OpenOffice Calc - Avançado

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1 OpenOffice Calc - Avançado Apresentação O OpenOffice.org é um conjunto (pacote) de programas voltados para escritório, contendo programas como processador de texto, planilha eletrônica, programa de apresentação entre outros. Esta apostila tem o objetivo de mostrar TODOS os recursos da planilha eletrônica Calc. Esta apostila não tem o propósito de se preocupar em passar conceitos básicos de trabalhos com planilhas, sendo um material interessante para quem já possui conhecimentos sobre as mesmas ou para ser usado como material de apoio em treinamentos de usuários que estejam migrando do MS Office para o OpenOffice.org. Para quem já utiliza o MS Excel não encontrará dificuldades na adaptação, já que são praticamente a mesma ferramenta. Na verdade, a única coisa que o Calc complica na hora de converter planilhas do MS Excel é o recurso de Macros. Não que ele não possua este recurso, mas apenas pelo fato de macros criadas no MS Excel são incompatíveis com macros do Calc. Esta apostila aborda o uso do OpenOffice.org 2.0 em português do Brasil para Linux mas sem nenhuma dificuldade pode ser utilizada para quem usa no Windows, já que é o mesmo programa. Ao final desta apostila tenho certeza que você terá apenas um pensamento: Por que nunca usei o CALC antes... ;-) SEJA LIVRE, SEJA FELIZ!!! Mãos à obra então... O OpenOffice.org Calc O Calc é a planilha eletrônica que você sempre quis. Novos usuários vão achá-la fácil de aprender; profissionais e experts nos números vão apreciar a extensa variedade de funções avançadas. A tecnologia de Tabela Dinâmica - ou Assistente de Dados - torna fácil importar dados brutos do banco de dados corporativo, depois cruzá-los, resumí-los e convertê-los em informações compreensíveis. Fórmulas em linguagem natural permitem a criação de fórmulas usando palavras. Por exemplo, "vendas - custos". Assistentes guiam você ao longo de funções avançadas, facilitando sua utilização e aumentando a produtividade. Estilos e Formatação tornam fácil aplicar formatação a células, incluindo conteúdo OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 1

2 livremente rotacionado, modelos, fundos, bordas e muito mais. Você ainda pode usar modelos com funções prontas e, assim, concentrar-se apenas no que interessa: o seu trabalho. O Gerenciador de Cenários permite análises do tipo "e se..." ao clique de um botão. Por exemplo, compare a margem de lucros para previsões de vendas altas, médias e baixas. Salve suas planilhas no formato OpenDocument, o novo padrão internacional para documentos de escritório. Este formato é baseado na linguagem XML e, por isso, com ele você não está amarrado ao Calc. Você pode abrir suas planilhas em qualquer outro programa compatível com OpenDocument. E, é claro, você pode abrir suas antigas planilhas do Excel ou salvar suas novas planilhas no formato XLS para enviar às pessoas que ainda utilizam os produtos da Microsoft. Se tudo o que eles querem é ver os resultados, você pode exportar o arquivo para PDF, sem precisar de nenhum programa adicional para isso. Por tudo isso você verá que o OpenOffice.org Calc está mais que pronto para você e sua empresa... Agora basta você se preparar para ele... ;-) 2. A Tela do OpenOffice Calc A tela do OpenOffice.org Calc 2.0 padrão possui a aparência abaixo: Barra de títulos Barra de menus Barra de Fórmulas Barra de ferramentas Padrão Barra de ferramentas Formatação Barra de endereçamento Célula Ativa Barra de status Planilha ativa Barras de rolagem OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 2

3 A tela do Calc é composta pela barra de título, que contém o nome do programa, o nome do arquivo e os botões que fecham, maximizam e minimizam a janela. Logo a seguir, estão a barra de menus, a barra de ferramentas padrão e a barra de formatação. Logo abaixo da barra de formatação está a barra de fórmulas que é dividida em três partes: a primeira parte contém a indicação do endereço atual do ponteiro de células; a segunda parte contém os botões de entrada e cancelamento que são reconhecidos respectivamente por um "tique" e por um xis, que só aparecem no momento da digitação; e a terceira parte está sempre mostrando o conteúdo da célula atual que também é usada para a digitação ou alteração de um valor ou texto para um célula. Abaixo da barra de fórmulas está a janela da planilha na qual criamos nossas tabelas. Ela é composta por barras de rolagem e horizontal, além da indicação do nome de cada uma das colunas e o número de cada uma das linhas. Um pouco mais abaixo está a barra de status que exibe informações sobre os estado atual do programa. A parte esquerda desta barra apresenta mensagens indicando a atividade em curso, ou o último comando selecionado na barra de menus do Calc. Já o lado direito da barra de status contém uma série de quadros que abrigam entre outros, funções de autocálculo, como Soma, Máximo e Mínimo. Planilhas e células A planilha é o principal documento utilizado pelo OpenOffice.org Calc para armazenar e trabalhar com informações. Uma planilha consiste de células que são organizadas em linhas e colunas. Tais linhas e colunas são utilizadas para criação de tabelas com somas, totais e outros cálculos. Uma planilha é uma grade retangular com linhas e colunas. As colunas são identificadas por letras e as linhas por números. O retângulo no cruzamento (intersecção) de uma coluna com uma linha é chamado de célula. A célula corresponde a unidade básica da planilha, na qual é armazenada a informação. Cada célula é referenciada por um endereço dependendo da linha e da coluna que a formarem. Por exemplo, o cruzamento da coluna C com a linha 8 resulta na célula C8. Um endereço pode ser utilizado, por exemplo, para criar fórmulas. A célula ativa ou célula atual é aquela na qual serão digitadas os dados no momento. No Calc, ela é representada por um quadrado em torno da célula. Apenas uma célula fica ativa de cada vez. Para mudar a posição da célula ativa utilizam-se as teclas de seta do teclado ou o mouse. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 3

4 No OpenOffice Calc, o arquivo de trabalho contém, a princípio, três planilhas, conforme indicação na figura abaixo. Mas novas planilhas podem ser inseridas. Cada planilha é apresentada em forma de tabela, contendo linhas e colunas. No OpenOffice Calc, são disponibilizadas linhas, numeradas de 1 a , e 256 colunas, nomeadas de A até IV, a cujo cruzamento se dá o nome de célula (Pressione Ctrl + Seta para Baixo para ir até a última linha e Ctrl + Seta para o Lado para ir até a última coluna). As colunas são identificadas da esquerda para a direita, começando com A até Z. Depois de Z, a identificação continua com AA até AZ, seguida de BA até BZ, e assim por diante, até a coluna IV, num total de 256. As linhas são numeradas de 1 até Assim, fazendo as contas, você tem a sua disposição um total de células por planilha... Muito não é? Botão de rolagem das guias Planilhas do arquivo (guias) Ao iniciar um novo documento você tem a sua disposição, automaticamente, três planilhas (Planilha1, Planilha2 e Planilha3). Este recurso permite agrupar vários trabalhos relacionados em um único arquivo, evitando a necessidade de se abrir diversos arquivos simultaneamente e simplificando a consolidação dos dados. Clicando sobre as guias pode-se passar de uma planilha para outra, dentro de um mesmo arquivo. A guia da planilha atual ficará destacada. Os nomes das planilhas aparecem na parte inferior da janela da planilha. Inicialmente estão nomeadas com os rótulos Planilha1, Planilha2 e Planilha3. Se você desejar poderá alterar o nome de cada uma delas através dos seguintes passos: 1. clicar com o botão direito do mouse sobre a guia; 2. no menu de contexto, selecionar a opção Mudar nome ; 3. na caixa de diálogo Mudar nome da planilha, digite o novo nome e clique sobre o botão OK. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 4

5 Como mover o ponteiro de célula da planilha Há duas alternativas: ou usa-se o mouse ou usa-se o teclado. - Com o mouse é possível rolar o texto horizontal ou verticalmente movendo-se os ponteiros das barras de rolagem e clicando diretamente sobre a célula desejada. - Com o teclado podemos usar as seguintes teclas: Tecla Movimentação Seta para baixo uma célula abaixo Seta para cima uma célula acima Seta para direita uma célula à direita Seta para esquerda uma célula à esquerda Home célula na coluna A da linha atual Ctrl + Home primeira célula da planilha (A1) End última célula com contéudo da linha atual Ctrl + End última linha editada da planilha PageUp uma tela acima na mesma coluna PageDown uma tela abaixo na mesma coluna Ctrl + PageUp uma tela (planilha) à esquerda Ctrl + PageDown uma tela (planilha) à direta Ctrl + seta direita primeira célula ocupada à direita na mesma linha Ctrl + seta esquerda primeira célula ocupada à esquerda na mesma linha Ctrl + seta acima primeira célula ocupada acima na mesma coluna Ctrl + seta abaixo primeira célula ocupada abaixo na mesma coluna OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 5

6 Para que possamos introduzir informações em uma célula, temos que torná-la ativa. Para identificar a célula ativa é só observar aquela que tem a sua borda mais grossa. Sendo que esta também pode ser identificada ao lado esquerdo da barra de fórmulas. A notação A1 representa a célula ativa. Todas as informações que você introduzir serão apresentadas na Barra de Fórmulas. Para que uma célula se torne ativa, dê um clique com o botão esquerdo do mouse ou use as teclas de direção, até que a borda da célula esteja destacada. É muito simples inserir conteúdo em uma célula. Para isso você precisa torná-la ativa, em seguida, basta digitar o conteúdo. O Calc sempre classificará tudo que está sendo digitado dentro de uma célula basicamente em três categorias: 1. um número 2. um texto 3. uma fórmula O Calc consegue diferenciar um número de um texto, pelo primeiro caractere que está sendo digitado. Como padrão, ele alinha um número à direita e um texto à esquerda da célula. Digitação de Texto Um texto no Calc é a combinação de letras, números e símbolos que não seja identificados por ele como outra categoria de dados. Independentemente da largura da célula, se o texto digitado for maior do que a largura da célula, ele ultrapassará para a célula da direita. Veja o exemplo abaixo: Observe que no exemplo acima, o texto "Média dos alunos da 1 série", está digitado somente na célula A1, mas o texto é maior que a largura da célula, assim ele se apropria da célula vizinha para ser totalmente exibido. Se a célula B1 tivesse algum conteúdo, o texto exibido pela célula A1 seria apenas aquele que cabe na largura da célula. Neste caso, você teria que aumentar a largura da célula A1 para que seja exibido todo o texto ou usar o recurso Quebra de linha. Para aumentar a largura da célula basta posicionar o mouse na interseção formada pela junção de duas colunas e arrastar o cursor para a direita. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 6

7 Digitação de Números Muitas vezes você precisa digitar um texto que na verdade é um número. Se o número for digitado diretamente, ele será alinhado pela direita. Para que o número seja alinhado pela esquerda diretamente na digitação, você deve pressionar o acento agudo (') antes de digitar o número. Isto também vale para fórmulas. Experimente digitar '=A1+A2. Você verá que a fórmula não será executada, mas sim interpretada como sendo texto. Veja o exemplo abaixo: Observe que o número que está na célula D17 foi digitado diretamente e foi alinhado pela direita, e o que foi digitado com o sinal de acento agudo (célula D18), como você pode ver na barra de fórmulas, foi alinhado pela esquerda. Portanto, quando você precisar alinhar um número pela esquerda, antes de digitar o número digite o sinal de aspas simples ('). Isto também vale para as fórmulas... Como alterar o conteúdo de uma célula Primeiramente, é preciso posicionar o ponteiro sobre a célula a ser alterada. Em seguida, ou você digita o valor/texto novamente, ou você edita a célula em questão para alterar o seu conteúdo. Caso opte pela edição, pressione a tecla F2, ou clique na barra de fórmulas sobre o conteúdo da célula que ali está sendo mostrado e altere-o. Para confirmar a alteração, você deve pressionar a tecla ENTER ou clicar no botão de Aceitar na barra de fórmulas. Formatação de Células Formatar consiste em tornar a sua planilha mais apresentável, exibindo-a de uma maneira melhor. O OpenOffice.org Calc possui vários recursos de formatação para melhorar a aparência de sua planilha e para tornar as suas informações mais claras e fáceis de entender. Seleção de Células Sempre que você necessitar alterar a formatação de células da sua planilha, você deve, obrigatoriamente, em primeiro lugar, selecionar as células e em seguida pode acessar a formatação desejada pela barra de ferramentas Formatação e acessando outras opções pelo menu Formatar. Para selecionar as células de uma planilha, você deve proceder da OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 7

8 seguinte maneira: Para selecionar uma célula Clique sobre a célula para posicionar o ponteiro de célula. Para selecionar várias células adjacentes Arraste o ponteiro do mouse sobre as células. Para selecionar várias células intercaladas 1.Pressione a tecla CTRL 2.Clique ou arraste sobre as células que você deseja selecionar. Para selecionar uma coluna Clique sobre a letra que identifica a coluna. Para selecionar colunas intercaladas 1.Pressione a tecla CTRL 2.Clique sobre as letras que identificam as colunas que você deseja selecionar. Para selecionar colunas adjacentes Arraste o mouse sobre as letras que identificam as colunas que você deseja selecionar. Para selecionar uma linha Clique sobre o número que identifica uma linha. Para selecionar linhas intercaladas 1.Pressione a tecla CTRL 2.Clique sobre os números que identificam as linhas que você deseja selecionar. Para selecionar linhas adjacentes Arraste o mouse sobre os números que identificam as linhas que você deseja selecionar. Para selecionar toda a planilha Clique no botão que se encontra acima do número 1 (identificação de linha) ou pressione Ctrl + A. Para selecionar células pelo teclado, pressione a tecla SHIFT e utilize as teclas de movimentação. Com esta pequena introdução creio que o usuário já poderá ter um início de trabalho com a ferramenta. Vamos agora ver tudo que o OpenOffice.org Calc nos oferece de recursos, iniciando por uma explicação básica das principais barras de ferramentas e em seguida abordando todos os comandos de menus disponíveis. O ordem de apresentação será seguindo menu por menu, abordando todas as opções disponíveis. Começamos pela três principais barras de ferramentas. Barras de ferramentas As Barras de Ferramentas permitem um acesso rápido ao itens de menu mais comumente usados. Abaixo a descrição das três principais barras de ferramentas do OpenOffice.org Calc. Outras barras podem ser acessadas pelo menu Exibir/Barras de Ferramentas e dependendo do trabalho que você for realizar isto pode ser interessante. Se você OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 8

9 personalizou algumas das barras de ferramentas, a sua configuração poderá diferir daquela mostrada aqui. Barra Padrão A barra Padrão está localizada na parte superior da janela do OpenOffice.org e está disponível em todos os aplicativos OpenOffice.org. Novo Cria um novo documento do OpenOffice.org. Abrir Arquivo Abre ou importa um arquivo. Salvar Salva o documento atual. Documento como Envia o documento atual como um anexo de com o programa padrão de . Editar arquivo Use o ícone Editar arquivo para ativar ou desativar o modo de edição. Exportar como PDF Salva o arquivo atual no formato PDF (Portable Document Format).É possível ver e imprimir um arquivo PDF em qualquer plataforma sem perder a formatação original, desde que haja um software compatível instalado. Imprimir arquivo diretamente Clique no ícone Imprimir arquivo diretamente para imprimir o documento ativo com as configurações de impressão padrão. Visualizar página Exibe uma visualização da página impressa ou fecha a visualização. Verificação ortográfica Faz uma verificação ortográfica no documento atual ou na seleção. AutoVerificação ortográfica Verifica automaticamente a ortografia à medida que você digita e, então, sublinha os erros. Recortar Remove e copia a seleção para a área de transferência. Copiar Copia a seleção para a área de transferência. Colar Insere o conteúdo da área de transferência na posição do cursor e substitui o texto ou os objetos selecionados. Clique na seta ao lado do ícone para selecionar o formato. Pincel de Estilo Copia a formatação do objeto ou do texto selecionado e aplica-a a outro objeto ou a outra seleção de texto. Desfazer Reverte o último comando ou a última entrada digitada. Para selecionar o comando que você deseja reverter, clique na seta ao lado do ícone Desfazer na barra Padrão. Refazer Reverte a ação do último comando Desfazer. Para selecionar a etapa Desfazer que você deseja reverter, clique na seta ao lado do ícone Refazer na barra de ferramentas Padrão. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 9

10 Hyperlink Abre uma caixa de diálogo que permite que você crie e edite hyperlinks. Classificar em Ordem Crescente Classifica os elementos selecionados em ordem crescente. Classificar em Ordem Decrescente Classifica os elementos selecionados em ordem decrescente. Inserir gráfico Inicia o Assistente para Inserção de Gráficos. Mostrar Funções de Desenho Mostra ou oculta a barra de ferramentas Desenho. Localizar e Substituir Localiza ou substitui texto ou formatação. Navegador Clique no ícone Ativar/Desativar Navegador para ocultar ou mostrar o Navegador. Galeria Abre a Galeria, onde você poderá selecionar figuras e sons para inserir em seu documento. Fontes de Dados Ativa ou Oculta as opções de Fontes de Dados. Zoom Reduz ou amplia a exibição de tela do OpenOffice.org. O fator de zoom atual é exibido como um valor de porcentagem na barra de status. Ajuda do OpenOffice.org Abre a página principal da Ajuda do OpenOffice.org do aplicativo atual. Você pode percorrer as páginas da Ajuda e procurar por termos do índice ou por outro texto. O que é isto Ativa as dicas de ajuda adicionais sobre o ponteiro do mouse até o próximo clique. Obs.: Você pode ativar/desativar outros itens (ícones) desta barra clicando na setinha ao final desta. Barra Formatação A barra Formatação oferece os comandos básicos para aplicar manualmente a formatação. Estilos e formatação Especifica se a janela Estilos e formatação será mostrada ou ocultada; é nela que você pode atribuir e organizar os estilos. Nome da fonte Tamanho da fonte Negrito (Ctrl + B) Permite que você selecione um nome de fonte na lista ou digite um nome de fonte diretamente. Permite que você escolha entre diferentes tamanhos de fonte na lista ou que digite um tamanho manualmente. Aplica ou remove o formato negrito ao texto selecionado. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 10

11 Itálico (Ctrl + I) Aplica ou remove o formato itálico ao texto selecionado. Sublinhado (Ctrl + U) Sublinha o texto selecionado ou remove o sublinhado do texto selecionado. Alinhar à Esquerda Alinha o conteúdo da célula à esquerda. Centralizar Horizontalmente Centraliza horizontalmente o conteúdo da célula. Alinhar à Direita Alinha à direita o conteúdo da célula. Justificar Alinha o conteúdo da célula às bordas esquerda e direita da célula. Mesclar células Mescla (junta) as células selecionadas, transformando-as numa única célula. Formato de número: Aplica o formato de moeda padrão às células Moeda selecionadas. Formato de número: Aplica o formato de porcentagem às células selecionadas. Porcentagem Formato de número: Aplica o formato numérico padrão às células selecionadas. Padrão Formato de número: Adiciona uma casa decimal aos números nas células Adicionar Casa selecionadas. Decimal Formato de número: Remove uma casa decimal dos números nas células Excluir Casa selecionadas. Decimal Diminuir recuo Clique no ícone Diminuir recuo para reduzir o recuo esquerdo do conteúdo da célula ou do parágrafo atual e defina-o como a posição da tabulação anterior. Aumentar recuo Clique no ícone Aumentar recuo para aumentar o recuo do conteúdo das células selecionadas. Bordas Clique no ícone Bordas para abrir a barra de ferramentas de mesmo nome. Nela você pode modificar a borda de uma área da planilha ou de um objeto. Cor da Fonte Clique para aplicar a cor da fonte atual aos caracteres selecionados. Clique na seta ao lado do ícone para abrir a barra de ferramentas Cor da fonte Cor de plano de fundo Clique para abrir uma barra de ferramentas onde você pode clicar em uma cor de plano de fundo para as células selecionadas. Obs.: Você pode ativar/desativar outros itens (ícones) desta barra clicando na setinha ao final desta. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 11

12 Barra de fórmulas Utilize esta barra para inserir fórmulas. Caixa de nome Exibe a referência da célula atual, o intervalo das células selecionadas ou o nome da área. Você também pode selecionar um intervalo de células e digitar um nome para ele na caixa de nome. Assistente de Funções Abre o Assistente de Funções, que ajuda a criar fórmulas de modo interativo. Soma Soma automaticamente os números no intervalo de células especificado. Clique em uma célula, clique neste ícone e insira o intervalo de células. Você também pode arrastar para definir um intervalo de células na planilha. Função Adiciona uma fórmula à célula atual. Clique neste ícone e insira a fórmula na Linha de entrada. Cancelar Limpa o conteúdo da Linha de entrada ou cancela as alterações feitas em uma fórmula existente. Aceitar Aceita o conteúdo da Linha de entrada e insere o conteúdo na célula atual. Linha de entrada Insira a fórmula que você deseja adicionar à célula atual. Ou, clique no ícone Assistente de Funções para inserir uma função predefinida na fórmula. Menus de Comandos do OpenOffice.org Calc Através dos menus de comandos do Calc o usuário tem acesso a todos os recursos do aplicativo. Para acessar os comandos de menu sem a utilização do mouse, pressione Alt + letra destacada no menu que você quer acessar. Ex.: Para acessar a opção Abrir do menu Arquivo, segure a tecla Alt e sem soltar pressione A (Arquivo) e novamente A (Abrir). Veja que alguns itens de menu também possuem teclas de atalho, para agilizar o trabalho com os principais recursos disponíveis no Calc. Ex.: Para acessar a opção Abrir do menu Arquivo você também poderia ter feito Ctrl + O. Arquivo Contém comandos para trabalhar com planilhas, como abrir, fechar, salvar e imprimir. Para encerrar o OpenOffice.org, clique em Sair. Novo Cria um novo documento do OpenOffice.org. Para criar um documento a partir de um modelo, escolha Novo - Modelos e Documentos. Um modelo é um arquivo que contém os OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 12

13 elementos de design para um documento, incluindo estilos de formatação, planos de fundo, quadros, figuras, campos, layout de página e texto. Ícone Nome Documento de texto Planilha Apresentação Função Cria um documento de texto novo (OpenOffice.org Writer) Cria um documento de planilha novo (Calc) Cria um novo documento de apresentação (OpenOffice.org Impress). É exibida a caixa de diálogo Assistente de Apresentações. Desenho Cria um novo documento de desenho (OpenOffice.org Draw). Banco de dados Abre o Assistente de Bancos de Dados para criar um arquivo de banco de dados (Base). Documento HTML Cria um novo documento HTML Documento de Cria um novo documento XForms. formulário XML Documento Mestre Cria um novo documento mestre Fórmula Cria um documento de fórmula novo Etiquetas Abre a caixa de diálogo Rótulos, na qual você pode definir as opções para seus rótulos e, em seguida, cria um novo documento de texto para os rótulos (OpenOffice.org Writer). Cartões de Visita Abre a caixa de diálogo Cartões de Visita na qual você pode definir as opções para os cartões de visita e, em seguida, criar um documento novo de texto( Writer). Modelos e Cria um novo documento usando um modelo existente ou abre Documentos um documento de exemplo. Abrir Abre ou importa um arquivo. Através do menu abrir você também pode abrir outros tipos de arquivos, bastando para isso escolher o tipo em Tipo de arquivo. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 13

14 Para abrir, por exemplo, um arquivo criado no Excel em Tipo de arquivo escolha Microsoft Excel 97/2000/XP(*.xls) ou deixe como acima, Todos os arquivos (*.*). Documentos recentes Lista os arquivos abertos mais recentemente. Para abrir um arquivo da lista, clique no nome dele. Assistentes Guia você na criação de cartas comerciais e pessoais, fax, agendas, apresentações etc. Uma opção bastante interessante do menu Assistentes é o Conversor de Documento que copia e converte documentos para o formato XML do OpenDocument usado pelo OpenOffice.org. Ele permite converter um grande volume de arquivos, por exemplo do Microsoft Word, Excel e PowerPoint, rapidamente. Os arquivos de origem são somente leitura; não são editáveis. Os novos arquivos de destino são gravados com a nova extensão de nome de arquivo na mesma pasta ou em outra. Fechar Fecha o documento atual sem sair do programa. Salvar Salva o documento atual. Na primeira vez que você salvar o arquivo o Calc abrirá a janela Salvar como. Salvar como Salva o documento atual em outro local ou com um nome de arquivo ou tipo de arquivo diferente. Clicando em Tipo de arquivo você poderá salvar o arquivo aberto em outros formatos, por exemplo Microsoft Excel 97/2000/XP(*.xls), para que a planilha possa ser aberta no Excel. Normalmente planilhas do Excel são abertas corretamente dentro do Calc, exceção quantos estas utilizam recursos de Macros. Outra opção interessante é pode salvar a planilha em HTML para disponibilizar na Web. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 14

15 Salvar tudo Salva todos os documentos abertos do OpenOffice.org. Este comando só estará disponível se dois ou mais arquivos tiverem sido modificados. Recarregar Substitui o documento atual pela última versão salva. Versões Salva e organiza várias versões do documento atual no mesmo arquivo. Você também pode abrir, excluir e comparar versões anteriores. Se você salvar uma cópia de um arquivo que contenha informações de versão (escolhendo Salvar como - Arquivo), as informações da versão não são salvas com o arquivo. Na janela que se abre, você tem as seguintes opções: OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 15

16 Novas versões Define as opções de salvamento para uma nova versão do documento. Salvar Nova Versão Salva o estado atual do documento como nova versão. Caso deseje, antes de salvar a nova versão, insira também comentários na caixa de diálogo Inserir comentário da versão. Inserir Comentário da Versão Insira um comentário aqui quando estiver salvando uma nova versão. Se você tiver clicado em Mostrar para abrir esta caixa de diálogo, não poderá editar o comentário. Salvar sempre uma Se você tiver feito alterações no documento, o OpenOffice.org versão ao fechar salvará automaticamente uma nova versão quando você o fechar. Versões existentes Lista as versões existentes do documento atual, a data e a hora em que elas foram criadas, o autor e os comentários associados. Fechar Fecha a caixa de diálogo e salva todas as alterações. Abrir Abre a versão selecionada em uma janela somente leitura. Mostrar Exibe todo o comentário da versão selecionada. Excluir Exclui a versão selecionada. Comparar Compare as alterações feitas em cada versão.caso deseje, poderá Aceitar ou rejeitar alterações. Exportar Salva o documento atual com outro nome ou em um local que você especifica. Exportar como PDF Salva o arquivo atual no formato PDF (Portable Document Format). É possível ver e imprimir um arquivo PDF em qualquer plataforma sem perder a formatação original, desde que haja um software compatível instalado. Na janela Exportar apenas defina o nome do arquivo PDF a ser criado, clique em Exportar e na janela seguinte Exportar novamente. Enviar Envia uma cópia do documento atual para diferentes aplicativos. Assinaturas digitais Esta caixa de diálogo adiciona e remove assinaturas digitais do documento. Você também pode usá-la para exibir certificados. Propriedades Exibe as propriedades do arquivo atual, inclusive estatísticas, como a contagem de palavras e a data em que o arquivo foi criado. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 16

17 Modelos Permite organizar e editar os modelos, bem como salvar o arquivo atual como um modelo. Organizar Abre a caixa de diálogo Gerenciamento de modelos, que permite organizar modelos e definir modelos padrão. Fonte do Catálogo de Endereços Edite as atribuições de campo e a fonte de dados de seu catálogo de endereços. Salvar Salva o documento atual como um modelo. Editar Abre uma caixa de diálogo onde você pode selecionar um modelo para edição. Para salvar um arquivo como modelo, escolha Salvar no menu Modelos. Na janela Modelos, você define um nome para o modelo criado. Para gerenciador seus modelos, abra Modelos/Organizar. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 17

18 A Lista de Seleção Esquerda e Direita (Modelos/Documentos) exibe as categorias de modelo disponíveis ou os arquivos do OpenOffice.org abertos. Para alterar os conteúdos da lista, selecione Modelos ou Documentos na caixa abaixo. Para alterar o caminho de modelo padrão, escolha Ferramentas Opções - OpenOffice.org - Caminhos. Categorias de modelos são representadas por ícones em forma de pasta. Para exibir os arquivos de modelos para uma categoria, clique duas vezes em uma pasta. Para exibir os estilos que são usados em um arquivo, clique duas vezes no nome do arquivo e, em seguida, clique duas vezes no ícone Estilos. Para copiar um estilo, mantenha pressionada a tecla Ctrl e arraste o estilo de um arquivo para outro. Para deslocar um estilo, arraste o estilo de um arquivo para outro. O item Comandos contém comandos para gerenciar e editar modelos e documentos. Dependendo do tipo de arquivo que você selecionou na lista, os seguintes comandos estão disponíveis: Novo Cria uma nova categoria de modelos. Excluir Exclui a seleção atual. Editar Abre o modelo selecionado para a edição. Importação dos Modelos Importa um modelo adicional. Para importar um modelo, selecione uma pasta de modelos na lista, clique no botão Comando e, em seguida, selecione Importar modelo. Exportar Modelo Exporta o modelo selecionado. Imprimir Imprime o nome e as propriedades dos estilos que são utilizados no arquivo. Configuração da Impressora Altera a impressora e suas configurações para o documento selecionado. Atualizar Atualiza o conteúdo das listas. Definir como Modelo Padrão Utiliza como padrão o modelo selecionado quando você cria um novo documento do mesmo tipo. Redefinir Modelo Padrão Selecione um tipo de documento do OpenOffice.org para redefinir o modelo padrão como o modelo original. Visualizar página Exibe uma visualização da página impressa ou fecha a visualização. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 18

19 Para percorrer as páginas do documento ou imprimi-lo, utilize os ícones da barra Visualização de página. Você também pode pressionar as teclas Page Up e Page Down para percorrer as páginas. Não é possível editar o documento enquanto você estiver na visualização de página. Imprimir Imprime o documento atual, a seleção ou as páginas que você especificar. Você também pode definir as opções de impressão para o documento atual. Tais opções variam de acordo com a impressora e com o sistema operacional que você utiliza. Impressora Nome Lista as impressoras instaladas no sistema operacional. Para mudar a impressora padrão, selecione um nome de impressora na lista. Status Descreve o status atual da impressora selecionada. Tipo Exibe o tipo de impressora que você selecionou. Local Exibe a porta para a impressora selecionada. Comentário Exibe informações adicionais sobre a impressora. Propriedades Altera as configurações de impressora para o documento atual. As propriedades da impressora variam de acordo com a impressora que você selecionar. Imprimir em arquivo Imprime em um arquivo, em vez de em uma impressora. Marque essa caixa e, em seguida, escolha o local onde salvar o arquivo. Intervalo de impressão Define a área de impressão para o documento atual. Tudo: Imprime o documento inteiro. Páginas: Imprime somente as páginas que você especificar na caixapáginas. Para imprimir um intervalo de páginas, use o formato 3-6. Para imprimir páginas avulsas, use o formato 7;9;11. Também é possível imprimir uma combinação de OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 19

20 intervalos de páginas e páginas avulsas por meio do formato 36;8;10;12. Seleção: Imprime somente as áreas ou os objetos selecionados no documento atual. Cópias Insira o número de cópias que você deseja imprimir. Intercalar Preserva a ordem das páginas do documento original. Opções Opções adicionais de impressão do arquivo, tais como Não imprimir páginas em branco, Imprimir somentes as planilhas selecionadas, etc. Configuração da Impressora Selecione a impressora padrão para o documento atual. Sair Fecha todos os programas do OpenOffice.org e solicita que você salve suas alterações. Editar Utilize os comandos deste menu para editar planilhas do Calc; por exemplo, para copiar, colar e excluir o conteúdo de uma célula. Desfazer Reverte o último comando ou a última entrada digitada. Para selecionar o comando que você deseja reverter, clique na seta ao lado do ícone Desfazer na barra Padrão. Use Ctrl + Z para desfazer rapidamente uma ação. Refazer Reverte a ação do último comando Desfazer. Para selecionar a etapa Desfazer que você deseja reverter, clique na seta ao lado do ícone Refazer na barra de ferramentas Padrão. Repetir Repete o último comando. Recortar Remove e copia a seleção para a área de transferência. Copiar Copia a seleção para a área de transferência. Colar Insere o conteúdo da área de transferência na posição do cursor e substitui o texto ou os objetos selecionados. Clique na seta ao lado do ícone para selecionar o formato. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 20

21 Colar Especial Insere o conteúdo da área de transferência no arquivo atual em um formato que você pode especificar. Se for um conteúdo de uma planilha, permite que você especifique várias opções, tais como: O que você quer colar, se tudo, apenas fórmulas, formatos, etc; Se deseja realizar alguma operação com o valor a ser colado, como por exemplo Adicionar; Opções de colagem: Ignorar células em branco, Transpor maneira de "girar" uma planilha para que as linhas se transformem em colunas e vice-versa, Vincular cria um vínculo entre as células coladas; Deslocamento das células quando colar numa área que já tenha conteúdo. Selecionar tudo Seleciona todo o conteúdo do arquivo, quadro ou objeto de texto atual. Alterações Lista os comandos que estão disponíveis para rastrear as alterações em seu arquivo. Mostrar Mostra ou oculta as alterações efetuadas. Proteger registros Impede que um usuário desative o recurso de registro de alterações ou aceite ou rejeite alterações, a não ser que inclua uma senha. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 21

22 Mostrar Mostra ou oculta as alterações efetuadas. Aceitar ou Rejeitar Aceitar ou rejeitar as alterações gravadas. Comentário Insira um comentário sobre uma alteração registrada. Mesclar Documento Importa as alterações feitas nas cópias do mesmo documento para o documento original. As alterações feitas nas notas de rodapé, cabeçalhos, quadros e campos serão ignoradas. Comparar Documento Compara o documento atual com um documento que você seleciona. Os conteúdos do documento selecionado serão marcados como exclusões na caixa de diálogo exibida. Se quiser, você poderá inserir no documento atual os conteúdos do arquivo selecionado. Para isso, selecione as entradas excluídas relevantes, clicando em Rejeitar e, em seguida, em Inserir. Localizar e Substituir Procura ou substitui textos ou formatos no documento atual. Procurar por Insira o texto pelo qual você deseja procurar ou selecione uma pesquisa anterior na lista. Substituir por Insira o texto de substituição ou selecione um texto ou um estilo de substituição recente na lista. Opções Diferenciar Maiúsculas de Minúsculas: Distingue entre caracteres maiúsculos e minúsculos na pesquisa ou substituição. Células inteiras: Procura palavras inteiras que sejam idênticas ao texto de pesquisa. Somente a Seleção Atual: Pesquisa apenas o texto selecionado. Para trás: A pesquisa começa na posição atual do cursor e recua até o início do arquivo. Expressões regulares: Permite o uso de caracteres curinga na OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 22

23 pesquisa. Pesquisa por similaridade: Localiza os termos que são semelhantes ao texto da caixa Procurar. Marque essa caixa de verificação e, em seguida, clique no botão (...) para definir as opções de similaridade. Procurar estilos/inclusão de estilos: Procura o texto formatado com o estilo que você especificar. Marque esta caixa de seleção e, em seguida, selecione um estilo na lista Procurar. Para especificar um estilo de substituição, selecione um estilo na lista Substituir por. Pesquisar em todas as planilhas: Marque esta opção para procurar em todas as planilhas. Localizar Tudo Localiza e seleciona todas as ocorrências do texto ou do formato que você está procurando no documento. Localizar Localiza e seleciona a próxima ocorrência do texto ou do formato que você está procurando no documento. Substituir Tudo Substitui todas as ocorrências do texto ou do formato que você deseja substituir. Substituir Substitui o texto ou o formato selecionado pelo qual você procurou e, em seguida, procura a próxima ocorrência. Navegador Ativa e desativa o Navegador. O Navegador é uma janela encaixável e permite navegar pelas planilhas e objetos desta. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 23

24 Cabeçalhos e Rodapés Permite que você defina e formate cabeçalhos e rodapés. A caixa de diálogo Cabeçalhos/Rodapés contém as guias para a definição dos cabeçalhos e rodapés. Haverá guias separadas para os cabeçalhos e rodapés das páginas esquerda e direita se a opção Mesmo conteúdo esquerda/direita estiver marcada na caixa de diálogo Estilo de Página. Área à Esquerda Insira o texto que será exibido no lado esquerdo do cabeçalho ou do rodapé. Área Central Insira o texto que será exibido no centro do cabeçalho ou do rodapé Área à Direita Insira o texto que será exibido no lado direito do cabeçalho ou do rodapé. Cabeçalho/Rodapé Selecione um cabeçalho ou um rodapé predefinido na lista. Atributos de texto Nome do Arquivo Nome da Planilha Abre uma caixa de diálogo para a atribuição de formatos a um novo texto ou a um texto selecionado. A caixa de diálogo Atributos de texto contém as páginas das guias Fonte, Efeitos de fonte e Posição da fonte. Insere um espaço reservado de nome de arquivo na área selecionada. Clique para inserir o título. Dê um clique demorado para selecionar o título ou o nome do arquivo ou o caminho/nome de arquivo no submenu. Caso não tenha sido atribuído um título (consulte Arquivo - Propriedades), o nome do arquivo será inserido em seu lugar. Insere um espaço reservado na área de cabeçalho/rodapé selecionada que será substituído pelo nome da planilha no OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 24

25 cabeçalho/rodapé do documento real. Página Insere um espaço reservado na área de cabeçalho/rodapé selecionada que será substituído pela numeração de página. Esta opção permite uma numeração de página contínua em um documento. Páginas Insere um espaço reservado na área de cabeçalho/rodapé selecionada que será substituído pelo número total de páginas do documento. Data Insere um espaço reservado na área de cabeçalho/rodapé selecionada que será substituído pela data atual a ser repetida no cabeçalho/rodapé de todas as páginas do documento. Hora Insere um espaço reservado na área de cabeçalho/rodapé selecionada que será substituído pela hora atual no cabeçalho/rodapé de todas as páginas do documento. Preencher Preenche automaticamente as células com conteúdo. Este recurso pode ser facilmente substituído usando o arrasto do mouse, conforme conteúdo das células preenchidas. Excluir Conteúdo Especifica o conteúdo a ser excluído de uma célula ou de um intervalo de células. Antes da exclusão, você deve primeiro selecionar a célula ou o intervalo. Diferente do Excel, o Calc abre uma janela toda vez que você pressionar Delete para OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 25

26 excluir algum conteúdo. Para que a janela acima não apareça pressione Shif t + Del ou Backspace. Excluir Células Exclui completamente as células, as colunas ou as linhas selecionadas. As células abaixo ou à direita das células excluídas preencherão o espaço. Planilha Edite comandos para planilhas inteiras. Excluir quebra manual Escolha o tipo de quebra manual que você deseja excluir. Exclui quebras inseridas através do comando Inserir/Quebra Manual. Vínculos Permite a edição das propriedades de cada link no documento atual, incluindo o caminho para o arquivo de origem. Este comando não estará disponível se o documento atual não contiver links para outros arquivos. Mapa de Imagem Permite que você anexe URLs a áreas específicas, denominadas pontos de acesso, em uma figura ou em um grupo de figuras. Um mapa de imagem é um grupo com um ou mais pontos de acesso. Objeto Permite a edição de um objeto selecionado no arquivo inserido com o comando Inserir Objeto. Exibir O menu Exibir contém comandos para o controle da exibição de janelas e barras de ferramentas da planilha. Normal Mostra a exibição normal da planilha. Visualizar de quebra de página Exiba as quebras de página e os intervalos de impressão na planilha. Escolha Exibir Normal para desativar este modo. Barras de ferramentas Abre um submenu para mostrar e ocultar barras de ferramentas. Uma barra de ferramentas contém ícones e opções que permitem acessar rapidamente os comandos do OpenOffice.org. A utilização de algumas dessas barras adicionais facilita determinados trabalhos com o Calc. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 26

27 Barra de fórmulas Mostra ou oculta a barra de fórmulas, utilizada para inserir e editar fórmulas. A barra de fórmulas é a ferramenta mais importante durante o trabalho com planilhas. Barra de status Mostra ou oculta a barra de status na borda inferior da janela. Para alterar as informações exibidas na barra de status, escolha Ferramentas - Personalizar - Barra de status. Status do método de entrada Mostra ou oculta a janela de status do IME (Input Method Engine). Cabeçalhos de colunas e linhas Exibe os cabeçalhos de colunas e linhas ao ser marcada. Realce de valores Realça valores numéricos da planilha, deixando valores numéricos em cor azul, fórmulas em verde... Fontes de dados Lista os bancos de dados registrados para o OpenOffice.org e permite que você gerencie o conteúdo deles. Tela inteira Mostra ou oculta os menus e as barras de ferramentas. Para sair do modo de tela inteira, clique no botão Ativar/Desativar tela inteira. Zoom Reduz ou amplia a exibição de tela do OpenOffice.org. Inserir O menu Inserir contém comandos para a inserção de novos elementos na planilha atual, por exemplo, células, linhas, planilhas e nomes de células. Quebra manual Este comando insere quebras manuais de linhas ou colunas para assegurar que os dados sejam impressos de forma correta. Você pode inserir uma quebra de página horizontal acima ou uma quebra de página vertical à esquerda da célula ativa. Para excluir uma quebra manual, utilize Editar/Excluir Quebra Manual. Células Abre a caixa de diálogo Inserir células, na qual você pode inserir novas células de acordo com as opções especificadas. Para excluir células, escolha Editar - Excluir células. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 27

28 Linhas Insere uma nova linha acima da célula ativa. O número de linhas inseridas corresponderá ao número de linhas selecionadas. As linhas existentes são movidas para baixo. Colunas Insere uma nova coluna à esquerda da célula ativa.o número de colunas inseridas corresponde ao número de colunas selecionadas. As colunas existentes são deslocadas para a direita. Planilha Define as opções a serem usadas para a inserção de uma nova planilha. Você pode criar uma nova planilha ou inserir uma já existente a partir de um arquivo. Na janela que se abre defina: Posição desta nova planilha, se Nova Planilha (quantas, Nome) ou se Planilha Do Arquivo (arquivo a ser inserido). Planilha do arquivo Insere uma planilha a partir de um arquivo de planilha diferente. Esta opção pode ser interessante para inserir planilhas de outros arquivos dentro da atual e também para importar arquivos texto, através da opção Tipo de arquivo = Texto CSV (*.csv;*.txt). 1. Use a caixa de diálogo Abrir arquivo para localizar a planilha. 2. Na caixa de diálogo Inserir Planilha, selecione a Planilha (ou arquivo) que deseja inserir. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 28

29 Vincular a dados externos Insere dados de um arquivo HTML, Calc ou Excel na planilha atual como um link. Os dados devem estar localizados em um intervalo nomeado (Dados/Definir Intervalo). Na janela que se abre, em URL de uma fonte de dados externa digite o URL ou o nome do arquivo que contém os dados que você quer inserir e pressione Enter. Em Tabelas/intervalos disponíveis selecione a tabela ou o intervalo de dados que você deseja inserir. Marcando Atualizar sempre você pode inserir o número de segundos para espera antes que os dados externos sejam recarregados no documento atual. Caractere Especial Insere os caracteres especiais a partir das fontes instaladas. Hyperlink Abre uma caixa de diálogo que permite que você crie e edite hyperlinks. Selecione o tipo de hyperlink a ser inserido. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 29

30 Internet Use a página Internet da caixa de diálogo Hyperlink para editar os hyperlinks com endereços WWW ou FTP. Correio e notícias Na página Correio e notícias da caixa de diálogo Hyperlink, você pode editar hyperlinks para endereços de notícias ou de . Documento Os hyperlinks para qualquer documento ou alvo nos documentos podem ser editados na guia Documento da Caixa de diálogo Hyperlink. Novo documento Use a guia Novo documento da caixa de diálogo Hyperlink para, simultaneamente, configurar um hyperlink para um novo documento e criar o novo documento. Função Abre o Assistente de Funções, que ajuda a criar fórmulas de modo interativo. Antes de iniciar o Assistente, selecione a célula ou o intervalo de células da planilha atual, a fim de determinar a posição na qual a fórmula será inserida. O Assistente de Funções possui duas guias: a guia Funções é usada para criar fórmulas e a guia Estrutura é usada para verificar a construção da fórmula. Categorias e Funções Esta seção descreve as funções do OpenOffice.org Calc. As várias funções estão divididas em categorias lógicas no Assistente de Funções. Banco de dados Essa seção aborda as funções usadas com dados organizados na forma de uma linha de dados de um registro. Data e Hora As funções de planilha a seguir são utilizadas para a inserção e a edição de datas e horas. Financeiro Esta categoria contém as funções financeiras matemáticas do OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 30

31 OpenOffice.org Calc. Informações Esta categoria contém as funções de informação. Lógico Esta categoria contém as funções lógicas. Matemático Esta categoria contém as funções matemáticas do Calc. Matriz Esta categoria contém as funções de matriz. Estatístico Esta categoria contém as funções Estatísticas. Planilha Esta seção contém descrições das funções de Planilha. Texto Essa seção contém descrições das funções de Texto. Suplemento Lista as funções de suplemento disponíveis. A opção Categoria lista todas as categorias às quais as diferentes funções são atribuídas. Selecione a categoria para exibir as funções apropriadas no campo de lista abaixo. Selecione "Tudo" para exibir todas as funções em ordem alfabética, independentemente da categoria. "Última utilização" lista as funções usadas recentemente. Para selecionar um função, clique duas vezes sobre ela. Um clique simples exibe a descrição resumida da função. Em seguida você pode usar o Assistente para preencher o restante das informações na utilização da função escolhida. Lista de Funções Este comando abre a janela Lista de funções à direita da tela, que exibe todas as funções que podem ser inseridas no documento. Nomes Permite que você nomeie as diferentes seções do documento de planilha. Isso permite navegar facilmente pelos documentos de planilha e localizar informações específicas bem como facilitar o trabalho com fórmulas. Veja o exemplo abaixo: Definir Abre uma caixa de diálogo onde você pode especificar um nome para uma área selecionada. Inserir Insere um determinado intervalo de células com nome na posição atual do cursor. Aplicar Permite nomear automaticamente diversos intervalos de células. Rótulos Abre uma caixa de diálogo na qual você pode definir um intervalo de rótulos. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 31

32 Nota Insere uma nota na posição atual do cursor. Para exibir o conteúdo de uma nota apenas posicione o cursor do mouse sobre ela. Um pequeno retângulo vermelho sinaliza a posição de uma nota em um documento. Para abrir a nota para edição, clique duas vezes no retângulo. Figura Selecione a origem da figura que deseja inserir. Podemos inserir figuras a partir de um Arquivo ou digitalizando-a. Normalmente a ação é Inserir/Figura/Do Arquivo... Na janela que se abre basta selecionar o arquivo a ser inserido. Marcando Vínculo a imagem é apenas inserida com um link para o arquivo gráfico selecionado, não inchando demais o arquivo de trabalho. Filme e som Insere um arquivo de vídeo ou de som no documento. Objetos Insere um objeto em seu documento. Para filmes e sons, use Inserir - Filme e som. Gráfico Cria um gráfico no documento atual. Para usar um intervalo de células como a fonte de dados do seu gráfico, selecione as células e, em seguida, escolha este comando. Se você tiver criado um gráfico utilizando dados de um intervalo de células, o OpenOffice.org atualizará automaticamente o gráfico quando você alterar os dados. Para inserir um gráfico dentro da planilha, selecione a área sobre a qual o gráfico será construído e escolha Inserir/Gráfico. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 32

33 Em Seleção/Intervalo aparecerá automaticamente o intervalo de dados sobre o qual o seu gráfico estará sendo construído. Marque Primeira linha como rótulo para usar as entradas na linha superior da seleção como rótulos para o intervalo de dados e Primeira coluna como rótulo para usar as entradas na coluna da extrema esquerda da seleção como rótulos para o intervalo de dados. Clicando em Resultados do gráfico em planilha você pode escolher em qual planilha o gráfico será colocado. Clicando em Próximo >> você estará aceitando as configurações da página atual e passa para a próxima etapa onde você deverá escolher o tipo de gráfico a ser confeccionado. Marque Mostrar elementos do texto na visualização para ter uma idéia mais real do resultado final. Clique em Próximo >>. Nesta tela você pode escolher uma Variante do tipo de gráfico selecionado na opção anterior. Próximo >>. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 33

34 Na quarta e última janela defina o Título do gráfico, se o gráfico terá ou não Legenda, os Títulos dos eixos X e Y (Z caso seja um gráfico em 3D) e clique em Criar. Após criado o gráfico você poderá formatá-lo, inserir e modificar opções... Para tanto, basta dar um clique duplo sobre ele e em seguida abra mão de recursos como botão direito sobre o elemento a ser modificado (ou clique duplo sobre este mesmo elemento) e escolhendo no menu que se abre a opção que deseja alterar. Além disso dê uma olhada também nos menus Formatar e Inserir. * Para modificar o intervalo de seleção do gráfico, clique sobre ele com o botão direito e escolha Modificar intervalo de dados. O gráfico não pode estar sendo editado. Quadro Flutuante Insere um quadro flutuante no documento atual. Os quadros flutuantes são usados em documentos HTML para exibir o conteúdo de outro arquivo. Formatar O menu Formatar contém comandos para a formatação das células selecionadas, dos objetos e do conteúdo das células do documento. Formatação padrão Remove formatação direta da seleção. Células Permite que você especifique diversas opções de formatação e aplique atributos às células selecionadas. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 34

35 Através da guia Números você especifica as opções de formatação para a(s) célula(s) selecionada(s) quanto à Categoria. Selecione uma categoria na lista e, em seguida, selecione um estilo de formatação na caixa Formato. Selecione o modo como deseja que o conteúdo da célula selecionada seja exibido. O código da opção selecionada será exibido na caixa Código de formato. No caso da janela acima, escolheu-se a Categoria Número, no formato Geral. Em Opções podemos ainda definir a quantidade de Casas decimais, quantos Zeros queremos à esquerda do número, se queremos que Números negativos apareçam em vermelho e se o número será apresentado com separador de milhar. OBS.: Conforme Categoria/Formato mudam as Opções disponíveis. Código de formato Exibe o código de formato numérico para o formato selecionado. Também é possível inserir um formato personalizado. Ex.: ( 00 ) Códigos de Formato de Número Os códigos de formato de número podem consistir em até três seções separadas por um ponto-e-vírgula (;). Em um código de formato de número com duas seções, a primeira seção se refere a valores positivos e zero; a segunda seção se refere a valores negativos. Se for um código de formato de número com três seções, a primeira seção se refere a valores positivos; a segunda, a valores negativos, e a terceira, ao valor zero. Você também pode atribuir condições às três seções, de modo que o formato só seja aplicado se uma determinada condição for cumprida. Casas Decimais e Dígitos Significantes Para representar números, utilize zero (0) ou o sinal de número (#) como espaços reservados em seu código de formato de número. O sinal (#) só exibirá dígitos significantes, enquanto o (0) exibirá zeros se houver menos dígitos no número do que no OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 35

36 formato de número. Para representar o número de dígitos a serem incluídos no numerador e denominador de uma fração, utilize pontos de interrogação (?). Frações que não se ajustem ao padrão definido serão exibidas como números de ponto flutuante. Se um número tiver mais dígitos à direita do delimitador decimal do que os espaços reservados no formato, o número será arredondado de forma correspondente. Se um número tiver mais dígitos à esquerda do delimitador decimal do que os espaços reservados no formato, o número todo será exibido. Utilize a lista a seguir como um guia para o uso de espaços reservados ao criar um código de formato de número: Espaços Reservados Explicação # 0 (Zero) Não exibe zeros adicionais. Exibe zeros adicionais se o número tiver menos casas que os zeros do formato. Exemplos Formato de Número Código de Formato 3456,78 como 3456,8 9,9 como 9,900 ####,# #, como 13,0 e 1234,567 como 1234,57 5,75 como 5 3/4 e 6,3 como 6 3/10 #,0# #???/???,5 como 0,5 0,## Separador de Milhar Dependendo da configuração do idioma, você pode usar uma vírgula ou um ponto como o separador de milhar. É possível também usar o separador para reduzir o tamanho do número que é exibido por um múltiplo de Formato de Número Código de Formato como como 16 #.### #. Inclusão de Texto em Códigos de Formato de Número Texto e Números Para incluir texto em um formato de número aplicado a uma célula que contém números, coloque aspas duplas (") antes e depois do texto ou uma barra invertida (\) antes de um único caractere. Por exemplo, insira #,# "metros" para exibir "3,5 metros" ou #,# \m para exibir "3,5 m". Texto e Texto Para incluir texto em um formato de número, insira o no formato. O texto inserido OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 36

37 será formatado de acordo com a seção que contém o Se o formato não tiver nenhum texto, o texto que você inserir não será afetado pelo formato. Espaços Para usar um caractere para definir a largura de um espaço em formato numérico, digite um sublinhado ( _ ) antes do caractere. A largura do espaço variará de acordo com a largura do caractere que você escolher. Por exemplo, o caractere _M criará um espaço maior do que o do caractere _i. Cor Você pode definir a cor de uma seção do formato inserindo o nome da cor em colchetes. CIANO PRETO VERDE AZUL MAGENTA BRANCO VERMELHO AMARELO Condições Você pode definir um formato de número para que ele só seja aplicado após o cumprimento da condição especificada. As condições são colocadas entre colchetes [ ]. Você pode utilizar qualquer combinação de números e os operadores <, <=, >, >=, = e <>. Por exemplo, para aplicar cores diferentes a dados de temperatura diferentes, insira: [<=4][VERDE]#.##0,00;[>7][VERMELHO]#.##0,00;[AZUL]#.##0,00 Todas as temperaturas abaixo de zero serão azuis, as temperaturas entre 0 e 30 C serão pretas e as temperaturas acima de 30ºC serão vermelhas. Formatos de Data Para exibir dias, meses e anos, utilize os seguintes códigos de formato de número: Formato Código de Formato Mês como 3. Mês como 03. M MM Mes como Jan-Dez Mês como Janeiro-Dezembro MMM MMMM Primeira letra do nome do mês Dia como 2 MMMMM D Dia como 02 Dia como Dom-Sáb DD NN ou DDD Dia como Domingo a Sábado Dia seguido de vírgula, como em "Domingo," Ano como NNN ou DDDD NNNN AA OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 37

38 Ano como Semana do ano AAAA SS Formatos de Hora Para exibir horas, minutos e segundos, utilize os códigos de formato de número a seguir. Formato Horas como 0-23 Código de Formato h Horas como Minutos como 0-59 hh m Minutos como Segundos como 0-59 mm s Segundos como ss Na próxima aba, Fonte, basta especificar a formatação e a fonte que você deseja aplicar. Na terceira guia, Efeitos de Fonte especifique os efeitos de fonte que deseja usar, tais como: Sublinhado e cor deste, Tachado, Cor da Fonte, Efeitos Relevo, Sombra... Na guia Alinhamento você define as opções de alinhamento para o conteúdo da célula atual ou para as células selecionadas. Alinhamento do Texto na Horizontal, na Vertical, Orientação do Texto, Quebra automática de texto e Reduzir para caber no tamanho da célula. Em Bordas defina as opções de borda para células, como Disposição de linhas, Estilos de sombra, Estilos de Linhas, Cor de Linha, e Espaçamento do conteúdo até a célula. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 38

39 A aba Plano de fundo define a cor do plano de fundo para as células selecionadas. E por último em Proteção de célula você define as opções de proteção para as células selecionadas. Você pode Proteger a célula contra modificações, pode pedir para Ocultar a fórmula ou ainda para Ocultar durante a impressão. As modificações feitas nesta aba só tem efeito quando você escolher Ferramentas/Proteger Documento e escolher para o Calc proteger a Planilha ativa ou o Documento como uma todo, definindo uma senha de proteção. Linha Define a altura da linha e oculta ou mostra as linhas selecionadas. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 39

40 Altura Altera a altura da linha atual ou das linha selecionadas. Altura Ideal Determina a altura ideal das linhas selecionadas. Ocultar Oculta as linhas, as colunas ou as planilhas individuais selecionadas. Mostrar Escolha este comando para mostrar as linhas ou as colunas ocultas anteriormente. Coluna Define a largura da coluna e oculta ou mostra as colunas selecionadas. Largura Altera a largura da coluna atual ou das colunas selecionadas. Largura Ideal Define a largura ideal das colunas selecionadas. Ocultar Oculta as linhas, as colunas ou as planilhas individuais selecionadas. Mostrar Escolha este comando para mostrar as linhas ou as colunas ocultas anteriormente. Planilha Define o nome da planilha e oculta ou mostra as planilhas selecionadas. Renomear Este comando abre uma caixa de diálogo na qual você pode atribuir um nome diferente para a planilha atual. Ocultar Oculta as linhas, as colunas ou as planilhas individuais selecionadas. Mostrar Exibe as planilhas que anteriormente ficaram ocultas com o comando Ocultar. Se uma planilha estiver oculta, a caixa de diálogo Mostrar planilha será aberta permitindo que você selecione uma planilha para ser exibida novamente. Mesclar células Combina as células selecionadas em uma única célula ou divide as células mescladas. Esta opção só estará habilitada quando mais de uma célula estiver selecionada. Página Abre uma caixa de diálogo na qual você pode definir a aparência de todas as páginas do documento. Organizador Define as opções para o estilo selecionado. Página Permite a definição de layouts de página para documentos com uma e várias páginas, assim como formatos de numeração e de papel. Importante destacar a possibilidade de Alinhamento da OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 40

41 tabela na Horizontal e Vertical. Bordas Defina as opções de borda para células Plano de fundo Define a cor ou a figura do plano de fundo. Cabeçalho Adiciona um cabeçalho ao estilo de página atual. Um cabeçalho é uma área na margem superior da página à qual você pode adicionar texto ou figuras. Rodapé Adiciona um rodapé ao estilo de página atual. Um rodapé é uma área na margem inferior da página à qual você pode adicionar texto ou figuras. Planilha Especifica os elementos a serem incluídos na impressão de todas as planilhas com o estilo de página atual. Além disso, você pode definir a ordem de impressão, o número da primeira página e a escala da página. Intervalos de impressão Gerencia intervalos de impressão. Somente serão incluídas células dentro de intervalos de impressão. Definir Define uma célula ativa ou uma área de células selecionada como o intervalo de impressão. Adicionar Adiciona a seleção atual às áreas de impressão definidas. Remover Remove a área de impressão definida. Editar Abre uma caixa de diálogo na qual é possível especificar o intervalo de impressão. Caractere Muda a fonte e a formatação de fonte dos caracteres selecionados. Parágrafo Modifica o formato do parágrafo atual, por exemplo, alinhamento e recuo. Alterar capitalização Altera o uso de maiúsculas e minúsculas nos caracteres selecionados ou, se o cursor estiver em uma célula, altera o uso de maiúsculas e minúsculas de todos os caracteres nela. Estilos e formatação Use a janela Estilos e formatação para atribuir estilos a seções de objetos e texto. Você pode atualizar estilos, modificando os existentes ou criando novos. A janela encaixada Estilos e formatação pode permanecer aberta durante a edição do documento. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 41

42 Como aplicar um estilo de célula: 1. Selecione a célula ou o intervalo de células. 2. Clique duas vezes no estilo na janela Estilos e formatação Opções da janela Estilos e formatação: Estilos de Célula Exibe a lista de Estilos de célula disponíveis para formatação indireta de células. Estilos de Página Exibe os Estilos de página disponíveis para formatação indireta de página. Modo de Formato de Ativa e desativa o Modo do formato de preenchimento. Use Preenchimento a lata de tinta para atribuir o estilo selecionado na janela Estilos e formatação. Como aplicar um novo estilo com a lata de tinta: 1. Selecione o estilo desejado na janela Estilos e formatação. 2. Clique no ícone Modo de Formato de Preenchimento. 3. Clique em uma célula para formatá-la ou arraste o mouse sobre um intervalo de células determinado para formatar todo o intervalo. Repita essa ação para as outras células e intervalos. 4. Clique no ícone Modo de Formato de Preenchimento novamente para sair deste modo. Novo Estilo a partir da Seleção Cria um novo estilo com base na formatação de um objeto selecionado. Atribui um nome ao estilo na caixa de diálogo Criar estilo. Outra forma de criar um estilo é clicar sobre o estilo Padrão e escolher Novo. Em seguida definir um nome para o estilo a ser criado e ajustar a formatação conforme desejado. Atualizar Estilo Atualiza o estilo selecionado na janela Estilos e formatação com a formatação atual do objeto selecionado. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 42

43 Lista de estilos Exibe a lista de estilos da categoria de estilos selecionada. No menu de contexto (clicando com o botão direito do mouse), você pode escolher comandos para criar um novo estilo, excluir um estilo definido pelo usuário ou alterar o estilo selecionado. AutoFormatar Use este comando para aplicar a AutoFormatação em uma área selecionada da planilha ou para definir suas próprias opções de AutoFormatação. Formatação Condicional Escolha Formatação condicional para definir estilos de formato dependendo de certas condições. Se um estilo já tiver sido atribuído a uma célula, ele permanecerá inalterado. O estilo inserido aqui será então avaliado. Você poderá inserir três condições que consultam o conteúdo dos valores das células ou fórmulas. As condições serão avaliadas de 1 a 3. Se a condição 1 corresponder à condição, o estilo definido será usado. Caso contrário, a condição 2 será avaliada e o seu estilo definido será usado. Se esse estilo não corresponder, a condição 3 será avaliada. OBS.: Antes de aplicar a Formatação Condicional à(s) célula(s) selecionadas o estilo de formatação deve ser criado. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 43

44 Ancorar Define as opções de ancoramento para o objeto selecionado. Alinhamento O Alinhamento pode ser feito em relação a objetos e objetos de texto. Quando for referente a objetos, alinha os objetos selecionados, um em relação ao outro. Quando for referente a objetos de texto, define as opções de alinhamento para a seleção atual. Dispor Altera a ordem de empilhamento do(s) objeto(s) selecionado(s). Inverter Inverte o objeto selecionado, horizontalmente ou verticalmente. Agrupar Agrupa os objetos selecionados de forma que possam ser movidos ou formatados como um único objeto. Figura Define as opções de formatação para a imagem selecionada. Controle Abre uma caixa de diálogo que permite editar as propriedades de um controle selecionado. Formulário Nesta caixa de diálogo, você pode especificar, entre outras coisas, a fonte de dados e os eventos de todo o formulário. Ferramentas O menu Ferramentas contém comandos para verificação ortográfica, rastreamento de referências da planilha, localização de erros e definição de cenários. Você também pode criar e atribuir macros, configurar a aparência e a funcionalidade de barras de ferramentas, menus e teclado, além de definir as opções padrão dos aplicativos do Calc. Verificação ortográfica Verifica se há erros de grafia no documento atual ou na seleção. O OpenOffice.org inclui cabeçalhos, rodapés, entradas de índice e notas de rodapé na verificação ortográfica. A verificação ortográfica tem início na posição atual do cursor e avança até o fim do documento ou da seleção. Você pode então escolher continuar a verificação ortográfica a partir do início do documento. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 44

45 O verificador ortográfico procura palavras com erros de grafia e dá a opção de adicionar uma palavra desconhecida a um dicionário de usuário. Quando a primeira palavra com erro ortográfico é encontrada, a caixa de diálogo Verificação ortográfica é aberta. Idioma Abre um submenu em que você pode escolher comandos específicos do idioma. Detetive (Auditoria) Esse comando ativa o Detetive de planilha. Com o Detetive, você pode rastrear as dependências da célula da fórmula atual nas células da planilha. Uma vez definido um traço, você pode apontar para ele com o cursor do mouse. O cursor assumirá outra forma. Clique duas vezes no traço com o cursor para selecionar a célula referenciada no final do traço. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 45

46 Rastrear precedentes Esta função mostra o relacionamento entre a célula atual que contém a fórmula e as células usadas na fórmula. Remover precedentes Exclui um nível de setas de rastreamento que foram inseridas com o comando Rastrear precedentes. Rastrear dependentes Desenha setas rastreadoras que unem a célula ativa às fórmulas que utilizam os valores da célula ativa. Remover dependentes Exclui um nível de setas rastreadoras criadas com Rastrear dependentes. Remover todos os rastros Remove todas as setas rastreadoras da planilha. Rastrear erro Desenha setas rastreadoras que unem a célula ativa a todas as células precedentes, causando um valor de erro em uma célula selecionada. Marcar dados inválidos Marca todas as células na planilha que contêm valores fora das regras de validação. Atualizar traços Redesenha todos os traços na planilha. Quando os traços são redesenhados, as fórmulas modificadas são levadas em consideração. AutoAtualizar Atualiza automaticamente todos os traços na planilha toda vez que você modifica uma fórmula. Modo de preenchimento Ativa o modo de preenchimento do Detetive. O ponteiro do mouse se transformará em um símbolo especial e, quando você clicar em qualquer célula, será exibido um rastreamento que mostra as suas células precedentes. Para sair desse modo, pressione a tecla Esc ou clique no comando Sair do modo de preenchimento no menu de contexto. AutoCorreção Define as opções para a substituição automática de texto à medida que você digita. AutoCorreção. As configurações de AutoCorreção serão aplicadas quando você pressionar a Barra de Espaços após ter inserido uma palavra. Para ativar ou desativar o recurso AutoCorreção, no OpenOffice.org Calc, escolha Ferramentas - Conteúdo de célula AutoEntrada. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 46

47 Substituir Edita tabela de substituição para corrigir automaticamente ou substituir palavras ou abreviações no documento. Exceções Especifique as abreviações ou combinações de letra que você não quer que o OpenOffice.org corrija automaticamente. Opções Selecione as opções para corrigir erros automaticamente ao digitar e, em seguida, clique em OK. Aspas personalizadas Especifique as opções de AutoCorreção para as aspas no documento. Atingir Meta Abre uma caixa de diálogo na qual você pode resolver uma equação com uma variável. Após uma pesquisa bem-sucedida, uma caixa de diálogo será aberta com os resultados, permitindo que você aplique o resultado e o valor de destino diretamente dentro da célula. Com a ajuda do recurso Atingir Meta, você pode calcular um valor que, por ser parte de uma fórmula, leva ao resultado especificado para a fórmula. Dessa forma, você define a fórmula com diversos valores fixos e um valor variável e o resultado da fórmula. Exemplo do recurso Atingir meta Para calcular os juros anuais (I), crie uma tabela com os valores para o capital (C), o número de anos (n) e a taxa de juros (i). A fórmula é: I = C * n* i Vamos considerar que a taxa de juros i de 7,5% e o número de anos n (1) permanecerá constante. No entanto, você deseja saber quanto capital de investimento C terá que ser modificado para que se obtenha um retorno determinado I. Nesse exemplo, calcule quanto capital C seria necessário se você quisesse um retorno anual de $ Insira cada valor de Capital C (um valor arbitrário como $ ), número de anos n (1) e taxa de juros i (7,5%) em cada uma das células. Insira a fórmula para calcular os juros I em outra célula. Em vez de C, n e i, use a referência à célula com o valor correspondente. 1. Coloque o cursor na célula que contém o juro I e escolha Ferramentas - Atingir meta. A caixa de diálogo Atingir meta é exibida. 2. A célula correta já está inserida no campo Célula de Fórmula. 3. Coloque o cursor no campo Célula variável. Na planilha, clique na célula que contém o valor a ser alterado; nesse exemplo, é a célula com o valor capital C. 4. Insira o resultado esperado da fórmula na caixa de texto Valor de Destino. Neste exemplo, o valor é Clique em OK. 5. Uma caixa de diálogo é exibida informando que o recurso Atingir meta foi bemsucedido. Clique em Sim para inserir o resultado na célula com o valor da variável. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 47

48 Cenários Define um cenário para a área de planilha selecionada. Os cenários do Calc são recursos importantes para a criação de números que são dependentes uns dos outros e para tornar visível o resultado de seus cálculos. Os cenários permitem criar uma lista de valores a serem selecionados para uma dada célula ou grupo de células. O conteúdo dessas células se altera quando você seleciona itens diferentes na lista. Você verá o novo resultado ao modificar requisitos básicos específicos na tabela. Também é possível atribuir um nome ao cenário que foi criado dessa maneira e compará-lo com outros cenários. Criação de Cenários Para criar um cenário, selecione todas as células que fornecem os dados para o cenário. No exemplo aqui, você pode criar um cenário adicional chamado "Taxa Elevada do Dólar": 1. Selecione as células que já estão realçadas pelo quadro do cenário existente. Você também pode selecionar múltiplas células distribuídas ao longo da tabela. Para selecionar múltiplas células, mantenha pressionada a tecla Ctrl ao clicar em cada célula. No exemplo, entretanto, selecione o intervalo F18:F Escolha Ferramentas - Cenários. A caixa de diálogo Criar Cenário aparece. 3. Insira "Taxa Elevada do Dólar" como o nome do cenário e deixe os outros campos inalterados com seus valores padrão. Feche a caixa de diálogo com OK. O novo cenário será automaticamente ativado. 4. Substitua os valores nos quadros pelos valores que você deseja aplicar ao novo cenário. Nesse caso, modifique a taxa do dólar e todos os outros valores que possam ser afetados por ela (por exemplo, crescimento econômico e preços de venda). Os efeitos dos valores operacionais são, então, exibidos. Para saber quais valores no cenário afetam outros valores, escolha Ferramentas Detetive - Rastrear os Dependentes. Você verá setas para as células que são diretamente dependentes da célula atual. Proteger documento O comando Proteger documento impede que sejam feitas alterações nas células das planilhas ou nas planilhas de um documento. Você também tem a opção de definir uma senha. Se resolver fazer isso, a remoção da proteção só será possível se o usuário digitar a senha correta. Conteúdo de célula Abre um submenu com comandos para calcular tabelas e ativar a AutoEntrada. Galeria Abre a Galeria, onde você poderá selecionar figuras e sons para inserir em seu documento. Media Player Abre a janela do Media Player, em que você pode visualizar arquivos de filme e som e inseri-los no documento atual. Macros Permite gravar, organizar e editar macros. Uma macro é uma seqüência de comandos OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 48

49 (cliques de mouse ou toques de teclado) que são gravados em um Módulo Basic e podem ser executados, sempre que necessário. A grande vantagem de gravarmos uma seqüência de comandos é que poderemos utilizá-la sempre que necessário. Para isso basta executar a macro na qual foi gravada a seqüência de comandos. As Macros são uma excelente opção para automatizar tarefas repetitivas. Com o uso de Macros temos um ganho de produtividade considerável, ao evitar que tenhamos que executar manualmente, os diversos passos de uma tarefa, passos estes que podem ser automatizados através do uso de uma macro. Gravação de uma macro Abra o documento para o qual você deseja gravar uma macro. Escolha Ferramentas Macros - Gravar macro. Você verá a pequena caixa de diálogo Gravação com um único botão: o botão Parar gravação. Execute as ações que você deseja gravar no documento. Observe que todas as ações do teclado e mouse serão gravadas. Clique em Parar gravação. É exibida a caixa de diálogo Macro, na qual você pode salvar e executar a macro. Para salvar a macro, primeiro escolha o objeto no qual você deseja salvar a macro na caixa de listagem Salvar macro em. Para salvar a macro em uma nova biblioteca ou em um novo módulo, clique no botão OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 49

50 Novo biblioteca ou Novo módulo e insira o nome da biblioteca ou do módulo. Insira o nome da nova macro na caixa de texto Nome da macro. Clique em Salvar. OpenOffice.org Basic Os comandos das macros são armazenados dentro de objetos conhecidos como módulos. Estes módulos são gravados, abertos e fechados da mesma forma que um documento de uma pasta de trabalho comum. O Editor do OpenOffice.org Basic é utilizado para exibir os módulos e alterar as macros. Ele possui o seu próprio conjunto de menus, ferramentas e janelas para gerenciar as macros. Veja a figura abaixo (Para acessar: Ferramentas/Macros/Organizar Macros/OpenOffice.org Basic e clique em Editar). As macros no OpenOffice usam a linguagem de programação OpenOffice.org Basic (OooBasic). O OpenOffice.org Basic é uma linguagem de programação orientada a objetos, ou seja, cada elemento é um objeto que contém propriedades que podem ser manipuladas. Com alguma prática, você poderá escrever procedimentos em OpenOffice.org Basic que economizam tempo, melhoram o desempenho dos programas e asseguram a consistência das operações. Como o nome sugere, esta linguagem é muito parecida com o Basic, o que facilita o seu aprendizado, principalmente para quem se acostumou a programar em Basic ou VBA (Visual Basic for Applications) na plataforma Windows. Desenvolvendo macros com o OOoBasic podemos integrar aplicações desenvolvidas com o Writer, Calc, Impress e o banco de dados do OpenOffice. O OpenOffice 2.0 possui um ambiente IDE para desenvolvimento de aplicações com OOoBasic. Gerenciador de pacotes O Gerenciador de pacotes adiciona, remove, desativa, ativa e exporta extensões (pacotes) do OpenOffice.org. Configurações do filtro XML Abre a caixa de diálogo Configurações do filtro XML, onde você pode criar, editar, excluir e testar filtros para importar e exportar arquivos XML. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 50

51 Personalizar Personaliza menus, teclas de atalho, barras de ferramentas e atribuições de macros do OpenOffice.org para eventos. Você pode personalizar teclas de atalho e atribuições de macro para o aplicativo atual ou para todos os aplicativos do OpenOffice.org. Você também pode salvar e carregar as configurações personalizadas dos menus, das teclas de atalho e das barras de ferramentas. Menu Personaliza e salva os layouts de menu atuais ou cria novos menus. Você não pode personalizar menus de contexto. Teclado Atribui ou edita as teclas de atalho para os comandos do OpenOffice.org ou para as macros do OpenOffice.org Basic. Barras de ferramentas Permite a personalização das barras de ferramentas do OpenOffice.org. Eventos Atribui macros a eventos de programa. A macro atribuída é executada automaticamente toda vez que ocorre o evento selecionado. Opções Este comando abre uma caixa de diálogo para configuração personalizada do programa. Todas as suas configurações serão salvas automaticamente. Para abrir uma entrada, clique duas vezes nela ou clique no sinal de mais. Para comprimi-la, clique no sinal de menos ou clique duas vezes nela. Você verá somente as entradas que se aplicam ao documento atual. Se ele for um documento de texto, você verá a entrada do OpenOffice.org Writer, e assim por diante para todos os módulos do OpenOffice.org. Dados Utilize os comandos do menu Dados para editar os dados da planilha atual. Você pode definir intervalos, classificar e filtrar os dados, calcular resultados, esquematizar dados e OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 51

52 abrir o Assistente de Dados. Definir Intervalo Define um intervalo de banco de dados com base nas células selecionadas na planilha. Em Nome, insira um nome para o intervalo de banco de dados que deseja definir ou selecione um nome existente na lista. Intervalo exibe o intervalo de células selecionado. Selecionar Intervalo Seleciona um intervalo de banco de dados definido em Dados - Definir intervalo. Classificar Classifica as linhas selecionadas de acordo com as condições especificadas. Em Classificar por selecione a coluna que você deseja utilizar como a chave primária de classificação. Em seguida defina se a ordem de classificação será Crescente (Classifica a OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 52

53 seleção do menor ao maior valor, ou seja, de A a Z ou de 0 a 9) ou Decrescente. Você estabelecer até três critérios de classificação, usando em seguida a opção E, em seguida, por. Através da aba Opções, você tem algumas opções de classificação adicionais, tais como: Distinção entre maiúsculas e minúsculas, O intervalo contém rótulos de colunas, Copiar resultados da ordenação para, etc. Filtro Contém comandos de filtro. As seguintes opções de filtro estão disponíveis: AutoFiltro Filtra automaticamente o intervalo de células selecionado e cria caixas de listagem de uma linha nas quais você pode escolher os itens que serão exibidos. Filtro padrão Permite definir as opções de filtragem. Filtro avançado Define um filtro que pode combinar até oito critérios de filtragem diferentes. Remover filtro Remove o filtro do intervalo de células selecionado. Ocultar AutoFiltro Oculta os botões de AutoFiltro no intervalo de células selecionado. A opção mais comum de filtragem é a utilização do AutoFiltro. Veja na tela abaixo que o Calc abre pequenas setas azuladas, onde basta você clicar e selecionar o item a ser filtrado. Subtotais Calcula os subtotais para as colunas selecionadas. O OpenOffice.org usa a função SOMA para calcular automaticamente o subtotal e os valores totais gerais em um intervalo rotulado. Também é possível utilizar outras funções para efetuar o cálculo. O OpenOffice.org reconhece automaticamente uma área do banco de dados definida quando o cursor do mouse é colocado sobre ela. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 53

54 Por exemplo, você pode gerar um resumo de vendas para um determinado código postal baseado em dados de um banco de dados de um cliente. Em 1º, 2º, 3º grupo especifique as configurações para até três grupos de subtotais. Cada guia tem o mesmo layout. Em Opções defina as configurações para cálculo e apresentação de subtotais. Validade Define quais dados são válidos para uma célula ou um intervalo de células selecionado. Você também pode inserir uma caixa de listagem a partir da barra de ferramentas Controles e vinculá-la a uma célula. Dessa maneira, você pode especificar os valores válidos na página Dados da janela de propriedades da caixa de listagem. Em Critérios você deve especificar as regras de validação para a(s) célula(s) selecionada(s). Em Ajuda de entrada insira a mensagem a ser exibida quando a célula ou OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 54

55 o intervalo de células for selecionado na planilha. Em alerta de erro defina a mensagem de erro exibida quando dados inválidos forem inseridos em uma célula. Operações Múltiplas Aplica a mesma fórmula a células diferentes, mas com diferentes valores de parâmetro. Exemplo: Você fabrica brinquedos que são vendidos por R$10 cada. Cada brinquedo custa R$2 para ser fabricado e ainda existem custos fixos de R$ por ano. Qual será o seu lucro em um ano se você vender um número específico de brinquedos? Considere a tabela a seguir: A B C D E 1 Preço de venda 10 2 Custos diretos 2 Vendas anuais 500 Lucro anual Custos fixos 4 Quantidade Lucro = B4*(B1 - B2) - B F: Cálculo com Uma Fórmula e Uma Variável 1. Para calcular o lucro, primeiro insira qualquer número como a quantidade (itens vendidos) - neste exemplo O lucro é encontrado na fórmula Lucro=Quantidade* (Preço de venda - Custos diretos) - Custos fixos. Insira essa fórmula em B5. 2. Na coluna D, insira determinadas vendas anuais, uma embaixo da outra; por exemplo, em etapas de 500, de 500 a Selecione o intervalo D2:E11 e, assim, os intervalos na coluna D e as células vazias ao longo da coluna E. 4. Escolha Dados - Operações Múltiplas. 5. Com o cursor no campo Fórmulas, clique na célula B5. 6. Posicione o cursor no campo Coluna e clique na célula B4. Isso significa que: B4, a quantidade, é a variável na fórmula que é substituída pelos valores de coluna selecionados. 7. Feche a caixa de diálogo com OK. Você verá o lucro na coluna E. Consolidar Combina dados de um ou mais intervalos de células independentes e calcula um novo intervalo usando a função especificada. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 55

56 Função Seleciona a função que você deseja usar para consolidar os dados. Intervalos de consolidação Exibe os intervalos de células que você deseja consolidar. Intervalo dos dados Especifica o intervalo de célula que você deseja consolidar com os de origem intervalos de célula listados na caixa Intervalos de consolidação. Selecione um intervalo de células em uma planilha, e clique em Adicionar. Também é possível selecionar o nome de uma célula predefinida na lista Intervalo da fonte de dados. Durante a consolidação, o conteúdo das células de diversas planilhas serão combinados em um local. 1. Abra o documento que contém os intervalos de células a serem consolidados. 2. Escolha Dados - Consolidar para abrir a caixa de diálogo Consolidar. 3. Na caixa Área de dados de origem, selecione um intervalo de células de origem para consolidar com outras áreas. Se o intervalo não estiver nomeado, clique no campo próximo à Área de Dados de Origem. Um cursor de texto intermitente aparece. Digite um referência para o primeiro intervalo de dados de origem ou selecione o intervalo com o mouse. 4. Clique em Adicionar para inserir o intervalo selecionado no campo Áreas de consolidação. 5. Selecione intervalos adicionais e clique em Adicionar após cada seleção. 6. Especifique onde você deseja exibir o resultado selecionando um intervalo de destino na caixa Copiar resultados para. Se o intervalo de origem não estiver nomeado, clique no campo de texto próximo a Copiar resultados para e insira a referência do intervalo de origem. Uma outra opção é selecionar o intervalo utilizando o mouse ou posicionar o cursor na célula superior esquerda do intervalo de origem. 7. Selecione uma função na caixa Função. A função especifica como os valores do intervalo de consolidação estão vinculados. A função "Soma" é a configuração padrão. 8. Clique em OK para consolidar os intervalos. Esquema (Estrutura de Tópicos) Você pode criar uma estrutura de tópicos para os dados e agrupar linhas e colunas de modo a poder recolher e expandir os grupos com um único clique do mouse. Para iniciar OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 56

57 a utilização deste recurso (também chamada de Estrutura de Tópicos) clique em Dados/Esquema/Agrupar. Assistente de Dados (Tabela Dinâmica) Uma tabela do Assistente de Dados fornece um resumo de grandes quantidades de dados, usando um formato e métodos de cálculos escolhidos por você. Ela é chamada de Tabela Dinâmica porque você pode girar os cabeçalhos de linhas e colunas de dados para obter diferentes visões dos dados. É uma tabela interativa que resume uma grande quantidade de dados rapidamente, ou os combina de tabelas diferentes. É possível girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados exibindo páginas diferentes ou exibir os detalhes das áreas de interesse. Essa é uma ferramenta muito poderosa, e de fácil utilização, para análise de dados e tomada de decisão. Para criar uma tabela dinâmica, você deve seguir o roteiro abaixo: 1. Ative a planilha Fórmulas. 2. Clique em uma célula que contenha dados. 3. Clique no menu Dados, aponte na opção Tabela Dinâmica e clique em Iniciar. 4. Clique no botão OK. 5. Arraste os botões Vendedor e Produto para a área Linha. 6. Arraste o botão Valor Total para a área Dados. 7. Clique no botão Mais >>. 8. No campo ''Resultados em'', selecione a opção nova planilha. Veja a figura abaixo: OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 57

58 9. Clique no botão OK. Veja na figura abaixo a tabela dinâmica: Atualizar Intervalo Atualiza um intervalo de dados inserido a partir de um banco de dados externo. Os dados da planilha são atualizados para que correspondam aos dados do banco de dados externo. Janela Utilize o menu Janela para abrir, dividir e dispor janelas. Nova janela Abre uma nova janela que exibe os conteúdos da janela atual. Você pode agora ver diferentes partes do mesmo documento ao mesmo tempo. Fechar Janela Fecha a janela atual. Escolha Janela - Fechar ou pressione Ctrl+F4. Na visualização de página dos programas OpenOffice.org Writer e Calc, você pode fechar a janela atual por meio de um clique no botão Fechar visualização. Dividir Divide a janela atual no canto superior esquerdo da célula ativa. Congelar Divide a planilha no canto superior esquerdo da célula ativa. A área localizada na parte superior esquerda não será mais rolável. Lista de documentos Lista os documentos abertos no momento atual. Selecione o nome de um documento ma lista para alternar para esse documento. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 58

59 Ajuda O menu da Ajuda permite iniciar e controlar o sistema de Ajuda de OpenOffice.org. Ajuda do OpenOffice.org Abre a página principal da Ajuda do OpenOffice.org do aplicativo atual. Você pode percorrer as páginas da Ajuda e procurar por termos do índice ou por outro texto. O que é isto Ativa as dicas de ajuda adicionais sobre o ponteiro do mouse até o próximo clique. Suporte Mostra informações de como obter suporte. Registro Conecta ao site do OpenOffice.org na Web, onde você pode registrar sua cópia OpenOffice.org. Sobre Exibe informações gerais do programa, como o número da versão e os direitos autorais. Fórmulas e Funções Uma fórmula é uma equação que efetua cálculos em uma célula. Você pode criar uma fórmula que efetue operações matemáticas (soma, subtrações ou outras) ou que compare valores. Por exemplo, a fórmula (A1+B1)*2 soma o conteúdo de duas células e multiplica o resultado por dois. Para criar fórmulas deve-se ter em mente o que se deseja calcular e saber onde se localizam as informações que serão utilizadas para o cálculo. As seguintes etapas serão necessárias para criar uma fórmula: 1. Vá até a célula onde deseja criar a fórmula; 2. Digite um sinal de igualdade (=). Embora você possa iniciar uma fórmula com outros operadores matemáticos, será mais fácil se você sempre começá-la com um sinal de igualdade. 3. Clique sobre a célula que contém o valor. O endereço dela será adicionado à fórmula. Se desejar, você pode digitar um número ou uma referência diretamente; 4. Digite um operador matemático; 5. Repita os passos 3 e 4 até que sua fórmula esteja completa e então pressione a tecla ENTER. A fórmula aparecerá na barra de fórmula e o resultado na célula ativa. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 59

60 Considere o exemplo a seguir: uma planilha onde se tem a quantidade em estoque e o valor unitário do custo do produto (caneta, no caso) e se deseja saber o valor total do estoque. A fórmula é simples: multiplique quantidade (15 - célula B2) pelo valor unitário (0,50 célula B3). Assim o resultado (7,50 célula B4) corresponderá a fórmula: =B2*B3. - Você já deve ter percebido que as fórmulas não aparecem na planilha, mas somente o seu resultado. Por isso, é importante conhecer a barra de fórmulas. Localizada na parte superior do OpenOffice.org Calc, pode ser utilizada para visualizar as fórmulas. Quando você estiver criando ou alterando uma fórmula, o formato da barra de fórmulas será alterado, permitindo que se confirme ou cancele a fórmula com o uso do mouse. A estrutura ou ordem dos elementos em uma fórmula determina o resultado final do cálculo. A fórmulas seguem uma sintaxe específica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados (os operandos), que são separados pelos operadores de cálculo. Cada operando pode ser um valor que não se altera (um valor constante), uma referência de célula ou intervalo, um rótulo, um nome ou uma função. Operadores no Calc Você pode usar os operadores a seguir no Calc: Operadores Matemáticos Esses operadores retornam resultados numéricos. Operador Nome Exemplo + (Mais) - (Menos) Adição Subtração (Menos) * (asterisco) Negação Multiplicação -5 2*2 / (Barra) % (Porcentagem) Divisão Porcentagem 9/3 15% ^ (Acento Circunflexo) Exponenciação 3^2 Operadores comparativos Esses operadores retornam Verdadeiro ou Falso. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 60

61 Operador = (sinal de igual) Nome Igual Exemplo A1=B1 > (Maior que) < (Menor que) Maior que Menor que A1>B1 A1<B1 >= (Maior ou igual a) Maior ou igual a <= (Menor ou igual a) Menor ou igual a A1>=B1 A1<=B1 <> (Desigualdade) A1<>B1 Desigualdade Operadores de texto O operador combina seções de texto com o texto por inteiro. Operador Nome Exemplo & (E) links de texto e Do & "mingo" é "Domingo" Uma grande vantagem de se trabalhar com fórmulas é o fato de seu resultado ser recalculado automaticamente quando algum valor pertencente a fórmula for alterado. Isto permite a criação de cenários, ou seja, cria-se uma planilha e verifica-se os efeitos de uma alteração (por exemplo, a taxa de juros ou o prazo em um financiamento). Funções Uma função é uma equação pré-definida, ou seja, uma fórmula pronta. As informações com que se vai trabalhar na função são chamadas argumentos. Em geral, a função realiza um cálculo com os argumentos e retorna um ou mais resultados. Você usa funções digitando-as em fórmulas na planilha. Se uma função aparecer no início de uma fórmula, inclua um sinal de igual antes dela, como em qualquer fórmula. Pode-se usar uma função em uma planilha para poupar tempo na digitação de fórmulas complexas. Por exemplo, a função SOMA calcula a soma dos números de um intervalo da planilha. Na Ilustração 1, todos os valores compreendidos entre as células C3 e C7 serão somados. Caso fosse montada a fórmula manualmente, sem o uso de função, o resultado seria a seguinte equação: =C3 + C4 + C5 + C6 + C7. Isto evidencia o quanto o uso de funções simplifica a criação de fórmulas. Os valores em que uma função efetua operações são chamados de argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados. Os parênteses definem onde os OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 61

62 argumentos começam e terminam. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos, constantes ou até mesmo outras fórmulas. Na figura acima, a função é SOMA, o argumento é C3:C7 (leia-se de C3 até C7) e o resultado é 15 (a soma dos valores). Existem diversas funções disponíveis no OpenOffice.org Calc, dividas em categorias. Categoria Contém funções... Banco de dados Orientadas a listas de valores Data e Hora Utilizadas para efetuar cálculos com datas e horas Financeiro Utilizadas para efetuar cálculos matemáticos para operações financeiras Informações Que trazem informações sobre células Lógico Lógicas (verdadeiro, falso,...), por exemplo para comparação de valores Matemático Matemáticas e trigonométricas (soma, logarítmo, seno,...) Matriz Para trabalhar com matrizes Estatístico Para efetuar cálculos estatísticos (média, mediana, desvio padrão,...) Planilha De procura e referência Texto Para manipular strings de texto Suplemento Permite utilizar funções adicionais (add-in). Pode-se inserir funções digitando-as diretamente na célula ou, mais facilmente, utilizando o Assistente. Ele apresenta caixas de diálogo que guiam o usuário através dos passos necessários para a criação da função, explicando cada um dos argumentos necessários. O Assistente pode ser iniciado através do menu Inserir, opção Função ou clicando no botão disponível na barra de fórmulas. OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 62

63 O Assistente também fornece a estrutura das fórmulas que utilizamos em um determinado documento, para visualizar a estrutura de uma determinada fórmula, clique na guia de Estrutura e podemos visualizar a tela abaixo: Para os usuário que estão familiarizados com as funções do Excel da Microsft, as funções no Oocalc são muito semelhantes e fáceis de serem utilizadas (Veja anexo ao final). Referências (Coordenadas) Absolutas e Relativas Dependendo da tarefa que desejar efetuar no Calc, você poderá usar referências de células relativas, que são referências a células relativas à posição da fórmula, ou referências absolutas, que são referências de célula que sempre se referem a células em um local específico. Se um cifrão precede uma letra e/ou número, como $A$1, a referência de coluna e/ou linha é absoluta. Referências relativas ajustam-se automaticamente quando você as copia e referências absolutas, não. A diferença entre referências relativas e absolutas Referências relativas: Ao criar uma fórmula, as referências a células ou intervalos geralmente se baseiam em sua posição relativa à célula que contém a fórmula. No exemplo a seguir, a célula B6 contém a fórmula: =A5 O Calc localiza o valor uma célula acima e uma célula à esquerda da célula B6. Este procedimento é chamado de referência relativa. Quando você copia uma fórmula que usa referências relativas, o Calc ajusta automaticamente as referências na fórmula colada para fazer referência a células diferentes relativas à posição da fórmula. Referências absolutas: Se você não desejar que o Calc ajuste as referências quando você copiar uma fórmula para uma célula diferente, use uma referência absoluta. Por exemplo, se a fórmula multiplicar a célula A5 pela célula C1 (=A5*C1) e você copiar a fórmula para outra célula, o Calc ajustará ambas as referências. Você pode criar uma referência OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 63

64 absoluta para a célula C1, colocando um cifrão ($) antes das partes da referência que não são alteradas. Para criar uma referência absoluta para a célula C1, por exemplo, adicione sinais de cifrão à fórmula da seguinte forma: =A5*$C$1 O pode converter a referência atual, na qual o cursor está posicionado na linha de entrada, de relativa para absoluta e vice versa pressionando Shift +F4. Se você começar com um endereço relativo, como A1, na primeira vez que pressionar essa combinação de teclas, a linha e a coluna serão definidas como referências absolutas ($A$1). Na segunda vez, somente a linha (A$1) e na terceira vez somente a coluna ($A1). Se você pressionar a combinação de teclas novamente, as referências de coluna e de linha são trocadas para relativas novamente (A1) Quando Utilizar Referências Relativas e Absolutas O que distingue uma referência relativa? Digamos que você queira calcular na célula E1 a soma das células no intervalo A1:B2. A fórmula a ser inserida em E1 seria: =SOMA(A1:B2). Se mais tarde você decidir inserir uma nova coluna na frente da coluna A, os elementos a serem adicionados estariam em B1:C2 e a fórmula estaria em F1, e não em E1. Após inserir a nova coluna, você teria que verificar e corrigir todas as fórmulas na planilha e, possivelmente, nas outras planilhas. Felizmente, o Calc faz esse trabalho para você. Após a inserção de uma nova coluna A, a fórmula =SOMA(A1:B2) será automaticamente atualizada para =SOMA(B1:C2). Os números de linha também serão automaticamente ajustados quando uma nova linha 1 for inserida. As referências absolutas e relativas serão sempre ajustadas no Calc toda vez que a área referenciada for movida. Tenha cuidado se você estiver copiando uma fórmula, pois nesse caso somente as referências relativas serão ajustadas, as referências absolutas não serão. Referências absolutas são utilizadas quando um cálculo se refere a uma célula específica na planilha. Se uma fórmula que refere-se exatamente a essa célula for copiada para uma célula abaixo da célula original, a referência também será movida para baixo se você não definir as coordenadas da célula como absolutas. As referências também poderão ser alteradas quando uma fórmula existente, que se refere a células específicas, for copiada para outra área na planilha, exceto quando novas linhas e colunas forem inseridas. Imagine que você inseriu a fórmula =SOMA(A1:A9) na linha 10. Para calcular a soma referente à coluna adjacente à direita, copie essa fórmula para a célula à direita. A cópia da fórmula na coluna B será automaticamente ajustada para =SOMA(B1:B9). OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 64

65 Conclusão De nada valerá ter freqüentado as aulas se você não colocar em prática o que aprendeu aqui. Somente a prática consolida conhecimentos. Aprendendo de fato sobre esta nova ferramenta de trabalho você estará ajudando a sua empresa, ajudando conseqüentemente ao nosso país e o mais importante de tudo: a você mesmo. Desejamos a você que curso tenha sido mais um passo no sucesso pessoal e profissional. Equipe CTTI OpenOffice.org Calc 2.0 Avançado 65