DRIVE CONTÁBIL NASAJON

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1 DRIVE CONTÁBIL NASAJON Módulo Gestão de Documentos Versão 1.0 Manual do Usuário 1

2 Sumário Os Módulos do Gerenciador de NFe: Informações Básicas Primeiro Acesso: Requisitos Acesso ao Drive Contábil Nasajon Menu Empresas Cadastrar Empresas no GED Parametrização dos Sistemas Nasajon Exportar Empresas a partir dos Sistemas Cadastrar uma nova Empresa manualmente Gerenciar as Empresas Editar Detalhes da Empresa Atribuir Usuários para receber Notificações por Excluir Empresa Pesquisar Empresas Menu Usuários Criar Usuários Definir perfil de Usuários Informações e Contato Atribuir Usuário à Empresa Aviso de Criação de Usuário Gerenciar os Usuários Editar Detalhes do Usuário Modificar Senha do Usuário Ativar/ Desativar/ Excluir Usuário Pesquisar Usuários Menu Home Documentos pendentes para Visualização Busca Busca Padrão Busca Avançada Menu Pastas Ícones de Criação e Gerenciamento de Pastas e Documentos Ícones Criação de Pastas / Documento / ZIP Botões de Gestão de Pastas e Documentos Modos de Exibição de Pastas e Arquivos 2

3 Gerenciar Pastas Criar Pastas Gerenciar Pastas Gerenciar Documentos Criar Documentos Publicar pelo Sistema Nasajon Publicar Documentos no Gerenciador de Documentos: Importar ZIP no Gerenciador de Documentos Gerenciar Documentos Editar Documentos a partir do GED Copiar Documentos Mover Documentos Protocolo e Aviso de Vencimento Protocolos Digitais Aviso de Vencimento Menu Estrutura Padrão de Pastas Criar Pasta Renomear Pasta Excluir Pasta Menu Informações Integração GED sistemas Nasajon Exportação e Importação de Lotes para Contabilização Exportação dos Lotes de Contabilização Scritta Persona Controller Importação dos Lotes de Contabilização Sistema Contábil Nasajon Exportação e Importação de NFe no Scritta e Controller Exportação das NFes emitidas para o Drive Contábil Importação das NFes do Drive para os Sistemas Scritta e Controller No Scritta No Controller 3

4 Informações Básicas O Gerenciador de Documentos (GED), módulo do Drive Contábil e portal web de serviços Nasajon, é um sistema criado para agilizar a troca de informações e documentos, em tempo real, entre contador, colaboradores e clientes, 24h por dia, sete dias por semana. Baseado no conceito de computação em nuvem, o GED disponibiliza para os usuários um espaço exclusivo e seguro para publicar e receber relatórios, guias, planilhas Excel, PDF ou outro documento digital sem gastar dinheiro em correio ou com motoboys. Você ganha tempo, produtividade e reduz seus custos. A qualquer momento, clientes e colaboradores podem consultar documentos de maneira segura, otimizando a comunicação e o relacionamento do escritório. Integrado aos sistemas Nasajon, o usuário publica no GED em apenas um clique qualquer relatório dos sistemas (guia, folha, balancete, recibo, livros fiscais, etc.), além de exportar/importar lotes e NFe-s para uma escrituração automatizada. Ao publicar um documento, o destinatário recebe um com um link avisando que um arquivo foi disponibilizado, e esse link o leva para o lugar onde se encontra a guia, livro, recibo, entre outros. Quando o cliente acessa o relatório, o contador recebe um automático de protocolo de visualização do documento. Com recursos de notificações, avisos de vencimento e opções de reenvio, o Gerenciador de Documentos facilita o cumprimento de prazos e obrigações do escritório e dos clientes. Primeiro Acesso: Para começar a usar o Gerenciador de Documentos, o Usuário Administrador deve seguir os seguintes passos: 1. Acessar o URL do portal Drive Nasajon e se conectar usando o login e senha disponibilizados pelo suporte: 2. Cadastrar as empresas manualmente ou exportá-las desde os seus sistemas Nasajon. 3. Criar os usuários do escritório/clientes. 4. Configurar s para as empresas. 5. Publicar documento no Drive ou desde os sistemas Nasajon através do botão Publicar (relatório) ou do menu de envio de lotes (ver parte sobre a Integração Drive-sistemas Nasajon) 4

5 Requisitos Acesso à Internet banda larga (1mbps de velocidade mínima de download e 128kbps de velocidade mínima de upload) Navegador atualizado (No caso do Internet Explorer, use versão superior à 8) Baixar e instalar a última versão dos sistemas Nasajon Acesso ao Drive Contábil Nasajon O endereço do seu Drive Contábil, o login do Usuário Administrador e a senha serão fornecidos pelo suporte Nasajon Sistemas. Para acessar o Gerenciador de Documentos, você deve se conectar à página de acesso exclusivo da sua empresa, que será do tipo: da sua empresa. Para acessar o sistema, preencha os seguintes dados: Usuário: informe o seu nome de usuário. Senha: informe a sua senha de acesso. Clique no botão Entrar. Tela URL Drive Contábil Após entrar no sistema, o Usuário Administrador deve criar contas para os demais colaboradores do escritório e para os clientes. Ao liberar acesso para um novo usuário, o mesmo irá receber um com login e senha de acesso ao Drive, onde visualizará as pastas das empresas autorizadas. 5

6 Menu Empresas Ao acessar esse menu, o Usuário Administrador visualiza as empresas exportadas desde os sistemas Nasajon até as cadastradas manualmente. Ele tem a possibilidade de criar novas empresas e atribuir os usuários cadastrados às empresas, possibilitando o envio de aviso por a cada novo documento publicado para visualização. A tela principal apresenta a lista de empresas cadastradas no seu Gerenciador de Documentos: Tela Menu Empresas Nesse painel, cada empresa cadastrada será visível junto com seu código cliente, razão social e CNPJ ou CPF. O painel apresenta a possibilidade de registrar s dos contatos da empresa e um botão para editar as informações, além de possibilitar a exclusão da empresa. Ainda nessa tela você pode visualizar quantas empresas ainda podem ser cadastradas no sistema. Esse número depende do módulo GED contratado. Ao chegar ao limite de empresas autorizadas, você pode escolher entre contratar o módulo superior ou apagar empresas inativas para liberar cadastros. 6

7 Cadastrar empresas no GED Você pode escolher entre exportar uma seleção de empresas diretamente dos sistemas para o GED ou cadastrar as empresas manualmente no sistema. Parametrização dos Sistemas Nasajon Para exportar as empresas cadastradas nos seus sistemas Nasajon, você deve inicialmente configurar a comunicação entre seus sistemas e o Gerenciador de Documentos. Faça o login em um dos sistemas e acesse o menu: Sistema > Configurar > Drive Contábil Nasajon. Tela Acesso ao menu de Configuração do Drive nos sistemas. Tela Configuração do Drive nos sistemas. 7

8 A tela apresentará as informações: Nome da Empresa,"Login" e "Senha". grador Essas informações são as mesmas fornecidas através da confirmação de criação de conta enviada por . O campo Nome da Empresa deve ser idêntico (respeitando letras maiúsculas) ao nome informado no momento do cadastro. Após essa configuração, clique em Confirmar. Exportar empresas a partir dos sistemas Para exportar diretamente uma seleção de empresas dos sistemas Nasajon para o Gerenciador de Documentos, volte novamente ao menu: Sistema > Configurar > Drive Contábil Nasajon e clique em Empresas, que fica ao lado dos ícones "Confirmar" e "Cancelar". Um assistente de exportação de empresas para o Drive Contábil será lançado automaticamente. Clique em Avançar. Tela Assistente de Importação de Empresas no Drive Contábil O assistente apresentará a lista de seleção das empresas a exportar. Na parte superior, você conseguirá ver quantas empresas pode cadastrar no GED. No lado esquerdo a tela mostra a lista das empresas disponíveis para exportação (empresas cadastradas em seus sistemas Nasajon). Para selecionálas, basta dar um duplo clique com o botão esquerdo do mouse ou clicar apenas uma vez no nome da empresa e em seguida clicar no botão ">". Você pode exportar uma ou mais empresas de uma vez só. 8

9 Tela Selecionar empresa para Exportar no Drive. Após a seleção, clique no botão "Avançar" para confirmar a exportação. Tela Empresa selecionada para exportar no Drive Contábil O assistente apresentará uma tela onde o usuário poderá escolher o nome da pasta da empresa no Gerenciador de Documentos. Para confirmar o nome, basta clicar em Avançar e passar para a tela de finalização de exportação. 9

10 Tela Escolher nome da Pasta da Empresa no Drive Para concluir a exportação, clique em Executar. Uma mensagem de confirmação aparecerá na tela. Tela Exportação Confirmada Caso já exista no Drive Contábil uma empresa com o CNPJ idêntico ao da cadastrada, a empresa selecionada não será exportada. 10

11 Cadastrar uma nova Empresa manualmente Você também pode cadastrar empresas manualmente no GED. Para criar uma empresa basta clicar no botão Nova Empresa, conforme a imagem. Tela Botão Nova Empresa Preencha os campos Nome da pasta, Razão Social e CNPJ/CPF. Para salvar o cadastro, clique no botão Executar : Tela Criar Empresa A nova empresa cadastrada aparecerá no quadro do painel do menu Empresa, junto com as outras empresas cadastradas no sistema. 11

12 Tela empresa criada no sistema Gerenciar as Empresas O painel principal do menu Empresa apresenta a relação das empresas cadastradas junto com informações como código, razão social, CNPJ ou CPF. Você pode editar e alterar as informações cadastradas, atribuir de contato e excluir as empresas diretamente no painel principal. Tela principal Menu Empresas 12

13 Editar Detalhes da Empresa Ao acessar essa opção, você pode editar o nome e CNPJ/CPF de uma empresa selecionada. Para editar informações de uma conta, clique no botão Editar na linha da empresa desejada, conforme a imagem: Tela botão Editar Empresa Uma tela aparecerá apresentando os campos disponíveis para edição: Nome e CNPJ / CPF da empresa. Tela Editar detalhes da Empresa Para validar as alterações, clique no botão Salvar. As informações editadas estarão visíveis no quadro, apresentando as empresas cadastradas no sistema. 13

14 Ao alterar o CNPJ/CPF de uma empresa, verifique se o mesmo também foi alterado nos sistemas. Caso contrário, ao tentar publicar documentos para o cliente, a seleção da pasta não será automatizada e você terá que escolher a pasta manualmente. Atribuir Usuários para receber Notificações por Essa opção permite atribuir usuários às empresas cadastradas para enviar automaticamente notificações por cada vez que um novo documento seja disponibilizado. Para gerenciar os usuários atribuídos a uma conta, clique no ícone da empresa no painel principal, conforme a imagem a seguir: Tela Botão atribuir s O sistema abrirá uma tela apresentando a relação de contatos já atribuídos à conta selecionada e um menu com a lista de usuários disponíveis para serem associados. 14

15 Tela atribuir usuários para notificação por À esquerda, a tela apresenta os usuários (clientes e funcionários) cadastrados ainda não relacionados à empresa. À direita encontram-se os contatos que já recebem de aviso automático. Para atribuir um contato a uma empresa, basta marcar os checkboxs dos usuários desejados ( Checkbox vazia; Checkbox marcada) e clicar no botão Atribuir. Tela Atribuir s O usuário selecionado será automaticamente movido para a parte direita da tela, junto com os usuários já cadastrados para aviso: 15

16 Tela Usuário atribuído à empresa Para remover um de contato, basta marcar o checkbox do usuário e clicar no botão Remover. Para salvar as alterações realizadas, clique no botão Salvar : Ao atribuir um de usuário para receber avisos, será necessário liberar o acesso à pasta da empresa através do menu Usuários (item 3.1.3) para que o usuário tenha acesso aos documentos da conta e aos avisos. Tela Salvar as alterações 16

17 Excluir Empresa Para excluir do sistema uma empresa cadastrada, clique no ícone Excluir ao lado da empresa desejada no painel principal, conforme a tela seguinte: Tela Botão Excluir Empresa O sistema apresentará uma mensagem pedindo a confirmação da exclusão. Clique no botão OK para prosseguir e excluir a empresa. Tela confirmação de exclusão de Empresa 17

18 Pesquisar Empresas A tela principal do menu Empresas apresenta um campo de busca para pesquisar uma conta dentro da lista de empresas cadastradas. Para pesquisar uma empresa, insira o nome ou parte do nome, do código, da razão social ou do CNPJ da empresa procurada no campo de busca e clique no ícone Busca. Tela Pesquisar Empresas O sistema listará as empresas correspondentes ao nome procurado. 18

19 Menu Usuários No menu "Usuários você cadastra novos usuários, liberando acesso às pastas e documentos para os funcionários do escritório e para os clientes. É possível também alterar as informações dos usuários, gerenciar o acesso às empresas cadastradas e excluir usuários existentes. Ao criar um usuário, será necessário atribuir o do mesmo através do menu Empresa (item 2.2.2) para que o usuário criado receba as notificações por . Ao acessar pela primeira vez o Drive Nasajon, o Usuário Administrador do sistema deve criar contas e configurar as autorizações de acesso dos demais usuários do escritório e clientes. Tela Menu Usuário Ao clicar no menu Usuários, o sistema apresentará um quadro com a lista de usuários cadastrados e o nome, as empresas autorizadas e os botões de acesso às opções de gerenciamento de cada um (edição de informações, senha, ativação/desativação e exclusão). Ainda nessa tela, o Usuário Administrador visualiza se o usuário contabilista pertence ao escritório contábil e quantos usuários ainda podem ser criados. Esse número depende do módulo do Gerenciador de Documentos contratado. Ao chegar ao limite autorizado de usuários, você poderá contratar o módulo superior ou apagar usuários inativos. Tela Número autorizado de usuários 19

20 Criar Usuários Para criar usuários basta clicar no botão Novo Usuário. Tela botão Novo Usuário O sistema apresentará o formulário de cadastro, onde você preencherá os campos vazios: Tela Criar usuário 20

21 Definir Perfil de Usuários Nesse campo você deve escolher o perfil desejado para o novo usuário. A cada perfil correspondem permissões e autorizações diferentes. Tela Definir perfil de usuários Administrador: Administra a conta, cria os usuários e gerencia as autorizações. Ele tem acesso à integralidade do sistema, documentos, pastas, etc., e pode efetuar todas as ações, como por exemplo edição, alteração e exclusão de documentos, pastas e usuários. Funcionário do contabilista: Esse usuário pode criar e gerenciar pastas, editar, baixar e apagar documentos. Tem acesso às empresas autorizadas pelo Administrador. Cliente e Funcionário do cliente: Esses usuários visualizam e baixam documentos enviados pelo escritório e publicam documentos para o contador. Ao acessar o sistema, esses usuários visualizam somente as pastas e documentos reservados para sua empresa. Informações e Contato Após ter escolhido o perfil do usuário, prossiga com o cadastro e preencha os campos: Nome completo, Usuário e Tela Cadastro nome, Usuário e . 21

22 O campo Usuário corresponde ao título que será visualizado ao navegar no sistema e atribuir empresas aos usuários cadastrados. Cada vez que você disponibilizar documentos, o usuário receberá um aviso por no endereço informado aqui. Atribuir Usuário à Empresa Nessa parte da tela você escolhe as empresas que serão atribuídas ao usuário. Ele terá acesso à integralidade das pastas das empresas atribuídas. Para restringir este acesso, basta acessar as opções de edição da pasta desejada e retirar o acesso de publicação e/ou visualização dos usuários. A tela está divida em dois quadros. À esquerda ficam as empresas ainda não autorizadas e disponíveis para serem atribuídas ao usuário. À direita você visualiza as empresas já atribuídas. Marque as empresas que você quer atribuir ao usuário, e clique no botão Atribuir : Tela Atribuir Usuário à Empresa O sistema vai atribuir a empresa ao usuário e as empresas selecionadas serão movidas para o lado direito da tela, junto com a lista de empresas autorizadas para esse usuário: 22

23 Tela de Usuário atribuído à empresa Da mesma maneira, você pode retirar a autorização de acesso de um usuário a uma empresa ao selecionar a empresa e clicar no botão Remover. Ao terminar de atribuir as empresas, clique no botão Executar para confirmar a criação do novo usuário. Ele aparecerá no quadro principal junto com os outros usuários cadastrados no sistema: Aviso de Criação de Usuário Tela Usuário criado no sistema Quando o Usuário Administrador cadastrar um novo cliente/funcionário no sistema, um será enviado automaticamente informando o usuário dos seus dados de acesso, login e senha: Tela enviado ao novo usuário criado no sistema 23

24 Gerenciar Usuários O painel principal do menu Empresas apresenta a relação dos usuários cadastrados e informações como nome, empresas autorizadas e status. Ao clicar nos ícones ao lado dos usuários você pode editar e alterar as informações cadastradas, gerenciar as senhas, ativar ou desativar um perfil e excluir usuários. Editar Detalhes do Usuário Essa opção permite ao Usuário Administrador editar os detalhes de cada usuário. Tela botão Editar detalhes do usuário O sistema apresentará a tela com as informações cadastradas, permitindo alterar ou editar nome, de contato e empresas autorizadas. Ao terminar, clique no botão Salvar para cadastrar as informações digitadas e voltar para a tela principal do menu Usuário : 24

25 Tela Editar detalhes do usuário Modificar Senha do Usuário Para modificar a senha clique no ícone na linha do usuário selecionado: Tela Botão modificar senha do usuário Informe a nova senha e marque a opção Receber senha por para mandar automaticamente um com a nova senha para o usuário. Depois clique no botão Salvar. Tela modificar senha do usuário 25

26 Ativar/ Desativar/ Excluir Usuário Esses ícones permitem visualizar os usuários ativos e inativos e apagar usuários: Tela Botão Ativar e Desativar usuário do sistema Indica que o usuário é ativo. Corresponde a um usuário inativo. O administrador pode escolher o status de cada usuário ao clicar sobre o ícone para alterar o status. Ao tornar o usuário inativo, o funcionário ou empresa já não terá acesso ao sistema e às empresas atribuídas ao seu perfil. Basta clicar novamente no ícone para o usuário voltar a ser ativo. Para excluir um usuário existente no sistema, basta clicar no ícone Excluir na linha do usuário. 26

27 Pesquisar Usuários A tela principal do menu Usuário apresenta um campo de busca para localizar um usuário dentro da lista de pessoas cadastradas no sistema. Insira o nome, usuário ou empresa (inteiro ou em parte) do usuário procurado no campo de busca e clique no ícone Busca : O sistema listará os usuários correspondentes, conforme a tela seguinte: 27

28 Menu Home Ao acessar o Drive Nasajon, o usuário entra na tela do menu Home do sistema e visualiza a lista dos documentos ainda não vistos pelos clientes. A tela principal apresenta também um campo de busca para pesquisar os documentos armazenados no Gerenciador de Documentos com opção de pesquisa avançada. Tela Menu Home Documentos Pendentes para Visualização O sistema apresenta os documentos pendentes para a visualização das empresas cadastradas e seus respectivos diretórios: Tela Documentos pendentes para visualização 28

29 O Usuário Administrador e o funcionário contabilista poderão visualizar os documentos recebidos do cliente e ainda não abertos, assim como os arquivos publicados para os clientes e ainda não visualizados pelos mesmos. Para baixar e visualizar um desses documentos em seu computador basta passar o mouse por cima e um ícone de download logo aparecerá. Clique no ícone Download : Tela Selecionar documento para download O sistema realizará o download do arquivo, e basta clicar no arquivo para visualizá-lo. Tela de Download concluído 29

30 Busca A tela principal do menu Home apresenta um campo de busca para localizar com facilidade pastas e documentos armazenados dentro do Gerenciador de Documentos. Busca padrão Para pesquisar um documento, insira o nome ou parte do nome dos documentos ou pastas procurados no campo de busca e clique no ícone de busca lado: ao Tela Campo Buscar O sistema listará os documentos e pastas correspondentes ao termo procurado. Basta clicar na pasta ou no arquivo para acessá-lo. Tela Buscar Documentos e Pastas 30

31 Busca avançada Ao clicar no ícone ao lado do campo de busca, o sistema abrirá uma tela de Busca avançada de documentos: Tela Busca Avançada Além do campo de busca simples, a tela apresenta vários filtros, permitindo ao usuário refinar sua pesquisa com critérios como data e tipo de documento, ou escolher a ordenação dos resultados. Os critérios e filtros disponíveis são os seguintes: - Campo de Busca : Inserir o nome ou parte do nome do documento - Data de Publicação : São três opções, Essa Semana, Semana Passada ou Seleção por período. Ao escolher esta última opção, o sistema apresentará dois campos onde o usuário informará o período de publicação do documento procurado. - Ordenação : O usuário escolhe aqui se quer visualizar a lista de documentos gerada pela pesquisa em ordem cronológica de publicação ou do mais recente ao mais antigo. 31

32 - Agrupar por : Ao selecionar a opção de ordenação por empresa, os documentos listados pela pesquisa serão apresentados agrupados por empresa. Se você prefere visualizá-los por ordem de publicação, deixe selecionada a opção Todos juntos. - Incluir notas fiscais na pesquisa : A busca avançada não pesquisará notas fiscais eletrônicas. Para incluí-las na pesquisa, basta marcar a opção ao lado do campo Incluir notas fiscais eletrônicas : - Pendências : Aqui o usuário pode filtrar os resultados para visualizar somente documentos pendentes de visualização, documentos já visualizados ou todos juntos. Ao terminar de preencher o formulário, clique no botão Pesquisar. Tela Botão Pesquisar O sistema listará os resultados da pesquisa de acordo com os filtros e opções escolhidos pelo usuário. Para facilitar a visualização dos resultados, o usuário pode escolher o número de documentos visíveis, com opções de 25, 50 ou

33 Tela Filtro Documentos por página Menu Pastas Ao acessar o menu Pastas, o Usuário Administrador pode fazer o gerenciamento das pastas e dos documentos por cliente. Aqui também será possível editar os documentos, publicá-los, importar e exportar arquivos ZIP. As pastas são organizadas por empresa. Cada empresa corresponde a uma árvore de pastas na qual o Usuário Administrador poderá criar novas pastas de acordo com suas necessidades e do cliente. Tela Menu Pastas 33

34 Ícones de Criação e Gerenciamento de Pastas e Documentos Para agilizar o trabalho do usuário foram criados ícones e botões para fazer o gerenciamento e publicar documentos e pastas no Gerenciador de Documentos. Ícones Criação de Pastas / Documentos / Arquivos ZIP Ícones Criação de arquivos e pastas Ao navegar na árvore de pastas, o usuário pode criar ou publicar documentos, arquivos ZIP ou pastas no sistema. Cada ícone corresponde a uma ação especifica: Criar nova Pasta Publicar Documento Importar arquivo ZIP Botões de Gestão de Pastas e Documentos Outros ícones são localizados nos próprios documentos e pastas, possibilitando acesso rápido às ações de gerenciamento. Para visualizar os ícones, basta passar o mouse por cima do item: 34

35 Tela Pasta sem ícones de gerenciamento Tela Pasta com ícones de gerenciamento Para uma segurança maior, as pastas fixas do sistema não poderão ser movidas, copiadas ou apagadas da árvore da empresa. Essas pastas são: Contábil, DP, Fiscal, Lotes, NFe e as sete subpastas NFe: Tela Subpastas Fixas de NFe Botões de gerenciamento de documentos: Download: Baixar e visualizar documentos ou pastas (ZIP) Editar: Editar informações Copiar / Mover Documento: para outra pasta ou empresa Copiar / Mover Pasta: para outra pasta ou empresa Visualizar no Google Docs Excluir do Gerenciador de Documentos Cliente não tem permissão de visualização do documento ou pasta Cliente não tem permissão para publicar nessa pasta. 35

36 Modos de Exibição de Pastas e Arquivos Ao navegar nas pastas e documentos das empresas, o sistema disponibiliza três modos de exibição, acessíveis usando os ícones correspondentes: Visualização Lista Tela modo de exibição Lista Visualização Ícones : Tela modo de exibição Ícones 36

37 Visualização Detalhado : Tela modo de exibição Detalhado Gerenciar Pastas No Painel Pastas fica a Árvore Documental, que é a estrutura de pastas com todas as empresas cadastradas e suas respectivas pastas e arquivos. Tela Árvore Documental Criar Pastas Para criar uma pasta, selecione na árvore documental o lugar onde você quer criar a nova pasta e clique no ícone Criar Pasta, indicado na imagem abaixo. 37

38 Tela botão Criar Pastas O sistema abrirá uma janela solicitando o preenchimento do nome da pasta e uma descrição. Preencha os campos e clique no botão Criar : Tela Criar Pastas A nova pasta será criada e estará disponível para publicar e armazenar documentos. Tela da Pasta criada Essa nova pasta será acessível aos usuários com autorização de visualização da empresa e de pastas onde foi ela criada. Para restringir esse acesso, basta entrar nas opções de edição da pasta desejada e retirar o acesso de publicação e/ou visualização dos usuários. 38

39 Gerenciar pastas Ao selecionar uma pasta na árvore, um conjunto de ícones ficará disponível, cada um correspondendo a uma ação relativa ao gerenciamento das pastas e das permissões de acesso. Tela Ícones de Gerenciamento de pastas Editar: Editar informações Copiar / Mover Documento: para outra pasta ou empresa Copiar / Mover Pasta: para outra pasta ou empresa Visualizar no Google Docs Excluir do Gerenciador de Documentos Cliente não tem permissão de visualização do documento ou da pasta Cliente não tem permissão para publicar nesta pasta. 39

40 Editar pasta: Permite alterar nome e permissões de acesso e publicação da pasta. Selecione a pasta e clique no botão Editar Gravar para salvá-las.. Após fazer suas alterações clique em Tela Editar Pastas Copiar Pastas Essa opção permite copiar a pasta de uma empresa para outra empresa. Selecione uma pasta e clique no botão Copiar Pasta Tela copiar pasta 40

41 A tela apresentará a árvore de empresas e de pastas do sistema. Selecione a empresa de destino e clique em Copiar. Tela copiar pasta Automaticamente, o sistema copiará a pasta e todo seu conteúdo (documentos e subpastas) selecionado para a empresa destino. Tela pasta copiada 41

42 Mover Pasta Essa opção permite mover uma pasta de uma empresa para outra empresa. Diferentemente da ação Copiar, a pasta será removida da empresa de origem. Selecione uma pasta e clique no botão Mover Pasta Tela Mover Pasta Selecione a empresa de destino da pasta e clique em Mover. A tela apresentará a árvore de empresas e de pastas do sistema. Selecione a empresa de destino e clique no botão Mover. Tela Mover Pasta 42

43 O sistema moverá a pasta para a empresa de destino e ela não estará mais visível na empresa de origem: Tela Pasta movida para empresa de destino Gerenciar Documentos O menu Pasta permite ao usuário publicar documentos no Gerenciador de Documentos e fazer a gestão dos arquivos armazenados no sistema. O usuário pode também copiar, mover documentos e importar arquivos ZIP. Ao publicar um documento numa pasta do GED, uma notificação será enviada a todos os usuários atribuídos à pasta da empresa onde o documento foi publicado. Esse s vinculados à empresa são configuráveis no menu "empresas". Criar Documentos O usuário pode criar documentos no Gerenciador de Documentos de duas maneiras: exportando diretamente relatórios e documentos a partir dos sistemas Nasajon através do botão Publicar, ou subindo os arquivos diretamente no GED. Cada vez que um documento for disponibilizado para uma empresa, os usuários (cliente e contabilista) cadastrados para notificação receberão um e- mail avisando que um documento foi disponibilizado para visualização, com um link direcionando para o arquivo. Publicar pelo sistema Nasajon Você pode publicar relatórios através de qualquer sistema Nasajon. Os documentos podem ser publicados para uma seleção de empresas ou para um cliente individual. 43

44 Para publicar relatórios/documentos através dos seus sistemas, proceda da seguinte maneira: - Acesse o módulo e relatório a publicar, - Localize a funcionalidade Publicar Drive Contábil na barra de opções abaixo: Tela Funcionalidade Publicar Drive Contábil - Selecione a pasta onde você deseja publicar o documento e clique em Confirmar para enviar o arquivo. Tela Selecionar a empresa e a pasta onde publicar o relatório : 44

45 Publicar documentos no Gerenciador de Documentos: Publica arquivos selecionados pelo Usuário Administrador. Selecione uma pasta e clique no botão Publicar Documento : Tela botão para Publicar documentos O sistema apresentará a tela Publicar Documento : Tela Publicar Documento 45

46 Procure no computador o arquivo a publicar e preencha os campos com os dados requeridos pelo sistema: Data de vencimento, valor e uma descrição do arquivo. Tela selecionar arquivo a ser publicado O sistema publicará o arquivo na pasta selecionada: Tela publicação de Arquivo selecionado 46

47 Ao confirmar, pressionando o botão Gravar, uma notificação será enviada para todos os usuários atribuídos à pasta da empresa onde o documento foi publicado. Esses s vinculados à empresa são configuráveis no menu Empresas. Importar ZIP no Gerenciador de Documentos Selecione uma pasta para armazenar o arquivo ZIP a ser importado. Clique no botão Importar ZIP : Tela Botão Importar ZIP Escolha o arquivo em formato ZIP a ser publicado no Gerenciador de Documentos e clique no botão Gravar. Tela selecionar o arquivo ZIP a ser importado 47

48 O sistema importará e descompactará automaticamente o arquivo ZIP na pasta selecionada: Tela arquivo ZIP publicado Gerenciar Documentos Assim como com as pastas, ao selecionar um documento aparecerão botões de gerenciamento e permissões de acesso. Tela Ícones Gestão de Documentos Editar Documentos a partir do GED Para editar as informações de um documento publicado no GED, selecione o documento e clique no ícone Editar Documento. O sistema apresentará os campos disponíveis para alteração: Data de vencimento, valor, data e descrição. Faça as alterações e clique no botão Gravar. 48

49 Tela Editar Documentos OBS: A edição de documento não envia notificação avisando os usuários de que o documento foi alterado. Copiar Documentos Esta opção permite copiar um documento de uma pasta para outra. Selecione um arquivo e clique no ícone. Tela Copiar documentos A tela apresentará a árvore de empresas e de pastas do sistema. Selecione a empresa ou a pasta de destino do documento e clique em Copiar : Tela copiar documentos 49

50 O sistema copiará o documento selecionado para a pasta de destino. Mover Documentos Tela documento copiado para a pasta de destino Esta opção permite mover documentos e pastas. Diferentemente da ação "Copiar", o documento será movido para a pasta selecionada. Selecione o arquivo e clique no botão. Tela Botão Mover documentos 50

51 A tela apresentará a árvore de empresas e de pastas do sistema. Selecione a empresa ou a pasta de destino do documento e clique em Mover : Tela mover documentos O sistema moverá o documento para a pasta de destino e o arquivo será removido da pasta de origem. Tela documento movido 51

52 Protocolo e Aviso de Vencimento Para facilitar o cumprimento de prazos e obrigações, o Gerenciador de Documentos Nasajon oferece duas funcionalidades essenciais para o controle da troca de documentos entre o escritório de contabilidade e as empresas: Os protocolos e os avisos de vencimento. Protocolos Digitais A funcionalidade Protocolo permite manter controle dos acessos aos documentos. Os arquivos visualizados ou baixados pelos usuários serão protocolados digitalmente com informações de data, hora e usuário. Quando um documento for publicado, ele aparecerá na tela de Documentos pendentes do menu Home do sistema. Enquanto não for visualizado, constará a mensagem: Esse documento ainda não foi visualizado. Tela Documento sem Protocolo Quando o cliente ou um funcionário habilitado visualizar o documento, será gerado um protocolo que ficará acessível no próprio documento, onde constará a mensagem: Exibir Protocolo. Tela Documento com Protocolo 52

53 Para consultar o protocolo, basta clicar na mensagem Exibir protocolo e surgirá uma tela com o detalhe dos acessos (nome do usuário, empresa, data e hora). Aviso de Vencimento Tela Protocolo Digital de visualização Todos os dias, o Gerenciador de Documentos identificará os documentos ainda não visualizados e com data de vencimento nos próximos três dias. Para cada um dos documentos identificados, o sistema enviará diariamente um de aviso de vencimento aos usuários vinculados à empresa do documento. Menu Estrutura Padrão de Pastas Cada empresa cadastrada no sistema vem com uma estrutura padrão de pasta predefinida. Ao acessar esse menu, o usuário consegue mudar a estrutura, criando novas pastas de acordo com suas necessidades. As pastas sistemáticas não aparecem na estrutura padrão, pois não podem ser modificadas ou excluídas, uma vez que são utilizadas pelos sistemas. Ao comprar o sistema, a árvore terá apenas uma pasta, Geral, já criada. Uma vez modificada, a nova árvore padrão de pastas virá automaticamente para as novas empresas cadastradas no sistema. A estrutura documental das empresas já criadas não será alterada. 53

54 Criar Pasta Para modificar a estrutura padrão de pastas, selecione o lugar desejado na árvore e clique no botão Criar. Botão Criar pastas do menu estrutura padrão Digite o nome da pasta e clique em Criar. Tela Criar pasta na estrutura padrão 54

55 Renomear Pasta Para mudar o nome de uma pasta, selecione-a na árvore principal e clique no botão Renomear : Botão Renomear pastas do menu estrutura padrão Modifique o nome da pasta e confirme ao clicar novamente no botão Renomear. Excluir Pasta Tela Renomear pasta na estrutura padrão Para apagar uma pasta da árvore, basta selecionar a pasta e clicar no botão Excluir. 55

56 Tela Botão Excluir pasta na estrutura padrão Menu Informações Esse menu apresenta ao usuário o espaço total utilizado e disponível para a publicação de documentos. Tela de Menu Informações A tela apresenta ainda o número total de usuários e empresas cadastradas e as estatísticas do Drive Nasajon. 56

57 Integração GED Sistemas Nasajon O Drive Contábil e o módulo Gerenciador de Documentos funcionam integrados com os sistemas Nasajon. Assim, você pode publicar informações e relatórios diretamente dos seus sistemas para o Drive, onde os arquivos ficarão disponíveis para seus clientes. Os seus clientes equipados com sistemas Nasajon podem também publicar informações e lotes para você reimportar diretamente no módulo do Integratto Contábil correspondente. Essa parte da apostila tem como objetivo apresentar ao usuário os recursos dos sistemas para publicar documentos e lotes através dos sistemas Nasajon para o Drive Contábil e ensinar como reimportar arquivos e lotes para uma escrituração automatizada e uma produtividade maior. Exportação e Importação de Lotes para Contabilização O usuário do escritório e os clientes equipados com sistemas Scritta, Persona e Controller Nasajon podem publicar os lotes com a contabilização dos sistemas diretamente no Gerenciador de documentos. Assim, basta o usuário do sistema contábil recuperar os lotes e reimportá-los nos sistemas para uma escrituração automática e uma integração otimizada entre o contador e a empresa. 57

58 Exportação dos Lotes de Contabilização Scritta Para exportar o lote de contabilização do Scritta para o Drive Contábil, acesse o módulo Sistema \ Contabilização. Lá, acesse a nova funcionalidade Publicar Drive Contábil. Tela Botão Publicar Drive Contábil Scritta Confirme ou altere o nome do lote e clique no botão OK para enviar o arquivo para o Drive. Tela Publicação de Lotes no Scritta 58

59 Ao validar a publicação do lote, o contabilista receberá uma notificação de que existe um lote para ser importado. O arquivo também ficará na lista de documentos pendentes de visualização no Drive. Tela Publicação de Lotes realizada Persona Para exportar o lote de contabilização do Persona para o Contábil, acesse o módulo Sistema \ Contabilização. Acesse a nova funcionalidade Publicar Drive Contábil. Tela Botão Publicar Drive Contabil no Persona 59

60 Confirme ou altere o nome do lote, e clique no botão OK para mandar o arquivo para o Drive. Tela Publicação de Lotes no Persona O Contabilista receberá uma notificação de que existe um lote para ser importado e o arquivo ficará também na lista de documentos pendentes de visualização no Drive. Tela Publicação de Lotes realizada 60

61 Controller Para exportar o lote de contabilização do Controller para o Contábil, acesse o módulo Sistema \ Contabilização. Acesse a nova funcionalidade Publicar Drive Contábil. Tela Botão Publicar Drive Contabil no Controller Confirme ou altere o nome para o lote e o arquivo será enviado para o Drive. Tela Publicação de Lotes no Controller O contabilista receberá uma notificação de que existe um lote para ser importado e o arquivo ficará também na lista de documentos pendentes de visualização no Drive. 61

62 Importação dos Lotes de Contabilização Sistema Contábil Nasajon Para importar os lotes de contabilização disponíveis no Drive para o sistema contábil Nasajon, siga o seguinte processo: Acesse o módulo Lançamentos \ Lotes \ Importação \ Importação de Lotes TXT no Contábil. Ao abrir o módulo, o sistema acessará o Drive Contábil, sugerindo a pasta Lotes e listando os lotes disponíveis para importação. Tela Lotes disponíveis no Drive para importação no Contábil Basta selecionar os arquivos no lote a importar e clicar no botão Confirmar. O sistema apresentará uma tela com as informações dos arquivos selecionados para importação, como caminho, nome, limite inicial e final. Pressione o botão Importar para confirmar: Tela importação de Lote TXT 62

63 Após clicar no botão Importar, o sistema efetuará a importação no sistema e confirmará o sucesso com a seguinte mensagem em sua tela: Tela Importação concluída Depois que o arquivo de lote for importado com sucesso pelo Contábil, ele passa a ser identificado como importado e não aparece mais na lista de lotes disponíveis para importação. Tela Lotes já importados no sistema 63

64 Exportação e Importação de NFe no Scritta e Controller Além de importar lote de contabilização para escrituração automática no Contábil, você consegue reintegrar diretamente as NFes armazenadas do Gerenciador de Documentos nos sistemas Scritta e Controller Nasajon. Exportação das NFes emitidas para o Drive Contábil Se quiser configurar o Controller para enviar automaticamente por as NFes emitidas para o endereço do contabilista, siga os seguintes passos: Abra o módulo Configurar \ Notas Fiscais \ Notas Fiscais Eletrônicas e acesse a funcionalidade . Tela Configuração de envio de Nfe por no Controller Em CC, informe os s para onde serão enviadas as notas eletrônicas como cópia e clique no botão Confirmar. 64

65 Tela Cadastro para envio do DANFE Importação das NFes do Drive para os sistemas Scritta e Controller O Drive Contábil funciona integrado com os sistemas Nasajon. É possível reimportar diretamente nos seus sistemas Scritta e Controler as NFes disponíveis no Drive, agilizando o processo de escrituração e otimizando a produtividade do escritório e da empresa. No Scritta Acesse a funcionalidade Importar Drive Contábil na tela de importação de documentos fiscais no Scritta, em Documentos \ Funções \ Importação de Documentos Fiscais. Tela importar Documentos do Drive Contábil no Scritta 65

66 Selecione o tipo de nota que você quer importar entre as opções notas recebidas ou emitidas e clique no botão Confirmar. Tela Selecionar as Nfes disponíveis para importação. Após os arquivos serem baixados pelo Drive, eles são carregados automaticamente para a importação no Scritta. Ao finalizar o processo de importação, a notificação de documento importado será enviada e o mesmo não estará mais disponível na lista de documentos para importação no Drive. No Controller: Acesse a funcionalidade Importar Drive Contábil na tela de importação de notas fiscais eletrônicas recebidas no Controller, em Faturamento \ Notas Fiscais \ Notas Fiscais Eletrônicas Recebidas. No menu ao lado do botão Importar, selecione a opção Importar Drive Contábil. 66

67 Tela importar Documentos do Drive Contábil no Controller Selecione as notas disponíveis que você quer importar e clique no botão Confirmar. Tela Selecionar as Nfes disponíveis para importação. Após os arquivos serem baixados pelo Drive, eles serão importados automaticamente para o Controller. Ao finalizar o processo de importação, a notificação de documento importado será enviada e o mesmo não estará mais disponível na lista de documentos para importação no Drive. 67