a) Identificação do órgão/unidade: Tribunal Regional do Trabalho da 11ª Região (Amazonas/Roraima)

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1 a) Identificação do órgão/unidade: Tribunal Regional do Trabalho da 11ª Região (Amazonas/Roraima) b) para contato e envio de informações: vicente.tino@trt11.jus.br c) Nome do trabalho/projeto: Sistema Dashboard das Varas d) Tema escolhido: Gestão de Tecnologia da Informação e) Nome do responsável e/ou da equipe (cargo/função): Vicente Fernandes Tino (Diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação) f) Delimitação da ação: Desenvolver um programa de computador para monitoração do desempenho das Varas do Trabalho do Regional, adotando os conceitos do modelo Toyota de Produção. Fornecer subsídios para os gestores atuarem adotando métricas estatísticas de forma a aumentar o desempenho da Vara do Trabalho. g) Objetivos e metas: Promover a inovação, integração e a permanente atualização dos sistemas de informação.

2 SISTEMA DASHBOARD DAS VARAS Com a instituição do Planejamento Estratégico do Regional em 2009, o Tribunal Regional do Trabalho da 11ª Região, com jurisdição sobre os estados do Amazonas e Roraima, aprovou em seu plano, uma matriz contendo 46 indicadores nacionais e 20 indicadores específicos do Regional, totalizando 66 indicadores estratégicos. Não obstante, foi definido um portfólio de projetos contendo 24 projetos estratégicos a serem executados no período de 2010 a Dentre os 24 projetos estratégicos, alguns são considerados projetos estruturantes, com foco na construção de longo prazo do Regional, sendo um deles a criação de uma equipe de melhoria contínua, chamado Equipe Kaizen (melhoria contínua em japonês). Esse projeto vem para aplicar os conceitos do Sistema Toyota de Produção nas rotinas de trabalho das Varas do Regional algo que o Conselho Nacional de Justiça começou a propagar quando estabeleceu como meta em 2009 e 2010 a capacitação e a implantação do Gerenciamento da Rotina nas Unidades Judiciárias. Diante desse cenário a Secretaria de Tecnologia da Informação desenvolveu em conjunto com a equipe Kaizen um sistema de monitoramento de desempenho da prestação jurisdicional chamado Dashboard das Varas. Sistema Toyota de Produção O trabalho que ora apresentamos está baseado nos conceitos do Sistema Toyota de Produção (STP). O Sistema Lean Manufacturing surgiu no período pós-guerra no Japão na indústria automobilística, mas nos dias atuais não se restringe apenas a ela, já pode ser implantado em pequenas, médias ou grandes empresas seja de serviço ou de manufatura. O objetivo desse sistema é proporcionar satisfação ao cliente, sem que ele tenha que pagar por erros ou desperdícios cometidos no ambiente de produção. As organizações que têm como objetivo fazer uso do STP necessitam identificar e eliminar completamente todos os desperdícios do processo produtivo. Os sete desperdícios clássicos do Sistema Toyota de Produção são: (1) Desperdício com excesso de produção é o tipo de desperdício que se caracteriza pelo fato de se produzir mais do que o cliente deseja, ou antes, do momento em que o cliente o deseja, esperando-se que os produtos sejam requisitados no futuro; (2) Desperdício de espera com pessoas ou equipamentos é o desperdício com pessoas à espera de pessoas, pessoas à espera de equipamentos, pessoas à espera de materiais, equipamentos à espera de materiais e etc.; (3) Desperdício com transportes é o desperdício com transportes e com a movimentação de materiais devido às restrições do processo e das instalações, impondo distâncias relativamente grandes a serem percorridas ao longo do processo; (4) Desperdício no próprio processo são todos aqueles inerentes a um processo não estabilizado, ou seja, a realização de tarefas inadequadas, redundantes ou perigosas. São resultados de erros de projeto ou de gestão e que não acrescentam valor ao produto; (5) Desperdício com inventários esse tipo de desperdício diz respeito a materiais à espera de processamento, à espera de inspeção, à espera de transporte ou

3 à espera de decisão. Este desperdício interage fortemente com todos ou quase todos os outros desperdícios; (6) Desperdício com movimentações esse desperdício está presente em variadas operações do processo produtivo, decorrentes da interação entre o operador, máquina, ferramenta e o material que está em processo; (7) Desperdício com produtos defeituosos este desperdício é gerado por problemas de qualidade. Produtos como defeitos, significam desperdiçar matéria-prima, mão-de-obra, uso de máquinas e equipamentos, movimentação e armazenagem de produtos com defeitos, retrabalho desses produtos entre outros. Não é difícil para qualquer membro do judiciário identificar alguns desses tipos de desperdício em sua rotina de trabalho, tanto nas varas quanto nos tribunais. A adoção do STP pelas organizações deve pressupor uma gestão voltada para a participação direta dos colaboradores no processo decisório, nas negociações de metas a serem atingidas, no trabalho em equipe e nos resultados alcançados. Com o uso dessa estratégia flexível é possível atender às demandas da sociedade e buscar prestar um serviço jurisdicional mais eficiente. Devemos entender a organização como um macro sistema, e o desempenho dos membros desse sistema precisam ser considerados, pois contribuem de forma positiva ou não para o alcance dos objetivos propostos. Mapeamento do Fluxo de Valor Nas palavras de Womack e Jones, existe um poderoso antídoto ao desperdício: pensamento enxuto ou Lean Thinking, que é uma forma de especificar valor, alinhar na melhor seqüência as ações que criam valor, realizar essas atividades sem interrupção toda vez que alguém as solicita, e realizá-las de modo cada vez mais eficaz. De acordo com o Lean Institute Brasil, os princípios do Lean Thinking são: Especificar o valor, identificar o fluxo de valor, criar fluxos contínuos, produção puxada e buscar a perfeição. Nas empresas que adotam o STP são consideradas perdas todas as atividades que não agregam valor, desde a entrada do que será processado até a entrega do resultado do processo ao cliente, sendo esse resultado um produto ou um serviço. Para que isso seja concretizado, é necessário que se tenha uma visão completa de todo o processo, de toda cadeia de valor. Isso significa que para ter o Sistema de Produção Enxuta, é preciso a criação do Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV). O MFV ou Value Stream Mapping (VSM) é uma ferramenta visual do Sistema Toyota de Produção que enxerga o estado atual do processo e propõem um estado futuro do sistema observado. O VSM ajuda as pessoas a enxergar o que realmente está acontecendo no processo produtivo de uma forma direta. É mediante ele que o gestor administra os prazos de entrega (lead-times) e os custos derivados dos desperdícios. Paralelo entre os conceitos do STP e a Justiça do Trabalho Partindo desses conceitos, a primeira etapa do projeto foi estabelecer um paralelo entre os conceitos do STP e as atividades da Justiça do Trabalho, utilizando o MFV. Nesse momento, escolheu-se uma comparação entre o fluxo de água em uma tubulação e o processo de julgamento de uma causa trabalhista (Figura 1), onde, dada uma demanda inicial com a petição de um reclamante, passa por uma linha do tempo

4 seguindo algumas fases judiciais tais como: instrução, sentença, execução e é finalmente arquivado. Nesse paralelo, o fluxo contínuo e veloz é bloqueado por ineficiências ao longo das etapas, que devem ser monitoradas com indicadores de desempenho e com o auxílio de uma ferramenta gráfica que apóie o gestor a identificar os gargalos, a causa raiz e consequentemente auxilie a tomada de decisão. Sentenças 2ª Inst Distribuição Processos Arquivados Cálculo Sala de Aud Execução Vara do Trabalho Figura 1. Comparação entre a vazão em uma tubulação com água e fluxo de atividades macro em uma Vara do Trabalho Figura 2. Fluxo macro da rotina de trabalho na Vara com os indicadores de desempenho por etapa. Dando continuidade ao trabalho foram escolhidos um grupo de 11 indicadores (Figura 2), dos que já são informados à Corregedoria do Tribunal Superior do Trabalho (TST), para medição do desempenho dos Regionais e orientação para orçamento, criação de novas Varas, ampliação de quadro de servidores entre outros. Os indicadores estão listados a seguir: 1. Quantidade de processos distribuídos 2. Quantidade de Processos resolvidos na 1ª audiência 3. Prazo médio da 1ª audiência 4. Prazo médio da sentença 5. Quantidade de recursos admitidos no mês

5 6. Prazo médio para admissão de recursos no mês 7. Quantidade de processos na execução 8. Prazo médio da execução 9. Quantidade de processos no cálculo 10. Prazo médio do setor de cálculo 11. Quantidade de processos arquivados Desenvolvimento do Sistema Para acompanhamento dos processos, as Varas do Trabalho utilizam um Sistema chamado APT (Acompanhamento de Processos Trabalhista). Todas as rotinas da distribuição, sala audiência, execução, cálculo, protocolo e recurso são realizados nesse sistema. Possibilitando o controle da pauta de audiência, emissão de expediente, publicação integrada ao Diário Oficial, consulta da tramitação de processos no site além de registrar os dados estatísticos para o fim de controle da Vara e emissão dos relatórios enviados à Corregedoria mensalmente. Partindo da premissa de que o Sistema Dashboard da Vara não deveria possuir lançamento manual de dados e nem a necessidade de trabalho redundante de lançamento em outro sistema, a aplicação foi projetada para ser uma ferramenta gráfica para monitoramento em tempo real da situação da Vara do Trabalho em relação aos indicadores. A aplicação foi desenvolvida pela própria equipe de desenvolvimento da Secretaria de Tecnologia da Informação do Regional em um período de 12 meses durante o ano A plataforma tecnológica escolhida foi ASP.NET com o banco de dados Oracle 10g, para possibilitar a utilização por meio de navegadores de Internet. O objetivo principal do Sistema é retratar o fluxo macro do processo de uma Vara do Trabalho, definindo indicadores de eficiência e eficácia para cada etapa. Permitindo ainda que ao clicar em um ícone ou gráfico seja possível estratificar a informação de tal sorte a identificar a causa raiz do problema, agindo de forma proativa para evitar a morosidade e trazer, consequentemente, a melhora no desempenho da unidade judiciária. Na concepção do Sistema, houve também a preocupação em adensar a informação usando os conceitos de Gestão Visual adotado no Lean Manufacturing adotando cores que identifiquem as situações fora do padrão. Exemplo, indicador dentro da meta Verde, muito abaixo da meta Vermelho e em valores intermediários Amarelo. Assim, o gestor ao analisar os números e gráficos apresentados pela solução, pode rapidamente identificar pontos fora de controle e gargalos no processo. Figura 3: Tela de entrada no sistema

6 O sistema fica disponível na Internet para que os magistrados e servidores possam acessar em qualquer lugar e a qualquer momento ( Na tela principal (Figura 4) é possível monitorar todas as Varas segundo um determinado indicador e acompanhar o padrão de cores: Varas que estão com indicadores muito fora da meta Vermelho; Varas com indicadores em valores intermediário Amarelo e Varas com todos os indicadores dentro da meta Verde. Figura 4: Tela Monitoração das Varas do Trabalho segundo um determinado indicador escolhido Ao clicar no ícone da Vara, são apresentados todos os 11 indicadores seguindo uma orientação do macro fluxo de valor (Figura 5) e com representação em cores identificando visualmente quais etapas estão comprometendo a eficiência da Vara. Figura 5: Fluxo de atividades da Vara com os gráficos e seus indicadores em cada etapa do processo. Figura 6: Gráfico de Pareto exibido ao clicar em um dos indicadores de prazo da figura 5, permitindo ao gestor entender a composição atômica que gerou o valor médio fora da meta.

7 Ao clicar em um gráfico do fluxo que se encontra em vermelho é possível identificar na forma de um gráfico de Pareto (Figura 6) quais os processos, do pior para o melhor, estão impactando de forma negativa o indicador. Figura 7: Detalhamento do Processo ao clicar em uma das barras do Pareto da Figura 6. Dessa forma é possível ao clicar na barra do Pareto do processo cujo indicador está fora da meta ver todo o trâmite processual (Figura 7) do processo judicial e entender qual foi a causa raiz e traçar plano de contorno para evitar que situações similares ocorram novamente. Figura 8: Tela Monitoração que permite uma analise comparativa de um indicador entre todas as Varas do Trabalho (a procura do benchmark). Outra funcionalidade do Sistema é a possibilidade de comparar um determinado indicador entre todas as Varas do Regional, e assim visualizar qual Vara usa melhor os recursos e cumpre melhor as metas. Figura 9: Tela Monitoração com um gráfico de barras do valor do indicador por Vara do Trabalho. Possibilita visualmente identificar as Varas do Trabalho com melhor e pior desempenho.

8 Com essa funcionalidade estimulou-se também uma competição saudável entre os magistrados e os diretores das varas, que acompanham o desempenho entre eles e trocam informações, realizando o benchmarking interno. Resultados e Benefícios Com o sistema foi possível à equipe Kaizen realizar trabalhos de gerenciamento da rotina, adotando a ferramenta de TI como base para identificação do principal gargalo dentro das unidades judiciárias e mapeamento do fluxo de valor a fim de identificar desperdícios e os bloqueadores de resultado. Com a ferramenta os magistrados começaram a criar a cultura de monitoramento dos indicadores e identificação de desvios nos procedimentos internos, deixando claro para a equipe qual a mensagem de controle e premiação, saindo da subjetividade. Os projetos da equipe Kaizen estão publicados em sua integra e disponíveis para o público no portal do EAD do Regional ( abrindo precedência para a transparência e divulgação das boas práticas. Espera-se assim estimular a criação de um ambiente colaborativo e incremental entre as Varas do próprio Regional e entre outros Regionais, apresentando as vantagens de se adotar uma ferramenta de Tecnologia da Informação como apoio para a implantação do Gerenciamento da Rotina e monitoramento dos indicadores. Figura 10: Resultados, na íntegra, dos trabalhos de Gerenciamento da Rotina, publicados no Portal do EAD do Regional, agrupado por Vara do Trabalho.

9 Figura 11: Noticia no Portal do Regional com alguns dos resultados da Equipe Kaizen em 7 Varas do Trabalho. Como exemplo segue abaixo um painel com o trabalho realizado na 4ª Vara do Trabalho de Manaus. Neste projeto foi formada uma equipe envolvendo servidores da Vara, líder técnico com conhecimento em estatística, o diretor da Vara como gerente do projeto e Juíza como patrocinadora. Foi utilizado o Sistema Dashboard da Vara para identificar os gargalos e buscar as causas bloqueadoras das metas.

10 Figura 12: Painel com os resultados da 4ª Vara do Trabalho.

11 CONCLUSÃO Destacamos o caráter inovador da proposta em adequar a metodologia do Sistema Toyota de Produção para a área pública, em específico no Judiciário Trabalhista. A consagração de uma metodologia na indústria não é garantia de sucesso em outros segmentos, mas, nesse caso, com os devidos ajustes no modelo, agregado ao apoio das ferramentas de Tecnologia da Informação garantiu-se os resultados na busca pela excelência. A adoção da técnica do Lean Manufactring, chamada Gestão Visual, é outro caráter inovador, pois com a adoção das cores do semáforo, da representação gráfica do fluxo macro do processo, dos gráficos de sequência e Pareto, deu-se ao sistema uma característica singular ao facilitar a identificação dos gargalos e acelerar o processo de tomada de decisão gerencial. Durante a implantação da solução nas Varas Trabalhistas, ficou evidente, em diversas situações, que a avaliação dos números estatísticos e da rotina de trabalho, permite a identificação de oportunidades de melhoria, pois o acúmulo de trabalho gerado pelas atividades diárias impacta negativamente nos resultados sem nos dar margem a contextualização dos problemas e à resolução dos mesmos. Outro ponto a favor da solução foi que estimulamos uma competição saudável entre os Magistrados e servidores, pois ao acompanhar os resultados dos colegas naturalmente procura-se as razões pelo bom desempenho propagando as boas práticas encontradas nos trabalhos publicados no Portal do EAD, sem restrição alguma, base para implementar adaptações e melhoramento em toda extensão da organização. A plataforma de desenvolvimento da aplicação (ASP NET), também torna acessível, sem custo e apena com um mínimo de programação a disponibilização da solução para outros Regionais. Atualmente os Tribunais do Trabalho da 8ª, 11ª e 22ª Região possuem o Sistema de Acompanhamento de Processos Trabalhista (APT) e já foram disponibilizados ao TRT da 8ª Região os códigos fontes do Software para que, em caso de interesse, possam adotar o sistema, ajustando apenas a busca dos indicadores para a fonte de dados de processos daquele Tribunal. Um ponto a favor na implantação foi não necessitar alimentar os dados estatísticos de forma manual ou com replicação de informações entre bases diferentes, o que deu maior confiabilidade nos números e melhor aceitação por parte dos usuários. Por todas estas razões, consideramos o Sistema Dashboard no âmbito do TRT da 11ª Região uma bem sucedida aplicação dos conceitos e técnicas de controle, acompanhamento e qualidade de produção, adaptadas do modelo industrial, demonstrando plena viabilidade na busca da quebra dos paradigmas de baixa eficiência no serviço público.