da célula B4, presente na planilha atual, na qual estamos inserindo esta fórmula. Também podemos, ao inserir a fórmula, buscar um valor presente em outra planilha apenas clicando sobre a célula desejada. Neste caso, o Excel monta a referência com o nome da planilha automaticamente. Neste caso, temos que tomar cuidado para que,assim que clicarmos sobre a célula São José dos Campos, 2011. 7

de outra planilha, inserirmos o operador matemático na fórmula, para que o Excel finalize esta construção de referência automática. De forma análoga, podemos criar vínculos entre arquivos diferentes. Funções Uma função contém uma fórmula que toma uma série de valores, usa-os para executar uma operação e fornece o resultado. Portanto, uma função, dentro do Excel, é um procedimento operação pré-definido. Os valores com que uma função efetua operações são denominados argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados. Os parênteses definem onde os argumentos começam e terminam. Note-se que os argumentos podem ser números, constantes, texto, valores lógicos ou outras fórmulas. Toda função no Excel possui uma maneira de escrita e quantidade de argumentos específicos. Portanto, denominamos este conjunto de informações de uma função (escrita e argumentos) como sintaxe. Ex: RAIZ(4) = 2 Funções Soma, Média, Máximo e Mínimo Estas funções possuem construção semelhante, por isso foram agrupadas dentro deste toópico. A função SOMA é uma das mais utilizadas. Utilizaremos esta função para exemplificar também a escolha dos argumentos. Se as células forem adjacentes, o argumento pode ser especificado pela maneira comum: Ex.: SOMA (B2:B4). Se as células não forem adjacentes, podemos utilizar o ponto-e-vírgula (;) para especificar os intervalos, ou seja, utilizamos o ponto-e-vírgula sempre que houver mais de um argumento: Ex.: SOMA (B2:B4; B10). Média A média simples de uma série de valores consiste na soma destes valores dividida pelo número de elementos da série. Por exemplo, para calcular a média de idade de 5 pessoas, descritas abaixo, utilizamos a função MÉDIA(B2:B5). Funções MÁXIMO e MÍNIMO As funções MÁXIMO e MÍNIMO encontram, respectivamente, o maior e o menor valor de um intervalo de dados. Por exemplo, para encontrarmos o preço mais caro e o mais barato da lista de produtos, utilizamos as funções MAXIMO(E4:E24) e MINIMO(E4:E24). São José dos Campos, 2011. 8

Funções condicionais Tópicos em Microsoft Excel 2007 O Excel possui diversas funções que realizam cálculos baseados em critérios, ou seja, determinados argumentos somente são computados no cálculo se satisfazerem determinada condição (ou condições). Função SE A função SE é uma função condicional, ou seja, permite que sejam avaliadas, pelo menos, duas condições antes de se efetuar o cálculo. Esta função possui a seguinte sintaxe: Onde: SE (teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Teste_lógico é o teste a ser realizado, podendo ser utilizados os operadores relacionais >, <, =, >=, <= Valor_se_verdadeiro é o cálculo ou um valor qualquer a ser inserido se o teste lógico for verdadeiro e Valor_se_falso é o cálculo ou um valor qualquer a ser inserido se o teste lógico for falso. É importante ressaltar que, quando inserirmos um texto após a avaliação do teste lógico, ele deve ser inserido entre aspas duplas ( ). Como exemplo, a planilha abaixo apresenta o total de produtos vendidos pelos funcionários de uma empresa. O gerente desta empresa deseja verificar mais facilmente se seus funcionários atingiram ou não a meta individual de vendas, que corresponde a 200 unidades. Para resolver este problema, podemos criar uma função que, se o total de vendas do funcionário for maior ou igual a 200, é lhe atribuído o valor Atingiu meta, caso contrário, deve lhe ser atribuído o valor Não atingiu meta. Neste caso, podemos construir a seguinte função: =SE(E2>=200; Atingiu meta ; Não atingiu meta ). São José dos Campos, 2011. 9

Função CONT.SE A função CONT.SE conta o número de células não vazias em um intervalo de células que corresponde a uma determinada condição. Sua sintaxe é a seguinte: Onde: CONT.SE (intervalo, critérios) Intervalo é o conjunto de células a ser avaliado e Critérios é a condição, na forma de um número, expressão ou texto, que define quais células serão contadas. Por exemplo, suponha que tenhamos a planilha abaixo, onde armazenamos as datas de vencimento de pagamentos a serem realizados: Supondo que estamos no dia 08/12/2009, deseja-se verificar as seguintes questões: Quantas faturas estão em atraso e quantas faturas vencem neste dia. Para resolver estas questões, poderíamos criar, respectivamente, as seguintes funções: =CONT.SE(C2:C18;"<08/12/2009") =CONT.SE(C2:C18;"=08/12/09") São José dos Campos, 2011. 10

Função SOMASE A função SOMASE possui estrutura semelhante à função CONT.SE, mas, neste caso, as células que obedecem à condição estabelecida são somadas, e não contadas. A sintaxe desta função é a seguinte: Onde SOMASE(intervalo_critério; critérios; intervalo_soma) Intervalo_critério é o intervalo onde o critério será verificado Critério é a condição, na forma de número, expressão ou texto, que define quais células serão somadas Intervalo_soma é o intervalo que contém as células que poderão ser somadas caso obedeçam ao critério estabelecido. Quando este intervalo não e especificado, são usadas as células do intervalo_critério. Portanto, voltando ao exemplo da Figura anterior, podemos agora calcular, por exemplo, qual o valor total das faturas que estão em atraso, construindo a seguinte função: =SOMASE(C2:C18;"<08/12/09";B2:B18) Lembrando que C2:C18 é o intervalo que contém as datas de vencimento e B2:B18 é o intervalo que contém o valor, em R$, das faturas. Funções para banco de dados Estas funções nos permitem realizar diferentes pesquisas em uma tabela com base em diferentes critérios. Em geral, a maioria das funções, como por exemplo, a função BDSOMA, possui os seguintes argumentos: Onde: NOME_DA_FUNCAO(banco_dados; campo; critérios) Banco de dados é o intervalo de células da lista ou do banco de dados. Um banco de dados é uma lista de dados relacionados em que as linhas de informações relacionadas são os registros e as colunas de dados são os campos. A primeira linha da lista contém os rótulos de cada coluna. Campo indica a coluna que será usada na função. O campo pode ser dado como texto com o rótulo da coluna entre aspas, como "Idade" ou "Rendimento", ou como um número (sem aspas) que represente a posição da coluna dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante. São José dos Campos, 2011. 11

Critérios são o intervalo de células que contém as condições especificadas. Você pode usar qualquer intervalo para o argumento de critérios, desde que ele inclua pelo menos um rótulo de coluna e pelo menos uma célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma condição para a coluna. Estabelecendo critérios Para estabelecer critérios, é interessantes você criar uma nova tabela com os mesmos rótulos da tabela de dados. Feito isto, você pode criar vários critérios dentro de uma mesma coluna ou colunas diferentes. Por exemplo: A B C 1 Tipo Vendedor Vendas 2 Ribeiro 3 Cardoso 4 Com base nestes critérios, estaríamos pesquisando valores relativos ao vendedor Ribeiro ou ao Vendedor Cardoso. Neste caso, estaríamos utilizando o operador lógico OU. Já no exemplo abaixo: A B C 1 Tipo Vendedor Vendas 2 Produção >1000 3 estaríamos pesquisando valores do setor de Produção que tenha tido venda maior que 1000. Neste caso, estamos usando o operador lógico E. As principais funções de banco de dados A seguir, iremos apresentar exemplos das principais funções de banco de dados. Para isto, crie a planilha abaixo: São José dos Campos, 2011. 12

As células destacadas em vermelho serão utilizadas para estabelecermos critérios. As células destacadas em amarelo é o banco de dados que temos. BDCONTAR Esta função conta as células que contêm números em um campo (coluna) de registros em uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas. O argumento de campo é opcional. Se o campo for omitido, BDCONTAR contará todos os registros no banco de dados que coincidirem com os critérios. Exemplo: Vamos verificar os registros de macieiras com altura entre 10 e 16 e contar quantos campos Idade nesses registros contêm números. =BDCONTAR(A5:E11; "Idade"; A1:F2) Resultado: Existe 1 macieira com idade entre 10 e 16 anos. BDMÁX e BDMÍN A função BDMÁX retorna o maior número em um campo (coluna) de registros em uma lista ou banco de dados que coincida com as condições especificadas. A função BDMÍN funciona de forma análoga, retornando o menor número. Exemplo: Vamos verificar qual o lucro máximo obtido dentre macieiras e pereiras. =BDMÁX(A5:E11;"Lucro";A1:A3) Resultado: O lucro máximo obtido é 105 São José dos Campos, 2011. 13

Exemplo: Vamos encontrar o lucro mínimo de macieiras com altura superior a 10. =BDMÍN(A5:E11;"Lucro";A1:B2) Resultado: O menor lucro obtido por uma macieira com altura superior a 10 é 75. BDSOMA Adiciona os números em um campo (coluna) de registros em uma lista ou banco de dados que coincidem com as condições especificadas. Exemplo: Vamos calcular o lucro total obtido por macieiras com altura entre 10 e 16. =BDSOMA(A5:E11;"Lucro";A1:F2) Resultado: A soma do lucro das macieiras com altura entre 10 e 16 é 75. BDMÉDIA Calcula a média dos valores em um campo (coluna) de registros em uma lista ou banco de dados que coincidem com as condições especificadas. Exemplo: O rendimento médio de macieiras com altura superior a 10 metros. =BDMÉDIA(A5:E11;"Rendimento";A1:B2) Resultado: As macieiras com altura superior a 10 metros tiveram rendimento médio igual a 12. São José dos Campos, 2011. 14