Ação do Supervisor em Rede
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- Daniel Bacelar Pinho
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1 Ação do Supervisor em Rede 4 Projetos de melhoria Nesta aula será explicado como criar um portfólio de projetos de melhoria associados com os efeitos da Árvore da Realidade Atual desenvolvida na última aula. As oportunidades de melhoria devem ser organizadas em uma matriz de oportunidades para apoiar a identificação destas, de acordo com os efeitos identificados em cada diagnóstico.será também apresentada uma planilha para a priorização de projetos de melhoria. Essa planilha foi desenvolvida por um grupo de pesquisadores da Universidade de São Paulo USP para facilitar o processo de priorização, considerando critérios como tempo e custo, entre outros. A realização de um diagnóstico de processo auxilia a compreensão dos fatores internos e externos que influenciam a organização e de suas características, como capacidade técnica da equipe, forma como as atividades são organizadas, recursos disponíveis e outras exigências. Diagnósticos contribuem nesse processo de melhoria, pois as organizações existem como entidades que precisam ser examinadas antes de receber a recomendação de intervenção (BUSHE e MARSHAK, 2009). Bushe enfatiza seu argumento quando cita Mcculloch e Cronshaw (2008): o diagnóstico é altamente desejável, se não essencial, precursor do desenvolvimento, mudança e intervenção de organizações informadas e eficazes. As causas raízes dos problemas com os quais as organizações lidam em seu dia a dia devem ser identificadas, e projetos de melhoria que busquem sua minimização e/ou eliminação devem ser criados. Vale ressaltar que, geralmente, o impacto dessas causas raízes é desconhecido pelas pessoas da organização, o que reduz a preocupação com sua eliminação. Para auxiliar na identificação dessas causas raízes, pode ser empregado o método de construção da Árvore da Realidade Atual (ARA), que busca os Efeitos Indesejados (EIs) do processo. Os projetos de melhoria que a organização pretende realizar devem visar eliminar, portanto, o maior número possível de Efeitos Indesejados e, trabalhando-se nas causas raízes, esse objetivo pode ser atingido de modo mais eficiente (GOLDRATT, 1994).
2 Tema 4 Projetos de melhoria 35 Vale ressaltar a importância de se dar a devida atenção ao fato de que diferentes instituições de ensino têm processos com características distintas, como níveis de complexidade e público diversos. Isso gera a necessidade de diferentes projetos de melhoria e, portanto, a implantação de métodos e práticas que não consideremtais diferenças pode acarretar no insucesso da implantação desses projetos. Nesse sentido, o método de diagnóstico apresentado no tópico 3 deste módulo, de acordo com Costa (2011), utiliza problemas recorrentes para aumentar a eficiência e eficácia do diagnóstico da organização e apoiar a identificação de oportunidades de melhoria. As principais formas de apresentação da aplicação do método apresentado são uma Árvore da Realidade Atual e um portfólio de projetos de melhoria customizado pela organização. Para cada diagnóstico realizado há a necessidade de se implantar diferentes projetos de melhoria, por isso, um portfólio de projetos de melhoria deve ter como objetivo minimizar alguns Efeitos Indesejados que fazem parte da Árvore da Realidade Atual. Devido aos vários projetos relativos às diversas possibilidades de melhoria que toda organização tem (não só a escola), surge a necessidade de priorizar e administrar essa carteira de projetos. Essa função de administração de portfólio de projeto é uma atividade típica do cargo de supervisão, que além de acompanhar esses projetos deve articulá-los em toda a rede sob sua responsabilidade. Para analisar o portfólio de projetos de melhoria, a organização deverá definir os métodos e os critérios de avaliação de portfólio. Os métodos são singulares a cada organização e devem ser criados de acordo com a cultura e as especificidades dela, A palavra portfólio é utilizada para designar uma coleção de projetos. No nosso caso, uma coleção de projetos de melhoria. para que seja maximizada a eficácia na definição novos projetos. O estabelecimento de critérios também é singular a cada organização e devem ser levados em conta sua situação financeira e o ambiente externo, entre outros fatores. Como exemplos de critérios, podem ser citados: custo da mudança, tempo de implantação, impacto nos resultados e nos processos/na cultura da organização. Os projetos são estruturados de acordo com os Efeitos Indesejados que buscam atacar. Deve ser elaborada uma matriz de projetos e uma planilha para a seleção dos projetos sugeridos. O portfólio é composto por termos de abertura de projetos, que devem conter as seguintes informações: objetivo e entrega do projeto e Efeitos Indesejados atacados. Na fig. 1 é apresentada a Árvore da Realidade Atual com a relação dos projetos de melhoria. É possível observar que o Projeto 1 (P1) terá impacto direto nos Efeitos Indesejados (hipotéticos): as aulas não atendem às expectativas dos alunos, as salas de informática são deficientes, não há equipamentos de multimídia nem o investimento necessário em educação. Para facilitar a seleção dos projetos, deve ser elaborada uma matriz na qual estejam relacionados todos os projetos de melhoria e os Efeitos Indesejados. No quadro 1 é apresentada a matriz de projeto de melhoria para a Árvore da Realidade Atual.
3 36 Ação do Supervisor em Rede Os alunos têm dificuldade de acompanhar o curso P3 Elevado índice de ausência de professores Professor está desmotivado P3 As salas de aula têm elevado número de alunos O comportamento do aluno não é adequado P3 Não há reconhecimento da dedicação dos professores P2 Professor não tem tempo para preparar aula P1 As aulas não atendem às expectativas dos alunos Deficiência do sistema de avaliação dos alunos Deficiência do sistema de avaliação dos professores P3 Professores dão aula em diferentes escolas P1 Ausência de equipamentos de multimídia P1 Salas de informática deficientes P3 Deficiência do sistema de avaliação escolar Baixos salários dos professores Treinamentos são realizados fora do horário escolar Ausência de material disponível P2 P1 Ausência de investimento necessário em educação P2 Ausência de informações dos produtos do MEC P1 Projeto para investigar possibilidades para compra/ arrecadação de equipamentos P2 Realização de cursos/eventos de divulgação dos produtos do MEC P3 Projeto para criação de um novo sistema de avaliação dos professores Figura 1 Exemplo de uma Árvore da Realidade Atual hipotética com projetos de melhoria.
4 Tema 4 Análise dos pontos de controle inerentes aos projetos de implementação das TICs na educação, expondo seus impactos, custos e seu processo de implementação 37 Projeto/Efeitos Indesejados P1 P2 P3 Efeito Indesejado 1 Efeito Indesejado 2 Efeito Indesejado 3 Efeito Indesejado 4 Efeito Indesejado 5 Efeito Indesejado 6 Efeito Indesejado 7 Efeito Indesejado 8 Efeito Indesejado 9 Efeito Indesejado 10 Efeito Indesejado 11 Efeito Indesejado 12 Efeito Indesejado 13 Efeito Indesejado 14 Efeito Indesejado 15 Efeito Indesejado 16 Efeito Indesejado 17 Efeito Indesejado 19 Quadro 1 Relação entre os Efeitos Indesejados e os projetos de melhoria Efeito Indesejado 18 No exemplo da fig. 2, o Efeito Indesejado 60 está associado aos projetos P.07 e P.09. Essa matriz viabiliza a análise de quais Efeitos Indesejados estão sendo atacadas pelos projetos de melhoria. Assim, o objetivo é identificar a necessidade de se criar novos projetos de melhoria que ataquem os efeitos indesejados que ainda não foram abordados. Por meio dessa análise é possível criar um amplo portfólio de projetos de melhoria que abranja todas as áreas com problemas de organização. Figura 2 Exemplo de outra matriz de projetos de melhoria
5 38 Ação do Supervisor em Rede Seleção de Projetos de Melhoria (SPM) Após a identificação dos projetos de melhoria, é necessário definir quais projetos devem ser implantados. Para isso, Costa (2011) sugere a utilização da planilha de Seleção de Projetos de Melhoria (SPM). Os critérios originais sugeridos pela planilha são: Alinhamento estratégico: medida de quanto o projeto de melhoria está alinhado com a estratégia da organização; Resultados: avaliação dos resultados que a implementação do projeto de melhoria vai proporcionar; Nível de complexidade: grau de complexidade do projeto; Apoio executivo: nível de apoio da alta direção em relação ao projeto; Tempo: tempo previsto para a realização do projeto de melhoria; Conformidade legal e regulatória: análise da conformidade legal e regulatória do projeto de melhoria; Custo: quantidade de dinheiro despendido para a implementação da melhoria; Disponibilidade de recursos: disponibilidade dos recursos necessários para a execução do projeto; É importante destacar que outros critérios devem ser adotados de acordo com a necessidade da instituição ensino. Para cada um dos critérios adicionais, devem ser definidos subcritérios que indiquem a escala sua pontuação. Essa escala busca normalizar a análise dos avaliadores, que podem ter percepções diferentes do significado da escala. Por exemplo, para o critério custo foram definidas as seguintes pontuações: (1) Baixo Gasto (utilização) de recursos próprios (dentro do orçamento da área). (3) Médio Gasto de recursos além do orçamento da área, mas aprovável em nível imediatamente superior (dentro do orçamento deste). (5) Alto Gasto de recursos que requerem remanejamento de verba/recursos do orçamento da diretoria da instituição. (7) Extremo Gasto de recursos (dinheiro, homens/hora, equipamentos etc.) muito significativos, além do previsto/orçado/disponível, requerendo decisão política/estratégica da instituição.
6 Tema 4 Análise dos pontos de controle inerentes aos projetos de implementação das TICs na educação, expondo seus impactos, custos e seu processo de implementação 39 Critérios Média Alinhamento estratégico 10,0 Nível de complexidade 9,4 Tempo 8,8 Necessidades do aluno 8,5 Custo 8,1 Satisfação dos colaboradores internos (professores e funcionários) 8,1 Satisfação da sociedade 8,1 Melhoria do processo 8,0 Disponibilidade de recursos 7,8 Conformidade legal e regulatória 7,6 Dificuldade de implementação 7,1 Custo-benefício 6,9 Impacto na sociedade 6,8 Análise de riscos 6,8 Mudança organizacional 6,5 Capacidade de recursos humanos 6,4 Produtividade 6,2 Relacionamento entre projetos 6,1 Investimento 6,0 Impacto de não realizar o projeto 5,9 Restrições financeiras e no orçamento 5,2 Quadro 2 Exemplo de lista de critérios de avaliação de projetos de melhoria De acordo com Costa (2011), para começar a utilizar a planilha devem ser realizadas suas configurações iniciais e seguidos os cinco passos (fig. 2). Nas configurações iniciais, devem ser estabelecidos os pesos dos critérios de avaliação dos projetos de melhoria. É importante estabelecer esses pesos de acordo com as necessidades e estratégias da organização. Por exemplo, em determinadas situações, o critério custo do projeto pode ser mais relevante do que o tempo de sua execução. Para uma adequada avaliação dos projetos de melhoria, não devem ser utilizados mais do que 10 critérios. Fonte: Adaptado de COSTA, J. M. H. Método de diagnóstico e identificação de oportunidades de melhoria do processo de desenvolvimento de produtos utilizando um padrão de recorrência de efeitos indesejados. Tese (Doutorado) São Carlos, 2011, 318 p. Uma vez estabelecidos os pesos dos critérios, é iniciado o passo 1. Assim, são descritos dados do ciclo de melhoria e definidos os avaliadores dos projetos, preferivelmente formando um grupo multifuncional. Um ciclo de melhoria tem, em geral, (1) planejamento, (2) diagnóstico e (3) definição das ações de melhoria (ou projetos), e (4) execução desses projetos. No passo 2, os projetos de melhoria são cadastrados e os formulários para suas avaliações são gerados na ferramenta. Em seguida, a planilha de Seleção de Projetos de Melhoria apresenta no passo 3 duas opções para realizar a avaliação dos projetos: (a) modo reunião e (b) modo . No modo reunião, o formulário de avaliação dos projetos é impresso e disponibilizado para a equipe, que irá avaliar os projetos em conjunto durante a reunião, buscando reduzir as discrepâncias entre as avaliações. No modo , são geradas planilhas individuais para os avaliadores, que devem realizar suas avaliações individualmente e enviar suas planilhas por para o responsável. No passo 3, as avaliações dos projetos
7 40 Ação do Supervisor em Rede devem ser realizadas de acordo com o modo selecionado. Por fim, no passo 4, os dados das pontuações dos projetos são compilados e, com base nessa pontuação final e na análise dos gráficos gerados durante o passo 5, os projetos devem ser priorizados. configurações iniciais Passo 1 Passo 2 Definir avaliadores dos critérios Estabelecer critérios Cadastrar projetos de melhoria Cadastrar avaliadores para os projetos Cadastrar projetos Gerar formulários Passo 3 Passo 4 Avaliar projetos (via reunião, ) Escolher tipo de classificação: pontos ou projeto Analisar classificação Escolher critérios para análise do gráfico Gerar gráfico Analisar gráfico Passo 5 Figura 3 Passos para a utilização da planilha para Seleção de Projetos de Melhoria (SPM). / Fonte: Adaptado de COS- TA, J. M. H. Método de diagnóstico e identificação de oportunidades de melhoria do processo de desenvolvimento de produtos utilizando um padrão de recorrência de efeitos indesejados. Tese (Doutorado) São Carlos, 2011, 318 p. Conforme afirmado anteriormente, esses passos são apoiados por uma planilha elaborada no Excel. De forma geral, pode-se dizer que o resultado final gerado pela planilha para Seleção de Projetos de Melhoria é a compilação da pontuação recebida dos projetos por cada um dos critérios. Um cadastro é solicitado para iniciar a utilização. De acordo com a fig. 4, abaixo, as cores das diferentes células variam de acordo com a pontuação do projeto, sendo as notas em verde maiores e, portanto, melhores; em seguida, a cor amarela e, por fim, a cor vermelha. Um tutorial para utilização dessa planilha será apresentado a seguir. Antes de iniciar sua utilização, deve-se inserir a pasta de destino na célula Salvar em: e inserir um endereço, como, por exemplo, C:\Users\Carlos\Documents\Curso\SPM. O objetivo da apresentação dessa planilha é informar sobre a disponibilidade da ferramenta para sua futura utilização. A planilha está disponível gratuitamente para download em: < index.php/por/content/view/full/12349>.
8 Tema 4 Análise dos pontos de controle inerentes aos projetos de implementação das TICs na educação, expondo seus impactos, custos e seu processo de implementação 41 Figura 4 Resultado final da Seleção de Projetos de Melhoria (SPM)
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18 Tema 4 Projetos de melhoria 51 Considerações finais Nessa aula foi explicado como criar um portfólio de projetos de melhoria associados com os efeitos da ARA desenvolvida. As oportunidades de melhoria devem ser organizadas e inseridas em uma matriz de oportunidades para apoiar a identificação das oportunidades de acordo com os efeitos identificados em cada diagnóstico. Em resumo, a planilha para Seleção de Projetos de Melhoria tem o intuito de realizar a avaliação dos projetos de uma forma sistemática, tal qual sejam priorizados os projetos de melhoria que realmente alcancem os objetivos da organização. A avaliação coletiva também propicia que visões de diferentes áreas sejam levadas em consideração, reduzindo um possível viés departamental e buscando dar transparência ao processo de tomada de decisão sobre os projetos de melhoria que serão desenvolvidos Vale ressaltar que a planilha apresenta também uma visão intuitiva das características avaliadas nos projetos, tornando-se uma ferramenta adequada para a tomada de decisão da escolha dos projetos a serem implantados. Bibliografia COSTA, J. M. H. Método diagnóstico e identificação oportunidades de BUSHE, G. R.; MARSHAK, R. J. Revisioning Organization Development: Diagnostic and Dialogic Premises and Patterns of Practice. The Journal of Applied Behavioral Science, 45(3), , melhoria do processo de desenvolvimento de produtos utilizando um padrão de recorrência de efeitos indesejados. Tese (Doutorado) São Carlos, 2011, 318 p. GOLDRATT, E. M. It s not luck. Great Barrington: North River Press, MCCULLOCH, A.; CRONSHAW, S. F. Reinstating the Lewinian vision: From force field analysis to organization field assessment. Organization Development Journal, 26(4), , 2008.
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