Id Serviços de Apoio

Transcrição

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2 Id Serviços de Apoio

3 Cafetaria do Museu Calouste Gulbenkian e seu prolongamento no jardim.

4 Serviços Centrais Valores em euros Encargos com pessoal Despesas de funcionamento Investimento Total Receitas Os Serviços Centrais desenvolvem a sua actividade em torno de dois grandes eixos: suporte técnico e logístico à realização de todas as actividades da Fundação ou por ela apoiadas, e gestão, conservação, renovação e manutenção dos edifícios, equipamentos e jardins que constituem o património da Fundação Calouste Gulbenkian. Tendo por objectivo a prestação aos seus destinatários internos e externos de um serviço de máxima qualidade, assegurando uma racionalização de recursos que permita à Fundação operar aos mais baixos custos possíveis, os Serviços Centrais foram reorganizados em função da natureza das actividades desempenhadas e das necessidades identificadas. Assim, a partir de Março de 2002, os Serviços Centrais passaram a contar, para além das áreas de apoio à Direcção, com as seguintes quatro áreas distintas de gestão: edifícios e infra-estruturas técnicas (projectos e obras e manutenção corrente); serviços de apoio geral (segurança, transportes e comunicações e serviços de apoio ao Conselho de Administração); apoio a espectáculos e outras actividades (cena e audiovisuais); apoio ao público e logística (aprovisionamento, vendas e relações públicas e apoio a eventos)

5 Terceiro piso da Sede da Fundação, self-service. Edifícios e Infra-estruturas Técnicas Em 2002 foi dada prioridade à conclusão do Plano de Renovação e Modernização das Zonas Públicas e neste quadro foram concluídas as seguintes intervenções: renovação da zona do foyer de apoio aos auditórios (projecto do Professor Daciano da Costa); renovação dos restaurantes do pessoal e dos directores e ainda as salas de jantar da Administração (projecto do Professor Daciano da Costa); foi ainda iniciada a obra de renovação da Sala de Exposições Temporárias do Museu (projecto da arquitecta Maria Teresa Nunes da Ponte). No quadro do Plano de Reorganização e Modernização das Zonas Administrativas, prosseguiu o programa da autoria do arquitecto Jorge Spencer, iniciado em 2001, tendo sido concluídas no ano de 2002 as intervenções nos Serviços de Orçamento, Planeamento e Controlo (SOPC) e de Contabilidade, e iniciadas intervenções nos espaços dos Serviços de Comunicação, de Recursos Humanos e de Saúde e Desenvolvimento Humano. No âmbito do Programa de Renovação e Modernização das Infra-estruturas e Equipamentos Técnicos foi lançada a primeira fase de reabilitação dos sistemas de climatização: uma obra de grande complexidade que visa renovar a central de produção de frio e interligar, nos domínios técnicos e da gestão, as unidades da Sede e do Centro de Arte Moderna. Com a renovação dos equipamentos, que os mais de trinta anos de exploração obrigavam, obter-se-á um aumento de potência da capacidade instalada, da mobilidade na sua utilização, maior fiabilidade, gestão mais eficaz a par de uma redução nos custos energéticos.

6 Terceiro piso da Sede da Fundação, restaurante. Iniciou-se e concluiu-se ainda a primeira fase do Projecto Paisagístico de Renovação dos Jardins, da autoria do Professor Arquitecto Gonçalo Ribeiro Telles, que incidiu nas alas central e poente da frontaria principal do edifício da Sede, envolvendo uma área de cerca de um hectare. Esta intervenção contemplou ainda um renovado e automatizado sistema de rega bem como a ampliação e modernização da iluminação. Fora do espaço da Sede há que referir ainda o prosseguimento do Programa de Remodelação e Modernização do Instituto Gulbenkian de Ciência, tendo sido concluídas, em 2002, as obras relativas à ala laboratorial da ex-farmacologia e os arranjos dos acessos exteriores. No que se refere ao controlo ambiental, à semelhança dos anos anteriores, os resultados, oficialmente certificados, das análises efectuadas aos edifícios, revelam que a qualidade do ar obedece às regras e aos indicadores internacionais. Serviços de Apoio Geral Esta área, que tem a gestão dos transportes e comunicações da Fundação, deu prioridade em 2002 à centralização e uniformização dos processos de expediente existentes, por forma a alcançar maiores níveis de eficiência e reduzir custos. Para esse efeito, foram implementados novos procedimentos relativos ao tratamento de correspondência interna e externa, agilizando o processo de recolha e de entrega de correspondência. Apoio a Espectáculos e outras Actividades O ano de 2002 destacou-se pelo acréscimo significativo de espectáculos em digressão promovidos pelo Serviço de Música Orquestra, Coro e Ballet que representaram cerca de 32 por cento do total de espectáculos, indo ao encontro do reforço de divulgação da cultura em zonas geográficas onde a oferta édeficitária

7 Terceiro piso da Sede da Fundação vista parcial exterior zona nascente. Terceiro piso da Sede da Fundação, vista parcial da sala de jantar da Administração.

8 Nessa medida, as componentes técnicas de cena e audiovisuais acompanharam 73 espectáculos em digressão e deram apoio a 157 espectáculos promovidos na Fundação pelos Serviços de Música e pelo Centro de Arte Moderna José de Azeredo Perdigão/ACARTE, que originaram a realização de 234 sessões às quais assistiram pessoas. Apoio ao Público e Logística Central de Compras A Central de Compras tem mantido como prioridades a prestação de um serviço de qualidade junto dos outros Serviços e a implementação de um elevado grau de transparência nos processos de negociação com os fornecedores da Fundação. Em 2002 foram alcançados bons resultados na redução do tempo de resposta aos pedidos recebidos dos outros Serviços. Tanto o aumento de consultas solicitadas pelos Serviços no que respeita ao apoio técnico do processo de compras, assegurando assim uma melhor adequação das compras às necessidades manifestadas, como o aumento da canalização de pedidos para a Central de Compras daí resultante, denotam uma clara melhoria de desempenho desta área junto dos outros Serviços. Vendas Ao nível dos seus canais de distribuição directos (bilheteiras e lojas) a Fundação privilegiou uma gestão centralizada de promoção, divulgação e venda dos eventos e espectáculos produzidos internamente bem como dos livros editados. Para esse efeito, desenvolveu os seguintes programas: implementação de um novo software para o processamento de vendas nas bilheteiras; adopção de técnicas de merchandising junto dos canais de distribuição e nos espaços de realização de eventos (espectáculos e congressos); realização de campanhas específicas junto do público-alvo; alargamento dos horários de funcionamento da livraria; melhoria dos procedimentos de inventariação. Relações públicas e apoio a eventos Para além do apoio logístico geral prestado aos espectáculos promovidos pelo Serviço de Música e pelo CAMJAP esta área deu ainda assistência e apoio, em termos logísticos, a 219 eventos congressos, seminários, lançamentos de livros dos quais se destaca a Conferência Internacional Globalização Ciência, Cultura e Religiões, que implicou, pela sua dimensão e importância, um grande envolvimento na coordenação com as restantes áreas dos Serviços Centrais

9 Terceiro piso da Sede da Fundação, vista parcial da sala de jantar da Administração.

10 Serviço de Orçamento, Planeamento e Controlo Valores em euros Encargos com pessoal Outras despesas de estrutura Investimentos Total A actuação do Serviço, ao longo do ano de 2002, caracterizou-se pelo desenvolvimento de um conjunto de acções na sua esfera de responsabilidades, designadamente, no âmbito da preparação e acompanhamento do Orçamento e Plano de Actividades, da reorganização dos processos de trabalho da Fundação, da manutenção dos sistemas informáticos e do controlo financeiro. Planeamento e Orçamento Na área do Planeamento e Orçamento, a actividade desenvolvida pautou-se por dar continuidade à metodologia de trabalho inerente ao sistema de planeamento, que assenta na preparação de um documento de base o Orçamento e Plano de Actividades anual da Fundação. O sistema instituído visa acompanhar a execução financeira e a concretização das actividades, com base em indicadores financeiros e, também, em indicadores físicos adequados à tipologia de acções desenvolvidas pelos vários Serviços da Fundação. O acompanhamento da execução física e financeira foi reportado através de relatórios de execução das actividades da Fundação relativos à totalidade do ano, ao primeiro trimestre e ao primeiro semestre de

11 Terceiro piso da Sede da Fundação, vista parcial da sala de jantar da Administração. Sistemas de Informação e Organização Na área dos Sistemas de Informação e Organização as acções desenvolvidas dizem respeito, por um lado, à implementação de projectos de desenvolvimento e, por outro, à gestão dos contratos de manutenção dos diversos sistemas informáticos instalados. Os principais projectos desenvolvidos, durante o ano de 2002, foram: Instalação e entrada em funcionamento de uma nova aplicação informática para gestão de bilheteiras. Implementação do projecto Intranet criação da infra-estrutura técnica, (hardware, parametrização de software e desenhos de páginas); definição dos procedimentos e responsabilidades dos Serviços produtores de informação e dos seus utilizadores; integração e evolução do serviço de Agenda Intranet, tendo em vista a sua disponibilização em ambiente Internet, bem como a adequação das funcionalidades do catálogo de produtos, a fim de permitir a sua exportação para a loja da Internet. Arranque do projecto de desenvolvimento de uma nova aplicação informática para gestão de museus, tendo em vista melhorias significativas a nível funcional (gestão da colecção, gestão de actividades, gestão da informação e conversão dos dados existentes) e a nível técnico (arquitectura e gestão do sistema, características técnicas da ligação Internet e características e viabilidade de interface com outras aplicações e sistemas). Desenvolvimento de uma aplicação informática para gestão de actas, que incluirá uma base de dados para registo das decisões do Conselho de Administração e processamento dos respectivos suportes de divulgação. Modernização e reforço do parque informático, nomeadamente a aquisição de equipamento específico para a nova aplicação informática para gestão de bilheteiras.

12 No domínio da organização e métodos, prosseguiu-se o esforço de racionalização e modernização dos processos de trabalho desburocratização, ajustamento das estruturas orgânicas, formação e reafectação de pessoal às várias tarefas, etc. Os trabalhos incidiram, especialmente, nos Serviços Centrais áreas de Expediente e de Transportes e Comunicações e no Serviço de Recursos Humanos. Auditoria Interna A auditoria interna, que envolve o controlo dos procedimentos administrativos e financeiros, é da responsabilidade do SOPC. Para além da auditoria que é efectuada anualmente pelos auditores externos, são de destacar as seguintes acções de auditoria interna: Verificação do cumprimento das normas de execução orçamental respeitantes às autorizações de despesas. Verificação do cumprimento das normas de execução orçamental relativas a deslocações em serviço e registo de ausências. Análise aos procedimentos e aos documentos de despesas relativos ao contrato de prestação de serviços de restauração. Acompanhamento financeiro dos principais investimentos em obras e equipamentos. Verificação das contas de Subsídios e Bolsas de Estudo com vista à regularização dos saldos antigos e ao aconselhamento dos Serviços, no sentido do cumprimento das normas relativas à gestão destes processos. Análise aos procedimentos relativos à gestão da frota automóvel (inventário, seguros, contratos de leasing e respectiva contabilização). Controlo de requisições pendentes, de encomendas não recepcionadas e de facturas bloqueadas na área de aprovisionamento e de relações com os fornecedores