Universidade Federal do Pampa Núcleo de Tecnologia da Informação Coordenadoria de Apoio ao Usuário. Manual de utilização do Mconf

Transcrição

1 Universidade Federal do Pampa Núcleo de Tecnologia da Informação Coordenadoria de Apoio ao Usuário Manual de utilização do Mconf Bagé, Fevereiro de 2016

2 Universidade Federal do Pampa Núcleo de Tecnologia da Informação Coordenadoria de Apoio ao Usuário Manual de utilização do Mconf Versão 1.0 Elaborado por Leonardo Matthis Fischer Bagé, Fevereiro de 2016

3 Sumário 1 O Mconf Requisitos Navegador Web Dispositivos Móveis Android IOS Acesso a ferramenta Perfil pessoal e Comunidades Perfil Pessoal Comunidades Salas e reuniões Enviar convites para reunião Gravação Em uma reunião Áudio Compartilhamento de vídeo Bate-Papo Notas compartilhadas Acesso a webconferência através de um link Tipos de usuários e Permissões Visão do moderador e do apresentador Acesso a partir de dispositivos móveis Tutorial em vídeo...34

4 1 O Mconf O Mconf é um sistema de conferência web, baseado em software livre, com capacidade de interoperar transparentemente entre computadores e dispositivos móveis conectados à web. O sistema permite comunicação em tempo real entre múltiplas pessoas com compartilhamento de áudio, vídeo, apresentações, tela, entre outros conteúdos. O objetivo desse manual é orientar o usuário na utilização da ferramenta, apresentando seus principais recursos. 4

5 2 Requisitos Nesta seção, serão apresentados os requisitos necessários para plena utilização dos recursos oferecidos pelo sistema, tanto para acesso via navegador web quanto dispositivo móvel. 2.1 Navegador Web Uma web conferência no Mconf pode ser acessada através dos principais navegadores web atualmente disponíveis (Chrome, Firefox, IE, Edge), contudo é necessário ter o plugin do Adobe Flash Player instalado ( Para utilização de compartilhamento de tela, é necessária ainda a instalação do Java ( Para uma melhor utilização dos recursos de áudio, bem como compatibilidade com os plugins necessários (Flash Player e Java) é recomendado o uso do navegador Firefox. 2.2 Dispositivos Móveis Android Para acesso a uma web conferência em um dispositivo Android é necessário: Instalar o aplicativo AdobeAIR ( id=com.adobe.air) Instalar o aplicativo Mconf ( id=air.com.mconf.mconfmobile) IOS Para acesso a uma web conferência em um dispositivo Android é necessário: Instalar o aplicativo Mconf ( mobile/id ) 5

6 3 Acesso a ferramenta O Mconf está disponível no endereço O acesso é feito através do usuário institucional. A Figura 1 mostra a página de acesso ao Mconf. Figura 1: Página de acesso ao Mconf 6

7 4 Perfil pessoal e Comunidades 4.1 Perfil Pessoal No Mconf você tem um perfil pessoal, como em qualquer rede social, onde é possível colocar foto e informações pessoais e profissionais, como nome completo, organização, cidade, estado e seu website. Na página inicial, vá para Perfil (Figura 2), e depois em Editar perfil (Figura 3). Figura 2: Perfil pessoal - resumo Figura 3: Perfil pessoal completo 7

8 Em Editar perfil (Figura 4), é possível adicionar informações pessoais que você tem o interesse de compartilhar. Há uma sessão pública do seu perfil, que será vista por todos, e outra privada, onde a privacidade das informações a serem exibidas fica a seu critério. Figura 4: Editar perfil pessoal Para adicionar uma foto, clique em Enviar um novo arquivo e escolha a de sua 8

9 preferência (Figura 5). Figura 5: Perfil pessoal alterar foto Ao final da edição, salve as alterações, conforme a Figura 6). Figura 6: Salvar alterações 4.2 Comunidades Uma comunidade tem o intuito de agregar um grupo de usuários com um objetivo em comum, seja um grupo de pesquisa, núcleo, diretoria, etc. Uma comunidade pode ser pública ou privada Em uma comunidade pública, qualquer pessoa terá acesso à comunidade e à sua sala de webconferência. Porém, somente um membro da comunidade pode criar a conferência. Ou seja, usuários que não pertencem à comunidade podem acessar apenas uma conferência em andamento. Além disso, mesmo a comunidade sendo pública, usuários só podem fazer parte dela após o criador e administrador aceitar seu ingresso. Se a comunidade for privada, a diferença é que as páginas da comunidade e a sua sala de webconferência só estarão acessíveis aos membros da mesma. A sala de webconferência terá uma senha, que pode ser utilizada como um atalho para pessoas que não pertencem à comunidade acessarem uma webconferência. Qualquer membro da comunidade poderá criar uma webconferência e ser moderador dela. 9

10 Para entrar em uma comunidade, em sua página inicial, procure por Comunidades (Figura 7). Em seguida, use a pesquisa caso esteja buscando uma comunidade específica ou procure pelo logo dela. Figura 7: Link para a página Comunidades Figura 8: Localizar uma comunidade Utilize a barra de pesquisa para localizar uma comunidade, conforme a Figura 88. Ao acessar a página da comunidade desejada, clique em Entrar na comunidade e envie uma solicitação de ingresso (Figura 9). Você tem a opção de escrever um texto que será visto pelo moderador da comunidade quando ele for analisar seu pedido de ingresso. O usuário só se torna um membro da comunidade (seja pública ou privada) após algum moderador da comunidade aceitar o seu pedido de ingresso. 10

11 Figura 9: Solicitar acesso a uma comunidade Para aceitar pedidos de ingresso, o moderador da comunidade deve acessar a aba Admin e em seguida Admissões. Nessa tela serão listados os pedidos de admissão para serem confirmados (Figura 10). Figura 10: Admissão de usuários em uma comunidade A criação de comunidades é restrita aos administradores do sistema, e deve ser solicitada através de chamado em área principal Conferência On-Line, área secundária Conferência Web, problema Outros. 11

12 5 Salas e reuniões No Mconf, cada usuário possui uma sala pessoal, que pode ser acessada através de sua página inicial. Para acessá-la sala, clique em Começar uma reunião (Figura 11). O link de acesso para sua sala de webconferência está ao lado de Seu endereço. Configuração da sala. Figura 11: Sala pessoal Para alterar as configurações de sua sala, clique no botão em forma de engrenagem, localizado ao lado do botão Começar uma reunião, e em seguida clique em Preferências (Figura 12). Figura 12: Link para preferências da sala Uma das opções é configurar se a sala será privada ou pública (Figura 13). Em salas públicas, qualquer pessoa, cadastrada ou não no portal, poderá acessar a conferência apenas utilizando o link da sala (e.g. Em salas privadas, são definidas duas senhas, uma para moderadores e uma para participantes. Quando um usuário tentar entrar na sala a senha será solicitada e será utilizada para definir o papel deste usuário na conferência. 12

13 Assinale a caixa de seleção Privada se desejar que sua sala seja privada. Figura 13: Configuração da sala de webconferência As alterações nas configurações de uma sala têm efeito imediato. Ou seja, se durante uma conferência na sua sala você alterar suas configurações para que ela vire uma sala privada, quando o próximo usuário tentar acessar sua conferência ele já deverá entrar com a senha definida. Após configurar sua reunião, clique em Salvar para que as alterações tenham efeito. 5.1 Enviar convites para reunião Para convidar outras pessoas para uma reunião, clique no botão em forma de 13

14 engrenagem, localizado ao lado do botão Começar uma reunião, e em seguida clique em Convidar outras pessoas (Figura 14). Figura 14: Link para envio de convites Figura 15: Enviar convite para webconferência 14

15 Os campos Usuários, Inicia em, Acaba em e Título são de preenchimento obrigatório. Usuários da Unipampa, que já realizaram pelo menos um acesso à ferramenta, podem ser localizados pelo nome. Em caso de usuários de fora da instituição, o convite pode ser enviado por . Ao final, clique me Enviar para que os convites sejam enviados (Figura 15). 5.2 Gravação O Mconf permite que as reuniões sejam gravadas e assistidas posteriormente. A função de gravação é restrita aos usuários. Caso necessite que uma reunião seja gravada, é necessário abri um chamado em area principal Conferência On-Line, área secundária Conferência Web, problema Outros. Figura 16: Opção Gravar reunião Figura 17: Notificação de gravação Figura 18: Botão para inicar/parar gravação 15

16 Com a função de gravação liberada, ao clicar em Começar uma reunião, uma caixa de diálogo é aberta, perguntando se a reunião poderá ser gravada (Figura 16). A gravação pode ser iniciada a pausada a qualquer momento durante a reunião, ao clicar no botão de Gravação (Figuras 17 e 18). Para ver as gravações, clique no botão em forma de engrenagem, localizado ao lado do botão Começar uma reunião, e em seguida clique em Ver gravações (Figura 19). Figura 19: Ver gravações Para ver as gravações feitas em uma comunidade, acesse a aba Webconferência da comunidade, e em seguida, Lista de gravações (Figura 20). Figura 20: Ver gravações em uma comunidade 16

17 5.3 Em uma reunião Áudio Ao acessar uma sala será exibida uma caixa de diálogo oferecendo as opções de compartilhar o som do microfone, ou apenas ouvir (Figura 21). Ao selecionar a opção microfone, uma janela para teste de som será exibida. Figura 21: Opções de áudio Figura 22: Teste de som teste de eco 17

18 Caso a opção Não seja selecionada, será exibida uma janela para seleção da entrada de áudio(microfone) e ajuste de volume (Figura 22). Em Testar alto-falantes, você ajusta o volume do seu fone de ouvido. Na mesma tela, teste seu microfone. Se a barra não se movimentar, clique para modificar o microfone. Depois de configurar o áudio, clique em Próximo (Figura 23). Figura 23: Teste de som volume do microfone Caso tenha escolhido a opção Somente ouvir na tela inicial, o áudio ainda pode ser habilitado, clicando em Transmitir seu microfone (Ao lado do botão Transmitir sua câmera Figura 24). Em seguida, as telas para configuração do dispositivo de áudio apresentadas anteriormente serão exibidas Compartilhamento de vídeo Para compartilhar a imagem de sua webcam com os outros usuários presentes na sala, clique no ícone Transmitir sua câmera (Figura 24). Figura 24: Botão Transmitir câmera 18

19 Em seguida, você verá uma prévia da imagem da sua webcam onde você pode escolher a resolução da imagem que será transmitida. Em seguida, clique em Iniciar transmissão (Figura 25). A janela de vídeos (Figura 26) exibe a imagem da câmera dos participantes da reunião. Figura 25: Configurações de webcam Figura 26: Janela de vídeos câmeras dos participantes da reunião 19

20 É possível compartilhar outra câmera simultaneamente no sistema Mconf, como mostra a Figura 27. Figura 27: Compartilhamento simultâneo de câmeras Bate-Papo Figura 28: Bate-papo Em todas as salas de webconferência do Mconf há um bate-papo (Figura 28), que pode ser público ou privado. Ao publicar uma mensagem no chat público, todos os presentes na sala podem vê-la. Para conversar com um participante em particular, clique em Opções. Em seguida, selecione o convidado com quem deseja ter uma conversa privada e uma pequena janela com o seu nome aparecerá, como mostra a Figura

21 Figura 29: Opções de bate-papo conversas privadas Notas compartilhadas As salas de webconferência do Mconf contam também com um bloco de notas no qual você pode fazer as anotações e observações que achar necessário (Figura 30). Figura 30: Notas compartilhadas Acesso a webconferência através de um link Ao acessar um link para uma sala pública de webconferência enviado por outro 21

22 usuário, você tem duas opções: acessar com seu usuário ou como convidado (Figura 31). Figura 31: Entrada de dados de acesso a uma reunião Caso não tenha uma conta institucional da Unipampa, identifique-se e entre na sala como convidado, conforme a Figura 32. Figura 32: Acesso como convidado em uma sala pública 22

23 Uma senha será solicitada em salas privadas, como na Figura 33. Figura 33: Acesso a uma sala privada Tipos de usuários e Permissões O sistema de webconferência do Mconf possui dois tipos principais de usuários: Moderador: Possui permissão para fazer todas as tarefas possíveis na conferência. Pode, principalmente, forçar que participantes fiquem com seu microfone mudo e modificar quem é o apresentador atual da conferência (veja mais sobre o apresentador abaixo). Participante: Possui permissões restritas. Pode compartilhar o seu áudio e vídeo, mas não pode efetuar as tarefas de moderadores citadas acima. O papel do usuário é definido pelo portal do Mconf no momento em que o usuário entra na conferência. Se ele é moderador, ele será moderador até o final da conferência. O mesmo vale para participantes. Além disso, há um papel que pode ser atribuído durante a conferência, que é o papel de apresentador. Um moderador da sessão pode escolher qual participante é o atual apresentador (há apenas um apresentador por sessão) e este apresentador terá capacidade de modificar a apresentação que está sendo compartilhada e utilizar seus controles: mudar o slide atual, fazer anotações sobre a apresentação, etc. Mais 23

24 informações em Webconferência (Visão do moderador e do apresentador). O papel dos usuários nas conferências depende do tipo da sala de conferência que está sendo acessada. O portal do Mconf oferece dois tipos de salas: Salas pessoais, onde o dono da sala será o moderador da conferência e todos os outros usuários serão participantes com permissões restritas; Salas de comunidades, onde todos os membros da comunidade são moderadores. Pessoas que não fazem parte da comunidade serão sempre participantes com permissões restritas. Isso vale tanto para pessoas registradas quanto para pessoas não registradas no portal Visão do moderador e do apresentador Figura 34: Moderador e apresentador Figura 35: Tornar apresentador O papel de moderador é definido antes de entrar na sala e não se alterará de maneira nenhuma e é indicado pelo ícone destacado ao lado do primeiro usuário. O segundo ícone destacado indica o apresentador, que pode ser modificado pelo moderador, conforme destacado na Figura 34. Para passar o papel de apresentador para outro usuário, posicione o mouse sobre o nome do convidado e em seguida clique em 24

25 Clique para tornar apresentador na coluna da esquerda, como na Figura 35. O moderador também tem controle sobre o áudio da sala. Além da opção de tornar seu próprio microfone mudo (todos os presentes na sala tem essa possibilidade), o moderador pode desativar o áudio dos outros usuários da sala (Figura 36). Essa opção é válida para que o áudio não fique confuso, e o apresentador da vez seja entendido claramente. O moderador torna mudo o áudio de um usuário específico clicando no ícone do microfone ao lado esquerdo do nome do convidado. Figura 36: Silenciar usário O apresentador tem a possibilidade de enviar uma apresentação, que será vista por todos os usuários presentes na sala. Para enviar uma apresentação, clique no ícone Carregar apresentação (Figura 37). Figura 37: Carregar apresentação Clique em Selecionar arquivo. Após escolher o arquivo, clique em Carregar (Figura 38). 25

26 Figura 38: Adicionar arquivos à apresentação Através da ferramenta Quadro Branco (Figura 39) você pode, por exemplo, fazer marcações nos slides que serão vistas por todos os espectadores da sala. Ao posicionar o mouse sobre a apresentação, automaticamente aparecerá a barra lateral com todas as ferramentas para fazer suas marcações. Elas podem ser feitas através de caneta, retângulo e círculo, da cor e espessura que você desejar. Em Desfazer anotação, você apaga a última marcação feita; em Limpar todas as anotações, são apagadas todas as marcações. 26

27 Figura 39: Ferramenta quadro branco Outra possibilidade que o apresentador da sessão tem é a de compartilhar seu desktop com os demais espectadores. Para isso, ele precisa ter o Java instalado. Verifique sua versão do Java acessando o link ( Ao usar o compartilhamento de tela, todos os presentes na sala poderão ver a sua tela. Esse recurso pode ser usado de diversas maneiras. Clique em Compartilhar sua tela (Figura 40), selecione a opção Tela Cheia para exibir toda a tela do seu computador ou Região para exibir apenas parte dela (Figura 41). Figura 40: Botão Compartilhar sua tela 27

28 Figura 41: Modo de compartilhamento de tela Para transmitir apenas uma região, selecione a área e clique em Start Sharing (Figura 42). Figura 42: Compartilhar região da tela Ao iniciar o compartilhamento da tela, será solicitada a permissão para executar o plugin que realiza essa ação. Clique em Executar (Figura 43). 28

29 Figura 43: Permissão para executar plugin 29

30 6 Acesso a partir de dispositivos móveis Para acessar uma reunião a partir de um dispositivo móvel, instale os aplicativos necessários, conforme a instrução apresentada no capítulo 2. O aplicativo permite compartilhamento de áudio e vídeo, acesso ao bate-papo e visualização de apresentação. Contudo, as funcionalidades de moderador são restritas, e não é possível compartilhar uma apresentação. Ao abrir o aplicativo, é solicitada a entrada do endereço da sala (Figura 44). O botão Ver Salas Recentes, lista as últimas salas acessadas. Figura 44: Tela inicial Mconf mobile Após inserir uma sala, ou selecionar uma sala já acessada, será aberta uma nova tela para inserir as credenciais de acesso. Essa tela é igual as telas apresentadas na seção A primeira tela exibida após o login é a tela de vídeo. Caso outro participante da reunião esteja transmitindo sua câmera, a imagem será exibida nessa tela (Figura 45). 30

31 Figura 45: Tela de vídeo e funções do aplicativo O botão de configurações (Botão 1), permite altera o status, configurar a câmera, o áudio e sair da reunião. Os botões 2, 3, 4 e 5 servem para navegar entre as funcionalidades de visualizar apresentação, vídeo, bate-papo e lista de participantes, respectivamente. Acessando as configurações, as opções de Mudar status, Configurações da câmera, Configurações de áudio e Sair são exibidas, conforme a Figura 46. Figura 46: Configurações 31

32 Em Mudar status, é possível utilizar sinais como Levantar a mão, Concordo, Discordo, entre outros. Para compartilhar a câmera do dispositivo, clique no botão em forma de engrenagem no canto superior direito da tela, e em seguida em Configurações da câmera. Selecione a qualidade, a câmera utiliza e a posição, e então pressione Iniciar câmera para começar a transmissão (Figura 47). Figura 47: Configurações da câmera Em configurações de áudio, é possível habilitar ou desabilitar o áudio da reunião, bem como o microfone do dispositivo (Figura 48). A opção Pressionar para falar adicina um novo botão, permitindo o microfone seja transmitido somente quando este estiver pressionado, conforme a Figura

33 Figura 48: Configurações de áudio Figura 49: Configurações de áudio Botão pressionar para falar 33

34 7 Tutorial em vídeo Os desenvolvedores do Mconf disponilizaram um tutorial em vídeo em 34