WEBCONF: MANUAL DO USUÁRIO

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO - ME UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA - UNIPAMPA NÚCLEO DE TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO - NTIC WEBCONF: MANUAL DO USUÁRIO Este documento descreve o melhor uso do recurso de conferência Web institucional. Agosto/2010

2 Sumário 1. APRESENTAÇÃO 2. POR QUE UTILIZAR CONFERÊNCIA WEB? 3. RECURSOS DIPONÍVEIS 4. REQUISITOS MÍNIMOS PARA OS PARTICIPANTES 5. AGENDAMENTO 6. PRIMEIRO CONTATO COM O ADOBE CONNECT 7. TELA INICIAL 8. ASSISTENTE PARA CONFIGURAÇÃO DO ÁUDIO 9. SELECIONAR CÂMERA 10. MINHA VELOCIDADE DE CONEXÃO 11. POD DOS PARTICIPANTES 12. POD DE CHAT 13. POD DE NOTAS 14. POD DE COMPARTILHAMENTO 15. AJUDA AO WEBCONF 1. APRESENTAÇÃO O WEBCONF é utilizado para criar salas de encontro online, nas quais podem ser feitas reuniões, encontros, cursos e apresentações, utilizando diferentes tipos de conteúdo, como por exemplo: áudio, vídeo, apresentações, enquetes eletrônicas ou aplicações rodando em seu computador. A sala de encontro é uma aplicação Flash executada em uma janela do navegador web. O sistema WEBCONF da UNIPAMPA comporta até 10 salas de encontro simultâneas. Uma sala será disponibilizada pelo período de tempo reservado pelo usuário, deixando de existir após seu encerramento. Os participantes passam a integrar a reunião ao acessar a sala de encontro, através de URL fornecido pela equipe WEBCONF do NTIC. Conferência Web, do inglês web conferencing, é o ato de conduzir apresentações ou encontros remotamente através da internet, isto é, uma reunião ou encontro virtual realizado pela Internet através de aplicativos ou serviço com possiblilidade de compartilhamento de voz, video, textos e arquivos via web. Diferenças entre Videoconferência e Conferência web Na Videoconferência existe a necessidade de um equipamento específico de acesso, instalado em uma sala física reservada para este fim. Já na Conferência Web, cada participante permanece em seu próprio computador e a conexão com outros usuários é feita através de um sistema central (uma aplicação), que pode ser tanto instalada na empresa como alugada de companhias

3 que provêem o serviço de aluguel de salas virtuais. Para participar de uma Conferência Web, basta que o usuário disponha de um computador com fones de ouvido/caixas de som e microfone. 2. POR QUE UTILIZAR CONFERÊNCIA WEB? Economia de tempo e custos em viagens Utilizando sistemas de conferência pela Internet, é possível reunir-se em tempo real com pessoas localizadas em qualquer parte do mundo, compartilhando conteúdo, elaborando documentos em conjunto, entre várias outras vantagens. Isto implicará diretamente na forma como a instituição emprega o tempo e o dinheiro nas viagens. Agilização de contato Uma vez que as reuniões com fornecedores e parceiros não dependem mais do deslocamento e de custos elevados, elas podem ser mais frequentes. Instituições podem ter mais encontros via web do que reuniões presenciais. A conferência web permite ainda uma maior interação, pois possui diversas ferramentas integradas. Interação Ao contrário da videoconferência, num sistema de conferência web existe a possibilidade de uma maior e melhor utilização de recursos, como compartilhamento de apresentações, tela de computadores e quadros brancos. Gravação e armazenamento A conferência web oferece a possibilidade de gravação e armazenamento da conferência para uma posterior visualização. Facilidade de uso Como a conferência web não necessita de um software-cliente específico instalado na máquina, cria-se uma grande facilidade de uso, sendo necessária apenas uma conexão com a Internet e um software navegador com o plugin Flash, dispensando, também, equipamentos específicos. A comunicação pode ser feita com headset e webcam comum. O tempo de aprendizado para sua utilização é normalmente curto e o sistema requer baixo consumo de banda de Internet, em comparação com a videoconferência. O serviço de conferência web possibilita colaboração via internet para: Aulas; Sessões de tutoria; Palestras; Reuniões administrativas; Treinamento a distância na utilização dos recursos; Elaboração de recursos didáticos e pedagógicos empregados nos cursos; Suporte remoto ao funcionamento da infra-estrutura de redes e das

4 aplicações de comunicação e colaboração utilizadas nos cursos. 3. RECURSOS DIPONÍVEIS Chat privado; Comunicação com áudio/vídeo; Compartilhamento da tela do computador, de apresentações, documentos, vídeos etc. Upload e download de arquivos; Quadro branco para anotações e desenhos; Bloco de notas; Gravação das reuniões. 4. REQUISITOS MÍNIMOS PARA OS PARTICIPANTES A qualidade do serviço depende basicamente da boa operação da sala de conferência Web por parte de seus respectivos usuários. Com uma boa Internet, os participantes não deverão ter problemas durante os eventos online. Requisitos básicos: 1. Fone de ouvido com microfone (não é recomendável outro tipo de dispositivo de áudio, como auto-falantes e microfones abertos); 2. Webcam para transmissão de imagem (opcional); 3. Flash Player compatível; 4. Conexão bidirecional com o sistema; 5. Velocidade mínima de Internet. No primeiro acesso a uma sala online, deverão ser testadas as configurações de áudio e/ou vídeo. Isso pode ser feito através do menu superior: Reunião Gerenciar minhas configurações Assistente de configuração de áudio Selecionar câmera Os testes de verificação dos itens 3 a 5 podem ser realizados através da ajuda do próprio sistema. Link direto: login_ts.html. 5. AGENDAMENTO Para conferências web é necessário reservar uma sala de WebConf da UNIPAMPA. O agendamento para uso do serviço deve ser solicitado por meio do Sistema de Chamados ( da UNIPAMPA, onde

5 deverá ser informado os seguintes dados: Nome do solicitante: do solicitante: Descrição da finalidade da conferência web: Horário de início: Duração prevista: Número de participantes: Esta solicitação deve ser realizada com no mínimo 48 horas (2 dias) de antecedência, sob risco de não haver salas disponíveis. Após realizada a solicitação será enviado um de confirmação, conforme a seguir, ao solicitante Foi agendada uma reunião para com a utilização do Sistema de Videoconferência da UNIPAMPA. Endereço da Sala de Reuniões: Dados de acesso (idem Moodle): Login: nomesobrenome Senha: ****** Forma de acesso dos participantes: O acesso dos participantes é mediado pelo host (gerente da sala). Este é responsável pela gestão da sala e do evento como um todo PRIMEIRO CONTATO COM O ADOBE CONNECT a) Acesse o link enviado por pela equipe do WEBCONF Formato do link disponibilizado : <sigladasala> b) Há duas maneiras de entrar no sistema: como convidado ou com seu login e senha, caso a equipe do WEBCONF tenha fornecido por e- mail. Como convidado, basta fornecer o seu nome:

6 Caso tenha login e senha, marque essa opção e preencha o campo Logon com seu e então, a senha fornecida. 7. TELA INICIAL Layouts diferentes podem ser mostrados durante o evento, com os PODs (painéis de interação) em variadas posições, visando adequação ao tipo de interação pretendido na reunião.

7 8. ASSISTENTE PARA CONFIGURAÇÃO DO ÁUDIO Permite a configuração da entrada e saída de áudio (todos devem realizar este procedimento) Possui cinco passos para configuração: Passo 1 - Teste a saída de áudio e o volume Passo 2 - Selecione a entrada de áudio que será utilizada Passo 3 - Teste o microfone Passo 4 - Ajuste o nível de silêncio Passo 5 - Conclua Recomendações: Modo de cancelamento de eco: Full Duplex Controle automático de ganho: desmarcar Volume do microfone: acima de 60

8 Qualidade de áudio: marcar Bom Recomenda-se executar o Assistente de Configuração de Áudio antes de qualquer conferência web. 9. SELECIONAR CÂMERA - Menu Reunião: Selecionar câmera; Nesta opção pode-se selecionar a câmera que será utilizada, microfone, local de armazenamento e a permissão. 10. MINHA VELOCIDADE DE CONEXÃO - Menu Reunião: Minha velocidade de conexão Nesta opção o participante informa ao sistema seu tipo de conexão com a Internet: Modem Conexão com modem de acesso discado DSL/Cabo Conexão através de internet banda larga LAN Conexão dentro de uma rede local

9 É possível verificar a banda que está sendo utilizada (em kbit/s): Basta clicar na barra verde no canto superior direito da sala para ver as estatísticas de rede. Pode ser utilizado, por exemplo, para o apresentador controlar a quantidade de dados enviada. Latência - O atraso entre o envio e entrega Acima - Upload Abaixo - Download Pode diminuir ou aumentar de tamanho dependendo da qualidade da conexão 11. POD DOS PARTICIPANTES Existem três perfis de usuários, ou funções, para o Adobe Connect: Host Apresentador Participantes Os tipos definem os recursos para compartilhamento, transmissão e outras atividades em uma reunião. Host Configura reuniões; Convida e aceita participantes;

10 Adiciona conteúdos à biblioteca; Compartilha conteúdos; Adiciona ou edita layouts em uma sala de reuniões; Promove a função de outros participantes e fornece permissões avançadas sem alterar a função; Cria e gerencia sessões de grupo; Agenda reuniões. Apresentador Compartilha conteúdo da biblioteca e de seu próprio computador; Arquivos PPT, PPTX, SWF, JPEG e FLV; Compartilhar sua tela com os demais participantes; Transmitir áudio e vídeo em tempo real. Participante Vê o conteúdo compartilhado; Ouve e assiste às transmissões de áudio e vídeo do apresentador; Usa o pod de bate-papo; Participa das reuniões, compartilhando pods ou usando áudio e vídeo, caso receber permissões do host para isto. Opções de Status Ao selecionar os status Fale mais alto, Fale mais baixo, Acelerar, Desacelerar, Riso ou Aplauso, o ícone correspondente é exibido por dez segundos no pod Lista de participantes. Os ícones de status Levantar mão, Concordar e Discordar permanecem visíveis até que sejam removidos manualmente pelo host ou pelo participante. O ícone de status Afastar-se pode ser removido somente pelo próprio participante. Quando o participante utilizar a opção Levantar a mão clicando no botão, estará pedindo permissão ao host para falar usando VoIP.

11 O host pode aceitar ou rejeitar o pedido. Se a permissão for concedida, o participante clica em Falar agora ou utiliza os botões: Mantendo pressionado o botão Conversar, pode-se falar com todos no evento: Pressionando o ícone Cadeado, pode-se falar continuamente, sem a necessidade de manter o botão Conversar pressionado; Nas opções de voz, pode-se regular o volume 12. POD DE CHAT Pod utilizado para a interação dos participantes através de texto. O texto digitado pode ser direcionado: Para todos na conferência web Para pessoas específicas Somente para os apresentadores 13. POD DE NOTAS

12 Utilizado pelo host e pelo apresentador para: Observações sobre o evento Notas em geral Exemplo: Ata da reunião 14. POD DE COMPARTILHAMENTO Utilizado pelo apresentador ou host para compartilhar área de trabalho, aplicativos, documentos e quadro branco. 15. AJUDA AO WEBCONF - Reservas de salas: Em caso de dúvidas, entre em contato com a equipe de conferências Web. [email protected] Telefone/ramal: ramal 8505