Transcrição

1 monitorização programa de auditorias OBJETIVOS DO PROGRAMA A E DE CADA UMA DAS AUDITORIAS OBJETIVOS avaliar a adequabilidade e a eficácia de procedimentos avaliar a adequabilidade de novos procedimentos avaliar uma amostra dos serviços prestados confirmar o cumprimento de referenciais (a3es) confirmar o cumprimento de requisitos (np en iso 9001) confirmar o cumprimento de requisitos legais aplicáveis avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados avaliar compatibilidade e alinhamento entre objetivos e política da qualidade rever resultados de auditorias anteriores 02. ÂMBITO/NÚMERO NÚMERO/TIPO TIPO/DURAÇÃO DURAÇÃO/LOCAIS LOCAIS/CALENDARIZAÇÃO CALENDARIZAÇÃO DAS AUDITORIAS A ÂMBITO ÂMBITO auditoria ao sistema auditoria a processos auditoria a processos e serviços TIPO/NÚMERO NÚMERO/DURAÇÃO tipo (interna, externa) número duração (h) I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I ELABORADO POR: LUÍSA OLIVEIRA E CUNHA EM: 14JAN2016

2 CALENDARIZAÇÃO DATA LOCAL PQ*01 16/03/ /03/2015 SC SC 23/11/ /11/2015 ESEV ESEV SPQ*02.01 AO SPQ* /11/ /11/2015 ESSV ESSV 30/11/ /11/2015 ESTGV ESTGV 01/12/ /12/2015 ESTGL ESTGL 02/12/ /12/2015 ESAV ESAV 26/10/ /10/2015 ESTGL SC 27/10/ /10/2015 ESTGV ESTGV SPQ*03.01 AO SPQ* /10/ /10/2015 ESSV ESSV 02/11/ /11/2015 ESEV ESEV 03/11/ /11/2015 ESAV ESAV 04/11/ /11/2015 SC SC 26/10/ /10/2015 ESTGL SC 27/10/ /10/2015 ESTGV ESTGV SPQ*04.01, SPQ*04.02, SPQ*06.05, SPQ*06.25, SPQ*06.34 AO SPQ* /10/ /10/2015 ESSV ESSV 02/11/ /11/2015 ESEV ESEV 03/11/ /11/2015 ESAV ESAV/SC 04/11/ /11/2015 SC/SAS SC/SAS SPQ*04.03 AO SPQ* /03/ /03/2015 SC SC SPQ*04.07 AO SPQ* /03/ /03/2015 SC SC PQ*05 16/03/ /03/2015 SC SC SPQ*06.01 AO SPQ* /03/ /03/2015 SC SC SPQ*06.06 E SPQ* /03/ /03/2015 SC SC SPQ* /03/ /03/2015 SC SC SPQ*06.09 E SPQ* /03/ /03/2015 SC SC 18/05/ /05/2015 ESAV ESAV SPQ*06.11 AO SPQ*06.17, SPQ*06.19 AO SPQ*06.26, SPQ*06.33 E SPQ* /05/ /05/2015 ESEV ESEV 25/05/ /05/2015 ESSV ESSV 26/05/ /05/2015 ESTGV ESTGV 27/05/ /05/2015 ESTGL ESTGL SPQ* /11/ /11/2015 SC SC 18/05/ /05/2015 ESAV ESAV SPQ*06.27 AO SPQ* /05/ /05/2015 ESEV ESEV 25/05/ /05/2015 ESSV ESSV 26/05/ /05/2015 ESTGV ESTGV 27/05/ /05/2015 ESTGL ESTGL SPQ*06.30 E SPQ* /03/ /03/2015 SAS SAS SPQ* /03/ /03/2015 SC SC PQ*07 16/03/ /03/2015 SC SC 23/11/ /11/2015 ESEV ESEV PQ*08 24/11/ /11/2015 ESSV ESSV 30/11/ /11/2015 ESTGV ESTGV 01/12/ /12/2015 ESTGL ESTGL 02/12/ /12/2015 ESAV ESAV SPQ*09.01 E SPQ* /05/ /05/2015 SC/UI SC/UI PQ*10 20/05/ /05/2015 SC SC 2 6

3 DATA LOCAL PQ*11 16/03/ /03/2015 SC SC PQ*12 16/03/ /03/2015 SC SC 03. RISCOS RISCOS a equipa pode não reunir a competência coletiva para conduzir auditorias devido ao reduzido número de auditores na bolsa interna e à especificidade de alguns processos a equipa pode não conseguir definir valores adequados para as amostras dado que, em alguns serviços, não existem dados exatos sobre o número de clientes o tempo estabelecido pode ser insuficiente para contemplar o âmbito definido atividades internas ou externas não previstas no início do ano poderão alterar a calendarização inicial das auditorias 04. PROCEDIMENTOS ELABORAÇÃO, APROVAÇÃO E DIVULGAÇÃO DO PROGRAMA o programa de auditorias foi elaborado, pela gestora da qualidade, em 16 de dezembro de 2014 e aprovado, pelo conselho para a avaliação e qualidade, em 30 de janeiro de 2015 após aprovação o programa foi divulgado, através de , aos presidentes das unidades orgânicas e aos elementos da bolsa de auditores do ipv em 2 de fevereiro de IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA a implementação do programa de auditorias foi acompanhada pela gestora da qualidade durante a implementação foram efetuados diversos pedidos de alteração de datas de auditorias e um pedido para alteração de um elemento de equipa auditora a todos os pedidos foi dada resposta, tendo sido possível realizar as auditorias previstas MONITORIZAÇÃO DO PROGRAMA a monitorização do programa de auditorias, relativa ao 1º semestre de 2015, foi elaborada, pela gestora da qualidade, em 22 de junho de 2015 e aprovada, pelo conselho para a avaliação e qualidade, na 1º reunião deste órgão após elaboração do documento (20 de outubro de 2015) a monitorização, relativa a 2015, foi elaborada, pela gestora da qualidade, em 17 de dezembro de 2015 e será apresentada ao conselho para a avaliação e qualidade, na próxima reunião deste órgão, para aprovação REVISÃO DO PROGRAMA não foi efetuada nenhuma revisão ao programa de auditorias em DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS os resultados da monitorização do programa de auditorias, relativos ao 1º semestre, não foram divulgados aos elementos da bolsa de auditores do ipv após aprovação do conselho para a avaliação e qualidade, conforme no programa a divulgação da classificação obtida, pelos elementos da bolsa de auditores, foi efetuada individualmente 3 6

4 05. CRITÉRIOS DE AUDITORIA IA foram usados, como critérios de auditoria, o manual de garantia da qualidade do ipv, o manual de auditoria a3es, a np en iso 9001:2008, a np en iso 19011:2011, legislação aplicável e regulamentos internos 06. MÉTODOS DE AUDITORIA foram usados, como métodos de auditoria, a condução de entrevistas, o preenchimento de listas de verificação com e sem a participação do auditado e a recolha de dados através de amostragem 07. EQUIPAS AUDITORAS as equipas auditoras foram selecionadas de acordo com a experiência dos seus elementos enquanto auditores e, quando possível, pela sua competência relativamente aos processos auditados EQUIPA AUDITORA PQ*01 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES SPQ*02.01 AO SPQ*02.03 SPQ*03.01 AO SPQ*03.03 SPQ*04.01, SPQ*04.02, SPQ*06.05, SPQ*06.25, SPQ*06.34 AO SPQ*06.37 A.MEDEIROS (AC), S.ANTUNES, J.LOUSADO A.MEDEIROS (AC), S.ANTUNES, A.FRAGATA SPQ*04.03 AO SPQ*04.06 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES SPQ*04.07 AO SPQ*04.10 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES PQ*05 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES SPQ*06.01 AO SPQ*06.04 ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES SPQ*06.06 E SPQ*06.07 ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES SPQ*06.08 ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES SPQ*06.09 E SPQ*06.10 ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES SPQ*06.11 AO SPQ*06.17, SPQ*06.19 AO SPQ*06.26, SPQ*06.33 E SPQ*06.34 SPQ*06.18 SPQ*06.27 AO SPQ*

5 EQUIPA AUDITORA SPQ*06.30 E SPQ*06.31 ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES SPQ*06.32 ANA MEDEIROS (AC), RITA LOPES ANA MEDEIROS (AC) PQ*07 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES PQ*08 A.MEDEIROS (AC), S.ANTUNES, J.LOUSADO A.MEDEIROS (AC), S.ANTUNES, A.FRAGATA SPQ*09.01 E SPQ*09.02 ASCENSÃO ABRANTES (AC), TERESA SOARES ASCENSÃO ABRANTES (AC), LUÍSA CUNHA PQ*10 ASCENSÃO ABRANTES (AC), TERESA SOARES ASCENSÃO ABRANTES (AC), LUÍSA CUNHA PQ*11 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES PQ*12 RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES RAQUEL VAZ (AC), ASCENSÃO ABRANTES 08. AVALIAÇÃO DE AUDITORES AUDITORES AUDITORIAS REALIZADAS HORAS DE AUDITORIA CLASSIFICAÇÃO Anabela Fragata Ana Medeiros Ângelo Fonseca Ascensão Abrantes Cláudia Chaves Cristina Peixoto Daniel Vasconcelos Fátima Jorge Henrique Ramalho Isabel Duarte José Lapa Lúcia Pato Luísa Cunha Luís Carneiro Nuno Borges Paula Bettencourt Raquel Vaz Rita Lopes Rosa Martins Sandra Antunes Véronique Delplancq Vítor Martinho Vítor Santos atendendo aos resultados alcançados, todos os auditores podem realizar auditorias de forma autónoma 5 6

6 09. CONTRADITÓRIOS foram apresentados os seguintes contraditórios: RELATÓRIO DE AUDITORIA CONTRADITÓRIO RESPOSTA EA RESULTADO 16/03 SPQ*04.07 projetos informáticos SPQ*04.08 aplicações, rede e segurança de dados SPQ*04.09 licenciamentos SPQ*04.10 apoio informático 26/03 SPQ*06.01 divulgação e imagem SPQ*06.02 polistécnica e publicações não periódicas SPQ*06.03 millenium SPQ*06.04 orientação vocacional 10. RECURSOS NECESSÁRIOS foi requisitada viatura para as deslocações a lamego 23/03 apresentado por João Branco 31/03 apresentado por Joaquim Amaral 26/03 aceitou observação sem alterar conteúdo do relatório 09/04 aceitou contraditório e alterou, em 10/04, conteúdo do relatório 11. CONFIDENCIALIDADE, SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ÇÃO, SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO E OUTRAS QUESTÕES SIMILARES resolvido em 26/03 não foi necessária realização de auditoria de substituição resolvido em 10/04 não foi necessária realização de auditoria de substituição as cópias de documentos, solicitadas pela equipa auditora durante a auditoria, foram enviadas à gestora da qualidade que procedeu à sua destruição os registos das auditorias foram arquivados e manter-se-ão no arquivo durante 5 anos, sendo restrito o acesso aos mesmos 12. PROPOSTAS DE MELHORIA atendendo aos resultados da monitorização do programa de auditorias apresentam-se as seguintes propostas de melhoria efetuar a revisão dos objetivos do programa e de cada uma das auditorias garantira a compatibilidade e alinhamento entre os objetivos da qualidade, os procedimentos do sistema e a política da qualidade do ipv rever o tempo estabelecido para cada auditoria de acordo com o tempo efetivamente usados no período anterior efetuar a revisão dos riscos do programa de auditorias efetuar a divulgação do programa e da monitorização de acordo com o estabelecido no documento aprovado pelo conselho para a avaliação e qualidade efetuar a revisão dos critérios de avaliação dos auditores de forma a que estes permitam justificar a escola das equipas auditoras nos períodos seguintes estabelecer prazos mínimos para a solicitação de alteração de datas de auditorias e para a solicitação de substituição de elementos das equipas auditoras 6 6