Agenda. Definindo Informação e sua importância. A Informação e as Organizações. As Leis da Informação. Como Avaliar a Qualidade da Informação

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1 Teotonio Martins Agenda SEÇÃO 1 SEÇÃO 2 SEÇÃO 3 SEÇÃO 4 SEÇÃO 5 Definindo Informação e sua importância A Informação e as Organizações As Leis da Informação Como Avaliar a Qualidade da Informação Conclusão 2 1

2 Seção 1 Definindo Informação Hoje as expressões Sociedade da Informação e Sociedade do Conhecimento são muito utilizadas. Estamos num momento histórico. Tanto a informação como o conhecimento, definem o tipo de sociedade em que vivemos hoje. Idade Média Mas por que será que isso ocorre? Será que a informação não era um recurso desejado pelos indivíduos no passado? O que ocorre hoje é uma mudança no volume, na rapidez e nos instrumentos utilizados para a produção e disseminação da informação. Essa mudança naturalmente nos leva a ter necessidades de ferramentas que nos ajudem a processá-las. Século 21 3 Avanço dos meios de gerar e distribuir informação Anos 90 Vinte anos depois tudo isso cabe no seu bolso

3 A Importância da Informação em Nossos Dias O Despertar da Informação A informação é um dos recursos a serem administrados pela organização, e como tal precisa ser compreendido por todos aqueles que desejam fazer melhor uso dela. O próximo slide exemplifica o crescimento da utilidade da informação no século XX. Indica uma tendência mundial de concentração dos postos de trabalho em funções que demandam o uso intenso de informações. 5 Composição da Força de Trabalho Funcionários de escritório são aqueles que produzem valor econômico para as organizações a partir do maior uso do conhecimento e da informação. 6 3

4 Estamos na chamada 3ª onda 1ª. onda: O poder concentrado nas terras 2ª. onda: O poder concentrado na indústria 3ª. onda: O poder concentrado no conhecimento Pense... Como você é afetado por essa transformação em andamento? 7 Entendendo o que é Conhecimento O início de tudo: O DADO Cadeia de caracteres ou padrões sem interpretação. É qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Exemplo: nome de uma pessoa, numero da sala, numero de uma peça em estoque; um horário,

5 Tipo de DADOS Alfanuméricos: números, letras e outros caracteres Imagem: imagens gráficas ou figuras Áudio: som, ruído ou tons Vídeo: imagens ou figuras móveis 9 O Que é INFORMAÇÃO Dados dotados de relevância e propósito. (Peter Drucker, 1997) Conjunto de dados aos quais seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis. 10 5

6 O Que é CONHECIMENTO O conhecimento é um produto valioso da mente humana, que inclui reflexão, síntese e contexto. Normalmente é de difícil estruturação, trabalhosa captura em máquinas, frequentemente subentendido, de transferência dificultosa e complexo de gerir. (DAVENPORT & PRUSACK, 1998) Capacidade de resolver problemas, inovar e aprender baseando-se em experiências prévias; É a informação assimilada pelos indivíduos ou organizações, integrada ao saber anterior. 11 Compreensão do CONHECIMENTO Não basta que cada qual acumule no começo da vida, uma determinada quantidade de CONHECIMENTO de que se possa abastecer indefinidamente! É necessário estar à altura de aproveitar e explorar ao longo da vida, todas as ocasiões de atualizar, aprofundar e enriquecer esses conhecimentos e de se adaptar a um mundo em mudança. (DÉLORS,2001)...o acaso favorece apenas as mentes preparadas." (Louis Pasteur ) 12 6

7 Hierarquia Compreensão (Knowing) Conhecimento (knowledge) Maior Grau de Abstração Informação Dado 13 Dado, Informação e Conhecimento 14 7

8 SEÇÃO 2 A Informação e as Organizações Organizações têm especial interesse em sistematizar todo o processo de geração e manipulação das informações para melhorar a qualidade de suas decisões. As organizações estão repletas de dados que poderiam tornar-se em informações valiosas para algum usuário diante de um problema decisório. No entanto, muitas vezes essas informações não são usadas, seja por falta de sua disponibilidade ou por não estarem apresentadas na forma mais adequada. Não basta então que a informação esteja ao nosso redor. Assim como um diamante que está na terra sob os nossos pés não tem valor, informação abundante que não está organizada também não vale muita coisa. 15 A Informação como Recurso Organizacional Uma mudança de paradigma As organizações necessitam de diversos tipos de recursos para atingir seus objetivos, dentre os quais podemos destacar os recursos materiais, humanos, financeiros e a informação. A informação aparece na organização tanto de maneira explícita e abundante quanto de forma sutil. Ao mesmo tempo que as empresas são bombardeadas de informação, existe a escassez de informação de qualidade. 16 8

9 Diferentes Contextos O propósito básico da informação é o de habilitar as organizações a alcançar seus objetivos. Destacamos quatro diferentes contextos em que a informação proporciona ganhos: Apoio à Decisão Apoio à Produção Fator de Sinergia Fator de Comportamento Reduz a incerteza na tomada de decisão, permitindo que escolhas sejam feitas com menor risco e maior precisão; Contribui para que as organizações possam desenvolver melhores produtos e serviços, agregando valor ao negócio. um adequado fluxo de informação em uma organização proporciona maior qualidade na ligação e no relacionamento das unidades organizacionais (departamentos, seções ou pessoas). A informação fluente na organização irá provocar comportamentos positivos ou negativos, esperados ou inesperados, tanto nos indivíduos que trabalham na organização como nos demais agentes externos que interagem com ela, como clientes, fornecedores e parceiros. 17 Reflita sobre a frase... Um indivíduo sem informações não pode assumir responsabilidades; um indivíduo que recebeu informações não pode deixar de assumir responsabilidades. (JAN CARLZON, ex-presidente da Scandinavian Airlines System SAS). 18 9

10 Tecnologia da Informação - TI Tecnologia da Informação é o meio pelo qual os sistemas de informação podem ser implantados São ferramentas e não o fim em si mesma Tecnologia da Informação envolve os computadores propriamente dito que compreendem: Hardware (PCs, Servidores, etc.) Software (SO, SI, Apps, etc.) Tecnologias de armazenamento (Bco de Dados, Storages, etc.) Tecnologia de telecomunicações (Internet, Conexão ponto-a-ponto, VoIP etc.) 19 Tecnologia da Informação Diagrama de uma rede de Computadores Nesse diagrama consegue ver onde estão armazenadas as informações da organização? 20 10

11 Tecnologia da Informação Os servidores Consegue ver a importância dos servidores numa empresa? 21 Tecnologia da Informação Os sistemas administrativos Uma vez que exista uma rede com servidor(es) e infraestrutura de TI, sistemas administrativos de informação poderão ser implantados na organização. Pense... Que vantagens essa organização tem, quando informatiza suas rotinas? 22 11

12 Tecnologia da Informação Os outros serviços de rede Serviços Autenticação de Usuários Compartilhamento de Arquivos Acesso à Internet Impressão Banco de Dados Correio Eletrônico Descrição Garantir que os acessos aos recursos de rede (como arquivos e internet) estejam de acordo com as políticas da empresa. Contém as pastas de arquivos individuais e departamentais dos usuários centralizadas, com acesso restrito por usuário. Centraliza todos os acessos para a internet, com controle do fluxo de dados e controle individualizado por usuários. As impressoras de uso coletivo são centralizadas em um único ponto facilitando o seu uso e possibilitando controle de acesso por usuários. Contém informações corporativas em um formato relacional, centralizando os principais assuntos da empresa Usado para Sistemas Corporativos (ERPs). Centraliza as caixas postais eletrônicas dos usuários e faz a comunicação de mensagens de interna e externamente na empresa. 23 Tecnologia da Informação E a era do conhecimento Não existe Era do Conhecimento para organizações que não investem em infraestrutura de informática. Se uma organização não tem infraestrutura de TI e pessoas capacitadas para manter essa infraestrutura, pergunta-se: Onde estão suas valiosas informações? Como será disseminado o conhecimento? Qual será o resultado para essa organização? 24 12

13 SEÇÃO 3 As Leis da Informação 1ª lei Informação é infinitamente compartilhável A informação pode ser compartilhada com muitos e usada simultaneamente por todos, sem que com isso seja consumida. 2ª lei O valor da informação aumenta com o uso Para que a informação seja efetivamente usada é preciso que os participantes da organização saibam que ela existe, saibam onde ela pode ser consultada, que tenham autorização para seu uso. 3ª lei Informação se deprecia de modo distinto A informação não se deprecia da mesma forma que os bens de capital. Com o passar do tempo, algumas podem preservar seu valor, enquanto que outras podem ter seu valor reduzido a zero. 25 As Leis da Informação 4ª lei O valor da informação aumenta com a precisão Informações inexatas, dependendo de sua aplicação, podem ser desastrosas. Um sistema bancário ou um sistema de controle de vôo não podem fornecer informações incorretas. 5ª lei O valor da informação aumenta quando há combinação de informações Os sistemas informatizados que integram diferentes módulos e permitem a análise conjunta das informações possibilitam informações muito mais valiosas para a tomada de decisão

14 As Leis da Informação 6ª lei Mais informação não é necessariamente melhor A regra que vale para os recursos financeiros (quanto mais melhor) não se aplica à informação. Quantidades excessivas de informação podem dificultar seu processamento, sua seleção e análise por parte do usuário, prejudicando seu desempenho. 7ª lei Informação se multiplica Quando processamos informações com inteligência conseguimos transformá-las e gerar mais informações de valor. Sistemas informatizados que processam grandes volumes de informações operacionais podem diagnosticar tendências, padrões de comportamento 27 As Leis da Informação Informação O Bem Mais Precioso de Nossa Época Veja nesse vídeo como as Leis da Informação são contextualizadas nas palavras do consultor de empresas Waldez Ludwig 28 14

15 SEÇÃO 4 Como Avaliar a Qualidade da Informação Uma importante competência a ser desenvolvida pelas organizações e pelos indivíduos que nelas trabalham é saber selecionar, avaliar e utilizar as informações. Gerar informações de qualidade é fator decisivo na gestão de qualquer empreendimento. As informações de qualidade devem possuir algumas características, conforme relacionamos no quadro a seguir. Acompanhe atentamente esse quadro. 29 Para refletir... Como avaliar a internet no que se refere à qualidade das informações nela disseminadas? O caráter aparentemente democrático da internet a torna um meio no qual não há qualquer regulação sobre a qualidade da informação nela veiculada. Na internet encontra-se de tudo. Cabe ao seu usuário ter competência para fazer a filtragem da informação relevante e confiável. As ferramentas de pesquisa na internet não são suficientemente inteligentes para liberar o usuário da avaliação da qualidade das informações veiculadas

16 Hoax e Spam Dá-se o nome de hoax ("embuste" numa tradução literal, ou farsa) a histórias falsas recebidas por , sites de relacionamentos e na internet em geral. Muitas pessoas acreditam em coisas impossíveis como alguns hoaxes que circulam pela internet. Existem hoaxes de que pessoas pobres farão uma cirurgia e que alguma empresa irá pagar uma determinada quantia em centavos para cada repassado. Este tipo de mensagens tem por finalidade a levar os menos informados a distribuir o pelo maior número de utilizadores, com a finalidade de entupir os servidores de . Também este tipo de mensagens pode ser utilizado por alguém mal intencionado que, se aproveite dos endereços de s assim obtidos por esta via, para construir uma base de dados, para posterior venda ou envio de SPAM. 31 As ferramentas de pesquisa na internet não são suficientemente inteligentes para liberar o usuário da avaliação da qualidade das informações veiculadas. O caráter aparentemente democrático da internet a torna um meio no qual não há qualquer regulação sobre a qualidade da informação nela veiculada

17 Características da Informação de Qualidade Características Precisa Completa Econômica Flexível Confiável Definições e Exemplos A informação precisa não contém erro. Em alguns casos, a informação imprecisa é gerada porque dados imprecisos são alimentados no processo de transformação. Quando entra lixo sai lixo. A informação completa contém todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimento que não inclua todos os custos importantes não está completo. A informação também deve ser relativamente econômica para ser viabilizada. Os tomadores de decisão sempre precisam equilibrar o valor da informação com o custo de produzi-la. A informação flexível pode ser usada para uma variedade de propósitos. Por exemplo, a informação sobre o estoque disponível para uma peça em particular pode ser útil para o vendedor num fechamento de venda, para o gerente de produção, que determina a necessidade ou não de mais estoque, e para o executivo financeiro, que especifica o valor total que a empresa investiu em estoque. A informação confiável pode ser dependente de algum outro fator. Em muitos casos, a confiabilidade da informação depende do método de coleta de dados. Em outros, a confiabilidade depende da fonte de informação. Por exemplo, um rumor, sem fonte conhecida, não pode ser confiável. 33 Características da Informação de Qualidade Características Relevante Simples Em tempo (pontual) Verificável Definições e Exemplos A informação relevante é essencial para o tomador de decisão. A queda de preço da madeira não é relevante para um fabricante de chip de computador A informação também deve ser simples, não deve ser exageradamente complexa. Informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária, pode até gerar sobrecarga de informações. Quando um tomador de decisão dispõe de muita informação, há dificuldade em determinar qual delas é realmente importante. Informação pontual é aquela obtida no momento em que é necessária ou oportuna. A informação deve ser verificável. Isso significa que você pode conferi-la e assegurar que está correta

18 SEÇÃO 5 Conclusão Vivemos numa época que dependemos de informação como nunca na história humana! Todos precisamos entender como lidar com as informações. Em especial as organizações necessitam ter excelentes meios de disseminar informações e bloquear hoax (informações falsas). Empresas que investem em TI são as que se destacam e se tornam mais competitivas. A adoção de uma infraestrutura adequada de TI favorece o bloqueio de informações indesejáveis e favorece a produtividade de seus colaboradores. 35 Concluindo... Organizações bem estruturadas, com redes de computadores adequadas, tiram proveito da atual era da informação

19 Acesse o site da PlaceNET Acesse o site da PlaceNET para obter mais informações. Essa palestra poderá ser baixada no site no menu Artigos. Teotonio Martins teomartins@placenet.com.br 37 19