7 Formas de Trabalhar Mais Eficientemente na Nuvem

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1 7 Formas de Trabalhar Mais Eficientemente na Nuvem 1

2 Uma colaboração e comunicação eficientes são componentes essenciais para o sucesso de cada empresa. Felizmente, o Office 365 torna mais fácil do que nunca trabalhar de forma mais inteligente, sem dificuldades, para que possa fazer o seu melhor trabalho. Com as aplicações do Office 365, como o Word, Excel, PowerPoint e Outlook, bem como outras aplicações de produtividade, pode redefinir a forma como comunica e colabora. Funcionalidades como a cocriação em tempo real, as mensagens instantâneas (MI), o vídeo e a voz facilitam a criação, a partilha e o trabalho em conjunto onde quer que esteja, nos seus dispositivos favoritos. Neste ebook, ficará a conhecer sete formas através das quais o Office 365 pode ajudá-lo a melhorar a comunicação e o trabalho de equipa para tornar a sua empresa mais eficaz, colaborativa e bem-sucedida. 2

3 1 Aumentar a Produtividade Através do Trabalho em Conjunto na Nuvem Empresas de todas as dimensões estão a tirar partido da convergência da nuvem e da tecnologia móvel para melhorar a colaboração e a produtividade, acomodar diferentes estilos de trabalho e reduzir os custos. Atualmente, muitas empresas permitem aos funcionários trabalhar em qualquer lugar, fornecer ferramentas de produtividade baseadas na nuvem para que esses trabalhadores possam comunicar e colaborar de forma mais eficaz e para os encorajar a utilizar os seus próprios dispositivos no trabalho. Num inquérito de Pesquisa Dimensional, realizado em março de 2014, a 300 profissionais de tecnologias de informação de pequenas e médias, 97% referiram que o acesso a dados e aplicações em qualquer altura e em qualquer local torna os funcionários mais eficientes.3 Permitir aos funcionários trabalhar onde, como e nos dispositivos que preferem pode originar uma maior produtividade e uma melhor colaboração, sobretudo quando podem trabalhar em conjunto através do Office Com as novas aplicações do Office 2016, você e os seus funcionários podem utilizar uma mistura de dispositivos empresariais e pessoais para aceder a aplicações empresariais fidedignas, beneficiando de uma experiência consistente nos seus computadores de secretária, portáteis, smartphones e tablets favoritos com os sistemas operativos ios, Android e Windows. O Office 2016 dá-lhe a flexibilidade de aceder e editar documentos em tempo real em segurança entre dispositivos, pelo que a sua equipa está sempre a trabalhar na versão mais recente com as alterações de todas as pessoas guardadas. A sua empresa beneficiará do aumento da colaboração proveniente da partilha fluida de documentos e da participação em reuniões a partir de múltiplos locais. 3

4 2 "Os nossos funcionários podem instalar programas do Office em até cinco dispositivos, o que os ajuda realmente a manterem-se produtivos estejam onde estiverem", Rick Owens, McClone Construction A Mobilidade é a Chave O mundo atingiu um novo marco em 2014, quando os dispositivos móveis começaram a ultrapassar o número de pessoas pela primeira vez. A tecnologia móvel está agora a multiplicar-se cinco vezes mais depressa do que a população global, a um ritmo de aproximadamente 10 novos dispositivos a cada segundo. 4 Além disso, mais de 260 milhões de pessoas que trabalham em pequenas empresas fazem atualmente teletrabalho ou utilizam serviços baseados na nuvem. Além disso, os dispositivos móveis fazem parte do quotidiano da geração global emergente. À medida que a tecnologia móvel continua a redefinir como e onde as pessoas comunicam e colaboram, as empresas têm a oportunidade de entrar neste mercado em desenvolvimento e tirar partido da força de trabalho móvel em evolução à medida que o seu negócio cresce. O Office 2016 oferece-lhe, a si e à sua equipa, visualização e edição de documentos do Office com fidelidade total em dispositivos Windows, Android e Apple. Isso significa que você e a sua equipa podem rever, editar, analisar e apresentar através de uma experiência de utilizador consistente e familiar otimizada para os seus dispositivos preferidos. Também pode alternar entre dispositivos sem perder tempo. Com a integração das aplicações do Office com o Microsoft OneDrive para Empresas, pode aceder a documentos em qualquer lugar, retomar a partir de onde parou em qualquer dispositivo em que tenha estado a trabalhar e até cocriar com outras pessoas quando estiver em viagem. 4

5 3Sincronize a Sua Empresa Atualmente, é raro encontrar uma empresa que limite as operações ao horário das 9:00 às 17:00. As empresas mais bem-sucedidas tornaram-se muito mais fluidas, utilizando a nuvem e a tecnologia móvel para alargar o seu alcance e competir no mercado. Muitas vezes, estas empresas têm de comunicar e partilhar informações com clientes, parceiros e fornecedores em diferentes fusos horários ou países. O armazenamento na nuvem sincroniza as informações entre diferentes dispositivos, de forma a que você e os seus colegas vejam sempre a versão mais recente de um ficheiro, onde quer que estejam e independentemente do dispositivo que utilizem. Quando utiliza ferramentas de produtividade e colaboração baseadas na nuvem, pode manter-se em sincronia com parceiros distantes e funcionários noutro local, que podem ver os conteúdos mais atualizados. A nuvem também fornece privacidade e segurança de alto nível, assegurando o controlo de acesso de que necessita. 5

6 Partilhe o Seu Trabalho Um número crescente de empresas com mentalidades inovadoras estão a levar a colaboração a um novo nível ao adotarem os blocos de notas partilhados do Microsoft OneNote para fornecerem um local centralizado no qual possam partilhar todas as informações de projeto, incluindo fotografias, vídeos, desenhos, notas digitadas ou manuscritas, recortes de ecrã e páginas Web. Quando os membros da equipa trabalham em conjunto no mesmo bloco de notas, o OneNote sincroniza as alterações em segundos. Com uma pesquisa e controlo de versões avançados, todos podem encontrar rapidamente aquilo que procuram. 4 Além disso, a adoção de tecnologias sociais, como o Yammer, uma rede social de nível empresarial, pode ligar funcionários remotos e melhorar a colaboração. As organizações que utilizam tecnologias sociais obtêm uma melhoria de 37% na colaboração em projetos 5 e quase 70% dos utilizadores concorda que a tecnologia social melhora a colaboração entre as localizações remotas. 6 Com o conjunto de tecnologias sociais adequado para suportar uma comunicação aberta e uma colaboração totalmente integrada, independentemente do local de trabalho das pessoas, as empresas podem responder mais rapidamente às condições de mercado em evolução. Estas ferramentas de colaboração em tempo real podem não só ajudar os seus funcionários a trabalhar melhor internamente, mas também aqueles que trabalham fora da sua empresa. O Yammer e os ficheiros criados em blocos de notas partilhados do OneNote no Office 2016 podem ser partilhados com parceiros, fornecedores e clientes externos. De acordo com um inquérito do Yammer de 2013, as empresas que utilizam essas tecnologias obtêm uma melhoria de 20% na satisfação dos fornecedores e dos parceiros. 7 6

7 5 "Conseguir realizar reuniões online será ainda mais importante à medida que nos expandimos geograficamente. Podemos ter reuniões eficientes sem que os nossos gestores percam tempo a deslocarem-se de um lado para o outro." Ted Vu, Tastea Reuniões Simplificadas. As reuniões são uma parte importante do negócio, dado que proporcionam oportunidades valiosas para as pessoas debaterem ideias, colaborarem, criarem estratégias e partilharem informações. De acordo com as informações recolhidas pela Atlassian, a maioria dos funcionários participa em 62 reuniões por mês, incluindo as 31 horas que passam em reuniões não produtivas. Essas reuniões desnecessárias têm um preço elevado, custando às empresas norte-americanas 37 mil milhões de dólares por ano.⁸ As novas ferramentas de comunicação e colaboração, como o Skype para Empresas, facilitam a realização de reuniões modernas mais eficientes e produtivas ao fornecerem funcionalidades familiares fáceis de utilizar, bem como segurança, conformidade e controlo a nível empresarial. Pode ser complicado para as empresas em desenvolvimento reunir todas as pessoas na mesma sala. Com as videochamadas em alta definição do Skype para Empresas, a cocriação, a partilha de aplicações e as apresentações, os membros da sua equipa podem participar ativamente a partir de qualquer lugar. Organize ou participe numa reunião a partir de qualquer um dos seus dispositivos favoritos, quer tenha ios, Android ou Windows, e apresente, partilhe e colabore facilmente em documentos ou num quadro virtual durante a reunião. Precisa de contactar alguém para uma pergunta rápida? Utilize as MI do Skype para Empresas e, em seguida, adicione voz, vídeo e partilha de ecrã à medida que a conversa se desenvolve. Com apenas um ou dois cliques, pode iniciar um chat por MI, partilhar documentos ou configurar uma reunião online onde os membros da equipa em diferentes localizações podem encontrar-se cara a cara, sem perderem tempo nem dinheiro a viajarem para se reunirem pessoalmente. 7

8 6Transformar os Seus Dados em Informações Valiosas Cada vez mais empresas estão a utilizar soluções de business intelligence (BI) para detetar tendências, identificar riscos e encontrar novas oportunidades. Uma previsão com apenas um clique no Office 2016 ajuda as pequenas e médias empresas a transformar rapidamente as séries de dados históricos numa análise de futuras tendências. Os novos gráficos treemap e de cascata no Office 2016 facilitam a visualização de dados complexos e podem ser publicados diretamente no Microsoft Power BI, a partir do Excel. Utilize estas novas ferramentas para ligar, ver e moldar dados de múltiplas origens, incluindo tabelas de sites, origens não estruturadas, como o Hadoop, e serviços como o Salesforce. As funcionalidades melhoradas do Power Pivot podem ajudá-lo a mapear diferentes conjuntos de dados com a facilidade de arrastar e largar, e calcular centenas de milhões de linhas de dados através da nova funcionalidade de análise. Ao utilizar ferramentas de business intelligence, a sua empresa pode transformar dados densos em informações facilmente analisáveis e tomar decisões informadas para ajudá-lo a manter uma vantagem competitiva. De acordo com um estudo da IBM e da MIT Sloan Management Review, as organizações que alcançam uma vantagem competitiva com análise de dados e business intelligence têm 2,2 maior probabilidade de ultrapassar substancialmente os seus pares no setor. 9 8

9 7 "Penso que precisamos do Office para passarmos ao nível seguinte, porque é realmente imperativo que estejamos todos em sincronia." Julie Gaines, Fishs Eddy Cocriar Documentos em Tempo Real Os mercados competitivos funcionam a um ritmo rápido, tal como as empresas que chegam ao topo. Para manter o ritmo, os funcionários precisam muitas vezes de trabalhar em conjunto nos mesmos documentos, tais como folhas de cálculo de relatórios de vendas e planos de marketing. Uma funcionalidade de colaboração importante das ferramentas de produtividade, como o Office 2016 e o Office Online, é a cocriação em tempo real, que lhe permite a si e à sua equipa editar e contribuir para documentos em simultâneo. Estas funcionalidades baseadas na nuvem guardam as alterações automaticamente à medida que trabalha. Quando trabalhar em conjunto num documento do Word, verá as edições de todas as pessoas ao texto e à formatação exatamente no momento em que são feitas. Utilize o histórico de versões para consultar os instantâneos do documento ao longo do processo de edição. Uma vez que o Office 365 suporta estilos de trabalho móveis e flexíveis, é indiferente que você e os membros da sua equipa estejam a trabalhar na Web, num computador portátil, de secretária ou num dispositivo móvel. Todas as alterações serão sincronizadas no documento, guardadas automaticamente na nuvem e disponibilizadas para a equipa. 9

10 Citações 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: Novos Desafios e Oportunidades para TI, IDC, setembro de The Science of Teams and Teamwork, Lifetime Reliability Solutions, Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations, Dimensional Research, março de There are now more gadgets on Earth than people, CNET, 6 de outubro de Inside Communication, Business Trends Customer Survey, Yammer, Ibid. 8 You Waste a Lot of Time at Work, Atlassian 9 The New Intelligent Enterprise, MIT Sloan Management Review and IBM Institute of Business Value,

11 Para saber mais sobre como as soluções de tecnologia na nuvem, móvel e social podem tornar a sua empresa mais colaborativa, aceda a office.com/business.