Guia do Solicitante (Rev. 01)

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1 Sistema Gestão de Contratos SGC - Mobilização Guia do Solicitante (Rev. 01)

2 Guia do Solicitante (Rev. 01) ÍNDICE SISTEMA GESTÃO DE CONTRATOS 1 SGC - MOBILIZAÇÃO 1 O QUE É O SISTEMA GESTÃO DE CONTRATOS (SGC) MOBILIZAÇÃO? 4 BENEFÍCIOS 4 O SGC - MOBILIZAÇÃO TRAZ DIVERSOS BENEFÍCIOS PARA A VALE E SEUS FORNECEDORES. 4 PADRONIZAÇÃO DO PROCESSO DE MOBILIZAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO 4 ACESSO FORA DO AMBIENTE DA VALE 4 INTEGRAÇÕES COM OS DEMAIS SISTEMAS DA VALE 4 MELHOR CONTROLE DE SLA DAS ÁREAS ENVOLVIDAS 5 GARANTIA DE CONFIABILIDADE/QUALIDADE DOS DADOS CADASTRAIS DOS TERCEIROS 5 VIABILIDADE DE GLOBALIZAR O PROCESSO 5 GESTÃO DA MOBILIZAÇÃO DE PRESTADORES DE SERVIÇO E ENVOLVIDOS NO PROCESSO 5 SOLICITANTE 5 APROVADOR 5 NORMATIVO - ADMINISTRADOR 6 CONHEÇA O SISTEMA DE MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS 6 REALIZANDO SOLICITAÇÕES NO SGC - MOBILIZAÇÃO 6 FLUXO DE MOBILIZAÇÃO 7 CONHECENDO O SISTEMA 8 CAIXA DE ENTRADA 9 SOLICITAÇÕES 10 TIPOS DE SOLICITAÇÕES 10 SOLICITAÇÃO PARA MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS INCLUSÃO 11 INCLUIR TERCEIRO FORMULÁRIO ELETRÔNICO 14 IMPORTAR TERCEIROS PLANILHA DE CARGA 16 SOLICITAÇÃO PARA MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS ALTERAÇÃO 17 SOLICITAÇÃO PARA MOBILIZAÇÃO DE TERCEIROS INATIVAÇÃO 23 2

3 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização SOLICITAÇÕES MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO 26 MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO 26 ALTERAÇÃO COMPLETA 29 CADASTRO E MANUTENÇÃO DE CONTRATO NÃO - ERP 30 DADOS DO CONTRATO 33 DADOS DO GESTOR 33 PESQUISA 34 PESQUISA DE TERCEIROS 34 PESQUISA POR CONTRATO 35 PESQUISA DA SOLICITAÇÃO 37 PESQUISA ATRAVÉS DE AUSÊNCIA 38 EMISSÃO DO PASSAPORTE 38 EMISSÃO DO PASSAPORTE ELETRÔNICO 38 AUSÊNCIA 41 AUSÊNCIA ANEXO I 42 GUIA DE ORIENTAÇÕES PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SGC - MOBILIZAÇÃO 42 ANEXO II 43 3

4 Guia do Solicitante (Rev. 01) O que é o Sistema Gestão de Contratos (SGC) Mobilização? O SGC Mobilização - Mobilização é um módulo do Sistema de Gestão de Contratos que centraliza o processo de mobilização de terceiros da Vale no Brasil. Esse sistema visa garantir a uniformidade dos dados cadastrais dos prestadores de serviço, gerenciar as mobilizações e integrar todas as informações aos outros processos de controle de prestadores de serviço. Além de permitir mobilizar e desmobilizar prestadores de serviço, o SGC - Mobilização apoia os solicitantes e os gestores de contrato no gerenciamento das informações relativas às solicitações abertas no sistema. Benefícios O SGC - Mobilização traz diversos benefícios para a Vale e seus fornecedores. Padronização do processo de mobilização de prestadores de serviço A implantação do SGC - Mobilização em toda a Vale, no Brasil, contribuirá para a padronização do processo de mobilização de prestadores de serviço, sempre levando em conta as especificidades locais. Acesso fora do ambiente da Vale O SGC - Mobilização, por ser extranet, pode ser acessado via internet através da URL Os fornecedores que não possuírem chave de rede Vale deverão solicitar aos seus gestores de contrato que criem uma chave de acesso externo através do IAM (Identity and Access Management). O passo a passo para criação desta chave está descrito no documento Guia para Criação de Chave de Acesso para Usuário Externo via IAM disponível em Obs.: O guia segue nesse documento como Anexo II. Integrações com os demais sistemas da Vale O SGC - Mobilização é integrado, em tempo real, com os demais sistemas que fazem parte do processo de mobilização na Vale, são eles: SAP, SIGS Lenel (Segurança Empresarial), IAM (TI) e MDM. Além disso, todo o histórico é armazenado no repositório do sistema, portanto os dados de prestadores de serviços mobilizados pelo SGC - Mobilização estarão disponíveis para todos os demais módulos da aplicação e sistemas da Vale que façam conexão com o mesmo. 4

5 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Controle de SLA das áreas envolvidas Com a implantação do SGC - Mobilização, será possível identificar e medir o tempo gasto por cada área envolvida no processo de mobilização, inclusive do próprio solicitante. O tempo médio de mobilização será calculado a partir da primeira solicitação de mobilização de contrato inserida no sistema, conforme definido pela área normativa em conjunto com as áreas de negócio. Garantia de confiabilidade/qualidade dos dados cadastrais dos terceiros O SGC - Mobilização é a ferramenta oficial de gestão da mobilização de terceiros na Vale Brasil, e, por isso, o cadastro de terceiros deve ser efetuado exclusivamente neste sistema. Viabilidade de globalizar o processo O SGC - Mobilização foi concebido de forma a permitir sua implantação em todas as unidades da Vale, dentro e fora do Brasil, no futuro. Gestão da Mobilização de Prestadores de Serviço e Envolvidos no Processo Para que a mobilização de terceiros aconteça, há papéis e responsabilidades bem definidos durante todo o processo, não apenas na gestão da mobilização, mas também na administração do sistema. Conheça, então, o perfil de todos os envolvidos: Solicitante Qualquer usuário pode solicitar a mobilização ou a desmobilização de um terceiro no SGC - Mobilização. Aprovador Grupo responsável pela aprovação dos requerimentos legais e internos para que um terceiro possa realizar os serviços contratados nas instalações da Vale. Os aprovadores são: Gestor de contrato, conforme cadastrado no sistema de contrato, ou a célula de gestão de contratos conforme definição de cada diretoria; Segurança do Trabalho; Saúde Ocupacional; Infraestrutura Segurança Empresarial. 5

6 Guia do Solicitante (Rev. 01) Normativo - Administrador Os administradores realizam a configuração geral do sistema e cadastram novos itens que sejam necessários ao uso dos solicitantes e aprovadores. Conheça o Sistema de Mobilização de Terceiros Para acessar o Sistema de Mobilização de Terceiros, basta ter uma chave de rede Vale ativa. A aplicação está disponível em (acesso interno, rede Vale) e (acesso externo, internet). Realizando Solicitações no SGC - Mobilização Qualquer empregado Vale ou terceiro que tenha uma chave de rede válida pode realizar solicitações de mobilização e desmobilização de terceiros. Para realizar os procedimentos citados, relembre alguns conceitos importantes. Mobilização É o processo de integração da empresa fornecedora, de seus funcionários e equipamentos para a prestação de serviços nas unidades Vale. Desmobilização É o processo de retirada da empresa fornecedora, de seus funcionários e equipamentos ao final da prestação de serviços nas unidades Vale. Terceiro Interno Terceiro que desempenha suas atividades nas dependências da Vale. Subcontratada Empresa que assume a posição da contratada na execução de parte do contrato. Contrato ERP Contratos cadastrados nos sistemas de gestão da Vale, atualmente SAP. Contrato não ERP Contratos não cadastrados nos sistemas de gestão da Vale. Por exemplo: Solicitação de Pagamentos de Serviços SPS. Local SSO Localidade Vale para onde o terceiro está sendo mobilizado. Pode existir mais de um Local SSO no mesmo estabelecimento, dependendo da quantidade de CNAEs (Código Nacional de Atividade Econômica) existentes no mesmo. 6

7 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Fluxo de Mobilização Para desempenhar a função de solicitante no sistema, é importante conhecer o Fluxo de Mobilização de Contratos e Terceiros na Vale: Conforme a figura acima o fluxo de mobilização é realizado em duas etapas. Na primeira, ocorre a mobilização do contrato, quando são aprovados os documentos legais de gestão de risco e saúde do fornecedor pelas áreas de Saúde e Segurança (Segurança do Trabalho e Saúde Ocupacional): Obs.: Para alteração completa de contrato, somente as áreas responsáveis pela aprovação dos documentos anexados pelos solicitantes, participarão do processo de aprovação. A segunda etapa já realiza a mobilização de terceiro, individualmente, quando são acompanhados todos os requisitos legais e internos para a mobilização de um terceiro na Vale. 7

8 Guia do Solicitante (Rev. 01) Conhecendo o Sistema Na tela inicial do sistema, encontram-se os ícones principais para realizar as solicitações: Caixa de Entrada Para solicitantes, esta caixa exibe as solicitações que estão aguardando uma revisão. Para os aprovadores, exibe as solicitações que estão aguardando a avaliação da área aprovadora. Solicitações Exibe as solicitações que poderão ser abertas no sistema. Minhas Solicitações Exibe relação de solicitações reivindicadas e/ou criadas pelo usuário, e/ou aquelas que ainda não foram enviadas. Contratos Exibe a opção para delegação da gestão de um contrato no SGC - Mobilização. Pesquisa Proporciona a realização de consultas dos dados de terceiros, contratos e solicitações. 8

9 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Ausências Permite ao usuário registrar um período de ausência e definir quem irá substituí-lo nesse período. Administração - Área de acesso restrito aos usuários com perfil Normativo Administrador. Caixa de Entrada O ícone Caixa de Entrada permite o usuário visualizar as solicitações pendentes. Para solicitantes, esta caixa exibe as solicitações que estão aguardando uma revisão. Para os aprovadores, exibe as solicitações que estão aguardando a avaliação da área aprovadora. 9

10 Guia do Solicitante (Rev. 01) Solicitações Tipos de Solicitações Para visualizar os tipos de solicitação disponíveis no SGC - Mobilização, basta clicar no ícone Solicitações: Aparecerá a tela com os sete tipos de solicitações, divididas entre Terceiros e Contratos: 10

11 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Mobilização de Terceiros Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de mobilização de terceiros. Alteração completa Exibe as solicitações de alteração completa que poderão ser abertas na aplicação. Inativação de Terceiros Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de desmobilização de terceiros. Emitir Passaporte S&S Permite ao usuário emitir o passaporte de acesso liberado pelas áreas de Saúde e Segurança para os terceiros mobilizados. Mobilização de Contrato Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de mobilização de um contrato para uma ou mais localidades (locais SSO). Alteração Completa - Exibe as solicitações de alteração de contrato completa que poderão ser abertas na aplicação. Cadastro e Manutenção de Contrato Não ERP Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de inclusão, alteração e inativação de contratos não ERP (contratos que não estão no Sistema de Gestão Integrada (ERP) da Vale). Solicitação para Mobilização de Terceiros Inclusão Uma vez aprovada a solicitação de mobilização do contrato, a solicitação da mobilização de terceiros é permitida. Nessa etapa, são verificados todos os requisitos legais e internos para a mobilização de um prestador de serviços na Vale. Para iniciar o processo de solicitação de inclusão de terceiros, é necessário clicar no ícone Mobilização de Terceiros: 11

12 Guia do Solicitante (Rev. 01) O solicitante deverá informar os campos obrigatórios destacados com asteriscos na cor vermelha (*). No campo Observação o solicitante deverá incluir qualquer comentário para envio aos aprovadores, no que se refere àquela solicitação. Depois deverá informar o Sistema de origem no qual o contrato encontra-se cadastrado (para os contratos cadastrados no SAP no template One Vale Américas devem selecionar o Sistema SAP One Vale), em seguida digitar o número do contrato e clicar em. Caso o contrato informado não apresente problema, o sistema exibirá os campos Razão Social e Número de Inscrição do fornecedor, além de preencher os Detalhes do Contrato. Para contratos do SAP One Vale é necessário informar o campo Planta do Gestor para determinar qual o gestor de contrato que será o responsável pelos terceiros em processo de mobilização. Uma vez selecionada Planta, os dados do Gestor do Contrato serão automaticamente preenchidos pelo sistema. Em seguida o solicitante deverá informar a Abrangência do contrato. Os campos Alimentação e Transporte indicam se o contrato prevê estes serviços providos pela Vale, indicando que SIM o solicitante deverá preencher um Centro de Custo para que sejam debitados os custos destes serviços. O solicitante também deverá informar os dados de contato do preposto do contrato. 12

13 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Ao selecionar a Planta do Gestor, caso não haja planta configurada o solicitante poderá utilizar a opção NÃO SE APLICA. Caso o contrato possua Subcontratações, o usuário deverá clicar em Incluir para expandir os campos referentes ao cadastro das Informações da (s) subcontratada (s). 13 Após preencher os campos Tipo de Inscrição e Número de Inscrição, o solicitante deverá clicar em Validar para que o sistema exiba a Razão Social. Após preencher

14 Guia do Solicitante (Rev. 01) os dados da Subcontratada, deverá clicar em Ok para incluir os dados na solicitação. Após validados os dados, a Subcontratada aparecerá como cadastrada no contrato. No Dados da Mobilização o campo Localidade exibirá os Locais de SSO que o contrato se encontra mobilizado. Ao selecionar uma localidade serão carregadas as Diretorias Aprovadoras disponíveis para mobilização naquele Local de SSO. Em seguida o solicitante deverá cadastrar os dados dos prestadores de serviço que estão sendo incluídos na solicitação de mobilização de terceiros. O SGC Mobilização dá duas opções para que sejam incluídos: através de planilha de carga (Importar Terceiros) ou formulário eletrônico (Incluir Terceiro). Incluir terceiro Formulário Eletrônico Passo 1 Primeiro, o solicitante deverá informar os campo Tipo de Documento, Número do documento, Data de Nascimento e selecionar a opção para validação dos dados pessoais do terceiro na base SGC - Mobilização e na Receita Federal. Em seguida, preencher os demais dados. 14 Passo 2

15 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Os campos relativos a Endereços não são informações obrigatórias. Caso deseje complementar o cadastro com os dados pessoais do prestador de serviços, o solicitante deverá informar os dados referentes ao endereço. Primeiro, selecionar o tipo de endereço que irá cadastrar e, em seguida, preencher os demais campos. Passo 3 Para saber os documentos obrigatórios, é necessário consultar o Guia de Mobilização de Prestadores de Serviços da localidade. O preenchimento dos campos relativos aos documentos será determinado pelo tipo de documento selecionado. Um prestador de serviço só pode possuir um documento por tipo cadastrado. Passo 4 Os campos relativos a Telefones não são informações obrigatórias. Caso deseje complementar o cadastro com os dados pessoais do prestador de serviços, o solicitante deverá informar os telefones para contato Vale. Primeiro, selecionar o tipo de que irá cadastrar e, em seguida, preencher os demais campos. Passo 5 15

16 Guia do Solicitante (Rev. 01) Todos os documentos pessoais dos terceiros, informados no quadro Documentos deverão ser incluídos como evidência ao processo de Mobilização. Ao selecionar a opção, o sistema exibirá um popup no qual deverá clicar em Escolher arquivo para buscar os arquivos no computador. Enquanto o SGC - Mobilização carrega o arquivo selecionado, o usuário deverá aguardar. Após concluído o upload do arquivo, o sistema deverá incluir o anexo no cadastro do terceiro. Ao finalizar o preenchimento, o solicitante deverá clicar em para incluir o terceiro na solicitação. É possível incluir diversos terceiros na solicitação. Importar Terceiros Planilha de Carga Para realizar a inclusão via planilha, é necessário selecionar a opção para exibir o formulário de importação dos dados do terceiro. 16 Passo 1 Importação de Planilha

17 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização É necessário preencher o arquivo que fica disponível para download na opção Clique aqui. As instruções de preenchimento encontram-se na aba Orientações da planilha. É importante utilizar o botão Validar para fazer uma validação dos dados informados. Fotos As fotos dos terceiros podem ser anexadas em massa na opção Fotos, seguindo as orientações disponíveis na área Entenda as regras para o envio de fotos. Anexo do Terceiro Os anexos dos terceiros podem ser incluídos em massa na opção Anexo do Terceiro, através de uma pasta única zipada identificada com o número do documento do terceiro. Faz-se necessário incluir toda a documentação dos terceiros em um arquivo.zip, nomeado por número do CPF para que o sistema identifique a quem pertence cada documento e realize o vínculo na solicitação de mobilização dos prestadores de serviço. Após preencher todos os dados dos terceiros, o sistema deverá atualizar o quadro Cadastro de Terceiros e a solicitação poderá ser encaminhada para aprovação. Quando a inclusão de terceiros é feita via planilha, a validação das informações pelo sistema ocorre somente após o envio da solicitação e neste caso, o solicitante recebe um com o número da solicitação. Quando a solicitação é realizada por formulário eletrônico o número da solicitação já é exibido pelo sistema após o envio da solicitação. Anote este número para futuras consultas. Além dos dados pessoais, deverá incluir em anexo os documentos referentes a mobilização dos terceiros conforme as orientações do Guia de Mobilização de Terceiros. Consulte o Anexo I - Guia de Orientações para Digitalização de Documentos a fim de otimizar o tamanho dos arquivos, reduzindo o tempo para carrega-los no SGC - Mobilização. Solicitação para Mobilização de Terceiros Alteração 17 Além das solicitações para mobilização de contratos e terceiros, o SGC - Mobilização disponibiliza também solicitações para alterações de dados e desmobilização ou inativação de terceiros, por meio dos ícones em destaque.

18 Guia do Solicitante (Rev. 01) Ao clicar no ícone Alteração Completa, você terá acesso a algumas solicitações mais específicas. São elas: Alocação Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de alocação de terceiros. Cargo Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de cargo de terceiros. Contrato Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de contrato de terceiros. Data de Desmobilização Permite ao usuário abrir uma solicitação para alteração da data de desmobilização de terceiros. Localidade Permite ao usuário a abertura de uma solicitação de alteração de localidade de terceiros. Seja qual for a alteração solicitada, é sempre necessário selecionar o Sistema de origem no qual o contrato encontra-se cadastrado e em seguida digitar o número do contrato e clicar em Buscar. Ao entrar na tela de Alteração Completa, será necessário que o usuário preencha alguns campos necessários: Sistema, Contrato, Planta do Gestor 18

19 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Ao selecionar a Planta do Gestor, caso não haja planta configurada o solicitante poderá utilizar a opção NÃO SE APLICA Caso o contrato possua Subcontratações, o usuário deverá clicar em Incluir para expandir os campos referentes ao cadastro das Informações da (s) subcontratada (s). 19

20 Guia do Solicitante (Rev. 01) Contratos com subcontratos cadastrados A Alteração Completa consta opção de Terceiros Selecionados nesse campo é permitida informar a Lista de Alocados para selecionar um alocado é necessário informar a Localidade e clicar na opção Alocados cadastrados na Mobilização de Terceiros. para carregar os 20

21 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização A tela de Lista de Alocados permite selecionar um único documento ou clicar na opção o sistema permite incluir, mas de um terceiros quando incluso um Terceiro o sistema retorna a mensagem de confirmação com a pergunta abaixo. 21

22 Guia do Solicitante (Rev. 01) A tela de Alteração Completa permite anexar arquivos, o usuário terá que selecionar o campo Ao concluir toda alteração realizada no contrato clicar na opção o sistema irá retornar a mensagem abaixo. Será necessário para finalizar o processo, o usuário clicar no botão que fica no início da tela para realizar a finalização das alterações realizadas. 22

23 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Para contratos do SAP One Vale é necessário selecionar uma Planta para determinar qual o gestor de contrato que será o responsável pelos terceiros sendo mobilizados, os demais tipos de contrato demandarão apenas a seleção de um Local de SSO. Para ambos os casos a opção TODAS pode ser selecionada para não utilizar este filtro na busca por terceiros mobilizados. Solicitação para Mobilização de Terceiros Inativação A solicitação de uma mobilização pode ocorrer para contratos e para terceiros. Para terceiros, somente após a mobilização do contrato, ao qual o terceiro ficará vinculado. Todo prestador de serviço é obrigatório ser mobilizado. Permite realizar o processo de desmobilização do terceiro. 23

24 Guia do Solicitante (Rev. 01) Ao entrar na tela de Inativação de Terceiro, será necessário que o usuário preencha alguns campos necessários: Sistema, Contrato, Planta do Gestor Para visualizar a Lista de Terceiros Alocados, precisa Gravar a Inativação de Terceiro, em seguida o solicitante deverá clicar em Lista de Alocados e o SGC exibirá todos os terceiros mobilizados no contratado informado, conforme os critérios selecionados nos campos mencionados anteriormente: O usuário tem a opção de selecionar individual o documento ou Marcar Todos ou escolher a opção Incluir Terceiros. 24

25 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Quando incluído um Terceiro poderá visualizar na tela principal os documentos selecionados. Nas solicitações de alteração também é possível incluir anexos, da mesma forma como é realizada na solicitação de Mobilização de Terceiros. Os documentos a serem anexados devem sempre seguir as orientações do Guia de Mobilização de Prestadores de Serviço. 25

26 Guia do Solicitante (Rev. 01) Solicitações Mobilização de Contrato Mobilização de Contrato Seguindo o Fluxo de Aprovação do Contrato, é nesta etapa que ocorre a solicitação de aprovação dos documentos legais de gestão de risco (PPRA, PCMAT, PGR) e Saúde (PCMSO) do fornecedor ou de outros documentos, dependendo da localidade. Para dar início ao processo, é necessário clicar no ícone Mobilização de Contrato: O solicitante deverá informar os campos obrigatórios destacados com asteriscos na cor vermelha (*). O campo Motivo da Solicitação deve ser preenchido com o motivo da mobilização do terceiro. No campo Observação o solicitante deverá incluir qualquer comentário para envio aos aprovadores, no que se refere àquela solicitação. Depois deverá selecionar o Sistema de origem no qual o contrato encontra-se cadastrado (para os contratos cadastrados no SAP no template One Vale Américas devem selecionar o Sistema SAP One Vale) e em seguida digitar o número do contrato e clicar em. Caso o contrato informado não apresente problema, o sistema exibirá os campos Razão Social e Número de Inscrição do fornecedor. 26

27 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização O solicitante deverá informar a Data de Aprovação do Contrato, a Data da Reunião Inicial e a sigla da Diretoria Aprovadora. O solicitante deverá selecionar para quais localidades (locais de SSO) disponíveis ele deseja solicitar aprovação e depois clicar em Adicionar ( ). 27

28 Guia do Solicitante (Rev. 01) Em seguida, para cada documento acordado na reunião inicial referente a Mobilização de Contrato sempre pautado nas definições do Guia de Mobilização de Prestadores de Serviço, o solicitante deverá selecionar o tipo de documento, o Local de SSO que aquele documento se refere e clicar em anexar para incluir o documento digitalizado: Consulte o Anexo I Guia de Orientações para Digitalização de Documentos a fim de otimizar o tamanho dos arquivos, reduzindo o tempo para carrega-los no SGC - Mobilização. Ao clicar no ícone um popup será exibido no qual deverá clicar em Escolher arquivo para buscar os arquivos no computador. Enquanto o SGC - Mobilização carrega o arquivo selecionado, o usuário deverá aguardar. Após concluído o upload do arquivo, o sistema deverá incluir o anexo na solicitação. 28

29 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Ao gravar a solicitação, o sistema exibirá as opções para alterar, excluir e atualizar os dados da solicitação. Caso a solicitação seja revisada pelas áreas aprovadoras, o solicitante receberá uma notificação por e deverá acessar sua Caixa de Entrada no SGC - Mobilização para visualizar a solicitação. Para realizar as alterações necessárias ou mesmo cancelar a solicitação, o solicitante deverá reivindicar a solicitação através da Caixa de Entrada. Só é possível mobilizar terceiros para contratos e localidades já aprovados por Saúde e Segurança. Alteração completa 29

30 Guia do Solicitante (Rev. 01) Ao clicar na tela de alteração será visualizado os campos que permitem criar uma Solicitação de Alteração Completa de Contrato. O processo para preenchimento, é semelhante ao processo de Solicitação de Mobilização de Contrato. Nesse caso só é possível solicitar a alteração de um contrato, que já esteja mobilizado para o local SSO que se deseja alterar. Cadastro e Manutenção de contrato Não - ERP No Sistema de Mobilização de Terceiros, pode-se mobilizar serviços que não tenham um contrato cadastrado nos sistemas da Vale, como por exemplo, os serviços contratados via SPS. É possível cadastrar esse contrato indicando, obrigatoriamente, um gestor para ele. Outros procedimentos como alterar informações já cadastradas e inativar o contrato também são permitidos, acessando o ícone em destaque. Esse procedimento ocorre para prestadores de serviços avulsos. 30

31 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Na tela de cadastro de Contrato Não ERP, todas as informações referentes ao fornecedor, ao contrato, ao gestor do contrato e ao preposto precisarão ser preenchidas pelo solicitante, além de anexadas as evidências da contratação para que, então, o cadastro do contrato seja válido no sistema. 31

32 Guia do Solicitante (Rev. 01) A tela de Dados de Cadastro valida o tipo de inscrição por CNPJ, CPF e Outros. As opções CNPJ e CPF quando preenchidos são validados com a Receita Federal. Ao informar o CNPJ ou CPF errados ou que não constam cadastrados na Receita Federal o sistema retorna a mensagem: O CNPJ não é válido! Essa mensagem também será apresentada ser for informado um CPF errado ou não cadastrado na Receita Federal, depois de preencher os dados clicar na opção 32

33 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Dados do contrato Os campos Dados do Contrato são preenchidos com as informações do contrato: Tipo do Contrato, Número do Contrato, Abrangência, Data de Início, Data de Término e Empresa. Dados do Gestor Os campos Dados do Gestor são preenchidos com as informações: Chave Vale, Diretoria, Nome, Telefone, e Contratada 33

34 Guia do Solicitante (Rev. 01) Para realizar as mobilizações de prestadores de serviços num contrato Não - ERP, este deverá ter o processo de Mobilização de Contrato realizado assim como um contrato ERP. Pesquisa O ícone de Pesquisa contempla quatro opções de tipos de pesquisas: Terceiros, Contratos, Solicitações e Ausências. Pesquisa de Terceiros Opção de Pesquisa através da opção Terceiros, pode ser consultada através das opções: Nome do Terceiro, Tipo de documento, Contrato, Status, Planta e Localidade selecionar através do ícone 34

35 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Todas as opções de Pesquisa constam na tela Pesquisa por Contrato O ícone de Pesquisa por Contrato, na tela inicial, permite que sejam realizadas consultas nos dados de terceiros através das opções: Contratos, Localidade, Tipo de Inscrição, Número de Inscrição, Abrangência, Diretoria Aprovadora, Status da Aprovação, Planta. No exemplo abaixo, está sendo realizada uma pesquisa de solicitação através da opção Localidade, após inserir as informações em um desses parâmetros de busca, basta clicar em e o sistema apresentará o resultado da pesquisa. 35

36 Guia do Solicitante (Rev. 01) Caso queira selecionar o contrato sem filtrar pela opção Contrato e Código de Solicitação, selecionar com dois cliques duplos na solicitação que irá visualizar o documento. 36

37 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Todas as opções de Pesquisa constam na tela Pesquisa da Solicitação O ícone de Pesquisa através Solicitação permite que sejam realizadas consultas nos dados de terceiros através das opções: Tipo de Solicitação, Código da Solicitação, Status da Solicitação, Abrangência, Contrato, Data Término e Planta selecionar através do ícone Todas as opções de Pesquisa constam na tela 37

38 Guia do Solicitante (Rev. 01) Pesquisa através de Ausência O ícone de Pesquisa através do ícone Ausência permite que sejam realizadas consultas nos dados de terceiros através das opções: Ausência de (Chave de rede), Data de Início, Status, Substituto (Chave de rede), Data de Retorno selecionar através do ícone Todas as opções de Pesquisa constam na tela Emissão do Passaporte Emissão do passaporte eletrônico Para a emissão do passaporte eletrônico dos terceiros que tiveram sua mobilização concluída, temos duas opções que seguem: 38

39 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização 1) Através do ícone Emitir Passaporte S&S em Solicitações, acessar o formulário para emissão do passaporte; No formulário exibido, selecionar o terceiro desejado e em seguida clicar em Emitir Passaporte ; O Passaporte será emitido conforme abaixo; 39

40 Guia do Solicitante (Rev. 01) 2) Através do formulário Cadastro Individual do terceiro, clicando em Emitir Passaporte ; 40

41 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Ausência Ausência O ícone Ausências permite ao usuário registrar um período de ausência e definir um substituto nesse tempo, na tela constam os botões: Para incluir uma Ausência informar: Nome, , Período, Motivo, Substituto, E- mail, Marcar a opção Ativo. 41

42 Guia do Solicitante (Rev. 01) Anexo I Guia de Orientações para digitalização de documentos no SGC - MOBILIZAÇÃO Para evitar uma sobrecarga desnecessária no SGC - Mobilização e utilizá-lo da melhor forma, é recomendado seguir as orientações abaixo, evitando anexar arquivos acima do permitido e digitalizando os documentos de forma otimizada. O limite de tamanho para anexar documentos nas solicitações do SGC Mobilização é de: 50 MB para cada arquivo na Mobilização de Contratos; 120 MB para cada arquivo nas transações referentes a Mobilização de Terceiros. Para reduzir o tamanho dos arquivos ao digitalizá-los, siga o passo a passo abaixo: 1. Ajuste da Resolução: O documento digitalizado gera um arquivo em dpi, quanto maior este número, mais definida será a imagem resultante no computador, portanto maior o tamanho do arquivo. A resolução ideal para os documentos de maneira geral é 150 dpi; 2. Ajuste da Cor: digitalizar todos os documentos sempre em preto e branco (P&B); 3. Ajuste do Formato: os documentos deverão ser salvos sempre no formato.pdf; 4. Qualidade da saída: caso o scanner possua esta opção, utilizar a qualidade média; 5. Modo de digitalização (otimizar texto / figura): Digitalizar o documento como texto. Caso a resolução fique muito prejudicada, alterar para o modo automático. Para documentos com papel escuro, como o reciclado, o modo automático poderá identificar a página inteira como imagem, o que aumenta o tamanho do arquivo. Neste caso, recomenda-se manter o modo texto. Ao seguir as recomendações acima, o resultado aproximado do tamanho dos arquivos, por página, será de: 42

43 Sistema Gestão de Contatos SGC Mobilização Anexo II Guia para Criação de Chave de Acesso 43