MANUAL DO EXPOSITOR. Cronograma de Montagem e Desmontagem

Transcrição

1 MANUAL DO EXPOSITOR Evento: IV Congresso Luso-Brasileiro de Medicina Intensiva Data: 27 a 29 de março de 2014 Local: Hotel Praia Mar Natal Rua Francisco Gurgel, 33 Ponta Negra. Horário: 8h00 às 18h00 Organizadora: Associação de Medicina Intensiva Brasileira Rua: Arminda, 93 7º andar Vila Olímpia São Paulo - SP Contato: Silvana Alves silvana.alves@amib.org.br Tel.: Montadora Oficial: Arte Eventos Feiras e Montagens Rua Silvio Pelício, 190 1º andar Sala 01 - Alecrim Tel.: Contato: Moacyr arteeventos.projetos@gmail.com Cronograma de Montagem e Desmontagem Montagem das 08h00 às 18h00 A exposição será entregue pela montadora oficial aos expositores. Os expositores terão das 07h00 às 08h00 para finalizar a montagem de seu stand.

2 Desmontagem A retirada dos produtos por parte das empresas expositoras deverá ser feita após as 13h00 até as 18:00h do dia 29 de março de Observação: Todo o material referente á montagem e decoração deverá ser retirado das dependências do Praia Mar Hotel no prazo máximo de 2 horas após o evento, ficando o expositor ciente de que arcará com as penalidades, caso não seja cumprido o acima exposto. Especificações da Montagem - Projeto Básico: CARPETE Com forração em carpete grafite. ESTRUTURA Em alumínio anodizado na cor natural. DIVISÓRIAS Em painéis formicalizados tipo TS. TESTEIRA 01 (uma) testeira de 0,96 x 0,36 m para cada stand. ILUMINAÇÃO Em spots lights na proporção de 01 (um) para cada três m² de área. ELÉTRICA 01 (uma) tomada de 220 V para cada stand. IDENTIFICAÇÃO 01 (uma) em letras pretas adesivas para cada expositor. MOBILIÁRIO - 01 balcão de atendimento para cada stand básico. OBSERVAÇÃO: * A testeira com 1 logomarca da empresa ESTÁ INCLUSA no projeto. * Identificação extra ou sua substituição por qualquer outro material, serão cobradas à parte. IMPORT ANTE: Todo o transporte, montagem e desmontagem, sob a responsabilidade do expositor, deverão respeitar os limites acima especificados. Os possíveis danos, devidamente comprovados, causados pela equipe do expositor à estrutura do Praia Mar Hotel, deverão ser indenizados pelo expositor no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas, após a apresentação do orçamento de recuperação.

3 A montagem é padrão, não será permitido fazer furos, aplicar tintas, colas ou outros materiais no stand, pisos, instalações e estrutura do Praia Mar Hotel. Danos causados à estrutura do Centro de Eventos, mesmo que acidentais, serão cobrados do Expositor que se obriga a saldá-los no ato da apresentação da respectiva conta. Normas do Praia Mar Hotel 1. Não é permitido furar, colar, ou pregar nada nas paredes, tetos ou chão do Empreendimento. 2. O Empreendimento não se responsabiliza por furtos e/ou perdas de objetos deixados nas suas dependências, tais como, mas não limitadamente, celulares, laptops, câmeras fotográficas, canetas, calculadoras, brindes, materiais de apoio, entre outros. 3. O Empreendimento não se responsabiliza por danos causados por casos fortuitos e/ou de força maior, tais como, mas não limitadamente, falta de energia, queda de energia, quebra ou falha nos equipamentos (de sua responsabilidade), entre outros. 4. Períodos em que ocorram eventos de empresas diferentes simultaneamente, a Contratante tem conhecimento de que haverá limitações quanto ao volume de som. 5. A Contratante deve obedecer aos limites impostos pelo Empreendimento quanto à intensidade sonora dos eventos. Em caso de descumprimento, a Contratante tem conhecimento de que deverá diminuir ou até mesmo desligar o som, sob pena do desligamento do som, interrupção ou até mesmo cancelamento do evento, por culpa exclusiva da Contratante.. 6. Para montagem de stands na área de eventos solicitamos a visita da montadora para análise e vistoria do local, bem como o envio da planta dos stands e das instalações elétricas da feira para pré-aprovação de nosso departamento de engenharia e segurança com antecedência mínima de 7 (sete) dias. OBSERVAÇÔES GERAIS 7. Não é permitido trazer quaisquer tipos de alimentos ou bebidas sem prévia autorização por escrito do Empreendimento. 8. O Empreendimento não receberá ou fará guarda de materiais enviados através de transportadoras, os expositores devem agendar a entrega seu do material com a transportadora para que eles mesmos façam o recebimento e a guarda.

4 Normas TécnicasSIOSDO E VENTO 1) Som e Luz Todo som produzido no estande não deverá exceder a volume normal da voz. É também proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções. De acordo com a lei nº 5988 que regulamenta os direitos autorais, toda empresa que utiliza música ao vivo e\ou mecânica deverá recolher o tributo através de guia própria fornecida pelo ECAD. Este tributo pode ser recolhido através de qualquer agência da Caixa Econômica Federal. Mais informações, contatar a representação do ECAD. 2) Técnicas de Demonstração Serão permitidas todas as técnicas de demonstração válida, desde que desenvolvidas estritamente na área locada, e deverão estar de acordo com a RDC nº 096/08 e limitado ao interior de cada estande; 3) Atendimento no estande Durante todo o período de funcionamento, o EXPOSITOR deverá manter em seu estande, pelo menos um funcionário capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. Horário de chegada do pessoal deverá antecipar-se de 45 minutos ao da abertura de Evento. 4) Taxas de Prefeitura do Município de Natal De acordo com a legislação (Leis e de 30/12/2002) a PROMOTORA apresenta relação das empresas participantes no evento e anexa cópia do comprovante de recolhimento. As taxas seguintes são de arrecadação obrigatória e a PROMOTORA não se responsabiliza por eventuais multas referentes a não arrecadação. Os valores devem ser recolhidos diretamente no site da Prefeitura de Natal e uma cópia do comprovante de pagamento (DAMRS) enviado à Secretaria Executiva do evento até a data limite de 24 de março de Instruções: Acessar o link: - TFA (Taxa de Fiscalização de Anúncios) taxas a serem recolhidas:

5 1 Cód referente a anúncios e/ou logomarcas veiculados no estande durante a exposição; 2 Cód referente a folhetos ou programas impressos distribuídos no estande. - TFE (Taxa de Fiscalização de Estabelecimento) Cód exposições, feiras e demais atividades exercidas em caráter provisório Valor arrecado para 01 (um) dia de exposição. Obs.: É de responsabilidade do EXPOSITOR efetuar o pagamento até 21 de março de 2014 e enviar cópia do comprovante de pagamento ao Organizador, quanto pelos órgãos competentes, todos os documentos e taxas legais necessárias, durante o período a locação, sendo de sua inteira responsabilidade a regularização e/ou pagamento de multa no caso de autuação de qualquer órgão, por falta de quaisquer documentos necessários. 5) Prestadores de Serviços Contratados É de livre escolha do organizador a contratação de seus prestadores de serviços, porém não isenta o mesmo da responsabilidade quanto ao cumprimento integral do presente manual de Orientação. O Hotel não aluga moveis e utensílios, toalhas, cinzeiros, transformadores de energia, extensões, fitas adesivas, ferramentas em geral, pilhas, baterias, etc. para os eventos. LIMPEZA Os estandes serão entregues limpos às empresas expositoras. O hotel responsabiliza-se apenas pela limpeza dos corredores entre os estandes. A limpeza no interior dos estandes será de responsabilidade dos organizadores ou do expositor. SINALIZAÇÃO Não será permitida a exposição de posters, banners, folhetos ou similares nas áreas comuns: colunas, paredes e teto do Praia Mar Hotel. Todas as identificações e operações devem se restringir ao horário e à área locada

6 Alimentos e Bebidas Os serviços de alimentos e bebidas são fornecidos exclusivamente pelo Praia Mar, poderão ser solicitados pelo telefone (11) com Polyana Valeska, Gerente de Contas e Eventos eventos@praiamarnatal.com.br 6) Energia Elétrica VOLTAGEM 220 Volts Cada estande terá direito ao consumo de 1 KVA, não sendo suficiente a energia elétrica básica para o funcionamento dos equipamentos elétricos do seu estande, o expositor deverá solicitar energia elétrica adicional, será cobrado o valor de R$ 150,00 por KVA excedente e deverá ser solicitado à organizadora até o dia 10/02/13 através do formulário nº 2, enviar para comercial@amib.org.br, ou fax (11) Todo cabeamento utilizado para distribuir energia nos stands deve ser padrão PP. ATENÇÃO: Aconselhamos verificar com antecedência o consumo de cada equipamento ou produto, pois solicitações de última hora não serão garantidas pelo evento. Todos os trabalhos serão acompanhados e inspecionados pela gerência de manutenção do Hotel. AS NORMAS DE SE GURANÇA 7) Extintores de Incêndio É obrigação exclusiva do EXPOSITOR a colocação no seu estande de extintores de incêndio, com carga compatível com os produtos expostos e com os materiais utilizados na montagem em números e posições adequadas, a fim de garantir segurança de suas próprias instalações, dos estandes contíguos, do Praia mar Hotel e do público, cabendo a ele qualquer responsabilidade, ocasionados pela falta destas providências. 8) Área de Circulação As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, ferramentas e/ou produtos a serem instalados nos estandes. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor.

7 9) Segurança É da responsabilidade do Hotel somente a segurança das áreas comuns contra riscos de incêndio e similares, e apoio emergencial em situações extraordinárias. A PROMOTORA/ORGANIZADORA e HOTEL não serão responsáveis por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ou produtos durante o Evento, incluindo furto, roubo, sabotagem, deficiências ou interrupções de energia elétrica e sinistro de qualquer espécie. Não será permitido o armazenamento de produtos que possam colocar em risco a segurança e o bem estar dos participantes do evento (produtos tóxicos, inflamáveis, explosivos, motores de combustão interna, etc.). É proibida a utilização de qualquer explosivo, gases não liquefeitos, tóxicos e combustíveis. Fica entendido que é de responsabilidade do Expositor ou seus prepostos, quaisquer acidentes que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa a quem ele tenha facilitado ou permitido ingresso ao Evento, inclusive nos períodos de montagem e desmontagem. São responsabilidade e atribuição da empresa expositora providenciar seu próprio seguro contra quaisquer riscos, em especial com relação ao seu pessoal funcional em serviço no IV Luso- Brasileiro de Medicina Intensiva, assim como referência ao estande, bens, produtos, equipamentos e materiais expostos e/ou utilizados na sua área ou estandes. Expositor A Promotora poderá vetar, a seu critério e a qualquer momento, o acesso ou a permanência de segurança de expositores no centro de convenções, ainda que tenham sido credenciados, em caso de suspeita de conduta irregular. PRO VIDÊNC IAS PREPARAT IVAS 10) Credenciais Crachás de Expositor: Cada empresa terá direito a 6 crachás, estarão disponíveis, no dia 27 de março de 2014 a partir das 07h00, na Secretária do evento. Por gentileza enviar a relação dos nomes através do gisele.cardoso@amib.org.br Obs.: Não será permitida a permanência de nenhum funcionário sem credencial durante a realização do evento. A Comissão Organizadora do Evento poderá arbitrar sobre os casos omissos neste Manual, para que sejam garantidas as condições de segurança e o perfeito funcionamento do Evento. al do Expositor IMPORTANTE: Informamos também que os custos por qualquer dano ou prejuízo causado por ocasião da montagem/ desmontagem de estande e/ou atividade diretamente ligada aos expositores será repassada aos mesmos. x: (11)

8 SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS PELO PRAIA MAR NATAL HOTEL Ponto de Taxi Localizado junto ao portão principal do Hotel. Telefones Públicos No foyer do Hotel encontram-se instalados telefones públicos adequados para ligações locais e interurbanas com sistema de cartões; Os telefones públicos são de propriedade da Telefônica não tendo o hotel nenhuma responsabilidade sobre o funcionamento dos mesmos. Estacionamento O estacionamento do complexo Praia Mar Hotel tem capacidade para 600 vagas, e é administrado pela empresa do Praia Mar.

9 FORMULÁRIO Nº 1 DATA LIMITE: EVENTO: IV Congresso Luso-Brasileiro de Medicina Intensiva TERMO DE RESPONSABILIDADE O expositor e/ou montador/decorador, independentemente da ordem de nomeação, assumem civil e criminalmente através deste termo de responsabilidade, que a montagem do estande obedece e está absolutamente de acordo com as instruções e regras contidas no Manual do Expositor deste evento, que é parte integrante do Contrato de Participação, tendo sido lido, compreendido, concordando com todas as cláusulas e condições. A não observância implicará ao EXPOSITOR, multa de 20% sobre o valor da área locada, conforme firmado no Contrato de Participação na Exposição. Dados Gerais do Expositor Razão Social: Nome Fantasia: Responsável: Endereço: CEP: Cidade: UF: Pais: Tel.: Fax: CNPJ: Inscrição Estadual: Dados Gerais do Montador / Decorador Arte Eventos feiras e Montagens Tel.: Contato: Moacyr arteeventos.projetos@gmail.com Enviar para: AMIB - comercial@amib.org.br

10 FORMULÁRIO Nº 2 DATA LIMITE: EVENTO: IV Congresso Luso-Brasileiro de Medicina Intensiva SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA ADICIONAL (OBRIGATÓRIO) Dados gerais do expositor: Razão Social: Responsável: Tel.: ( ) Fax.: ( ) Número do Stand: 1. A energia elétrica será de 220 Volts 2. Caso o expositor necessite de 110 v deverá dispor de transformador para sua utilização; 3. Todo expositor (Montagem Básica e Área Livre) terá direito ao consumo de 1KVA, não sendo suficiente a energia elétrica básica para o funcionamento dos equipamentos elétricos do seu estande, o expositor deverá solicitar energia elétrica adicional, o qual deverá pagar uma taxa; 4. Os serviços de instalação elétrica só poderão ser executados após recebimento deste formulário acompanhado do comprovante de pagamento; Após recebimento do formulário será emitido boleto bancário para pagamento. Consumo de Eletricidade Discriminação Quantidade KVA - CONSUMO Valor un./kva Total a pagar 220 V R$ 150,00 Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura: Enviar para: AMIB - comercial@amib.org.br

11 FORMULÁRIO Nº 3 DATA LIMITE: EVENTO: IV Congresso Luso-Brasileiro de Medicina Intensiva SOLICITAÇÃO DE CRACHÁ EXPOSITOR Dados gerais do expositor: Razão Social: Responsável: Tel.: ( ) Fax.: ( ) Número do Stand: Relacionamos abaixo os nomes das pessoas que estarão trabalhando no stand durante o evento para emissão dos crachás de expositores: Nome Cargo/Função RG: RG: RG: RG: RG: RG: Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura: Enviar para: AMIB - comercial@amib.org.br

12 FOMULÁRIO Nº 4 DATA LIMITE: EVENTO: IV Congresso Luso-Brasileiro de Medicina Intensiva FORMULÁRIO DE ENTRADA DE EQUIPAMENTOS DATA DE ENTRADA: HORA: Razão Social: Endereço CEP: Cidade Estado CNPJ: I.E.: Tel.: Nome(s): R.G.(s): Nome(s): R.G.(s): DESCRIÇÃO DO EQUIPAMENTO: Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura:

13 FOMULÁRIO Nº 5 DATA LIMITE: EVENTO: IV Congresso Luso-Brasileiro de Medicina Intensiva FORMULÁRIO DE SAÍDA DE EQUIPAMENTOS DATA DE SAÍDA: HORA: Nome da Empresa (Razão Social): Endereço CEP: CNPJ: I.E.: Tel.: Nome(s): R.G.(s): Nome(s): R.G.(s): DESCRIÇÃO DO EQUIPAMENTO: Responsável pela Informação: Data: / / Assinatura: