São Paulo, 26 de Abril de 2012 Ao Condomínio Residencial São Cristóvão Av. Juan Vicente, 377 Bandeira At: Sisan Empreendimentos Imobiliários Ref.: Proposta de Administração Condominial Prezado Senhores, É com satisfação que encaminhamos a proposta da Manager Sistemas e Serviços que atua há 21 anos no mercado de Administração Condominial. Norteados pela busca e manutenção da melhor valorização imobiliária do mercado. Compromissados com a Integridade, Transparência, e Competência em prol dos nossos Clientes. Temos a certeza de que a Manager é a sua melhor opção, partindo da expertise adquirida em clientes semelhantes, passando pela agilidade e eficácia, além do conhecimento das nuances próprias da Região em que estamos inseridos, até as alternativas e soluções propostas, detalhes que com certeza teremos a capacidade e o interesse no desenvolvimento conjunto. Você, mais do que ninguém sabe que administrar um condomínio não é uma tarefa fácil. Nós estamos absolutamente preparados para exercer este trabalho e deixá lo tranqüilo para morar bem e desfrutar da sua residência. O dia a dia exige agilidade na solução de problemas. A Manager garante exatamente isso atendimento eficaz, rápido, diferenciado e abrangente, por um custo justo. Por esse motivo, afirmamos o propósito de administrar o Condomínio Residencial São Cristóvão, para em um futuro próximo, tê los como mais um de nossos clientes satisfeitos. Cordialmente, Ivan Cernev Diretor Comercial Ivan@manageradm.com.br Diego Lekich Gonzalez Assistente Comercial diegogonzalez@manageradm.com.br
MANAGER UM PROBLEMA A MENOS PARA SE TER INSÔNIA Por diversas vezes quando um Síndico é eleito, ele acredita que apenas com uma contabilidade honesta e caseira, conseguirá a assessoria necessária para administrar todos os problemas do seu condomínio, não percebendo, em muitos casos, a importância que uma Administradora Condominial representa no dia a dia de um edifício e de seus condôminos. Os sobreviventes das grandes cidades vivem sob constantes pressões; no trabalho, no trânsito, na falta de segurança, nas conseqüências trazidas de seu cotidiano à sua saúde, e como se isso não bastasse, também há o desequilibro educacional, moral e ético da coletividade. Estes conjuntos de pressões individuais são transferidos, em coletivo, também ao Síndico bem intencionado, porém com uma carga de responsabilidade superior a qual se propôs quando eleito. Para a escolha de uma boa administradora, o Síndico deve encontrar um parceiro, que compreenda e resolva seus problemas de forma justa e eficaz. Nossa proposta é participar de todas as questões rotineiras e esporádicas de competência do Síndico e da administradora, interagindo com o condomínio e apresentando soluções justas, racionais e profissionais, através da experiência nestes assuntos, propondo soluções com embasamento técnico, numa seqüência de orientações e atividades profissionais. O que normalmente o mercado de administradoras oferece é um sistema de administração meramente contábil, com funcionários sobrecarregados a fim de minimizar custos internos. A proposta de trabalho da Manager não está baseada somente nas informações administrativofinanceiras, mas também na transparência das atividades, flexibilidade nas negociações e atendimento personalizado, nossos Gerentes de Carteira são profissionais experientes e conhecedores dos problemas prediais In loco, que executam suas tarefas sem sobrecarga, permitindo assim tranqüilidade e precisão nas execuções. Uma das maiores preocupações da Manager é manter elevado o grau de satisfação de seus funcionários com a empresa, pois se acredita neste como fator de grande importância para o bom atendimento ao cliente. A Manager tem o intuito de não permitir ou de não dar oportunidade aos condôminos de transferirem sua tensão pessoal ao cotidiano do condomínio e por extensão ao Síndico. Isto só é possível através de uma administração experiente, profissional e de qualidade, a qual não permite que estas insatisfações prejudiquem o dia a dia do condomínio, servindo de amortecedor, para que não haja desgaste entre as partes. MISSÃO MANAGER Atuar na administração predial dedicados e comprometidos com a valorização do condomínio, através de um gerenciamento dinâmico nas áreas: Administrativa, Financeira, Pessoal, Jurídica, Segurança, Conservação e Engenharia. Apresentando soluções planejadas por uma equipe eficiente e consciente no atendimento.
Referências: Condomínio Ilhas Gregas R Prof Arthur Ramos, 500 Jardins 210 unidades - 6 torres Considerado durante vários anos consecutivos o m² de maior valor da capital paulista, tem preocupação com o atendimento mantendo pessoal bilíngüe para atendimento diferenciado. Administrado pela Manager desde 1992 Condomínio Villaggio Panamby Rua Itapaiuna, 1800 Morumbi 1.000 unidades 15 torres Academias e Clube Restaurante Comércio Local Administração Local Diversas Áreas de Lazer Les Jardins dês Bordeaux Rua Massacá, 325 Alto de Pinheiros 3 torres com 96 unidades Condomínio de alto padrão, localização nobre Cliente a partir de novembro de 2004. A partir da administração Manager resolvido déficit de caixa eproblemas de documentação e implantação.
Escopo da Proposta Gerência de Atendimento Atendimento personalizado através do conhecimento das características do Condomínio e seus condôminos; A cargo de profissionais experientes como Gerentes e Assistentes de Atendimento, além de também disponibilizar os demais departamentos e pessoas da Manager para o pleno Atendimento aos gestores e condôminos; Colaboradores altamente capacitados, freqüentemente atualizados nos conhecimentos específicos possibilitando assim rapidez no atendimento e soluções com competência; Ampla assessoria ao Síndico, conselheiros e condôminos nos assuntos pertinentes ao Condomínio; Assembléias e reuniões apoiadas com equipamentos multimídia para melhor condução dos trabalhos, todos os gerentes trabalham com notebook próprio e em reuniões maiores utilizam data-show para orientar a condução e apresentação dos assuntos; Discagem com número direto ao ramal (DDR), e-mail pessoal facilitam e agilizam a comunicação com os colaboradores Manager. Comunicação com os condôminos através da utilização de recursos como e-mail s, circulares, avisos, correspondências, etc. Documentação e Malote Desenvolvimento e implementação de rotinas de controle e fluxo de documentação, adequadas; Transito de documentos via malote com freqüência semanal, executado por empresa de segurança, garantindo assim confiança e agilidade; Agendamento, convocação, organização, amparo documental a assembléias gerais de caráter ordinário ou extraordinário do Condomínio, bem como assistência às decisões tomadas; Confecção, aprovação, registro e distribuição das atas resultantes de cada assembléia são outras características do Atendimento Manager.
Administração Contábil e Financeira Movimentação e administração dos recursos financeiros com Conta Corrente Bancária Exclusiva em nome e CNPJ do Condomínio; Organização, verificação e montagem das pastas de prestação de contas mensais, ordenadas por grupos de receitas e despesas; Montagem de Previsão Orçamentária Anual, que norteia as finanças do Condomínio; Acompanhamento do Orçado x Realizado; Rateio de quotas condominiais; Cobrança amistosa de inadimplência e acordos realizados internamente via carta de cobrança; Cobrança de inadimplência contenciosa a cargo de escritório de advocacia independente trabalhando por orçamento e sem a cobrança de honorários do condomínio; Negociação com fornecedores; Contas a pagar e a receber; Demonstrativos detalhados de receitas e despesas; Emissão de cheques; Emissão de relatórios e planilhas para prestação de contas; Pagamento de fornecedores, pessoal e serviços; Acesso a consultas da conta bancária pelos gestores; Relatórios transparentes revisados por contador; Demonstrações gráficas das contas com detalhamento (ex: despesas consumo água); Recolhimento de todos os encargos e impostos, mantendo constante atualização; Informações adicionais via Internet: Condôminos têm acesso a relatórios financeiros, atas, reserva de espaços, 2ª. via de boleto, etc. Gestores têm acesso à conta corrente bancária, inadimplência, relatórios jurídicos, folha de pagamento, acordos, fluxo de caixa, etc.
Prestação de Contas Mensal Confecção de pasta mensal de prestação de contas contendo; Relatórios e Extratos: Demonstrativos completos de receitas e despesas do mês corrente e dos doze últimos meses; Relatórios das cotas condominiais pagas e em aberto; Elaboração de relatório gerencial financeiro periódico com indicação da situação atual bem como recomendações ou proposições de alternativas adequadas; Correspondências; Receitas; Despesas com Pessoal: Despesas com mão de obra própria e ou terceirizada; Encargos sociais, guias, impostos, bem como todos os documentos comprobatórios que sustentem as informações nela contida; Despesas de Consumo; Outras Despesas. Auditoria das Prestações de Contas Auditoria de contas efetuada por empresa de auditoria independente; Mensalmente pastas de prestação de contas são auditadas por amostragem, sem interferência da Manager, garantindo total credibilidade dos serviços executados; Relatório mensal de auditoria é enviado juntamente com as pastas de prestação de contas a todos os clientes, tendo sido eles auditados ou não; No final de cada exercício é gerado relatório conclusivo, que acompanha a prestação de contas anual, como parecer para aprovação de contas da Assembléia Geral Ordinária; Além da auditoria nas pastas de prestação de contas mensais, os setores e rotinas internas da Manager são constantemente auditados com relação a processos.
Manager On-Line o seu Condomínio na Internet Alta qualidade em tecnologia da informação para facilitar o dia a dia do Condomínio, existência de home-page exclusiva para cada Condomínio com serviços diversos na Internet através do Portal Manager com consultas on-line em diversas áreas: Financeiro: Balancete dos doze últimos meses; Movimento do mês não publicado; Fluxo de caixa do mês em curso; Previsão Orçamentária x Realizada dos 12 últimos meses; Gráficos gerenciais; Acordos de cobrança; Cotas Pendentes; Documentos: Atas das 12 últimas assembléias; Convenção; Regulamento Interno; Edital de Convocação; Recursos Humanos: Quadro de Funcionários; Convenção Coletiva da categoria; Formulários de Contratação, Demissão, Férias, etc.; Administrativo: Solicitação de compras; Cotações; Reserva de Espaços; Fale com o Ombudsman; Fale com a Administradora; Cadastro de condôminos e residentes on-line; Comunicação: Avisos; Eventos; Enquetes e pesquisas; Classificados; Fale com a Administração; Serviços e Link s Rápidos: 2ª via de boleto; Pagamento on-line com qualquer Web-Bank ; Termo de quitação; Atualização cadastral; Email individual para contato com qualquer funcionário da Manager; Softwares financeiros.
Arquivo Digital As pastas de prestação de contas e seus documentos são arquivados digitalmente todos os meses: Notas Fiscais Folha de Pagamento Extrato Guias Relatórios Financeiros Envio semestral de CD-ROM com as imagens de todos os relatórios e documentos comprobatórios contidos na pasta de prestação de contas mensal (notas fiscais, recibos, folha de pagamento, boletos, etc); No final de cada exercício o CD-ROM enviado contem também imagens das correspondências, cotações, e-mails, relatórios financeiros e contratos vigentes; Proporciona maior segurança e simplifica o armazenamento dos documentos; Gestores e Condôminos têm acesso a todas as informações referentes ao Condomínio a qualquer hora, podendo ser enviadas até por e-mail. Administração de Recursos Humanos Cumprimento total da legislação vigente; Recrutamento, seleção, admissão e demissão de funcionários; Estudo de racionalização do quadro de pessoal; Elaboração de escalas de trabalho e folga; Descrição de cargos e funções; Pesquisas salariais, levando em consideração o perfil do condomínio e sua localização; Folha de pagamento completa e compatível com a legislação vigente; Pagamento a funcionários através de cartão magnético sem manuseio de numerário; Pesquisa de antecedentes criminais; Apontamentos de horários normais e extraordinários; Informação das normas técnicas trabalhistas existentes.
Treinamento Programa de treinamento constante para os funcionários com instrutores qualificados a fim de capacitá-los nas áreas de: Segurança patrimonial; Postura / higiene / aparência; Zeladoria; Combate ao desperdício; Noções trabalhistas; Manutenção predial; Jardinagem. Administração Jurídica e de Cobrança Legalização da documentação do Condomínio; Assessoria para assembléias e reuniões com o corpo diretivo; Assessoria para confecção de contratos e atas; Assessoria trabalhista; Parecer às questões da Lei 4.591 / 64 e Novo Código Civil que regulamenta os condomínios; Assessoria na elaboração de Regulamento Interno e Convenção Condominial; Cobrança de inadimplência contenciosa a cargo de escritório de advocacia independente trabalhando unicamente por êxito ou sucesso.
Administração de Engenharia Vistorias periódicas a fim de identificar anomalias e propor correções de acordo com as prioridades estabelecidas; Assessoria ao condomínio junto aos órgãos Municipais; Estudo e preparação de orçamentos para o condomínio; Acompanhamento de sinistro junto a seguradoras; Acompanhamento de garantias de equipamentos adquiridos; Controle das desinsetizações, desratizações, limpeza de caixa d água, análise de água; Levantamento e controle de equipamento de prevenção e combate a incêndio, pára-raios e outros mais que tenham prazos e rotinas determinados por lei. Administração dos Recursos Materiais e Serviços Estudo e avaliação dos custos e consumos do condomínio bem como a sua adequação e cumprimento da Previsão Orçamentária; Compras transparentes e confiáveis sistema de leilão pela Internet; Qualquer fornecedor cadastrado e qualificado pode participar das cotações; As solicitações de orçamentos são enviadas através do site da Manager que emite pedido de cotações de preços aos fornecedores cadastrados (B to B); Informações completas são disponibilizadas automaticamente no site do Condomínio para consulta do andamento ou enviadas aos clientes, em planilhas acompanhadas por relatório; Compras e contratações de materiais, equipamentos e serviços através de cotações visando o melhor custo benefício e qualificação dos produtos, com no mínimo três fornecedores; Especificações de serviços, produtos e equipamentos a serem utilizados no condomínio; Licitações: em casos de aquisição ou contratação de serviços que mereça maior elaboração ou ainda, onde haja a necessidade do envolvimento da área de engenharia, tais como repintura, impermeabilização, entre outros. Este procedimento permite a contratação ou aquisição com alto nível de confiabilidade e a certeza de obter o melhor custo benefício: Confecção de carta convite conforme especificação de obra ou serviço; Pesquisa de empresas que atendam as especificações; Recebimento de propostas lacradas; Equalização das propostas recebidas; Definição da melhor proposta; Contratação.
* Produtos ou itens que poderão requer investimentos específicos. * Administração de Segurança Assessoria na definição dos equipamentos e rotinas de segurança patrimonial, visando à implantação de plano de ação personalizado; Parceria com empresas qualificadas na área de segurança coletiva para prestação de assessoria e ou contratação de serviços; Pesquisa de Antecedentes para contratação de funcionários do Condomínio. Este serviço também é extensivo aos funcionários dos condôminos, tais como domésticas, motoristas, faxineiras, etc.; Cadastramento completo dos condôminos, residentes e locatários. Imagem dos residentes, contatos em caso de emergência, plano de saúde, hospital de preferência, seguros, etc.; * Sistema de Controle de Acesso, implantação de filosofia para controle de todo o acesso ao Condomínio via software desenvolvido especialmente para condomínios (em comodato), possibilitando: Obtenção de imagens e informações sobre visitantes; Cadastramento completo de condôminos residentes; Emissão de crachás; Controle de funcionários dos moradores, tais como motoristas, domésticas e prestadores de serviços constantes ou eventuais; Recados e autorizações encaminhados pelos condôminos à portaria; Integração com web site do Condomínio que possibilita acompanhamento remoto das imagens. * Análise de Risco dos pontos vulneráveis do condomínio: Arquitetura, Procedimentos, Recursos Humanos, Paisagismo e Equipamentos. * Administração Disciplinar Fazer cumprir as definições do Regulamento Interno ou se necessário propor reformulação; Propor procedimento para a condução do assunto; Promover a avaliação das condutas inadequadas de condôminos, visitantes, funcionários e prestadores de serviços; Emitir comunicações por escrito em função de infrações cometidas; Promover a análise de recursos das infrações disciplinares; Utilizar projeto específico de comunicação.
* Gerenciamento de Manutenção Predial O produto Gerenciamento de Manutenção Manager, dá a possibilidade de tratar a manutenção preventiva e corretiva do Condomínio com todas as informações pertinentes ao assunto, possibilitando acompanhamento e tomadas de decisões rápidas, diminuindo assim o custo em manutenções. Execução de estudo preliminar por equipe multidisciplinar de Engenheiros e Técnicos a fim de conhecer as edificações, equipamentos e rotinas existentes; Levantamento de dados, inventário de documentos dos equipamentos e instalações; Elaboração de cronograma das etapas para implantação do Gerenciamento de Manutenção Manutenção das características originais do projeto do condomínio; Cadastramento dos equipamentos e acompanhamento de garantias e manutenções por intermédio de software específico com expedição e acompanhamento da Ordem de Serviço e work-flow das atividades envolvidas; Programações e previsões de atividades rotineiras de manutenções preventivas e ou corretivas; Verificação e fiscalização periódica dos equipamentos; Preparação e elaboração de projetos de modificações funcionais e operacionais; Recomendações e revisões e adequações de contratos de manutenção; Controle de estoque de materiais de consumo e de manutenção. * Assistência Residencial 24 horas Cartão Manager Premium O Cartão Manager Home Service Premium é um benefício criado para proporcionar conforto e segurança aos moradores. Este produto é voltado para as unidades do Condomínio. Conta com coberturas exclusivas em assistência residencial de emergência, além da comodidade em inúmeras necessidades do dia a dia, tais como: Chaveiro; Encanador; Eletricista; Vidraceiro; Serviço de limpeza; Orientação jurídica; Recuperação de veículo; Indicação de profissionais para diversos serviços; Descontos e vantagens em lojas credenciadas.
* Seguro Fidelidade Para viabilizar este produto a Manager é periodicamente investigada e nenhum processo ou dívida, que possa colocar em dúvida sua idoneidade administrativo-financeira, é tolerada. Esta pesquisa minuciosa é realizada pela própria seguradora responsável pelas apólices, que não tem interesse algum em sofrer prejuízos. Garante o pagamento de indenização de prejuízos que o condomínio venha a sofrer em conseqüência de quaisquer crimes contra seu patrimônio financeiro praticados pela administradora ou seus funcionários. * Outros Serviços Manager Elaboração de Manual de Procedimentos Administrativo, Segurança, Limpeza e Manutenção. Elaboração de Sistema de Coleta Seletiva e Reciclagem do Lixo do condomínio. Elaboração de Plano Diretor com envolvimento dos Gestores e Contratação de empresa especializada. Tem como propósito gerir o condomínio de forma profissional, para que as ações dos Gestores possam ser otimizadas e focadas em objetivos e datas. Elaboração de Manual de Gestão, com fluxograma, definição de responsabilidades e operação. Elaboração de Projeto de Comunicação que envolva a área Social, Recreativa, Lazer e outras do condomínio definindo regras promovendo eficácia na comunicação. Utilizando conhecimento adquirido e ferramentas existentes: News-letter ; E-mails e Internet; Correspondências; Avisos, Murais e cartazes; Enquetes e pesquisas. * Produtos ou itens que poderão requer investimentos específicos.
Clientes A Manager administra atualmente mais de 200 prédios, sendo clientes diversificados, como os de grande porte com mais de 1200 apartamentos, até os condomínios de pequeno porte com poucas unidades, onde nossa proposta é cumprida e poderá ser conferida a qualquer momento. Caso seja necessário, poderemos indicar nossos clientes como referência, após contato para agendamento. Transição de Administradora Todo o suporte necessário à transição é dado pela própria Manager, desde a orientação sobre a comunicação de rescisão até o efetivo momento em que o último assunto ou documento seja tratado ou retirado na antiga administradora. Entendemos que estes sejam os principais aspectos a serem tratados, entretanto se algo mais for desejado, estaremos dispostos a planejar e desenvolver novos projetos. No aguardo de um pronunciamento, e colocando-nos ao inteiro dispor para quaisquer esclarecimentos ou negociações que se façam necessárias, subscrevemo-nos com elevada estima. Atenciosamente, Ivan Cernev Diretor Comercial Ivan@manageradm.com.br Diego Lekich Gonzalez Assistente Comercial diegogonzalez@manageradm.com.br