3 autoavaliação quadro de avaliação e responsabilização (QUAR)... 24

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2 Índice detalhado 1 introdução mensagem do conselho diretivo abordagem para elaboração do relatório a espap enquadramento e atribuições enquadramento atribuições missão, visão e valores missão visão valores modelo de gestão organização interna organograma principais clientes, serviços e parceiros clientes serviços serviços partilhados de finanças serviços partilhados de recursos humanos compras públicas veículos do Estado e logística tecnologias de informação e comunicação serviços partilhados de project management office parceiros autoavaliação quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) estratégia, objetivos e resultados objetivos estratégicos e operacionais revisão do QUAR aprovada análise de execução de parâmetros, objetivos e indicadores execução por indicador recursos financeiros pessoas igualdade de género partes interessadas clientes inquérito de satisfação de utilizadores do centro de contacto da espap inquérito de satisfação de utilizadores do centro de serviços partilhados de finanças GeRFiP inquérito de satisfação de utilizadores dos serviços partilhados de recursos humanos GeRHuP inquérito de satisfação de entidades compradoras do sistema nacional de compras públicas inquérito de satisfação de cocontratantes do sistema nacional de compras públicas inquérito de satisfação de utilizadores dos serviços de gestão do PVE colaboradores espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

3 in espap Inquérito para colaboradores espap 180º inquérito de feedback a dirigentes avaliação do sistema de controlo interno (SCI) medidas de reforço positivo do desempenho reforço positivo do desempenho boas práticas comparação com outros serviços medidas de modernização administrativa síntese da atividade desenvolvida serviços partilhados de finanças satisfação dos clientes com os serviços partilhados de finanças indicadores de atividade dos serviços partilhados de finanças execução do plano de atividades serviços partilhados de recursos humanos expansão dos serviços partilhados de recursos humanos desenvolvimento e consolidação da solução GeRHuP satisfação dos clientes com os serviços partilhados de recursos humanos indicadores de atividade dos serviços partilhados de recursos humanos execução do plano de atividades compras públicas acordos quadro entidades compradoras voluntárias sistemas de informação plano nacional de compras públicas poupanças no sistema nacional de compras públicas compras públicas sustentáveis projetos internacionais satisfação dos clientes com o sistema nacional de compras públicas indicadores de atividade das compras públicas execução do plano de atividades parque de veículos do Estado contratação centralizada acordos quadro gestão do parque de veículos do Estado entradas e saídas no parque de veículos do Estado satisfação dos clientes com a gestão do PVE indicadores de atividade do parque de veículos do Estado execução do plano de atividades sistemas de informação desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação evolução do GeADAP desenvolvimento e capacitação interna TIC indicadores de atividade dos sistemas de informação execução do plano de atividades infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

4 rede operacional de serviços partilhados de TIC (rsptic) rede de comunicações das Finanças continuidade do negócio indicadores de atividade de tecnologias de informação e comunicação execução do plano de atividades gestão de clientes, serviços e inovação serviços partilhados de project management office (SPPMO) modelo de governo e de gestão de programas e projetos internos processos, qualidade e inovação melhoria contínua do Centro de Contacto da espap indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços execução do plano de atividades planeamento e desenvolvimento organizacional planeamento e desenvolvimento organizacional comunicação comunicação interna comunicação externa publicidade institucional execução do plano de atividades administração geral, gestão financeira e recursos humanos execução do plano de atividades apoio jurídico execução do plano de atividades relações externas e cooperação avaliação final perspetivas siglas e abreviaturas Anexos Anexo 1 Balanço Social espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

5 1 introdução 1.1 mensagem do conselho diretivo Partilhar para Criar Valor na Administração Pública A espap, no quadro de um conhecido processo de contenção da despesa e racionalização de recursos, manteve durante o ano de 2016 a sua atividade de trabalho operacional em rede com os seus diferentes stakeholders nas várias áreas de intervenção dos Serviços Partilhados e Compras Públicas. Na sequência das ações realizadas em anos anteriores, foi dada uma particular prioridade à articulação do ponto de vista operacional, de forma a assegurar níveis de eficiência e inovação compatíveis com o objetivo de criar mais valor na Administração Pública. No ano em que comemorou quatro anos de atividade, enquanto entidade que herdou competências e valências do Instituto de Informática do Ministério das Finanças, da Agência Nacional de Compras Públicas e da Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, a espap procurou reforçar - através da sua atuação em rede e numa base colaborativa o contributo da agenda dos Serviços Partilhados e Compras Públicas para uma melhor organização do Estado e a evolução para patamares de eficiência mais sólidos e com impactos mais concretos no funcionamento das entidades da Administração Pública. As dificuldades orçamentais, que se continuam a viver ao nível do Estado, condicionaram o nível de investimento em alguns projetos estruturantes integrantes do PESPAP Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública mas procurou-se manter o contexto da sua oportunidade para poderem ter sequência logo que haja condições para tal. A atividade da espap, ao longo do ano de 2016, foi bastante intensa e diversificada, como o demonstram os números e a lista de ações desenvolvidas relatadas ao longo deste documento. Manteve-se globalmente a preocupação de reforçar a cultura de partilha e colaboração em termos internos, consolidar as diferentes redes de trabalho de Serviços Partilhados e Compras Públicas no contexto da Administração Pública e dar continuidade à participação em ações e grupos de trabalho internacionais de referência, com o objetivo de manter contacto com as boas práticas e demonstrar os casos de sucesso que o nosso país tem também sabido protagonizar. Em 2017, no contexto das prioridades estratégicas definidas para os Serviços Partilhados e as Compras Públicas, a espap mantém vivos os seus princípios estratégicos de atuação e a mobilização das suas equipas internas e das suas redes colaborativas para o objetivo de aumentar a criação de valor na Administração Pública com mais Inovação e Eficiência. Jaime Quesado César Pestana Eugénio Antunes Carlos Gonçalves Presidente Conselho Diretivo Vice-Presidente Conselho Diretivo Vogal Conselho Diretivo Vogal Conselho Diretivo espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

6 1.2 abordagem para elaboração do relatório A elaboração do presente relatório reuniu o contributo das diferentes orgânicas da espap, através dos instrumentos previstos na agenda de gestão, nomeadamente pelo Comité de Planeamento e Operações (CPO), que reúne quinzenalmente o Conselho Diretivo e os diretores, bem como pelo processo de monitorização periódica do desempenho organizacional. O relatório compreende os seguintes conteúdos:» Informação institucional de caracterização da organização, da sua missão e atribuições, modelo de gestão, serviços, clientes e parceiros;» Autoavaliação do serviço, na qual se apresentam o cumprimento do Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR), os resultados de instrumentos de avaliação dos stakeholders (externos clientes e internos colaboradores), o Sistema de Controlo Interno (SCI) e as medidas de reforço positivo do desempenho;» Síntese da atividade desenvolvida por área/serviço e execução do plano de atividades de 2016;» Avaliação final de 2016;» Perspetivas para espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

7 2 a espap 2.1 enquadramento e atribuições enquadramento No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), foram implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap foi criada em junho de 2012 e assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E.P.E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E.P.E. (ANCP), extintos por fusão. A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na espap, teve como objetivo refundar e melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até aqui dispersas pelas três entidades. A criação da espap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia. Neste sentido, assegurou-se a continuidade do desenvolvimento do Programa de Gestão Partilhada de Recursos na Administração Pública (GeRALL), anteriormente conduzido pela GeRAP, com a expansão e consolidação de instrumentos e modelos nas áreas de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP) e de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP). A prestação de serviços partilhados tem como objetivos a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitem, no âmbito das suas atribuições. A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu (BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo para o equilíbrio das contas públicas. A espap assumiu as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definidas no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de Veículos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

8 do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades de melhoria identificadas). Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II Na área das TIC, promove-se a utilização das capacidades existentes como instrumentos de dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados e à promoção da reutilização e partilha de recursos comuns, designadamente em sintonia com os objetivos estabelecidos pelo Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicações (CTIC). Enquanto entidade gestora da Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic), formalizada pelo Decreto-Lei n.º 151/2015, de 6 de agosto, a espap assume a responsabilidade de operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, designadamente através da opção por soluções centralizadas de comunicações, bem como do aproveitamento da capacidade computacional instalada na Administração Pública. No cumprimento da sua missão de assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, no sentido de reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, a espap está a apostar no desenvolvimento dos novos Serviços Partilhados de Project Management Office (SPPMO). A competência para esta prestação de serviços partilhados foi formalmente atribuída à espap no Despacho n.º 1668/2015, de 8 de junho, do Secretário de Estado da Administração Pública. A espap é um instituto público de regime especial dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, tendo prosseguido as atribuições da área de governação das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro. A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a sua criação, pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos e pelo Regulamento Interno aprovado em reunião do Conselho Diretivo da espap de 22 de julho de 2014, com as alterações aprovadas nas reuniões de 9 de setembro de 2014 e 19 de março de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

9 2.1.2 atribuições A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. São atribuições da espap:» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:» Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental;» Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;» Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes;» Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos;» Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária;» Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas;» Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos;» Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes;» Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos;» Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém;» Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:» Planeamento de necessidades de pessoal;» Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho;» Orçamentação de despesas com pessoal;» Recrutamento e seleção de pessoal;» Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

10 » Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos;» Mobilidade de trabalhadores;» Assiduidade e trabalho extraordinário;» Deslocações em serviço;» Processamento de abonos e descontos;» Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde;» Formação profissional;» Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços;» Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios.» No âmbito das compras públicas:» Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras;» Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar a nível ministerial;» Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas;» Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade;» Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas;» Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas;» Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;» Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;» Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública;» Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas;» Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;» Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

11 » No âmbito do parque de veículos do Estado (PVE):» Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito;» Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas;» Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;» Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e respetiva utilização;» Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios;» Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE;» Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados.» No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC):» Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos pelo Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicações (CTIC), a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados na Administração Pública;» Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública;» Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos;» Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outras áreas de governação;» Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intra áreas de governação com responsabilidades neste domínio;» Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados da área de governação das Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

12 » Operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, bem como ao aproveitamento da capacidade computacional instalada na Administração Pública, enquanto entidade gestora da Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic);» Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos das Finanças ou de outras áreas de governação e outras entidades.» No âmbito da prestação de serviços partilhados de project management office (PMO), disponibilizar instrumentos de suporte e/ou execução das atividades de gestão estratégica e de projetos. Pode ainda ser determinada à espap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública. 2.2 missão, visão e valores missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

13 2.2.3 valores Os valores fundamentais que pautam a atividade da espap são: Fig. 2 Valores espap 2.3 modelo de gestão organização interna A organização interna da espap encontra-se definida nos seus estatutos e regulamento interno e teve como principais diretrizes: organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e efici ência dos serviços prestados» Estruturação por áreas de serviços partilhados Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) e Project Management Office (PMO) que concebem, desenvolvem e operam os serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam;» As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e importante papel:» Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio;» Prestador de serviços externo, à área de governação das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

14 orientação ao cliente e à excelência do serviço» Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços;» Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e serviços. agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora» Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando, contudo, a governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da organização. A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com foco nas unidades de negócio/serviços: funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes e inovação» Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF);» Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH);» Direção de Compras Públicas (DCP);» Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL);» Direção de Sistemas de Informação (DSI);» Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC);» Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI). funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização» Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO);» Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ). funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio administrativo» Direção de Administração Geral (DAG). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

15 2.3.2 organograma Fig. 3 Organograma espap 2.4 principais clientes, serviços e parceiros clientes A atividade da espap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das TIC, a espap assume o papel de prestador de serviços da função informática das Finanças e da Administração Pública, em geral. A espap é a entidade gestora da Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic), que visa aproveitar a capacidade instalada na Administração Pública. A rsptic junta serviços e organismos da Administração Pública, detentores de sistemas e de infraestruturas que permitam a prestação de serviços de TIC, através da reutilização e racionalização dos meios existentes, quando se verifiquem vantagens do ponto de vista económico e financeiro. Fig. 4 Clientes e serviços espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

16 A espap é, também, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:» Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes;» Serviços Partilhados de Compras Públicas, utilizando os acordos quadro que celebra para a aquisição de bens e serviços transversais;» Serviços Partilhados de Veículos do Estado e Logística, na aquisição dos veículos de serviços da própria entidade;» Todas as orgânicas espap são cliente interno dos serviços de TIC e de PMO serviços A atividade da espap está estruturada em seis áreas de serviço específicas: Fig. 5 Tipificação de serviços espap espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

17 serviços partilhados de finanças A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas:» Financeira:» Logística:» Contabilidade orçamental;» Contabilidade geral;» Contas a receber;» Contas a pagar;» Tesouraria;» Imobilizado;» Gestão de contratos;» Contabilidade analítica.» Gestão de aquisição de bens e serviços;» Gestão de existências em armazém;» Vendas e distribuição. Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente:» Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;» Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade serviços partilhados de recursos humanos A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

18 Administração Pública GeADAP que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP).» O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de gestão administrativa de pessoal:» Gestão organizacional;» Início de situação profissional;» Gestão do cadastro pessoal e profissional;» Saídas temporárias e definitivas;» Abonos e descontos;» Vencimentos.» Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de:» Gestão da assiduidade (férias, faltas e licenças);» Trabalho extraordinário;» Gestão de deslocações em serviço. Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes. O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo. Esta solução contempla duas componentes:» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local compras públicas A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos limitados por prévia qualificação ou concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos. Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos mínimos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

19 serviço, entre outros. As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). Com vista à promoção da racionalização da despesa e geração de poupanças, para além da celebração de acordos quadro, a espap promove a realização de procedimentos de aquisição agregada, reunindo necessidades de compra de várias entidades da Administração Púbica e negociando as condições de aquisição com os fornecedores, que, pela sua escala, se tornam mais vantajosas do que se fossem negociadas individualmente por cada entidade. O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap. No CNCP estão disponíveis cerca de itens nas diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos ou os descontos mínimos estabelecidos nos acordos quadro veículos do Estado e logística O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado. O modelo de prestação do serviço assenta em três pilares base:» Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da espap;» Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel;» Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado. Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades:» Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos;» Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos;» Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;» Efetuar a gestão do PVE;» Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel;» Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

20 tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente à área de governação das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos. A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência. Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais:» Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas;» Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros. Das mais de quarenta aplicações suportadas são de referir:» Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP);» Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP);» Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP);» Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);» Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);» Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI);» Bolsa de Emprego Público (BEP);» Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);» Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH);» RIGORE Central;» Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);» Sistema de Orçamento de Estado (SOE);» Sistema de Gestão da Receita (SGR);» Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT);» Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Requalificação (sigame); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

21 » Sistema de Produtos de Aforro (SPA);» AforroNet (AFN);» Sistema de Crédito bonificado à Habitação (SCH). Enquanto entidade gestora da Rede operacional de Serviços Partilhados TIC (rsptic), a espap assume a responsabilidade de operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC (partilhadas ou unificadas), designadamente através da opção por soluções centralizadas de comunicações, bem como ao aproveitamento da capacidade computacional instalada na Administração Pública serviços partilhados de project management office Os SPPMO posicionam-se como um centro de excelência em gestão estratégica e de portefólio e projetos, mantido por profissionais com experiência relevante no setor público e cuja atividade é suportada por uma solução integrada de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj), fornecida pela espap em regime de SaaS (Software as a Service), permitindo no seu conjunto potenciar o alinhamento estratégico dos projetos, otimizar a sua execução e maximizar os respetivos benefícios. Com o objetivo de maximizar o retorno dos investimentos já feitos nesta área pelo Estado Português, foi estabelecida uma parceria de colaboração técnica e tecnológica entre a Marinha, a Secretaria- Geral da Defesa Nacional e a espap para a partilha da plataforma de suporte à gestão estratégica desenvolvida pela Marinha. Este protocolo, assinado no dia 9 de abril de 2015, prevê adicionalmente a troca de conhecimento e o apoio técnico mútuo nas áreas tecnológicas de maior expertise de cada um dos signatários. Os principais drivers do serviço são:» Definição e divulgação de metodologias e boas práticas no âmbito da gestão estratégica e de projetos;» Apoiar a gestão integrada do portefólio de programas e projetos, com manutenção de toda a documentação relacionada;» Apoiar o alinhamento de objetivos bem como a formulação e monitorização de indicadores de acordo com as boas práticas de gestão estratégica;» Garantir a coordenação da execução dos projetos em curso, através da articulação com as entidades envolvidas;» Monitorizar a execução com foco no cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade e na maximização dos benefícios;» Otimizar a afetação de recursos humanos, financeiros e tecnológicos;» Produzir indicadores de desempenho do portefólio dos projetos da organização; Identificar atempadamente riscos e antever desvios de execução. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

22 2.4.3 parceiros A espap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidades de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente:» Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP);» Agência para a Modernização Administrativa (AMA);» Agência Portuguesa do Ambiente (APA);» Associação Portuguesa de Gestão de Projetos (APOGEP);» Autoridade da Concorrência (AdC)» Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);» Caixa Geral de Aposentações (CGA);» Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);» Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);» Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);» Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE);» Direção-Geral do Orçamento (DGO);» Instituto de Gestão Financeira da Educação (IGeFE);» Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção (IMPIC);» Marinha;» Project Management Institute (PMI);» Secretaria-Geral da Defesa Nacional (SGDN);» Secretaria-Geral das Finanças (SGF);» Tribunal de Contas (TdC);» Unidades Ministeriais de Compras (UMC). No sentido de dinamizar estas parcerias, a espap tem vindo a reforçar as redes colaborativas para partilha e disseminação de conhecimento, destacando-se a rede central com as diversas Secretarias- Gerais, a rede de base territorial (rspbt) com parceria das Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR), Áreas Metropolitanas e Comunidades Intermunicipais (CIM) e a rede de inovação e conhecimento (rspic) em articulação com as Universidades e Institutos Politécnicos. Todos estes parceiros têm uma participação ativa nas diversas iniciativas promovidas pela espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

23 Fig. 6 Redes colaborativas Para além das entidades referidas, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

24 3 autoavaliação 3.1 quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) estratégia, objetivos e resultados objetivos estratégicos e operacionais A avaliação de desempenho dos serviços, no âmbito do Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública (SIADAP 1), assenta no Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR). O QUAR 2016 foi concebido de acordo com os objetivos estratégicos (OE) da espap:» OE1 Aumentar a eficácia dos serviços prestados desenvolver os serviços prestados com foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados (nas áreas de Finanças, Recursos Humanos e TIC) e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE; adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes e universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública.» OE2 Contribuir para a redução da despesa pública através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados;» OE3 Promover a excelência operacional e qualidade do serviço assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos;» OE4 Desenvolver capacidades e competências críticas desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Os objetivos estratégicos foram mantidos de acordo com os definidos no PESPAP. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam à espap, surgiu a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em três eixos de atuação e seguindo as linhas estratégicas do PESPAP:» Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretendeu-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

25 » Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas;» Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. O foco foi no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados, quer pela maior abrangência da oferta, quer pela expansão da base de clientes. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. As competências organizacionais, os processos, as tecnologias e o desenvolvimento dos colaboradores, constituem aspetos essenciais para a consolidação da organização e desenvolvimento do modelo de prestação do serviço. A partir dos objetivos estratégicos, em alinhamento com a metodologia de definição de critérios de eficácia, eficiência e qualidade, foram definidos os objetivos operacionais (OO): Objetivos operacionais da espap OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Objetivos estratégicos OE1 OE2 OE3 OE4 OO3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OO4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO5. Aumentar a eficiência da gestão do Parque de Veículos do Estado OO6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente OO7. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas OO8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados OO9. Aprofundar as metodologias de capacitação da espap OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas OO11. Desenvolvimento organizacional Legenda: relação direta; relação indireta. Qua. 1 Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

26 Os objetivos e respetivos indicadores do QUAR foram monitorizados mensalmente, de modo a identificar desvios e implementar ações corretivas, quando aplicável revisão do QUAR aprovada Na monitorização do 1.º semestre de 2016 foi proposta e aprovada a alteração ao QUAR inicial, de modo a ajustar uma situação de impossibilidade de cumprimento face a motivos alheios à entidade. OO 3. IND5. QUAR 2016 Proposta de alteração aprovada (dezembro 2016) Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) Meta: 99,80% Tolerância: 0,05% Valor Crítico: IND6. 99,90% Peso inicial: 50% Peso final: 100% Variação Nota: IND5 passa a assumir o peso de 100%, para o total do objetivo OO 3. N.º de organismos das Finanças (para além da espap e excluindo a AT) cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap Meta: 2 Tolerância: 1 Valor Crítico: 4 Peso inicial: 50% Peso final: 0% Variação Nota: IND6 passa a assumir o peso de 0%, deixando de ser considerado na execução do objetivo OO 3, e passando o indicador 5 a assumir a totalidade do objetivo. +50% -50% Qua. 2 QUAR 2016 Alteração proposta e aprovada Os resultados obtidos no QUAR 2016 são apresentados no quadro seguinte. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

27 Objetivos Operacionais EFICÁCIA Ponderação: 60% Ponderação: OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Peso: 50% Peso: 50% M ET A INDICADORES 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (acumulado) IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH GeRHuP (acumulado) na % 0 0% Não Atingiu % T A X A R EA LIZ A ÇÃ O 60% C LA SSIF IC A ÇÃ O 100% Atingiu OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25% Peso: 25% M ET A INDICADORES 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas de necessidades no ano) % 2 50% Não Atingiu % 2 T A X A R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O 100% Atingiu OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10% Peso: 10% M ET A INDICADORES 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO T A X A R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O IND5. Disponibilidade dos principais sistemas em produção 99,76% 99,80% 0,05% 99,90% 100% 99,89% 123% Superou (média anual) OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15% Peso: 15% M ET A INDICADORES 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO IND7. % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) Nó central de comunicações da AP 45,45% 60,00% 15,00% 80,00% 50% 82,00% 128% Superou IND8. N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) % 1 T A X A R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O 100% Atingiu EFICIÊNCIA Ponderação: 15% Ponderação: 15% OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Peso: 100% Peso: M ET A INDICADORES 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base IND10. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de Acordo Quadro) Nota: A contagem de tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial. 12,00% 16,00% 6,00% 23,00% 50% 8,38% 84% Não Atingiu 56, % % Atingiu 100% QUALIDADE Ponderação: 25% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Peso: 50% Peso: 50% IN D IC A D OR ES IND11. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) IND12. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da espap (1-4) M ET A 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO TAXA REALIZAÇÃO % 87% 7% 95% 50% 86,60% 100% Atingiu 3,1 3,0 0,5 3,6 50% 2,90 Ponderação: 25% C LA SSIF IC A ÇÃ O 100% Atingiu OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Peso: 50% Peso: 50% M ET A INDICADORES 2015 Tolerância Valor Crítico PESO RESULTADO IND13. N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos) T A X A R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A ÇÃ O % % Atingiu Qua. 3 QUAR 2016 Resultados espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

28 análise de execução de parâmetros, objetivos e indicadores Em 2016, o foco da atividade da espap foi na eficácia, sendo este o parâmetro que apresenta maior ponderação (60%), seguida da qualidade (com uma ponderação de 25%) e depois a eficiência (15% de ponderação). A maioria dos objetivos operacionais definidos no QUAR foi atingido, tendo sido superados dois desses objetivos. Convém, no entanto, salientar que o objetivo OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública, com uma ponderação de 30% no total do QUAR, é composto por dois indicadores. O indicador IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (acumulado) não se considera atingido, uma vez que embora a solução se encontre em produção, os fornecedores ainda não estão a faturar eletronicamente (taxa de realização de 0% - ponderação de 50%). O indicador IND2. N.º de trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH GeRHuP (acumulado) (também com uma ponderação de 50%) foi atingido. No entanto, uma vez que a distribuição da ponderação foi igual entre as duas áreas de serviços partilhados (Finanças e Recursos Humanos) este objetivo não foi atingido, verificando-se uma taxa de realização final de 50%. O objetivo operacional OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) também não foi atingido, uma vez que a decisão do Supremo Tribunal Administrativo levou à suspensão do lançamento de concursos com vista à celebração de Acordos Quadro (AQ), não permitindo assim atingir a meta definida. Os objetivos operacionais OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção e OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações foram ambos superados. A dimensão Eficiência, bem como o respetivo objetivo operacional OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado, não foram atingidos, uma vez que a suspensão do lançamento de procedimentos com vista à celebração de AQ, impossibilitou a aquisição de veículos utilizando o AOV que é o que, normalmente, permite uma maior redução de preço de adjudicação face ao preço base. Desse modo, o não atingimento do IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base levou a que a execução da dimensão Eficiência e do respetivo objetivo operacional se ficassem pelos 92%. Os objetivos operacionais definidos na dimensão Qualidade foram ambos atingidos, demonstrando a aposta crescente da espap numa melhoria contínua dos serviços prestados aos seus clientes, bem como do aumento do catálogo de serviços disponível. A taxa de realização final obtida no QUAR 2016 foi de 83%, tendo sido atingido o parâmetro qualidade, e ficando aquém nos parâmetros de eficácia e eficiência, por motivos alheios à espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28

29 Legenda: NA Não Atingiu; A Atingiu; S - Superou. Parâmetros Avaliação Final da espap Eficácia Eficiência Qualidade Bom Satisfatório Insuficiente Ponderação 60% 15% 25% Resultado 73% 92% 100% 83% Qua. 4 QUAR 2016 Taxa de realização final, por parâmetros e objetivos taxa de realização por objetivo Fig. 7 QUAR 2016 Taxa de realização por objetivo espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29

30 execução por indicador Apresenta-se de seguida, o detalhe da execução por objetivo e por indicador, constante do QUAR EFICÁCIA Ponderação 60% Realização 73% OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (acumulado) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização na na % Não Atingiu No âmbito da expansão dos Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (Fatura Eletrónica na Administração Pública) a solução foi desenvolvida, e encontra-se atualmente em produção. No entanto, os fornecedores identificados para esta fase encontram-se ainda a adaptar os seus sistemas de informação, não se verificando por isso ainda a faturação eletrónica. Assim, este indicador foi não atingido, com uma taxa de realização de 0%, embora tenham sido reunidas pela espap as condições necessárias à sua plena realização. IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH GeRHuP (acumulado) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização % Atingiu O indicador foi atingido com sucesso com a entrada da Autoridade Tributária e Aduaneira no GeRHuP, e com o respetivo processamento de vencimentos dos seus trabalhadores a partir de fevereiro de Adicionalmente, este resultado foi incrementado com a entrada em GeRHuP dos trabalhadores em requalificação de funções que eram processados pelo sistema SRH, consolidando assim os vencimentos destes trabalhadores numa única plataforma. OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) IND N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização % Não Atingiu O resultado do indicador foi o de dois lançamentos de procedimentos para celebração de acordos quadro durante o ano de 2016, pelo que a taxa de realização foi de 50%, não tendo sido atingida a meta proposta. A meta fixada para o indicador foi de cinco acordos quadro, considerando uma tolerância de um acordo quadro, dado o risco associado ao indicador no início do ano. Foram lançados os seguintes concursos para celebração de acordo quadro: AQ-CR Combustíveis rodoviários, lançado em ; AQ-SMT Serviço Móvel Terrestre, lançado em Contudo, de nenhum destes concursos públicos resultará acordo quadro, uma vez que relativamente ao AQ-SMT foi decidida a revogação da decisão de contratar e quanto ao AQ-CR foi tomada a decisão de não adjudicação (ambas as decisões com data de , após deliberação do Conselho Diretivo da espap). A taxa de realização ficou aquém do previsto, embora existissem mais sete procedimentos concursais preparados para lançamento. Devido à decisão do Supremo Tribunal Administrativo (STA) de declarar inválidas duas normas do AQ de Refeições Confecionadas, a espap decidiu fundamentadamente suspender o lançamento de novos procedimentos, até à publicação da portaria referente à cláusula de remuneração (que veio a acontecer no início de 2017). IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas de necessidades no ano) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização % Atingiu espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30

31 EFICÁCIA Ponderação 60% Realização 73% O resultado do indicador correspondeu à promoção da agregação de necessidades junto das entidades compradoras que integram o SNCP, através da realização de dois processos de recolha de necessidades, no âmbito dos serviços de clipping e da Lusa, num trabalho conjunto com a Secretaria Geral da Presidência do Conselho de Ministros. Deste modo, a taxa de realização ascendeu a 100%. OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção IND Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização 99,58% 99,76% 99,80% 0,05% 99,90% 99,89% 123% Superou A espap tem vindo a implementar um conjunto de iniciativas estruturantes para garantir a disponibilidade dos sistemas de informação, disponibilizados ou geridos pela própria espap. Este indicador resulta da média acumulada de disponibilidade dos principais sistemas em produção: Acesso internet; AforroNet; BEP; ECE; ; GeADAP; GeRFiP; GeRHuP; RAFE; SCE; SCT; SGT; SIGO; SPA. Os meses de pior desempenho foram os de junho, devido principalmente a quebras na disponibilidade dos serviços da BEP (97,31%) e do GeADAP (97,41%) e de novembro (GeRFiP 98,20% e GeRHuP 98,64%). Durante os restantes meses, o indicador apresentou um desempenho bastante consistente situando-se sempre acima dos 99,80%. OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações IND7. % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) Nó central de comunicações da AP Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização na 45,45% 60,00% 15,00% 80,00% 82,00% 128% Superou A espap tem vindo a envidar esforços no sentido de ligar todas as redes ministeriais ao PTT, encontrando-se até à data ligadas 14 das 17 possíveis: Ciência Tecnologia e Ensino Superior; Educação; Justiça; Cultura e Adjunto (ambas através do Centro de Gestão da Rede Informática do Governo); Modernização Administrativa; Finanças; Administração Interna; Economia; Trabalho, Solidariedade e Segurança Social; Saúde; Ambiente; Agricultura, Florestas e Desenvolvimento Rural; e Mar. Estão em falta três áreas: Defesa, Negócios Estrangeiros e Planeamento e Infraestruturas. IND N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização % Atingiu No âmbito do Plano de ação setorial de racionalização das TIC no Ministério das Finanças (PSTIC MF) Medida 8, com vista à centralização e racionalização de centros de dados dos organismos das Finanças (exceto AT), foi concebida e desenvolvida a metodologia de suporte à capacitação da espap, enquanto prestadora de serviços de alojamento e gestão de infraestruturas, e efetuado o planeamento detalhado de implementação. No ano de 2016 concretizou-se a centralização de um Centro de Processamento de Dados (CPD), tendo o objetivo sido atingido. EFICIÊNCIA Ponderação 15% Realização 92% OO 5. IND9. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização 13,66% 12,00% 16,00% 6,00% 23,00% 8,38% 84% Não Atingiu No decurso de 2016, os procedimentos de aquisição e aluguer operacional permitiram atingir uma redução média do preço de adjudicação de veículos face ao preço base de 8,38%. No entanto, este valor não foi suficiente para permitir atingir a meta previamente definida para o indicador. De salientar que o preço base (valor máximo definido contratualmente) é por si só reduzido, relativamente ao definido no acordo quadro, uma vez que é construído com espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31

32 base nas contratações anteriores. Por outro lado, foi revogada a decisão de contratar de três procedimentos de contratação, fundamentada pela decisão do STA (já explicada no IND.3) que impediu de atingir a meta inicialmente prevista de 10%. IND N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de Acordo Quadro) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização 46 56, % Atingiu Em 2016 o resultado obtido para este indicador encontra-se no intervalo definido para o objetivo (meta +/- tolerância), permitindo considerar o indicador como atingido. QUALIDADE Ponderação 25% Realização 100% OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente IND % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap (média anual) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização 86% 92% 87% 7% 95% 86,6% 100% Atingiu O cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos com os clientes é essencial para a qualidade da prestação de serviços da espap. Os níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap resultam do contributo das áreas de serviço da espap: Serviços Partilhados de Finanças - prazos de resposta a pedidos de: serviço, dados mestre, apoio técnico, apoio funcional e pedidos classificados incorretamente; Serviços Partilhados de Recursos Humanos - prazos de processamento mensal de vencimentos (envio dos ficheiros de remunerações para entidades bancárias, emissão e envio de notas de abonos e descontos); Compras Públicas - prazos de resposta aos pedidos de exceção aos AQ, considerando a delegação de competências no Conselho Diretivo da espap para pedidos < 100 K, a qual não se verificou no decorrer deste ano não tendo por isso sido considerado; Parque de Veículos do Estado - gestão do processo de aquisição de veículos, desde a receção e análise de pedidos, à agregação de necessidades e condução do procedimento de aquisição ao abrigo de AQ. Os prazos monitorizados são referentes à emissão de parecer sobre os pedidos e ao lançamento do procedimento de aquisição; Infraestruturas TIC prazos de resolução de incidentes, para os serviços em produção sob certificação ISO, cuja prioridade de resolução tenha sido classificada como crítica, alta ou média. Os níveis de serviço estabelecidos por área de atividade da espap foram: Serviços Partilhados de Finanças, por tipo de pedido: Dados mestre = 1 dia útil (0,5 dias úteis em caso de pedido urgente); Serviço = 2 dias úteis (1 dia útil em caso de pedido urgente); Apoio técnico, apoio funcional e pedidos classificados incorretamente= 3 dias úteis (1,5 dias úteis em caso de pedido urgente). Serviços Partilhados de Recursos Humanos, por processamento mensal de vencimentos: Envio de ficheiro para entidades bancárias = até às 14h00 do dia útil seguinte ao pedido do cliente e no limite até às 14h00 do 3.º dia útil anterior à data de pagamento; Envio das notas de abonos e descontos = até às 13h00 do dia seguinte ao da receção do pedido de serviço para envio do ficheiro de pagamentos. Compras Públicas, por pedido de exceção: Análise do pedido e resposta às entidades = 20 dias úteis (prazo de resposta à entidade para pedidos na delegação de competências da espap), o qual não foi aplicado em 2016 por falta de delegação de competências na espap. Parque de Veículos do Estado, por processo de aquisição de viaturas: Emissão do parecer sobre o pedido = 15 dias úteis; Desde a receção do pedido devidamente instruído até ao lançamento do procedimento de aquisição = 30 dias. Infraestruturas TIC: Resolver incidentes classificados como critical, num tempo inferior a 2 horas; Resolver incidentes classificados como high, num tempo inferior a 4 horas; Resolver incidentes classificados como medium, num tempo inferior a 8 horas. Nota: Apenas no último trimestre de 2016 foi possível concretizar a criação de relatórios fiáveis, assim sendo os valores apresentados foram trabalhados de forma manual, não sendo possível estimar o grau de confiança dos mesmos. O valor acumulado obtido no ano de 2016 foi de 86,6%%, tendo a distribuição por trimestre sido a seguinte: 80,94% no 1.º trimestre (DSPF = 92%; DSPRH = 100%; DVEL = 72%; DITIC = 60%); 81,5% no 2.º trimestre (DSPF = 87%; DSPRH = 100%; DVEL = 79%; DITIC = 60%); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32

33 QUALIDADE Ponderação 25% Realização 100% 84,7% no 3.º trimestre (DSPF = 94%; DSPRH = 100%; DVEL = 85%; DITIC = 60%); 86,6% no 4.º trimestre (DSPF = 98%; DSPRH = 100%; DVEL = 89%; DITIC = 60%). IND12. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da espap (1-4) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização na 3,1 3,0 0,5 3,6 2,9 100% Atingiu O nível de satisfação dos clientes com os serviços disponibilizados pela espap decorre do resultado médio dos questionários de satisfação efetuados pelos seguintes serviços: Serviços Partilhados de Finanças (3,17); Serviços Partilhados de Recursos Humanos (2,68); Compras Públicas (3,07); Parque de Veículos do Estado (2,68). O valor obtido foi inferior ao do ano passado, uma vez que se consideraram em 2016 também os questionários efetuados no âmbito dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos, Compras Públicas e Parque de Veículos do Estado. O resultado de 2015 refletia somente os resultados dos questionários efetuados no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças e da gestão de veículos do Estado. OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas IND N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos) Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Resultado 2016 Realização na % Atingiu A missão e atribuições da espap exigem o alinhamento dos processos, capacidades, sistemas e infraestruturas com o modelo de negócio definido, com o objetivo de obter o desempenho e resultados pretendidos. As TIC constituem uma peça essencial na prossecução deste objetivo, considerando o duplo papel de prestador de serviços na espap: - ao cliente externo, organismos da Administração Pública (AP) e, em particular, da área de governação das Finanças - e ao cliente interno, restantes orgânicas/áreas de serviço da espap. Deste modo, durante 2016, foram disponibilizados os seguintes serviços novos e melhorias (oito para clientes externos e sete para clientes internos) nas seguintes aplicações, permitindo a realização de 100% do objetivo: SPA e AforroNet (novas funcionalidades); SGT (melhorias Fase 1 e 2); SGT (IBAN); SGT (CEDIC); SOE (Conversão OE 2016); SOE (novas funcionalidades OE 2017); CEAGP (colocação de candidatos); CEAGP (levantamento de necessidades); Operacionalização da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP); Portal CNC-AP; Implementação IFV2.2 (melhorias); Portal GeRHuP (front end) releases 1.1 e 1.2; SRVI Novos relatórios de contratação; SGPVE Melhorar as funcionalidades do sistema (pedidos de abate); i@espap Implementar o projeto intranet 2.0 da espap recursos financeiros Nos termos da Lei n.º 7-A/2016, de 30 de março, e do Decreto-Lei n.º 18/2016, de 13 de abril, foi aprovado o orçamento inicial de despesa da espap para 2016 de e registados cativos no total de O orçamento líquido da espap ascende a , sendo respeitantes a PIDDAC e a funcionamento, aos quais foram acrescidos , espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33

34 através da aprovação de incorporação de um crédito especial em receitas próprias, através do Despacho n.º 317/2016, de 15 de julho, ficando disponíveis em orçamento de despesa Recursos Financeiros DE S IG NAÇÃO INICIAL CO RRIG IDO 30-jun E X E CUÇÃO 30-set 31-dez S ALDO T axa de E xecução Orçamento de Funcionamento ,25% Despesas c/pessoal ,57% Aquisições de Bens e Serviços ,78% Outras Despesas Correntes ,42% Despesas de Capital ,09% PIDDAC ,84% TOTAL (OF + PIDDAC + Outros) ,57% Qua. 5 QUAR 2016 Recursos financeiros A execução do orçamento implicou o registo de alterações orçamentais que visaram a transferência de dotações entre rubricas orçamentais de funcionamento e de PIDDAC, traduzindo-se no orçamento corrigido. A espap apresentou em 2016 uma execução de (70,57%), sendo de funcionamento , 93,25% do orçamento disponível, nomeadamente de Despesas com Pessoal, de Aquisições de Bens e Serviços, de Outras Despesas Correntes e de Aquisição de Bens de Capital. A execução do orçamento de despesa de projetos foi de , 19,84% face ao orçamento disponível. Comparativamente com o exercício de 2015 assistiu-se a uma menor capacidade de execução do orçamento de PIDDAC disponível. O valor de execução ficou aquém do previsto devido às dificuldades orçamentais que caracterizaram o ano de 2016, associadas a constrangimentos operacionais na concretização de alguns processos diretamente ligados a áreas de atuação estratégica da espap, onde foi necessário tomar algumas decisões em sede dos objetivos conseguidos e das futuras linhas de atuação. Espera-se que no ano de 2017, apesar da manutenção de uma política global de racionalização de recursos e de contenção da despesa, a estabilização das linhas estratégicas orientadoras permita melhorar o nível de execução dos processos operacionais associados pessoas Em 2016, por comparação com o ano de 2015, registou-se uma ligeira diminuição do número de efetivos em funções na espap, a qual se traduz numa diminuição de cinco colaboradores. No ano de 2016, registaram-se 22 admissões e 27 saídas de trabalhadores. Estes valores confirmam a tendência verificada nos anos anteriores de diminuição do número de efetivos, situando-se a 31 de dezembro em 297 colaboradores. Em 2016 registou-se o início/reinício de funções na espap para 22 trabalhadores dos quais 11 correspondem a admissões mediante procedimentos concursais, quatro a cedências de interesse público, um por regresso após cessação da situação de comissão de serviço no âmbito do Código do Trabalho, um por reinício de funções devido à cessação da situação de mobilidade interna, três por reinício de funções após cessação da situação de licença sem remuneração, um por reinício de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34

35 funções após cessação do mandato em conselho de administração e um por regresso após cessação da nomeação em gabinete de membros do Governo. Paralelamente, durante o ano de 2016, registou-se a cessação de funções de 27 trabalhadores, dos quais nove por denúncia do Contrato Individual de Trabalho (CIT), quatro por mobilidade interna entre serviços, dois em regime de cedência de interesse público, um por denúncia do contrato durante o período experimental e 11 por outros motivos, entre os quais, a nomeação para cargos dirigentes noutros organismos da Administração Pública (um colaborador), por comissão de serviço no âmbito do Código do trabalho (um colaborador), por cessação/denúncia da cedência de interesse público (dois colaboradores), por licença sem vencimento (três colaboradores), por procedimento concursal (dois colaboradores) e por nomeação para gabinetes de membros do Governo (dois colaboradores). Em 2016 não se verificou nenhuma saída por aposentação. Recursos Humanos D ESIGN A ÇÃ O PON T U A ÇÃ O PLA N EA D OS Ef et ivo s Po nt o s Ef et ivo s R EA LIZ A D OS jun set 3 1- d ez Po nt o s Ef et ivo s Po nt o s Ef et ivo s Po nt o s Dirigentes - Direção superior Dirigentes - Direção Intermédia e Chefes de equipa % Técnico Superior e Especialista de Informática Coordenador Técnico % Técnico de Informática Assistente Técnico % Assistente Operacional D ESV IO T axa d e Execução 0 100% 20 90% 0 100% % TOTAL % Número de trabalhadores a exercer funções no serviço: Previst o R ealizad o Nota: Os valores de realização apresentados incorporam alterações na classificação dos recursos humanos, de modo a promover o alinhamento com o reporte SIOE. Tal facto decorre da necessidade de criar critérios de equiparação, apenas para efeitos de prestação de informação com os instrumentos disponíveis, entre as carreiras das extintas ANCP/GeRAP e as carreiras da Administração Pública. Qua. 6 QUAR 2016 Recursos humanos Mais informações sobre os recursos humanos da espap encontram-se no Balanço Social 2016, que constitui o Anexo I a este relatório de atividades, apresentado de acordo com a Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, que institui e regula o funcionamento do Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE). Importa referir que, para a mesma data de referência, a espap regista um total de 289 trabalhadores, na medida em que, conforme indicações da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP), os trabalhadores ausentes por períodos superiores a seis meses, não são contabilizados nem para o SIOE nem para o Balanço Social igualdade de género Reconhecendo a importância da implementação de medidas que visam a igualdade de género, a espap tem vindo a procurar efetuar um percurso significativo com vista à definição e implementação de uma estratégia integrada neste domínio, destacando-se nesse âmbito: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35

36 » Promoção de forma sistemática de contratação de homens e mulheres para áreas onde estejam sub-representados/as;» Promoção de uma representação mais equilibrada de homens e mulheres nas diversas categorias profissionais, principalmente nas de quadro de chefia, formalizando uma política que a enquadre;» Tratamento de forma sistemática de toda a informação relativa aos recursos humanos da entidade desagregada por sexo. 3.2 partes interessadas Em 2016, no âmbito da avaliação dos serviços, a espap expandiu os instrumentos de aferição da satisfação de clientes e colaboradores, tendo conduzido oito inquéritos destinados a:» Avaliar a satisfação dos clientes:» Utilizadores do Centro de Contacto da espap sendo este um serviço transversal a todos os clientes da entidade, revela-se determinante para a qualidade do atendimento e do relacionamento com o cliente;» Utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP considerando que os Serviços Partilhados de Finanças e o GeRFiP têm um grau de disseminação elevado na Administração Pública e um grau de maturidade que permite e justifica o foco em programas e ações de melhoria contínua;» Utilizadores dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP considerando que os Serviços Partilhados de Recursos Humanos e o GeRHuP concluíram o projeto piloto no Ministério das Finanças no início de 2016, procedeu-se à realização do 1.º inquérito de avaliação da satisfação dos serviços prestados a este universo;» Utilizadores do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) considerando ser determinante aferir o grau de satisfação das diferentes tipologias de utilizadores realizaram-se dois questionários, um destinado a entidades compradoras (vinculadas e voluntárias) e outro a cocontratantes, para avaliar as ações de desenvolvimento do sistema;» Utilizadores dos serviços de gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) considerando ser determinante aferir o grau de satisfação do universo de clientes que integram o PVE para a melhoria dos serviços prestados.» Avaliar a satisfação dos colaboradores:» in espap constituindo o fator crítico essencial e determinante na espap, os colaboradores foram inquiridos, pelo 4.º ano consecutivo, acerca da satisfação e expetativas com a organização;» espap 180º os colaboradores foram ainda novamente convidados a dar feedback aos dirigentes (diretores e coordenadores), através de um instrumento de perspetiva 180º. metodologia e abordagem de implementação A conceção, desenvolvimento e aplicação de todos os questionários foram assegurados integralmente por equipas internas, tendo compreendido as seguintes fases: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36

37 » Conceção, desenvolvimento e validação do questionário;» Aprovação pelo Conselho Diretivo;» Preparação e realização do inquérito através de solução eletrónica de surveys;» Tratamento de dados e produção de relatório de resultados;» Identificação de áreas de melhoria e ações a implementar pelas equipas responsáveis;» Comunicação de resultados à organização, através de reuniões internas e da intranet corporativa clientes inquérito de satisfação de utilizadores do centro de contacto da espap No âmbito do programa de melhoria do Centro de Contacto da espap, face ao acréscimo de atividade inerente à integração progressiva do atendimento dos vários serviços da organização, considera-se essencial aferir a satisfação com o serviço prestado para a estratégia de relacionamento com o cliente. Com este objetivo, foi dada continuidade em 2016 à realização do inquérito anual de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Contacto (CC), de modo a assegurar a monitorização da evolução de resultados e suportar os planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho dimensões analisadas Em 2016 replicou-se o modelo do questionário utilizado nos anos anteriores de forma a permitir uma análise comparativa dos resultados. No global, o questionário compreende 17 questões, dedicadas às dimensões:» frequência de utilização, com vista a relacionar a satisfação com a frequência de contacto;» tempo de espera, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço do atendimento;» atitude dos interlocutores e atendimento telefónico/por , permitindo avaliar a necessidade de reforço das capacidades e competências da equipa afeta ao atendimento telefónico e por ;» capacidade de resolução no 1.º contacto e eficácia da resolução, globais e por produto/serviço, como indicadores de eficácia do serviço;» experiência comparativa, de modo a obter a perceção do utilizador relativamente à comparação com outros serviços de apoio ao cliente;» evolução da qualidade do serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementadas;» motivo de contacto por produto ou serviço, de modo a aferir as principais dificuldades em cada produto/serviço;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com o Centro de Contacto. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37

38 período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação O questionário foi disponibilizado a uma amostra de utilizadores do Centro de Contacto (seleção de utilizadores com interações com o Centro de Contacto que originaram a abertura de pelo menos dois pedidos, de 1 de agosto de 2015 até 31 de agosto de 2016), tendo-se obtido 613 respostas, o que representa uma taxa de participação de 25% resultados Os resultados do inquérito de satisfação dos utilizadores do Centro de Contacto, foram bastante positivos, tendo registado um ligeiro aumento na satisfação face aos resultados de 2015:» 90% dos inquiridos indica estar muito satisfeito ou satisfeito globalmente com os serviços prestados (versus 89% em 2015);» 71% considera que o tempo de espera para atendimento é rápido ou aceitável (igual a 2015);» 61% considera que a evolução do serviço, no último ano, foi muito positiva ou positiva (versus 59% em 2015);» 88% considera totalmente adequada ou adequada a solução dada aos pedidos de apoio (versus 86% em 2015);» 82% indica que os pedidos são sempre ou na maior parte das vezes resolvidos no 1.º contacto (versus 79% em 2015);» 85% considera que o serviço do Centro de Contacto é, pelo menos, idêntico a outros serviços de apoio ao cliente (versus 83% em 2015) e 48% considera o serviço muito melhor ou melhor do que os outros (versus 46% em 2015), constituindo este um importante instrumento de benchmarking externo. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 38

39 Participação 613 respostas taxa de participação = 25% Resultados Frequência com que recorre aos serviços do Centro de Contacto Tempo de espera no atendimento telefónico Solução dada aos pedidos de apoio Resolução no 1.º contacto espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 39

40 Comparação com outros serviços de apoio ao cliente Evolução do serviço de apoio Satisfação global Fig. 8 Inquérito de satisfação de utilizadores do Centro de Contacto inquérito de satisfação de utilizadores do centro de serviços partilhados de finanças GeRFiP Considerando o grau de expansão e maturidade dos Serviços Partilhados de Finanças na Administração Pública e com o objetivo de melhoria contínua do serviço prestado, foi realizado o 4.º inquérito anual de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, de modo a assegurar a monitorização da evolução de resultados e suportar planos de ação que promovam a melhoria do desempenho dimensões analisadas Foi utilizado o modelo de questionário desenvolvido em 2013, de forma a permitir a monitorização da evolução dos resultados, que compreende duas secções:» Prestação de serviços através de atendimento telefónico composta por nove questões dedicadas às dimensões:» frequência de utilização, permitindo relacionar a satisfação com a frequência de contacto; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 40

41 » tempo de espera, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço do atendimento;» atitude e capacidade de entendimento dos pedidos por parte dos interlocutores, permitindo avaliar a necessidade de reforço de capacidades e competências da equipa afeta ao atendimento;» capacidade de resolução no 1.º contacto e eficácia da resolução, como indicadores de eficácia do serviço;» experiência comparativa, de modo a aferir a perceção do utilizador relativamente à comparação com outros serviços de apoio telefónico;» evolução da qualidade do serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com o apoio telefónico.» Prestação de serviços através do portal da solução GeRFiP composta por seis questões dedicadas às dimensões:» frequência de utilização, com vista a relacionar a satisfação com o número médio de pedidos colocados através do portal;» tempo de resposta, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço;» qualidade do serviço, de modo a aferir a perceção sobre a qualidade do serviço prestado;» evolução dos níveis de serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com a prestação de serviços através do portal período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação Foi considerada uma amostra de utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, correspondendo ao total do universo, tendo-se obtido respostas, o que representa uma taxa de participação de:» 18%, para a prestação de serviços por atendimento telefónico (1.184 respostas);» 17%, para a prestação de serviços através do portal da solução GeRFiP (1.134 respostas) resultados Os resultados do 4.º inquérito de satisfação aos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP revelaram-se muito positivos, registando uma evolução positiva em todos os parâmetros do atendimento telefónico e do serviço online prestado através do portal, face aos resultados de 2015: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 41

42 » Relativamente ao atendimento telefónico:» 96% dos utilizadores com resposta conclusiva está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado (versus 93% em 2015);» 96% classifica a solução dada aos pedidos de apoio como totalmente adequada ou adequada (versus 94% em 2015);» 90% indica que a resolução ocorre, sempre ou na maior parte das vezes, no 1.º contacto (versus 88% em 2015);» 91% considera que o tempo de espera para atendimento é rápido ou aceitável (versus 89% em 2015);» 84% regista uma evolução, muito positiva ou positiva, do serviço nos últimos meses (versus 79% em 2015);» 98% considera que o serviço é, pelo menos, idêntico a outros serviços de apoio telefónico (versus 96% em 2015) e 61% considera que este serviço é muito melhor ou melhor do que outros (versus 56% em 2015), sendo este um relevante indicador de benchmarking externo a considerar.» Relativamente à prestação de serviços através do portal GeRFiP:» 95% dos utilizadores com resposta conclusiva está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado (versus 92% em 2015);» 94% está muito satisfeito ou satisfeito com a qualidade do serviço (versus 90% em 2015);» 91% considera que o tempo de resposta aos pedidos é rápido ou aceitável (versus 87% em 2015);» 84% regista uma evolução muito positiva ou positiva dos níveis de serviço (versus 78% em 2015). O resultado de satisfação global dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, considerando as questões de satisfação global relativas ao serviço telefónico e ao serviço prestado através do portal foi de 3,2 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 42

43 Participação Atendimento telefónico: respostas taxa de participação = 18% Portal GeRFiP: respostas taxa de participação = 17% Resultados Atendimento telefónico Frequência de contacto telefónico com o Centro de Serviços Partilhados de Finanças Tempo de espera para atendimento Resolução no 1.º contacto Solução dada aos pedidos de apoio espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 43

44 Comparação com outros serviços de apoio telefónico Evolução do serviço de apoio Satisfação global Portal GeRFiP N.º médio de pedidos mensais Tempo de resposta a pedidos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 44

45 Qualidade dos serviços prestados Evolução dos níveis de serviço Satisfação global Fig. 9 Inquérito de satisfação de utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP 2016 Nota: A análise de dados do inquérito, para cada um dos canais de atendimento (telefónico e portal GeRFiP), foi efetuada com recurso à exclusão das respostas Não sabe/responde e Não utiliza a plataforma informática GeRFiP, de modo a permitir a leitura desagregada dos utilizadores de cada um dos canais inquérito de satisfação de utilizadores dos serviços partilhados de recursos humanos GeRHuP Considerando a conclusão do piloto no Ministério da Finanças com a expansão da plataforma GeRHuP para a Autoridade Tributária e Aduaneira, e com o objetivo de melhoria contínua do serviço prestado, foi realizado o 1.º inquérito anual de avaliação da satisfação dos utilizadores dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP. O questionário abrangeu não só a satisfação dos utilizadores com o serviço prestado pelo Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (CSPRH), mas também a sua satisfação com a solução GeRHuP. No entanto, de modo a permitir a comparabilidade dos dados relativos à satisfação dos clientes entre os vários serviços prestados pela espap, foram consideradas somente as dimensões referentes à utilização do CSPRH, conforme descrito no ponto seguinte dimensões analisadas A análise efetuada centrou-se nas dez questões relativas à satisfação dos clientes com os serviços prestados pelo Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (CSPRH), dedicadas às dimensões: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 45

46 » frequência de utilização, permitindo relacionar a satisfação com a frequência de contacto;» tempo de espera, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço do atendimento;» atitude e capacidade de entendimento dos pedidos por parte dos interlocutores, permitindo avaliar a necessidade de reforço de competências da equipa afeta ao atendimento;» capacidade de resolução no 1.º contacto e eficácia da resolução, como indicadores de eficácia do serviço;» experiência comparativa, de modo a aferir a perceção do utilizador relativamente à comparação com outros serviços de apoio a clientes;» evolução da qualidade do serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com o apoio a clientes período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação Foi considerado uma amostra de 129 utilizadores dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP, correspondendo à totalidade do universo, tendo-se obtido respostas de 34 utilizadores, ou seja, uma taxa de participação de 26%. Dos participantes que responderam ao inquérito 71% são utilizadores do CSPRH. Destes, 20 responderam às questões sobre a satisfação com o CSPRH resultados Os resultados da avaliação da satisfação aos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP revelaram-se positivos:» Relativamente ao atendimento:» 55% dos utilizadores está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado;» 95% classifica a solução dada aos pedidos de apoio como totalmente adequada, na maior parte das vezes adequada ou adequada;» 70% indica que a resolução ocorre, sempre ou na maior parte das vezes, após o 1.º contacto;» 80% considera que o tempo de resposta aos pedidos é rápido ou nem rápido nem demorado;» 60% regista uma evolução, muito positiva ou positiva, na prestação do serviço;» 100% considera que o serviço é idêntico ou superior a outros serviços de apoio a clientes, sendo este um relevante indicador de benchmarking externo a considerar. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 46

47 O resultado de satisfação global dos utilizadores com o Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP foi de 3,35 na escala de 1 a 5 (sendo 5 o valor mais positivo), traduzindo-se em 2,68 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo), valor considerado para o QUAR. Participação 34 respostas ao questionário taxa de participação = 26% 20 respostas satisfação com CSPRH Resultados Frequência de contacto com o Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Tempo de resposta aos pedidos Solução dada aos pedidos de apoio Resolução no 1.º contacto espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 47

48 Comparação com outros serviços de apoio a clientes Evolução do serviço de apoio Satisfação global Fig. 10 Inquérito de satisfação de utilizadores dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP 2016 Nota: Na questão relativa à comparação com outros serviços de apoio a clientes, foram excluídas as respostas Não tenho experiência, de modo a analisar somente a apreciação de quem expressou opinião inquérito de satisfação de entidades compradoras do sistema nacional de compras públicas Em 2016 foram realizados pela primeira vez inquéritos de avaliação da satisfação de utilizadores do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). Os dois inquéritos procuraram auscultar os três tipos de entidades que utilizam o SNCP:» entidades compradoras vinculadas;» entidades compradoras voluntárias;» entidades cocontratantes. As entidades compradoras vinculadas e voluntárias foram sujeitas ao mesmo questionário, apresentando-se de seguida as suas principais caraterísticas e resultados. O questionário remetido às entidades cocontratantes foi distinto e será apresentado no ponto seguinte ( ) deste relatório. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 48

49 dimensões analisadas A análise efetuada centrou-se nas questões relativas à satisfação das entidades compradoras (voluntárias e vinculadas) com os serviços prestados, dedicadas às dimensões:» Nível de satisfação com os acordos quadro (AQ):» vantagens de utilização, permitindo identificar quais as vantagens consideradas mais relevantes;» quantidade de procedimentos lançados ao abrigo dos AQ, para obter a perceção do nível de utilização dos respondentes;» abrangência e restantes especificações dos AQ, para aferir a necessidade de reformulação na realização de futuros AQ;» fiabilidade, eficiência, qualidade e relação preço-qualidade dos bens/serviços, com vista a avaliar a qualidade dos fornecedores contratados.» Nível de satisfação com a preparação e condução dos procedimentos realizados ao abrigo dos acordos quadro:» dificuldades de utilização, permitindo identificar quais as principais dificuldades na preparação dos procedimentos;» principais motivos de exclusão de propostas, de forma a avaliar a atuação dos candidatos fornecedores;» anomalias verificadas durante a execução contratual, de modo a obter a avaliação da atuação dos fornecedores;» nível de satisfação com os documentos de apoio disponibilizados pela DCP, permitindo avaliar a necessidade de revisão dos documentos disponibilizados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com os serviços prestados pela DCP período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação Foi considerada uma amostra de 636 entidades que corresponde ao total de entidades adquirentes (13 unidades ministeriais de compras e 623 entidades voluntárias), independentemente de terem ou não lançado procedimentos ao abrigo dos AQ (desde 1 de janeiro de 2015), tendo-se obtido uma taxa de participação total de 10% (66 respostas), dos quais 8% correspondem a entidades vinculadas (taxa de participação de 38% quando considerado o universo das entidades vinculadas) e os restantes 92% a entidades voluntárias (taxa de participação de 10% quando considerado o universo das entidades voluntárias). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 49

50 resultados Os resultados do questionário de satisfação às entidades adquirentes do SNCP revelaram-se positivos:» Relativamente aos acordos quadro (AQ):» 96% das entidades considera que a vantagem mais relevante na utilização do AQ é o facto da qualificação dos fornecedores ter sido efetuada previamente pela espap;» 68% das entidades considera que a tramitação do procedimento é mais simples e rápida ao utilizar um AQ;» 3,53 foi a avaliação média na escala de 1-5 (sendo 5 o valor mais positivo) no que diz respeito ao alinhamento e satisfação das necessidades concretas considerando o universo de todos os AQ.» Relativamente à preparação e condução dos procedimentos realizados ao abrigo dos AQ:» 19% considera que a principal dificuldade com que se depara na preparação de procedimentos é no alinhamento da necessidade aquisitiva com os bens/serviços contemplados no AQ;» 20% considera que a principal dificuldade com que se depara na condução de procedimentos é a quantidade de pronúncias recebidas;» 3,85 foi a avaliação média, na escala de 1-5 (sendo 5 o valor mais positivo), do Manual dos AQ, quanto à utilidade e clareza do conteúdo. O resultado de satisfação global das entidades compradoras (vinculadas e voluntárias) do SNCP foi de 3,84 na escala de 1 a 5 (sendo 5 o valor mais positivo), traduzindo-se num valor de 3,07 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo) considerado no QUAR. Participação Entidades adquirentes: 66 respostas taxa de participação = 10% Entidades vinculadas = 8% (5 respostas) Entidades voluntárias = 92% (61 respostas) Resultados Vantagens mais relevantes na utilização dos AQ Resposta 2016 Qualificação dos fornecedores já foi feita pela espap 95,5% Tramitação do procedimento é mais simples 68,2% Tramitação do procedimento é mais rápida 68,2% Não é necessário publicitar no JOUE nem no DRE 40,9% Preços máximos / descontos mínimos já definidos 31,8% Preços máximos muito competitivos 18,2% Níveis de serviço e sanções associadas já definidos 18,2% Possibilidade de utilização, sem custo, da PECP da espap para lançamento do procedimento Abrangência dos bens/serviços vai ao encontro das necessidades existentes 13,6% 13,6% Outra (especifique) 4,5% espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 50

51 Principais dificuldades na preparação de procedimentos (AQ) Principais dificuldades na condução de procedimentos (AQ) Resposta 2016 Alinhamento da necessidade aquisitiva com os bens e/ou serviços contemplados no AQ 18,8% Identificação/interpretação das características, especificações e níveis de serviço fixados pelo AQ 16,3% Seleção do(s) lote(s) do AQ para enquadramento do procedimento 14,8% Interpretação dos preços máximos/descontos mínimos fixados pelo AQ 14,8% Interpretação/aplicação do(s) critério(s) de adjudicação fixado(s) pelo AQ 10,8% Cumprimento das regras fixadas pelo AQ 10,1% Interpretação do disposto no caderno de encargos do AQ e/ou anexos 9,8% Processo de agregação de necessidades de entidades 5,3% Exclui a resposta "Não aplicável" Resposta 2016 Pronúncias recebidas 20,4% Pedidos de esclarecimentos e/ou erros e omissões 15,7% Propostas não entregues conforme solicitado 15,1% Dificuldades na adjudicação (ex.: não entrega dos docs. de habilitação) 14,0% Poucas propostas válidas 13,2% Elaboração dos relatórios 12,9% Utilização da plataforma eletrónica de contratação pública 8,7% Exclui a resposta "Não aplicável" Classificação dos documentos de apoio Satisfação global Resposta 2016 Muito Satisfeito 12% Satisfeito 63% Nem Insatisfeito/Nem Satisfeito 20% Insatisfeito 4% Muito Insatisfeito 0% Exclui a resposta "Não sabe/não responde" Fig. 11 Inquérito de satisfação de entidades compradoras do SNCP 2016 Nota: Nas questões indicadas foram excluídas as respostas Não aplicável ou Não sabe/não responde, de modo a analisar somente a apreciação de quem expressou opinião. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 51

52 inquérito de satisfação de cocontratantes do sistema nacional de compras públicas Foram realizados pela primeira vez inquéritos de avaliação da satisfação dos utilizadores do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). Estes dois inquéritos procuraram auscultar os três tipos de entidades que utilizam o SNCP:» entidades compradoras vinculadas;» entidades compradoras voluntárias;» entidades cocontratantes. As entidades compradoras vinculadas e voluntárias foram sujeitas ao mesmo questionário cujos resultados se encontram detalhados no ponto anterior ( ) do presente relatório. O questionário remetido às entidades cocontratantes foi distinto do remetido às entidades compradoras, apresentando-se de seguida as suas principais caraterísticas e resultados dimensões analisadas As dimensões, relativas à satisfação das entidades cocontratantes, analisadas pelo modelo de questionário desenvolvido em 2016, foram:» Nível de satisfação com os acordos quadro (AQ):» capacidade de resposta às necessidades aquisitivas do AQ, permitindo avaliar o nível de enquadramento das cocontratantes;» alinhamento entre os requisitos do AQ e as soluções disponíveis no mercado, com vista a aferir a qualidade da especificação dos AQ;» diversidade e representatividade de operadores económicos, de forma a avaliar a representatividade dos cocontratantes por setor/área de atividade;» diversidade e representatividade de bens e/ou serviços, permitindo avaliar a representatividade dos bens/serviços presentes nos vários AQ.» Nível de satisfação com a instrução, apresentação, critérios de adjudicação, análise e avaliação de propostas:» dificuldades em procedimentos agregados conduzidos por entidades centralizadoras, permitindo identificar as principais dificuldades dos cocontratantes;» dificuldades em procedimentos realizados por entidades adquirentes isoladas, permitindo identificar as principais dificuldades dos cocontratantes.» Nível de satisfação com a execução contratual:» principais anomalias, permitindo identificar problemas verificados na execução dos contratos;» más práticas concorrenciais registadas, permitindo identificar más práticas verificadas em cada um dos AQ. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 52

53 período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação Foi considerada uma amostra de 294 cocontratantes, correspondendo à totalidade do universo dos operadores económicos, tendo-se obtido uma taxa de participação de 35% (103 respostas) resultados Os resultados do inquérito de satisfação às entidades cocontratantes do SNCP revelaram-se positivos:» Relativamente ao nível de satisfação com os acordos quadro:» 3,6 (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo) foi o valor médio obtido quanto à diversidade e representatividade de cocontratantes, tendo a classificação mais elevada (4,5) sido obtida pelo AQ-SMIE Manutenção de instalações de elevação;» 3,4 foi a avaliação média (na escala de 1-5, sendo 5 o valor mais positivo) quanto à capacidade de resposta das cocontratantes, tendo as classificações mais elevadas (4,5) sido verificadas no AQ-SMIE Manutenção de instalações de elevação e no AQ - Consultoria.» Relativamente ao nível de satisfação com a instrução, apresentação, critérios de adjudicação, análise e avaliação de propostas:» definição de preços base, desvios entre especificações e fixação de condições/ especificações adicionais de cumprimento obrigatório não previstas pelo AQ, foram as três principais dificuldades com que se depararam os cocontratantes na instrução e apresentação de propostas em procedimentos agregados conduzidos por entidades centralizadoras;» definição de preços base, desvios entre especificações, omissões e imprecisões nas peças e fixação de condições/especificações adicionais, de cumprimento obrigatório, não previstas pelo AQ, foram as quatro principais dificuldades com que se depararam as cocontratantes na instrução e apresentação de propostas em procedimentos realizados por entidades adquirentes isoladas;» preponderância do critério do mais baixo preço, proposta economicamente mais vantajosa calculada com fatores/subfatores incoerentes e aplicação de critérios com fatores/subfatores limitadores da concorrência, foram as três principais críticas das cocontratantes aos critérios de adjudicação de procedimentos agregados conduzidos por entidades centralizadoras;» preponderância critério do mais baixo preço, proposta economicamente mais vantajosa calculada com fatores/subfatores incoerentes e desvio/aplicação deficiente dos critérios de adjudicação previstos pelo AQ, foram as três principais críticas das cocontratantes aos critérios de adjudicação de procedimentos realizados por entidades adquirentes isoladas;» desconsideração/análise deficiente de pronúncias, contestação e esclarecimentos foi a principal crítica na análise e avaliação de propostas em contexto quer de procedimentos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 53

54 agregados realizados por entidades centralizadoras, quer de procedimentos realizados por entidades adquirentes isoladas, imputáveis ao júri dos procedimentos e/ou aos órgãos competentes para a decisão de contratar.» Relativamente ao nível de satisfação com a execução contratual:» atraso na regularização de pagamentos e cláusulas abusivas de aplicação de sanções/penalidades no contrato a celebrar foram as duas principais anomalias com que se depararam as cocontratantes na execução contratual e imputáveis à entidade adjudicante;» ausência de resposta a convites para apresentação de propostas e contestação e litigância excessiva foram as duas principais más práticas concorrenciais registadas. Os resultados deste inquérito não foram considerados para o indicador do QUAR referente ao grau de satisfação de clientes da espap, por não contemplar uma questão relativa à avaliação da satisfação global inquérito de satisfação de utilizadores dos serviços de gestão do PVE No âmbito do objetivo de melhoria da satisfação dos clientes, foi realizado pela 1.ª vez um questionário que contempla a avaliação a satisfação dos clientes com os serviços de apoio prestados pela Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL), de modo a suportar planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. O questionário efetuado compreende três perspetivas de análise:» Satisfação com o sistema de gestão do PVE (SGPVE);» Satisfação com os serviços prestados pela DVEL;» Satisfação com o modelo de gestão do PVE. De modo a permitir a comparabilidade dos dados relativos à satisfação dos clientes entre os vários serviços prestados pela espap, foi considerada somente a perspetiva da satisfação com os serviços prestados pela DVEL, conforme descrito no ponto seguinte dimensões analisadas A análise efetuada centrou-se nas cinco questões relativas à avaliação da satisfação com o serviço prestado pela DVEL, dedicadas às dimensões:» frequência de utilização, com vista a relacionar a satisfação com a frequência de contacto;» tempo de resposta, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço prestado;» solução dada, permitindo avaliar satisfação com a resposta dada ao pedido;» evolução da qualidade do serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com o apoio prestado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 54

55 período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação O questionário foi disponibilizado a uma amostra de utilizadores do SGPVE, tendo-se obtido 211 respostas, o que representa uma taxa de participação de 21%. Dos participantes do inquérito 173 responderam às questões sobre satisfação com o serviço prestado pela DVEL resultados Os resultados da avaliação da satisfação dos serviços prestados pela DVEL foram bastante positivos:» 96% dos inquiridos indica estar totalmente satisfeito, muito satisfeito ou totalmente satisfeito globalmente com o apoio dado;» 73% considera que a evolução do serviço de apoio foi positiva ou muito positiva. O resultado de satisfação global dos clientes da DVEL foi de 3,4, numa escala de 1 a 5 (sendo 5 o valor mais positivo). Para efeitos do QUAR considerou-se uma escala de avaliação de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo), com o resultado correspondente de 2,7. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 55

56 Participação 211 respostas ao questionário taxa de participação = 21% 173 respostas de satisfação com o serviço prestado com a DVEL Frequência de contacto Resultados Tempo de resposta ao pedido de apoio Solução dada ao pedido de apoio espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 56

57 Evolução do serviço de apoio Satisfação global Fig. 12 Inquérito de satisfação de clientes DVEL colaboradores As pessoas são fator crítico essencial e determinante da organização. A comunicação assume primordial importância, sendo disponibilizados diferentes canais de comunicação internos e transversais à organização, nomeadamente:» CPO Comité de Planeamento e Operações que, tendo como objetivos o planeamento, a gestão e acompanhamento periódico da atividade, reúne quinzenalmente o Conselho Diretivo com os diretores, como uma comissão executiva alargada;» Reunião espap 2016 que reúne mensalmente o Conselho Diretivo e dirigentes (diretores e coordenadores), para assegurar o alinhamento estratégico e operacional;» forhum espap Fórum de Organização e Recursos Humanos que, reunindo mensalmente o Presidente do Conselho Diretivo e um vogal com um representante de cada orgânica, eleito anualmente por maioria de votos da respetiva equipa, tem como objetivo ouvir os ecos da organização, identificar as questões críticas e sugestões de melhoria, bem como definir as ações a implementar, assegurando o seu acompanhamento. Este fórum promove a proximidade entre o Conselho Diretivo e os colaboradores, sendo os resultados das reuniões e o plano de ação validados por todos os participantes e divulgados a toda a organização na intranet corporativa;» i@espap Intranet corporativa que assegura a divulgação da informação mais relevante aos colaboradores, nomeadamente informação institucional de enquadramento jurídico e regulamentar, modelo de governo e instrumentos de gestão, processos e procedimentos internos, bem como outra informação de caráter generalista, com atualização diária. A intranet constitui um canal de comunicação bidirecional através do qual todos os colaboradores podem colocar questões ou apresentar sugestões;» Ações de comunicação interna, como as Reuniões Gerais espap (RGE) com todos os colaboradores ou outras sessões de comunicação específicas para divulgação de projetos e iniciativas em curso, pontos de situação ou mensagens do Conselho Diretivo;» in espap Inquérito para colaboradores, cujo objetivo é constituir um barómetro da cultura organizacional e aferir a satisfação e expetativas dos colaboradores, permitindo identificar as melhorias a implementar; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 57

58 » espap 180º Inquérito de feedback a dirigentes, que consiste num instrumento de feedback aos dirigentes da espap (diretores e coordenadores), tendo em vista o seu desenvolvimento e alinhamento com os objetivos de desempenho organizacional;» Manual de Acolhimento, que tem como objetivo ser um elemento facilitador do processo de acolhimento e integração de novos colaboradores na organização in espap Inquérito para colaboradores No âmbito da consolidação da cultura organizacional, no contexto de melhoria contínua da organização e de gestão das pessoas que a constituem, assume particular relevância a aferição da motivação, expetativas, perspetivas e satisfação dos colaboradores, com vista à identificação de ações a implementar que potenciem um melhor desempenho e resultados. Com este objetivo, foi realizado o 4.º inquérito anual de avaliação da satisfação dos colaboradores, de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho dimensões analisadas De modo a permitir a comparabilidade dos resultados, foi replicado o modelo de questionário desenvolvido em 2013, que compreende 46 questões e é estruturado em seis dimensões consideradas com impacto na satisfação, motivação e desempenho dos colaboradores:» satisfação, grau de satisfação global relativamente à espap, perceção do contributo e desempenho da organização, envolvimento das pessoas e diálogo entre a liderança e os colaboradores;» organização, orgulho relativamente à organização e referenciação positiva a terceiros, intenção e fatores de saída, áreas de melhoria e pontos fortes;» cultura e gestão, perceção sobre a cultura organizacional: colaboração, melhoria contínua, iniciativa e reconhecimento; conhecimento das linhas de desenvolvimento/ação da organização, confiança no cumprimento de objetivos e liderança pelo exemplo ;» trabalho e equipa, compreensão do contributo/papel individual e das equipas no coletivo, existência de trabalho e projetos interessantes/desafiantes, meios e recursos para desenvolvimento do trabalho, tomada de decisão e autonomia, feedback de desenvolvimento, equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, ambiente de trabalho e equipa;» desenvolvimento e inovação, perspetivas de desenvolvimento e formação, adaptabilidade a mudanças de estratégia, inovação e risco, orientação ao cliente;» higiene, saúde e segurança no trabalho (HSST), satisfação com higiene, medicina, segurança e refeitório/bar;» espaço aberto, para comentários e sugestões de melhoria período de realização Questionário realizado de a espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 58

59 universo e participação O questionário, de resposta anónima, foi disponibilizado a todos os colaboradores (299 ativos à data), tendo-se obtido uma taxa de resposta de 46% (139 colaboradores) vs 65% (194 colaboradores) em resultados Globalmente, os resultados do in espap 2016 foram positivos, mantendo-se a média de satisfação global de 3,4 (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo), apesar do contexto de generalizada e elevada desmotivação na Administração Pública. A dimensão com pontuação mais positiva foi o trabalho e equipa, como já haviam demonstrado os resultados dos anos anteriores, e a menos pontuada continua a ser a cultura e gestão. Os fatores mais referidos como geradores de insatisfação continuam a ser a remuneração e a falta de perspetivas de carreira. As principais áreas de melhoria identificadas foram o desenvolvimento e formação, a remuneração e a organização interna e processos. As áreas de melhoria identificadas pelos colaboradores e as sugestões recolhidas constituem a base para a criação de um plano de mudança organizacional, que pretende envolver todos os colaboradores na construção de soluções de abordagem aos temas mais prioritários. Taxa de participação = 46 % Escala Média global de satisfação = (2015) 5 Concordo totalmente 4 Concordo 3 Não concordo nem discordo 2 Discordo 1 Discordo totalmente NA Não tenho informação para responder espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 59

60 Fig. 13 in espap 2016 Resultados espap 180º inquérito de feedback a dirigentes No âmbito da consolidação da cultura organizacional, o desenvolvimento pessoal e profissional dos dirigentes é considerado um dos fatores críticos de sucesso para o desempenho das equipas e da organização, essencial à obtenção dos resultados de negócio pretendidos. Com este objetivo, foi dada continuidade em 2016 ao inquérito de feedback a dirigentes, pretendendo-se a sua aplicação anual, de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. Este questionário abrange os dirigentes da espap diretores e coordenadores numa perspetiva 180º:» Autoperspetiva;» Perspetiva dos pares (demais dirigentes);» Perspetiva das respetivas equipas e outras equipas com as quais manteve contacto funcional dimensões analisadas De forma a poder monitorizar a evolução dos resultados, o questionário de 2016, seguiu o modelo desenvolvido nos anos anteriores. O espap 180º 2016 compreende 38 questões estruturadas em quatro dimensões consideradas essenciais para o desenvolvimento da liderança na organização:» liderança, liderança pelo exemplo, capacidade de relacionamento, promoção da cultura organizacional, comunicação da estratégia e objetivos, promoção da visão de médio-longo prazo, empenho e confiança, tomada de decisão, compromisso com o serviço público e com a organização;» envolvimento e desenvolvimento de pessoas, envolvimento da equipa na definição de objetivos, prioridades e responsabilidades, capacidade de comunicação e promoção do diálogo, capacidade de desenvolvimento da equipa, reconhecimento do contributo dos colaboradores, promoção da autonomia, resolução eficaz de conflitos, capacidade para lidar com erros ou insucessos, reação perante a crítica, criação de oportunidades e desafios e promoção do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 60

61 » orientação para resultados e capacidade de execução, capacidade de definir objetivos e transmitir com clareza os resultados esperados, orientação para resultados, perseverança, coordenação da equipa, gestão de meios e recursos e responsabilização pelos resultados;» inovação e flexibilidade, orientação ao valor e benefícios para o cliente, gestão da mudança, melhoria e inovação, autodesenvolvimento, colaboração e estabelecimento de parcerias;» espaço aberto, para comentários relativos a pontos fortes e aspetos a melhorar período de realização Questionário realizado de a universo e participação O questionário de feedback, a cada diretor e coordenador, foi disponibilizado aos pares e a todos os colaboradores das respetivas equipas ou de outras equipas com contacto funcional frequente, tendose obtido cerca de 500 respostas (média de 25 respostas por diretor e de 15 respostas por coordenador) resultados Globalmente, os resultados do espap 180º 2016 foram muito positivos, com uma média de 3,94, versus 3,83 em 2015, (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo), realçando-se a significativa participação dos colaboradores, totalizando cerca de 373 respostas. Os resultados individuais foram fornecidos a cada um dos dirigentes, de modo a suportar os planos de desenvolvimento respetivos. As principais áreas de melhoria identificadas, no espap 180º e no in espap, foram analisadas com os dirigentes e serão integradas no programa de desenvolvimento de dirigentes, a implementar em respostas Participação 100% dirigentes com feedback Resultados Média global 3.94 Escala: 1 a 5 (5 é o valor máximo) espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 61

62 Resultados por dimensão diretores + coordenadores Resultados por dimensão e nível de direção Fig. 14 espap 180º 2016 Resultados globais 3.3 avaliação do sistema de controlo interno (SCI) A avaliação do Sistema de Controlo Interno (SCI) tem como base o referencial definido pelo Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços (CCAS), nomeadamente, o anexo A do Documento Técnico n.º 1/2010, de 4 de março. Questões 1. Ambiente de controlo 1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno? 1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a Aplicado S N NA X X Fundamentação O sistema de controlo interno não está ainda operacionalizado em todas as suas dimensões, contudo foram dados alguns passos nesse sentido, tendo tido continuidade o esforço de sistematização dos processos relativos à área administrativa, financeira, patrimonial e contabilística que dão corpo ao Manual de Controlo Interno, assim como outros considerados relevantes, dada a sua transversalidade e abrangência. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 62

63 Questões legalidade, regularidade e boa gestão? 1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função? 1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? 1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? 1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? 1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? Aplicado S N NA X X X X X Fundamentação Estão definidos e divulgados os valores da organização e o Código de Ética, através dos diversos canais de comunicação internos (intranet e reuniões gerais) e externos (site institucional). Em complemento, encontra-se definida e divulgada a Política de Prevenção e Gestão de Conflito de Interesses, conforme recomendação do CPC de 7 de novembro (Recomendação n.º 5/2012 de 13/12). O plano de formação é definido anualmente, em função das necessidades identificadas pelos dirigentes das orgânicas e respetivas equipas. O Conselho Diretivo privilegia a comunicação na organização, adotando uma política de porta aberta que promove o contacto frequente a todos os níveis da organização: Conselho Diretivo, dirigentes e equipas. Na agenda de gestão estão previstas reuniões periódicas: CPO Comité de Planeamento e Operações reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os diretores, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização; espap 2016 Dirigentes reuniões mensais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes (diretores e coordenadores), para alinhamento da estratégia e dos planos de ação; PMO Project Management Office reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes e responsáveis dos projetos em curso para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados por programa, de modo a assegurar o acompanhamento tático dos projetos em curso e a gestão dos recursos disponíveis face às prioridades definidas. RCS Reuniões de Coordenação Setorial com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes e/ou equipas; forhum espap que reúne mensalmente representantes do Conselho Diretivo (presidente e vogal) com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias; RGE Reunião Geral espap realizada, duas ou três vezes por ano, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, para partilha de objetivos e linhas de orientação, de pontos de situação das atividades e de projetos relevantes, bem como para consolidação da cultura organizacional. São ainda realizadas regularmente outras sessões de comunicação, em função das necessidades e das temáticas relevantes na organização (sessões de apresentação de iniciativas, projetos ou outros). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 63

64 Questões 2 Estrutura organizacional 2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente? 2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3? 2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação de formação? Aplicado S N NA X X X Fundamentação A estrutura organizacional da espap está prevista: Na orgânica Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho; Nos estatutos Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro; Na criação de núcleos - Deliberação n.º 1573/2013, de 12 de agosto; No regulamento interno - Deliberação do Conselho Diretivo de 22 de julho de 2017, com as alterações aprovadas nas reuniões de 9 de setembro de 2014 e 19 de março de A avaliação de desempenho dos colaboradores que desempenham funções na espap ao abrigo de: Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) rege-se pelo disposto no SIADAP (100% colaboradores avaliados); Contrato Individual de Trabalho (CIT) rege-se pelo modelo de avaliação próprio, com regras análogas às estabelecidas no SIADAP. A avaliação de desempenho dos dirigentes segue regras idênticas às estabelecidas no SIADAP, com adaptações. Os colaboradores e dirigentes tiveram os objetivos contratualizados de acordo com o modelo de avaliação de desempenho aplicável. 36% dos colaboradores da espap participaram em pelo menos uma ação de formação (interna ou externa). 3 Atividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço Foi definido o modelo de governação de processos da espap. 3.1 Existem manuais de procedimentos Os processos prioritários continuam a ser definidos e X internos? documentados através da produção de manuais de procedimentos internos. 3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e X De acordo com a legislação aplicável e delegação de competências. formalizada? 3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X Não está implementado um sistema formal de rotação de funções, até pela falta de recursos para se efetuar a rotação, mas está 3.4 Está implementado um sistema de prevista e tem vindo a ter aplicação a mobilidade interna de rotação de funções entre X colaboradores entre orgânicas em função das necessidades da trabalhadores? organização e das competências, experiência e expetativas das pessoas. 3.5 As responsabilidades funcionais pelas Sim, essas responsabilidades são estabelecidas e formalizadas na diferentes tarefas, conferências e X documentação gerada relativa aos processos e procedimentos controlos estão claramente internos. definidas e formalizadas? 3.6 Há descrição dos fluxos dos Sim, quer os fluxos, quer os centros de responsabilidade são processos, centros de X definidos e formalizados na documentação gerada relativa aos responsabilidade por cada etapa e processos e procedimentos internos. dos padrões de qualidade mínimos? 3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias? X Sim, os circuitos de documentos são definidos e formalizados na documentação gerada relativa aos processos e procedimentos internos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 64

65 Questões 3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas? 3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado? Aplicado S N NA X X Fundamentação 4 Fiabilidade dos sistemas de informação 4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? 4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? 4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? 4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? X X X X A espap suporta a gestão financeira na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP; a gestão de pessoas na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP; a gestão documental nas soluções godocs/smartdocs/skelta. O sistema GeRFiP está integrado com o GeRHuP. Os restantes sistemas não estão integrados, sendo efetuado o cruzamento de informação manualmente, até que se encontre em produtivo a integração dos mesmos. 4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? 4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)? 4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X X X A política de segurança da informação encontra-se em vigor na espap, no âmbito do processo de gestão de segurança da informação do sistema de gestão de serviços de TI, segundo a norma ISO 27001; Para além das políticas e processos de gestão de TI, estão asseguradas as condições tecnológicas para a segurança e salvaguarda física e lógica da informação (incluindo o controlo sobre os mecanismos de acesso), nos sistemas locais e nos sistemas geridos a partir do Centro de Processamento Dados (CPD) da espap. Vamos iniciar em 2017 as alterações necessárias ao compliance com a GDPR. Legenda: S (Sim) N (Não) NA (Não aplicável). Fig. 15 Avaliação do SCI 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 65

66 3.4 medidas de reforço positivo do desempenho reforço positivo do desempenho No domínio do desempenho organizacional e da identificação de melhorias para o seu reforço positivo, sintetizam-se algumas das iniciativas e ações implementadas de modo transversal à organização:» Inquéritos de satisfação de clientes relativamente ao Centro de Contacto espap, ao Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, aos Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP, ao Sistema Nacional de Compras Públicas e aos serviços de Gestão do Parque de Veículos do Estado, de modo a assegurar a monitorização e identificar áreas de melhoria e ações a implementar.» Comité de Planeamento e Operações CPO, que consistiu na realização de reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os diretores, com o objetivo de planear atividades, acompanhar o desempenho das orgânicas, da operação e articular prioridades, necessidades e recursos.» As reuniões de CPO realizam-se bimensalmente, sendo uma reunião com âmbito estratégico, onde se discutem as linhas de ação e se priorizam as iniciativas a implementar, e outra mais operacional, que inclui a monitorização da execução dos planos de ação e orçamental das diversas orgânicas e a análise dos respetivos indicadores de desempenho.» O processo de planeamento é suportado pela intranet corporativa através de uma área destinada à monitorização dos planos e indicadores de desempenho das orgânicas, bem como à disponibilização dos instrumentos de gestão, partilhada pelo Conselho Diretivo e dirigentes;» Avaliação de desempenho de colaboradores, em curso o ciclo , tendo sofrido os ajustes necessários para adaptação da estratégia. O modelo de avaliação de desempenho da espap, para colaboradores que desempenham funções ao abrigo de Contrato Individual de Trabalho (CIT) e para dirigentes intermédios, foi definido com regras idênticas às estabelecidas no SIADAP, com as devidas adaptações. Deste modo, foi possível articular o desempenho organizacional com o desempenho das equipas e colaboradores, de modo uniforme e consistente na organização.» Sistema de gestão e monitorização de projetos, implementado desde 2013, permitindo a gestão do ciclo de vida dos vários projetos e iniciativas desenvolvidas na espap, com reporting periódico automatizado. Em 2016, foram iniciados trabalhos de estruturação da gestão de portefólio (seleção e priorização de projetos) com duas universidades portuguesas de referência. Adicionalmente prosseguiram os trabalhos que visam permitir o suporte por parte do GERProj ao alinhamento estratégico dos projetos, esperando-se que sejam concluídos durante o ano de 2017.» Projeto de implementação do Sistema de Gestão Integrado (SGI), que consiste na adoção da norma ISO/IEC 20000, como referencial de suporte ao Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação (SGSTI), e da norma ISO/IEC 27001, como referencial de suporte ao seu Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI), integrando estes dois sistemas de gestão num único que enquadra todas as suas atividades, sejam elas de relacionamento com os clientes e demais partes interessadas, seja na organização, gestão interna dos seus processos e controlos de segurança da informação. A implementação do SGSTI é orientada à melhoria da qualidade dos serviços prestados e, consequentemente, reflete-se no aumento da satisfação dos clientes, representando um valor acrescido para o negócio da espap que, é expectável que aumente, à medida que o nível de maturidade dos processos cresça, impulsionado pelo ciclo de melhoria contínua, inerente ao sistema de gestão. Em 2016, foi implementado o plano de ações espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 66

67 corretivas das não conformidades identificadas. O projeto sofreu uma alteração de âmbito tendose efetuado um processo de adequação da quase totalidade dos processos desenhados, para garantir uma melhor adequação à realidade processual, bem como aos atuais recursos financeiros e humanos. Com a implementação dos processos, bem como a recolha de métricas e observação dos resultados, a espap tem agora condições para prestar serviços partilhados com maior eficiência e eficácia;» Inquéritos de satisfação de colaboradores e de feedback a dirigentes que, tendo a participação e envolvimento dos colaboradores, permitem identificar áreas de melhoria e ações a implementar;» Ainda no domínio do desenvolvimento de competências e conhecimentos essenciais ao bom desempenho da organização, foi estruturado o plano de formação que visa dotar as equipas de competências necessárias para garantir a excelência da prestação de serviços das equipas nos diversos domínios de intervenção da espap. Em 2016, dado os constrangimentos orçamentais foi possível ministrar horas de formação com 156 participações em 17 ações de formação boas práticas Durante 2016, a espap não se candidatou a distinções. Foi obtida a certificação avançada da SAP, denominada por Advanced Customer Center of Expertise (ACCoE). Com a sua concretização a espap foi a primeira entidade nacional com a certificação SAP ACCoE comparação com outros serviços A prática de benchmarking ou comparação com entidades de idêntica atividade requer a maturidade dos serviços prestados, tal como a implementação de processos estruturados de definição, recolha e análise de dados comparativos, de modo a assegurar consistência e fiabilidade da informação e dos resultados obtidos. Em 2016 foi dada continuidade à consolidação e disseminação dos processos e práticas de suporte à monitorização sistemática dos indicadores relevantes por cada uma das orgânicas da espap, com destaque para os indicadores de nível de serviço prestado. Como indicadores de benchmarking externo, podem ainda ser referidos os resultados obtidos nos inquéritos de satisfação de utilizadores dos serviços espap, nomeadamente:» Utilizadores do Centro de Contacto da espap, no âmbito do qual se solicita a comparação do serviço prestado com outros serviços de apoio ao cliente (informação detalhada no ponto do presente relatório), sendo que:» 48% dos inquiridos considera que o serviço prestado é muito melhor ou melhor;» 37% considera que o serviço é idêntico;» 5% considera que o serviço é pior ou muito pior;» 10% não sabe ou não responde. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 67

68 » Utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP atendimento telefónico, no âmbito do qual se solicita a comparação do serviço prestado com outros serviços de apoio telefónico (informação detalhada no ponto do presente relatório), sendo que:» 61% dos participantes considera que o serviço prestado é muito melhor ou melhor;» 37% considera que o serviço prestado é idêntico;» 2% considera que o serviço prestado é pior.» Utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP, no âmbito do qual se solicita a comparação do serviço prestado com outros serviços de apoio a clientes (informação detalhada no ponto do presente relatório), sendo que:» 42% dos participantes considera que o serviço prestado é melhor;» 58% considera que o serviço prestado é idêntico;» 0% considera que o serviço prestado é pior. 3.5 medidas de modernização administrativa Relativamente às medidas de modernização administrativa desenvolvidas, nomeadamente relativas à desburocratização, qualidade e inovação, destacamos as seguintes:» Desmaterialização e simplificação de processos internos nas áreas de:» Gestão do ciclo de vida de projetos;» Gestão de recursos humanos;» Gestão documental;» Gestão de recursos comuns;» Emissão e cobrança de receita;» Gestão de fundo de maneio;» Gestão do PVE;» Relacionamento com o cliente;» A iniciativa espap 180º - instrumento de feedback a dirigentes, como uma medida inovadora de desenvolvimento organizacional não só na Administração Pública, como também no setor privado. Trata-se de uma ação anual que visa o desenvolvimento pessoal e profissional dos dirigentes, um dos fatores críticos de sucesso para o desempenho das equipas e da organização;» A criação e mobilização de Redes Colaborativas entre os diversos stakeholders da espap, que tem sido umas das apostas da espap. A colaboração em rede tem tido resultados significativos ao nível da partilha de conhecimento e de experiências, que potenciam a inovação e a adoção das melhores práticas em termos do modelo de serviços partilhados e compras públicas;» O lançamento do conceito inovador de Serviços Partilhados de Project Management Office (SPPMO), que pretende aumentar a eficácia e eficiência da gestão de recursos e de projetos na Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 68

69 4 síntese da atividade desenvolvida O plano de atividades da espap apresenta uma taxa de execução global de 92%, considerando integralmente as medidas planeadas, após revisão do Plano de Atividades aprovado. Plano de Atividades 2016 Unidades Orgânicas Plano revisto em julho Taxa de realização Direção de Serviços Partilhados de Finanças 78% Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos 100% Direção de Compras Públicas 101% Direção de Veículos do Estado e Logística 73% Direção de Sistemas de Informação 100% Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação 78% Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação 115% Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional 102% Direção de Administração Geral 79% Gabinete de Apoio Jurídico 100% Taxa de realização global 1) 92% 1) Taxa de realização considerada para todos os indicadores e atividades monitorizadas, com ponderação idêntica. A taxa de execução dos indicadores do plano de atividades é calculada pela relação direta entre o valor realizado e o planeado, exceto para indicadores em QUAR, cujo cálculo é efetuado de acordo com as orientações técnicas do Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços (CCAS). Fig. 16 Plano de Atividades 2016 taxa de execução global De seguida apresenta-se a síntese da atividade desenvolvida pela espap por área de atividade/serviço, bem como pelas áreas transversais corporativas e de suporte à organização, evidenciando os resultados da execução do plano de atividades de 2016, decorrentes da monitorização a 31 de dezembro. 4.1 serviços partilhados de finanças Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP), que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P). Em 2016, a atividade da espap no âmbito da Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF) teve como principais áreas de foco:» Implementação do novo Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), no que se refere à evolução da atual solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP) para o SNC-AP. Foi criado um projeto piloto do SNC- AP e integração com o S3CP, tendo sido enviados os primeiros ficheiros de testes para o S3CP dos organismos pilotos, conforme regras estipuladas na circular da DGO. A candidatura SAMA espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 69

70 2020 aprovada, no que se refere à componente do Programa Transformacional de Gestão Financeira Pública e implementação do novo referencial contabilístico (SNC-AP), não avançou por falta de apoio financeiro público nacional.» Operacionalização da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) e coordenação do respetivo grupo de trabalho. A solução desenvolvida encontra-se em produção, embora os fornecedores identificados para esta fase se encontrem ainda a adaptar os seus sistemas de informação. A candidatura SAMA 2020 aprovada, no que se refere ao Programa de Implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP), iniciou em 2016 a execução física e financeira.» Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Tendo sido desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP desenvolvimento do Business Analytics (otimização de mapas) em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança). Devido aos atrasos nas entregas do fornecedor PTSI, subsistem três mapas que ainda não se encontram em produção;» Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP desenvolvimento do GeRFiP 4.0 em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança). A escassez de recursos internos para afetar a este projeto e a impossibilidade de contratação externa devido às restrições orçamentais comprometeu o desenvolvimento desta ação em 2016;» Desenvolvimento do portal de apoio à Comissão de Normalização Contabilística (CNC) para monitorização dos pilotos do SNC-AP, em cooperação com a DSI e CNC, nomeadamente no controlo de projeto (definição de requisitos e testes). O portal foi disponibilizado à CNC a 21 de junho de 2016;» Realização do questionário de satisfação aos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, que teve como resultado de satisfação global o valor de 3,2 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais elevado) satisfação dos clientes com os serviços partilhados de finanças Foi realizado pelo 4.º ano consecutivo, o inquérito de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP. Tendo sido considerada uma amostra de clientes, que corresponde a 100% do universo, obteve-se uma participação de 18% dos utilizadores do atendimento telefónico e 17% dos utilizadores do portal GeRFiP. O resultado de satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP foi de 3,2 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo). O inquérito e resultados encontram-se detalhados no ponto do presente relatório. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 70

71 indicadores de atividade dos serviços partilhados de finanças Principais indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças: Serviços Partilhados de Finanças Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º entidades AP implementadas em SP Finanças GeRFiP ,33% 2. N.º faturas ou documentos equivalentes processados ,00% 3. N.º pedidos de serviço e apoio ,90% 4. N.º pedidos de dados mestre ,22% 5. N.º contas de gerência produzidas a) na 6. N.º contactos via atendimento telefónico ,60% 7. % cumprimento de níveis de serviço 93% 92% -1,08% 8. N.º utilizadores registados em GeRFiP ,19% Qua. 7 Indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças Nota a) Foi alterada a fórmula de apuramento do N.º de contas de gerência produzidas no ano de evolução dos níveis de serviço do centro de serviços partilhados de finanças Níveis de serviço estabelecidos por tipo de pedido: - Dados mestre = 1 dia útil (0.5 dias úteis em caso de pedido urgente); - Serviço = 2 dias úteis (1 dia útil em caso de pedido urgente); - Apoio técnico e funcional e pedidos classificados incorretamente= 3 dias úteis (1.5 dias úteis em caso de pedido urgente). Fig. 17 CSP de Finanças 2016 Evolução mensal dos níveis de serviço A evolução mensal dos níveis de serviço, durante o ano de 2016, registou uma queda entre março e abril, como consequência da redução da equipa do Centro de Serviços Partilhados de Finanças, pela falta de capacidade de retenção de pessoas, face às restrições da política remuneratória e de gestão de carreiras na Administração Pública, e na impossibilidade de substituição das mesmas devido a condicionantes legais. Neste contexto, foi necessário recorrer ao reforço da contratação externa para suprir a falta de capacidade na prestação do serviço. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 71

72 4.1.2 execução do plano de atividades OO (UO) DSPF.OO01. Atividade/ Iniciativa FE-AP Implementar Faturação Eletrónica na AP ID Indicador Meta DSPF.IND01 N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE- AP (acumulado) (IND1. QUAR) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. [2;8] % Observações A solução está em produção, mas os fornecedores identificados para esta fase, estão ainda a adaptar os seus sistemas de informação. DSPF.OO02 SPFIN Gerir Níveis de Serviço do Centro de Serviços Partilhados de Finanças DSPF.IND02 % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de Finanças) (IND11.QUAR) [80%; 94%] 95% 98% 134% A média anual acumulada permitiu superar o valor crítico definido DSPF.OO03 SPFIN Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPFIN DSPF.IND3 Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (1-4) (IND12.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 3,2 100% O grau de satisfação dos clientes dos SPFIN permitiu atingir a meta definida. TOTAL (PA) 78% Fig. 14 Execução do Plano de Atividades da DSPF 4.2 serviços partilhados de recursos humanos expansão dos serviços partilhados de recursos humanos Os Serviços Partilhados de Recursos Humanos assentam na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP). Em 2016, a atividade da espap no âmbito da Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH) teve como principais áreas de foco:» Conclusão da implementação da atual solução de gestão administrativa e vencimentos do GeRHuP na área de governação das Finanças;» Migração dos trabalhadores em requalificação de funções do sistema SRH para o GeRHuP;» Evolução e consolidação do desenvolvimento das fases de back end do GeRHuP: gestão administrativa e vencimentos, gestão de assiduidade e trabalho extraordinário, e gestão de deslocações;» Consolidação do desenvolvimento do portal GeRHuP front end que permite a desmaterialização dos processos administrativos, com a implementação de processos de suporte à gestão de recursos humanos, e a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente;» Prestação de serviços partilhados de recursos humanos aos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos e visando a sua satisfação. A candidatura SAMA 2020 aprovada, no que se refere à componente do GeRHuP Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado, continuou em 2016 a execução física e financeira, no espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 72

73 desenvolvimento do GeRHuP, quer na fase 1 quer na vertente de self-service, e na implementação para a AT e para trabalhadores em requalificação de funções. GeRHuP Autoridade Tributária e Aduaneira A expansão da solução atual do GeRHuP para a Autoridade Tributária e Aduaneira verificou-se em fevereiro de 2016, com o início do processamento de vencimentos e gestão administrativa de pessoal para cerca de trabalhadores. Durante o ano de 2016, dada a dimensão de trabalhadores que acarreta necessariamente uma maior complexidade da operação, a solução tem vindo a ser estabilizada e afinada com vista a responder da forma mais adequada às necessidades deste organismo cliente. GeRHuP trabalhadores em requalificação de funções Os trabalhadores em requalificação de funções, que ainda se encontravam a ser processados pelo SRH, foram migrados para o GeRHuP durante o ano de Com esta ação, os pagamentos a estes trabalhadores passaram a estar consolidados apenas numa única aplicação de vencimentos, o GeRHuP. GeRHuP reestruturação organizacional da GAF do Ministério das Finanças Na sequência do artigo 17.º do Decreto-lei n.º 18/2016, de 13 de abril, na redação que lhe foi dada pelo Decreto-lei n.º 35-A/2016, 30 de junho, que estabelece as normas de execução do Orçamento do Estado para 2016, foi assegurada a transição em GeRHuP da Gestão Administrativa e Financeira (GAF) do Ministério das Finanças para a autonomização de cada entidade em termos financeiros e de reporte a entidades, no âmbito da gestão administrativa de pessoal e de vencimentos. GeRHuP piloto na Educação Durante 2016 foi realizada a preparação do projeto de implementação do GeRHuP na área de governação da Educação. O plano de projeto prevê um piloto do GeRHuP no IGeFE e em 17 agrupamentos de escolas de Lisboa e a posterior massificação progressiva aos restantes agrupamentos escolares (811 no total) e 12 serviços centrais, totalizando cerca de trabalhadores. A decisão da expansão do GeRHuP na Educação está em avaliação pela nova equipa governativa, pelo que não foi possível avançar com a implementação do projeto piloto no ano de desenvolvimento e consolidação da solução GeRHuP Em 2016, foi dada continuidade ao desenvolvimento da solução GeRHuP, nas componentes de back end e de front end. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 73

74 GeRHuP back end O plano de 2016 previa a aceitação definitiva da implementação do GeRHuP back end fase 1, que engloba as seguintes componentes:» Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos;» Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário;» Lote 3 Gestão de deslocações. Os três lotes estão em fase adiantada de desenvolvimento, subsistindo, no entanto, um conjunto de requisitos que aguardam conclusão, prevista durante A impossibilidade de conclusão desta fase do projeto deve-se à necessidade de estabilizar algumas soluções de maior complexidade do lote 1, tendo sido necessário dar prioridade a correções dessas soluções e a um maior acompanhamento dos clientes na sua utilização. Por conseguinte, houve a necessidade do fornecedor replanear os restantes entregáveis dos lotes 1, 2 e 3. portal GeRHuP front end A componente de front end da solução, designada por portal GeRHuP, é fulcral para que se consigam atingir as economias de tempo e de custos operacionais, decorrentes da mudança de paradigma pela disseminação do regime de self service, suportada pela desmaterialização dos processos administrativos para trabalhadores, dirigentes e áreas de recursos humanos. Devido aos constrangimentos orçamentais verificados ao longo de 2016 foi necessário rever os objetivos e a forma como seriam disponibilizadas as funcionalidades no portal GeRHuP. Tendo como certo apenas a utilização de recursos internos e ao optar-se por uma estratégia de releases, deu-se especial enfoque à disponibilização de funcionalidades técnicas que permitirão um maior controlo nos processos de rollout, uma redução nos pedidos de apoio técnico, bem como uma melhor base técnica para futuras evoluções. A espap propôs-se a implementar em 2016 uma nova versão dos seguintes processos de negócio no portal do trabalhador e dirigente:» Alterar dados pessoais (revisto);» Alterar dados familiares (revisto);» Alterar dados fiscais (revisto). O arranque das atividades necessárias para a implementação destas novas versões dos processos também foi impactada pela falta de capacidade de recursos humanos nas áreas técnicas da espap, tendo-se apenas concretizado no início do 4.º trimestre, encontrando-se neste momento em fase de desenvolvimento. Em 2016 foi dada especial atenção à evolução tecnológica do portal GeRHuP, tendo sido realizadas as seguintes evoluções e melhorias:» Evolução da solução de BPM (Sequence) para a versão 7.9; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 74

75 » Evolução da solução do portal para SharePoint 2013;» Ajustamento do look & feel do portal para estar mais próximo da imagem corporativa da espap;» Implementação da funcionalidade técnica que permite a gestão da disponibilização de funcionalidades às entidades aderentes ao portal;» Implementação da funcionalidade que possibilita a solicitação de 2.ª via de credenciais de acesso, quando ainda não existe registo no portal. Em 2016, e decorrentes de contratos anteriormente firmados, continuaram os trabalhos de análise e desenvolvimento que permitirão a disponibilização futura de novos processos no portal, nomeadamente:» Deslocação em serviço e ajudas de custo;» Prestações sociais;» Trabalho suplementar;» Acumulação de funções;» Alteração de horário de trabalho. Foi ainda possível proceder à contratação de serviços de desenvolvimento para o processo:» Justificação de faltas. Face à impossibilidade de proceder a novas aquisições, encontra-se pendente a implementação dos seguintes processos:» Processar estatuto trabalhador-estudante:» Processar estatutos;» Processar equiparação a bolseiros;» Processar acumulação de férias de anos anteriores;» Definir plano de férias anual (revisto);» Alterar plano de férias (revisto);» Processar licenças;» Processar licenças parentais iniciais/adoção;» Processar dispensa para amamentação/aleitação;» Processar licença parental do pai satisfação dos clientes com os serviços partilhados de recursos humanos Foi realizado pela primeira vez o inquérito de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP. Tendo sido considerada uma amostra de 129 utilizadores, que corresponde ao universo, tendo-se obtido uma participação de 26%. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 75

76 O resultado de satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos GeRHuP foi de 3,35 na escala de 1 a 5 (sendo 5 o valor mais positivo), traduzindo-se em 2,68 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo) para o valor considerado no QUAR. O inquérito e resultados encontram-se detalhados no ponto do presente relatório indicadores de atividade dos serviços partilhados de recursos humanos Principais indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos: Serviços Partilhados de Recursos Humanos Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º entidades AP implementadas em SPRH GeRHuP a) % 2. N.º trabalhadores com vencimentos processados GeRHuP % 3. total/ano de vencimentos processados GeRHuP % 4. N.º pedidos de apoio clientes GeRHuP % 5. % cumprimento de níveis de serviço 99% 100% 1% Qua. 8 Indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos Nota a) Em 2016 foram extintas duas entidades, o Gabinete do Secretário de Estado do Tesouro e o Gabinete do Secretário de Estado das Finanças e foi implementada em GeRHuP mais uma entidade, a AT. Outros indicadores de caráter operacional que refletem a atividade da área: Indicadores Var.(%) 1. N.º alterações legais implementadas em GeRHuP % 2. N.º casos de teste GeRHuP % 3. N.º alterações ao sistema (melhoria contínua) % Qua. 9 Outros indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 76

77 evolução dos níveis de serviço do centro de serviços partilhados de recursos humanos 100% 100% 100% 100% 100% 50% SLA cumprido SLA não cumprido 0% 0% 0% 0% 0% 1.º Trimestre 2.º Trimestre 3.º Trimestre 4.º Trimestre Níveis de serviço estabelecidos por tipo de pedido processamento de vencimentos: - Envio de ficheiro para entidades bancárias = até às 14h00 do dia útil seguinte ao pedido do cliente (limite: 14h00 do 3.º dia útil anterior à data de pagamento) - Envio de notas de abonos e descontos = até às 13h00 do dia seguinte ao da receção do pedido Fig. 18 CSP Recursos Humanos 2016 Evolução dos níveis de serviço (média trimestral acumulada) O cumprimento integral dos níveis de serviço ao longo de 2016, revela a consolidação da capacidade de prestação de serviço nesta área e a robustez da solução GeRHuP, apesar do aumento em mais de 600% do número de trabalhadores processados em vencimentos pelos serviços partilhados de recursos humanos execução do plano de atividades OO (UO) DSPRH.OO01 Atividade/ Iniciativa SPRH Processamento de vencimentos ID Indicador Meta DSPRH.IND01 N.º de trabalhadores com vencimentos processados em SPRH/GeRHuP (IND2. QUAR) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. [11400; 14600] % Observações O indicador foi atingido com sucesso com a entrada da Autoridade Tributária e Aduaneira no GeRHuP, com processamento de vencimentos dos seus trabalhadores a partir de fevereiro de Adicionalmente, este resultado foi incrementado com a entrada em GeRHuP dos trabalhadores em requalificação de funções que eram processados pelo sistema SRH, consolidando assim os vencimentos destes trabalhadores numa única plataforma. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 77

78 OO (UO) DSPRH.OO02 DSPRH.OO03 DSPRH.OO04 DSPRH.OO05 Atividade/ Iniciativa SPRH Gestão dos níveis de serviço Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPRH GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário GeRHuP Back end Fase 1 - Lote 3 Gestão de deslocações em serviço GeRHuP Atualizar o sistema de acordo com as alterações legislativas em vigor ID Indicador Meta DSPRH.IND02 DSPRH.IND03 DSPRH.IND04 DSPRH.IND05 DSPRH.IND06 DSPRH.IND07 % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de RH) (IND11. QUAR) Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de RH (1-4) (IND12. QUAR) Conclusão do desenvolvimento do Lote 1 Conclusão do desenvolvimento do Lote 2 Conclusão do desenvolvimento do Lote 3 % de cumprimento de atualização do sistema (média mensal) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. [80%; 94%] 95% 100% 141% [2,5; 3,5] 3,6 2,68 100% 100% NA 91% 91% 100% NA 91% 91% 100% NA 93% 93% 90% NA 72,8% 81% TOTAL (PA) 100% Observações A evolução dos níveis de serviço regista uma progressão positiva no cumprimento dos prazos estabelecidos face ao ano anterior, o que revela a consolidação da capacidade de prestação de serviço nesta área, apesar do aumento em mais de 600% do número de trabalhadores processados em vencimentos pelos serviços partilhados de recursos humanos. O grau de satisfação dos clientes dos SPRH permitiu atingir a meta definida. Os lotes encontram-se praticamente concluídos, subsistindo, no entanto, um conjunto de requisitos que aguardam a conclusão do seu desenvolvimento, previsto para A escassez de recursos humanos, a necessidade de evoluir, face às alterações legislativas verificadas, assim como a necessidade de dar suporte às funcionalidades do lote 1 que se encontram em utilização pelos organismos clientes, reduziram o número de recursos disponíveis para o projeto de desenvolvimento e consolidação da solução GeRHuP, obrigando à revisão do plano de trabalhos inicial. Dada a escassez de recursos humanos, a necessidade de evoluir, face às alterações legislativas verificadas, e dar suporte às funcionalidades do lote 1 que se encontram em utilização pelos organismos clientes, nem sempre foi possível disponibilizar a alteração na data prevista. No entanto, uma vez que o sistema assegura o cálculo retroativo a meses anteriores, por regra o que não é possível disponibilizar tem prioridade baixa e não tem impacto para o cliente. Fig. 16 Execução do Plano de Atividades da DSPRH espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 78

79 4.3 compras públicas A espap é a entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), funcionando em rede com as Unidades Ministeriais de Compras (UMC), entidades compradoras (por imposição legal ou adesão voluntária de base contratual), bem como com outros stakeholders do setor. A atividade da espap no domínio da Direção de Compras Públicas (DCP), em 2016, teve com principais áreas de foco:» Preparação e lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro. No entanto, em consequência da decisão do Supremo Tribunal Administrativo (STA) de declarar inválidas duas normas do AQ de Refeições Confecionadas, a espap decidiu suspender o lançamento de novos procedimentos;» Melhoria do sistema de informação e gestão do SNCP com a integração dos diversos sistemas existentes;» Promoção da agregação de necessidades junto das entidades compradoras que integram o SNCP, com a realização de dois processos de recolha de necessidades no âmbito dos serviços de clipping e da Lusa, num trabalho conjunto com a Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros;» Promoção da realização de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) com as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) e alargando o seu âmbito às entidades compradoras voluntárias e aos cocontratantes, tendo sido realizados oito FOC ao longo de 2016;» Promoção da capacitação de elementos das UMC e de responsáveis de entidades que integram o SNCP e que trabalham na área da contratação pública, tendo sido realizadas seis ações nas quais participaram mais de 120 formandos;» Definição de equipas multidisciplinares nos júris dos concursos;» Criação de comissões técnicas especializadas de apoio na preparação de acordos quadro, nomeadamente para o novo acordo quadro de Combustíveis Rodoviários;» Avaliação da qualidade dos serviços prestados ao SNCP, tendo sido realizados dois questionários, um às entidades compradoras (vinculadas e voluntárias) e outro aos cocontratantes;» Continuação do trabalho de identificação e sistematização das melhores práticas de contratação pública num manual único, prevendo-se a sua conclusão e divulgação em acordos quadro No final de 2016, estavam em vigor 11 acordos quadro: Acordos quadro Data de entrada em vigor AQ-EI Aquisição e aluguer operacional de equipamento informático AQ-GN Fornecimento de gás natural em regime de mercado livre AQ-SMAVAC Manutenção de sistemas de AVAC AQ-ELE Fornecimento de eletricidade em regime de mercado livre AQ-PECON Papel e Economato AQ-SMIE Manutenção de instalações de elevação ) espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 79

80 Acordos quadro Data de entrada em vigor AQ-SITIC Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicações - (TIC) ) AQ-MOB Mobiliário AQ-HL Higiene e Limpeza AQ-LS Licenciamento de software e serviços conexos AQ-VS Vigilância e segurança ) Acordo quadro de utilização facultativa para todas as entidades que integram o SNCP Qua. 10 Acordos quadro em vigor a 31 de dezembro de 2016 Em 2016, foram celebrados os seguintes acordos quadro: AQ-EI Aquisição e aluguer operacional de equipamento informático AQ-GN Fornecimento de gás natural em regime de mercado livre AQ-SMAVAC Manutenção de sistemas de AVAC E foram lançados dois concursos públicos para celebração de novos acordos quadro: Concursos AQ-SMT Serviço móvel terrestre AQ-CR Combustíveis rodoviários Data de lançamento Deliberação do Conselho Diretivo da espap A 28 de outubro de 2016, revogação da decisão de contratar A 28 de outubro de 2016, decisão de não adjudicação Qua. 11 Concursos públicos 2016 Contudo, nenhum destes concursos públicos resultou em acordo quadro, por deliberação do Conselho Diretivo da espap. No âmbito dos acordos quadro o Conselho Diretivo da espap deliberou ainda: Acordo quadro AQ-RC Refeições Confecionadas AQ-VAM Aquisição Aquisição de Veículos Automóveis AQ-CI Cópia e Impressão em regime de outsourcing Deliberação do Conselho Diretivo da ESPAP A 28 de outubro de 2016, decisão de suspensão do acordo quadro A 28 de outubro de 2016, revogação da decisão de contratar A 10 de novembro de 2016, revogação da decisão de contratar Qua. 12 Deliberações do Conselho Diretivo da espap sobre acordos quadro 2016 A deliberação do Conselho Diretivo da espap de suspensão do acordo quadro de Refeições Confecionadas deveu-se à decisão do Supremo Tribunal Administrativo (STA) de declarar inválidas duas normas do AQ: a norma do requisito que exige a demonstração de experiência do fornecedor; a norma da cláusula de remuneração da espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 80

81 A cláusula de remuneração foi declarada inválida devido à ausência de uma portaria que regula a remuneração da espap no âmbito do SNCP. A espap fez uma proposta de portaria que foi publicada a 27 de janeiro de 2017, Portaria n.º 40/2017. Dado que a cláusula de remuneração é comum a todos os acordos quadro, o Conselho Diretivo da espap decidiu suspender o lançamento de novos acordos quadro até à data de publicação da referida portaria. No final de 2016 a espap dispunha de sete acordos quadro prontos para lançamento, estando cinco deles em desenvolvimento pela DCP e dois pela DVEL entidades compradoras voluntárias Em 2016, a espap continuou o esforço de alargamento do universo de entidades que integram o SNCP de forma voluntária, registando-se um total de 624 entidades (mais cerca de 2,5% do que o registado no final de 2015). Ao longo deste ano, e dando seguimento à estratégia adotada desde 2011, o principal objetivo referente às entidades compradoras voluntárias incidiu sobre a prestação de apoio ao lançamento de procedimentos ao abrigo de acordos quadro, para que estas entidades aumentassem a frequência da sua utilização, em detrimento do crescimento do número de adesões. Total de adesões Variação Tipologia de entidade (%) ( ) Administração Autónoma ,0% Autarquias Locais ,1% Setor Empresarial do Estado ,4% Setor Empresarial Local ,9% Outras Pessoas Coletivas ,9% TOTAL ,5% As tipologias indicadas compreendem: Administração Autónoma: Regiões Autónomas (órgãos e serviços da Administração Regional), Associações Públicas e Privadas de Direito Público, Ordens Profissionais, Institutos Públicos integrados nas Regiões Autónomas; Autarquias Locais: Municípios e Freguesias; Setor Empresarial do Estado: Entidades Públicas Empresariais e Sociedades Anónimas de capitais públicos; Setor Empresarial Local: Entidades Empresariais Municipais, Empresas Municipais e Entidades Empresariais Intermunicipais; Outras Pessoas Coletivas: Entidades Reguladoras, Entidades Regionais de Turismo e Centrais de Compras. Qua. 13 SNCP Evolução das Entidades Compradoras Voluntárias Importa referir que no final de 2016 integravam o SNCP aproximadamente 80% dos municípios portugueses (248), correspondendo a mais de 85% dos municípios do Continente, e 123 empresas do Setor Empresarial do Estado, incluindo todas as Entidades Públicas Empresariais (E.P.E.) da área de governação da Saúde. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 81

82 sistemas de informação Os sistemas de informação de suporte ao SNCP são peças essenciais na estratégia para a sua evolução. Em 2015, a espap apresentou uma candidatura a financiamento comunitário no âmbito do SAMA 2020, para o projeto de desenvolvimento, a três anos, de um conjunto muito relevante de sistemas de informação do SNCP. Este investimento permitiria dotar o SNCP de ferramentas tecnológicas fundamentais à sua consolidação, com melhorias significativas em termos de usabilidade e interoperabilidade entre as várias ferramentas disponibilizadas. A candidatura SAMA 2020 foi aprovada, contudo, face aos constrangimentos orçamentais verificados em 2016, o projeto não avançou por falta da componente de investimento nacional. Não foi assim possível contratualizar e executar os desenvolvimentos aos sistemas de informação aprovados que aqui destacamos:» CNCP Catálogo Nacional de Compras Pública;» Plataforma PAN/FAN Plano Anual de Necessidades/ Ferramenta de Agregação de Necessidades;» PEC Plataforma Eletrónica de Contratação;» CRM ( , fórum);» Reporting;» Monitorização de contratos;» Interoperabilidade. Ainda assim foram desenvolvidos em 2016 projetos relevantes nesta área, designadamente: integração com o Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI) para efeitos de submissão automática da contratação e da poupança Em maio, entrou em produção o projeto de integração da Plataforma Eletrónica de Contratação Pública (PECP) com o SRVI para submissão de relatórios de contratação e cálculo de poupanças. Após a implementação foram identificados alguns constrangimentos técnicos que impediam que a informação chegasse corretamente ao SRVI, tendo-se conseguido uma integração de cerca de 70%. Apesar de não totalmente integrado foi possível verificar que o novo processo reduzia a carga burocrático-administrativa das entidades na submissão da informação relativa à contratação e aumentava a fiabilidade da informação relativa à adjudicação. Mais importante ainda, contribuía de forma muito significativa para reduzir o número de entidades que integram o SNCP que, após a adjudicação, não submetiam o respetivo relatório de contratação, conforme obrigação constante do regulamento do SNCP. consolidação do processo de integração do portal BASE com o SRVI Embora a integração dos dois sistemas tenha ocorrido em 2015, em 2016 verificaram-se desenvolvimento de funcionalidades adicionais no SRVI, nomeadamente por forma a ser possível a espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 82

83 edição e correção de dados, bem como a implementação de automatismos para agilizar o processo de atualização semanal dos dados recebidos do IMPIC na componente do portal BASE. Foram também criados relatórios no SAP/BO permitindo, em múltiplas vertentes, análises da contratação pública em Portugal, com especial foco na contratação no âmbito do SNCP. Sistema de Autenticação e Credenciação (SAC) e SRVI Em 2016 foi implementado um conjunto relevante de funcionalidades no SAC e no SRVI. No SAC as melhorias relacionaram-se com o aumento dos campos para classificação das entidades, com destaque para os que tinham como objetivo permitir o envio da hierarquia das entidades para a Ferramenta de Agregação de Necessidades. Em termos de SRVI implementaram-se melhorias nas funcionalidades de exportação de dados e foram desenvolvidos novos écrans. Ferramenta de Agregação de Necessidades (FAN) Gerida pela Gatewit, esta ferramenta entrou em produção em julho, tendo permitido a recolha de mais de preços unitários contratualizados por todas as UMC para todos os acordos quadro. Os preços recolhidos correspondem a cerca de preços do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP). integração de bases de dados adicionais no SAP/BO Em 2016 foram integradas novas bases de dados no SAP/BO, nomeadamente as relativas a pedidos de exceção e aos preços unitários recolhidos através da FAN, tornando-se assim mais fácil a sua análise. Está em estudo a forma de disponibilização destes dados a um conjunto de utilizadores externos, tais como os responsáveis das UMC. plataforma web de automatização dos pedidos de exceção Esta plataforma, implementada a 1 de setembro de 2015, permitiu a desmaterialização da submissão de pedidos de exceção, até então efetuada através do preenchimento de um formulário, remetido à espap por , com posterior tratamento não automatizado. O desenho deste processo e desta desmaterialização tinha como premissa a prorrogação da delegação na espap de competências para homologação de pareceres a pedidos de exceção até euros, que não foi concretizada. Neste contexto, o processo continuou a implicar uma pesada carga burocrático-administrativa com uma forte componente de atualizações manuais. Para 2017 está prevista a revisão deste processo, nomeadamente das funcionalidades de atualização de estados e de reporting. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 83

84 concurso público para contratação de nova Plataforma Eletrónica de Contratação Pública para o SNCP A Gatewit era o prestador de serviços contratado pela espap para gestão da Plataforma Eletrónica de Contratação Pública (PECP), desde maio de A 12 de dezembro o Conselho Diretivo do IMPIC, entidade fiscalizadora das plataformas eletrónicas a operar a Portugal, decidiu suspender a licença à Gatewit. Devido ao processo de investigação à plataforma da Gatewit a espap lançou, em novembro, um concurso público para contratação de uma nova Plataforma Eletrónica de Contratação Pública para o SNCP. A espap pretende que a nova plataforma eletrónica de contratação pública, a disponibilizar ao SNCP, incorpore melhorias face à disponibilizada anteriormente. Destacam-se as melhorias em termos de reporting, com a disponibilização de informação em tempo real e com possibilidade de análise em múltiplas vertentes de todos os procedimentos que são desencadeados ao abrigo dos acordos quadro, consagrando os perfis de entidade gestora do SNCP (espap), entidade agregadora (UMC) e entidade adjudicante. À data da elaboração do relatório a nova Plataforma Eletrónica de Contratação Pública para o SNCP tinha sido adjudicada à Vortal. Sistema de Informação Integrado de Gestão (SIIG) Foi dada continuidade ao estudo de novas funcionalidades e análise de alternativas que permitam a integração de sistemas de informação externos, como os do Instituto Nacional de Estatística (INE), do Banco de Portugal, do Orçamento de Estado (OE) e da InformaDB, entre outros, nos sistemas da espap, por forma a facilitar o processo de análise cruzada de dados vitais para a compreensão da contratação pública em Portugal e das entidades públicas em geral, assegurando a disponibilização de informação mais fiável e completa. O diagrama seguinte representa de forma integrada os sistemas de informação de suporte ao SNCP: Fig. 19 Modelo conceptual do SIIG espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 84

85 plano nacional de compras públicas Nos termos do disposto no Regulamento n.º 330/2009, de 30 de junho, a espap tem a responsabilidade de elaborar o Plano Nacional de Compras Públicas (PNCP). Em consequência do ato eleitoral que ocorreu no final de 2015, o Orçamento de Estado de 2016 apenas foi aprovado a 30 de março 2016 (Lei n.º 7-A/2016), tendo entrado em vigor no dia seguinte. Neste contexto, os trabalhos de preparação do Plano Nacional de Compras Públicas (PNCP) de 2016 iniciaram-se em abril, sendo que o período concedido às entidades para preenchimento e submissão dos dados decorreu entre final de maio e final de junho. A taxa de participação e a fiabilidade dos dados recebidos ficaram muito aquém do esperado pelo que, apesar de efetuadas as análises previstas, os resultados obtidos não permitiram que fossem elencadas quaisquer conclusões ou que o documento pudesse ser considerado uma fonte de trabalho credível poupanças no sistema nacional de compras públicas Considera-se poupança a redução dos gastos do Estado com a aquisição de bens e serviços transversais, decorrente da celebração de acordos quadro, de aquisições agregadas e centralizadas ao seu abrigo e da implementação e consolidação do SNCP. Assim, define-se como poupança toda e qualquer redução de despesa que seja obtida:» como resultado das negociações efetuadas pelas entidades adjudicantes face a aquisições anteriores, no âmbito de consultas ao abrigo dos acordos quadro, designada por poupança transacional;» na sequência de processos de compra centralizados e mais eficientes, em resultado da criação do SNCP, designada por poupança processual. A poupança global gerada pelo SNCP corresponderá ao somatório destas duas parcelas. Esta definição assenta em poupanças financeiramente mensuráveis, excluindo-se elementos intangíveis, potencialmente enquadráveis no conceito de poupança. No início de 2016 foi desenvolvido o trabalho de apuramento de poupanças no SNCP relativas às adjudicações efetuadas em 2015, tendo sido conseguida uma poupança global de ,88. Foi o primeiro ano em que a análise e cálculo das poupanças no SNCP teve como base essencialmente os relatórios de contratação submetidos na PECP, pelas entidades compradoras vinculadas e voluntárias, posteriormente integrados de forma automática no SRVI para validação e eventual correção por parte das respetivas entidades. As entidades compradoras voluntárias podiam, em 2015, continuar a submeter os relatórios de contratação no SRVI, caso os procedimentos ao abrigo de acordos quadro que lhes deram origem tivessem sido tramitados noutra plataforma eletrónica de contratação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 85

86 O documento Relatório de Poupanças no SNCP 2015 foi apresentado e aprovado na reunião da Comissão Interministerial de Compras realizada a 5 de julho de 2016, presidida pelo Ministro das Finanças compras públicas sustentáveis No âmbito das compras públicas sustentáveis a espap participou num conjunto significativo de grupos de trabalho, a saber: Estratégia Nacional Compras Públicas Ecológicas (ENCPE 2020) O grupo de trabalho informal de elaboração da nova ENCPE Estratégia Nacional Compras Públicas Ecológicas, constituído pela APA, espap e IMPIC, com a supervisão do Gabinete da Secretário de Estado da Conservação da Natureza, concluiu os seus trabalhos em maio de 2016 com a entrega de uma versão revista e atualizada da ENCPE. A ENCPE 2020 veio a ser aprovada através da Resolução do Conselho de Ministros n.º 38/2016, de 29 de julho e visa, de acordo com a experiência adquirida, estimular a adoção de uma política de compras públicas ecológicas. O propósito essencial da ENCPE 2020 é o de se constituir como um instrumento complementar das políticas de ambiente, concorrendo para a promoção da redução da poluição, do consumo de recursos naturais e, por inerência, o aumento da eficiência dos sistemas. Por esta razão, privilegia o foco na definição de especificações técnicas para 21 categorias de bens e serviços prioritários para os quais já se dispõe de critérios GPP (Green Public Procurement) da União Europeia, os quais serão adaptados por grupos de trabalho multidisciplinares e de forma faseada, ao mercado nacional. A definição das especificações técnicas subjacentes aos produtos prioritários pressupõe sempre a observação dos princípios de contratação pública, designadamente, os princípios da transparência, da igualdade e da concorrência. No âmbito da ENCPE 2020, compete ao Grupo de Acompanhamento e Monitorização (GAM), constituído pela APA, em articulação com a espap, com a SPMS, e com o IMPIC, acompanhar e monitorizar a sua execução. Para efeitos de monitorização, as entidades adjudicantes ficam obrigadas a reportar no portal BASE todos os procedimentos pré-contratuais que contenham critérios ecológicos, bem como os contratos que tenham resultado de propostas valorizadas pela adoção de critérios ambientais. Em setembro de 2016 foram introduzidas importantes alterações no portal BASE ao nível dos Relatórios de Contratação e de Formação de Contrato (RC/RFC), que agora passam a incluir os campos necessários à classificação dos procedimentos lançados, e propostas apresentadas, contendo critérios ecológicos. O GAM tem reunido regularmente de forma informal, aguardando-se o Despacho Interministerial orientador nos termos dos n.ºs 2 e 3 da Resolução de Conselho de Ministros n.º 38/2016. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 86

87 Compromisso para o Crescimento Verde (CCV) A iniciativa Compromisso para o Crescimento Verde (CCV) foi aprovada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 28/2015 de 30 de abril. O Grupo de Trabalho Temático Contratação Pública (GTT CP), criado por deliberação do plenário de 13 de novembro de 2015 da Coligação para o Crescimento Verde, iniciou atividade em 16 de março de 2016, tendo sido estabelecidos os papéis da espap como coordenadora e da APA como relatora da atividade do GTT CP. Tendo em consideração a missão da Coligação de aconselhamento ao Governo no âmbito da execução do CCV e das políticas de fomento do crescimento verde, o GTT CP tem por objetivo definir um método de trabalho que contribua ativamente para a execução de ações conducentes à obtenção de resultados no âmbito da iniciativa Contratação Pública e de outras iniciativas do CCV para as quais as atividades destes setores relevem, e ainda para as metas do CCV. Ao longo do ano ocorreram cinco reuniões com o intuito de rever a matéria estabelecida em 2015, tendo em conta as novas orientações do Governo e a definição da ENCPE Assim, atualmente o GTT CP prepara a Proposta de Atualização da Iniciativa CP do CCV, e a Proposta de Linhas de Ação a desenvolver pelo GTT CP do CCV, definindo-se assim objetivos e metas a alcançar no próximo ano. norma compras sustentáveis ISO (CT 164) A Subcomissão Técnica da Sustentabilidade, criada no âmbito na Comissão Técnica 164 tem formalmente, no âmbito do Sistema Nacional de Normalização, competência para estudar a implementação de uma Norma Portuguesa de Compras Sustentáveis. Assim, tendo em conta as novas orientações que decorreram de novo documento de produção internacional DIS ISO 20400, a Subcomissão Técnica CT 164 reuniu quatro vezes com o intuito de dar continuidade aos trabalhos de revisão da tradução, agora referentes ao documento DIS 2 da ISO fórum de certificação IPQ Tendo em conta a missão do Fórum de Certificação criado e coordenado pelo Instituto Português da Qualidade (IPQ), foram realizadas duas reuniões com enfoque na definição de um Plano de Ações, e na apresentação e discussão de estudos relevantes para a análise da Certificação em Portugal: Constatações, impactos e perspetivas de evolução para a certificação de sistemas de gestão em Portugal: as vozes das organizações e Uma análise comparada da Qualidade: Portugal e o Mundo. A atividade do fórum tem tido incidência na relevância das compras públicas como alavanca da certificação sobretudo nos mercados públicos portugueses. Plano Nacional de Ação para Eficiência Energética / Fundo de Eficiência Energética (PNAEE/FEE) A Comissão Executiva de Gestão do PNAEE reuniu quatro vezes em 2016 visando o cumprimento do Plano de Atividades e Orçamento de 2016 (PAO2016) aprovado pela Comissão Executiva a 31 de dezembro de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 87

88 Relativamente à gestão operacional do FEE, foi criado pela Direção Executiva da Estrutura de Gestão do PNAEE e aprovado pela Comissão Executiva o Manual de Procedimentos do FEE, onde a espap e a DGTF tiveram um papel fulcral, tendo sido realizadas várias reuniões paralelas para construção do documento. Quanto à gestão dos Avisos FEE: foi encerrado o Aviso 05, com a publicação do seu Relatório Final de Implementação; foi dado o apoio necessário aos beneficiários na implementação das suas candidaturas, no âmbito dos Avisos 06, 07, 08 e 11; foram avaliados e publicados os resultados dos Avisos 09, 10, 12, 15 e 18; e ainda celebrados os contratos de concessão de apoio financeiro entre o FEE e os beneficiários dos Avisos 11, 13, 15 e 18. Quanto a novos Avisos, para além do lançamento público do Aviso 19, dirigido à indústria e em substituição da 2.ª extração do Aviso 13, foi aprovado pela Comissão Executiva a publicação do Regulamento de Submissão de Candidaturas, transversal a todos os novos Avisos do FEE, e do Aviso 20 e Aviso 21, dirigidos ao setor Residencial e de Serviços e ao setor da Administração Pública, respetivamente, tendo essa publicação já ocorrido no 2.º semestre, em 7 de julho de O PAO2016, aprovado pela Comissão Executiva da Estrutura de Gestão do PNAEE, a 31 de dezembro de 2015, teve um nível de execução de acordo com o previsto projetos internacionais A espap, enquanto entidade gestora do SNCP, participa em projetos que promovem a interoperabilidade de soluções no âmbito da contratação pública eletrónica europeia. A melhoria das capacidades de colaboração entre soluções de contratação eletrónica, promovendo o trabalho conjunto entre organizações e implementando mecanismos de interoperabilidade de sistemas, visa uma maior abrangência dos concorrentes aos procedimentos contratuais nacionais e a redução de custos de contexto da compra pública. Também as empresas nacionais terão acesso facilitado a procedimentos contratuais de qualquer país europeu que implemente as mesmas soluções. Tendo Portugal adotado, desde 2009, uma estratégia de promoção da contratação pública eletrónica, antes da generalidade dos países europeus, a participação no principal projeto de pilotos da interoperabilidade na contratação pública é uma excelente oportunidade para disseminar as boas práticas que implementaram as plataformas eletrónicas nacionais, quer por força da legislação nacional quer por força da ampla utilização destas ferramentas na contratação pública nacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 88

89 Fig. 20 eprocurement Principais iniciativas europeias E-SENS Electronic Simple European Networked Services O E-SENS é um projeto piloto de larga escala, que pretende implementar a interoperabilidade entre serviços públicos na Europa. Este projeto é cofinanciado pela Comissão Europeia e promove a implementação de pilotos nas áreas da contratação pública eletrónica (eprocurement), saúde (ehealth), justiça (ejustice) e ciclo de vida dos negócios (Business Lifecycle), testando a interoperabilidade entre os sistemas que suportam estas áreas, usando a infraestrutura do OpenPEPPOL. A participação da espap no piloto E-SENS enquadra-se na fase pré-contratual dos procedimentos aquisitivos (etendering), tendo coordenado o piloto nacional de contratação pública, com o apoio técnico dos parceiros do consórcio nacional liderado pela Agência da Modernização Administrativa (AMA). O piloto nacional finalizou a implementação de um nó de interligação (Access Point) com o objetivo de possibilitar a ligação de plataformas eletrónicas de contratação pública nacionais com outras plataformas europeias que estejam interligadas na mesma infraestrutura do piloto E-SENS. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 89

90 EXEP Experts for the Electronic Public Procurement O grupo Multi-Stakeholder Expert Group on e-procurement (EXEP) é um fórum de discussão na área da contratação pública eletrónica e constitui uma entidade consultiva que foi criada pela Comissão Europeia com o objetivo de fornecer recomendações nesta área, destinadas aos países membros e à própria Comissão Europeia. Este grupo é constituído por peritos na área da contratação pública dos 28 países da União Europeia e de países da EFTA, por decisores políticos, representantes da indústria, de órgãos de normalização e de comunidades de implementadores de soluções eletrónicas europeias de contratação pública. São promovidas pela Comissão Europeia reuniões regulares deste grupo, onde são discutidos temas relacionados com a implementação da contratação pública eletrónica na Europa e onde são elaborados documentos formais com recomendações. Em outubro de 2016, o EXEP aprovou os três documentos produzidos pelos seus membros, com recomendações nas seguintes áreas, no que diz respeito à implementação da contratação pública eletrónica: aspetos regulatórios e de interpretação das Diretivas; implementação de mecanismos de governance na Europa e em cada estado membro; aspetos sobre as possibilidades de implementação de soluções e interoperabilidade entre essas soluções. A espap participou ativamente na elaboração do documento com recomendações para a implementação de soluções técnicas e interoperabilidade, tendo integrado o subgrupo que foi constituído para o efeito. No final de 2016, após a aprovação dos relatórios criados por cada subgrupo, foram constituídos os seguintes novos subgrupos: Contract Registries como implementar sistemas de registo de contratos em cada país; E-Catalogues como proceder à adoção de catálogos eletrónicos na contratação pública; Accreditation como implementar sistemas de certificação das ferramentas de contratação pública eletrónica. A espap integrou o subgrupo dedicado à elaboração de recomendações para a implementação de sistemas de certificação de plataformas eletrónicas ( Accreditation ), tendo sido nomeada para constituir o respetivo grupo editorial. No grupo EXEP, Portugal é representado pela espap e pelo IMPIC, participando um elemento de cada uma destas entidades nas reuniões presenciais. Ao longo de 2016, a espap participou nas seguintes reuniões presenciais: 14 de janeiro de 2016: reunião do subgrupo Soluções e Interoperabilidade, em Roma; 2 e 3 de fevereiro de 2016: reunião em Bruxelas; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 90

91 8 e 9 de junho de 2016: reunião em Bruxelas; 24 e 25 de outubro de 2016: reunião em Berlim. Associada à reunião que se realizou em Berlim, a Comissão Europeia organizou no dia 26 de outubro a 5th Conference on Innovative Public Procurement, conferência onde a espap marcou a sua presença. O principal tema da conferência foi a Inovação na Contratação Pública, tema que resulta do compromisso da União Europeia em atingir objetivos de competitividade e crescimento. Neste contexto, a Contratação Pública da Inovação oferece um potencial pouco explorado, assim como a possibilidade de reformar os processos de contratação pública e torná-los mais simples, compreensíveis e eficazes. Comissão Técnica CEN/PC 440 eprocurement A comissão CEN/PC Electronic Public Procurement foi criada em junho de 2015 e o seu objetivo é estabelecer mecanismos de normalização na área do eprocurement para suportar os processos da contratação pública e os circuitos de informação que acompanham estes processos. No âmbito da implementação das novas diretivas de contratação pública em todos os países da União Europeia, em que se prevê a obrigatoriedade da contratação pública por meios eletrónicos, torna-se essencial definir formatos, soluções específicas comuns e normas técnicas e de negócio de referência que suportem o desenvolvimento das ferramentas eletrónicas de eprocurement, trabalho a que se propõe a CEN/PC 440. Neste contexto, foi criada pelo Instituto Português da Qualidade (IPQ) a Comissão Técnica nacional (CT200) que tem por objetivo acompanhar a elaboração de normas na contratação pública, tendo sido nomeada a espap para presidir e a Imprensa Nacional da Casa da Moeda (INCM) para secretariar esta Comissão. No âmbito da CEN/PC 440, foram constituídos sete grupos de trabalho com o intuito de dividir a produção de normas e documentos técnicos consoante a área da contratação pública. Os principais resultados obtidos em 2016 foram a definição da metodologia de trabalho da Comissão, a definição do tipo de documentos a produzir por cada grupo de trabalho e a definição do programa de trabalho de cada um dos grupos. Os grupos formados correspondem às seguintes áreas da contratação pública: notificação eletrónica (enotification), contratação eletrónica (etendering), catálogos eletrónicos (ecatalogs), encomenda eletrónica (eordering) e realização da encomenda (efulfillment). A espap preside à comissão técnica nacional que acompanha os trabalhos da CEN/PC 440, tendo promovido a realização das reuniões nacionais plenárias daquela comissão com os principais stakeholders da contratação pública nacional, entre os quais os representantes das plataformas eletrónicas nacionais de contratação pública e organismos reguladores e de supervisão. Em 2016, foram realizadas três reuniões plenárias da comissão técnica nacional, nas instalações da espap a 6 de janeiro, 10 de março e 10 de outubro. Enquanto representante nacional na comissão técnica europeia, a espap marcou presença, em 2016, nas seguintes reuniões plenárias europeias da CEN/PC 440: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 91

92 15 e 16 de fevereiro, realizada em Viena; 22 e 23 de junho de 2016, realizada em Roma; 15, 16 e 17 de novembro de 2016, realizada em Lisboa, nas instalações da espap. A última reunião plenária realizada, que decorreu nas instalações da espap, contou com a presença de 31 delegados dos diferentes países que compõem a CEN/PC 440, nomeadamente Dinamarca, Alemanha, Hungria, Islândia, Irlanda, Itália, Holanda, Noruega, Polónia, Portugal, Roménia e Suécia. Cloud For Europe O projeto Cloud For Europe (C4E) tem por objetivo o estudo e análise sobre as exigências do setor da Cloud Computing e os respetivos cenários de uso na União Europeia. Com a implementação do projeto, pretende-se remover os obstáculos para a adoção da Cloud Computing e promover a harmonização dos requisitos das diferentes organizações públicas a nível europeu, envolvendo todas as partes interessadas: indústria, compradores, utilizadores, governos e cidadãos. Para a implementação do projeto foi constituído um consórcio que reúne um leque de especialistas a nível europeu, provenientes de 13 países, tendo em conta a necessidade de enquadrar todas as questões jurídicas, técnicas, de segurança e de mercado que a implementação de serviços de Cloud Computing envolve. Este projeto é cofinanciado pela Comissão Europeia e consiste na realização de um procedimento contratual de investigação (Pre-Commercial Procurement) que irá adjudicar os resultados do projeto a consórcios europeus que apresentem as melhores propostas. O projeto C4E adjudicou em 2016 o projeto de investigação a oito consórcios europeus, seguindo-se a apresentação de protótipos das soluções apresentadas pelos consórcios. A espap integra o grupo de entidades adquirentes do projeto, em conjunto com mais quatro entidades europeias, tendo participado, em 2016, nas seguintes reuniões plenárias e Steering Committees de entidades adjudicantes: 12 de abril de 2016, realizada em Viena; 13 e 14 de abril de 2016, realizada em Viena; 21 de julho de 2016: Steering Committee de entidades adjudicantes, realizada em Roma; 28 de novembro de 2016: Steering Committee de entidades adjudicantes, realizada em Lisboa; 29 e 30 de novembro de 2016, reunião plenária do projeto, realizada em Lisboa satisfação dos clientes com o sistema nacional de compras públicas Em 2016 foram realizados dois inquéritos sobre a qualidade dos Serviços Prestados ao SNCP, um às entidades compradoras (vinculadas e voluntárias) e outro aos cocontratantes. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 92

93 » Satisfação das entidades compradoras (vinculadas e voluntárias) Este questionário permitiu aferir a satisfação das entidades compradoras com a prestação de serviços da DCP, tendo sido considerada uma amostra de 636 entidades, que corresponde ao universo, tendo-se obtido uma taxa de participação de 16%. O resultado de satisfação global foi de 3,84 na escala de 1 a 5 (sendo 5 o valor mais positivo), traduzindo-se num valor de 3,1 na escala de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo) considerado no QUAR. O inquérito e resultados encontram-se detalhados no ponto do presente relatório.» Satisfação dos cocontratantes Este questionário permitiu aferir a satisfação dos cocontratantes relativamente aos acordos quadro e obter feedback relevante sobre a satisfação com a instrução, apresentação, critérios de adjudicação, análise e avaliação de propostas, bem como com a execução contratual. Os resultados deste questionário não foram considerados para o indicador do QUAR referente à média de satisfação de clientes da espap, por não contemplar uma questão relativa à avaliação da satisfação global. O inquérito e resultados encontram-se detalhados no ponto do presente relatório indicadores de atividade das compras públicas Principais indicadores de atividade das Compras Públicas: Compras Públicas Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º acordos quadro (lançamento de concurso público) 5 2.(1) - 60% 2. N.º entidades voluntárias aderentes ao SNCP ,5% 3. poupança global gerada SNCP 26,3 M n.a.(2) 4. % cumprimento dos níveis de serviço 91% (3) n.a.(4) 5. N.º pedidos de exceção ,4% 6. N.º dias úteis para resposta pedidos de exceção (média) 10,70 (3) n.a.(4) (1) Número condicionado por constrangimentos legais. (2) Está em curso o processo de apuramento das poupanças geradas em 2016 no âmbito do SNCP. (3) Estes dados reportam-se a final de outubro de 2015, altura a partir da qual se verificou ausência da delegação de competências no Conselho Diretivo da espap para autorizar caso a caso a dispensa da aquisição de pedidos de exceção de valor inferior a euros. (4) Não foi possível calcular os indicadores de níveis de serviço uma vez que tinham como pressuposto a delegação de competências no Conselho Diretivo da espap para homologação de pedidos de exceção até euros, o que não se veio a concretizar. Qua. 14 Indicadores de atividade das Compras Públicas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 93

94 4.3.2 execução do plano de atividades OO (UO) DCP.OO01 DCP.OO02 DCP.OO03 Atividade/ Iniciativa Lançar procedimento concursal conducente a celebração de AQ Recolher necessidades para lançamento de procedimentos centralizados conduzidos pela espap, de forma a potenciar um maior volume ( ) de compras das entidades a agregar Gerir Níveis de Serviço das Compras Públicas ID Indicador Meta DCP.IND01 DCP.IND02 DCP.IND03 N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) (IND3. QUAR) N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (Recolhas de necessidades) (IND4.QUAR) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. [3; 5] % [1; 3] % % Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no [80%; 94%] catálogo de serviços dos 95% NA NA SPCP (IND11.QUAR) Observações A DCP tem 5 procedimentos concursais em desenvolvimento, no entanto o seu lançamento depende de enquadramento legislativo. Foram efetuadas duas recolhas de necessidades: serviços de clipping e da Lusa. A ausência de delegação de competências, desde outubro de 2015, inviabilizou a análise dos níveis de serviço. DCP.OO04 Avaliar nível de satisfação sobre a qualidade dos Serviços Prestados pelo SNCP DCP.IND04 Grau de satisfação dos organismos clientes dos Serviços Partilhados de Compras Públicas (1-4) (IND12.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 3,07 102% O grau de satisfação dos clientes da DCP permitiu atingir a meta definida. DCP.OO07 DCP.OO06 DCP.OO05 Integrar os diversos sistemas de informação de Compras Públicas existentes na espap, criando um cockpit único, que permita monitorizar o desempenho do SNCP Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradores vinculadas e voluntárias do SNCP Organizar Fóruns Operacionais de Compras (FOC) vocacionados para entidades compradoras vinculadas e voluntárias DCP.IND07 DCP.IND06 DCP.IND05 % de sistemas integrados 28% NA 43% 154% N.º de Formações efetuadas N.º de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) realizados 6 NA 6 100% 8 NA 8 100% O número de sistemas integrados superou o valor previsto para Foram realizadas 6 ações de capacitação de elementos das UMC e de responsáveis de entidades que integram o SNCP e que trabalham na área da contratação pública, permitindo atingir a meta prevista. Foram realizados 8 FOC com as UMC, as entidades compradoras voluntárias e os cocontratantes, permitindo atingir a meta prevista. TOTAL (PA) 101% Fig. 21 Execução do Plano de Atividades da DCP 4.4 parque de veículos do Estado O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos serviços e organismos que integram a administração direta do Estado e dos institutos públicos, de modo global e integrado. Em 2016, a atividade da espap no âmbito da Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) teve como principais áreas de foco: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 94

95 » Otimização das aquisições de veículos para o PVE, com objetivo de reduzir o preço médio de contratação e o prazo médio na condução dos procedimentos;» Lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro relativos à Gestão do PVE, potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra. No entanto, esta ação não foi concretizada em 2016 pois, devido à deliberação do STA, a espap decidiu suspender o lançamento de novos procedimentos concursais;» Melhoria do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) com a implementação de melhorias de funcionalidades no SGPVE. A candidatura SAMA 2020 aprovada, no que se refere ao desenvolvimento de novas funcionalidades e melhoria do SGPVE, não avançou por falta de apoio financeiro público nacional. Por esse facto, somente o pedido de abate foi efetivamente implementado;» Garantia da satisfação dos organismos clientes, avaliando o nível de satisfação e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos contratação centralizada No âmbito do modelo de centralização das categorias de veículos e seguro automóvel (quando contratado para veículos novos), foi mantida a política de agregação de necessidades e de controlo da despesa pública, contribuindo para aumentar a competitividade entre fornecedores e o equilíbrio orçamental, sendo que num cenário desagregado como o anteriormente existente não seria possível atingir os níveis de poupança agora alcançados, nem o controlo sobre o equipamento adicional, a tipologia/gama e a quantidade de veículos. Em 2016, foram lançados 11 procedimentos de contratação de veículos automóveis e motociclos (6 procedimentos ao abrigo do acordo quadro de veículos automóveis e motociclos, 4 concursos públicos e 1 ajuste direto), agregando necessidades acima de 444 veículos, o que permitiu obter, para além da redução de encargos administrativos, ganhos de escala e poder negocial que se traduziram numa redução média de 8,4% do preço de adjudicação de veículos face ao preço base. Relativamente aos procedimentos ao abrigo de acordo quadro, o prazo médio de aquisição, desde a data de lançamento até à data de adjudicação, foi de 40 dias acordos quadro Em 2016, o processo de lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro foi suspenso pela espap, na sequência da decisão do Supremo Tribunal Administrativo, que declarou inválida a cláusula de remuneração dos acordos quadro devido à ausência de uma portaria que regula a remuneração da espap no âmbito do SNCP. Por este motivo, foi decidido revogar o concurso público para o acordo quadro para Aquisição de Veículos e não avançar com os procedimentos para os acordos quadro de Aluguer Operacional de Veículos (AOV) e de Seguro Automóvel. A portaria da remuneração foi publicada a 27 de janeiro de 2017 (Portaria n.º 40/2017), tendo a espap, a partir desse momento, retomado a atividade de lançamento e renovação dos acordos quadro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 95

96 Em fevereiro de 2017 foi lançada a consulta pública para o acordo quadro de gestão de frota e está planeado o lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração dos acordos quadro de Aquisição de Veículos e de AOV gestão do parque de veículos do Estado Em outubro de 2014, foi apresentada à tutela uma proposta para revisão do regime jurídico do PVE (Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto). Após apresentação da proposta inicial, impuseram-se algumas melhorias e alterações à estrutura do diploma que foram submetidas à tutela no dia 9 de junho de Em 2016, o documento foi novamente submetido à tutela do XXI Governo Constitucional, aguardando-se a validação e aprovação do diploma. A proposta do novo Regime Jurídico do Parque de Veículos do Estado (RJPVE) inclui uma nova definição de âmbito subjetivo do PVE, respondendo às recomendações de auditorias da Inspeção- Geral de Finanças (IGF) e do Tribunal de Contas (TdC). Inclui ainda a definição do âmbito objetivo do PVE, no que diz respeito às tipologias de veículos que o integram. No quadro do regime de veículos apreendidos, são apresentadas propostas inovadoras que vão ao encontro da centralização dos parques de veículos apreendidos na espap, bem como se procede a uma clarificação do papel de cada entidade na gestão dos processos de integração (ou não), destes veículos no PVE. A proposta inclui também a possibilidade da instalação, nos veículos do PVE, de um dispositivo de leitura automática de quilómetros com comunicação direta ao SGPVE, permitindo uma monitorização da frota cada vez mais rigorosa, fiável e em tempo real entradas e saídas no parque de veículos do Estado Com a publicação do Decreto-Lei n.º 72-A/2010, de 18 de junho, entrou em vigor a regra de três veículos abatidos por cada novo veículo adquirido, reforçando-se as medidas com vista ao controlo da despesa. A regra manteve-se na execução orçamental dos anos seguintes e o efeito desta medida teve reflexo na dimensão do PVE, reduzindo-se significativamente as contratações de veículos e aumentando o número de abates. Em 2013, com a publicação do Decreto-Lei n.º 36/2013, de 11 de março, a regra de abate foi alterada para dois veículos abatidos por cada novo veículo adquirido. Esta regra manteve-se em 2014, 2015, conforme é referido nos Decreto-Lei n.º 52/2014, de 7 de abril, e Decreto-Lei n.º 36/2015, de 9 de março, prolongando-se para No final de 2016, o PVE era composto por veículos com uma idade média de 15 anos, o que representa uma redução de 762 veículos (-2,9%) face a Movimentos no PVE em 2016:» Entradas de veículos: 490;» Saídas de veículos: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 96

97 Importa distinguir, na entrada de veículos no PVE, os veículos novos contratados dos veículos já existentes e integrados no SGPVE para efeitos de inventário. Integraram o PVE, para efeitos de inventário, 13 veículos existentes que correspondem a:» Organismos ou veículos que não integravam o PVE e passaram a integrá-lo (por exemplo, E.P.E. que passaram a I.P. ou organismos extintos cujo património foi transferido para outro organismo da administração direta ou um instituto público). Saídas no PVE Modalidades Total Desmantelamento 453 Restituição AOV (Fim de contrato) 308 Alienação 0 Doação (1) 75 Restituição de veículos apreendidos 27 Outras saídas do PVE (2) 374 Total 1237 (1) Doações nos termos do n.º 2 do artigo 18.º do Decreto-Lei n.º 170/2008 (entidades com fins de interesse público, p.e. IPSS, Corporações de Bombeiros, etc) (2) Por exemplo, perda total por sinistro, veículos de um organismo que deixa de ser vinculado ao PVE Qua. 15 Parque de Veículos do Estado (PVE) entradas e saídas satisfação dos clientes com a gestão do PVE Considerando o grau de expansão e maturidade dos serviços prestados pela Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) foi feito um inquérito que permitiu aferir a satisfação das entidades que integram o Parque de Veículos do Estado com os serviços de apoio prestados por esta equipa da espap. O resultado de satisfação global dos clientes da DVEL foi de 3,4, numa escala de 1 a 5 (sendo 5 o valor mais positivo), que corresponde a um resultado de 2,7 na escala de avaliação de 1 a 4 (sendo 4 o valor mais positivo), considerado para efeitos de QUAR. O inquérito e resultados encontram-se detalhados no ponto do presente relatório. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 97

98 indicadores de atividade do parque de veículos do Estado Principais indicadores de atividade do Parque de Veículos do Estado: Parque de Veículos do Estado Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos 1. anteriormente existentes) 0,8% 2,9% 263% 2. N.º veículos abatidos ao PVE % 3. N.º veículos geridos no PVE ,9% 4. N.º procedimentos de contratação lançados % 5. Idade média veículos PVE (anos) 14,58 15,18 4% 6. % cumprimento de nível de serviço 87% 89% 2% Qua. 16 Indicadores de atividade do Parque de Veículos do Estado evolução dos níveis de serviço do parque de veículos do Estado 100% 50% 72% 28% 79% 21% 85% 89% 15% 11% SLA cumprido SLA não cumprido 0% 1.º Trimestre 2.º Trimestre 3.º Trimestre 4.º Trimestre Níveis de serviço estabelecidos, por processo de aquisição de viaturas: - Emissão de parecer sobre o pedido = 15 dias úteis; - Desde a receção do pedido devidamente instruído até ao lançamento do procedimento de aquisição = 30 dias. Fig. 22 Evolução dos níveis de serviço do PVE 2016 (média trimestral acumulada) A evolução os níveis de serviço ao longo de 2016 foi bastante positiva. Foi possível otimizar o processo de pedido de contratação e de análise da espap, permitindo ultrapassar o objetivo de 85% de nível de serviço, no final do ano. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 98

99 4.4.2 execução do plano de atividades OO (UO) DVEL.OO01. DVEL.OO02. DVEL.OO03. Atividade/ Iniciativa Lançar procedimento concursal conducente a celebração de acordo quadro Reduzir preço médio de contratação Reduzir o prazo médio de condução de procedimentos (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.) Gerir Níveis de Serviço da DVEL ID Indicador Meta DVEL.IND01 DVEL.IND02 DVEL.IND03 DVEL.IND04 N.º de acordos quadro para renovação (lançamento de concurso no ano) (QUAR IND3.) % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base (IND9. QUAR) N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de acordo quadro) (IND10.QUAR) % Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados Veículos Estado) (IND11.QUAR) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. 1 NA 0 0% [10%; 22%] 23% 8,38% 84% [31; 57] % [80%; 94%] 95% 89% 100% Observações Foi revogada a decisão de contratar no concurso do AQ de aquisição de veículos devido à decisão do STA. Outros AQ também não avançaram pela mesma razão. O resultado deste indicador ficou aquém da meta por ter sido revogada a decisão de contratar de três procedimentos de aquisição. A média anual permitiu atingir a meta definida. A média anual permitiu atingir a meta definida. DVEL.OO04. Avaliar nível de satisfação dos organismos vinculados DVEL.IND05 Grau de satisfação dos organismos vinculados ao PVE (escala 1-4) (IND12.QUAR) [2,5; 3,5] 3,6 2,68 100% O grau de satisfação dos clientes da DVEL permitiu atingir a meta definida. DVEL.OO05. Interoperabilidade com sistemas de informação, públicos e privados, sobre veículos DVEL.IND06 N.º de entidades externas com interoperabilidade (IRN, IMT ou Entidade Privada) 1 NA 0 0% Embora o caderno de encargos preparado incluísse a interoperabilidade com uma destas entidades, o mesmo não avançou por falta de dotação orçamental. TOTAL (PA) 73% Fig. 23 Execução do Plano de Atividades da DVEL 4.5 sistemas de informação A espap assegura a prestação de um conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional. Estes serviços destinam-se principalmente à área de governação das Finanças, e também à Administração Pública em geral, abrangendo um vasto e diversificado universo de utilizadores, desde empresas a cidadãos. Em 2016, a atividade da espap no âmbito da Direção de Sistemas de Informação (DSI) teve como principais áreas de foco:» Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos, tendo em consideração os planos de projeto aprovados, nomeadamente: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 99

100 » IGCP Sistema de Produtos de Aforro (SPA) e AforroNet;» IGCP Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT);» DGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);» INA Bolsa de Emprego Público (BEP);» Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos, tendo em consideração os planos de projeto aprovados:» DSPF Foram concretizados os projetos da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) e Portal para a Comissão de Normalização Contabilística (CNC). No entanto, os desenvolvimentos no âmbito do GeRFiP (GeRFiP 3.1; Business Analytics - otimização de mapas; e GeRFiP 4.0) não se concretizaram;» DSPRH Nova versão do portal GeRHuP (front end); Interface Financeira de Vencimentos (IFV);» DVEL Melhorias no Sistema de Gestão do PVE;» DCP Melhorias no SRVI;» GPDO Intranet 2.0 da espap.» Aumento das competências internas da DSI, de modo a poder continuar a garantir e a melhorar a satisfação dos clientes (internos e externos). Foram desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Assegurar o suporte e a manutenção dos sistemas em produção;» Definir a evolução do GeADAP;» Elaborar o Plano Estratégico dos Sistemas de Informação (PESI);» Certificar o Centro de Competências em SAP desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação Para além do desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informação que suportam a prestação dos serviços partilhados da espap, é também função da espap o desenvolvimento e manutenção aplicacional dos sistemas dos vários organismos da área de governação das Finanças. Direção-Geral do Orçamento (DGO) É assegurada a manutenção e o desenvolvimento de funcionalidades dos seguintes sistemas de informação da DGO: Sistemas de Informação de Gestão Orçamental (SIGO) A plataforma SIGO inclui os vários sistemas centrais na área orçamental, desde a elaboração da proposta no Sistema de Orçamento de Estado (SOE), o acompanhamento da execução orçamental dos serviços integrados, no Sistema Central de Contabilidade (SCC), o sistema dos Serviços e espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 100

101 Fundos Autónomos (SFA), o Sistema Central de Encargos Plurianuais (SCEP) e o Sistema de Informação de Projetos de Investimento (SIPI), culminando com a elaboração da Conta Geral do Estado (CGE). A informação recolhida pelos diferentes sistemas permite a elaboração de relatórios a apresentar à Assembleia da República no cumprimento do disposto na Lei de Enquadramento Orçamental (LEO), nas diferentes etapas da vida do Orçamento de Estado, bem como a sua disponibilização a outras entidades, como é o caso do Tribunal de Contas ou do Instituto Nacional de Estatística. De salientar a disponibilização da plataforma SIGO, nomeadamente SOE, SFA, SCEP e SIPI à Região Autónoma da Madeira no âmbito da gestão do Orçamento Regional, destacando-se o apoio ao encerramento da Conta da Região Autónoma de 2015 e à elaboração da proposta do Orçamento Regional para Atividades realizadas em 2016:» Preparação de Orçamento transitório para 2016;» Elaboração do Orçamento de Estado para 2016;» Transposição da execução do Orçamento transitório para o Orçamento de Estado para 2016;» Elaboração do Orçamento de Estado para 2017;» Implementação de novas regras do Regime Simplificado para as Empresas Públicas Reclassificadas (EPR);» Implementação do serviço dador/beneficiário específico para os organismos da Saúde;» Implementação de novas regras de consolidação para o Orçamento de Estado para 2017 no que se refere aos mapas a apresentar à Assembleia da República;» Simplificação do SIPI no que se refere à informação dos projetos de investimento na componente de Proposta de Orçamento;» Disponibilização dos mapas da Lei em formato XML;» Preparação da evolução tecnológica dos sistemas de informação para WebLogic. Sistema de Gestão da Receita (SGR) O Sistema de Gestão da Receita (SGR) permite a gestão da receita do Estado cobrada pelos serviços integrados e a sua consolidação, possibilitando o seu controlo desde a fase de execução até à elaboração da Conta Geral do Estado. Atividades realizadas em 2016:» Preparação do Orçamento transitório para 2016;» Transposição da execução do Orçamento transitório para o Orçamento de Estado de 2016;» Criação de novas estruturas;» Implementação do serviço dador/beneficiário específico para os organismos da Saúde; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 101

102 » Preparação da entrada em execução do Orçamento de Estado para 2017;» Transição de saldos de acordo com as novas regras/novos serviços;» Implementação de validação do código de balcão nos detalhes de lançamentos contabilístico;» Tratamento automático diário da informação bancária (ficheiro de extratos);» Restruturação dos mapas de reembolsos/restituições;» Desenvolvimento de alterações orçamentais dos SGR no Sistema Central de Receitas (SCR), para controlo por parte da Direção de Serviços da Conta, e novos mapas. Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA) É assegurada a manutenção e o desenvolvimento de funcionalidades dos seguintes sistemas de informação do INA: Bolsa de Emprego Público (BEP) A BEP permite a gestão de ofertas de emprego público, seja em procedimentos de contratação interna ou externa na Administração Pública, como em concursos de cargos dirigentes. Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública Central (PEPAC) O PEPAC possibilita a gestão de todo o processo necessário para a realização de um Programa de Estágios Profissionais na Administração Pública Central. Atividades realizadas em 2016:» Desenvolvimento de funcionalidades de suporte aos candidatos ao Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública;» Iniciada a segunda edição do programa de estágios na área de governação dos Negócios Estrangeiros PEPAC MNE. Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Requalificação (sigame) O sigame permite a gestão dos trabalhadores que estão no regime de requalificação, anteriormente designada de mobilidade especial, nomeadamente no cálculo do montante do vencimento. Atividades realizadas em 2016:» Alterações decorrentes do Orçamento de Estado para 2016;» Apoio ao INA no processo de entrada de novos trabalhadores colocados no regime de requalificação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 102

103 Direção-Geral do Tesouro e Finanças (DGTF) É assegurada a manutenção corretiva e evolutiva relativa às funcionalidades dos seguintes sistemas de informação da DGTF: Sistemas de Apoios Financeiros (SAF) O SAF dispõe de um portal que permite a consulta e gestão de informação de três sistemas de informação referentes ao regime de crédito à habitação bonificado e crédito à habitação jovem bonificado no Sistema de Crédito Bonificado à Habitação (SCH), no Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Regime Deficientes (SCHd) e no Sistema de moratória no Crédito à Habitação (SmCH). Atividades realizadas em 2016:» Integração com as Instituições de Crédito do SCHd;» Testes de integração com as Instituições de Crédito do SmCH. Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP) É assegurada a manutenção e o desenvolvimento de funcionalidades dos seguintes sistemas de informação do IGCP: Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT) O SGT tem como objetivo a gestão racional e eficaz da Tesouraria do Estado. Integra todos os fluxos financeiros da tesouraria, contabilizados de acordo com o plano de contas próprio. Destina-se a todos os organismos da Administração Pública. Atividades realizadas em 2016:» Implementação do novo circuito Interbolsa;» Conclusão da implementação do IBAN;» Funcionalidades online destinadas à movimentação de contas;» Implementação de relatórios para o utilizador;» Alteração da associação dos utilizadores aos balcões/contas;» Contabilização de movimentos relacionados com CEDIC e CEDIM e inclusão de movimentos nos extratos bancários e ficheiros de reconciliação bancária. Sistema de Produtos de Aforro (SPA) e AforroNet O SPA e AforroNet permitem a gestão dos instrumentos de dívida pública destinados à poupança das famílias, designadamente os Certificados de Aforro, Certificados do Tesouro e Certificados do Tesouro Poupança Mais. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 103

104 O processo de gestão dos produtos de aforro divide-se em duas vertentes:» Vertente central destinada ao atendimento personalizado através dos balcões dos CTT, permitindo a realização de operações de subscrição e resgate dos produtos referidos anteriormente, além de tarefas de backoffice relacionadas com integração e transferência de contas, emissão de declarações e relatórios de gestão. Esta componente é assegurada pelo Sistema de Produtos de Aforro (SPA);» Vertente destinada ao público em geral através de internet que permite a subscrição de Certificados de Aforro e de Tesouro, resgate de Certificados do Tesouro, obtenção de extratos, entre outras operações, evitando, desta forma, a necessidade de deslocação a qualquer balcão dos CTT. Esta componente é assegurada pelo AforroNet. Atividades realizadas em 2016:» relativamente ao SPA:» Tributação especial de IRS para residentes nos Açores;» Listagem de movimentos financeiros e de títulos;» Normalização de informação nos documentos entregues aos clientes;» Alteração das funcionalidades de morada de conta, morada de cliente e de novas vias;» Tributação especial em sede de IRS para residentes em países com acordo de dupla tributação com Portugal.» relativamente ao AforroNet:» Emissão das declarações de rendimentos e de IRS;» Segregação de funcionalidades;» Alteração do registo de histórico de clientes. Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH) O Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH) permite a gestão do cadastro de funcionários, processamento de remunerações com ligação aos sistemas de pagamentos. Emite os relatórios legais e a criação de ficheiros para o Balanço Social, SIOE e para envio a diversas entidades/sistemas, nomeadamente: CGA, ADSE, Segurança Social, AT e GeRFiP. Inclui os processamentos mensais de, aproximadamente, trabalhadores. Em 2016, a espap garantiu o apoio aos utilizadores e à adesão de novos organismos clientes evolução do GeADAP Em 2016 foi definido um plano estratégico que contempla várias linhas de ação para a evolução do GeADAP, das quais se destacam: a expansão do GeADAP; a interoperabilidade com sistemas de informação a montante e a jusante, nomeamente com o GeRHuP e o GeRProj; a implementação de melhorias e de novas funcionalidades; a consolidação dos níveis de serviço do suporte e da manutenção; a disponibilização de novos relatórios para gestão da informação e a formação dos utilizadores. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 104

105 expansão do GeADAP para as carreiras especiais médica e de enfermagem Em 2016 aderiram ao GeADAP mais de utilizadores do Ministério da Saúde. Destaca-se a adesão da carreira de enfermagem do Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC), com mais de enfermeiros, e do Centro Hospitalar de São João, com cerca de enfermeiros e 850 médicos. Para 2017, e com o início de um novo biénio, perspetivam-se novas adesões de Hospitais e de entidades de outros Ministérios. formação em GeADAP No ano de 2016 apostou-se na formação dos utilizadores, na apresentação e divulgação das funcionalidades dos diferentes componentes do GeADAP (SIADAP 1, 2 e 3) e no reforço de competências internas. Foram realizadas 15 sessões de formação (para administradores e avaliadores GeADAP), apresentações da solução para diversas entidades e participações em conferências. Paralelamente, desenvolveram-se várias ações de reforço da capacitação interna, através de formação e melhoria dos processos de suporte, para a consolidação dos serviços prestados desenvolvimento e capacitação interna TIC Um dos pilares da estratégia da espap, na componente de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), é a criação e capacitação de Centros de Competência Operacionais orientados à tecnologia que permitam alavancar os seus recursos humanos, ter processos TIC eficazes e eficientes e obter o melhor desempenho nos sistemas de informação que suporta. Perante as atuais competências da espap em Sistemas Integrados de Gestão Enterprise Resource Planning (ERP) e em Sistemas de Apoio à Decisão Business Intelligence (BI) e tendo nos seus quadros mais de 20 profissionais experientes em ERP e BI, foi criado no Centro de Competência Operacional da espap, a competência tecnológica de ERP e BI em parceria com a SAP. Em 2016 foi obtida a certificação avançada da SAP, denominada por Advanced Customer Center of Expertise (ACCoE). Esta certificação tem como objetivo promover uma gestão da qualidade integrada com toda a organização, possibilitando a transparência da informação e o alinhamento entre as equipas de negócio e as de tecnologias de informação, permitindo três fatores cruciais: continuidade do negócio, redução de custos e desperdícios, e inovação dos processos internos no desenvolvimento de projetos. Com a sua concretização a espap foi a primeira entidade nacional com a certificação SAP Advanced Customer Center of Expertise. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 105

106 indicadores de atividade dos sistemas de informação Principais indicadores de atividade dos Sistemas de Informação: Qua. 17 Indicadores de atividade dos Sistemas de Informação execução do plano de atividades OO (UO) DSI.OO01. DSI.OO02. Atividade/ Iniciativa Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos à espap Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos (dentro da espap) ID Indicador Meta DSI.IND01 DSI.IND02 N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado) (IND13.QUAR) N.º de Projetos internos (IND13.QUAR) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. [4;10] % [4;14] % TOTAL (PA) 100% Observações Os projetos para clientes externos em produtivo foram: SPA, SGT (Fase 1 e 2, CEDIC e IBAN), SOE (OE 2016 e OE 2017) e CEAGP (colocação de candidatos e levantamento de necessidades). Os projetos para clientes internos em produtivo foram: FE-AP, Portal CNC, IFV2.2, Portal GeRHuP, SRVI, SGPVE e i@espap. Fig. 24 Execução do Plano de Atividades da DSI 4.6 infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um conjunto de serviços na área da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente à área de governação das Finanças, e também à Administração Pública em geral, abrangendo um vasto e diversificado universo de utilizadores, desde empresas a cidadãos. A atividade da espap no domínio da Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC), em 2016, teve com principais áreas de foco:» Reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas;» Continuação da estratégia de centralização faseada dos centros de dados das Finanças e da Administração Pública na espap. Em 2016 foi concretizada a consolidação de mais um CPD;» Aumento do número de organismos cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap. Em 2016 não foi possível a implementação do Centro Operacional de Segurança da espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 106

107 Informação das Finanças (COSI) iniciado em 2015, por constrangimentos financeiros. A opção em curso assenta na implementação de uma ferramenta de open source;» Fomento da prestação de serviços partilhados de centros de dados, de computação em nuvem e de comunicações à Administração Pública, quer diretamente, quer através da consolidação do papel da rsptic;» Expansão das redes ministeriais ligadas ao Ponto de Troca de Tráfego Nó central de comunicações da Administração Pública;» Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Tendo sido desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Iniciar a implementação do Plano de Continuidade de Negócio (PCN) para serviços TIC certificados no âmbito do processo ISO 20000;» Avançar com a implementação do Sistema de Gestão Integrado, através da adoção das normas ISO (gestão de serviços TI) e ISO (gestão da segurança da informação);» Desenhar a arquitetura de referência para a Cloud da Administração Pública e iniciar o processo conducente à sua implementação no seio da rsptic. A candidatura ISO foi encerrada em dezembro de 2016 com todos os processos implementados. A candidatura PTT ainda não foi encerrada por insuficiência de recursos financeiros com financiamento no Portugal rede operacional de serviços partilhados de TIC (rsptic) A Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic) constitui uma instância operacional, na prossecução da estratégia das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) para a Administração Pública, que integra os principais centros de competência TIC das diversas áreas de governação. A rsptic foi formalmente criada no Decreto-Lei n.º 151/2015, de 6 de agosto, com o objetivo de aproveitar a capacidade instalada na Administração Pública, reunindo os serviços e organismos da Administração Pública detentores de sistemas e infraestruturas que permitam a prestação de serviços de TIC a outros serviços ou organismos da Administração Pública, designadamente quando esta prestação for adequada do ponto de vista económico e financeiro. O mesmo Decreto-Lei estabelece a obrigatoriedade de consulta da rsptic no âmbito dos procedimentos de aquisição de bens e serviços de tecnologias de informação e comunicação e regula a aquisição e a utilização de serviços de comunicação pela Administração Pública. As regras de organização e funcionamento da rsptic, foram aprovadas pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 66/2015, de 8 de setembro, que atribui a competência de gestão da rsptic à espap, de acordo com as orientações estratégicas para as TIC na Administração Pública definidas pela AMA. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 107

108 Integram a rsptic as seguintes entidades:» Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (espap);» Centro de Gestão da Rede Informática do Governo (CEGER);» Gabinete Nacional de Segurança;» Centro Nacional de Cibersegurança;» Agência para a Modernização Administrativa (AMA);» Representantes ministeriais no âmbito do Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicações (CTIC). No contexto da rsptic e dentro do espírito da racionalização de meios e aumento da eficiência e da eficácia dos serviços, 2015 foi o ano de arranque da operacionalização dos seguintes vetores tecnológicos:» Implementação do Ponto de Troca de Tráfego (PTT), garantindo o acesso direto entre todas as entidades públicas, potenciando um melhor serviço, mais rápido e de mais fácil acesso e com menores custos. Em 2015 foi implementado o 1.º nó no Centro de Processamento de Dados (CPD) da espap e criada a ligação das seguintes áreas de governação e entidades: Finanças; Ciência e Tecnologia; Justiça; Administração Interna, CEGER e AMA. No final de 2016, 14 das 17 áreas governativas ficaram ligadas (Ciência Tecnologia e Ensino Superior; Educação; Justiça; Centro de Gestão da Rede Informática do Governo que inclui duas áreas: Cultura e Ministro Adjunto; Agência para a Modernização Administrativa; Finanças; Administração Interna; Economia; Trabalho, Solidariedade e Segurança Social; Saúde; Ambiente; Agricultura, Florestas e Desenvolvimento Rural; e Mar);» Partilha das infraestruturas, serviços e aplicações existentes e excedentes nos grandes Centros de Processamento de dados (CPD) da Administração Pública, através de um catálogo de serviços TIC para a Administração Pública, racionalizando os meios existentes e dinamizando os organismos da Administração Pública. Em 2015 foi possível efetuar a primeira fase do mapeamento da capacidade disponível ao nível de centros de dados na administração pública, criando a rede de CPD da Administração Pública, na qual o CPD da espap tem lugar de destaque em função da capacidade disponível e nível de serviço elevado que consegue disponibilizar. Em 2016 foi possível efetuar a descrição dos serviços partilhados de TIC bem como criar o seu portefólio e modelo de pricing;» Criação da Cloud da Administração Pública (Cloud AP), através da qual se pretende otimizar os recursos tecnológicos disponíveis (computação, memória, storage,..); contribuir para uma maior eficiência na gestão e operação dessas infraestruturas (através do aumento da automação e de capacidade de self service) e acelerar o processo de racionalização de CPD. Em 2015 foi realizada a definição da arquitetura de referência para Cloud AP e dos possíveis cenários de implementação. Em 2016 foram efetuados dois Request For Information (RFI) que culminaram na definição da arquitetura e cenários para as provas de conceito. Foi ainda possível apresentar um modelo de Governação para a Cloud AP. As propostas foram submetidas para aprovação do CTIC em espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 108

109 rede de comunicações das Finanças Atualmente a rede de comunicações de dados da área de governação das Finanças interliga todos os seus organismos, excluindo as repartições de finanças, e é baseada numa topologia em estrela (sendo o ponto central o CPD da espap). Tecnologicamente e na sequência da centralização das infraestruturas das Finanças no CPD da espap, a rede tem duas realidades distintas: extensão das redes locais dos organismos que têm os sistemas de informação, em modo housing, sedeados na espap (SGF; IGF; DGO; SSAP; DGAEP; DGTF; INA) e circuitos IP/MPLS para os organismos que têm sistemas de informação localmente (AT e IGCP) e restantes organismos (CRESAP; CNC; UTAP; UTAM; GPEARI). A interligação com a internet, com exceção à AT e ao IGCP, é feita centralmente (dois prestadores de serviço) para todos os organismos. No âmbito das atividades previstas na medida 11 do CTIC e da Plataforma de Acesso Simplificado (PAS) das Finanças, foi possível em 2016 trabalhar em articulação com a UMC das Finanças e com a AT no sentido de aumentar o âmbito da rede das Finanças e a sua resiliência, tendo ficado definido que:» A rede de comunicações de dados irá interligar os organismos das Finanças, incluindo as repartições de finanças;» A topologia da rede será, também, em estrela, no entanto, será composta por dois pontos centrais, um na espap e outro na AT;» A interligação com a internet será otimizada por forma a dar resiliência à topologia atual (dois prestadores de serviço), em que um dos prestadores do serviço será instalado na espap e outro na AT, funcionando em redundância um do outro;» Haverá um plano de endereçamento único para a área de governação das Finanças relativamente ao endereçamento IP (atualmente a AT tem endereços do prestador de serviços de acesso à internet). A implementação da nova rede de comunicações da área de governação das Finanças terá lugar em continuidade do negócio A necessidade de implementação de um plano de continuidade de negócio para os sistemas de informação e serviços de TIC da área de governação das Finanças, atualmente sob gestão e operação pela espap, surge associada ao objetivo de tornar a espap numa organização cada vez melhor preparada para situações disruptivas, permitindo-lhe, deste modo, continuar a assegurar serviços de excelência aos seus clientes. A criação do plano de continuidade de negócio segue as melhores práticas internacionais, em estreito cumprimento da norma ISO 22301:2012 e alinhado com o sistema de gestão integrado dos serviços de TI. Sistema este implementado com base nas normas ISO 20000:2011 e ISO 27001:2013. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 109

110 Foi aprovada a candidatura ao Portugal 2020, para financiamento da iniciativa e a realização de pilotos Proof of Concept (PoC) - de tecnologias de armazenamento e comunicação. Contudo, por constrangimentos financeiros não foi possível o financiamento da componente nacional, não tendo, por isso, sido possível avançar, em 2016, com o PoC com o centro de dados da Marinha, no Alfeite. Está, no entanto, planeada a definição da estratégia para CPD alternativos indicadores de atividade de tecnologias de informação e comunicação Principais indicadores de atividade TIC: TIC Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º sistemas de informação em exploração > 40 > 42 5% 2. Grau de eficiência energética (PUE Power Usage Effectiveness) 1,54 1,54 0% 3. N.º pedidos de serviço % 4. % incidentes face a pedidos de serviço (média) 38,09% 14% -63% 5. % disponibilidade dos principais sistemas em produção 99,76% 99,85% 0,1% Qua. 18 Indicadores de atividade TIC evolução dos níveis de serviço de TIC Níveis de serviço estabelecidos, para pedidos à área de infraestruturas de informação: - % Resolução de incidentes 'critical num período < a 2 horas; - % Resolução de incidentes 'high' num período < a 4 horas; - % Resolução de incidentes 'medium' num período < a 8 horas. Fig. 25 Evolução dos níveis de serviço de TIC 2016 (média trimestral acumulada) Estes valores de níveis de serviço TIC são estimativas provisórias, pois apenas no último trimestre de 2016 foi possível concretizar a criação de relatórios de sistema fiáveis. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 110

111 Fig. 26 Indicadores de incidentes e pedidos de Serviço em execução do plano de atividades OO (UO) DITIC.OO01 DITIC.OO02. DITIC.OO03. DITIC.O O04 DITIC.OO05 Atividade/ Iniciativa Gerir disponibilidade dos principais sistemas em produção Implementar Centro Operacional de Segurança da Informação (COSI) para as Finanças Alargar a vista de gestão sobre a monitorização de serviços TIC Implementar PTT no âmbito da rsptic Disponibilizar apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas Gerir Níveis de Serviço das Infraestruturas TIC Implementar normas ISO relevantes para a prestação de serviços TIC na espap Apresentar candidatura para a implementação da Gov- Cloud no âmbito do Portugal 2020 ID Indicador Meta DITIC.IND01 DITIC.IND02 DITIC.IND03 DITIC.IND04 DITIC.IND05 DITIC.IND06 DITIC.IND07 DITIC.IND08 Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) (IND5. QUAR) N.º de organismos das Finanças (para além da espap e excluindo a AT) cuja função de segurança informática é operacionalizada pela espap (IND6. QUAR)* N.º de novos sistemas com dashboards de gestão disponibilizados aos clientes* % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) Nó central de comunicações da AP (IND7. QUAR) N.º centros de dados consolidados na espap (no ano) (IND8. QUAR) % Cumprimento de níveis de serviço para os tempos de resolução de incidentes, de acordo com a prioridade, nos serviços de produção sob certificação (IND11. QUAR) Pedido de auditoria externa de certificação para o SGI ISO e ISO efetuado até 31/12/2016 Concluir Relatório do Request For Information lançado ao mercado em articulação entre a RSPTIC e o CTIC** [99,75%; 99,85%] Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. 99,90% 99,89% 123% [1; 3] 4 NA NA 4 NA NA NA [45%; 75%] 80% 82% 128% [1; 3] % [80%; 94%] 95% 60% 75% 1 NA 0 0% 1 NA 1 100% Observações Os meses de pior desempenho foram os de junho e novembro, nos restantes meses a disponibilidade situou-se sempre acima dos 99,80%. Este indicador foi retirado do QUAR na sua revisão. Este indicador foi retirado do PA. Em 2016 foram ligadas 5 áreas, estando já ligadas 14 das 17 áreas governativas. Foi consolidado mais um CPD na espap. Apenas no último trimestre de 2016 foi possível concretizar a criação de relatórios fiáveis. Assim sendo, os valores apresentados foram trabalhados de forma manual não sendo possível estimar o grau de confiança dos mesmos. Não foi possível efetuar o pedido de auditoria externa durante O relatório foi concluído em setembro de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 111

112 OO (UO) DITIC.OO06 DITIC.OO07 Atividade/ Iniciativa Alargar número de clientes para os serviços dos SPTIC Apresentar a candidatura para a implementação do PCN (Plano de Continuidade de Negócio) no âmbito do Portugal 2020 ID Indicador Meta DITIC.IND09 DITIC.IND10 N.º médio de novos clientes para os serviços Exploração de plataformas aplicacionais (Hosting) e disponibilização de máquinas virtuais ou IaaS* N.º de candidaturas apresentadas para o PCN* Fig. 27 Execução do Plano de Atividades da DITIC * Indicador eliminado após a revisão no final do 1.º semestre (aprovada a 30/12/2016) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. 3 NA NA NA 1 NA NA NA ** Indicador com nova redação após a revisão no final do 1.º semestre (aprovada a 30/12/2016) TOTAL (PA) 88% Observações Este indicador foi retirado do PA na sua revisão. Este indicador foi retirado do PA na sua revisão. 4.7 gestão de clientes, serviços e inovação Em 2016, a atividade da espap no âmbito da Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI) teve como principais áreas de foco: Promoção da excelência de serviço no Centro de Contacto (CC); Revisão ou definição, no caso de novos serviços, do modelo de relacionamento com os clientes da espap; Desenvolvimento e promoção da nova área de negócio de Serviços Partilhados de PMO; Fortalecimento do controlo interno, nomeadamente através da gestão do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC), do desenvolvimento do Sistema de Controlo Interno (SCI) e da definição do plano de compliance 2016/2017. Tendo sido desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas suprarreferidas, nomeadamente: Desenvolvimento da Solução de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj); Desenvolvimento dos Serviços Partilhados de PMO, negociando o arranque dos primeiros pilotos; Realização do acompanhamento de programas e projetos, trabalhando na evolução e divulgação das metodologias de gestão de projetos e no coaching dos gestores; Contratualização dos serviços da espap, garantindo a normalização dos instrumentos; Garantia da prestação dos serviços de atendimento institucional e de suporte de primeira linha aos clientes da maioria dos serviços prestados pela espap, assim como avaliação regular da satisfação dos clientes do Centro de Contacto (CC), tendo sido realizado pelo 4.º ano consecutivo o questionário de avaliação da satisfação aos utilizadores do CC. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 112

113 serviços partilhados de project management office (SPPMO) Os SPPMO posicionam-se como um centro de excelência em Gestão de Portefólio de Projetos, composto por profissionais certificados com relevante experiência em gestão no ecossistema público, e alicerçado tecnologicamente numa solução integrada de suporte à gestão estratégica e de projetos, disponibilizada em regime de Software as a Service (SaaS). Dando cumprimento ao Despacho n.º 1668/2015-SEAP, de 8 de junho, que atribui à espap competência para o desenvolvimento e prospetiva disponibilização da prestação de Serviços Partilhados de PMO (SPPMO), a espap tem vindo a realizar um conjunto de iniciativas, nomeadamente: Realização de benckmarking internacional, com especial incidência no setor público; Preparação do catálogo de serviços; Identificação de entidades-piloto; Desenvolvimento da solução integrada de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj), através da adaptação e evolução da plataforma de gestão estratégica, desenvolvida pela Marinha, e da integração com a ferramenta de gestão de projetos da espap; Evolução tecnológica da plataforma de Gestão de Projetos da espap (EPM da Microsoft), tendo em vista a sua adequação às exigências de robustez e confidencialidade indispensáveis à prestação de serviços partilhados; Conceção do modelo de relacionamento com o cliente, que permitirá dotar a espap, em conformidade com a sua natureza jurídica e os seus estatutos, dos instrumentos necessários à formalização e regulação da prestação do serviço. Considerando-se o posicionamento dos SPPMO, a espap tem reforçado a sua relação com universidades, vendo na Academia um motor de inovação decisivo no avanço do conhecimento nestas áreas e, por conseguinte, na melhoria da performance dos projetos e do seu alinhamento com a estratégia organizacional. A primeira fase de operacionalização do serviço, inicialmente prevista para finais de 2016, irá arrancar em 2017, com a pilotagem da solução e do próprio modelo, contando com a colaboração de entidades de referência que, pela sua natureza e representatividade, serão atores chave no amadurecimento do conceito e na sua adequação às necessidades identificadas. Nesta primeira fase, os SPPMO fornecerão serviços relacionados com a definição do modelo de governação da gestão de projetos e o suporte metodológico e técnico indispensável à operacionalização, assim como o acompanhamento e controlo da execução dos projetos. A médio prazo está previsto o alargamento do âmbito dos serviços às componentes relativas à gestão estratégica modelo de governo e de gestão de programas e projetos internos Em 2016, reforçou-se a aposta na melhoria dos processos e capacitação dos recursos humanos na disciplina de gestão de projetos, com destaque para: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 113

114 » A densificação da metodologia de gestão de projetos com a edição de um novo normativo interno, alinhado com o internacional - ISO 21500;» Reuniões de acompanhamento do progresso dos projetos dinamizadas pelo PMO, tendo como objetivo a coordenação e acompanhamento dos projetos desenvolvidos por programa, reunindo quinzenalmente o Conselho Diretivo da espap, os responsáveis das unidades orgânicas envolvidas e os gestores de projeto, de acordo com o modelo de governo de projetos definido;» Disponibilização, em regime de piloto interno, da solução GERProj Gestão Estratégica de Recursos e Projetos, na sua componente de gestão de projetos, nomeadamente:» Arranque do projeto de definição da arquitetura tecnológica da plataforma GERProj, com particular foco no reforço das componentes de usabilidade, segurança, atualização tecnológica e administração centralizada;» Continuidade das atividades de adaptação da plataforma de gestão estratégica desenvolvida pela Marinha à realidade da espap;» Formação aos colaboradores envolvidos na gestão de projetos para a disseminação e/ou atualização face às novas metodologias. As ações de formação foram realizadas com recurso a formadores externos e internos, na perspetiva de partilha de conhecimento e utilização racional das verbas destinadas à formação;» Dinamização do seminário Projetos 3, iniciativa mensal de troca de experiências e divulgação de boas práticas, que ocorre na terceira 3.ª feira pelas três da tarde, no auditório da espap, e que, desde fevereiro de 2017, foi aberta a outras entidades do setor público processos, qualidade e inovação No âmbito dos processos internos, qualidade e inovação, as principais iniciativas realizadas em 2016 foram: Revisão do modelo de governação de processos da espap, assegurando os mecanismos de comunicação, avaliação, compliance, reengenharia e gestão do conhecimento, vitais à boa articulação entre as diferentes unidades orgânicas, e incorporando as lições aprendidas do primeiro ano de instanciação; Reforço da aposta na definição e desmaterialização dos processos internos, em alinhamento com as normas ISO e ISO 27001, nomeadamente nas áreas de gestão de projetos, gestão de contratos e gestão do licenciamento melhoria contínua do Centro de Contacto da espap No âmbito do programa de melhoria do Centro de Contacto (CC), foi dada continuidade à avaliação da satisfação dos utilizadores através do questionário anual, para obtenção de feedback sobre o serviço prestado e identificação de ações de melhoria, tendo-se obtido uma taxa de participação de 25%. Neste inquérito, 90% dos inquiridos indica estar globalmente muito satisfeito ou satisfeito com os serviços prestados (ver informação detalhada no ponto ). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 114

115 indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços Principais indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços: Gestão de Clientes e Serviços Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. % cumprimento dos níveis de serviço da espap 92% 87% -5,4% 2. Tempo médio de espera p/ atendimento CC (média mensal) ,0% 3. % chamadas atendidas CC <= 30 (média mensal) 90% 87% - 3,3% 4. % chamadas abandonadas e terminadas CC (média mensal) 6% 4% - 33,3% 5. N.º chamadas atendidas CC (média mensal) ,5% 6. N.º s recebidos CC (média mensal) ,3% 7. N.º pedidos web recebidos CC (média mensal) ,0% Qua. 19 Indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços evolução dos níveis de serviço da espap Fig. 28 Evolução dos níveis de serviço da espap 2016 (média trimestral acumulada) A evolução trimestral dos níveis de serviço regista uma consistência no cumprimento dos prazos estabelecidos, com destaque para o último trimestre que, apesar do acréscimo de volume de pedidos, típico da altura do final do ano, registou um aumento dos níveis de serviço. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 115

116 4.7.2 execução do plano de atividades OO (UO) DGCSI.OO01 DGCSI.OO02 DGCSI.OO03 Atividade/ Iniciativa Avaliar o nível de satisfação aos serviços do Centro de Contacto Definir (ou rever) o modelo de relacionamento com os clientes em função da necessidade e evolução dos diferentes negócios da espap Gestão do PGRCIC (Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas), desenvolvimento do SCI (Sistema de Controlo Interno) e realização de ações de compliance ID Indicador Meta DGCSI.IND01 DGCSI.IND02 DGCSI.IND03 Nível de satisfação dos clientes do Centro de Contacto N.º de modelos de relacionamento com os clientes definidos ou revistos (total ou parcialmente) Grau de Execução do Plano de Compliance aprovado pelo CD Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. 3 NA 3,14 105% [1; 2] % 90% NA NA NA TOTAL (PA) 115% Observações O grau de satisfação dos clientes que utilizaram os serviços do Centro de Contacto permitiu ultrapassar a meta definida. Os modelos de relacionamento com os clientes definidos/revistos foram: GeRFiP, SPPMO e SPTIC. O Plano de Compliance foi aprovado em dezembro de 2016, estando previsto o início da sua execução para janeiro de Fig. 29 Execução do Plano de Atividades da DGCSI 4.8 planeamento e desenvolvimento organizacional Em 2016, a atividade da espap no âmbito do Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO), que tem também a seu cargo a gestão da marca e a comunicação, teve como principais áreas de foco:» Desenvolvimento e consolidação do planeamento e monitorização do desempenho organizacional;» Definição e implementação dos Planos de Comunicação, interna e externa, garantindo a eficácia das ações e meios de comunicação utilizados;» Evolução da intranet corporativa, implementando a nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;» Desenvolvimento e implementação dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes. Tendo sido desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Preparação e acompanhamento de reuniões do Comité de Planeamento e Operações (CPO) e reuniões de dirigentes (espap 2016);» Apoio ao desenvolvimento da componente estratégica do projeto de evolução da solução de Gestão Estratégica de Recursos e Projetos (GERProj) para monitorizar os instrumentos de gestão da espap (QUAR e Plano de Atividades), como piloto;» Acompanhamento de reuniões de trabalho do Conselho Diretivo com as entidades das redes operativas central (com as Secretarias-Gerais das diversas áreas de governação) e territorial espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 116

117 (com as Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional - CCDR, Comunidades Intermunicipais - CIM, Áreas Metropolitanas - AM, Universidades e Politécnicos);» Preparação e acompanhamento de reuniões mensais do forhum espap (fórum de recursos humanos da espap), apoiando na resolução das ações em que o GPDO é interveniente;» Realização das ações previstas nos Planos de Comunicação Externa e Interna, no âmbito do espap Share, nomeadamente: workshops temáticos, ações de demonstração ou de benchmarking, garantido a satisfação dos stakeholders;» Dinamização da realização de ações de responsabilidade social planeamento e desenvolvimento organizacional desenvolvimento e consolidação do processo de planeamento Foi dada continuidade ao projeto de adaptação da ferramenta de planeamento estratégico da Marinha e a sua integração com o EPM de gestão de projetos, para a espap e para suporte aos novos Serviços Partilhados de PMO. A solução GERProj permitirá a monitorização do balanced scorecard da espap, consolidando o processo de planeamento estratégico e operacional com os instrumentos de gestão QUAR, plano de atividades e portefólio de projetos da organização. Paralelamente, em 2016, foi aplicado internamente o processo de planeamento estratégico, de acordo com o modelo definido em 2012: Fig. 30 Modelo de planeamento e acompanhamento de atividade e desempenho organizacional Foi dado apoio à concretização das seguintes iniciativas:» Reuniões de Comité de Planeamento e Operações (CPO), quinzenais, com o Conselho Diretivo e diretores, para assegurar quer o alinhamento estratégico e o planeamento e definição espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 117

118 de prioridades de ação (CPO Estratégico), quer a monitorização, acompanhamento e revisão das atividades e desempenho organizacional (CPO Operacional);» Reuniões espap 2016, mensais, com o Conselho Diretivo e dirigentes (diretores e coordenadores), para assegurar o alinhamento estratégico e operacional;» Processo de reporte e monitorização de indicadores de desempenho organizacional, mensal, que inclui os objetivos e indicadores do QUAR, do plano de atividades e dos planos de ação internos das unidades orgânicas, suportado na partilha de informação na intranet corporativa. forhum espap Em 2016, foi dada continuidade ao forhum espap Fórum de Organização e Recursos Humanos, com o objetivo de promover o envolvimento dos colaboradores e consolidar a cultura organizacional. O forhum reúne mensalmente e tem como objetivo ouvir os ecos da organização e acompanhar a sua implementação, assegurando a proximidade do Conselho Diretivo junto dos colaboradores. Nas reuniões do forhum são identificadas, pelos colaboradores, as principais questões críticas na organização, sendo propostas sugestões de melhoria e identificadas ações a implementar. O forhum é representativo de toda a espap, reunindo elementos de cada uma das orgânicas eleitos anualmente, por maioria de votos, pelos colaboradores da equipa. Em 2016, as eleições para o forhum contaram com a participação de 60% dos colaboradores. No seguimento de cada reunião de forhum, os documentos de suporte às reuniões são produzidos e validados, por todos os membros, e publicados na intranet corporativa. O plano de implementação das ações identificadas é atualizado mensalmente, sendo igualmente disponibilizado na intranet. Em 2016, realizaram-se nove reuniões de forhum. A 31 de dezembro de 2016, a taxa de realização do plano, face a todas as iniciativas identificadas desde o seu início, em 2012, foi de 88%, correspondendo à conclusão de 11 ações durante o ano de No final do ano existiam 10 ações em curso. instrumentos de aferição da satisfação e motivação de colaboradores No âmbito da consolidação da cultura organizacional e no contexto de melhoria contínua da organização e da gestão das pessoas que a constituem, torna-se particularmente relevante a aferição da motivação, expetativas, perspetivas e satisfação dos colaboradores, com vista à identificação de ações a implementar que potenciem melhor desempenho e resultados. Foi realizado no final de 2016, o 4.º inquérito anual de avaliação da satisfação dos colaboradores in espap de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar os planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. Globalmente, os resultados do in espap foram positivos, com uma média de satisfação global de 3,4 (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo), e obteve uma taxa de participação de 46% do universo de colaboradores, apesar do contexto de elevada desmotivação na Administração Pública (informação detalhada no ponto do presente relatório). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 118

119 Os resultados foram discutidos em reunião com os membros do Conselho Diretivo, diretores e coordenadores, e divulgados a todos os colaboradores na 10.ª reunião geral, em outubro de 2016, e publicados na intranet. A análise deste questionário permitiu identificar as principais áreas de melhoria, estando em curso a elaboração de um plano de ação, que irá contar com o envolvimento de toda a organização. desenvolvimento da liderança No âmbito da consolidação da cultura organizacional, o desenvolvimento pessoal e profissional dos dirigentes é considerado um dos fatores críticos de sucesso para o desempenho das equipas e da organização, essencial à obtenção dos resultados de negócio pretendidos. Com este objetivo, foi realizada a 4.ª edição do inquérito anual de feedback a dirigentes espap 180º de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar os planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. Este questionário abrangeu os dirigentes da espap diretores e coordenadores numa perspetiva 180º:» Autoperspetiva;» Perspetiva dos pares (demais dirigentes);» Perspetiva das respetivas equipas e outras equipas com as quais mantenha contacto funcional. Globalmente, os resultados do espap 180º foram positivos, com uma média de 3,94 (numa escala de 1-5, sendo 5 o valor mais positivo) referente a 373 respostas (informação detalhada no ponto do presente relatório). Os resultados individuais foram fornecidos a cada um dos dirigentes de modo a suportar os respetivos planos de desenvolvimento. responsabilidade social e sustentabilidade A responsabilidade social e sustentabilidade é um dos valores da organização, que continua a assumir uma enorme relevância face ao atual contexto socioeconómico do país. Em 2016, a espap, com o contributo dos colaboradores, deu continuidade às iniciativas de apoio à comunidade, nomeadamente:» Realização de duas ações de dádiva de sangue em parceria com o Instituto do Sangue e da Transplantação, I. P.;» Recolha de tampas de garrafas plásticas, para apoio ao financiamento de tratamentos médicos especializados para crianças;» Campanha de reciclagem de plástico e papel, através de contentores específicos disponibilizados no edifício;» Celebração de protocolo de colaboração com a Ecopilhas, Sociedade Gestora de Resíduos de Pilhas e Acumuladores, Lda, para recolha de pilhas e de baterias usadas em pilhões disponibilizados no edifício; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 119

120 » Recolhas de alimentos, produtos de higiene, material escolar, livros e brinquedos, para doação a instituições de apoio a crianças carenciadas;» Participação na campanha da Helpo para recolha de calçado para as crianças e jovens de Moçambique e de S. Tomé e Príncipe. Esta ação teve como finalidade combater a taxa de insucesso escolar nestes países, sendo que uma das razões deste problema social é a carência notória de calçado;» Recolha de óculos/lentes/armações usadas para serem entregues aos Centros de Reciclagem de Óculos do Lions (LERC);» Realização da 3.ª edição do Dia da Família espap, no qual os filhos dos colaboradores puderam conhecer a o local de trabalho dos pais e participar na atividade espap Master Chef. Esta iniciativa obteve um grau de satisfação de 3,7 (numa escala de 1-4, sendo 4 o valor mais positivo), prevendo-se nova edição em 2017;» Divulgação de contactos e iniciativas diversas no âmbito da intervenção social, na intranet corporativa comunicação comunicação interna Na espap, a comunicação interna assume um papel essencial no alinhamento e desenvolvimento da organização, assegurando a proximidade e constante articulação entre o Conselho Diretivo, os dirigentes e as equipas. Neste âmbito, foram realizadas diferentes ações de comunicação interna, privilegiando-se a comunicação presencial, como as Reuniões Gerais espap (RGE) com todos os colaboradores. Sintetizam-se as principais iniciativas desenvolvidas em 2016: RGE Reuniões Gerais espap» 9.ª RGE , com uma intervenção inicial realizada por um especialista em cultura organizacional e motivação. Nesta reunião foram apresentados os objetivos e plano de atividade para 2016, e a nova intranet corporativa.» 10.ª RGE , onde foram apresentadas as linhas orientadoras da atividade, pelos membros do Conselho Diretivo, e divulgados os resultados do 4.º inquérito de satisfação a colaboradores - in espap Ambas as reuniões foram avaliadas positivamente pelos participantes, tendo-se obtido um grau médio de satisfação de 2,7 (numa escala de 1-4, sendo 4 o valor mais positivo). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 120

121 intranet corporativa Fig. 31 Homepage da nova intranet corporativa A intranet corporativa é um dos principais meios de comunicação interna massificada, através do qual se promove a divulgação da informação e atividades institucionais relevantes, bem como os aspetos de utilidade funcional para equipas e colaboradores. Em 2016, conclui-se o projeto de evolução tecnológica e funcional da intranet corporativa. A nova intranet foi desenhada a pensar nas necessidades da organização e dos seus colaboradores, tendo os seus requisitos sido baseados num inquérito interno e no levantamento de necessidades das diversas áreas organizacionais. Na intranet são publicados diariamente conteúdos de interesse global tais como, clipping de notícias nacionais e internacionais, informação sobre eventos internos e externos, legislação relevante, processos internos, entre outros. Cada colaborador dispõe de uma homepage personalizada com acesso a funcionalidades integradas com outros sistemas de informação internos. Fóruns de discussão, comunidades temáticas, sistemas de sondagens e processos de workflow internos são algumas das novas ferramentas que tornam a intranet da espap mais colaborativa e potenciadora da inovação e eficiência organizacional. A intranet tem uma atualização diária de conteúdos de interesse para os colaboradores (em 2016, foram publicadas cerca de 125 notícias) e registou, em 2016, um acréscimo substancial nas audiências, com uma média de cerca de pageviews por dia, desde a data de lançamento da nova versão comunicação externa Em 2016, a comunicação externa continuou a ser uma forte aposta, garantindo-se a divulgação das diversas iniciativas da espap, no site e newsletter institucionais, visando a sensibilização e mobilização dos stakeholders para o projeto dos serviços partilhados da Administração Pública. Com o mesmo objetivo, foram realizadas reuniões periódicas com as diversas redes de clientes e parceiros. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 121

122 site institucional Fig. 32 Homepage do site institucional O site institucional é um espaço online privilegiado para comunicação com os stakeholders externos, através do qual se pretende divulgar a espap e promover os seus serviços e soluções, bem como consolidar a consistência da marca espap. O site é atualizado diariamente, com publicação de notícias (mais de 100 notícias em 2016) e divulgação de informação relevante da atividade da espap. As audiências do site têm vindo a aumentar progressivamente, registando-se atualmente uma média de pageviews por dia, correspondendo a um acréscimo de 14% face a newsletter espap Em 2016 foram lançadas 10 edições da newsletter espap, dirigida a todos os stakeholders com o objetivo de divulgar a atividade da espap e promover os seus serviços. Nesta publicação mensal dá-se destaque às notícias recentes mais relevantes, é apresentado um colaborador da espap e divulgado o testemunho de um stakeholder externo. Divulga-se também a agenda dos principais eventos e as publicações na imprensa sobre a espap. Fig. 33 Newsletter espap Todas as edições da newsletter são disponibilizadas no site institucional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 122

123 4.º aniversário da espap Fig. 34 Sessão comemorativa do 4.º aniversário da espap no salão nobre das Finanças A espap celebrou, no dia 15 de junho, o 4.º ano de atividade no Salão Nobre do Ministério das Finanças, com uma palestra sobre criação de valor na Administração Pública. Esta sessão, onde estiveram presentes cerca de 250 convidados, foi presidida pelo Ministro das Finanças e contou com a intervenção de Massimiliano Claps, especialista da IDC. redes de partilha de conhecimento Com o objetivo de discutir os projetos em curso e as perspetivas para o futuro no âmbito dos serviços partilhados, a espap iniciou o ano de 2016 com a concretização de um plano de reuniões com a Rede Central, constituída pelas Secretarias-Gerais das diversas áreas de governação, e com as Redes informais de Serviços Partilhados de Base Territorial (rspbt) e de Inovação e Conhecimento (rspic). Durante os meses de janeiro e fevereiro a espap realizou reuniões com cada uma das Secretarias- Gerais, seguidas de uma reunião conjunta para alinhamento dos objetivos globais. Paralelamente, no mesmo período, foram realizadas reuniões no território, organizadas com a colaboração das Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR) do Norte, Centro, Lisboa e Vale do Tejo, Alentejo e Algarve. Estas sessões reuniram os principais atores da região em matéria de serviços partilhados (CCDR, Comunidades Intermunicipais, Áreas Metropolitanas, Universidades e dos Institutos Politécnicos). Ao longo do ano, foram promovidas reuniões de acompanhamento, trimestrais com a Secretarias- Gerais e semestrais com as redes rspbt e rsptic, com vista à avaliação dos projetos em curso e partilha de experiências no âmbito da implementação dos serviços partilhados. espap Share No âmbito das iniciativas do espap Share foram promovidas diversas iniciativas entre workshops temáticos, ações de benchmarking e de demonstração. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 123

124 Workshops:» Os desafios da Customer Experience, realizado em março, no Palácio Foz. Nesta sessão Ed Thompson, analista da Gartner, dinamizou a discussão sobre a importância das organizações se focarem na experiência que proporcionam aos seus clientes.» Conferência sobre "IPv6 na Administração Pública", realizada no Auditório da espap, em maio.» Scrumday na espap, realizado em outubro com a equipa do Scrumday Portugal, em articulação com a Scrum Alliance. Dezenas de representantes da Administração Pública portuguesa juntaram-se no auditório da espap para uma aprendizagem sem precedentes em matéria de agilidade e complexidade. Alguns dos melhores especialistas internacionais em metodologias Agile partilharam com a audiência a sua experiência em gestão de projetos no setor público. Ações de benchmarking e partilha de best practices:» Visita à EDP Valor, em fevereiro. A unidade de Serviços Partilhados da EDP Valor foi criada em 2011 e atualmente presta serviços a cerca de 70 empresas do grupo. Inicialmente concebida numa lógica de gestão Centralizada de Serviços, o grupo EDP beneficia agora de um modelo de Serviços Partilhados global que opera nas áreas de Recursos Humanos, Finanças, Compras, Serviços Cooperativos e Logística para mais de 10 países, em diversos continentes.» Visita à Solvay Business Services (SBS), em novembro. O Centro de Serviços Partilhados de Lisboa foi o primeiro centro global da Solvay, criado em 2005, e é hoje o maior e mais importante do grupo, detendo 56% de toda a operação de serviços partilhados, que está distribuída em quatro hubs globais (Lisboa, Curitiba, Riga e Banguecoque) e quatro hubs regionais (São Paulo, Princeton, Lion e Singapura). O hub de Lisboa é reconhecido como uma referência mundial na nova indústria de serviços partilhados pelas suas soluções inovadoras e eficiência dos processos. O modelo de prestação de serviços partilhados da Solvay está estruturado em quatro processos end-to-end, Finanças (Record to Report), Recursos Humanos (Hire to Retire), Clientes (Order to Cash) e Fornecedores (Procure to Pay), e em mais dois processos, Sistemas de Informação (infraestrutura e software) e outros serviços transversais (Compliance & Risk management, Data management, Decision & Piloting solutions, Trainings & Knowledge support). Ações de Demonstração:» Foi ainda realizada uma ação de demonstração da nova solução de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj) num evento sobre os Desafios da Gestão de Projetos no Setor Público. Esta iniciativa da espap reuniu cerca de 200 pessoas no Forte de São Julião da Barra. Devido às restrições orçamentais não foi possível realizar, em 2016, a conferência anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 124

125 publicidade institucional No âmbito dos artigos 10.º e 11.º da Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 25 de junho, conjugada com o disposto na Portaria n.º 1297/2010, de 21 de dezembro, os institutos públicos devem incluir, no relatório de atividades anual, informação sobre as iniciativas de publicidade institucional. A espap procedeu à publicitação de anúncios, no cumprimento das atribuições e desenvolvimento da atividade, referentes às consultas públicas lançadas no âmbito dos trabalhos preparatórios de lançamento de procedimentos concursais para celebração de acordos quadro ou referentes a procedimentos de recrutamento. O montante anual global, por órgão de comunicação social, foi o seguinte: Designação do órgão de comunicação social Montante global anual pago Tipo de Meio Cofina Media, S.A ,20 Imprensa Global Noticias Publicações, S.A. 590,40 Imprensa IMPRENSA NACIONAL - CASA DA MOEDA, S.A ,20 Imprensa IMPRESA PUBLISHING, S.A. 542,43 Imprensa Total Anual 8.295,23 Qua. 20 Investimento em publicidade institucional 2016 Para efeitos do disposto no Decreto-Lei n.º 231/2004, de 13 de dezembro, a espap não realizou ações de publicidade institucional de valor superior a por trimestre, no ano de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 125

126 4.8.3 execução do plano de atividades OO Atividade/ Valor Taxa ID Indicador Meta Resultado (UO) Iniciativa Crítico Realiz. Preparar e monitorizar documentos previsionais e Monitorizações realizadas de gestão da espap (QUAR, face ao Plano de Plano de Atividades, Monitorização da [85%;95%] 100% Relatório de Atividades, Estratégia (PESPAP, RA, PESPAP - Plano Estratégico QUAR e PA) da espap de Serviços Partilhados da 85% 100% AP) GPDO.OO01 GPDO.OO02 GPDO.OO03 Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Externa Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Interna GPDO.IND01 GPDO.IND02 GPDO.IND03 Grau de satisfação com ações de comunicação externa (1-4) Grau de satisfação com ações de comunicação interna (1-4) [3,0;3,3] 3,6 3,44 111% [2,8;3,0] 3,6 2,94 100% Observações 17/20: 2 (QUAR e PA 2016) 14 (5 Monitorização QUAR + 9 PA) 1 (RA 2015) 18/03/ Customer experience (4,0) 02/06/ GERProj (3,1) 10/10/ Scrumday (3,2) 22/4/ ª RGE (2,77) 23/06/ Dia Família (3,69) 10/08/ Intranet (3,12) 21/10/ ª RGE (2,53) 15/12/2016 Reunião de Balanço (2,59) GPDO.OO04 in_espap Avaliar a satisfação de colaboradores GPDO.IND04 Grau de satisfação global de colaboradores (1-5) [3,3;3,6] 4,5 3,4 100% 4 a 18 outubro % Participação Q1 - satisfação global = 3,4 TOTAL (PA) 102% Fig. 35 Execução do Plano de Atividades do GPDO 4.9 administração geral, gestão financeira e recursos humanos Em 2016, a atividade da espap no âmbito da Direção de Administração Geral (DAG) teve como principais áreas de foco:» Continuação do programa de requalificação do edifício;» Promoção do desenvolvimento de capacidades nas equipas, definindo e implementando o plano de formação anual;» Carregamento dos dados financeiros do modelo de custeio em toda a organização. Tendo sido desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Disponibilização de informação de gestão às unidades orgânicas internas quer na área financeira, quer nos recursos humanos;» Implementação das recomendações identificadas nos relatórios dos serviços de Higiene, Saúde e Segurança no Trabalho. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 126

127 gestão financeira Durante o ano de 2016, deu-se continuidade às melhorias verificadas nos mecanismos de gestão financeira e controlo de gestão, designadamente em matérias de execução orçamental e de gestão de contratos, sendo disponibilizadas informações mensais às áreas sobre a execução do seu orçamento e a execução dos contratos que têm sob a sua responsabilidade. Em 2016 foi dada continuidade ao processo de revisão dos bens da espap, com um exaustivo processo de verificação física que originou o abate de bens inúteis permitindo-se, assim, a libertação de espaço e a reorganização dos armazéns da espap. gestão de recursos humanos O universo dos trabalhadores da espap em efetividade de funções, à data de 31 de dezembro de 2016, era de 289 colaboradores (não sendo contabilizados para fins estatísticos, de acordo com a filosofia de carregamento de efetivos do Sistema de Informação da Organização do Estado - SIOE, os oito trabalhadores ausentes da entidade há mais de seis meses). As iniciativas de desenvolvimento de capacidades dos trabalhadores e equipas foram condicionadas pelas restrições orçamentais, tendo sido ministradas horas de formação com 156 participações em 17 ações de formação, durante o ano de Cerca de 36% dos colaboradores da espap participaram em, pelo menos, uma ação de formação. Mais informação referente à área de recursos humanos pode ser consultada no Balanço Social da espap, disponível no anexo I ao presente relatório. modelo de custeio Em 2016 foi realizada a revisão da ferramenta de suporte à operacionalização e manutenção do modelo de custeio e concluído o carregamento dos dados financeiros de todas as unidades orgânicas. serviços de higiene, saúde e segurança no trabalho Durante o ano de 2016 foi dada sequência aos resultados da realização de auditorias internas de segurança e saúde no trabalho consubstanciada nos relatórios sobre qualidade do ar Interior, conforto térmico e iluminação, cujas medidas foram gradualmente implementadas. Foi realizada uma visita ao local de trabalho pela empresa Interprev, no sentido de auditar a implementação das medidas anteriormente recomendadas. Em 2016 foram realizados 86 exames de saúde, periódicos e de admissão. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 127

128 programa de reabilitação do edifício Dando sequência ao trabalho anteriormente desenvolvido, em 2016 foi dada continuidade ao programa de renovação do edifício, materializado nas seguintes intervenções de reabilitação/ reparação dos alçados exteriores do edifício antigo e melhoramentos interiores:» Alçado norte» Picagem e apeamento dos rebocos e execução de novos rebocos, com fornecimento de novos encasques, salpicos e rebocos areados finos;» Fornecimento e execução de pintura em paramentos a tinta elástica na cor branca e nas demãos necessárias a um perfeito acabamento, incluindo aplicação prévia de primário de aderência.» Alçado sul, topo nascente poente (parcial)» Reparação de paramentos, com selagem de fissuras e rebocos degradados ou em vias de degradação;» Fornecimento e execução de pintura em paramentos a tinta elástica na cor branca e nas demãos necessárias a um perfeito acabamento, incluindo aplicação prévia de primário de aderência;» Fornecimento e aplicação de novas mástiques e selagens nos elementos periféricos das janelas exteriores deteriorados ou degradados.» Melhoramentos interiores» Remoção de estores laminados e aplicação de mecanismo e estores de rolo tipo screen em cortina em, no máximo, 118 janelas;» Colocação na rampa de acesso ao open space do 3.º piso, para proteção de quedas, de dois corrimãos em inox execução do plano de atividades OO (UO) Atividade/ Iniciativa ID Indicador Meta Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. Observações DAG.OO01 Renovar do edifício: Pintura exterior do edifício DAG.IND01 Empreitada finalizada 100% NA 100% 100% A obra foi concluída. DAG.OO02 DAG.OO03 Monitorizar e otimização do Modelo de Custeio Executar do plano de formação de colaboradores DAG.IND02 DAG.IND03 Relatório do modelo de custeio referente a dados de 2015 % de implementação do plano de formação de colaboradores* 100% NA 80% 80% 75% NA 43,87% 58% Embora tenha sido concluído o carregamento dos dados financeiros, não foi possível concluir o relatório. Foram realizadas horas de formação. Por razões orçamentais não foi possível realizar as horas planeadas. TOTAL (PA) 79% Fig. 36 Execução do Plano de Atividades da DAG * Indicador com nova meta após a revisão no final do 1.º semestre (aprovada a 30/12/2016) espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 128

129 4.10 apoio jurídico Em 2016, a atividade da espap no âmbito do Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) teve como principais áreas de foco:» Elaboração de estudos jurídicos, informações e emitir pareceres que lhe sejam solicitados;» Apoio às unidades orgânicas na aplicação de normas legais, regulamentares, processuais e procedimentais;» Definição de procedimentos a adotar na condução de matérias com relevância jurídica;» Preparação e formalização de contratos, protocolos e outros instrumentos jurídicos;» Colaboração na elaboração de diplomas legais ou outros afins;» Instrução e acompanhamento dos procedimentos de contratação pública;» Elaboração dos regulamentos internos;» Divulgação interna de normas legais, regulamentares, pareceres e/ou orientações com relevância para a atividade da espap;» Garantia do patrocínio judiciário da espap;» Acompanhamento da evolução do direito comunitário e dos assuntos regulamentares em domínios no âmbito das atribuições da espap, garantindo a sua aplicação. Tendo sido desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:» Elaborar e rever minutas de procedimentos de contratação pública;» Implementar e dinamizar base de dados de jurisprudência, com especial enfoque nas decisões relativas a assuntos de interesse das áreas de negócio da espap;» Compilar processos de autorização ou notificação para tratamento de dados pessoais, atualização dos processos e levantamento de novas necessidades de pedidos de autorização ou notificação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD);» Levantamento de sistemas proprietários da espap e registo de propriedade intelectual/industrial dos mesmos execução do plano de atividades OO Atividade/ (UO) Iniciativa Apoiar juridicamente a Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) na resposta a pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos ao abrigo dos acordos quadros de contratação de veículos ou AOV. GAJ.OO01 ID Indicador Meta GAJ.IND01 N.º médio de dias de resposta desde a data do pedido de apoio jurídico até à data de envio da resposta ao interessado, concorrente, adjudicatário ou Tribunal. (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.) Valor Crítico Resultado Taxa Realiz. < 13 na 5,4 100% TOTAL (PA) 100% Observações Foi prestado apoio jurídico à DVEL em 5 procedimentos ao abrigo de AQ (AQ-VAM), com um n.º médio de 5,4 dias seguidos de resposta. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 129

130 Fig. 37 Execução do Plano de Atividades do GAJ 4.11 relações externas e cooperação No âmbito das relações externas e cooperação, a espap continuou, em 2016, a apostar na participação em diversas iniciativas de partilha de conhecimento e colaborado em diversos projetos e estudos, destacando-se as seguintes iniciativas:» Receção nas instalações da espap de delegações governamentais de Moçambique, Zimbabwe, Brasil, Arménia, Ghana, Macau, Bangladesh e Cabo Verde, para partilha do modelo português de Serviços Partilhados e de Compras Públicas da Administração Pública;» Protocolo de cooperação assinado com a Autoridade Reguladora das Aquisições Públicas (ARAP) Cabo Verde, com receção durante uma semana em estágio de um jurista desta autoridade cabo-verdiana para contacto com o SNCP, acordos quadro e com o trabalho diário da Direção de Compras Públicas;» Receção de delegação de peritos da SIGMA / OCDE no âmbito do projeto Framework Agreements in the EU ;» Major stakeholder na campanha de Combate ao Conluio na Contratação Pública, promovida pela Autoridade da Concorrência, lançada a 30 de junho de 2016;» Integração do grupo de trabalho para revisão do Código de Contratos Públicos (CCP) por transposição das Diretivas Comunitárias 2014/24 e 2014/25 no âmbito da contratação pública;» Participação no grupo de trabalho informal de elaboração da nova ENCPE Estratégia Nacional Compras Públicas Ecológicas, constituído pela APA, espap e IMPIC, com a supervisão do Gabinete da Secretário de Estado da Conservação da Natureza;» Participação no Compromisso para o Crescimento Verde (CCV), integrando três grupos de trabalho temáticos (mobilidade e transportes, contratação pública e I&D&I) no âmbito das atribuições da espap de coordenação do SNCP e de gestão do PVE. O CCV é um plano estratégico para um futuro sustentável para Portugal, onde o crescimento económico coexiste com comportamentos ambientais responsáveis, contribuindo assim para a justiça social e a qualidade de vida das populações de hoje e das gerações futuras;» Participação trimestral como membro da Comissão de Acompanhamento para a Agenda Portugal Digital (APD) e mensal como parte ativa no Grupo Permanente da APD, à qual compete definir o plano anual de implementação das medidas da APD, fixar os recursos necessários e a sua calendarização, articulando com os organismos da Administração Pública relevantes para o efeito, assessorar a Comissão Interministerial no seu trabalho de monitorização e avaliação da implementação da APD e promover a articulação com as entidades do setor privado mais relevantes para as áreas da APD;» Participação nos dois encontros anuais da rede de centrais de compras europeias (European Conference on e-public Procurement) realizadas em Viena (abril) e em Ljubliana (novembro);» Participação como parceira no consórcio nacional para e-sens (Electronic Simple European Networked Services), um projeto de larga escala que representa e promove a ideia de um Mercado Único Digital Europeu, através da implementação de soluções inovadoras suportadas em tecnologias de informação e comunicação. A participação da espap no piloto E-SENS enquadra-se na fase pré-contratual dos procedimentos aquisitivos (etendering), tendo coordenado o piloto nacional de contratação pública, com o apoio técnico dos parceiros do consórcio nacional, liderado pela Agência da Modernização Administrativa (AMA). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 130

131 » Participação na delegação que representou Portugal nas reuniões do grupo europeu de peritos em contratação pública eletrónica (Expert Group on eprocurement - EXEP), que ocorreram em janeiro, em Roma; em fevereiro e junho, em Bruxelas; e em outubro, em Berlim;» Participação na comissão CEN/PC "Electronic Public Procurement", criada pelo Comité Europeu de Normalização (CEN) no contexto do trabalho para promover a interoperabilidade de soluções e formatos na contratação pública eletrónica. A espap preside a comissão técnica nacional de acompanhamento para a criação de normas na contratação pública eletrónica;» Participação na equipa de Procurers Cloud 4 Europe (C4E): procedimento concursal précomercial (pre-commercial procurement) para o desenvolvimento de soluções inovadoras, no âmbito da prestação de serviços Cloud para a Administração Pública;» Participação no projeto Roteiro da Despesa do LabX, que pretende clarificar o fluxo de tarefas que uma entidade pública deverá realizar para efetuar uma compra de bens ou serviços e proceder ao seu pagamento;» Participação no Oracle Public Sector Summit, realizado em abril em Lisboa, com uma intervenção sobre Serviços Partilhados;» Participação na Conferência IDC Cloud Leadership Forum, que decorreu em Lisboa, em março;» Receção e participação no evento dedicado às oportunidades de financiamento para a Administração Pública, promovido pelo Gabinete de Promoção do Programa-Quadro de I&DT (GPPQ), em junho;» Participação na Conferência Internacional sobre Serviços Partilhados - Apostas e Tendências de Futuro, promovida pela Deloitte, e receção na espap de uma delegação internacional de participantes nesta conferência, que decorreu em setembro, em Lisboa;» Participação na conferência Lab Connections policy labs in Europe, for Europe, que decorreu em outubro em Bruxelas;» Participação na 5.ª Conferência Anual para a Inovação na Contratação Pública organizada pela Comissão Europeia, em outubro, em Berlim;» Participação no Congresso sobre o novo quadro legal dos contratos públicos, promovido pela Associação Portuguesa dos Mercados Públicos (APMEP) e pelo Observatório de Prospetiva da Engenharia e da Tecnologia (OPET);» Participação na Conferência do PMI Portugal Chapter;» Parceria com a Faculdade de Direito da Universidade Católica Portuguesa para dois cursos intensivos de contratação pública;» Protocolo de Colaboração Técnica e Tecnológica de Partilha da Solução Aplicacional de Suporte à Gestão Estratégica da Marinha entre a Secretaria-Geral da Defesa, a Marinha e a espap, celebrado no âmbito da prestação de Serviços Partilhados de PMO, nos termos do qual as três entidades se comprometem: A partilhar a solução aplicacional de suporte à gestão estratégica desenvolvida pela Marinha, que integra a base aplicacional do GERProj, a solução de suporte à prestação de serviço do novo SPPMO; A desenvolver ações conjuntas de troca de conhecimento nas áreas relacionadas com a manutenção e evolução da solução aplicacional referida anteriormente; A desenvolver ações de formação e partilha de conhecimento em áreas técnicas e tecnológicas de interesse comum. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 131

132 » No âmbito dos Serviços Partilhados de PMO, reforço da cooperação com: As associações do setor, nomeadamente à APOGEP e ao Project Management Institute (PMI) Portugal Chapter, e com as universidades, de forma a garantir o alinhamento com as best practices; O IPQ - Instituto Português de Qualidade, no âmbito da Comissão Técnica de Normalização em Gestão de Projetos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 132

133 5 avaliação final Considerando os resultados do desempenho da espap em 2016, sintetizados no presente relatório de atividades, é proposta uma avaliação final de satisfatório, atendendo ao disposto no n.º 1 do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, conjugado com os fundamentos abaixo apresentados. Taxa de Realização Parâmetros e Objetivos Objetivos mais relevantes (vide instruções) P la ne a do Re a liza do Ta xa de Re a liza ç ã o P a râ me tros/obje tivos Cla ssific a ç ã o P onde ra ç ã o Ide ntific a ç ã o EFICÁCIA 60% 44% 73% NÃO ATINGIU OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública 50% 25% 50% Não Atingiu 30% R OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) 25% 19% 75% Não Atingiu 15% R OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção 10% 12% 123% Superou 6% OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações 15% 17% 114% Superou 9% EFICIÊNCIA 15% 14% 92% NÃO ATINGIU OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado 100% 92% 92% Não Atingiu 15% R QUALIDADE 25% 25% 100% ATINGIU OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente 50% 50% 100% Atingiu OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas 50% 50% 100% Atingiu 13% TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL 100% 83% 83% 100% 13% R Qua. 21 QUAR 2016 Avaliação de resultados por parâmetros e objetivos A maioria dos objetivos operacionais definidos no QUAR foi atingido, tendo sido superados dois dos sete objetivos definidos. A taxa de realização final obtida no QUAR 2016 foi de 83%. Convém, no entanto, salientar os motivos que levaram ao não atingimento de três dos objetivos operacionais definidos, que foram diretamente atingidos pelo impacto de três indicadores (IND1; IND3; e IND9): O objetivo OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública, com uma ponderação de 30% no total do QUAR, é composto por dois indicadores:» O indicador IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças FE-AP (acumulado) não se considera atingido, uma vez que, embora a solução se encontre em produção, os fornecedores em Serviços Partilhados de Finanças, identificados para esta fase, estão a adaptar os seus sistemas de informação próprios não se verificando, por isso, faturação eletrónica (taxa de realização de 0% - ponderação de 50%).» O indicador IND2. N.º de trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH GeRHuP (acumulado) (também com uma ponderação de 50%) foi atingido. Relativamente ao objetivo OO 1. considera-se que foi concretizado todo o esforço dependente da espap para que os fornecedores estivessem a faturar eletronicamente, permitindo atingir o indicador IND1. A concretização do indicador que acresce valor à AP fica agora dependente da capacidade dos fornecedores adaptarem os seus sistemas de informação, prestando a espap todo o apoio necessário. No entanto, atendendo a que a distribuição da ponderação foi igual entre as duas áreas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 133

134 de serviços partilhados (Finanças e Recursos Humanos) este objetivo não foi atingido, verificando-se uma taxa de realização final de 50%. O objetivo operacional OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras (SNCP), com uma ponderação de 15% no total do QUAR, também é composto por dois indicadores:» O indicador IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) ficou aquém da meta definida. Embora tenham sido lançados dois concursos, após a decisão do Supremo Tribunal Administrativo (STA) de declarar inválidas duas normas do AQ de Refeições Confecionadas, a espap decidiu fundamentadamente suspender o lançamento de novos procedimentos, até à publicação da portaria referente à cláusula de remuneração (que veio a acontecer no início de 2017). Essa situação inviabilizou o lançamento dos cinco concursos inicialmente previstos ficando a taxa de realização em 50% para uma ponderação de 50%.» O indicador IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas de necessidades no ano) (também com uma ponderação de 50%) foi atingido. Relativamente ao objetivo OO 2. a espap considera imprevisível a decisão tomada pelo STA (pois decisões de instâncias anteriores tinham sido em sentido oposto) tendo a espap efetuado o esforço necessário para solucionar atempadamente a invalidade das normas. No entanto, atendendo a que a distribuição da ponderação foi igual entre os dois indicadores este objetivo não foi atingido, verificando-se uma taxa de realização final de 75%. Os objetivos operacionais OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção e OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações, que completam a dimensão Eficácia foram ambos superados. Na dimensão Eficiência, o objetivo operacional OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado, com uma ponderação de 15% no total do QUAR, é composto por dois indicadores:» O indicador IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base ficou próximo de ser atingido, face à meta definida. No decurso de 2016, os procedimentos de aquisição e aluguer operacional, permitiram atingir uma redução média do preço de adjudicação, face ao preço base, de 8,38%. No entanto, este valor não foi suficiente para permitir atingir a meta previamente definida para o indicador. De salientar que o preço base (valor máximo definido contratualmente) é por si só reduzido, relativamente ao definido no acordo quadro, uma vez que é construído com base nas contratações anteriores. Por outro lado, foi revogada a decisão de contratar de três procedimentos de contratação, fundamentado pela decisão do STA (já descrita no indicador IND3.). Essa situação impossibilitou atingir uma maior redução do preço ficando a taxa de realização em 84% para uma ponderação de 50%.» O indicador IND10. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de acordo quadro) foi atingido. Relativamente ao objetivo OO 5. a espap considera que a decisão do STA (já referida no IND3.), teve impacto no indicador IND9. por ter levado à revogação da decisão de contratar de três procedimentos. Apesar do IND10. ter sido atingido, atendendo a que a distribuição da ponderação foi igual entre os dois indicadores, este objetivo não foi atingido, verificando-se uma taxa de realização final de 92%. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 134

135 Os objetivos operacionais definidos na dimensão Qualidade foram ambos atingidos, demonstrando a aposta crescente da espap numa melhoria contínua dos serviços prestados aos seus clientes, bem como do aumento do catálogo de serviços disponível e das funcionalidades dos sistemas. Assim, tendo em consideração a alínea a) do n.º 1 do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, a proposta de avaliação final do desempenho da espap é expressa qualitativamente como desempenho satisfatório atendendo a que a maioria dos objetivos foi atingido, ou superado. Os objetivos não atingidos tiveram impacto direto decorrente de factos imprevisíveis e alheios à espap, conforme justificado nos pontos anteriores. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 135

136 6 perspetivas 2017 Em 2017, a espap manterá a sua atividade de mobilização da Agenda de Serviços Partilhados e Compras Públicas, assegurando a operação ao nível das diferentes áreas de intervenção e dando sequência aos diferentes projetos em curso, em articulação com as prioridades estratégicas definidas pelo Governo. A promoção de iniciativas de partilha de conhecimento continuará a ser uma aposta em 2017, pretendendo-se construir um caminho de inovação aberta, dinamizando redes de parcerias estratégicas com as Secretarias-Gerais (rede central) e com as Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR) (rede territorial), junto dos atores do território: Comunidades Intermunicipais (CIM), Áreas Metropolitanas (AM), Universidades e Institutos Politécnicos. O reforço das redes colaborativas contribuirá para o desenvolvimento de novas soluções e disseminação das melhores práticas, na área dos serviços partilhados, promovidas por entidades de referência como a OCDE e a NESTA (Agência de Inovação do Reino Unido). Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à espap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em três eixos de atuação:» Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos, TIC e PMO. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota;» Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas;» Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 136

137 O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação de serviços. Nestes termos, as diferentes áreas de intervenção dos Serviços Partilhados e Compras Públicas, bem como as atividades de suporte ao funcionamento da entidade manterão a sua agenda operacional de acordo com os objetivos fixados para o novo ano, na sequência dos resultados obtidos até 2016, e continuarão a implementar os projetos em curso, articulados com as prioridades estratégicas definidas a nível central pelo Governo. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 137

138 7 siglas e abreviaturas ACCoE ADSE AdC AFN AM Advanced Customer Center of Expertise Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas Autoridade da Concorrência AforroNet Área Metropolitana AMA Agência para a Modernização Administrativa, I. P. ANCP Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. AOV AP APA APD APMEP APOGEP AQ ARAP AT BCE BEP BI BPM C4E CC CCAS CCDR CCP CCV CD CE CEAGP Aluguer Operacional de Veículos Administração Pública Agência Portuguesa do Ambiente, I.P. Agenda Portugal Digital Associação Portuguesa dos Mercados Públicos Associação Portuguesa de Gestão de Projetos Acordo Quadro Autoridade Reguladora das Aquisições Públicas Autoridade Tributária e Aduaneira Banco Central Europeu Bolsa de Emprego Público Business Intelligence Business Process Management Cloud For Europe Centro de Contacto Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional Código dos Contratos Públicos Compromisso para o Crescimento Verde Conselho Diretivo Comissão Europeia Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 138

139 CEDIC CEDIM CEGER CEN CGA CGE CHUC CIM CIT Cloud AP CNC CNCP CNPD COSI CPC CPD CPO CRESAP CRM CSP CT CTFP CTIC DAG DCP DITIC DGAEP DGCSI DGO DGSS DGTF Certificados Especiais de Dívida de Curto Prazo Certificados Especiais de Dívida de Médio Prazo Centro de Gestão da Rede Informática do Governo Comité Europeu de Normalização Caixa Geral de Aposentações Conta Geral de Estado Centro Hospitalar da Universidade de Coimbra Comunidades Intermunicipais Contrato Individual de Trabalho Cloud da Administração Pública Comissão de Normalização Contabilística Catálogo Nacional de Compras Públicas Comissão Nacional de Proteção de Dados Centro Operacional de Segurança da Informação das Finanças Conselho de Prevenção da Corrupção Centro de Processamento de Dados Comité de Planeamento e Operações Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública Customer Relationship Management Centro de Serviços Partilhados Comissões Técnicas Contrato de Trabalho em Funções Públicas Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicações Direção de Administração Geral Direção de Compras Públicas Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação Direção-Geral da Administração e do Emprego Público Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação Direção-Geral do Orçamento Direção-Geral da Segurança Social Direção-Geral do Tesouro e Finanças espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 139

140 DVEL DSI DSPF DSPRH ENCPE E.P.E. EPM EPR ERP E-SENS espap EXEP FAN FE-AP FEE FMI FOC GAF GAJ GAM GeADAP GeRALL Direção de Veículos do Estado e Logística Direção de Sistemas de Informação Direção de Serviços Partilhados de Finanças Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Estratégia Nacional Compras Públicas Ecológicas Entidade Pública Empresarial Enterprise Project Management Empresas Públicas Reclassificadas Enterprise Resource Planning Electronic Simple European Networked Services Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Experts for the Electronic Public Procurement Ferramenta de Agregação de Necessidades Fatura Eletrónica na Administração Pública Fundo de Eficiência Energética Fundo Monetário Internacional Fóruns Operacionais de Compras Gestão Administrativa e Financeira Gabinete de Apoio Jurídico Grupo de Acompanhamento e Monitorização Gestão integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública Programa de Gestão Partilhada de Recursos na Administração Pública GeRAP Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. GeRFiP GeRHuP GERProj GPDO GDPR GPEARI GPP GPPQ Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional General Data Protection Regulation Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais Green Public Procurement Gabinete de Promoção do Programa-Quadro de I&DT espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 140

141 GTT CP HSST IBAN I&D Grupo de Trabalho Temático Contratação Pública Higiene, Saúde e Segurança no Trabalho International Bank Account Number Investigação e Desenvolvimento IGCP Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P. E. IGeFE IGF II IMPIC IMT INA INE IP I.P. IPQ IPSAS Instituto de Gestão Financeira da Educação Inspeção-Geral de Finanças Instituto de Informática Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção Instituto da Mobilidade e dos Transportes I.P. Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas Instituto Nacional de Estatística Internet Protocol Instituto Público Instituto Português da Qualidade International Public Sector Accounting Standards IRN Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. IRS ISO LEO MNE MPLS NA OCDE OE OPET OPSI PAEF PAN PCN PEC Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares International Organization for Standardization Lei de Enquadramento Orçamental Ministério dos Negócios Estrangeiros Multiprotocol Label Switching Não Aplicável Organização de Cooperação e Desenvolvimento Económico Orçamento do Estado Observatório de Prospetiva da Engenharia e da Tecnologia Observatory of Public Sector Innovation Programa de Assistência Económica e Financeira Plano Anual de Necessidades Plano de Continuidade de Negócio Plataforma Eletrónica de Contratação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 141

142 PECP PEPAC PESPAP PESI PGRCIC PMI PMO PMOG PNAEE PNCP PoC POC-E POCISS POCMS POC-P PREMAC PSTIC PTGFP PTT PUE PVE QUAR RAM RC RCS REA REACP RH RFC RGE RJPVE Plataforma Eletrónica de Contratação Pública Programa de Estágios Profissionais da Administração Central Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública Plano Estratégico dos Sistemas de Informação Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Project Management Institute Project Management Office Project Management Office Global Plano Nacional de Ação para a Eficiência Energética Plano Nacional de Compras Públicas Proof of Concept Plano Oficial de Contabilidade da Educação Plano Oficial de Contabilidade das Instituições do Sistema de Solidariedade e de Segurança Social Plano Oficial de Contabilidade do Ministério da Saúde Plano Oficial de Contabilidade Pública Plano de Redução e Melhoria da Administração Central Plano de ação Setorial de racionalização das Tecnologias de Informação e Comunicação Programa Transformacional da Gestão Financeira Pública Ponto de Troca de Tráfego Power Usage Effectiveness Parque de Veículos do Estado Quadro de Avaliação e Responsabilização Região Autónoma da Madeira Relatórios de Contratação Reunião de Coordenação Setorial Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços Relatório Estatístico Anual de Compras Públicas Recursos Humanos Relatórios de Formação de Contrato Reunião Geral espap Regime Jurídico do Parque de Veículos do Estado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 142

143 RPO rspbt rspic rsptic RTO S3CP SaaS SAC SAF SCC SCE SCEP SCH SCHd SCI SCR SCT SEAP SFA SG SGDN SGF SGI SGPVE SGR SGSI SGSTI SGT SIADAP SIADAP 1 SIADAP 2 Recovery Point Objective Rede de Serviços Partilhados de Base Territorial Rede de Serviços Partilhados de Inovação e Conhecimento Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública Recovery Time Objective Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas Software as a Service Sistema de Autenticação e Credenciação Sistema de Apoios Financeiros Sistema Central de Contabilidade Sistema de Cobrança do Estado Sistema Central de Encargos Plurianuais Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Regime Deficientes Sistema de Controlo Interno Sistema Central de Receitas Sistema de Compensação do Tesouro Secretário de Estado da Administração Pública Serviços e Fundos Autónomos Secretaria-Geral Secretaria-Geral da Defesa Nacional Secretaria-Geral das Finanças Sistema de Gestão Integrado Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado Sistema de Gestão da Receita Sistema de Gestão da Segurança da Informação Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação Sistema de Gestão de Contas do Tesouro Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Dirigentes da Administração Pública espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 143

144 SIADAP 3 sigame SIIG SIGO SIOE SIPI SLA SmCH SNC-AP SNCP SOE SP SPA SPFIN Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Requalificação (Mobilidade Especial) Sistema Integrado de Informação de Gestão Sistema de Informação de Gestão Orçamental Sistema de Informação da Organização do Estado Sistema de Informação de Projetos de Investimento Service Level Agreement Sistema de moratória no Crédito à Habitação Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas Sistema Nacional de Compras Públicas Sistema do Orçamento de Estado Serviços Partilhados Sistema de Produtos de Aforro Serviços Partilhados de Finanças SPMS Serviços Partilhados da Saúde, E. P. E. SPPMO SPRH SPTIC SRH SRVI SSAP STA TCO TdC TI TIC UMC UTAM UTAP Serviços Partilhados de Project Management Office Serviços Partilhados de Recursos Humanos Serviços Partilhados de TIC Sistema de Gestão de Recursos Humanos Sistema de Recolha e Validação de Informação Serviços Sociais da Administração Pública Supremo Tribunal Administrativo Total Cost of Ownership Tribunal de Contas Tecnologias de Informação Tecnologias de Informação e Comunicação Unidades Ministeriais de Compras Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 144

145 8 Anexos 8.1 Anexo 1 Balanço Social espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 145

146 Balanço Social 2016

147 Balanço Social 2016 índice Introdução Estrutura orgânica Recursos Humanos Caracterização do efetivo global Trabalhadores segundo a modalidade de relação jurídica e vínculo Trabalhadores segundo cargo/carreira Trabalhadores segundo o género Trabalhadores por escalão etário Trabalhadores por antiguidade Trabalhadores segundo o nível de escolaridade Trabalhadores portadores de deficiência Modalidade de horário de trabalho Trabalho extraordinário Movimentos de pessoal Admissões e reinício de funções Cessação de funções Mudanças de posicionamento remuneratório/ pagamento de prémios de desempenho Absentismo Segurança e saúde no trabalho Encargos com pessoal Estrutura remuneratória Total dos encargos com pessoal Formação profissional Relações profissionais e de disciplina Relações profissionais Disciplina Variação dos indicadores nos últimos 3 anos ANEXOS espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

148 Balanço Social 2016 Introdução O presente documento, que consubstancia o Balanco Social da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) do Ministério das Finanças com referência a 31 de dezembro de 2016, foi preparado em conformidade com a estrutura geral consignada no Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de outubro, e instruções disponíveis no sítio da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP). O conjunto de informação dele constante, embora procurando refletir a realidade da organização que nos é específica, é apresentado em conformidade com as opções de tratamento e divulgação da informação constantes na Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, que institui e regula o funcionamento do Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE). O Balanço Social constitui um importante instrumento de apoio ao planeamento e à gestão dos recursos humanos da espap no contexto do seu funcionamento, caracterizado por uma lógica funcional do desenvolvimento da atividade estruturada em projetos, implicando uma marcada mobilidade na afetação dos recursos humanos e grande rigor na programação das ações. O conteúdo do Balanço Social compreende tabelas e ilustrações gráficas com informação estatística essencial, relativa aos recursos humanos, acompanhados da respetiva análise explicativa, que em conjunto pretendem dar a conhecer, evidenciar e esclarecer alguns dos valores mais significativos apresentados. Este documento pretende ser, acima de tudo, uma ferramenta útil e de fácil leitura, que demonstre a realidade da instituição. O universo sobre o qual incide o âmbito deste Balanço Social coincide com o dos trabalhadores em efetividade de funções na espap a 31 de dezembro de 2016, independentemente do regime jurídicolaboral que lhes seja aplicável. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

149 Balanço Social 2016 BALANÇO SOCIAL EM 31 DE DEZEMBRO DE Estrutura orgânica A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap), cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, resultou do processo de reorganização de serviços que procedeu à extinção por fusão de três entidades: o Instituto de Informática (II), a Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E.P.E. (GeRAP) e a Agência Nacional de Compras Públicas, E.P.E. (ANCP), ou seja, de uma Direção-Geral e duas Entidades Públicas Empresariais. A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas das tecnologias de informação e comunicação (TIC) do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Deste processo de fusão, resulta uma complexidade adicional ao nível da gestão de recursos humanos, por coabitarem dois regimes de pessoal: o Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e o Contrato Individual de Trabalho (CIT), com a inerente complexidade de harmonização de dados. Os valores de realização apresentados incorporam alterações na classificação dos recursos humanos, de modo a promover o alinhamento com o reporte SIOE. Tal facto decorre da necessidade de criar critérios de equiparação, apenas para efeitos de prestação de informação com os instrumentos disponíveis, entre as carreiras das extintas ANCP/GeRAP e as carreiras da Administração Pública. 2 Recursos Humanos Para o ano de 2016, encontrava-se previsto no mapa de pessoal da espap um total de 325 postos de trabalho, dos quais 33 correspondiam a dirigentes, distribuídos por 1 Presidente, 1 Vicepresidente, 2 Vogais, 10 Diretores de Direção e/ou Gabinete e 19 Coordenadores de Núcleo. No final de 2016, a espap dispunha de 289 trabalhadores (não sendo contabilizados trabalhadores ausentes por período superior a 6 meses, em conformidade com as opções de tratamento e espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

150 Balanço Social 2016 divulgação da informação constantes na Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro), em exercício de funções, representados do seguinte modo: Trabalhadores por cargo / carreira Dirigente Superior 1% Dirigente Intermédio 9% Assistente Operacional 3% Informático 26% Assistente Técnico 18% Técnico Superior 43% Modalidades de Vinculação Dirigente Superior Dirigente Intermédio Técnico Superior Assistente Técnico Assistente Operacional Informático Total Comissão de Serviço no âmbito da LTFP CTFP por tempo indeterminado CIT por tempo indeterminado Comissão Serviço âmbito Código Trabalho N.º Trabalhadores a 31 de dezembro de 2016 M 4 4 F 0 Total M F Total M F Total M F Total M F Total espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

151 Balanço Social Caracterização do efetivo global 3.1 Trabalhadores segundo a modalidade de relação jurídica e vínculo A espap contava em 31 de dezembro de 2016 com um total de 289 trabalhadores, 95 em regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas por tempo indeterminado (CTFP), 165 em regime de Contrato Individual de Trabalho por tempo indeterminado (CIT), 25 em Comissão de Serviço no âmbito do Código do Trabalho e 4 em Comissão de Serviço no âmbito da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas Comissão de Serviço no âmbito da LTFP CTFP CIT Comissão Serviço - Código Trabalho 25 Em comparação com o ano anterior, em que a 31 de dezembro se encontravam a exercer funções 301 efetivos (não sendo contabilizados trabalhadores ausentes por período superior a 6 meses), houve um decréscimo de 12 trabalhadores. No gráfico abaixo é apresentada a variação do n.º de trabalhadores nos últimos 2 anos, à data de 31 de dezembro. N.º trabalhadores espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

152 Balanço Social Trabalhadores segundo cargo/carreira A 31 de dezembro de 2016, encontram-se providos 29 cargos dirigentes, sendo 4 de direção superior de 1.º e de 2.º graus, 10 equiparados a direção intermédia de 1.º grau e 15 equiparados a direção intermédia de 2.º grau. Tendo em conta o total de trabalhadores da Entidade, naquela data, esta ocupação de cargos dirigentes corresponde a uma taxa de enquadramento de 10,03 %. Os trabalhadores da espap são, predominantemente, das carreiras de técnico superior, com um total de 126 efetivos, correspondente a 40,6 % do total de efetivos e da carreira informática com 74 efetivos, correspondente a 25,6 %. As restantes carreiras registam um número inferior, sendo a terceira carreira mais representada a de assistente técnico, com um total de 52 efetivos (18 %). A distribuição dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira é a constante do gráfico que segue Dirigente Superior Dirigente Intermédio Técnico Superior Assistente Técnico Assistente Operacional Informático 3.3 Trabalhadores segundo o género Relativamente à distribuição dos efetivos por género, constata-se que 48 % são do sexo feminino (139) e 52 % do sexo masculino (150). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

153 Balanço Social 2016 Trabalhadores por Género Homens Mulheres 48% 52% No que respeita aos efetivos quanto ao género, verifica-se que nos grupos de cargos/carreiras, técnico superior e assistente técnico, existe um número mais significativo de trabalhadores do sexo feminino, conforme pode ser verificado no gráfico infra. Total Homens Total Mulheres Dirigente Superior Dirigente Intermédio Técnico Superior Assistente Técnico Assistente Operacional Informático 3.4 Trabalhadores por escalão etário A idade média dos trabalhadores da espap, no final de 2016 era de 44 anos, ligeiramente superior à verificada em igual data de 2015 que era de 43 anos. O escalão etário que regista o maior número de trabalhadores, é o dos 40 a 44 anos, com um total de 75 efetivos, seguido pelo escalão dos 35 a 39 anos, com 59 efetivos, que representam uma percentagem de 46,4 %. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

154 Balanço Social 2016 Analisada a distribuição de trabalhadores por escalão etário e género verifica-se que o maior número de mulheres se encontra na faixa etária dos 40 a 44 anos, o mesmo sucedendo com os homens Total Homens Mulheres A taxa de envelhecimento - correspondente ao número de trabalhadores com idade igual ou superior a 55 anos sobre o total de trabalhadores do organismo - é de 15,2 %. 3.5 Trabalhadores por antiguidade A média de antiguidade dos trabalhadores em exercício de funções na espap - soma das antiguidades dividida pelo número de efetivos, é de 12 anos. O tempo de antiguidade que se situa no intervalo Até 5 anos é o que congrega um maior número de trabalhadores, compreendendo 168 trabalhadores, o que corresponde a 58,1 % dos trabalhadores efetivos Até 5 anos ou mais anos Homens Mulheres espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

155 Balanço Social Trabalhadores segundo o nível de escolaridade Relativamente ao nível de escolaridade, a licenciatura é o grau académico mais representado na espap. São licenciados 64 % dos trabalhadores e 9 % são detentores do grau de mestre. Assim, a percentagem de efetivos com habilitação superior - licenciatura e mestrado - é de 73 %, enquanto em 2015 era de 72 %. O nível de escolaridade mais representado a seguir à licenciatura é o 12.º ano, detido por 18 % dos trabalhadores, percentagem que representa um decréscimo em relação ao ano de 2015, em que era de 19 %. 1% 1% 2% 3% 64% 9% 18% 2% 4 anos escolaridade 6 anos escolaridade 9 anos escolaridade 11 anos escolaridade 12 anos escolaridade Bacharelato Licenciatura Mestrado 3.7 Trabalhadores portadores de deficiência No ano de 2016 existiam 7 trabalhadores portadores de deficiência, 3 do sexo masculino e 4 do sexo feminino. Estes trabalhadores representam 2,4 % do total dos efetivos. 3.8 Modalidade de horário de trabalho O horário de trabalho tipo praticado na espap é o horário flexível, com plataformas fixas das 10 horas às 12 horas e das 14 horas às 16 horas e 30 minutos. Praticam este tipo de horário, 146 trabalhadores. São ainda praticadas as modalidades de: isenção de horário, por 96 trabalhadores, jornada contínua por 1 trabalhador, horário rígido por 26 trabalhadores e trabalho por turnos por 20 trabalhadores. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

156 Balanço Social % 33% Rígido 7% 0% 51% Flexível Jornada contínua Trabalho por turnos Isenção de horário 3.9 Trabalho extraordinário Na espap, o trabalho extraordinário foi desenvolvido por trabalhadores das categorias de técnico superior, assistente técnico, assistente operacional, especialista de informática e técnico de informática. Ao longo do ano foi prestado um total 2.846,36 horas de trabalho extraordinário, tendo 1.176,16 horas sido prestadas em dia normal de trabalho, 576 horas em dias de descanso semanal obrigatório, 932,20 horas em dias de descanso semanal complementar e 142 horas em dias feriados. 4 Movimentos de pessoal 4.1 Admissões e reinício de funções Em 2016, registou-se o início/reinício de funções na espap para 22 trabalhadores dos quais 11 correspondem a admissões mediante procedimentos concursais, 4 a cedências de interesse público, 1 por regresso após cessação da situação de comissão de serviço no âmbito do Código do Trabalho, 1 por reinício de funções devido à cessação da situação de mobilidade interna, 3 por reinício de funções após cessação da situação de licença sem remuneração, 1 por reinício de funções após cessação do mandato em conselho de administração e 1 por regresso após cessação da nomeação em gabinete de membros do Governo. Conforme ilustra o gráfico, em termos percentuais, as admissões ocorreram com maior incidência na carreira técnico superior (86,3 %). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

157 Balanço Social Procedimento concursal Cedência de interesse público Mobilidade Regresso de licença Outras situações Total Técnico Superior Informático 14% 14% 50% 4% 18% Procedimento concursal Mobilidade Outras situações Cedência de interesse público Regresso de licença 4.2 Cessação de funções Durante o ano de 2016 registou-se a cessação de funções de 27 trabalhadores, dos quais 9 por denúncia do Contrato Individual de Trabalho (CIT), 4 por mobilidade interna entre serviços, 2 em regime de cedência de interesse público, 1 por denúncia do contrato durante o período experimental e 11 por outros motivos, entre os quais, a nomeação para cargos dirigentes noutros organismos da Administração Pública (1 trabalhador), por comissão de serviço no âmbito do Código do trabalho (1 trabalhador), por cessação/denúncia da cedência de interesse público (2 trabalhadores), por licença sem vencimento (3 trabalhadores), por procedimento concursal (2 trabalhadores) e por nomeação para gabinetes de membros do Governo (2 trabalhadores). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

158 Balanço Social % 4% 33% Conclusão sem sucesso do período experimental Denúncia (por iniciativa do trabalhador) Mobilidade 7% 15% Cedência de Interesse Público Outros motivos 5 Mudanças de posicionamento remuneratório/ pagamento de prémios de desempenho No decurso do ano e 2016 não houve lugar a qualquer mudança de posição remuneratória nem ao pagamento de prémios de desempenho. 6 Absentismo Em Portugal, por absentismo entende-se as Ausências do trabalhador durante o período normal de trabalho a que está obrigado, devendo atribuir-se todas essas ausências ao trabalhador, independentemente das suas causas e de se converterem em faltas justificadas ou não. O absentismo no trabalho é um fenómeno complexo, as suas causas são múltiplas e são numerosos os fatores que o influenciam. É um fenómeno sociológico que está diretamente vinculado à atitude do indivíduo e da sociedade perante o trabalho. Ou seja, tudo o que propicie uma atitude adequada (integração, satisfação, motivação, representatividade, etc.) é passível de resultar num menor absentismo. A causa fundamental do absentismo implica a ausência ao trabalho por uma necessidade ligada à condição humana e, como tal, nunca se conseguirá reduzi-la a zero. Idealmente caminha-se no sentido de conseguir um nível aceitável do controlo destas situações. O número total de faltas dadas pelos trabalhadores da espap, no ano de 2016, foi de dias, sendo que o maior volume de dias diz respeito a ausências proteção na parentalidade ou de por motivo de doença do próprio, num total de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

159 Balanço Social Casamento Protecção na parentalidade Falecimento de familiar Doença Trabalhador-estudante Por período férias Greve Outras situações O n.º total de faltas representa em média 10,9 dias de ausência por trabalhador. 7 Segurança e saúde no trabalho Durante o ano de 2016 registaram-se 2 acidentes de trabalho com 2 trabalhadores do sexo feminino, o que significa uma taxa de incidência de acidentes no local de trabalho de 0,69 %. Importa referir que durante o ano de 2016, não foram identificados casos de doença profissional. No que respeita aos encargos com as atividades de medicina do trabalho obrigatória, foram gastos 3.859,10. Atividades de medicina no trabalho Masculino Feminino Total Valor (Euros) Exames de admissão ,86 Total dos exames médicos efetuados Exames periódicos ,24 Exames ocasionais e complementares Exames de cessação de funções Despesas com a medicina no trabalho 3.859,10 Visitas aos postos de trabalho 1 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

160 Balanço Social Encargos com pessoal 8.1 Estrutura remuneratória A análise da estrutura remuneratória tem como período de referência o mês de dezembro e as remunerações mensais base ilíquidas, a que acrescem os suplementos remuneratórios regulares. A estrutura remuneratória da espap desenvolve-se entre os escalões e mais 6.000, embora não haja quaisquer trabalhadores que aufiram remunerações dos escalões , , e Género / Escalão de remunerações Masculino Feminino Total Até Mais de Total Total dos encargos com pessoal Os encargos com pessoal ascenderam a ,68. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

161 Balanço Social 2016 Encargos com pessoal Montante % em relação ao total Remuneração base/salário base ,88 73,28% Suplementos remuneratórios ,01 5,01% Prémios de desempenho - 0,00% Prestações sociais ,93 2,66% Benefícios sociais - 0,00% Outros encargos com pessoal ,86 19,05% Total ,68 100% 9 Formação profissional A formação constitui um imperativo para o desenvolvimento contínuo das competências dos trabalhadores da espap, tendo sido efetuado um esforço para a melhoria da sua qualificação. No sentido de melhorar a qualificação dos trabalhadores a espap promoveu 17 ações de formação, a que correspondem 1315,5 horas de formação, envolvendo 104 trabalhadores (156 participações). No ano 2016, atendendo aos constrangimentos orçamentais, constatou-se um decréscimo no investimento na formação profissional em relação ao ano anterior: o n.º de horas decresceu 84 %, o n.º de participações decresceu 81 % e no n.º de formandos houve um decréscimo de 66 %. A abrangência de ações de formação foi menor, tendo sido ministradas menos horas de formação em 2016, face a 2015 (1315,5 horas de formação em 2016, quando em 2015 o numero de horas totalizou ,5). Considerando o universo de trabalhadores no final de , a percentagem de trabalhadores abrangidos, por pelo menos uma ação de formação ao longo do ano, foi de 36 %, enquanto em 2015 havia sido de 100 % o que representa um decréscimo de 64 %. No que respeita à caracterização dos formandos, pode observar-se, no quadro seguinte, a sua distribuição por grupo de pessoal. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

162 Balanço Social % 21% 10% 24% 1% Assistente Técnico Dirigente Intermédio Informático Assistente Operacional Técnico Superior São os técnicos superiores e os informáticos que absorvem a maior percentagem do número de formandos , Dirigente Intermédio Informática Assistente Técnico Assistente Operacional Técnico Superior N.º de Participações N.º Horas N.º de Formandos Durante o ano de 2016, de entre um total de 17 ações de formação, salienta-se que 82 % tiveram uma duração até 30 horas. Esta análise é representada no quadro seguinte: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

163 Balanço Social 2016 Menos de 30 horas De 30 a 59 horas De 60 a 119 horas 10 Relações profissionais e de disciplina 10.1 Relações profissionais São 7 os trabalhadores sindicalizados que descontam para as associações sindicais. Não existia em 2016 comissão de trabalhadores Disciplina Durante o ano de 2016 não decorreu nem foi instaurado qualquer processo disciplinar. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

164 Balanço Social Variação dos indicadores nos últimos 3 anos Indicador Cálculo Total de efetivos Soma dos efetivos a 31 de dezembro Soma das idades Nível etário Total de efetivos Total dos efetivos femininos Taxa de feminização Total de efetivos 49,50% 50,00% 49,00% 48,10% Total licenciatura + Mestrado Taxa de habilitação superior Total de efetivos 63,00% 70,00% 72,00% 73,36% Total Dirigentes Taxa de enquadramento Total de efetivos 9,84% 10,93% 10,63% 10,03% Total Dirigentes + TS + Informática Taxa de tecnicidade Total de efetivos 72,38% 75,50% 77,74% 79,24% Total de Admissões Taxa de entradas Total de efetivos 20,00% 9,60% 12,29% 7,61% Total de Saídas Taxa de saídas Total de efetivos 14,60% 13,58% 12,29% 9,34% Total de Admissões Taxa de reposição Total de Saídas 136,96% 70,73% 97,37% 81,48% Total de encargos com remuneração base Remuneração base média anual Total de efetivos , , , ,33 Total de participantes em formação Taxa de participação em formação Total de efetivos 75,00% 92,00% 100,33% 35,99% espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

165 Balanço Social 2016 ANEXOS espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

166 Balanço Social 2016 Quadro 1: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo a modalidade de vinculação e género, em 31 de dezembro Grupo / cargo / carreiral / M o dalidades de vinculação C argo P o lí tico / M andato Nomeação definitiva N o meação T ransitó ria N o meação T ransitó ria po r tempo po r tempo determinado determinável C T em F unçõ es P úblicas po r tempo indeterminado C T em F unçõ es P úblicas a termo resolutivo certo C T em F unçõ es P úblicas a termo resolutivo incerto C o missão de Serviço no âmbito da LT F P C T no âmbito do C ó digo do T rabalho po r tempo indeterminado C T no âmbito do C o missão de Serviço C ó digo do T rabalho a no âmbito do C ó digo termo (certo o u do Trabalho incerto ) T OT A L T OT A L M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restações de Serviços M F Total T arefa 0 A vença 0 T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

167 Balanço Social 2016 Quadro 2: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o escalão etário e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira / Escalão etário e género maio r o u igual a 70 M eno s que 20 ano s T OT A L ano s M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P olícia M unicipal T o tal P restações de Serviços maio r o u igual a 70 M eno s que 20 ano s T OT A L ano s M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L T arefa A vença T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

168 Balanço Social 2016 Quadro 3: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o nível de antiguidade e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira/ Tempo de serviço até 5 ano s o u mais ano s T OT A L M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P olícia M unicipal T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. A antiguidade reporta-se ao tempo de serviço na Administração Pública. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

169 Balanço Social 2016 Quadro 4: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o nível de escolaridade e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira / H abilitação Literária M eno s de 4 ano s de 4 ano s de 6 ano s de 9.º ano ou equivalente 11.º ano 12.º ano ou equivalente Bacharelato Licenciatura M estrado D o uto ramento T OT A L esco laridade esco laridade esco laridade M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal Grupo / cargo / carreira / H abilitação Literária M eno s de 4 ano s de 4 ano s de 6 ano s de 9.º ano ou equivalente 11.º ano 12.º ano o u equivalente B acharelato Licenciatura M estrado D o uto ramento T OT A L esco laridade esco laridade esco laridade M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal T arefa A vença T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

170 Balanço Social 2016 Quadro 5: Contagem dos trabalhadores estrangeiros por grupo/cargo/carreira, segundo a nacionalidade e género, em 31 de dezembro Grupo / cargo / carreira P ro veniência do trabalhado r União Euro peia C P LP Outro s paí ses T OT A L M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de ó rgão s executivo s D irigente superio r de 1º grau a) D irigente superio r de 2º grau a) D irigente intermédio de 1º grau a) D irigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) T écnico Superio r A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pesso al administrativo A ssistente o peracio nal, o perário, auxiliar A prendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P esso al de Inspecção P esso al de Investigação C ientí fica D o cente Ensino Universitário D o cente Ensino Superio r P o litécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro T éc. D iagnó stico e T erapêutica T écnico Superio r de Saúde C hefia T ributária P esso al de A dministração T ributária P esso al A duaneiro C o nservado r e N o tário Oficial do s R egisto s e do N o tariado Oficial de Justiça F o rças A rmadas - Oficial b) F o rças A rmadas - Sargento b) F o rças A rmadas - P raça b) P o lí cia Judiciária P o lí cia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P o lí cia de Segurança P ública - A gente Guarda N acio nal R epublicana - Oficial Guarda N acio nal R epublicana - Sargento Guarda N acio nal R epublicana - Guarda Serviço Estrangeiro s F ro nteiras Guarda P risio nal Outro P esso al de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restaçõ es de Serviço s / P ro veniência do trabalhado r União Euro peia C P LP Outro s paí ses T OT A L M F M F M F M F T o tal T arefa A vença T o tal NOTAS: CPLP - Comunidade dos Países de Língua Portuguesa Considerar o total de trabalhadores estrangeiros, não naturalizados, em efectividade de funções no serviço em 31 de Dezembro, de acordo com a naturalidade; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

171 Balanço Social 2016 Quadro 6: Contagem de trabalhadores portadores de deficiência por grupo/cargo/carreira, segundo o escalão etário e género, em 31 de dezembro Grupo / cargo / carreira maio r o u igual a 70 meno r que 20 ano s T OT A L ano s M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P olícia M unicipal T o tal P restações de Serviços maio r o u igual a 70 meno s de 20 ano s T OT A L ano s M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal T arefa A vença T o tal NOTAS: Considere o total de trabalhadores que beneficiem de redução fiscal por motivo da sua deficiência; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

172 Balanço Social 2016 Quadro 7: Contagem dos trabalhadores admitidos e regressados durante o ano, por grupo/cargo/carreira e género, segundo o modo de ocupação do posto de trabalho ou modalidade de vinculação Grupo / cargo / carreira/ M o do s de o cupação do po sto de trabalho R egresso de licença P ro cedimento C edência M o bilidade sem vencimento o u de Comissão de serviço CEAGP * Outras situações TOTAL co ncursal perí o do experimental M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restações de Serviços (M o dalidades de vinculação ) M F T o tal T arefa 0 A vença 0 T o tal Notas: Considerar o total de efectivos admitidos pela 1ª vez ou regressados ao serviço entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro inclusive; * Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública. No caso de orgãos autárquicos considere, ainda, os formandos do CEAGPA; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

173 Balanço Social 2016 Quadro 8: Contagem das saídas de trabalhadores nomeados ou em comissão de serviço, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo de saída e género Grupo / cargo / carreira/ M otivos de saída (durante o ano ) M o rte R efo rma/ / A po sentação Limite de idade C o nclusão sem sucesso do perí o do experimental C essação po r mútuo aco rdo Exo neração a pedido do trabalhado r A plicação de pena disciplinar expulsiva M obilidade Cedência Comissão de serviço Outras situações TOTAL T o tal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P olícia M unicipal T o tal NOTAS: Incluir todos os trabalhadores em regime de Nomeação ao abrigo do art. 8º e em Comissão de Serviço ao abrigo do art. 9º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28

174 Balanço Social 2016 Quadro 9: Contagem das saídas de trabalhadores contratados, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo de saída e género Grupo / cargo / carreira/ M otivos de saída (durante o ano ) M orte Caducidade (termo ) R efo rma/ / A po sentação Limite de idade C o nclusão sem sucesso do perí o do experimental R evo gação (cessação por mútuo aco rdo ) R eso lução (po r iniciativa do trabalhado r) D enúncia (po r iniciativa do trabalhado r) D espedimento po r inadaptação D espedimento co lectivo D espedimento po r extinção do po sto de trabalho M o bilidade C edência Outras situaçõ es T OT A L T o tal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P olícia M unicipal T o tal NOTAS: Incluir todos os trabalhadores em Contrato de Trabalho em Funções Públicas, e com Contrato de Trabalho no âmbito do Código do Trabalho; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29

175 Balanço Social 2016 Quadro 10: Contagem dos postos de trabalho previstos e não ocupados durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo a dificuldade de recrutamento Grupo / cargo / carreira/ Dificuldades de recrutamento N ão abertura de pro cedimento co ncursal Impugnação do pro cedimento co ncursal F alta de auto rização da entidade co mpetente P ro cedimento co ncursal impro cedente P ro cedimento co ncursal em desenvo lvimento T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0 Dirigente superior de 1º grau a) 0 Dirigente superior de 2º grau a) 0 Dirigente intermédio de 1º grau a) 0 Dirigente intermédio de 2º grau a) 0 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0 Técnico Superior 0 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo 0 Assistente operacional, operário, auxiliar 0 Aprendizes e praticantes 0 Info rmático 0 M agistrado 0 D iplo mata 0 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência 0 P essoal de Inspecção 0 P essoal de Investigação Científica 0 Docente Ensino Universitário 0 Docente Ensino Superior P olitécnico 0 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário 0 M édico 0 Enfermeiro 0 Téc. Diagnóstico e Terapêutica 0 Técnico Superior de Saúde 0 Chefia Tributária 0 P essoal de Administração Tributária 0 P essoal Aduaneiro 0 Conservador e Notário 0 Oficial dos Registos e do Notariado 0 Oficial de Justiça 0 Forças Armadas - Oficial b) 0 Forças Armadas - Sargento b) 0 F o rças A rmadas - P raça b) 0 P olícia Judiciária 0 P o lí cia de Segurança P ública - Oficial 0 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia 0 P o lí cia de Segurança P ública - A gente 0 Guarda Nacional Republicana - Oficial 0 Guarda Nacional Republicana - Sargento 0 Guarda Nacional Republicana - Guarda 0 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0 Guarda P risional 0 Outro P essoal de Segurança c) 0 B o mbeiro 0 P olícia M unicipal 0 T o tal Notas: - Para cada grupo, cargo ou carreira, indique o número de postos de trabalho previstos no mapa de pessoal, mas não ocupados durante o ano, por motivo de: - não abertura de procedimento concursal, por razões imputáveis ao serviço; - impugnação do procedimento concursal, devido a recurso com efeitos suspensivos ou anulação do procedimento; - recrutamento não autorizado por não satisfação do pedido formulado à entidade competente; - procedimento concursal improcedente, deserto, inexistência ou desistência dos candidatos aprovados; - procedimento concursal em desenvolvimento. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30

176 Balanço Social 2016 Quadro 11: Contagem das mudanças de situação dos trabalhadores, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo e género Grupo / cargo / carreira/ Tipo de mudança P ro mo çõ es (carreiras não revistas e carreiras subsistentes) A lteração o brigató ria do po sicio namento remunerató rio (1) A lteração do po sicio namento remunerató rio po r opção gestionária (2) P ro cedimento co ncursal C o nso lidação da mo bilidade na catego ria (3) T OT A L T o tal M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: (1) e (2) - Artigos 156º,157º e 158 da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho (3) - Artigo 99º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31

177 Balanço Social 2016 Quadro 12: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo a modalidade de horário de trabalho e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira Rígido Flexível Desfasado Jornada contínua Trabalho por turnos Específico (*) Isenção de horário M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. (*) Artigo 110º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Considerar a meia jornada (Lei 84/2015, de 7/08) espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32

178 Balanço Social 2016 Quadro 13: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o período normal de trabalho (PNT) e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 PNT inferior ao praticado a tempo completo T OT A L Tempo completo Tempo parcial ou outro regime Tempo parcial ou Tempo parcial ou Tempo parcial ou outro regime outro regime outro regime Tempo parcial ou outro regime Grupo/cargo/carreira especial (*) especial (*) especial (*) especial (*) especial (*) T o tal células abertas para indicar nº horas/semana células abertas para indicar nº horas/semana M F 35 horas 40 horas 42 horas M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. Indique para cada um dos horários de trabalho semanal, assinalados ou a assinalar, o número de trabalhadores que o praticam; PNT - Número de horas de trabalho semanal em vigor no serviço, fixado ou autorizado por lei. No mesmo serviço pode haver diferentes períodos normais de trabalho; (*) - Trabalho a tempo parcial, meia jornada ou outro regime: indicar o número de horas de trabalho semanais, se inferior ao praticado a tempo completo; Quando existirem mais do que 3 horários a tempo parcial (incompletos) deve optar por estabelecer escalões em cada uma das células abertas de modo a contemplar todos os horários incompletos. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); d) Não considerar os trabalhadores ausentes há mais de 6 meses e os trabalhadores que estão em licença sem vencimento a 31 de dezembro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33

179 Balanço Social 2016 Quadro 14: Contagem das horas de trabalho suplementar durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo a modalidade de prestação do trabalho e género Grupo / cargo / carreira/ M o dalidade de prestação do trabalho suplementar T rabalho em dias de T rabalho em dias de T rabalho suplementar T rabalho suplementar T rabalho em dias descanso semanal descanso semanal T OT A L diurno no cturno feriado s o brigató rio co mplementar M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos :00 0:00 0:00 Dirigente superior de 1º grau a) :00 0:00 0:00 Dirigente superior de 2º grau a) :00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 1º grau a) :00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 2º grau a) :00 0:00 0:00 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) :00 0:00 0:00 Técnico Superior :00 138:45 204:20 114:30 7:00 7:00 344:20 260:15 604:35 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pesso al administrativo A ssistente o peracio nal, o perário, auxiliar 68: : : : :00 0:00 552:00 852: :00 0:00 852:00 Aprendizes e praticantes :00 0:00 0:00 Info rmático 157:47 98: :15 33:30 257:00 70:00 77:00 28:00 608:02 229:59 838:01 M agistrado 0:00 0:00 0:00 D iplo mata 0:00 0:00 0:00 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência 0:00 0:00 0:00 P essoal de Inspecção 0:00 0:00 0:00 P essoal de Investigação Científica 0:00 0:00 0:00 Docente Ensino Universitário 0:00 0:00 0:00 D o cente Ensino Superio r P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. Básico e Secundário 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 M édico 0:00 0:00 0:00 Enfermeiro 0:00 0:00 0:00 Téc. Diagnóstico e Terapêutica 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior de Saúde 0:00 0:00 0:00 Chefia Tributária 0:00 0:00 0:00 P esso al de A dministração T ributária 0:00 0:00 0:00 P essoal Aduaneiro 0:00 0:00 0:00 Conservador e Notário 0:00 0:00 0:00 Oficial do s R egisto s e do N o tariado 0:00 0:00 0:00 Oficial de Justiça 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Oficial b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Sargento b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - P raça b) 0:00 0:00 0:00 P olícia Judiciária 0:00 0:00 0:00 P o lí cia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P o lí cia de Segurança P ública - A gente Guarda N acio nal R epublicana - Oficial Guarda N acio nal R epublicana - Sargento Guarda N acio nal R epublicana - Guarda 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0:00 0:00 0:00 Guarda P risional 0:00 0:00 0:00 Outro P essoal de Segurança c) 0:00 0:00 0:00 B o mbeiro 0:00 0:00 0:00 P olícia M unicipal 0:00 0:00 0:00 T o tal 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0: :22 490: :36 NOTAS: Considerar o total de horas suplementares/extraordinárias efectuadas pelos trabalhadores do serviço entre 1 de janeiro e 31 de dezembro, nas situações identificadas; O trabalho suplementar diurno e nocturno só contempla o trabalho suplementar efectuado em dias normais de trabalho (primeiras 2 colunas). As 3 colunas seguintes são especificas para o trabalho suplementar em dias de descanso semanal obrigatório, complementar e feriados. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34

180 Balanço Social 2016 Quadro 14.1: Contagem das horas de trabalho nocturno, normal e suplementar durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo o género Grupo / cargo / carreira/ Horas de trabalho noturno Trabalho nocturno normal Trabalho nocturno suplementar TOTAL M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0:00 0:00 0:00 Dirigente superior de 1º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente superior de 2º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 1º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 2º grau a) 0:00 0:00 0:00 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior 0:00 0:00 0:00 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo 0:00 0:00 0:00 Assistente operacional, operário, auxiliar 0:00 0:00 0:00 Aprendizes e praticantes 0:00 0:00 0:00 Info rmático 0:00 0:00 0:00 M agistrado 0:00 0:00 0:00 D iplo mata 0:00 0:00 0:00 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência 0:00 0:00 0:00 P essoal de Inspecção 0:00 0:00 0:00 P essoal de Investigação Científica 0:00 0:00 0:00 Docente Ensino Universitário 0:00 0:00 0:00 Docente Ensino Superior P olitécnico 0:00 0:00 0:00 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário 0:00 0:00 0:00 M édico 0:00 0:00 0:00 Enfermeiro 0:00 0:00 0:00 Téc. Diagnóstico e Terapêutica 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior de Saúde 0:00 0:00 0:00 Chefia Tributária 0:00 0:00 0:00 P essoal de Administração Tributária 0:00 0:00 0:00 P essoal Aduaneiro 0:00 0:00 0:00 Conservador e Notário 0:00 0:00 0:00 Oficial dos Registos e do Notariado 0:00 0:00 0:00 Oficial de Justiça 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Oficial b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Sargento b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - P raça b) 0:00 0:00 0:00 P olícia Judiciária 0:00 0:00 0:00 P olícia de Segurança P ública - Oficial 0:00 0:00 0:00 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia 0:00 0:00 0:00 P olícia de Segurança P ública - Agente 0:00 0:00 0:00 Guarda Nacional Republicana - Oficial 0:00 0:00 0:00 Guarda Nacional Republicana - Sargento 0:00 0:00 0:00 Guarda Nacional Republicana - Guarda 0:00 0:00 0:00 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0:00 0:00 0:00 Guarda P risional 0:00 0:00 0:00 Outro P essoal de Segurança c) 0:00 0:00 0:00 B o mbeiro 0:00 0:00 0:00 P olícia M unicipal 0:00 0:00 0:00 T o tal 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 NOTAS: Considerar o total de horas efectuadas pelos trabalhadores do serviço entre 1 de janeiro e 31 de dezembro, nas situações identificadas; Este quadro refere-se apenas a trabalho nocturno. Para o preenchimento da coluna trabalho nocturno suplementar neste quadro deve-se considerar o trabalho suplementar efectuado em dias normais e em dias de descanso semanal obrigatório, complementar e feriados. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de S Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35

181 Balanço Social 2016 Quadro 15: Contagem dos dias de ausências ao trabalho durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo de ausência e género Grupo / cargo / carreira/ M otivos de ausência P o r acidente em P ro tecção na F alecimento de A ssistência a P o r co nta do perí o do C o m perda de C umprimento de pena C asamento D o ença serviço o u do ença T rabalhado r-estudante Greve Injustificadas Outro s T o tal parentalidade familiar familiares de férias vencimento disciplinar pro fissio nal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 D irigente superio r de 1º grau a) 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 D irigente superio r de 2º grau a) 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 D irigente intermédio de 1º grau a) 0,0 0 27,0 129,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 27,0 129,0 156,0 D irigente intermédio de 2º grau a) 0,0 0 0,0 240,0 0,0 4,0 6,0 24,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 6,0 268,1 274,1 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 T écnico Superio r 11, ,0 765,0 6,0 1,0 201,0 245,0 0,0 0,0 0,0 0,0 15,0 0,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11,0 467, , ,0 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pesso al administrativo 0,0 0 0,0 243,0 11,0 0,0 78,0 190,0 0,0 0,0 0,0 0,0 34,0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 123,0 433,0 556,0 A ssistente o peracio nal, o perário, auxiliar 0,0 0 5,0 0,0 1,0 0,0 8,0 10,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 14,0 10,0 24,0 A prendizes e praticantes 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Info rmático 11,0 0 75,0 22,0 0,0 1,0 203,0 319,0 0,0 0,0 0,0 0,0 2,0 0,0 1,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 1,0 292,0 347,0 639,0 M agistrado 0,0 0,0 0,0 D iplo mata 0,0 0,0 0,0 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência 0,0 0,0 0,0 P esso al de Inspecção 0,0 0,0 0,0 P esso al de Investigação C ientí fica 0,0 0,0 0,0 D o cente Ensino Universitário 0,0 0,0 0,0 D o cente Ensino Superio r P o litécnico 0,0 0,0 0,0 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário 0,0 0,0 0,0 M édico 0,0 0,0 0,0 Enfermeiro 0,0 0,0 0,0 T éc. D iagnó stico e T erapêutica 0,0 0,0 0,0 T écnico Superio r de Saúde 0,0 0,0 0,0 C hefia T ributária 0,0 0,0 0,0 P esso al de A dministração T ributária 0,0 0,0 0,0 P esso al A duaneiro 0,0 0,0 0,0 C o nservado r e N o tário 0,0 0,0 0,0 Oficial do s R egisto s e do N o tariado 0,0 0,0 0,0 Oficial de Justiça 0,0 0,0 0,0 F o rças A rmadas - Oficial b) 0,0 0,0 0,0 F o rças A rmadas - Sargento b) 0,0 0,0 0,0 F o rças A rmadas - P raça b) 0,0 0,0 0,0 P o lí cia Judiciária 0,0 0,0 0,0 P o lí cia de Segurança P ública - Oficial 0,0 0,0 0,0 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia 0,0 0,0 0,0 P o lí cia de Segurança P ública - A gente 0,0 0,0 0,0 Guarda N acio nal R epublicana - Oficial 0,0 0,0 0,0 Guarda N acio nal R epublicana - Sargento 0,0 0,0 0,0 Guarda N acio nal R epublicana - Guarda 0,0 0,0 0,0 Serviço Estrangeiro s F ro nteiras 0,0 0,0 0,0 Guarda P risio nal 0,0 0,0 0,0 Outro P esso al de Segurança c) 0,0 0,0 0,0 B o mbeiro 0,0 0,0 0,0 P o lí cia M unicipal 0,0 0,0 0,0 T o tal 22,0 0,0 338, ,0 18,0 6,0 496,0 788,1 0,0 0,0 0,0 0,0 51,0 0,0 4,0 3,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 12,0 929, , ,1 NOTAS: Considerar o total de dias completos de ausência ou periodos de meio dia; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36

182 Balanço Social 2016 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37