ENTIDADE AUDITADA: Escola Superior de Saúde (ESS) do Instituto Politécnico de Viana do Castelo NORMA DE REFERÊNCIA: NP EN ISO 9001:2008 (considerar ainda guiões de avaliação da A3ES) DATA (S) DA AUDITORIA: 03.01.2014 DURAÇÃO: 1/2dia ÂMBITO: Auditoria aos Processos: Académicos (ACA); Formação (FOR); Observatório (OBS); Recursos Técnicos Educativos: Subprocessos Biblioteca (BIB) e Gestão de Espaços Educativos (GEE); Gestão Estratégica: Subprocessos Cooperação Internacional (CIN) e Criação e Restruturação de Cursos (CRC) e PGE (PA/RA/Plano Estratégico/AC); AHS. Ao longo da Auditoria será também verificado, nos diferentes processos, o cumprimento de requisitos dos Processos Gestão e Melhoria do Sistema (GMS) e Gestão Documental (GDO). REQUISITO VERIFICADO NÃO CONFORMIDADE OBSERVAÇÃO 4. SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE 4.1 Requisitos Gerais 4.2 Requisitos da Documentação 1 9 5. RESPONSABILIDADE DA GESTÃO 5.1 Comprometimento da Gestão 5.2 Focalização no Cliente 5.3 Política da Qualidade 5.4 Planeamento 5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação 5.6 Revisão pela Gestão 6 GESTÃO DE RECURSOS 6.1 Provisão de Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestrutura 6.4 Ambiente de Trabalho 7. REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planeamento da Realização do Produto 7.2 Processos Relacionados com o Cliente 7.3 Concepção e Desenvolvimento 11 4, 6,8 7.4 Compras Produção e Fornecimento do Serviço 2,5,7 3, 10 7.6 Controlo do Equipamento de Monitorização e de Medição 8. MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Generalidades 8.2 Monitorização e Medição, 8.3 Controlo do Produto Não Conforme 8.4 Análise de Dados 8.5 Melhoria * Assinalar com os requisitos verificados em auditoria EQUIPA AUDITORA: RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 1 de 5
NOME / FUNÇÃO Rosa M.M. Venâncio (Auditora Coordenadora) António Pedro O.C. Santos (aluno- Observador) RESUMO / COMENTÁRIOS GLOBAIS: A auditoria teve por objetivo avaliar os processos Académicos (ACA); Formação (FOR); Observatório (OBS); Recursos Técnicos Educativos: Subprocessos Biblioteca (BIB) e Gestão de Espaços Educativos laboratório (GEE); Gestão Estratégica: Subprocessos Cooperação Internacional (CIN) e Criação e Restruturação de Cursos (CRC) e PGE (PA/RA/Plano Estratégico AC); AHS. Ao longo da Auditoria será também verificado, nos diferentes processos, o cumprimento de requisitos dos Processos Gestão e Melhoria do Sistema (GMS) e Gestão Documental (GDO) nas Escolas do Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) - Escola Superior Saúde (ESS), e a sua conformidade com os requisitos da norma de referência (NP EN ISO 9001:2008) e requisitos legais e regulamentares aplicáveis nomeadamente nos guiões de avaliação da A3ES. A Equipa Auditora (EA) conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano inicialmente proposto, focando, por amostragem, requisitos/objetivos requeridos pela norma de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação das atividades; avaliação de recursos humanos, materiais e infraestruturas e revisão de registos e documentação do processo. Procurou-se ainda verificar se as não conformidades e observações das auditorias internas referentes a este Processo nas diversas escolas, foram adequadamente tratados ou se permanecem em aberto. É de salientar o esforço dos gestores intervenientes para a eliminação/correção das NC e Obs. detetadas nas anteriores auditorias. A Equipa Auditora agradece a simpatia e cordialidade com que foi recebida, assim como a cooperação e grau de abertura demonstrada pelos auditados ao longo de toda a Auditoria. E ressalva que a auditoria foi realizada de acordo com metodologias de amostragem, cabendo à Instituição a identificação e análise de situações paralelas ou associadas às constatações registadas neste relatório. Com o propósito de melhorar o SGGQ foram formuladas as seguintes OPORTUNIDADES DE MELHORIA: Repensar o PGE (PA/RA/Plano Estratégico AC);Estabelecer cronograma / recolha de contributos das UO para o Plano de Atividades do IPVC e/ou estabelecer a obrigatoriedade de existência de um PA da UO Estabelecer uma agenda comum consertada das várias atividades sas UO s (seminários/conferências/ e outros eventos) Desenvolver novas estratégias para a divulgação do SGGQ, nomeadamente a realização de workshops promovidos pelo GAQ (GIQ; GQ-UO) e AE-UO ; GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 2 de 5
Permitir que os GP de OBS e GMS, e os Coordenadores de Curso tenham acesso ao modelo de inquérito on-line, no sentido de aferir se está como pretendido, bem como para conhecer melhor o seu funcionamento e responder com maior celeridade e por outro lado, evitando que se tenha que visualizar in loco o inquérito do aluno quando este manifesta alguma dúvida/problema acerca do seu preenchimento; Repensar /alterar a(s) estratégia(s) de divulgação dos inquéritos de satisfação do IPVC; Exemplo Na ESS (GMS) tem taxas de participação elevadas no 1.º semestre ( 56% em 2012/13 ) e inferiores no 2.º semestre ( cerca de 26%) devido ao facto dos alunos estarem em estágios; Sugere-se análise no relatório do inquéritos de satisfação da Qualidade de ensino no IPVC do ponto referente aos ECTS : constata-se Respostas contraditórias entre os ECTS do Plano de Estudos e as horas disponibilizadas pelos os estudantes a algumas UC; Sugere-se que seja alargada a boa prática da ESS na análise dos relatórios de curso( quer os das UC, quer IQE) foi evidenciadas existência da Reunião da comissão de curso para analise de resultados com a comissão de curso posteriormente com Pedagógico e direção, para se ver a avaliação tanto das UCS como dos professores. Duas UCS são "problemáticas" foi evidenciada a Bioquímica alterações de metodologia por parte do docente, com apoio tutorial para alem do horário curricular. Sugere-se a divulgação de uma Boa pratica da ESS a nível da publicação de uma ata síntese da reuniões do CP num placard destinado a este órgão da escola ; sugere-se o horário de para alunos de mestrado através do (Skype) o Atendimento por e-mail normalmente mais moroso e não contabilizado (flexível) Alterar as permissões de forma a permitir acesso a pautas e contactos dos alunos do curso aos Coordenadores, facilitando assim a monotorização e acompanhamento das atividades do curso; Alargar uma boa Prática da ESS relativamente ao estabelecimento de um calendário de disponibilização e lançamento de notas/assinatura das pautas; Sugere-se a publicação/disponibilização dos programas das UC s anuais, independentemente do seu inicio e planificação. Ex na ESS apesar de todos os CP já estarem aprovados e disponíveis nos SAC na plataforma modele apenas estão visíveis e criadas as UC que tem inicio ; Sugere-se a uniformização da forma como são disponibilizados os sumários na plataforma Moodle por unidade orgânica; Sugere-se a eventual criação de um impresso para a planificação das aulas; GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 3 de 5
Propor/criar em colaboração com o CTC/comissões de creditação das escolas um impresso para as equivalências transversal às UO, nomeadamente a nível de impressos e documentação Implementar o procedimento ACA-06 Reconhecimento de grau, equivalências/creditação ; Rever o procedimento de equivalências dos alunos internos, prevendo a possibilidade de consulta de documentação já existente nas UO (programas de Unidades curriculares) ; Definir procedimento para criação de Processo Individual do Aluno (Ex: Nos processos dos alunos candidatos ao ingresso por concursos especiais Maiores de 23 anos, estabelecer regras no que diz respeito ao arquivo das provas de conhecimentos efetuadas; as provas dos alunos que são admitidos deverão ser anexadas ao processo individual de cada aluno; Sugere-se que sejam uniformizados os critérios relativos à classificação da tipologia de documentos, no sentido de garantir que o mesmo documento seja tratado da mesma forma entre entradas e saídas dentro do IPVC. Sugere-se ainda que por exemplo, no caso de ofícios, seja descriminado o próprio termo ou utilizada alguma abreviatura de forma a facilitar a identificação deste tipo de documentos. Implementar o procedimento de depósito de dissertações/projetos/relatórios de estágio no repositório institucional, cuja conceção se encontra em curso, em conjunto com outros processos e/ou órgãos envolvidos/dependentes (BIB/ SAC). Sugere-se a implementação de um sistema de backup de comunicações que em caso de quebra de energia, possibilite a utilização dos telefones para contacto com as linhas exteriores, designadamente emergências médicas, bombeiros, polícia ou outras entidades. Idealmente poderia ainda suportar algumas comunicações de aplicações consideradas fundamentais, como os serviços Académicos, laboratórios. No sentido de assegurar a máxima eficiência resultante desta auditoria, o IPVC deve proceder à implementação e análise das ações corretivas para as não conformidades (NC) identificadas neste relatório e não somente à correção das mesmas. Segue-se nas páginas seguintes, as constatações anotadas ao longo da Auditoria, num total de: 11 Constatações: 5 Não conformidades e 6 Observações. NOTA DE NÃO CONFORMIDADE / OBSERVAÇÃO Nº NC* OBS* Requisito Descrição 1 2 x 4.2.3. (ACA) 1. no ponto 5. Registos e Documentos associados da instrução de trabalho ACA-06 ainda faz referência a impressos dos Conselhos Científicos das Escolas e não das Comissão Técnica Cientifica das Escolas (CRC) 2. na lista de documentos da mapa de processo ainda não estão atualizadas a designação da Estrutura da Qualidade. No campo de detentores aparece a designação de GQ (presidência, Gabinete de Qualidade, GIP, Gestores de Qualidade, CTC) ; ESS(BIB) 1-O horário afixado na porta não é igual ao disponibilizado na página; 2-não está divulgação nenhum contacto telefónico GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 4 de 5
3 4 5 6 7 8 9 4.2.3. ESS (FOR) No Programa da UC sociologia I( muito resumido) apesar de estarem referenciadas as sessões que correspondem a cada um dos tópicos dos conteúdos programáticos não é claro, a correspondência em horas ;Ex : no conteúdo programático no ponto 1 -emergência e desenvolvimento das ciências sociais estão previstas duas sessões e no ponto 4 -socio antropologia da família ( 4 sessões)" ESS /(FOR) UC de saúde do adulto e do idoso II não tem o resumo em inglês Não existem sumários de 6 e 7 de dezembro da unidade curricular de enfermagem : evolução histórica e epistemologia No horário de atendimento da UC de Transição e processos adaptativos também estão divulgado o horário de atendimento na ESE; Será que os alunos podem ter também atendimento no horário disponível para outra UO? na UC Cuidar da pessoa e da família em situação critica II,as horas previstas no horário do curso/planeamento da distribuição das UC não correspondem ao sumário Ex.as aulas 34, 35, 36, 37, 38,39,40 ESS/ (FOR) No programa da UC Cuidar da pessoa e da família em situação critica II no campo para descrição do conteúdo aparece a horas disponíveis para a avaliação. (ESS/FOR) O impresso da programa da UC Bioética e a pessoa em situação critica do Mestrado Médico- Cirúrgica foi alterado o campo correspondente a programa, tendo sido acrescentado 2 colunas para a indicação do nº de horas/sessões/semanas para cada tópico dos conteúdos programáticos. 10 11. ESS (BIB/ACA) A Tese de Mestrado em que foi defendida na ESS Samuel Sampaio de Sousa ainda não se encontra disponível na Biblioteca, quer na sua versão em papel ou na versão digital porque aguarda a aprovação da instrução de trabalho ESS/ (CIN) Não foi evidenciada a ata de aprovação pelo CTC do Learning Agreement do aluno Rui Daniel da Silva Martins e nem a conversão da nota de acordo com o Dec. lei 42/2005 de 22 de fevereiro AUDITOR(ES): Auditor Coordenador: Rosa Venâncio; Aluno- Observador António Santos TOMOU CONHECIMENTO (pela entidade auditada): NOME/FUNÇÃO RUBRICA GMS-03/03 Revisão 1/2009.10.30 Pág. 5 de 5