Ajustes em tempos de crise. Por onde começar?

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1 Ajustes em tempos de crise. Por onde começar?

2 Upwards 2 Em nossas atividades práticas, notamos que as pequenas e médias empresas apresentam desafios enormes, tanto quanto as grandes corporações, em fazer as revisões e mudanças necessárias para adaptação aos novos cenários. Possuem dificuldades de iniciar a sua reestruturação, identificar o ponto de partida e os passos seguintes. Com o objetivo de contribuir e facilitar esse complexo processo de ajustes e mudanças, elaboramos a seguir 5 passos que ajudarão a alta administração a conduzir o processo de revisão e ajustes requeridos, e que podem representar a continuidade sustentável e a longevidade da organização. 2 4 Estancar o deficit Realizar um diagnóstico integrado Revisar as dimensões de gestão Implementar as melhorias Aumentar a governança 1 3 5

3 Upwards 3 1 Estancar o deficit A) Redução de custos É comum as empresas iniciarem os ajustes pela parte mais visível do problema a falta de Caixa para honrar os compromissos. Entretanto, esta é apenas a consequência de desalinhamentos de atividades de gestão versus execução de estratégias ou ausência de formulação de estratégias, tornando crítica a continuidade dos negócios. Como medida imediata, é necessário estabelecer um programa de redução de custos e focar o equilíbrio financeiro. Redução de desperdícios nas diversas áreas e renegociações de preços / benchmark são exemplos de ações a serem tomadas de imediato. A otimização de custos requerida abrange intervenções na estrutura organizacional, processos, tecnologia e sistemas de informações, pessoas e infraestrutura.

4 Upwards 4 1 Estancar o deficit B) Planejamento financeiro Em seguida, é preciso elaborar um consistente planejamento financeiro e acompanhar a sua execução (previsto X realizado) para reduzir as turbulências do deficit de caixa, principalmente nos atuais momentos de crise. Entretanto, é necessário entender profundamente e remediar ou eliminar as causas do deficit de caixa por meio da utilização de instrumentos de gestão que forneçam bases consistentes de dados e geração de informações, para a adequada condução do processo decisório. Balancete contábil mensal, fluxo de caixa diário, fluxo de caixa estimado e orçamento anual são exemplos de ferramentas requeridas para a busca do equilíbrio financeiro. Cabe aos administradores, dirigentes, controladores e, na impossibilidade deles, aos consultores estabelecer os parâmetros e desenvolver essas análises de forma integrada, no menor tempo possível, diagnosticar os desvios e definir os passos que devem ser observados para a correção dos rumos.

5 Upwards 5 2 Realizar um diagnóstico integrado Diagóstico empresarial A pressão diária no caixa da entidade e sua geração negativa é uma das principais consequências do desbalanceamento na gestão de recursos. Como identificar e solucionar esse desbalanceamento? É necessário revisar as principais dimensões da organização e da governança, mapear o estado atual, a origem das causas da baixa performance e geração negativa de caixa e desenvolver as soluções de melhoria considerando o estágio atual da organização e o contexto econômico. Nessa fase, o caminho correto é realizar um diagnóstico integrado abrangendo o ambiente externo e interno da empresa e concluir sobre os aspectos que necessitam de intervenções e ajustes imediatos, bem como em curto e médio prazos.

6 Upwards 6 3 Revisar as dimensões de gestão A) Otimização de processos de negócio O início da revisão das dimensões de gestão deve se dar pela análise dos processos de negócios e o quanto estão atendendo satisfatoriamente aos clientes, bem como a gestão da empresa. É comum encontrar certas atividades sendo executadas de forma descoordenada e manual, usando substancialmente planilhas, o que torna os processos de negócio morosos, ineficientes e expostos a erros, fraudes e altos custos. Os processos críticos de gestão abrangem: produção e distribuição, vendas e recebimentos, compras e pagamentos, custos, fiscais e contabilidade, entre outros. Estes são processos propulsores de crescimento e pilares de sustentabilidade de uma organização, não sendo tolerável ineficiências e exposição a riscos e fraudes, colocando em risco a continuidade dos negócios.

7 Upwards 7 3 Revisar as dimensões de gestão B) Gestão com ERP Durante a revisão dos processos, comumente são identificados os itens que geram ineficiências e limitam o crescimento sustentável da organização e somente podem ser identificados, mapeados e remediados ou substituídos por meio de revisões periódicas. Entre as deficiências identificadas, as mais críticas abrangem: ausência de indicadores de performance, falta de controles-chave (limites de alçadas, revisões e aprovações, conciliações tempestivas, manual de políticas e procedimentos), inadequada segregação de funções, excesso de atividades executadas manualmente e salvaguarda de documentação, entre outras. Para integrar todos esses itens e atividades em uma única plataforma que seja utilizada em todo seu potencial, é imprescindível a adoção de um sistema de gestão ERP, que irá propiciar a agilidade e eficiência requeridas e permitir aos gestores tomar decisões ágeis e com segurança. C) Controles internos Tanto nas PMEs quanto nas grandes empresas, a estrutura de controles internos se mantém continuamente em evolução, de acordo com o estágio de desenvolvimento da organização. Essa evolução precisa ser monitorada frequentemente e os controles aperfeiçoados. As melhorias ocorrem quando as revisões periódicas e avaliações são feitas e os diagnósticos são atualizados, indicando o novo cenário e as necessidades de ajustes. Controle de origem e mensuração, revisões, aprovações, direitos e obrigações, adequada segregação de funções e tempestividade são características de conformidade requerida. Com o enorme volume de transações ocorrendo diariamente, a estrutura da organização precisa estar pronta para transformar as disrupções do microambiente de negócios em oportunidades de crescimento.

8 Upwards 8 3 Revisar as dimensões de gestão D) Alinhamento organizacional Com o avanço da tecnologia e consequentes profundas mudanças e disrupções mercadológicas, as estruturas internas de gerenciamento e certas funções tornam-se ineficientes e obsoletas. Readequar as lideranças organizacionais visando à implementação de estratégias e maximização das sinergias é um passo indispensável no processo de reestruturação das empresas, a fim de gerenciar as diretrizes, estabelecer planos de ação e atingir metas e resultados sustentáveis. A estrutura organizacional deve ser revisada periodicamente de forma a acompanhar o ritmo das demandas dos negócios, adaptar-se com prontidão aos novos cenários, perseguir as inovações e conquistas de vantagens competitivas.

9 Upwards 9 4 Implementar as melhorias A) Melhores práticas O passo inicial para a implementação de melhorias é adotar as melhores práticas de gestão como motor para geração de elevados níveis de performance. O ponto de partida está no adequado planejamento estratégico, seguido do nível de execução da estratégia desenhada, estilo de cultura dos administradores, alinhamento das dimensões de estrutura de gestores, estrutura de TI e RH, processos de negócio, infraestrutura e indicadores de desempenho. A distinção entre as empresas que entram em declínio ou ascensão está diretamente atrelada ao nível implementado de melhores práticas em gestão empresarial.

10 Upwards 10 4 Implementar as melhorias B) Níveis de produtividade No contexto de revisão das diversas dimensões, a organização precisa assegurar a manutenção do ambiente ideal para desenvolver eficazmente as suas atividades, desenvolver o talento potencial dos seus colaboradores e obter elevados índices de retenção. Isso será possível quando a organização gerenciar adequadamente a sua estrutura de capital humano como um pilar estratégico, responsável por viabilizar o avanço sustentável dos negócios, bem como pela sua longevidade. Melhorar processos de trabalho é o passo determinante para obter ganhos de produtividade e vantagens competitivas, porém um conjunto integrado de iniciativas se faz necessário para a obtenção de resultados expressivos. C) Implementação da estratégia Com o andamento avançado da revisão das dimensões e de posse de informações detalhadas sobre os aperfeiçoamentos requeridos, é hora de organizar o plano de ação, revisar e estabelecer os objetivos e metas a serem alcançados em curto, médio e longo prazos e por fim implementar as iniciativas de melhorias identificadas. Uma transformação eficiente requer soluções sincronizadas e patrocinadas pela alta gestão, multiplicadas junto aos diversos níveis gerenciais e operacionais. O gerenciamento das mudanças precede a formação de times de trabalho com os expertises adequados, foco nos objetivos e metas desenhados e comprometimento com os prazos estabelecidos.

11 Upwards 11 4 Implementar as melhorias D) Indicadores de desempenho Com a volumosa quantidade de dados processados a cada instante no mundo dos negócios, fica impossível, na maioria dos casos, gerenciar a conformidade e o alcance de metas de uma companhia sem o uso de Indicadores de Desempenho. Só é possível gerenciar aquilo que podemos medir. Os indicadores implantados só serão efetivos mediante a adoção das 3 ações concretas: (1ª) Analisar os resultados, (2ª) Identificar os pontos críticos e (3ª) Agir na correção dos pontos críticos. O foco deve ser sempre: Controlar + Medir + Aperfeiçoar.

12 Upwards 12 5 Aumentar a governança A) Sucessão familiar e profissionalização da gestão Conciliar os interesses individuais com o coletivo é o desafio que se apresenta nos processos de profissionalização da gestão e de sucessão familiar. A profissionalização da gestão é um processo pelo qual empresas de gestão familiar passam a adotar práticas administrativas mais racionais e criar a percepção do mercado para o modelo de governança que garantirá a continuidade dos negócios. É o passo inicial para um projeto de sucessão familiar e se mostra uma alternativa oportuna para a empresa que deseja realizar a sucessão de forma harmoniosa e promover a adequada profissionalização da gestão. Possuímos metodologia e técnica para conduzir esse processo de maneira imparcial, com o objetivo de garantir a continuidade do negócio, tanto para a atual como para as futuras gerações.

13 Upwards 13 5 Aumentar a governança B) Governança corporativa Como consequência das revisões periódicas, ajustes e melhorias implementadas, desenvolve-se a organização com estrutura de gestão e processos ágeis, capital humano motivado e de alta performance, que presta contas com qualidade e comunica eficazmente os seus resultados no tempo requerido. A entidade torna-se uma organização competitiva, sustentável e preparada para uma longa vida. Uma boa governança é necessária para garantir o alcance do sucesso e é precedida de informações estruturadas, verdadeiras, disponíveis no prazo e homologadas por auditorias periódicas. O direcionamento e o apoio vêm da alta direção, que dissemina a cultura de compliance.

14 Upwards 14 Resultados esperados Esses 5 passos ajudarão a alta administração a conduzir o processo de revisão e ajustes requeridos em seus negócios, de forma a promover a continuidade sustentável e a longevidade da organização. Os resultados decorrentes desses ajustes culminam em melhorias e impactos positivos em: Reposicionamento estratégico Gestão e processo decisório Crescimento de mercado Ampliação de receitas Redução de despesas Estruturação organizacional Otimização de processos Formação e integração de equipes Qualidade de atendimento Informatização e controles Sistema de informações executivas Performance operacional Profissionalização da gestão Governança corporativa Conheça um pouco mais da Upwards no site