Orientações sobre Videoconferência/Webconferência

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Maria Eduarda Cipriano Prado
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Orientações sobre Videoconferência/Webconferência Para reuniões, defesas de tese e exames de qualificação não presenciais, a FMB recomenda o uso da tecnologia de videoconferência e oferece 5 salas

Quando não for possível o agendamento da videoconferência uma alternativa é a realização do evento por webconferência, onde se utiliza um computador com webcam conectado à internet.

1 Orientações sobre Videoconferência/Webconferência Para reuniões, defesas de tese e exames de qualificação não presenciais, a FMB recomenda o uso da tecnologia de videoconferência e oferece 5 salas preparadas para sua realização (ver detalhes no item infraestrutura ). Quando não for possível o agendamento da videoconferência uma alternativa é a realização do evento por webconferência, onde se utiliza um computador com webcam conectado à internet. Nesse caso é necessária a utilização do mesmo aplicativo por todos os envolvidos, sendo mais comuns os seguintes softwares gratuitos:,, Mconf RNP, Adobe Connect e Appear.in. Além desses aplicativos algumas universidades oferecem outras soluções que podem ser usadas desde que devidamente testadas e não gerem custos a FMB. Para webconferências, a FMB dispõe da sala de Pregão no prédio da Administração e do LaPIS no Nead.TIS. Caso seja necessário é possível a instalação da webcam para a utilização das salas de reuniões 1 e 2 do prédio da Administração (agendamento com a STAEPE), porém, uma vez que essas salas não foram projetadas para a realização de webconferência a qualidade de imagem e de som não são tão nítidos quanto os da videoconferência. Para eventos de maior porte é possível utilizar também a sala Congregação (agendamento com a STAEPE). Para webconferências com apenas um participante é possível o empréstimo da webcam para a realização na própria sala do solicitante. Agendamento Para a realização do agendamento tenha em mãos as seguintes informações: Tecnologia a ser utilizada (videoconferência ou webconferência); Primordial para o agendamento, pois, as salas são preparadas para o uso de apenas uma tecnologia. Quantidade de participantes locais; Ajuda a definir a melhor sala para realização.

2 Quantidade de unidades remotas; Caso a videoconferência conte com mais de um local remoto é necessário criar uma sala virtual com antecedência. Contato dos técnicos das unidades remotas ( e telefone); Essa informação é necessária para realizar os testes e para contato caso ocorra algum problema durante a realização. Endereço IP do equipamento; Para realizar a conexão. Caso o evento seja por webconferência informar software utilizado, usuário e outras informações; Para deixar o computador preparado para a realização. Data e hora da realização, se atentando para possíveis fusos horários. Os horários para a realização são de segunda a sexta das 8:30 às 12:00 e das 13:30 às 17:30. Obs.: os agendamentos podem ser vistos em As salas de videoconferência são agendas diretamente com a DTI através do fomulário online com as informações especificadas acima. Caso se opte pela realização de webconferência é necessário primeiro agendar a sala com o responsável (ver detalhes no item infraestrutura ) e em seguida solicitar a webconferência com a DTI através do fomulário online Realização Para uma boa videoconferência/webconferência favor se atentar para os seguintes itens: Chegar com 15 minutos de antecedência; Verificar antecipadamente os recursos oferecidos na sala agendada (computador, projetor, tamanho da sala, tipos de entrada de vídeo disponíveis para conexão com a tela para apresentação) essas informações constam no item infraestrutura ; Obs.: A DTI não dispõe de equipamentos e adaptadores para empréstimo. Reuniões agendadas pela Reitoria da Unesp são conectadas automaticamente no horário agendado; Caso o evento possua apresentação, essa deve ser enviada para os participantes antecipadamente; Caso ocorra algum problema que impossibilite a realização pela tecnologia escolhida, as opções são: Reagendamento; Realização do evento por audioconferência para telefone fixo.

3 A equipe da DTI monitora os eventos remotamente, tornando possível a reconexão em caso de quedas ou problemas sem a necessidade da presença de um técnico na sala. Em caso de problemas todas as salas possuem telefone e o ramal para atendimento é Recomendações complementares É vedado o consumo de alimentos na sala de videoconferência; Recomendamos a todos os participantes que mantenham os microfones da videoconferência no MUDO enquanto não estiverem falando; É importante falar um de cada vez, para não interromper os outros e mudar o foco da tela. Fale com voz alta e clara. Vozes que interrompem bruscamente são desagradáveis. Sobre a apresentação recomendamos: Não utilizar vídeos, som, animações e outros efeitos, pois, o sistema de transmissão poderá ser incompatível, prejudicando e/ou inviabilizando sua visualização. Caso se opte por utilizá-los, a apresentação deverá ser testadas previamente. Evite muitas imagens por página, quanto maior o tamanho final de seu arquivo, mais difícil será a transmissão. Os participantes com baixa velocidade de conexão terão dificuldades para acompanhar a apresentação, prejudicando, assim, o entendimento do assunto; Utilize pouco texto em cada tela da apresentação e tamanho de letra 32 a 36 para título, 28 para texto e no mínimo 24 para subtextos. Isto permitirá a adequada visualização do conteúdo da sua apresentação pelos participantes remotos; O tamanho final do arquivo deve ser no máximo de 5 MB. Um tamanho maior que o informado pode prejudicar a aula; Use um plano de fundo simples na apresentação, como uma cor sólida e evite o uso exagerado de dégradé. Fundos brancos funcionam bem. Use preferencialmente fontes comuns (Arial, Tahoma ou Verdana). Contato Técnico agendavc@fmb.unesp.br : (14)

4 Infraestrutura Sala Equipamento Recursos Videoconferência Sala de Videoconferência 1 Capacidade: 10 Sala de Videoconferência 2 Local: Administração 2º Andar Capacidade: 10 Auditório Central Aulas Local: Central de Aulas 2º Andar Capacidade: 120 Formato Auditório Sala de Pregão Capacidade: 14 Anfiteatro Unipex Bloco 5 Local Unipex Bloco 5 Térreo Capacidade: 30 Formato: Auditório + Mesa Agendamento: Sec. Unipex Sala de Pregão Capacidade: 14 Botucatu-FM IP: Modelo: Cisco Codec C20 Botucatu-FM-02 IP: Botucatu-FM-Auditório IP: Botucatu-FM-Congreg IP: Modelo: Tandberg Edge 95 MXP Botucatu-FM-Unipex IP: Webconferência 2 TVs 47 Entrada HDMI 2 TVs 47 Entrada HDMI TV 70 TV 47 Webcam

5 Sala de LaPIS Local: NEAD Capacidade: 6 Agendamento: NEAD Sala de Reuniões 1 Local: Administração 1º Andar Capacidade: 22 Sala de Reuniões 2 Local: Administração 1º Andar Capacidade: 46 Webcam

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