AJUDA PROGRAMA DE VALIDAÇÃO E ASSINATURA LEMBRETE: Para questões acerca de preenchimentos de campos da EFD, leia o Guia Prático da EFD que está disponivel para download no endereço http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-fiscal/download.htm APRESENTAÇÃO DO PROGRAMA...2 Apresentação...2 O que há no programa...2 Diagramas de utilização...3 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS...4 Instalação e desinstalação do programa...4 Ambiente tecnológico...4 Orientações gerais...5 MENUS DO PROGRAMA...6 Menu Escrituração Fiscal...6 Menu Contribuinte...13 Menu Tabelas...14 Menu Configurações...17 Menu Sobre...17 BARRA DE FERRAMENTAS...18 TECLAS DE ATALHO...18 BOTÕES...19 UTILIZANDO O PROGRAMA VALIDADOR...20 Visualização de Relatórios ou Escrituração...20 Página 1 de 23
PROGRAMA DE VALIDAÇÃO E ASSINATURA DA EFD Apresentação do programa Apresentação A Escrituração Fiscal Digital - EFD, instituída pelo Convênio ICMS nº 143/2006 e Ajuste SINIEF 02/2009 deve ser apresentada pelas pessoas jurídicas e físicas (produtores rurais), contribuintes do ICMS e/ou IPI. O Programa de Validação e Assinatura (PVA) da EFD possibilita: 1. Importação de dados, a partir da geração de um arquivo de acordo com a descrição de leiaute estabelecida em Ato COTEPE; 2. Edição de dados; 3. Validação do arquivo, conforme regras de negócios aplicadas; 4. Correção dos erros detectados na validação; 5. Visualização da escrituração; 6. Impressão de relatórios; 7. Gravação do arquivo para entrega; 8. Exportação de arquivos; 9. Assinatura digital; 10. Transmissão do arquivo via Internet. As informações estão agrupadas em blocos, registros e campos que contêm os dados de documentos fiscais, registros de apuração e demais informações econômico-fiscais, obedecendo às especificações técnicas que constam do Manual de Orientação anexo ao Ato COTEPE. As regras de validação poderão ser alteradas, incluídas ou excluídas a qualquer tempo, sem qualquer prévio aviso, visto que as mesmas têm por única finalidade a verificação da integridade do arquivo e consistência das informações. Após a gravação, a EFD deverá ser transmitida via Internet. Para tanto, o declarante deve buscar, no endereço eletrônico das Administrações Tributárias, a versão atualizada do programa Receitanet(download) e instalá-la em seu computador. Para a transmissão da EFD, é obrigatória a assinatura digital da declaração, mediante a utilização de certificado digital válido, podendo ser utilizado: o e-cnpj da empresa (verificação somente dos oitos primeiros caracteres); e-cpf do representante legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB) ou e-cpf de procuração eletrônica. O que há no programa O PVA possui um conjunto de telas com navegação interativa, permitindo uma visão completa da EFD, possibilitando a escolha da seqüência de preenchimento dos registros ou consulta por meio dessas telas, que podem ser abertas para maior detalhamento. A navegação entre os campos dos registros é feita pela tecla <TAB>. Página 2 de 23
O PVA possibilita também a importação de dados, total ou parcial, em meio magnético, para posterior complemento por digitação. O PVA não executa a junção de arquivos parciais de um mesmo período. Por exemplo: importação do arquivo contendo a base de dados das notas fiscais de entradas e, posteriormente, a importação das saídas realizadas por meio de cupons emitidos por ECF. Após a importação, a EFD pode ser complementada ou corrigida mediante digitação. O PVA sugere sempre a atualização das tabelas, visto que, para a transmissão é necessário que as tabelas estejam sempre atualizadas. O arquivo será somente disponibilizado para assinatura, quando validado com sucesso, isto é, sem nenhum erro (O arquivo poderá conter Advertências e este não é impedimento para a assinatura e transmissão). Para a transmissão, é necessário que o arquivo esteja validado em versão atualizada do PVA e das tabelas utilizadas. Por fim, o PVA possui diversos relatórios para acompanhamento do preenchimento e correção da escrituração, além de relatórios de visualização que exibem os dados em formato semelhante ao dos livros fiscais em papel. Diagramas de utilização Digitação de um arquivo da EFD Cadastrar contribuinte Criar EFD Cadastrar registros Bloco 0 Editar registros Verificar pendências Gerar arquivo para entrega Assinar Transmitir EFD Recibo da Transmissão Importação de um arquivo EFD Importar EFD (arquivo texto) Página 3 de 23
Verificar Pendências Editar registros Gerar arquivo para entrega Assinar Transmitir Recibo da transmissão Especificações técnicas Instalação e desinstalação do programa Pré-condição para a instalação: antes de instalar o Programa de Validação e Assinatura (PVA), é necessário que já esteja instalada a máquina virtual Java (JVM) da Sun Microsystems (J2SE), versão 5.0 ou superior. Para mais informações, consulte o sítio da Sun Microsystems (http://www.sun.com). Instalação do PVA: é recomendável verificar a possível presença de vírus no equipamento antes da instalação. Fechar todos os aplicativos, as proteções de tela e a barra de atalho do Office que podem interferir na instalação. Para a instalação, execute os seguintes passos: 1) No menu Iniciar, clicar em Executar e, em seguida, digitar o endereço para onde foi baixado o programa validador.exe. 2) Seguir as instruções do programa de instalação. A instalação pode também ser feita dando um clique duplo no arquivo e seguindo as instruções apresentadas. Desinstalação do PVA : Para a desinstalação, o usuário deve: 1) Clicar em Iniciar -> Todos os Programas -> Programas SPED -> SPED FISCAL X.X -> Desinstalar (onde X.X, indica a versão do PVA). 2) Seguir as instruções do programa de desinstalação. Para instalação ou desinstalação, opcionalmente, poderá ser utilizada a função Adicionar ou Remover Programas do Windows. Ambiente tecnológico A seguir, são descritos os requisitos mínimos de hardware e software para a execução do PVA. Página 4 de 23
Hardware 1. Processador PENTIUM ou superior; 2. Velocidade (clock interno) de 133 MHZ; 3. Memória RAM de 32 MB; 4. Espaço disponível em disco rígido; 5. Monitor VGA, configuração para 800 x 600 pixels e, no mínimo, 256 cores; 6. Placa de vídeo com 1 MB de memória; 7. Mouse serial padrão; Software - Requisitos: 1) Windows 98SE ou superior com acesso à Internet. 2) Programa Java instalado. 3) Receitanet para transmissão do arquivo. O declarante deve buscar no endereço http://www.receita.fazenda.gov.br uma versão atualizada desse programa (download) e instalá-lo em seu computador. Orientações gerais Equipamentos com características que não atendam aos requisitos mínimos descritos nos tópicos Hardware e Software podem estar sujeitos a erros aleatórios e/ou lentidão na execução do programa. Nos sub-formulários para preenchimento de novas informações os campos obrigatórios são indicados com o termo Campo obrigatório ao fundo e a figura alocada à direita do campo. A informação de campo obrigatório indica que o preenchimento desse campo será sempre obrigatório, o que não quer dizer, em nenhuma hipótese, que o preenchimento dos demais campos esteja dispensada. Sempre que houver informação para o campo, o mesmo deverá ser preenchido, evitando desta forma, a entrega de arquivos de substituição futuramente. Nos sub-formulários que contêm as informações já gravadas, a indicação de campo obrigatório é feita com o sinal * (asterisco) alocado à direita do campo. Após edição de um registro é necessário Salvar. Para os campos obrigatórios, durante a digitação, a verificação de seu conteúdo é efetuada em tempo real, isto é, aplicando as regras de validação do campo. Na ocorrência de erro de conteúdo, o sinal permanece visível à direita do campo.o sinal permanece também quando o conteúdo do campo irá gerar Advertência. Na edição de um registro, para o preenchimento de campos que constam de tabelas do contribuinte ou da EFD importada, clique no botão (hint: Pesquisar) e será disponibilizada a opção de pesquisa no cadastro ou na escrituração fiscal do contribuinte existente no período. O combo-box do programa permitem a seleção da informação pelo preenchimento dos primeiras letras do campo. Enquanto o PVA estiver no modo em edição (utilizando a função Criar ou Importar e editar) e forem efetuadas quaisquer alterações, para que estas sejam refletidas na visualização dos relatórios, clicar no ícone da barra de ferramentas localizada na parte superior dos mesmos (aba Relatórios). Para navegação entre os campos do registro, utilize a tecla <TAB>. Página 5 de 23
Todos os blocos e registros referentes ao perfil de enquadramento da empresa serão disponibilizados para edição e/ou alteração. Não será admitido arquivo complementar para uma EFD transmitida, devendo sempre o arquivo de substituição ser apresentado integralmente. Deverão ser apresentados todos os registros, inclusive o bloco E de apuração, visto que o programa não efetua cálculos, ou seja, não preenche automaticamente os campos dos registros de apuração. Ao executar a função Verificar Pendências de Escrituração Fiscal, o programa informa os valores calculados dos débitos e créditos, podendo os mesmos, a critério do contribuinte, serem informados no Bloco E. Os registros não disponibilizados para edição ou alteração, tais como - registros de abertura e fechamento de blocos, registros de controle (bloco 9) - serão preenchidos automaticamente pelo programa, quando for gerado um arquivo para entrega. Menus do programa O PVA apresenta os seguintes menus: 1. Escrituração Fiscal 2. Contribuinte 3. Tabelas 4. Cópias de Segurança 5. Configurações 6. Sobre. Menu Escrituração Fiscal Página 6 de 23
Itens do menu Escrituração Fiscal Nova: permite que o usuário digite uma Escrituração Fiscal Digital (função Criar) ou que faça a importação de uma EFD (função Importar), validada ou não, assinada ou não e transmitida ou não. Caso o arquivo já tenha sido assinado e transmitido, o programa irá importar o arquivo somente para visualização, não impedindo, porém, a sua alteração. Caso seja editado, o programa altera o estado da escrituração de Somente Visualização para Em edição. Todos os controles de segurança serão alterados. CRIAR UMA ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL O Programa Validador permite ao usuário a digitação da EFD de todo o período de apuração. Esta opção também é acessível, por meio do ícone ou tecla de atalho: <Ctrl> + <N>. Ao ser selecionada a opção Criar, o PVA lista todos os contribuintes, cadastrados anteriormente no programa via digitação, bem como, permite o cadastramento do declarante, para que seja selecionado o informante da EFD. Após preenchimento dos campos obrigatórios, ao pressionar o botão OK, o programa informa a mensagem: Escrituração criada com sucesso. Uma vez cadastrado o informante do arquivo e se selecionado a aba Escrituração é disponibilizada para digitação todos os registros e blocos.ao abrir a EFD criada, inicia-se, a estruturação da EFD para aquela escrituração fiscal, disponibilizando duas opções: Relatórios ou Escrituração. Inicialmente, o programa mostra os registros de nível 1 (Blocos) disponíveis para a seleção do que se quer digitar ou complementar. Observação: Caso as tabelas do Bloco 0 sejam utilizadas em outros períodos de apuração, é necessário que essas tabelas sejam cadastradas através do menu Contribuinte. Os dados cadastrados através deste menu, não serão reutilizados em outros períodos. Para digitação dos registros de nível hierárquico inferior aos que são visualizados inicialmente, é necessário selecionar o registro de nível hierárquico imediatamente superior clicando no registro selecionado. Para alterar o conteúdo de um registro é necessário um clique duplo no registro selecionado e será disponibilizado um formulário para a correção. O arquivo importado pode ser complementado por meio de digitação. Ao criar ou importar uma EFD, o validador verifica sempre se existe no banco de dados uma escrituração do contribuinte para o mesmo período. Caso exista, emite a mensagem: Escrituração já existe no banco de dados do sistema. Para importar/criar esta escrituração será necessário excluir a escrituração existente. Obs.: É necessário sempre atualizar as tabelas antes de iniciar a validação de conteúdo, pois, somente será transmitido os arquivos que forem validados com as tabelas devidamente atualizadas. Página 7 de 23
IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO Para efetuar uma importação, siga os passos: a) A partir do menu Escrituração Fiscal, selecionar a opção Nova e a função Importar. Será apresentada a tela Importar Escrituração Fiscal para que seja indicada a localização do arquivo da Escrituração que se deseja importar. b) O programa não permite a importação de um mesmo arquivo do mesmo período de apuração ainda que este novo arquivo seja de substituição; c) Será apresentada a tela de progresso da operação, permitindo que o usuário cancele a operação a qualquer momento. d) O arquivo não será importado enquanto forem detectados erros de estrutura. Observe-se ainda que, apenas parte do leiaute definido no Ato COTEPE nº 38/09, estará em vigor a partir de janeiro de 2010, e as demais alterações somente a partir de períodos de apuração a partir de julho de 2010. e) Caso o arquivo não apresente erros de estrutura, o programa apresentará a mensagem A importação foi concluída com êxito. A escrituração não apresenta erros de estrutura. Deseja fazer a validação de conteúdo agora?. Se o usuário optar por não fazer a validação de conteúdo, a importação é finalizada, devendo ser reiniciada com a opção Verificar Pendências. Se o usuário optar por continuar a validação, o programa executa a validação de conteúdo, apresentando ao final o relatório - Pendências da Validação - com a mensagem: A escrituração fiscal possui erros de validação. Corrija os erros e valide novamente, quando detectados erros de conteúdo ou advertências, ou com a mensagem: A escrituração fiscal foi importada com sucesso, no caso do arquivo não apresentar erros. Após a conclusão da validação de estrutura do arquivo, será exibida uma mensagem para a atualização de tabelas externas. Ativando a opção Sempre atualizar a versão das tabelas antes de verificar pendências, o PVA atualizará as tabelas externas automaticamente. Quando na validação forem constados erros ou advertências, o relatório poderá ser salvo em planilhas do tipo Excel, bastando para isso o usuário clicar no botão, localizado na parte inferior do relatório. Os campos dos registros, nos quais foram detectados os erros ou advertências, poderão ser acessados diretamente no relatório de pendências, bastando para isso, clicar no link existente entre o campo e o registro considerado. O campo do registro desejado estará ressaltado com bordas vermelhas e disponível para que a correção seja efetuada. Para retornar ao relatório de pendências, clique na aba Relatórios ; No relatório de pendências da primeira validação é possível a visualização da linha do arquivo texto onde está o erro ou advertência. f) Se a EFD for validada com sucesso é habilitada a funcionalidade: Assinatura com Certificado Digital, para posterior transmissão do arquivo. Página 8 de 23
As advertências não impedem a assinatura e transmissão do arquivo, enquanto que os erros impedem a utilização das demais funcionalidades do programa. Para correção de erros poderá ser utilizada a funcionalidade EDITAR. DIGITAÇÃO DA EFD Após o cadastramento inicial do declarante do arquivo, e ao selecionar a aba Escrituração o PVA disponibiliza para digitação todos os registros estabelecidos para o perfil informado no registro de abertura da EFD utilizando o leiaute estabelecido para aquele período. Inicialmente é visualizado os seguintes agrupamentos: Abertura da Escrituração; Documentos fiscais de entradas/aquisições; Documentos fiscais de saídas/prestações; Apurações; Inventário Físico; Informações gerais. Obs.: Inicialmente serão disponibilizados os registros de nível 2 para posteriormente serem disponibilizados os seus registros filhos. Durante a digitação o programa disponibiliza para seleção as informações das tabelas do contribuinte cadastradas através do menu Contribuinte. Em Abertura da Escrituração poderão ser digitados os registros referentes a informações complementares do declarante (Registros 0000, 0005, 0015 e 0100) e tabelas utilizadas pelo declarante (Registros 0150, 0190, 0200, 0400, 0450 e 0460). Os registros filhos somente serão disponibilizados após digitação do registro Pai. Em Documentos fiscais de entradas/aquisições poderão ser digitados os registros referentes aos documentos fiscais de entradas e/ou aquisições. Em Documentos fiscais de saídas/prestações poderão ser digitados os registros referentes aos documentos fiscais de saídas ou prestações de serviços. Em Apurações serão disponibilizados para digitação ou correção todos os registros referentes a apurações do ICMS, ICMS ST e IPI. Em Inventário físico são disponibilizados os registros referente ao Inventário. Em Informações Gerais serão disponibilizados todos os registros do Bloco 1. Geração dos registros analíticos: Após digitação de um documento, quando é selecionada a opção de Salvar, o programa gerará automaticamente os registros analíticos, somente os campos de possíveis totalizações dos registros de itens e portanto deverá ser complementado pelo usuário. Recálculo das apurações: O PVA permite o recálculo ou a geração do registros de apuração do ICMS e ICMS Substituição Tributária, gerando ou corrigindo os respectivos registros de apuração, considerando as datas informadas no registro 0000 e os dados informados na EFD. A opção é disponível através do menu Escrituração Fiscal. Página 9 de 23
Abrir: permite ao usuário a visualização de uma EFD importada ou a edição ou alteração da escrituração. Para visualização da EFD, utilizando o PVA, é necessário que a mesma tenha sido importada, ainda que com erros de validação. Por meio do menu Escrituração Fiscal (ou pela tecla de atalho ou ícone), clique na opção Abrir Escrituração Fiscal, selecionando o arquivo EFD. Os registros constantes no arquivo poderão ser visualizados utilizando-se da aba Escrituração, e serão disponibilizados através de agrupamentos de informações. Ex. Em abertura da escrituração poderão ser visualizados os agrupamentos: Informações cadastrais e Tabelas. Todos os documentos fiscais de entradas estão disponíveis na opção Documentos fiscais de entradas/aquisições. Para a seleção de um documento basta clicar uma única vez no registro e serão disponibilizados os registros filhos de nível hierárquico imediatamente inferior e assim por diante. Para correção do registro, um clique duplo disponibilizará para digitação um formulário de entradas de dados. Para a correção é necessário que a EFD esteja em modo de edição (Os campos são visualizados com o sombreamento em branco). O salvamento das correções não é de forma automática, devendo o usuário clicar no botão Salvar ou Fechar. Verificar Pendências: permite ao usuário a verificação de pendências de um arquivo digitado, em digitação ou importado. Após preenchimento dos registros da EFD ou importação de um arquivo, é necessário que a EFD passe pelo processo de validação de seu conteúdo e, para isto, deve ser selecionada a opção Verificar Pendências, opção do menu Escrituração Fiscal, ou o ícone apropriado da barra de ferramentas. Observe sempre se as tabelas utilizadas pelo programa estão atualizadas. Se constatada a existência de erros ou advertências, o programa irá gerar um relatório de pendências, demonstrando a linha do erro existente (somente quando existe o relacionamento entre o arquivo avaliado e o arquivo texto importado) e criando um link para o registro que contém o erro para possibilitar a sua correção (o campo que contém o erro fica em destaque com as bordas em vermelho). Efetuada a correção do campo, para retornar ao relatório de pendências, clique na aba Relatórios. Esse relatório de erros poderá ser salvo em arquivo compatível com o programa Excel (tabela) ou PDF. Será exibida uma mensagem para a atualização de tabelas externas. Ativando a opção Sempre atualizar a versão das tabelas antes de verificar pendências, o PVA atualizará as tabelas externas automaticamente. Caso o arquivo seja importado e validado com sucesso (sem qualquer complemento ou correção via digitação), a assinatura do arquivo será alocada ao final do arquivo texto original. Este arquivo deverá ser mantido pelo prazo estabelecido na legislação. A escrituração fiscal digitada ou o arquivo alterado utilizando as funcionalidades do programa, somente será disponibilizada para assinatura após Página 10 de 23
geração de um arquivo para entrega (Menu Escrituração Fiscal opção Gerar arquivo para entrega). Gerar arquivos para entrega: permite ao usuário a geração de arquivo no formato texto delimitado por (pipe), a partir da edição ou alteração de uma escrituração fiscal. Opção obrigatória para todo arquivo importado e modificado por meio de digitação. Assinatura: A assinatura com certificado digital somente poderá ser feita em arquivo validado com sucesso, ainda que contenha advertências, não permitindo a assinatura quando enquanto o arquivo contiver erros apontados durante a validação de conteúdo. Assinar: esta função do PVA permite assinar o arquivo já validado com sucesso. Não será permitida a assinatura sem a importação ou digitação de dados utilizando o PVA. Para que a assinatura seja válida, é necessário a utilização de certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora em conformidade com as regras da ICP-Brasil, podendo ser utilizado: o e- CNPJ (verificação somente dos oitos primeiros caracteres); e-cpf do representante legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB) ou procuração eletrônica. No início da transmissão, será verificado se a assinatura do arquivo é válida, conforme cadastro de pessoas autorizadas a assinar pela empresa. Para assinar uma EFD, siga os passos: A partir do menu Escrituração Fiscal, ao selecionar a função Assinar Escrituração Fiscal, será apresentada a tela Assinar Escrituração com a lista das Escriturações Fiscais existentes no banco de dados; O usuário deverá selecionar na lista apresentada o arquivo que deseja assinar e clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir; Na tela seguinte Lista de Certificados, o usuário deverá selecionar o certificado da pessoa que assinará o arquivo e clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir. Caso não existam certificados, será exibida a mensagem: Nenhum certificado com as características necessárias foi encontrado ; Para assinar a escrituração fiscal, o certificado precisa atender aos seguintes requisitos: ser A1 ou A3, pertencer à ICP-Brasil. Clique no botão para prosseguir ou no botão para desistir; Será exibida a tela para a digitação da senha do certificado; Ao final, será apresentada a mensagem Escrituração assinada com sucesso. Para visualizar os dados do certificado digital da assinatura do arquivo, utilize a opção Abrir escrituração e, na aba Relatórios, a opção Assinatura. Excluir: esta opção permite excluir a assinatura da Escrituração Fiscal. Página 11 de 23
Transmitir: permite ao usuário a transmissão do arquivo assinado pelo contribuinte ou pelo seu representante legal para o ambiente nacional do SPED ou para a SEFAZ. O programa utiliza o programa Receitanet disponibilizado por órgão oficial, para efetuar o envio da escrituração fiscal via Internet. O usuário deverá fazer download e instalar a versão atualizada do Receitanet, disponível no endereço da Secretaria da Receita Federal do Brasil (http://www.receita.fazenda.gov.br) ou das Administrações Tributárias Estaduais. Somente poderá ser transmitida a escrituração que estiver assinada com certificação digital válida. Para transmitir um arquivo, siga os passos: a) A partir do menu Escrituração Fiscal, selecionar a função Transmitir Escrituração Fiscal ; Será apresentada a tela Transmitir Escrituração com a lista das EFD existentes na base de dados do programa. b) O usuário deverá selecionar o arquivo que deseja transmitir na lista apresentada e clicar no botão para iniciar a operação ou no botão para desistir. Será apresentada a tela de progresso da operação. Após o término da operação, será exibida a mensagem: Este arquivo (CNPJ da empresa) foi transmitido com sucesso. O recibo de entrega via internet está disponível no seu computador junto com o arquivo transmitido. Para imprimi-lo, acione a opção correspondente no programa. Excluir: permite ao usuário a exclusão de todos os dados referentes a um ou mais arquivos da EFD. Para exclusão de várias EFD do banco de dados, utilize a tecla <CTRL> e selecione mais de uma EFD com o mouse. Para a exclusão de uma ou mais EFD, siga os passos: a) A partir do menu Escrituração Fiscal, selecionar a função Excluir Escrituração Fiscal. Será apresentada a tela Excluir Escrituração com a lista das escriturações existentes na base de dados do sistema; b) O usuário deverá selecionar uma ou mais escriturações (para exclusão múltipla de contribuintes, utilize a tecla <Ctrl> e selecione as EFD) da lista apresentada e clicar no botão para excluir a(s) escrituração(ões) fiscal(is) ou no botão para desistir. Após clicar no botão, o programa apresenta a tela de aviso, informando que a exclusão da Escrituração Fiscal não implica exclusão do arquivo original, apresentando as opções para excluir ou para desistir; c) Para desistir da operação, o usuário deve clicar no botão. Consultar situação no SPED: permite ao usuário, quando conectado à Internet, consultar a situação de escriturações fiscais digitais na base de dados do servidor do SPED Fiscal em ambiente nacional. O sistema verificará a existência do arquivo da escrituração fiscal selecionado no repositório. Após verificação, o sistema retorna com o resultado da pesquisa. Página 12 de 23
Visualizar Recibo da Transmissão: permite ao usuário a visualização do recibo da EFD transmitida. Deverá ser informada pelo usuário a localização do arquivo relativo ao recibo de transmissão. Exportar: Permite a exportação da EFD em arquivo texto da EFD, importada e/ou alterada. Não é exportada a assinatura do arquivo, visto que, quando o arquivo é assinado o arquivo texto que contêm a assinatura, já está disponível em diretório definido pelo usuário. Obs.: Esse arquivo que contêm a assinatura deve ser arquivado pelo contribuinte no prazo estabelecido pela legislação fiscal. Sair: ao ser clicada a opção, o programa é encerrado. Menu Contribuinte Os dados cadastrados (informações do contribuinte e de tabelas) nesta opção poderão ser aproveitados em Escrituração Fiscal Digital de outros períodos. Itens do menu Contribuinte 1. Cadastrar Contribuinte: Opção utilizada para cadastrar dados gerais de identificação do contribuinte, que poderão ser usados para criação ou edição das escriturações deste contribuinte. Deverão ser preenchidas todas as informações do contribuinte: nome empresarial, CNPJ ou CPF, código de município, inscrição estadual, indicador de atividade (se industrial ou não) e inscrições municipal e na SUFRAMA, quando houver. 2. Abrir Cadastro: opção utilizada para abrir e atualizar os dados de um contribuinte já cadastrado. Estas informações destinam-se ao preenchimento de registros da EFD deste e de outros períodos e compõem basicamente os dados necessários previstos no Bloco 0 do leiaute. Poderão ser cadastradas todas as tabelas do contribuinte, independente de serem aplicadas na EFD do período, uma vez que, ao gerar o arquivo para entrega, o PVA somente irá considerar os registros vinculados ao arquivo. Após selecionada a opção Abrir Cadastro, escolha o contribuinte para o qual as informações serão digitadas. O programa Validador abre a opção Contribuinte (clicar em Contribuinte e Dados do Contribuinte), ficando então disponibilizados para preenchimento os registros referentes a informações do contribuinte e tabelas. Todos os dados do contribuinte cadastrados desta forma poderão ser utilizados nas EFD de períodos posteriores ou serem transferidos para outra máquina do usuário (utilizar menu Cópia de Segurança opção Cadastro do contribuinte - Gerar e, para a restauração, utilizar a opção Restaurar). Importante Página 13 de 23
ressaltar que, se os dados forem cadastrados diretamente no preenchimento da EFD (Menu Escrituração Fiscal opção Nova função Criar), os mesmos não serão transferidos para o cadastro e conseqüentemente, não serão aproveitados em períodos posteriores. 3. Fechar Cadastro: opção utilizada para encerrar a digitação das informações do contribuinte. 4. Excluir Cadastro: opção utilizada para exclusão do cadastro de um contribuinte. A exclusão do cadastro não exclui a(s) escrituração(ões) fiscal(is) digitada(s). Menu Tabelas Permite a atualização das tabelas externas utilizadas pelo PVA, quando o equipamento está conectado à Internet. Manter sempre as tabelas atualizadas, pois será verificada a utilização das tabelas atualizadas no momento da transmissão. Menu Tabelas -> Atualizar Tabela Para atualizar tabelas, utilize a opção conforme figura abaixo ou o atalho: Na opção Atualização de Tabelas, caso o usuário queira que as atualizações sejam realizadas automaticamente, marque a opção: Sempre atualizar a versão das tabelas antes de verificar as pendências. Se as tabelas já se encontram atualizadas, um aviso será exibido. Caso contrário, uma lista de tabelas será disponibilizada para atualização. Podem ser selecionadas as que o contribuinte utilizar ou todas as tabelas desatualizadas. As tabelas deverão estar atualizadas no momento da validação por solicitação do usuário através do menu Tabelas ou antes da validação de conteúdo. Não serão transmitidas as EFDs validadas com a utilização de tabelas desatualizadas. Menu Cópia de Segurança Permite a geração e restauração de cópia de segurança de contribuintes ou de escriturações fiscais digitais. A cópia de segurança não é valida para fins fiscais, visto que o arquivo transmitido é sempre um arquivo texto onde a assinatura é alocada. Menu Cópia de Segurança -> Escrituração fiscal Para criação de uma cópia de segurança da EFD de um contribuinte utilize a opção conforme figura abaixo ou o atalho: Página 14 de 23
Itens do menu Cópia de Segurança -> Escrituração Fiscal 1. Gerar: para criar uma cópia de segurança de uma EFD, siga os passos abaixo: I. A partir do menu Cópia de Segurança (ou ícone ou tecla de atalho Ctrl + P), selecionar a opção Escrituração Fiscal - Gerar Cópia de Segurança; II. Será apresentada a tela Gerar Cópia de Segurança com a lista de escriturações existentes no banco de dados do PVA, inclusive as EFD em edição; III. O usuário deverá selecionar a EFD que deseja gerar cópia de segurança e clicar no botão ou no botão para desistir da operação; IV. Em seguida, abrir-se-á uma janela, possibilitando ao usuário escolher o local e o nome do arquivo de segurança a ser gerado. O arquivo gerado terá a extensão:.sped ; V. O usuário deverá informar o nome do arquivo e o local onde será feita a cópia de segurança e clicar no botão. Após a gravação será apresentada uma tela de aviso com a mensagem: Cópia de segurança gravada com sucesso. 2. Restaurar: permite a restauração das escriturações fiscais por meio de um arquivo de cópia de segurança gravado pelo sistema. Para a geração de cópia de segurança de uma escrituração fiscal, siga os passos abaixo: I. A partir do menu Cópia de Segurança - opção Escrituração Fiscal - selecionar a função Restaurar; II. Será apresentada a tela Restaurar Cópia de Segurança para o usuário selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cópia de Segurança criada anteriormente possui a extensão.sped. Após a seleção, clicar no botão ; III. Caso já tenha sido gerado um arquivo de EFD para entrega na Cópia de Segurança, será solicitado ao usuário o nome e local do arquivo onde será restaurada a EFD para posterior transmissão ao ambiente SPED. Após a confirmação, clicar no botão ou no botão para desistir da operação; IV. Após a restauração, o sistema exibe a mensagem Cópia de Segurança Restaurada com Sucesso. Caso a escrituração escolhida já exista na base de dados, o sistema mostra a seguinte mensagem Escrituração já existe no repositório de dados do sistema. Para restaurar a cópia de segurança será necessário sobrescrever a escrituração existente. Deseja fazê-lo?, indagando ao usuário se deseja ou não sobrescrever a escrituração existente. Caso confirme a operação, a restauração da cópia de segurança será iniciada e, ao final, apresentará a mensagem: Cópia de Segurança restaurada com sucesso. Caso contrário, a operação será abandonada. Menu Cópia de Segurança -> Cadastro de Contribuintes Para criação de uma cópia de segurança do cadastro de um contribuinte, utilize a opção conforme figura abaixo ou o atalho: Página 15 de 23
Itens do menu Cópia de Segurança -> Cadastro de Contribuintes 1. Gerar Cópia de Segurança do Cadastro de Contribuintes: permite ao usuário a geração de uma cópia de segurança das informações do cadastro do contribuinte e de outras informações existentes no sistema, exceto as escriturações fiscais, para guarda ou transferência para utilização em outra máquina. Para gerar uma cópia de segurança dos dados de um contribuinte, siga os passos abaixo: I. A partir do menu Cópias de Segurança (ou ícone ou tecla de atalho Ctrl + P), selecionar a opção Cadastro de Contribuintes - Gerar; II. Será apresentada a tela Gerar Cópia de Segurança com a lista de contribuintes existentes no banco de dados do PVA; III. O usuário deverá selecionar o Contribuinte do qual deseja gerar cópia de segurança e clicar no botão ou no botão para desistir da operação; IV. Em seguida abrir-se-á uma janela, possibilitando ao usuário escolher o local e o nome do arquivo de segurança a ser gerado. O arquivo gerado terá a extensão:.sped ; V. O usuário deverá informar o nome do arquivo e o local onde será feita a cópia de segurança e clicar no botão. Após a gravação, será apresentada uma tela de aviso com a mensagem: Cópia de segurança gravada com sucesso. 2. Restaurar Cópia de Segurança: permite a restauração dos cadastros de contribuintes por meio de um arquivo de cópia de segurança gravado anteriormente pelo sistema. Para restaurar uma cópia de segurança dos dados de um contribuinte, siga os passos abaixo: I. Será apresentada a tela Restaurar Cópia de Segurança para o usuário selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cópia de Segurança criada anteriormente possui a extensão.sped Após a seleção, clicar no botão ; II. Será apresentada a tela Restaurar Cópia de Segurança para que o usuário confirme o arquivo a ser restaurado. Após a confirmação, clicar no botão ou no botão para desistir da operação; III. Após a restauração, o sistema exibe a mensagem Cópia de Segurança Restaurada com Sucesso. Caso os dados do contribuinte já existam na base de dados, o sistema alertará sobre a substituição dos dados existentes, indagando ao usuário se deseja ou não sobrescrever as informações existentes. Caso confirme a operação, a restauração da cópia de segurança será iniciada e, ao final, apresentará a mensagem: Cópia de Segurança restaurada com sucesso. Caso contrário, a operação será abandonada. Obs.: A cópia de segurança gerada pelo PVA deve ser utilizada somente para a transferência das informações entre os computadores, O arquivo a ser mantido em guarda pelo prazo decadencial é o arquivo transmitido e o seu respectivo recibo. Página 16 de 23
Menu Configurações Esta opção permite alterar os parâmetros pré-determinados do sistema e alterar sua configuração para que sejam efetuadas as atualizações de tabelas de forma automática, antes de executar a funcionalidade: Verificação de Pendências. Menu Configurações -> Configurar Aplicação O PVA permite a configuração da quantidade de erros e advertências a serem detectadas. O padrão estabelecido é 1000 (um mil) erros e advertências, podendo ser alterado para o limite máximo de 5000 (cinco mil). A correção dos erros não implica em correção do arquivo todo, pois, os valores alocados podem incorrer em outras regras de validação. Menu Sobre Esta opção permite o acesso ao Ajuda do PVA e a visualização da versão do PVA em uso e mostrada na figura abaixo: Página 17 de 23
Barra de ferramentas A barra de ferramentas está disposta horizontalmente logo abaixo da barra de menus e permite acessar rapidamente as seguintes funções do programa: - Criar nova escrituração - Importar escrituração - Abrir escrituração - Verificar pendências - Assinar escrituração - Excluir assinatura - Transmitir escrituração - Consultar situação da escrituração - Gerar arquivo da escrituração - Excluir escrituração - Gerar cópia de segurança - Restaurar cópia de segurança - Sair do programa Teclas de atalho O PVA possibilita o acesso às funcionalidades também por meio de teclas de atalho, sem a necessidade de utilização do mouse. As teclas de atalho estão disponíveis para todas as funções existentes na barra de menus. Menu Escrituração Fiscal: Função Criar Escrituração Fiscal Importar Escrituração Fiscal Abrir Escrituração Fiscal Verificar Pendências Gerar arquivo para entrega Assinar Escrituração Fiscal Excluir Assinatura da Escrituração Fiscal Transmitir Escrituração Fiscal Consultar Situação da Escrituração Excluir Escrituração Fiscal Visualizar Recibo de Transmissão Sair Tecla de atalho Ctrl + N Ctrl + I Ctrl + A Ctrl + V Ctrl + G Ctrl + S Ctrl + X Ctrl + T Ctrl + C Ctrl + E Ctrl + R Alt + F4 Menu Contribuinte Função Cadastrar contribuinte Abrir cadastro Fechar cadastro Excluir cadastro Tecla de atalho Ctrl + Shift + N Ctrl + Shift + A Ctrl + Shift + F Ctrl + Shift + E Página 18 de 23
Menu Tabelas Função Atualizar Tabelas Tecla de atalho Ctrl + Shift + Z Menu Cópia de Segurança Função Gerar Cópia Segurança EFD Restaurar Cópia Segurança EFD Gerar cópia Segurança Cadastro Restaurar cópia Segurança Cadastro Tecla de atalho Ctrl + P Ctrl + U Ctrl + Shift + P Ctrl + Shift + U Menu Configurações Função Configurar aplicação Tecla de atalho Ctrl + L Menu Sobre Função Ajuda Sobre Tecla de atalho F1 Ctrl + O Botões Outras teclas de atalho disponíveis nos hint. Para INSERIR REGISTROS, selecione o registro e clique no botão (hint: Inserir novo registro). Para excluir um registro, clique no botão (hint: excluir registro). A exclusão de um registro pai implica na exclusão de todos os registros filhos existentes. Ex.: excluir um registro C100 implica a exclusão dos registros C170 e C190 respectivos. Não serão excluídos os registros do bloco 0. Para alterações de conteúdo de campo, clique no campo ou na caixa de opções e efetue a alteração desejada, salvando a alteração efetuada. Para copiar dados previamente cadastrados do contribuinte, utilize o botão (hint: Copiar dados do cadastro do contribuinte). Para navegação entre os registros, utilize os botões: - Voltar ao primeiro registro; - Voltar um registro; - Avançar um registro; - Ir para o último registro. Ao preencher os registros dos Blocos C e D, o PVA pode transferir alguns valores dos campos do registro para o registro analítico, bastando para isso clicar no botão (hint: Gerar Registros Analíticos), localizado abaixo do título do registro. O Validador Página 19 de 23
prepara e transfere alguns valores para o registro analítico, porém, o usuário é informado que: Atenção: Nem todos os campos do registro analítico serão gerados automaticamente, alguns campos do registro deverão ser preenchidos manualmente. Ex.: o campo Valor da Operação deverá ser preenchido manualmente. Utilizando o programa Validador O PVA será utilizado pelo contribuinte para a geração, validação, assinatura com certificado digital e transmissão para o ambiente SPED. Não será recepcionado o arquivo não validado pelo PVA oficial, bem como arquivo não assinado ou assinado por pessoa não autorizada. Após a transmissão, é essencial que o usuário aguarde o retorno do recibo de transmissão. Não terão validade jurídica arquivos que contenham a EFD sem o respectivo recibo de transmissão. Visualização de Relatórios ou Escrituração Depois de aberta a EFD, o PVA permite ao usuário selecionar as opções de visualização de Relatórios ou Escrituração que se localizam no frame esquerdo do PVA, dispostos em duas abas. Aba Relatórios: Página 20 de 23
RELATÓRIOS: por meio dessa opção, o programa permite a visualização, por relatórios pré-definidos, de informações prestadas na EFD. 1. Relatórios - Dados da Escrituração: Nessa opção, o programa apresenta os dados da escrituração aberta, permitindo ao usuário a visualização das seguintes informações: contribuinte, CNPJ/CPF, inscrição estadual, período da escrituração, finalidade do arquivo (se original ou substituta), estado do arquivo (importada com erros, validada, assinada ou transmitida), localização do arquivo e identificação do arquivo (hash code). 2. Relatórios de Registros Fiscais Documentos: Nessa opção, o programa permite a visualização dos registros fiscais dos documentos: 1. entradas de mercadorias e aquisição de serviços: corresponde ao Livro de Registro de Entradas. As informações para a exibição no relatório são extraídas dos registros Pai de cada um dos documentos e registros filhos correspondentes. Ao final do relatório, são apresentadas totalizações dos valores de operação, de ICMS, ICMS Substituição Tributária e IPI, sumarizados na combinação CST_ICMS, CFOP e alíquota de ICMS; 2. saídas de mercadorias e prestação de serviços: corresponde ao Livro de Registro de Saídas. As informações para a exibição no relatório são extraídas dos registros Pai de cada um dos documentos e registros filhos correspondentes. Ao final do relatório, são apresentadas totalizações dos valores de ICMS, ICMS ST e IPI, sumarizados na combinação CST_ICMS, CFOP e alíquota de ICMS; 3. Relatórios de Registros Fiscais Apuração de ICMS: Nesta opção, o programa permite a visualização dos registros fiscais de apuração do ICMS devido por Operações Próprias, ou da apuração do ICMS devido por Substituição Tributária, ou se há saldo credor a transportar para o período subseqüente. As informações constantes da visualização são originadas dos registros E100 e registros filhos, para ICMS Operações Próprias, e registros E200 e registros filhos, para ICMS Substituição Tributária, respectivamente; 4. Relatórios de Registros Fiscais Apuração do IPI: poderão ser visualizadas as consolidações de valores por período de apuração (agrupadas na combinação CFOP + CST_IPI), apresentadas nos registros E500 e respectivos registros filhos, bem como os registros fiscais do IPI, por período de apuração, segundo informado no registro E520. 5. Relatórios Inventário Físico: O programa permite a visualização dos dados referentes ao Inventário apresentado. 6. Relatórios Outras informações: O programa permite a visualização dos registros fiscais informados no Bloco 1. 7. Relatórios Visualizar Pendências: permite a visualização das inconsistências na escrituração fiscal apontadas durante o processo de validação da escrituração. Neste relatório, quando o erro for de conteúdo, é disponibilizado um link (no campo que contém o erro) diretamente para o registro pai que Página 21 de 23
contém o erro, permitindo a sua correção pelo validador. Após a correção e validação, é necessário gerar um arquivo para entrega. 8. Relatórios Visualizar Assinatura: permite visualizar informações referentes à assinatura digital aplicada ao arquivo da escrituração fiscal. 9. Relatórios Visualizar Recibo da Transmissão: permite a visualização de informações do recibo de entrega do arquivo da escrituração fiscal, quando transmitida com sucesso. Aba Escrituração: ESCRITURAÇÃO: Esta opção permite ao usuário visualizar cada um dos registros apresentados na EFD ou, quando selecionado o modo de edição, alterar dados da EFD importada. A digitação ou correção de dados somente é possível através de subformulários, que serão disponibilizados através de um Clique Duplo no registro. 1. Escrituração Abertura da escrituração Nesta opção, poderão ser disponibilizados para visualização ou digitação, os registros referentes a: Informações cadastrais e Tabelas do contribuinte, todos do Bloco 0; Página 22 de 23
2. Escrituração Documentos fiscais de entradas / aquisições de serviços: permite a visualização ou digitação dos documentos fiscais de entradas de mercadorias ou serviços. Se disponibilizado os registros Pai dos documentos. 3. Escrituração Documentos fiscais de Saídas/Prestações permite a visualização ou digitação dos registros fiscais de saídas ou prestações de serviços. 4. Escrituração Apurações permite a visualização ou digitação dos registros apresentados no Bloco E, por período de apuração dos impostos: ICMS, ICMS ST e IPI. 5. Escrituração Inventário físico permite a visualização ou digitação dos dados informados no Bloco H e dos registros filhos. 6. Escrituração Informações gerais - permite a visualização ou digitação dos dados informados no Bloco 1 e dos respectivos registros filhos. Página 23 de 23