Orçamentos, Projeções e Indicadores: antecipando os resultados das estratégias



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Transcrição:

Orçamentos, Projeções e Indicadores: antecipando os resultados das estratégias Ricardo Daher Oliveira, MSC Faculdade de Vila Velha UNIVILA Vitoria ( ES) Brasil Tel. ( 0055) 27 3329 72 01 e.mail: rdodaher@terra.com.br José Antonio Arantes Salles, Dr. Programa de Pos-graduacao em engenharia de producao FEMP UNIMEP Santa Barbara D Oeste ( SP) Brasil 0055 27 3124 1767 e.mail: jasalles@unimep.br Palavras Chaves: Orcamentos, balancos projetados, projecao de indicadores Tema do Trabalho: Indicadores Integrales de Gestión Recursos audiovisuales: data show, computador com Microsoft Power Point 98 ou 2000

2 Orçamentos, Projeções e Indicadores: antecipando os resultados das estratégias Tema do Trabalho: Indicadores Integrales de Gestión Resumo É comum encontrar empresas que admitem utilizar-se do planejamento estratégico para atingir seus objetivos. Entretanto, na medida em são questionadas acerca da utilização de orçamentos verifica-se que muitas empresas, principalmente as micros e médias, entendem por orçamento, a simples prática de pesquisa de preço por ocasião da suas compras, desconsiderando, assim, qualquer relação entre o planejamento estratégico e a prática orçamentária. É a partir desta constatação que o presente artigo, fundamentando-se em ferramentas de uso da controladoria, fará uma abordagem acerca da importância do desenvolvimento de uma cultura orçamentária para que as estratégias possam ser monitoradas ou mesmo repensadas a partir de informações de indicadores de gestão originários dos balanços patrimoniais e demonstrativos de resultados projetados. Palavras-Chaves: Orçamentos, Balanços Projetados, Projeção de Indicadores. 1. INTRODUÇÃO Poderia-se citar um sem números de objetivos a serem alcançados pelo planejamento estratégico de uma empresa. Ansoff (1990), por exemplo, ao citar sobre a tipologia das estratégias, enumera um conjunto de objetivos os quais as

3 empresas automaticamente se enquadram ao formularem suas estratégias. Segundo o autor os objetivos estariam associados à: maximização do lucro atual, a ganhos de capital, a liquidez do patrimônio, a responsabilidade social, a filantropia ou redução do risco. Indiferente aos objetivos a serem alcançados, para todo lado que se olhe, é perfeitamente compreensível, considerando-se o direito de propriedade como mola mestra do sistema capitalista, o papel que o lucro teve e tem sobre o desenvolvimento das nações. Dentro de uma perspectiva macro, o lucro deixa de ser um objetivo pessoal e passa a ser um objetivo do estado e quiçá de um conjunto de paises. Tendo o lucro como principal objetivo a ser alcançado, Figueiredo e Caggiano (1997) descrevem que o objetivo de um negócio privado, considerando-se o atual estágio da competição econômica, é a obtenção de uma maior lucratividade, mantidas, é claro, as perspectivas de crescimento de longo prazo da empresa e, considerandose as questões éticas e morais para com a sociedade. Neste contexto, se bem apreciado, muito mais do que um mal do capitalismo ou um fomentador da cobiça humana, o lucro é um dos principais agentes da transformação da realidade das empresas e das nações. Haja vista que, conforme declaração de Figueiredo e Caggiano (1997), a empresa, enquanto instituição econômica, é criada, unicamente para prover a sociedade de bens ou serviços necessários ou desejados, compatíveis com as atitudes sociais das nações e, desta forma, a obtenção de lucro nas relações de troca é condição sine qua non para que se garanta a perpetuidade na oferta de serviços ou na produção de bens. 2. O PROCESSO DE ENTROPIA Pesquisas 1 desenvolvidas acerca da falência de micros, pequenas e médias empresas, indicam que pelo menos 65% delas fecham suas portas antes de completarem o terceiro ano de funcionamento. A ausência de conhecimento sobre a gestão dos processos empresariais e a inexistência do controle seria uma das causas relevantes nestes processos de falências prematuras (MATTAR, 1988 e CHÉR, 1990). Para Daher e Salles (2002), pelo menos 75% dos problemas enfrentados pelos 65% das empresas que faliram, estariam associados à deficiência dos sistemas de informações cuja ausência conduzem as empresas, mais rapidamente, ao processo de entropia. Descrita pelo físico alemão Rudolf Clausius em 1895 (CROSS, 1998), a entropia, é conhecida como uma das leis da termodinâmica, assim como a gravidade, a aceleração e o magnetismo. É um fenômeno prontamente observável que parte da premissa de que toda a organização caminha para um estado de desorganização que por fim irá provocar a extinção da empresa do meio o qual ela se integra (CROSS, 1998). Embora seja um processo natural, a entropia que é irreversível para os seres humanos é, perfeitamente prorrogável no caso das empresas. Seja pela privação de inputs relacionados à entrada dos recursos materiais, tecnológicos, financeiros, humanos ou informacionais, seja pela ausência de gestão nos processos ou na ausência de foco nos output s, a entropia, já certa, poderá ser identificada como causa relevante nos processos de falência das empresas. A afirmação de Cross (1998) de que, à medida que se acirra a competição, mais visível se fazem os sinais de entropia nas empresas, na verdade, decorre da constatação de que a competição ao trilhar os caminhos da concorrência por preço

4 acaba por reduzir as margens de lucro, o que quando não impede, dificulta os inputs de novos recursos, principalmente os tecnológicos e humanos. Marshall (1985) identifica este efeito devastador da concorrência ao verificar que as causas que possibilitam as empresas crescerem rapidamente, muitas vezes podem, também, representar sua queda. O autor deduz que a plena prosperidade de uma grande firma raramente dura muito, pois as mesmas condições de um setor industrial que habilitam uma firma nova a conseguir prontamente efetuar novas economias de produção, tornam tal firma suscetível de ser suplantada rapidamente por firmas ainda mais recentes, com métodos ainda mais novos, fazendo com que os preços caiam, privando desta forma, a empresa, de adquirir novas tecnologias que poderiam melhorar sua eficiência interna de modo a compensar as pressões externas. Sobre esta privação, Cross (1998) relata que em ambientes de alta competitividade, a ausência de uma política de desenvolvimento ou de melhoria tecnológica faz com o processo de entropia se acelere fazendo com que as empresas deixem de ser competitivas em um mercado que muda a todo instante. A figura 1 mostra o ambiente sistêmico o qual a empresa está inserida, identificando as áreas chaves do processo interno e os grupos de relacionamento externos os quais a empresa mantém interesses comuns, mostrando que, o lucro é um produto da combinação entre os fatores internos e externos à empresa. Sob esta ótica, não basta ter processos internos adequados sem que haja uma correlação com o ambiente externo; da mesma forma, de pouca valia será, se a empresa tiver boa percepção do ambiente externo, mas não conseguir o monitoramento de suas atividades de modo a lhe possibilitar a adequação interna. Figura 1 Ambiente de decisões da empresa. Constata-se que a partir do relacionamento com os stakeholders, a empresa, buscará adequação interna para que as pressões exteriores possam ser amenizadas com a eficiência interna. Sobre estes relacionamentos, Porter (1986) declara que a rentabilidade de setor está sujeito a forma de como a empresa se relaciona ao que ele denomina ser forças competitivas. Entretanto, mesmo estando atentas as variáveis que afetam o mercado, as empresas possuem suas limitações, seja pela

5 miopia de marketing descrita por Levitt (1990) seja pela existência do ponto cego descrito por D Aveni (1995). 3. INFORMAÇÃO E ORÇAMENTO É fato, a importância que a informação tem para as organizações, podendo constituir-se, senão o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gestão e aproveitamento estão diretamente relacionados com o alcance dos objetivos empresariais (MORESI, 2001). Segundo Moresi (2001), a informação tem duas finalidades básicas: a primeira seria a de proporcionar conhecimento dos ambientes interno e externo e a segunda, a de proporcionar o conhecimento necessário para atuar nesses ambientes. Esta declaração explica em parte, o porque de todos os modelos de planejamento estratégico sejam eles estruturados ou não estruturados (DAHER; SALLES, 2003) estarem presos à análise SWOT. O método de análise SWOT, cuja origem estaria associado á própria arte da guerra de Sun Tzu, que aborda os pontos fortes (strengths) e pontos fracos (weakness) dos fatores internos e, às oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) dos fatores externos, diz respeito ao monitoramento e a verificação dos ambientes interno e externo da organização. Estes monitoramentos, uma vez amparados pelos sistemas de informações executivos e pelos sistemas de apoio à decisão dão o suporte necessário para que os gestores tomem as decisões visando atingir os objetivos propostos pela alta administração (SILVEIRA, 2001). Muito embora o processo de desenvolvimento orçamentário não precise, necessariamente de informações anteriores, o acúmulo de informações permite a criação de métodos comparativos, facilitando o alcance das metas. Sendo assim, o monitoramento da empresa através do orçamento passa a representar senão uma garantia, ao menos uma maior chance de sucesso das estratégias. Outrossim, arriscaria dizer que, qualquer tentativa de desenvolvimento de um planejamento estratégico que não venha a contemplar um planejamento orçamentário estará diminuindo ou mesmo inviabilizando toda a estratégia da empresa. 4. A RELAÇÃO ENTRE ESTRATÉGIA E ORÇAMENTO Toda a ação consciente e racional decorre de uma decisão que, uma vez fundamentada em um conjunto de opções, garante a escolha da melhor opção, que, diga-se de passagem, é feita em função de algum objetivo. Desta forma, a determinação e o conhecimento dos objetivos irão condicionar as decisões que, por sua vez, determinarão a atuação. (SOBANSKI, 1994) Uma vez que a alta administração tenha decidido acerca dos objetivos a serem atingidos pela organização, é necessário que os gestores iniciem o desenvolvimento do processo orçamentário para que tenham uma direção a ser seguida na busca dos objetivos. (FIGUEIREDO;CAGGIANO, 1997) Um dos desafios do gestor e o de garantir a compatibilidade entre as decisões táticas e operacionais com as estratégicas, promovendo ações táticas e operacionais que levem a empresa a atingir seus objetivos com eficiência (SOBANSKI, 1994). Neste sentido, Figueiredo e Caggiano (1997), descrevem que a principal função do planejamento orçamentário seria a de coordenar as várias atividades da organização em busca de seu objetivo principal e, não tão somente dos objetivos departamentais ou divisionais.

6 Esta compatibilização entre as decisões táticas e operacionais com as estratégias, somente poderá ser alcançada através da utilização de ferramentas que possam nortear e ao mesmo tempo controlar as atividades empresariais. Dentre estas ferramentas, destaca-se o orçamento estratégico que é composto basicamente por um conjunto de quadros com quantidades e valores, preparados durante a etapa de formulação da estratégia, abrangendo um prazo longo e baseado em agregados, tais como famílias de produtos, margem de contribuição, investimentos e outros. (SOBANSKI, 1994) É a partir do orçamento estratégico que se desenvolve o orçamento empresarial que, na concepção de Figueiredo e Caggiano (1997), trata-se do primeiro momento do planejamento de longo prazo, onde todas as partes envolvidas com o sucesso da organização congregarão os recursos materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, mercadológicos e informacionais para o alcance do objetivo central. Sobanski (1994) salienta que o orçamento empresarial é uma conseqüência da estratégia da empresa, cujo papel primordial seria o de elucidar, com maior grau de detalhe, os números e valores correspondentes ao orçamento estratégico, através de um conjunto ordenado de quadros relativos a certas datas ou intervalos futuros de tempo que integram e combinam os dados de vendas, produção, compras, estoques, custos, despesas e outros ativos. O orçamento é, portanto, o instrumento mais detalhado da administração que possibilita integrar as quantificações das ações e os resultados de curto prazo da empresa, visando o alcance dos seus objetivos com a máxima eficiência. Sendo também o elo gerencial de ligação entre a atuação da empresa no curto prazo e a sua estratégia; refletindo os primeiros passos da empresa em direção aos seus objetivos de longo prazo. (SOBANSKI, 1994) Para Padoveve (2003), o ponto fundamental de um orçamento é o processo de estabelecer e coordenar os objetivos para todas as áreas da empresa, de tal forma que todos trabalhem sinergeticamente em busca dos planos de lucro. Embora o autor reconheça algumas críticas feitas por outros estudiosos da área, no que dizem respeito: a ausência de um ferramental para o processo de gestão; ao engessamento da empresa; a vulnerabilidade das variações crônicas de preços e a dificuldade de obtenção de dados; o dilema de adoção ou não de um processo orçamentário é muito mais do que um problema técnico, pois na maioria das vezes, a inexistência de um orçamento é fruto a ausência de uma cultura orçamentária. Haja vista que os benefícios a serem colhidos pela sua implantação superam em muito as suas criticas. O plano orçamentário, como qualquer outra ferramenta, é um exercício de aprendizagem permanente e, portanto, qualquer tentativa de desenvolvimento no sentido de reduzir suas imperfeições será conseqüência da prática assim como é, a implantação dos programas de qualidade total, o just in time, o kanban, entre outras ferramentas de melhoria contínua (PADOVEVE, 2003). Seja orientado para tendências futuras, com base zero, estático ou flexível, o orçamento, embora não tenha uma única maneira de ser estruturado poderá ser considerado como a única ferramenta capaz de predizer, ainda que com margens de erro, qual será a expectativa de lucro e, quais áreas deverão apresentar melhorias para que os objetivos sejam alcançados.

7 É possível identificar um conjunto de propósitos que podem estar, seja de forma implícita ou explícita, associados à adoção de um plano orçamentário, entre os quais poder-se-ia citar (PADOVEVE, 2003): orçamento como um sistema de autorização; orçamento como um meio para projeções e planejamento; orçamento como um canal de comunicação e coordenação; orçamento como um instrumento de motivações; orçamento como um instrumento de avaliação e controle e, orçamento como uma fonte de informação para tomada de decisão. Modernamente, a maioria dos planos orçamentária parte de um orçamento de vendas o que pressupõe uma produção puxada pela vendas, a outra hipótese seria a de produção empurrada, segundo a qual, a empresa produz incessantemente, independente da quantidade vendida. A figura 2 ilustra uma síntese dos planos orçamentários descritos por Padoveze (2003) Sobanski (1994) Figueiredo e Caggiano (1997), onde os autores iniciam os processos orçamentários pelos orçamentos de vendas para então, a partir daí, desencadearem os orçamentos de produção, de estoques, de insumos, de mão de obra, das despesas administrativas, dos ativos permanentes necessários, dos financiamentos, dos investimentos, das receitas e despesas financeiras e do caixa, que darão consistência para a elaboração da projeção de um demonstrativo de resultados e da projeção de um Balanço Patrimonial. Figura 2 - Esquema de Plano Orçamentário, adaptado de Padoveze (2003) Sobanski (1994) Figueiredo e Caggiano (1997). 5. A DINÂMICA ENTRE O BALANÇO PROJETADO, OS INDICADORES DE GESTÃO E AS ESTRATÉGIAS

8 O Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados projetados permitem a aplicação dos indicadores de gestão que irão, não somente, nortear e registrar a eficácia dos planos adotados para alcance dos objetivos estratégicos como também dar suporte as eventuais correções a serem feitas nas atividades operacionais e mesmo nas ações estratégicas. Modernamente, é possível identificar três grupos de indicadores de gestão que poderão contribuir para o monitoramento das estratégias, que são: Os indicadores tradicionais; Os indicadores de análise avançada e; Os indicadores não-financeiros, relacionados ao Balanced Scorecard. a) Os indicadores tradicionais de análise de Balanços surgiram e desenvolveram-se dentro do sistema bancário que ainda são os principais usuários. Seu inicio remonta ao final do século XIX, quando os banqueiros americanos passaram a solicitar Balanços para as empresas tomadoras de empréstimos. Tal medida ganhou ampla aceitação quando, em 1895, o Conselho Executivo da Associação dos Bancos no Estado de New York resolveu recomendar aos seus membros que solicitassem aos tomadores de empréstimos declarações escritas e assinadas de seus ativos e passivos. A literatura contábil do começo do século XX menciona a importância de comparações de dados das demonstrações financeiras, porém as idéias eram, via de regra, vagas em relação ao que comparar. Por volta de 1913, surgem índices como: depósitos bancários em relação ao exigível, percentual de contas a receber em relação aos demais itens do ativo, percentual de estoques em relação a vendas anuais. Foi então que Alexander Wall, considerado o pai da análise de balanços, apresentou, em 1919, um modelo de análise de balanços, que feito através de índices, demonstrava a necessidade de considerar-se outras relações, alem de Ativo Circulante contra Passivo Circulante. Alexander Wall desenvolveu, posteriormente, em parceria com outros autores, formulas matemáticas de avaliação de empresas, ponderando diversos índices de balanço. Em 1925, Stephen Gilman, realizando algumas criticas a análise de coeficientes, propôs que fosse substituída pela construção de índices encadeados que indicassem as variações havidas nos principais itens em relação a um anobase (iniciando o que se chama análise horizontal). Posteriormente, em 1930, surgiu dentro da empresa Du Pont, de Nemours, um modelo de análise da rentabilidade de empresa que decompunha a taxa de retorno em taxas de margem de lucro e giro dos negócios, chamado análise do ROI (Return on Investment). Assim, em cerca de 40 anos, assentaram-se às bases das técnicas de análise de balanços que no Brasil, ate 1968, era ainda um instrumento pouco utilizado na pratica. Somente a partir de 1970 é que no Brasil, iniciou-se a difusão da utilização dos indicadores. (MATARAZZO, 1998). b) Os indicadores de análise avançada das empresas surgiram a partir do trabalho de Michel Fleuriet em 1978, cujos fundamentos se inspiraram nas técnicas de gestão desenvolvidas na França. Os indicadores são obtidos

9 com a reclassificação do balanço patrimonial e, retratam o capital de giro da empresa, a necessidade de capital de giro e o saldo de tesouraria. A partir do resultado dos indicadores, é possível diagnosticar não somente a situação financeira da empresa como também suas tendências (FLEURIET, KEHDY, BLANC, 1978). c) Os indicadores não-financeiros, embora tenham sido defendidos por Hendriksen e Van Breda (1996), coube a Kaplan e Norton (1997) o mérito de terem apresentado através do Balanced Scorecard, um conjunto de indicadores que segundo os autores deveriam contemplar as perspectivas financeiras, as perspectivas do cliente, perspectivas internas e perspectivas relacionadas com o aprendizado e o crescimento da organização. A tabela 1 contempla os indicadores propostos pelas três correntes analíticas. Indicadores Medidas e Setores contemplados pelos indicadores Tradicionais Análise Vertical e Horizontal Índices de Rotação Índices de Liquidez Índices de Estrutura Índices de Retorno Índices de Endividamento Avançados Capital Permanente Líquido Necessidade de Capital de Giro Saldo de Tesouraria Balanced Scorecard Perspectiva Financeira Perspectiva do Cliente Perspectiva Interna Perspectiva do Aprendizado e do Crescimento Tabela 1: Grupos de Indicadores de Gestão segundo Silva (1995), Fleuriet et. al (1978) e Kaplan e Norton (1997) Para que se torne relevante à aplicação de indicadores de gestão na melhoria dos processos organizacionais, é necessário que se veja o balanço patrimonial como um relatório que agrupa registros (fatos) oriundos de atos. Desta forma o balanço patrimonial é simplesmente o que Hendriksen & Breda (1999, p.281), declaram ser, uma fotografia instantânea da empresa, com os ativos de um lado e passivos e patrimônio do outro. Qualquer tentativa de mudança dos resultados será fruto da tomada de decisão que, ao afetar os saldos de uma conta contábil, estará afetando os indicadores os quais ela se relaciona. Em outras palavras, o PMRE (prazo médio de rotação de estoques) que é calculado a partir das contas de estoques e custo da mercadoria/produto vendido, somente será alterado em função da adoção de práticas gerenciais do tipo: just in time, melhoria em tempo de setup, treinamento, e outros. Isto mostra que os indicadores não se constituem um fim em si mesmo, mas um mecanismo de melhoria e de monitoramento das estratégias. Daí, a relação entre os orçamentos, os indicadores e as estratégias. Pois na medida em que a empresa adota a prática de desenvolvimento orçamentário, ela poderá chegar a um balanço patrimonial e demonstrativo de resultados projetados, o que

10 possibilitará a verificação das decisões adotadas pela estratégia da empresa, uma vez que ao se usar informações passadas na geração indicadores, possuem pouca ou nenhuma validade. Sob esta ótica, ao se usar os dados originados pelos demonstrativos projetados, tem-se a oportunidade de se garantir uma maior efetividade da estratégia em face da identificação prévia dos possíveis resultados a serem alcançados com base no orçamento desenvolvido pela empresa. A figura 3 apresenta o que pode ser definido como um processo de engenharia inversa para a gestão dos indicadores, obtidos pelos demonstrativos projetados a partir do processo orçamentário. Figura 3 Engenharia Inversa na Gestão dos Indicadores A dinâmica apresentada na figura 3 deve ser a essência da gestão dos indicadores, pois a partir deste processo é possível repensar todos os processos existentes na empresa, independentemente se o indicador utilizado é indicador tradicional, avançado ou originário de um balanced scorecard. 6. CONCLUSÃO O presente artigo procurou evidenciar com base na literatura pesquisada, a importância do desenvolvimento de orçamentos para a gestão do controle das empresas. Embora o desenvolvimento de orçamentos esteja associado a uma estrutura formal da contabilidade onde se faz necessário: o desenvolvimento de um plano de contas que atenda as relevâncias da gestão; a divisão da empresa por centros de custos, lucros, por atividades ou qualquer outra divisão; a visão de que os demonstrativos contábeis são, em primeiro lugar, ferramentas gerenciais e somente de atenderem as expectativas gerenciais e que a empresa deverá atender as expectativas governamentais;

11 Dentro deste enfoque, com o desenvolvimento dos orçamentos chegar-se aos balanços e demonstrativos de resultados projetados que, possibilitarão o uso dos indicadores de gestão, permitindo assim, os ajustes necessários para atingir-se aos objetivos propostos. Sendo assim, a controladoria, muito mais do que um centro nervoso da empresa passa a ser o centro de controle estratégico da empresa, pois todos os atos administrativos passariam a ter uma medida de impacto registrada via orçamentos e por sua vez afetariam os indicadores. 7. Bibliografia Consultada ANSOFF, H. I. A Nova Estratégia Empresarial. 1 ed. São Paulo: Atlas, 1990. ANSOFF, H. Igor; MCDONNELL, Edward. Implantando a Administração Estratégica. 1 ed. São Paulo: Atlas, 1993. CHÉR, Rogério. A Gerência das Pequenas e Médias Empresas. São Paulo: Maltese, 1990. CHÉR, Rogério. O Meu Próprio Negócio. São Paulo: Negócio Editora, 2002. CROSS, R.G.. Revenue Management Maximização de Receitas: Táticas Radicais para Dominar o Mercado. Rio de Janeiro: Campus. 1998 D AVENI, R. A.. Hipercompetição: Estratégias para dominar a dinâmica do mercado. Rio de Janeiro: Campus, 1995. DAHER, R. O; SALLES, J.A A.. Inteligência Competitiva em micro, pequena e média empresa: Um Estudo de Caso. In.: Encontro Nacional de Engenharia de Produção ENEGEP - 2002 Curitiba. Anais... Paraná: 2002. FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 1997. FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 1997. FLEURIET, M.; KEHDY, R.; BLANC, G. A Dinâmica Financeira das Empresas Brasileiras: um novo método de análise, orçamento e planejamento financeiro. Belo Horizonte: Fundação Dom Cabral, 1978. HENDRIKSEN, E. S.; VAN BREDA, M. F.. Teoria da Contabilidade. São Paulo: Atlas, 1996. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P.. A Estratégia em Ação: Balanced Scorecard. Rio de Janeiro: Campus. 1997. LEVITT, Theodore. Imaginação de Marketing. 2 a ed. São Paulo: Atlas, 1990. MARSHALL, Alfred. Princípios de Economia: tratado introdutório. 2 a ed. - São Paulo: Nova Cultural, Volume I, Série: Os Economistas, 1985.

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