Sumário Classificação de Sistemas... 2 Sistemas de processamento de transações ou transacionais (SPT)... 3 Sistemas de Informações Gerenciais

Transcrição

1 Sumário Classificação de Sistemas... 2 Sistemas de processamento de transações ou transacionais (SPT)... 3 Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)... 4 Sistemas de Apoio à Decisão (SADs)... 5 Sistemas Especialistas (SEs)... 6 Sistema de Informação Executiva (SIE)... 6

2 Classificação de Sistemas Como existem diferentes interesses, especializações e níveis dentro de uma organização, existem também diversos tipos de sistema. Nenhum sistema isolado consegue fornecer todas as informações de que uma organização necessita. Uma empresa típica contará com sistemas que apoiam os processos de cada uma das principais funções de negócios sistemas de vendas e marketing, manufatura e produção, finanças e contabilidade e recursos humanos. Sistemas funcionais que operavam de forma independente uns dos outros estão se tornando coisa do passado do passado, já que não conseguiam compartilhar facilmente informações que dessem suporte aos processos de negócios. Eles estão sendo substituídos por sistemas multifuncionais de larga escala que integram as atividades de processos de negócios e unidades organizacionais relacionados. Uma empresa típica também contaria com diferentes sistemas para apoio às necessidades de tomada de decisão de cada um dos principais grupos de gerência: estratégica, tática e operacional. Estas utilizam tipos específicos de sistemas para apoiar as decisões a serem tomadas na gestão de empresa. Cada sistema de informação é específico para desempenhar uma função dentro de uma empresa, mas todos visam melhorar a qualidade dos produtos e/ou serviços, bem como, aumentar a produtividade ou criar um diferencial competitivo. Além disso, os SI também provêem a automação dos processos e procedimentos rotineiros viabilizando o aumento de lucratividade. De acordo com O Brien (2001) os sistemas de informação podem ser classificados conceitualmente ora como operações, ora como sistemas de informações gerenciais. Essa classificação destaca os papéis principais que cada um desempenha nas operações e administração dentro de uma organização. A Figura abaixo mostra a classificação conceitual dos SI.

3 De acordo com a ilustração O Brien (2001) considera que: Sistemas de Apoio às Operações: produzem uma diversidade de produtos de informação para utilização interna e externa. Têm como principal foco o processamento de transações, o controle de processos industriais, o apoio às comunicações e a atualização de banco de dados da empresa. Porém, não enfatizam a produção de informações específicas que podem ser utilizadas pelos gerentes. Dentre os sistemas de apoio às operações temos: Sistemas de Processamento de Transações: registram e processam dados resultantes de transações das empresas. O processamento pode ser feito em lote onde as transações são acumuladas durante um tempo determinado e periodicamente são processadas; ou em tempo real, onde os dados são processados imediatamente depois do lançamento de uma transação. Sistemas de Controle de Processo: monitoram e controlam processos físicos. São efetuados continuamente os processos envolvidos e, se necessário, realizam ajustes em tempo real. Sistemas Colaborativos: aumentam a comunicação e a produtividade de equipes e/ou grupos de trabalhos. Sistemas de Apoio Gerencial: fornecem informações e contribuem no processo de tomada de decisões. Podem ser direcionados a todos os níveis de gerência (altos executivos, gerentes de nível médio e supervisores). Dentre os sistemas de apoio gerencial tem-se: Sistemas de Informação Gerencial: fornecem informações integradas e sumarizadas em formas de relatórios e exibições em vídeos para gerentes. Sistemas de Apoio à Decisão: fornecem suporte computacional direto aos gerentes durante o processo decisório. Sistemas de Informação Executiva: fornecem informação crítica de fácil visualização para uma multiplicidade de gestores. São dirigidos à alta gerência permitindo que estes acessem informações relevantes para controlar os fatores críticos de sucesso. A importância dos conceitos apresentados sobre Sistemas de Informação tem como princípio básico a aplicação destes no desenvolvimento de um sistema que ofereça à empresa informações capazes de gerar serviços com qualidade e excelência viabilizando o atendimento aos clientes. Sistemas de processamento de transações ou transacionais (SPT) Os gerentes operacionais precisam de sistemas que monitorem as transações e as atividades básicas da organização, como vendas, recebimentos, entradas de dinheiro, folhas de pagamento, decisões de crédito, ou fluxo de materiais de uma fábrica. Sistemas de processamento de transações (SPTs) fornecem esse tipo de informação. O sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento organizacional, tais como o registro de pedidos de venda, sistemas de reservas de hotel, folha de pagamento, manutenção do registro de funcionários e expedição. O principal objetivo dos sistemas nesse nível é responder a pergunta de rotina e monitorar o fluxo de transações dentro da organização. Quantas peças há em estoque? O que aconteceu com o pagamento do senhor William? para responder as essas perguntas, as informações precisam estar facilmente acessíveis, atualizadas e precisas.

4 No nível operacional, tarefas, recursos e metas são predefinidos e altamente estruturados (informações bem conhecidas). Os gerentes precisam de SPTs para monitorar o andamento das operações internas, assim como as relações da empresa com o ambiente externo. Os SPTs também são importantes fontes de informações para outros tipos de sistema. Por exemplo, o sistema de folha de pagamento ilustrado na Figura 3.2, junto com outros SPTs contábeis, fornecem dados ao sistema de livro-razão da empresa, responsável pelos registros de entradas e saídas e pela produção de relatórios como demonstração de resultados e balanço patrimonial entre outros. Os sistemas de processamento transações em geral são tão críticos para uma empresa que se deixarem de funcionar por algumas horas, podem causar o seu colapso e talvez danos às demais empresas ligadas a ela. Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) A gerência média ou tática precisa de sistemas que auxiliem a monitoração, o controle, a tomada de decisão e as atividades administrativas. A principal pergunta a que esses sistemas devem responder é: as coisas estão funcionando direito? Os sistemas de informações gerenciais (SIGs) proporcionam relatórios sobre o desempenho corrente da organização. Com essa informação, é possível monitorar e controlar a empresa, além de prever seu desempenho futuro. Os SIGs resumem e relatam as operações básicas da empresa. Os dados de transações obtidos nos SPTs são comprimidos e comumente apresentados em relatórios produzidos segundo uma programação periódica. A figura abaixo mostra como um SIG típico transforma os dados de transações referentes a estoque, produção e contabilidade em arquivos SIG, utilizados na elaboração de relatórios para os gerentes.

5 Esses sistemas geralmente não são flexíveis e sua capacidade analítica é reduzida. A maior parte dos SIGs usa rotinas simples, como resumos e comparações, em vez de modelos matemáticos sofisticados ou técnicas estatísticas avançadas. Sistemas de Apoio à Decisão (SADs) Ajudam os gerentes de nível médio a tomar decisões não usuais. Eles focam problemas únicos e que se alteram com rapidez, para os quais não existe um procedimento de resolução totalmente predefinido. Tentam responder a questões tais como: qual seria o impacto de produção se dobrássemos as vendas em dezembro? O que aconteceria ao nosso retorno sobre o investimento se a programação de determinada fábrica se atrasasse em seis meses? Embora os SAD s usem informações internas obtidas do SPT e do SIG, frequentemente recorrem a informações de fontes externas, tais como o valor corrente das ações ou os preços dos produtos de concorrentes. Esses sistemas usam uma série de modelos para analisar os dados, ou então condensam grandes quantidades de dados em formato que possam ser analisado pelos tomadores de decisão. São projetados de modo que os usuários consigam trabalhar diretamente com eles ou seja, incluem software de fácil interação com o usuário. Sistemas inteligentes de apoio à decisão: Uma série de técnicas inteligentes para aprimorar a tomada de decisão se baseia na tecnologia de inteligência artificial (IA). A IA consiste em sistemas baseados em computador que tentam simular o comportamento e os padrões de pensamento humano. Essas técnicas incluem sistemas especialistas.

6 Sistemas Especialistas (SEs) Imagine que os funcionários de sua empresa precisem tomar decisões que exijam algum conhecimento especial formular um composto selador de secagem rápida, ou diagnosticar e consertar um motor a diesel, por exemplo -, mas todas as pessoas que detinham esse tipo de conhecimento já saíram da empresa. Sistemas especialistas funcionam como auxílio à tomada de decisão que poderia ser de grande utilidade nesse caso. O sistema especialista captura a expertise humana em um domínio específico do conhecimento e a transforma em um conjunto de regras para um sistema de software que pode ser usado por outras pessoas da organização. Eles são úteis em situações de tomada de decisão em que a expertise é cara ou escassa. Os sistemas especialistas oferecem às empresas uma série de benefícios, entre eles melhores decisões, menos erros, custos mais baixos, menos tempo despendido com treinamento e elevação da qualidade e do atendimento. Sistemas integrados de gestão: sistemas como este lidam com três tipos de conhecimento: Documentos textuais estruturados (relatórios e apresentações); Semiestruturados, ou seja, s, mensagens de voz, troca de ideias em salas de bate-papo, vídeos, fotos digitais, folhetos e mensagens em murais. Expertise dos funcionários. Tais sistemas são de uso geral e abrangem a empresa inteira, coletando, armazenando, distribuindo e aplicando conteúdo e conhecimento digitais. Esses sistemas incluem recursos para buscar informações, armazenar dados estruturados e não estruturados e localizar o conhecimento técnico dos funcionários da empresa. Incluem ainda tecnologias de apoio, como portais, mecanismos de busca, ferramentas de colaboração (e-,mail, programas de mensagem instantâneas e groupware) e sistemas de gestão do aprendizado (veja Figura 3.5). Sistema de Informação Executiva (SIE) O termo Executive Information System: Sistema de Informação para Executivo (EIS), surgiu no final da década de 1970, a partir dos trabalhos desenvolvidos no Massachusetts Institute of Technology (MIT), por pesquisadores como Rochar e Treacy. O conceito se espalhou

7 por várias empresas de grande porte e no final da década de 1980, um terço das grandes empresas dos Estados Unidos da América possuíam ou encontravam-se em vias de implementar algum EIS (FURLAN, 1994). De acordo com Furlan (1994) a informatização nas empresas é o processo de desenvolvimento de vários sistemas para atender às necessidades básicas do negócio. Quando as empresas são informatizadas, os executivos geralmente recebem enormes relatórios, muitas vezes com utilidades duvidosas. Em um sistema tradicional os executivos são atendidos com relatórios gerados de diversas bases de dados, chegando a ser conflitantes entre si. Esses relatórios, muitas vezes, não mostram ao executivo o que realmente existe em termos físicos. Já num Sistema de Informação Executivo a informação é tratada objetivamente e direcionada à real necessidade do executivo. Em um EIS são considerados os dados contidos nos arquivos de computadores que sejam uma excelente fonte de informações para a tomada de decisões. Não é uma questão de modernidade comandar a empresa por meio de computadores em vez de papéis, mas, principalmente, uma questão de flexibilidade e rapidez. Os EIS são voltados, conforme ressaltado anteriormente, para os administradores com pouco contato com sistemas de informação automatizados. As características deste tipo de sistema consistem em combinar dados internos e externos na utilização de menus gráficos, no acesso a banco de dados internos e externos. Os dados são mostrados nos relatórios impressos de forma comprimida. Os executivos consideram que os dados contidos nos arquivos de computadores são uma excelente fonte de informações para a tomada de decisões (FURLAN, 1994). Os executivos das empresas dependem cada vez mais de ferramentas de apoio para alavancar o crescimento dos negócios. Esses instrumentos são os programas de EIS, os quais se transformam em itens de primeira necessidade para os profissionais cujas decisões definem os destinos de produtos e serviços e, em consequência, o êxito ou fracasso das organizações. Para Furlan (1994), algumas características, inegavelmente, são encontradas em qualquer definição de EIS: Destinam-se a atender às necessidades informacionais dos executivos. São usados principalmente para acompanhamento e controle. Possuem recursos gráficos de alta qualidade para que as informações possam ser apresentadas graficamente de várias formas e as variações e exceções possam ser realçadas e apontadas automaticamente. Destinam-se a proporcionar informações de forma rápida para a tomada de decisões críticas. São fáceis de usar, com telas de acesso intuitivo para que o executivo não tenha necessidade de receber treinamento específico em informática. São desenvolvidos de modo a se enquadrar na cultura da empresa e no estilo de tomada de decisão de cada executivo. Filtram, resumem e acompanham dados ligados ao controle de desempenho de fatores críticos para o sucesso do negócio. Fazem uso intensivo de dados do macroambiente empresarial, contidos em bancos de dados on-line, relatórios sobre mercados de ações, taxas e índices do mercado financeiro entre outros.

8 Proporcionam acesso a informações detalhadas, subjacentes às telas de sumarização, organizadas numa estrutura descentralizada. Resumidamente, o EIS auxilia na organização das informações, fazendo com que a empresa crie uma base de dados única por meio de um banco de dados executivo que contenha informações provenientes dos diversos sistemas de informação. Esse procedimento evita o surgimento de informações conflitantes, contribuindo para a confiabilidade e a segurança das informações.