Introdução. esocial Perguntas e Respostas

Transcrição

1 Cartilha esocial

2 Introdução Com a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), o Governo propiciou maior controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis e fiscais das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibilizados aos níveis de Governos: federal, estadual e municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das empresas para com o Fisco. Assim, o Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações, e é composto pela Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições. As empresas que já mantêm organizadas e atualizadas as suas informações contábeis e fiscais deverão manter também organizadas e atualizadas as informações trabalhistas e previdenciárias. Embora essa necessidade já existisse, o que mudará é o fato de que a não observância das determinações legais in continenti passará a ser acompanhada a par e passo pelo Fisco, o que vale dizer que a empresa estará sendo observada em tempo real pela fiscalização. Para atender ao esocial, as empresas deverão se preparar implantando sistemas que permitam o cumprimento das obrigações e treinando colaboradores para que forneçam informações precisas e tempestivas. O esocial unificará todos os dados dos trabalhadores, ou seja, tudo o que acontecer na sua vida laboral desde o momento da contratação até a rescisão contratual. Portanto, constituem informações a serem enviadas via esocial, entre outras, o registro de empregados, a concessão de férias, o 13º salário, o pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, as estabilidades concedidas, os afastamentos do trabalho, os acidentes sofridos, os recolhimentos de contribuições previdenciárias, os depósitos fundiários, as retenções, os exames médicos etc 2

3 O que é o esocial? O esocial é um projeto do Governo federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do esocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. Esse projeto proporciona, dessa forma, aos órgãos participantes do sistema (Caixa Econômica Federal - Caixa, Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, Ministério do Trabalho - MTb e Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB), seu efetivo emprego nas finalidades de suas respectivas competências. Qual é o objetivo do Governo com a implantação do esocial? Os objetivos do Governo, no que tange à implantação do esocial, são, entre outros: a) viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores; b) simplificar o cumprimento de obrigações; e c) aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. Haverá necessidade de alterar a legislação para a implantação do esocial? Não há necessidade de alterações na legislação vigente, uma vez que elas já trazem, no seu texto, a possibilidade de digitalização das informações e o sistema esocial não altera as normas legais, apenas muda a forma de entrega das informações. 3

4 A partir de quando entrará em vigor o esocial? Por meio da Resolução CD-eSocial nº 2/2016, ficou definido que, conforme o disposto no Decreto nº 8.373/2014, a implantação do esocial se dará conforme o seguinte cronograma: a) em 1º , para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ ,00; e b) em 1º , para os demais empregadores e contribuintes. As informações dos eventos relativos à saúde e segurança do trabalhador (SST) serão exigidas 6 meses depois das datas de início da obrigatoriedade. Desde as 7 horas do dia o ambiente de produção restrita (testes) está disponibilizado. A disponibilização será dividida em duas etapas: a) a primeira, no período de a para as empresas de Tecnologia da Informação (TI); b) a segunda, no período de 1º.08 a para todas as empresas. Em função da capacidade restrita do ambiente, sua utilização deverá ser efetuada de forma controlada, atendendo às orientações e aos limites descritos no manual técnico, disponibilizado no esocial on line. O tratamento simplificado dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte, ao MEI com empregado, segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física será definido futuramente. 4

5 Quem será obrigado a adotar o esocial? Serão obrigados a adotar o esocial todos os empregadores, as empresas, inclusive as públicas, os equiparados a empresa e o segurado especial em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço. Empresas que não possuem empregados serão obrigadas a enviar informações via esocial? Conforme o disposto no Manual de Orientação do esocial, versão 2.2, a situação Sem Movimento para o empregador/contribuinte órgão público só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada para o grupo de eventos periódicos S-1200 a S Neste caso, o empregador/contribuinte órgão público enviará o S Fechamento dos Eventos Periódicos como sem movimento na primeira competência do ano em que esta situação ocorrer. Caso a situação sem movimento persista nos anos seguintes, o empregador/contribuinte deverá repetir este procedimento na competência de janeiro de cada ano. Assim, mesmo que o empregador/contribuinte/órgão público, pessoa jurídica, NUNCA tenha remunerado qualquer trabalhador, uma vez por ano - competência janeiro - deve informar SEM MOVIMENTO no evento S Fechamento dos Eventos Periódicos. As pessoas físicas com empregados terão de observar as determinações do esocial? Sim. A adoção do esocial deverá ser observada por todos os empregadores, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. 5

6 Aquele que possui um(a) diarista que trabalha três vezes por semana, estando ele(a) registrado(a), terá de cumprir com as obrigações do esocial? Sim. Efetivamente, o esocial será aplicado para todos os empregadores, indistintamente. Entretanto, em alguns casos, o Governo estabelece procedimentos simplificados, como no caso dos empregadores domésticos, para os quais já foi criado o Portal esocial. As empresas terão algum custo para implantação do esocial? Não chamaria de custo e sim de investimento. O sistema esocial vai simplificar o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas e previdenciárias das empresas. Entretanto, no primeiro momento, as empresas precisarão se preparar para o esocial, implantando sistemas que permitam o cumprimento das obrigações e investindo no treinamento e reciclagem dos seu colaboradores para que forneçam as informações de forma precisa e tempestiva. As microempresas e empresas de pequeno porte, entre outros pequenos empregadores terão à disposição, no âmbito do esocial, sistema eletrônico online gratuito, disponibilizado pela administração pública federal, que possibilitará, a partir da inserção de dados, a geração e a transmissão dos arquivos referentes aos eventos do esocial. Quais obrigações acessórias serão abrangidas pelo esocial? Dentre as obrigações acessórias abrangidas podemos mencionar: a) Relação Anual de Informações Sociais (Rais); b) Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip/GFIP); c) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged); d) Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad); e) Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT); f) registro de empregados; g) Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); h) folha de pagamento. 6

7 Quais órgãos públicos utilizarão as informações do esocial? Utilizarão as informações do esocial os seguintes órgãos públicos, entre outros: Ministério do Trabalho; Ministério da Fazenda; Receita Federal do Brasil; Instituto Nacional do Seguro Social; Caixa Econômica Federal. O empregado terá acesso às informações do esocial? Atualmente não há previsão de acesso direto do empregado ao sistema esocial. Entretanto, futuramente este poderá vir a ter acesso ao sistema, de forma limitada, a fim de verificar as informações que lhe dizem respeito, tais como: recolhimento de contribuições previdenciárias e depósitos de FGTS. Quais serão os identificadores constantes do esocial? A partir da data de entrada em vigor do esocial, os empregadores/contribuintes/órgãos públicos pessoa jurídica serão identificados apenas pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), e os empregadores/contribuintes pessoa física, apenas pelo Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) As pessoas físicas que utilizam a matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI) passarão a usar o Cadastro de Atividades Econômicas da Pessoa Física (CAEPF), que será um número sequencial, vinculado ao número do CPF. Neste caso, a pessoa física deve providenciar o registro no CAEPF, de acordo com normatização específica da Receita Federal do Brasil (RFB). Para as obras de construção civil que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI será substituída pelo Cadastro Nacional de Obras (CNO) que, obrigatoriamente, é vinculado a um CNPJ ou a um CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do CNO, relativas às obras de construção civil, passarão a compor o cadastro inicial do CNO. Ressalte- -se, entretanto, que até a implantação do CNO deverá ser usado o CEI da obra no lugar do CNO no esocial. Mediante o uso do aplicativo de Consulta Qualificação Cadastral (procedimento opcional), os empregadores/contribuintes/ órgão público deverão atentar às informações cadastrais dos trabalhadores a seu serviço, certificando-se de sua consistência no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) do INSS e na base no CPF, da RFB e, se necessário, proceder a atualização dos dados cadastrais antes da data de entrada em vigor do esocial. 7

8 Como será o processo de envio das informações por meio do esocial? O empregador/contribuinte/órgão público gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico será transmitido pela internet para o ambiente nacional do esocial que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao empregador/contribuinte/órgão público. Considerando que o empregador/contribuinte deverá ser identificado no esocial com algum código correspondente ao tipo de inscrição, deve constar a identificação também quando da alteração dos seus dados cadastrais? A legislação do Imposto de Renda determina que, em geral, as empresas e equiparadas são identificadas perante a RFB mediante o número do CNPJ. Todas as entidades domiciliadas no Brasil, inclusive as pessoas jurídicas equiparadas pela legislação do Imposto sobre a Renda, estão obrigadas a se inscrever no CNPJ e a cada um de seus estabelecimentos localizados no Brasil ou no exterior, antes do início de suas atividades. São também obrigados à inscrição, entre outros: órgãos públicos de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, desde que se constituam em unidades gestoras de orçamento; condomínios edilícios; consórcios de empregadores; representações diplomáticas estrangeiras no Brasil etc. É obrigatória a atualização no CNPJ de qualquer alteração referente aos dados cadastrais das empresas até o último dia útil do mês subsequente ao de sua ocorrência. A identificação da pessoa física se dá pelo CPF, que constitui o banco de dados relativos às pessoas físicas contribuintes/ responsável, perante a RFB. 8

9 Os trabalhadores sem vínculo de emprego, como por exemplo, o estagiário, também deverão ser informados no esocial? Sim. Deverão ser informados nos eventos relativos aos Trabalhadores sem Vínculo de Emprego/Estatutário. Esses eventos são utilizados para prestar informações relativas a trabalhadores que não possuem vínculo empregatício/estatutário com a empresa/órgão público (trabalhadores avulsos, dirigentes sindicais, estagiários, médicos residentes, bolsistas da Lei nº 8.958/1994, diretores não empregados, titular de firma individual (atual empresário individual etc.). As empresas terão que informar trabalhadores que prestaram serviços antes da implantação do esocial? Em princípio não. A empresa/órgão público deverá enviar, no início da implantação do esocial, informações de todos os vínculos ativos existentes, entretanto, caso um empregado/servidor tenha sido desligado da empresa/órgão público antes da data de implantação do esocial e, portanto, não constou no cadastramento inicial original, mas, por algum motivo, após a implantação do esocial, a empresa precisa efetuar um pagamento ao trabalhador desligado há algum tempo. Neste caso este ex colaborador será informado no esocial para que o pagamento possa ser efetuado(exemplo: pagamento de dissídio, reintegração, ação judicial, etc.). Como será realizada a fiscalização após a implantação do esocial? Após a implantação do esocial haverá a diminuição de fiscalizações FÍSICAS, tendo em vista que os órgãos fiscalizadores terão acesso a todas as informações via esocial (ON LINE), fato que aumentará a rapidez e a eficiência na apuração de irregularidades, podendo resultar no aumento do número de autuações e imposição de multas. 9

10 Os escritórios de contabilidade poderão enviar os eventos do esocial das empresas clientes? De quem será a responsabilidade pelas informações? Conforme o Manual de Orientação do esocial, os eventos que compõem o esocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital, utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ou seja, o certificado digital utilizado no sistema esocial deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Consequentemente, os certificados digitais serão exigidos em dois momentos distintos: a) transmissão: antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema esocial, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na Internet. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações, este deverá ser do tipo e-cpf (e-pf) ou e-cnpj (e-pj); b) assinatura de documentos: para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer à matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não eletrônica. Para os empregadores pessoas físicas, os eventos deverão ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador e assinados com o certificado digital pertencente a este ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não eletrônica. Para os órgãos públicos, os eventos poderão ser gerados pelo representante autorizado para efetuar a transmissão das respectivas unidades administrativas. Os certificados digitais utilizados para assinar os eventos enviados ao esocial deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado. Está previsto para o projeto o uso de Procuração Eletrônica da Receita Federal do Brasil (RFB) ou da Caixa Econômica Federal (Caixa). Assim, entende-se que o envio poderá ser realizado pelo escritório de contabilidade, atendidos os critérios mencionados quanto à procuração eletrônica e não eletrônica para a transmissão e assinatura do esocial. 10

11 Quando terá início o prazo para entrega do esocial a ser observado pelas Oscip? O legislador não trouxe nenhum procedimento diferenciado a ser aplicado para as Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (Oscip) em relação ao esocial; assim, depreende-se que essas organizações devem observar o mesmo prazo das demais empresas, ou seja: a) 1º de janeiro de para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ ,00; e b) 1º de julho de para os demais empregadores e contribuintes. 11