AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S Por: Daniel Gorita de Lima Orientador Profª Mestre Fabiane Muniz Rio de Janeiro 2007 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

2 AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Administração da Qualidade Por: Daniel Gorita de Lima

3 AGRADECIMENTOS Aos amigos e parentes e todos os professores do curso,

4 DEDICATÓRIA Dedico este trabalho a todos os colegas de turma, que durante o transcorres do estávamos sempre unidos.

5 RESUMO Neste trabalho propomos apresentar o que entendemos sobre a Arquivística e suas características, desde sua origem até os dias atuais, procurando também apresentar o que consideramos por informação Arquivística. Como também a apresentar e mostrar a origem da ferramenta da qualidade chamada de 5S, como surgiu, o a que se aplica suas vantagens. Outro ponto deste trabalho foi mostrar a aplicação da ferramenta junto ao arquivo, e como as metodologias têm em comum, e que trabalhando em conjunto, os benefícios seriam extremamente gratificantes para as empresas e instituições.

6 METODOLOGIA A fonte de pesquisa foi feita a partir de artigos, publicações, editoriais e livros que contextualizem o tema dentro do debate teórico existente, abordando os principais conceitos, e estudos antecedentes, através de diálogos com os autores para o surgimento de novas idéias durante o período de levantamento bibliográfico. Após todo o período de levantamento, foi feita uma avaliação e uma revisão de bibliografia, e após esta fase, foi realizada uma análise do material coletado, para posterior redação do trabalho final.

7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA FORMAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ARQUIVO 9 CAPITULO II A HISTÓRIA DA ORIGEM E EVOLUÇÃO DO MÉTODO 5S 20 CAPITULO III MÉTODO 5S APLICADO NO SISTEMA DE NFORMAÇÃO ARQUIVO. 24 CONCLUSÃO 31 BIBLIOGRAFIA 33 INDICE 36 FOLHA DE AVALIAÇÃO 37

8 INTRODUÇÃO Esta monografia tem como tema o estudo da possível relação entre a Arquivo e o modelo de qualidade 5 S. È um estudo baseado nas obras da área da qualidade e da Arquivística pós custodial. Pois, durante o período de pos graduação acadêmica alguns questionamentos surgiram com relação ao objeto da Arquivística (os Arquivos) e a ferramenta da qualidade 5S. O tema abrange as questões que envolvem a área de documentação, onde possuem características em comum com o um modelo de aplicação 5S. A questão central é há possibilidade de estabelecermos semelhanças entre a área de gestão de documentos, (voltado para a Arquivística) e o Cinco Sensos. A problemática estaria envolvida na relação e aplicação do 5 S no Arquivo, e a relação entre a dos modelos. E Através desta ferramenta de qualidade, seria possível compreender melhor a idéia de sistema aplicado aos Arquivos, e também quais seriam os seus benefícios. Estas são algumas das indagações que estarão presentes no transcorrer na monografia. Propomos salientar a particularidade de ambiente de Arquivo e o como isso pode afetar a implantação do Método 5S. Propor aplicação de 5S no Arquivo; Identificar possíveis semelhanças; Características em comum; Aplicabilidade dos 5 sensos; Portanto, o fator principal deste trabalho é estabelecer uma possível ligação da Arquivística enquanto Sistema de informação com a teoria de 5S. Este estudo será feito através de material bibliográfico, e sem pesquisa de campo.

9 CAPÍTULO I A HISTÓRIA DA FORMAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ARQUIVO 1. ARQUIVÍSTICA CLÁSSICA A origem do Arquivo, entendido como um conjunto orgânico de informação social, confunde-se com o próprio surgimento da escrita, o que demonstra a idéia de que eles sempre foram encarados como bases e veículos de informação. Os primeiros Arquivos já reúnem ingredientes que vieram a se tornar clássicos e hoje são ainda assumidos pela disciplina Arquivística, como por exemplo a: estrutura orgânica coerente em correspondência com as funções e com a atividade das instituições; as regras de controle eficazes, como forma de garantir a identidade e a autenticidade dos documentos; e valor como testemunho e como instrumento de informação. A prática destas funções já ocorria nas civilizações pré-clássicas, mas assentava-se em princípios intuitivamente assumidos. O desenvolvimento da administração e da jurisprudência, bem como a afirmação da cultura grecolatina, permitiram avanços muito significativos no domínio da organização arquivística. Na transição do Mundo Antigo para a Idade Média deu-se a formalização do conceito e a vulgarização do termo Arquivo. Foi então que se começou a tomar consciência das diferenças que o separam de outros sistemas de informação, como o das Bibliotecas e dos Museus (sistemas abertos). Desde muito cedo, a instabilidade política e social levou à mutilação e à transferência de Arquivos para diversos lugares, conduzindo a uma quebra da estrutura sistêmica original. A migração de Arquivos deu-se, em parte, pelo

10 reconhecimento da sua importância estratégica, como meio de informação e como um produto/recurso das sociedades. Uma perspectiva mais abrangente foi, aos poucos, surgindo a respeito do papel que os Arquivos representam na sociedade, ou seja, o Arquivo considerado fundamental para a "memória". O chamado "valor secundário" dos documentos. A evolução do sistema administrativo contribuiu também para a instabilidade dos Arquivos. No século XIV, aparecem os Arquivos da administração para garantir a autenticidade dos documentos e elaborar as "memórias" dos seus detentores. Uma das conseqüências desta nova curiosidade pelos Arquivos foi o desvio das classificações metódicas de bases intelectuais, que deixaram até hoje uma marca profunda, sobretudo, na Arquivística francesa e suas emulações, devido à preferência pela ordenação cronológica dos documentos, sem atender ao seu contexto. Com a Revolução Francesa formalizou-se, pela primeira vez, o propósito de liberalização do acesso dos Arquivos à população. Em princípio levou um certo tempo a consolidar-se, mas torna-se significativo o fato de o Arquivo Central do Estado tem de ser entendido como o Arquivo da Nação. A criação de um órgão nacional, especificadamente voltado para a superintendência dos Arquivos, foi outro importante contributo da Revolução Francesa. A política "concentracionista" do novo regime teve, porém, conseqüências desastrosas ao promover incorporações em massa, mas houve um problema que foi não respeitar a ordem original dos documentos, a sua orgânica original. A desorganização instaurada pelas reclassificações provocou um inevitável alarme e fez com que o repusessem a ordem nos Arquivos departamentais e comunais da França. Pela primeira vez, se consagrou, a título oficial, o "princípio do respeito pelos fundos", o qual tem sido considerado como o fundamento clássico da Arquivística. No entanto, os resultados não

11 foram de início tão efetivos como seria de se esperar, logo que veio a ser adotada esta solução. O "fundo" era considerado uma entidade indivisível, mas a sua ordem interna ficava sujeita a critérios alheios à respectiva organicidade. A constatação desta incongruência levou a que em 1867, na Itália, fosse, defendido também, o respeito pela ordem original, ou seja, a preservação dos critérios organizativos praticados pela entidade produtora. Cabendo assim a entidade produtora, gerir, coordenar e planejar as atividades do Arquivo. O século XIX caracterizou-se pela ocorrência de novas deturpações sobre a função dos Arquivos e os respectivos critérios de organização. Por influência conjugada das correntes positivistas e historicistas, os Arquivos foram configurados para uma posição instrumental relativamente à Paleografia e à Diplomática, transformando a Arquivística também numa disciplina auxiliar da História. Os Arquivos passaram, muitas vezes, a serem geridos por homens sem formação administrativa, que, ativamente, provocaram a desagregação de muitos acervos documentais. Começou, então, a acentuar-se o caráter discriminatório do valor dos documentos de interesse histórico e, para além disto, o desenvolvimento dos Arquivos destinados a incorporar esse tipo de documentos fez com que crescessem, de forma artificial, os serviços especializados, cuja exclusiva função passou a ser a de preservar e tornar acessível à documentação que custodiam, num crescente e nocivo afastamento das administrações produtoras. O Arquivo como objeto de estudo da Arquivística surgiu com a edição do manual holandês, em 1898, da autoria de S. Muller, J. H. Feith e R. Fruin, marcou o início de um novo período, em que o predomínio da técnica se afirmou definitivamente, libertando a teoria e a prática dos Arquivos da dependência direta dos paradigmas historiográficos. A individualidade da disciplina arquivística não foi, porém, logo compreendida em determinados meios ligados à aplicação das novas técnicas

12 documentais. Em conseqüência disso, assistiu-se a diversas tentativas de aplicação, aos Arquivos, de classificações temáticas de estrutura decimal. A emergência dos chamados "Arquivos temáticos". No período entre as guerras, a Arquivística descritiva, desenvolvida em torno da noção instrumental e incorporacionista de "fundo", começou a dar espaço a outro tipo de preocupação, nomeadamente ao nível da gestão de Arquivos e da cooperação. O problema das eliminações tornou-se, também, um tema emergente ao longo destes períodos, devido ao considerável aumento da produção documental. O chamado "pré-arquivo", por exemplo, é uma eloqüente prova da confusão que se instalou na conceitualização operatória de Arquivo, refletindo na documentação arquivística, por meio de atitude estática, subsidiária do positivismo histórico. Nos Estados Unidos, por razões de ordem pragmática, apareceu o conceito operatório de "record group" (registro de documentos) e a atividade profissional do "record management" (Administrador de Documentos). Em tal quadro "institucionalizante", a gestão documental começou a afirmar-se como nova área disciplinar, num estreito vinculo com a Administração, e uma certa rejeição pela "Arquivística, disciplina histórica" e num perigoso corte epistemológico entre diacronia e sincronia da informação social. O nascimento do Conselho Internacional de Arquivos (C.I.A.), em 1950, permitiu um debate mais alargado sobre os fundamentos da disciplina. A separação que se estabeleceu entre records e archives, sobretudo na tradição cultural anglo-saxónica, acabou por gerar, forçosamente, novas preocupações de caráter teórico. Só em 1961, foi intuída, por Aurélio Tanodi, a necessidade de definir o objeto e o método da "Arquivologia", para significar a elevação possível à categoria de ciência.

13 Nos anos 70, houve importantes contribuições para o aprofundamento de matérias teóricas, em especial para a promoção científica da disciplina. Estiveram, neste caso, diversos ensaios sobre a noção de "fundo", e recuperação da perspectiva integração do conceito de Arquivo e o papel da informação no contexto dos Arquivos. Na Arquivística anglo-saxónica surgiram, também, sinais de alguma contestação dos critérios que tinham levado à dicotomia entre "records" e "archives". A partir dos anos 80 em diante, a nova revolução tecnológica e social caminha, pela evolução que está para ocorrer, sobretudo, no domínio do audiovisual e da informática, forçando a emergência de uma situação transitória, anunciadora de um novo ciclo (renovação tecnológica e sua rápida obsolescência), cabendo a algumas disciplinas, como a Arquivística, relacionar o fenômeno social da informação com a forma de registro e armazenamento. A percepção do impasse e do salto epistemológico, que afetam, o conhecimento empírico construído em torno de tal fenômeno, não é ainda partilhada por muitos "cientistas da informação", porque não é ainda muito nítida a fundamentação epistemológica das suas respectivas ciências e, em especial, das até agora chamadas "ciências documentais"., (MALHEIRO, Sem data, p.23-24)

14 1.2 ARQUIVÍSTICA PÓS-CUSTODIAL Após a crise do modelo de Arquivística clássica que estava somente voltada para a história e a memória, ocorreu que o modelo da Arquivística tradicional entrou em crise por força do envolvimento da sociedade pelo fenômeno da informação que, em simbiose com a tecnologia digital, veio causar a noção de estática de documento como conceito operatório e como objeto de conhecimento e determinou a entrada dos Arquivos na chamada era pós-custodial. (MALHEIRO 2003, p.79-99). A arquivística pós-custodial surge no Canadá no início da década de 90. Segundo o dicionário de termos arquivísticos do Arquivo Nacional (1992), Arquivística seria princípios e técnicas a serem observadas na produção, organizações, guarda, preservação e utilização dos Arquivos. Para Jardim (1990-1995, p.04), Arquivística diria respeito a princípios e técnicas pelos quais se administram os Arquivos e o conhecimento da Arquivística. Malheiro (2003, p.03), afirma que os paradigmas emergentes da Arquivística, que designamos por cientifico-informacional, situam-a como disciplina aplicada na área da ciência da informação, sendo no âmbito desta jovem ciência, Arquivística, deve ser repensada e (re) construída, sob pena de não conseguir vencer o empirismo e estatuo de disciplina técnica que a tem caracterizado. Nesta perspectiva, o objeto Documento dá lugar a objeto Informação. Para Malheiro (2002, p.214), em sua definição do que compreendemos por Arquivística pós-custodial seria, Arquivística é uma ciência de informação social, que estuda os arquivos (sistemas de informação (semi-) fechados), que na sua estruturação interna e na sua dinâmica própria, quer na sua interação com os outros

15 sistemas correlativos que coexistam no contexto envolvente. A Arquivística, que estudaria os sistemas de informação, seria, uma ciência. Sendo a Arquivística capaz de desenvolver serviços e produtos, que trabalham nada menos que numa estruturação sistêmica, holística, que segue profundos padrões de investigação, evitando ao máximo a subjetividade e a intervenção na descrição dos fatos, isto se deve há modelos e métodos rígidos. E tendo como uma de suas premissas centrais a busca da interdisciplinaridade, que consiste no fato de incorporar os resultados de várias disciplinas, como a Comunicação, Filosofia, Informática, Biblioteconomia, tomando-lhes de empréstimo esquemas de análise, para integração das disciplinas, mas depois de havê-los comparado e julgado. (PINHEIRO,1995, p.42-53). Com isso, entendemos que a Arquivística pode ser uma disciplina que busca a junção de várias ferramentas para construção do pensamento dentro de uma abordagem sistêmica seguindo estão de modo transdisciplinar e interdisciplinar. Arquivística promoveria uma reflexão sobre o momento presente, no qual diferentes formas de pensar e compreender o "todo" (funcionamento geral de um sistema), estão nascendo a partir de uma mentalidade mais interdisciplinar. Sendo importante para os cientistas da informação estarem envolvidos com o avanço da tecnologia e do conhecimento diversificado. Conhecimento este, aplicado através da formação do pensamento sistêmico para a otimização do acesso e uso da informação e do conhecimento.

16 Figura 1. DIAGRAMA DO PAPEL DA ARQUIVISTICA NA CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO Ciências da Administração e Gestão Arquivística Biblioteconomia transdisciplinaridade Sistemas de Informação História Sociologia Património Cultural Museologia Psicologia Cognitiva Linguística Semiótica Interdisciplinaridade Ciências da comunicação Informática Computação Electrónica Física Química e outras ciêmcias naturais apl. aos suportes OBJECTO MATERIAL INFOMAÇÃO SOCIAL SOCIEDADE condições políticas, técnicas, econômicas, culturais, etc ação humana Esta visão sistêmica da Arquivística pós-custodial é verificada e visualizada, por intermédio da Figura 1, baseado no diagrama do campo científico da ciência da informação (MALHEIRO 2002, p. 80), onde remete a Arquivística como parte integrante da ciência da informação. A intenção desta figura é demonstra as relações interdisciplinares e transdisciplinares da Arquivística com as ciências da informação, possibilitando também à visualização do objeto (informação social /Arquivística) e objetivo (atender a sociedade).

17 1.3 REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO Ao falar sobre a representação da informação, Malheiro (2002 p.26) menciona que o termo informação esta sendo usado de modo impreciso e sem especificidade, quanto ao seu significado. Apesar de existirem várias definições para informação, elas são insuficientes do ponto de vista epistemológico. Para este autor, a representação da informação deve-se ao fato do termo adquirir caráter de substância, ou seja, suscetível de ser movimentada, transferida, manipulada e utilizada, muitas vezes com vista à satisfação de uma necessidade psicológica. Assim, esta substância deveria ter a existência material e conseqüentemente, teria de ser depositada sobre algo maleável, em um suporte físico. E a representação deve ser feita através de símbolos, seja ele oral ou escrito e que faça parte de algum grupo social que a use, tenha um significado. O recurso mais comum é a lingüística como forma de troca de informação e a capacidade de transmissão e de fixação dessa informação através da memória. Segundo Malheiro et all informação é: Informação social o conjunto estruturado de representações codificadas (símbolos, significantes) socialmente contextualizadas e passíveis de serem registradas em qualquer suporte material (papel, filme, disco magnético, óptico, etc.) e/ou comunicadas em tempos e espaços diferentes. (RIBEIRO 2003, p.20-24). Segundo Ribeiro (2003) a definição proposta por Malheiro situa a informação entre a dimensão psicossomática do ser humano onde se inscrevem o conhecimento, a inteligência, a memória, as emoções, e a comunicação social, ao mesmo tempo em que realça o papel do código (a língua, os gestos, os números, as imagens...) como elemento constitutivo essencial. As representações mentais e afetivas carecem de um código passível de ser perpetuado pelo registro em um suporte material externo e

18 transmissível em tempos e espaços diversos. O código pode, ser falado, mas consolida-se e intensifica-se se for escrito. 1.4 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA O que entendemos por informação voltada para a Arquivística seria: conjunto estruturado de representações mentais codificadas (símbolos significantes) socialmente contextualizadas e passíveis de serem registradas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multi-direcionada. (MALHEIRO, 2002 p.37) Esta definição, por si só, é insuficiente para a caracterização da informação como objeto, devendo ser complementada com uma apresentação de diferentes propriedades e atributos, devido a: Estruturação pela ação (humana e social) o cato individual e /ou coletivo funda e modela estruturalmente a informação; Integração dinâmica o ato informacional está implicado ou resulta sempre tanto das condições e circunstâncias internas, como das externas do sujeito da ação; Preanuncia enunciação (máxima ou mínima) do sentido ativo, ou seja, da ação fundadora e modeladora da informação; Quantificação a codificação lingüística, numérica ou gráfica é valorável ou mensurável quantitativamente; Reprodutividade a informação é reprodutível sem limites, possibilitando a subseqüente retenção/memorização; e Transmissibilidade a (re) produção informacional é potencialmente transmissível ou comunicável. (MALHEIRO 2002, p.42) Estes elementos caracterizadores da Informação (fenômeno humano e social) seria o processo dinâmico pelo qual se orienta à comunicação, e aliados à definição de informação Arquivística apresentada acima, constituem, em síntese, as bases mínimas e fundamentais para o discurso científico sobre aquilo que consideramos ser o objeto de estudo de uma área teórico -prática

19 em consolidação, que determina competências profissionais em conformidade com a respectiva fundamentação teórica e com as exigências do desempenho profissional. Isto seria, portanto a forma como é colocado e o que entendemos por informação Arquivística, sendo parte integrante do Arquivo, que é o objeto da Arquivística pós-custodial.

20 CAPÍTULO II A HISTÓRIA DA ORIGEM E EVOLUÇÃO DO MÉTODO 5S 2.0 O PROGRAMA 5 S O Programa 5 S é um instrumento poderoso, e faz parte do Gerenciamento do Crescimento do Ser Humano. É um dos mais importantes instrumentos porque prepara o ambiente para a implantação das demais etapas. A idéia iniciou nos EUA em 1950 com o nome de House-keeping, e consolidou-se no Japão com o nome de 5 S, em 1960. O Programa 5 S tem caráter universal, podendo ser aplicado em todas as organizações públicas e privadas, envolvidas ou não em programas mais abrangentes da Qualidade e Produtividade. De uma forma organizada, ele propõe mudanças de hábitos e de comportamento, buscando sempre aumentar a qualidade de vida na empresa. Segundo João Martins da Silva (2000), "O 5 S é profundo, pois pode mudar a percepção das pessoas em relação ao significado do trabalho e do que seja qualidade de vida. É fácil de começar, difícil de manter mas, sobretudo, é altamente mobilizador do potencial humano nas organizações." Organização é um processo vivo, dinâmico, à medida que a situação mudar, também mudam suas necessidades. Não importam as adaptações e mudanças, os princípios básicos de organização e do 5S permanecerão os mesmos. O maior objetivo do 5 S é proporcionar um ambiente de trabalho limpo e organizado, sem o qual será impossível diagnosticar e solucionar problemas que possibilitem a melhoria das condições de trabalho, bem como dos bens e serviços oferecidos pela organização. Ele se ocupa inicialmente da melhor

21 organização dos móveis, objetos, arquivos, ferramentas, etc. E, se for bem entendido e aplicado, estimula o melhor uso das idéias, dos métodos e comportamento humano. Os seus resultados vão se refletir na própria vida das pessoas, que passam a apreciar a ordem e a limpeza, com benefícios para a saúde física e mental. Todos passam a sentir-se melhor nas suas funções, pois o ambiente de trabalho fica mais agradável, saudável e produtivo. O entusiasmo que o 5 S desperta é tal, que é muito comum as pessoas o levarem para dentro de suas próprias casas, onde o gosto pelas coisas organizadas, pela limpeza e por um ambiente saudável é passado para a família, num efeito multiplicador de extremo valor e altamente necessário ao nosso país. O Método 5S tem seu ponto germinal no meio familiar japonês, pois é em sua essência um método educativo. Como descreve Campos (1992) o programa 5S, "visa mudar amaneira de pensar das pessoas na direção de um melhor comportamento para toda vida" e a contribuir para a melhoria da produtividade, qualidade e segurança, através da mobilização dos funcionários para comportamento e ações disciplinadas e contínuas". Como método educativo leva a uma mudança de atitude, tanto no cotidiano das pessoas quanto em seu desempenho profissional. O Método 5S, segundo Campos (1992) em sua essência uma mudança de conduta, hábitos, comportamento e que tem de mobilizar toda a empresa, do presidente aos operários, áreas administrativas, serviços e manutenção. Necessita ser liderado pela alta administração que deve servir de modelo, de exemplo e com isso levar à mobilização de toda a organização em um trabalho de equipe assimilado por todos. O engenheiro japonês, Ishikawa (1986), após uma viagem de estudos aos Estados Unidos, em 1950, criou a Técnica dos 5S e como suas

22 características são predominantemente domésticas, segundo Marshall-Júnior (2002) ela passou a ser conhecida também como housekeeping e que "sem exagero, a aplicação do Método 5S é uma das responsáveis pelo sucesso da empresa japonesa pós-guerra e pelo reerguimento do Japão". Figura II. OS CINCO SENSOS O programa foi criado no Japão e seus nomes começam com a letra S. JAPÃO BRASIL SEIRI ===> SENSO DE UTILIZAÇÃO SEITON ===> SENSO DE ORDENAÇÃO SEISOU ===> SENSO DE LIMPEZA SEIKETSU ===> SENSO DE SAÚDE SHITSUKE ===> SENSO DE AUTODISCIPLINA Paulo May Na figura acima, percebemos visualizamos e identificamos o termo "Senso" é uma alternativa para evitar as palavras japonesas, de acordo com Ribeiro (1994), "Seiri: senso de utilização ou descarte, Seiton: senso de arrumação, Seiso: senso de limpeza, Seiketsu: senso de saúde ou higiene e Shitsuke: senso de autodisciplina". Para Badke (2004), o significado é mais amplo; "o senso significa exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender. Significa ainda aplicação correta da razão para julgar ou raciocinar em cada caso particular". Osada (1992) diz que. A fábrica não é um lugar onde se fabricam coisas. É também onde as pessoas se aprimoram". O 5S é mais que um método que leva à qualidade total, no Japão é uma filosofia de vida, uma forma de convivência harmoniosa entre as pessoas e o meio ambiente.

23 Quando vamos aplicar o 5 S, não podemos esquecer que os cinco sensos estão intimamente ligados, sua interligação e interdependência acontece naturalmente na sua aplicação. Buscamos sempre evoluir por degraus, aplicamos o primeiro senso, o segundo e após, o terceiro. Depois buscamos a nossa qualidade de vida, através do senso de saúde, e a nossa realização pessoal, através do senso de autodisciplina. O 5 S é um programa simples. Os primeiros resultados obtidos com a implantação dos três sensos iniciais impressionam, mas a sua manutenção e melhoria a longo prazo é extremamente difícil. É necessário o comprometimento de todos, gerentes e servidores, para a consolidação do Programa 5 S. Um programa 5 S bem conduzido deixa a organização em condições para o trabalho em grupo, porque desperta o zelo pelas coisas bem feitas e a vontade de melhorar sempre mais. Estão implícitos nos cinco sensos os seguintes atributos da natureza humana: humildade, confiança, humor, respeito e solidariedade.

24 CAPITULO III MÉTODO 5S APLICADO A GESTÃO DE DOCUMENTOS 3.1 VISUALIZAÇÃO DO 5S NO ARQUIVO Um dos maiores problemas dos países em desenvolvimento é o desperdício. Mais por inconsciência, incompetência e ignorância do que por má fé. O Método 5S como método educativo modifica o comportamento das pessoas fazendo com que tenham uma visão responsável tanto do seu cotidiano quanto do meio em que vivem. É uma proposta que visa reeducar as pessoas, recuperar valores, buscar a melhoria no ambiente de trabalho, aumentar a produtividade, não descuidar da saúde e segurança, modernizando as organizações, e, acima de tudo, buscar a conscientização das pessoas para práticas da cidadania. O principal objetivo de um programa baseado no método 5S é a manutenção da ordem do seu local de trabalho, de forma que ele permaneça sempre organizado, arrumado e limpo, sob condições padronizadas e com a disciplina necessária para que se consiga o melhor desempenho nas atividades de cada um e, sendo assim desenvolvido, seja levado para dentro dos lares. Os 5S são, na verdade de acordo com Osada (1992) "o que fazemos para garantir que seremos capazes de realizar nossas tarefas com o máximo de eficiência". Pode-se afirmar que "os cinco sensos citados constituem um sistema e, como tal, não faz sentido discutí-los isoladamente" (SILVA, 1994). Desta forma, contribuem, de forma integrada, para a melhoria dos processos e do ambiente de trabalho, pois, mais que uma simples ferramenta de gerenciamento de objetos e espaços, o 5S pode ser encarado como uma alternativa de postura frente à escassez de recursos materiais e humanos. Assim, não se pode pensar no 5S deixando de lado o seu aspecto cultural,

25 personificado mais claramente no Shitsuke. Será esta característica que garantirá sua continuidade, possibilitará a mais ampla irradiação e a efetividade dos resultados. Será tratado a seguir o objetivo e a importância de cada um dos sensos que compõem o Método 5S. 3.1.1 SEIRI SENSO DE SELEÇÃO, UTILIZAÇÃO, DESCARTE Este senso vem sendo traduzido de várias formas: descarte, utilidade, ordenação, separar, eliminar, suprimir. No geral é o que todo mundo faz quando inicia uma faxina: separa-se o que é necessário do que é desnecessário e descarta-se o que não serve. A sua aplicação de maneira responsável traz como benefícios a otimização de espaços, a redução de custos operacionais, a diminuição do tempo de procura, a melhoria da comunicação e a agilização do trabalho. O Seiri pode, também, ser enfocado em um sentido restrito, referindose a: "Identificação, classificação e remanejamento dos recursos que não são úteis ao fim desejado em sentido amplo, refere-se à eliminação de tarefas desnecessárias; excesso de burocracia e desperdícios de recursos em geral" (SILVA, 1994). Seleção ou utilização na linguagem do 5S, de acordo com Osada (1992), "significa distinguir o necessário do desnecessário, tomar as decisões difíceis e implementar o gerenciamento pela estratificação, para livrar-se do desnecessário. "Um dos pontos chave do Senso de Seleção ou utilização, Seiri, segundo Osada (1992), é a habilidade para o gerenciamento pela estratificação, que é a maneira eficiente de tomar decisões a respeito da freqüência de uso.

26 Deduz que se usamos pouco alguma coisa é porque praticamente não necessitamos dela, e se não é necessário, devemos descartar, eliminar e conservar somente o que for essencial e na quantidade indispensável. Badke (2004) como profissional da área de arquivo, tem uma posição técnica, mais cuidadosa e elaborada quando trata de descarte, principalmente de documentos, afirmando que é preciso "classificar o necessário e eliminar o desnecessário, identificando, analisando e remanejando os documentos obsoletos e em duplicidade [...] visando eliminar o desperdício de recursos [...] com armazenamento de documentos desnecessários". Ribeiro (1994), diz que "organizar é separar as coisas necessárias das que são desnecessárias, dando um destino para aquelas que deixaram de ser úteis para aquele ambiente". No Método 5S o conceito chave é a utilidade, porém, devemos tomar cuidado como que vai ser descartado para não perdermos informações e/ou documentos importantes quando formos utilizá-lo na área de arquivo. As principais vantagens do Seiri estão em conseguir liberação de espaço, eliminação de ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso, dados ultrapassados, itens fora de uso. Badke (2004) cita que para evitar descarte irresponsável tem-se que "elaborar Tabelas Documentais e estabelecer os prazos de guarda e descarte dos documentos". A melhor maneira de fazer isto é elaborar um levantamento dos documentos gerados nos diversos setores da empresa; estruturação de Tabelas de Temporalidade Documental; estudo da legislação em vigor; aprovação das Tabelas de Temporalidade. O principal instrumento é a Tabela de Temporalidade Documental, que segundo Badke (2004), é o relatório resultante da análise individual dos documentos que compõem as atividades de um setor, onde se determina o período de vida de um documento em seu ciclo de utilização até o descarte. A análise envolve aspectos jurídicos, contábeis, financeiros, administrativos, históricos e gerenciais. No Arquivo Nacional (1985) podemos encontrar a Tabela de Temporalidade Documental devidamente delineada.

27 Badke (2004) entende que os benefícios da Tabela de Temporalidade Documental são: Segurança no descarte, baseada na temporalidade do documento; garantia de expurgar documentos somente quando ocorrer uma análise prévia por profissional ou grupo que tenha investidura técnica mesmo hierárquica na tomada de decisão; redução do volume de documentos presentes nos setores, pelo correto gerenciamento do arquivamento; eliminação de multiplicidade de cópias presentes nos arquivos em todo o processo; eliminação de desperdício. 3.1.2 SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO O objetivo dessa etapa é organizar os itens absolutamente necessários e identificar e colocar tudo em ordem, dispondo sistematicamente objetos e dados, para que seja fácil localizá-los. Badke (2004) diz que "após o expurgo os documentos devem ser organizados [...] ou classificados a fim de fácil recuperação, definindo a estrutura [...] para arquivamento e controle de documentos nos Arquivos Operacionais [...] e Arquivo Central". Badke (2004) afirma também que isso é feito quando se define padrões para organizar os documentos, concebendo metodologia de organização, definindo suportes e materiais para o acondicionamento dos documentos elaborando manuais de procedimentos e definindo o layout que melhor se ajusta às áreas de trabalho. Com isso, alguns dos benefícios serão a racionalização do tempo de trabalho, com aumento da produtividade, rápida recuperação da informação e documentação. 3.1.3 SEISO SENSO DE LIMPEZA Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio ambiente podem ser englobados como: sujeira, iluminação deficiente, mal cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira etc. Cada usuário do ambiente é responsável pela manutenção da limpeza. Na prática Seiso, ainda inclui-se o não desperdício de materiais. Badke (2004) diz que "limpar sempre e eliminar as causas da sujeira", afirma que "a informação é um bem evolutivo

28 que a todo momento é agregado ao patrimônio da empresa". A forma de aplicarmos esse senso de limpeza em arquivo pode ser através da Tabela Temporalidade Documental. A autora ainda enfatiza que, de posse da Tabela de Temporalidade Documental aprovada, define-se os critérios de manutenção ou expurgo de documentos, uma vez iniciado o procedimento de triagem e de expurgo da documentação, tem-se como benefícios os cumprimentos dos prazos estabelecidos na tabela e a inspeção da necessidade de limpeza. 3.1.4 SEIKETSU SENSO DE PADRONIZAÇÃO, HIGIENE Significa padronização, mas alguns traduzem também como higiene e que, na verdade quer dizer manter o padrão de organização, arrumação e limpeza conseguidos nas fases anteriores. Nessa etapa, devem ser elaboradas normas para detalhar as atividades do serviço, ou produção, que serão executadas no dia-a-dia e as responsabilidades de cada um. Essa etapa exige perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram sujeira logo voltará a situação inicial de antes da implantação do Método 5S. Marshall-Júnior (2002) diz que "[...] consiste em manter tudo limpo e higiênico, praticando os três 5S anteriores". Para Campos (1992), "é o estabelecimento, preparação e implementação de informações e dados [...] que serão muito úteis e práticas para decisões". Conforme Badke (2004) devese padronizar a geração, armazenamento e busca da informação, evitando-se os desvios dos avanços conseguidos com a melhoria do gerenciamento dos documentos. A maneira de se conseguir isso, ainda segundo a autora, é fazendo cumprir os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental, evitando novos acúmulos de documentos, evitando o stress na busca da informação desejada, mantendo a padronização e definindo o layout, a iluminação e mobiliário adequado ao ambiente de trabalho. Consegue-se com isso um ambiente adequado para implantação de projetos de gerenciamento de documentos, melhoria do ambiente físico e eliminação de fatores que podem afetar a saúde.

29 3.1.5 SHITSUKE SENSO DE DISCIPLINA Essa fase significa que o processo está consolidado, embora não definitivamente terminado, ela objetiva cumprir as quatro fases anteriores como uma rotina, um hábito. Quando as pessoas começam a fazer o que tem que ser feito, mesmo não sendo visível para ninguém, tal fato indica a existência de disciplina. Ribeiro (1994) aponta que "ser disciplinado é cumprir rigorosamente as normas e tudo o que for estabelecido pelo grupo. A disciplina é sinal de respeito ao próximo". Para Campos (1992) "é um hábito para cumprimento dos procedimentos determinados pela empresa". Pode-se afirmar que é o senso com maiores dificuldades para sua implementação, tendo em vista depender da auto-disciplina das pessoas. Porém, reveste-se de suma importância, pois, ao enfatizar o aspecto cultural, torna-se elemento vital para a continuidade do processo de 5S. As vantagens advindas das aplicações deste Senso são muitas, uma vez que a disciplina reduz a necessidade de controle, facilita a execução de qualquer tarefa, evita perdas, possibilita prever os resultados, divide a responsabilidade, reduz a necessidade de pressões por parte da gerência, porque passa a ter uma interpretação diferente, mais livre e autônoma. Conforme avalia Badke (2004) deve-se seguir os procedimentos e aprimorar os padrões, "o senso de autodisciplina é aplicado através da manutenção constante da metodologia implantada. A responsabilidade é de todos e cada um deve fazer sua parte". A autora enfatiza a necessidade de se discutir e questionar os procedimentos, por serem padrões evolutivos estão sujeitos à modificações, porém uma vez implantados devem ser seguidos e quando modificados devem ser rediscutidos e reescritos nos manuais de procedimentos. O método 5S bem implementado, ao longo do tempo, passa a ser incorporado à rotina, contribuindo para a conquista da Qualidade Total e tendo como vantagem o fato de provocar mudanças comportamentais em todos os níveis hierárquicos. Enfim, passa a ser uma parte da cultura da organização.

30 3.2 - AVALIAÇÃO DOCUMENTAL VS MÉTODO 5S Como percebemos a aplicação do 5 sensos em uma instituição de Arquivo nos remete a muitas coisas, nos mostra a semelhança entre duas teorias distintas, mas que possuem o mesmo objetivo, considerando que para ter um bom ambiente de trabalho, precisamos criar e ter condições de trabalho adequadas. A aplicação de instrumentos da Arquivística, como a tabela de temporalidade, manuais, normas, fluxogramas e procedimentos, como instrumentos de trabalho para o desenvolvimento das atividades de arquivo, nada mais nada menos, são utensílios que garantem a aplicação do 5S de forma segura e coerente, não oferecendo riscos à instituição, evitando ao risco 0 (zero) de achismo para a eliminação de documentos sem preceitos ou parâmetros de eliminação. A necessidade de redução de papeis, e por conseqüência a eliminação de informações que por certas razões seus interesses de guarda se perdem ao momento em que foram utilizadas, e definida por meio do ciclo vital dos documentos, onde o documento segue sua trajetória, ou seja, desde o momento da criação até a sua destinação final. Este processo pode andar alinhado com o 5S, pois a disciplina reduz a necessidade de controle, facilita a execução de qualquer tarefa, evita perdas, possibilita prever os resultados. E cada senso praticado nessa técnica pode ser aplicado no pequeno contexto de um arquivo ou conjunto de documentos.

31 CONCLUSÃO O 5S aplicado no Arquivo deve fazer parte do processo de padronização da empresa. Todas as gerências ou áreas deveriam seguir a mesma lógica de ordenação, procedimentos, manuais, treinamentos dos seus modelos de arquivamento e busca e recuperação da informação, independentemente do seu suporte, o que geraria flexibilidade na hora de fazer um sistema de rotatividade, férias ou eventual ausência de funcionários e até mesmo para os novos. O senso de utilização, por exemplo, pode ser aplicado quando estabelecemos critérios de descarte das informações ou dos documentos. Há informações que com o tempo perdem a validade, tornam-se obsoletas e apenas avolumam as pastas dos arquivos, dificultando o acesso às informações válidas. Esses critérios darão origem ao que chamamos de tempo de guarda, com o qual poderemos periodicamente fazer o descarte de documentos. O senso de ordenação se aplica quando definimos uma metodologia de arquivamento que facilite o controle e o acesso rápido às informações por qualquer pessoa que delas necessite. O senso de limpeza pode ser aplicado da forma tradicional, ou seja, o melhor é "não sujar", o que significa manter a ordenação definida e contemplar, no controle, os novos tipos de documentos, evitando sempre arquivamentos provisórios. Para o senso de saúde, entendemos que a facilidade e a rapidez de acesso a uma determinada informação podem tornar o ambiente de trabalho e as relações interpessoais mais confortáveis. Deve ser muito estressante quando o chefe solicita uma informação, uma correspondência a uma secretária e ela demora ou não consegue achá-la. O senso final, o da autodisciplina, é fundamental para que o programa seja mantido e o sistema de controle de documentos difundido e praticado por todos. O programa 5S em conjunto com as teorias, praticas e técnicas arquivísticas formam em conjunto uma base para um sistema da qualidade bem definido e estruturado garantindo que todos os processos que envolvem a

32 informação estejam disponíveis, identificados e procedimentados e que garantam sempre o andamento dos processos PDCA.

33 BILIOGRAFIA CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração São Paulo, Makron Books, 1993. COOK, Terry. Arquivos pessoais e arquivos institucionais:para um entendimento arquivístico comum da formação de memória em um mundo pósmoderno.in: Seminário internacional sobre Arquivos Pessoais, Rio de Janeiro, nov. 1997. CRUZ, Tadeu. Sistemas de Informação Gerências, Tecnologia da Informação Editora Atlas, 1984. DE BRUYNE, Poul (et al) Dimamique de la recherche en sciences sociales de pôles de la prati pratique metologique. Paris. 1994 Enc. Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianópolis, n. 22, 2º sem. 2006 89 FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e Ciência da Informação. Rio de Janeiro, Editora FGV, 2005. FOUCAULT, Michel. A arqueologia do saber. Rio: Forense Universitária, 1987. GENRO FILHO, Adelmo. Sobre a moderna teoria dos sistemas. Florianópolis, 1984. ISHIKAWA, K. TQC Total Quality Control: estratégia e administração da Qualidade Total. São Paulo: IMC International: Sistema Educativos, 1986. JARDIM, José Maria Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil. Niterói: EDUFF, 1995. JARDIM, José Maria, FONSECA, Maria Odila. As relações entre a arquivística e a Ciência da Informação. Cadernos BAD, v.2, 1992. JARDIM, José Maria. Os arquivos, os arquivistas e a Sociedade da Informação no Brasil. Disponível em: http://infoarq.cjb.net/. Acessado em 25.10.06

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36 INDÍCE FOLHA DE ROSTO 02 AGRADECIMENTO 03 DEDICATÓRIA 04 RESUMO 05 METODOLOGIA 06 SUMÁRIO 07 INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - A HISTÓRIA DA FORMAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ARQUIVO 9 1. ARQUIVÍSTICA CLÁSSICA 9 1.2 ARQUIVÍSTICA PÓS-CUSTODIAL 14 1.3 REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO 17 1.4 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 18 CAPITULO II A HISTÓRIA DA ORIGEM E EVOLUÇÃO DO MÉTODO 5S 20 2.0 O PROGRAMA 5 S 20 CAPITULO III MÉTODO 5S APLICADO NO SISTEMA DE NFORMAÇÃO ARQUIVO. 3.1 VISUALIZAÇÃO DO 5S NO ARQUIVO 24 3.1.1 SEIRI SENSO DE SELEÇÃO, UTILIZAÇÃO, DESCARTE 25 3.1.2 SEITON SENSO DE ORDENAÇÃO 27 3.1.3 SEISO SENSO DE LIMPEZA 27 3.1.4 SEIKETSU SENSO DE PADRONIZAÇÃO, HIGIENE 28 3.2 - AVALIAÇÃO DOCUMENTAL VS MÉTODO 5S 31 CONCLUSÃO 33 BIBLIOGRAFIA 34 24

37 FOLHA DE AVALIAÇÃO Nome da Instituição: UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES Título da Monografia: AS SEMELHANÇAS ENTRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E A FERRAMENTA DE QUALIDADE 5S Autor: Daniel Gorita de Lima. Data da entrega: 29/01/2007 Avaliado por: Prof.ª Mestre Fabiane Muniz Conceito: