O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus novos desafios

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1 O Perfil do Técnico de Secretariado e os seus novos desafios I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa 24 de Abril de 2014 paulovieira@pvseguros.com

2 AGENDA - A importância do passado no futuro do secretariado; - Os desafios do profissional de secretariado; - Caso prático de inovação Gestão Documental; - O próximo passo: Criação da Ordem dos Profissionais de Secretariado e Assessoria (OPSA) Evolução

3 A HISTÓRIA PASSADO O secretariado, e o seu início como profissão está associado originalmente à função dos escribas no antigo Egito O Secretariado surgiu nas civilizações antigas, das atividades dos escribas (homem que dominava a escrita, fazia as contas, arquivava, redigia as ordens. aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é naturalmente encarregado de sua execução. Escriba em hebraico significa SÔPHER. que significa contar. Fonte: Portal de Secretariado

4 A HISTÓRIA EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETARIADO a) Idade Média - Restrito aos monges, nos mosteiros (copistas e arquivistas); b) : Mercantilismo: reaparece a necessidade do Secretariado muito discretamente; c) 1760: Revolução Industrial: A nova estrutura empresarial exigiu as funções de assessoria administrativa. d) Durante a segunda fase da Revolução Industrial, Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. A sua filha, Lilian Sholes, testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.

5 A HISTÓRIA EVOLUÇÃO HISTÓRICA DO SECRETARIADO e) 2º Grandes Guerras Mundiais e Devido à guerra surge a necessidade da mão-de-obra. Desta forma, os homens afastam-se da profissão de secretariado. f) Anos 60/70 - Aparecimento das teorias administrativas: Permitiu a valorização das funções de secretariado, tornando o profissional de secretariado parte integrante da dinâmica das organizações

6 O passado como exemplo no presente Compreender o passado, estudar o presente, projetar o futuro! O passado marca uma profissão com milhares de anos, com tradição; Os desafios ao longo da história transformaram o secretariado; Os maus exemplos devem ser tomados como lições e desafios para o futuro; Cumpre-nos encontrar soluções duradoiras e eficazes; O nosso maior desafio começa hoje: O Secretariado é e será o que cada um de nós, individualmente e em equipa conseguir que ele seja!

7 COMPETÊNCIAS ACTUAIS Um profissional de secretariado tem de possuir competências pessoais e técnicas fundamentais, num mercado e o mundo cada vez mais global; Um bom secretário destaca-se por cada tarefa assegurada estando indissociavelmente ligada à das chefias que apoia e à da organização que integra; Durante muito tempo foi considerada uma profissão em que um curso superior, não era valorizado sequer e hoje tem um grande potencial de crescimento em termos de desafios, e efetiva progressão na carreira;

8 COMPETÊNCIAS ACTUAIS Um profissional multifacetado, polivalente e que busca e encontra na inovação a sua capacidade de se diferenciar; Ser capaz de estar em atualização permanente, munindo-se de ferramentas que lhe permitam vencer numa sociedade competitiva, onde o valor acrescentado é a chave para o sucesso; Ter a capacidade de ser um bom gestor de tempo, conhecimento, capacidade de organização, diferenciador; Ser capaz de acabar com o estereótipo de que o profissional de secretariado é apenas alguém na organização que serve cafés, atende telefones e anota os recados do chefe ;

9 NOVOS DESAFIOS Passa por cada um de nós aqui presente mudar os paradigmas do nossa profissão, projetando-a no presente para o futuro com: Assertividade; Convicção; Visão de futuro; Criatividade e empreendedorismo;

10 NOVOS DESAFIOS Passa por cada um de nós aqui presente mudar os paradigmas do nossa profissão, projetando-a no presente para o futuro com: Formação contínua; Busca de novos métodos de trabalho; Multidisciplinaridade, polivalência e flexibilidade. Os analfabetos do próximo século não são aqueles que não sabem ler ou escrever, mas aqueles que não souberem aprender, desaprender e reaprender. In Rethinking the Future, Alvin Toffle

11 UM CASO PRÁTICO - EXEMPLO O profissional de secretariado pode fazer a diferença na sua organização. Apresentando soluções para resolver problemas, identificando-os e corrigindo-os; EXEMPLO: Um arquivo de papel, grande, desorganizado e de difícil consulta pode ser uma grande dor de cabeça, quando a capacidade de resposta é um fator diferenciador; o Como o poderemos resolver: Utilizando um Software de Gestão Documental

12 UM CASO PRÁTICO - EXEMPLO A Gestão Documental destaca-se por: Inovação para os Arquivos das organizações; Redução dos tempos de pesquisa; Maior controlo sobre o fluxo de informação

13 GESTÃO DOCUMENTAL - DEFINIÇÃO A Gestão Documental define-se pela utilização da tecnologia para digitalizar, armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no seio de uma organização de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos diários da organização. Exemplo Fluxo da Gestão Documental Fonte:

14 FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL Um sistema de Gestão Documental deverá possibilitar: Criar um sistema de classificação de acordo com o qual os documentos são arquivados; Gerir os documentos de arquivo, bem como os seus meta dados; Registar um documento eletrónico, transformando-o numa prova fidedigna das transações e decisões inerentes aos processos de negócios realizados; Pesquisar e recuperar documentos de arquivo, sempre que necessário;

15 FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL Um sistema de Gestão Documental deverá possibilitar: Gerir de forma consistente a conservação e eliminação de documentos; Controlar os acessos aos documentos existentes no sistema, através de rotinas; Fornecer mecanismos utilizáveis e robustos que permitam efetuar as tarefas inerentes à Gestão Documental.

16 PRÓXIMO PASSO E DESAFIO CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL VANTAGENS DA CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO Proteger o título e a profissão de secretário, promovendo procedimento legal contra quem o use ou exerça a profissão ilegalmente; Fomentar o desenvolvimento da formação e da investigação, pronunciar-se sobre os modelos de formação e a estrutura dos cursos; Ser ouvida em processos legislativos relacionados com suas atribuições; Promover o intercâmbio de ideias, experiências e conhecimentos científicos entre membros e organismos congéneres, nacionais ou estrangeiros;

17 PRÓXIMO PASSO E DESAFIO CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL VANTAGENS DA CRIAÇÃO DE UMA ORDEM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO O exercício da profissão de secretariado depende e dependerá sempre das competências técnicas detidas por cada profissional, mas fundamentalmente das suas características pessoais e do empenho que colocar naquilo que define como a sua missão. SUBSCREVAM HOJE MESMO E DIVULGUEM ESTA INICIATIVA:

18 CONCLUSÕES Devemos refletir sobre os novos desafios do Secretariado; Saber enquadrar o Secretariado como profissão de futuro e de excelência nas organizações, através da multidisciplinaridade e polivalência ; Existem muitas culturas onde o erro, é aproveitado para criar uma oportunidade de melhoria. Claro que não devemos procurá-lo, mas sim quando este acontece, usá-lo como uma oportunidade de corrigir algo que correu menos bem. E o profissional de Secretariado tem um papel imprescindível na mudança deste paradigma; O sucesso não se compra, conquista-se e trabalha-se todos os dias para o conseguir; O enfoque deve estar, no fazer mais e melhor, criando valor acrescentado. É o valor acrescentado que traz as mais-valias e a potenciação do negócio para o sucesso das organizações e a chave para o sucesso.

19 CONCLUSÕES Inovar nas organizações é uma função de todos pelo que devemos ter presente, entre outros, os seguintes desafios : Definição de objetivos mensuráveis onde nunca devemos desistir antes de os alcançar; Definir a Inovação e formação contínua como metas integrantes para alcançar o sucesso Estabelecer como parte integrante do trabalho, a colaboração e trabalho de equipa.

20 PARA REFLECTIR NO NOSSO DIA A DIA: «Um cliente é a visita mais importante da nossa casa. Ele não depende de nós. Nós é que dependemos dele. Ele não é uma interrupção do nosso trabalho, é o objectivo dele. Não fazemos favor nenhum em servi-lo. Ele é que nos faz um favor dando-nos essa oportunidade» (Mahatma Gandhi) ESTE PENSAMENTO FAZ PARTE DO MEU DESAFIO DIÁRIO NA BUSCA DA EXCELÊNCIA NO SECRETARIADO E QUE PARTILHO, CONVOSCO! FIM