DocuWare Forms Product Info. Gerenciamento eficiente de formulários. Benefícios/Vantagens

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1 DocuWare Forms Product Info Gerenciamento eficiente de formulários O DocuWare Forms permite que a sua empresa converta os repetitivos processos manuais de preenchimento e arquivamento de formulários em um processo digital simples no DocuWare. Os dados são coletados instantânea e precisamente em um formulário da Web e, a seguir, são aplicados a um documento e armazenados como um formulário em um gabinete de arquivos central. O formulário preenchido pode ser armazenado no formato do formulário original. Os funcionários podem acessar e trabalhar facilmente com os formulários armazenados. Com o Workflow ou Task Manager, o processamento de formulários é transparente para todos. Formulários de papel ilegíveis devido à má caligrafia ou formulários digitais perdidos ou mal armazenados são coisas do passado. Com o DocuWare Forms é possível criar um Web Form simples acessado por URL e preenchido em um navegador da Web. As informações do Web Form podem ser armazenadas diretamente ou aplicadas a modelos existentes (denominados Merge Forms) e, a seguir, são armazenadas no gabinete de arquivos. Qualquer funcionário com permissão pode acessar os formulários imediatamente depois de enviados. Nenhum formulário se perderá em caixas de entrada de e- mails nem será ignorado por engano. Benefícios/Vantagens Uso estruturado e multifuncional de dados inseridos apenas uma vez Integração de formulários em listas e fluxos de trabalho Não é necessário digitar formulários preenchidos a mão Editor organizado de forma clara para Formulários on-line Continuação do uso de formulários semelhantes pré-impressos 1

2 Automatizar o processo de compra e pagamento Em muitas empresas, é preciso criar e aprovar um pedido de compra antes de adquirir um item. Criar um pedido de compra é fácil com o DocuWare Forms. Informações como fabricante, descrição, quantidade e custo são introduzidas nos campos de um Web Form e, a seguir, são aplicadas automaticamente a um pedido de compra no DocuWare através de um Merge Form. As informações inseridas são usadas para indexar automaticamente o pedido de compra, garantindo que sejam fáceis de localizar mais tarde. Fluxo de trabalho eficiente de formulários no DocuWare Após armazenado no DocuWare, o pedido de compra e os dados são disponibilizados ao pessoal relevante em todos os departamentos. Caso listas ou fluxos de trabalho do DocuWare também sejam utilizados, o pedido de compra pode ser exibido imediatamente após seu armazenamento como uma tarefa no DocuWare (sujeito a uma licença de Task Manager ou Workflow Manager). Agora, o pedido de compra pode ser encaminhado através de aprovações individuais e os itens finalmente pedidos. O pedido de compra pode ser também facilmente comparado com a fatura para aprovações e pagamento. Dados individuais podem ser copiados do formulário no Visualizador do DocuWare para outros aplicativos utilizando a função copiar e colar (para criar uma entrada em outro software de contabilidade, por exemplo). Ou utilize o Autoindex Workflow para transferir valores de bancos de dados para outros pacotes de software. 2

3 Uso dos formulários existentes Diversas empresas trabalham com formulários em papel há anos. E esses documentos podem continuar a ser utilizados com o DocuWare Forms juntamente com os Web Forms. Os formulários padronizados existentes podem ser digitalizados ou importados e, a seguir, usados como um Merge Form. Os dados do Web Form são facilmente mapeados para os espaços do Merge Form digitalizado. Quando um Web Form é enviado, os dados são automaticamente preenchidos no Merge Form e armazenados no gabinete de arquivos. Selecione os linhas no Formulário mesclado digitalizado e determine quais dados são necessários transferir do Formulário on-line para esses campos. 3

4 Preenchimento de vários formulários de uma só vez Uma enorme vantagem do DocuWare Forms é que é possível vincular quantos Merge Forms forem necessários a um Web Form. Isso permite diminuir a redundância da entrada de dados geralmente associada ao preencher vários formulários de uma vez. Usando o novo processo integrado do funcionário como exemplo: quando um novo funcionário é contratado, ele precisa preencher um calhamaço de formulários. Em vez de o novo funcionário preencher todos esses formulários separadamente, um único Web Form é criado com os campos para cada departamento. O usuário preenche o Web Form e os dados são automaticamente transferidos para os Merge Forms vinculados. Os funcionários precisam inserir apenas uma vez informações básicas como nome, endereço e data de nascimento. Cada Merge Form é preenchido com as informações corretas inseridas no Web Form e, com uma tarefa simples, o funcionário preenche com sucesso quatro Merge Forms individuais. Todos os formulários vinculados são armazenados como arquivos em PDF separados no design do Merge Form. Trocar formulários Os modelos de formulário e os formulários da internet podem ser exportados e importados em outro DocuWare System. Na importação e exportação estão incluídos os campos do formulário, o layout do formulário e os arquivos para um modelo de formulário. Depois da importação, selecione um arquivo para o formulário e determine a indexação e as permissões. Isso é importante, por exemplo, quando todas as filiais de uma empresa internacional querem utilizar um determinado formulário no design da empresa para coleta de dados. Os formulários são criados na central e são exportados para as filiais individuais. Ou um fornecedor de serviços digitaliza o workflow do formulário de outras empresas. Ele cria os formulários desejados e os modelos de formulários com elementos gráficos. Os clientes somente precisam importar os formulários e ajustar o local de armazenamento, a indexação e as permissões. 4

5 Os Web Forms são configurados facilmente Criar um Web Form é muito simples. Utilize a função clicar e arrastar para montar elementos como campos de texto, caixas de seleção ou campos com listas de seleção. Elementos individuais podem receber a atribuição de campos obrigatórios. Utilize a pré-visualização para verificar como o formulário será exibido para os usuários em seus navegadores. Um Web Form é baseado em uma configuração na qual você estabelece onde ele será armazenado, sua indexação e as permissões, além dos campos do formulário. É possível utilizar valores definidos ou dados específicos retirados do formulário para indexação automática. Nas permissões, estabelece-se quais usuários do DocuWare podem preencher o formulário e quais podem ajustar a configuração, além do seu criador. Após a configuração ser finalizada, o DocuWare Forms gera um link através do qual o Web Form pode ser acessado. O usuário preenche-o no navegador e o formulário preenchido é automaticamente armazenado como um PDF no armário de arquivos do DocuWare ao clicar em "Enviar". DocuWare Forms: os campos de um Formulário on-line podem ser montados utilizando a função clicar e arrastar. This document can also be found here: For more information please visit our website at: 5