GUIA DE CONTABILIDADE ARTSOFT

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1 GUIA DE CONTABILIDADE ARTSOFT

2 SUMÁRIO >> Parte 1: Regime Tributário... 4 >> Parte 2: Nota Fiscal Eletrônica... 9 >> Parte 3: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica - NFC-e >> Parte 4: SPED Fiscal >> Parte 5: Sped Contábil >> Parte 6: Sped PIS/Cofins >> Sobre a ArtSoft

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4 PARTE 1: REGIME TRIBUTÁRIO PARTE 1: REGIME TRIBUTÁRIO Todo cidadão precisa pagar seus impostos e tributações em dia, e com as empresas a situação não poderia ser diferente. Para pessoas jurídicas entretanto, existem diferentes regimes tributários, e fica a cargo do empresário escolher o mais adequado ao seu negócio uma escolha muito importante! Existem 3 sistemas vigentes atualmente e cada um se aplica melhor a cada tipo específico de empresa. Um problema é que legislação não permite a mudança de sistema no mesmo exercício. Logo, escolher uma opção equivocada só poderá ser corrigida no próximo ano, implicando em uma carga maior durante todo este intervalo. Para ajudá-lo nesta decisão, caro leitor, apresentamos os três sistemas e como como cada um deles funciona. Acompanhe: 4

5 PARTE 1: REGIME TRIBUTÁRIO Simples Nacional : É o sistema mais popular, por lei voltado ao micro e pequeno empresário, sendo assim muito comum no varejo. O imposto é ideal para o perfil pois tem como base de cobrança a receita bruta. Assim, as alíquotas tendem a ser mais suaves, ficando a administração geral dos impostos, de fato, mais simples - como o nome diz. É preciso, obviamente, ter a empresa enquadrada nas leis básicas - a própria Lei do Simples Nacional, que são os requisitos burocráticos básicos como: registro de atividade da empresa, quadro de sócios e faturamento anual. Recomenda-se, porém, que se a empresa tiver poucos ou nenhum funcionário, comparar o Simples com o Lucro Presumido, para ver qual sai mais vantajoso. Vejamos: Lucro Presumido: Esse sistema se aplica a todas as empresas que não estiverem obrigadas à apuração do lucro real. Especialmente àquelas sem volume considerável de despesas dedutíveis. 5

6 PARTE 1: REGIME TRIBUTÁRIO Ele pode ser bem vantajoso para empresas cujo lucro seja superior a 32% do faturamento bruto. Isso porque, geralmente, o valor do imposto é calculado sobre o faturamento bruto, e não o lucro isso é, a base presumida. Somente após obtido o valor do lucro é que são calculados os taxas e as contribuições federais. É um sistema, então, mais recomendado para empresas no perfil de folha salarial e margem de lucro baixa. Importante ficar de olho: a base de cálculo pode variar de acordo com a atividade exercida pela empresa. Pesquise com atenção! Lucro real: Esse regime é geralmente adotado por empresas de maior porte, pois possuem maior volume de despesas e livros contábeis mais sofisticados. A apuração é um pouco mais complexa. Aqui é levado em conta o lucro líquido de cada período de apuração de acordo com as leis comerciais, sendo assim recomendável para empresas com lucro inferior a 32% da receita bruta. A escrituração contábil deve ser rigorosa, pois somente as despesas comprovadas são consideradas para dedução ou apuração. 6

7 PARTE 1: REGIME TRIBUTÁRIO Analisando Como visto, é importante se fazer uma análise cuidadosa antes de escolher uma opção. Procure entender bem o mercado na qual sua empresa se encontra para que se acerte na escolha. Na dúvida, consulte sempre um contador. A opinião do especialista pode encontrar nuances e prever problemas que não são tão aparentes para quem tem menos experiência na área. 7

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9 PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA Em um mundo cada vez mais informatizado, é natural que o governo invista em ferramentas mais modernas para organizar as transações comerciais e aumentar sua eficiência na fiscalização. A Nota Fiscal eletrônica (NF-e), instituída em 2005 e adotada por todos os estados brasileiros, é um documento fiscal eletrônico que dispensa a versão anterior, em papel, para documentar as operações com mercadorias ou prestação de serviço entre empresas. Para assegurar a validade jurídica do documento, é obrigatório o uso da assinatura digital pelo emissor, garantindo a autoria e integridade da nota. Na segunda parte do nosso Guia de Contabilidade, explicamos tudo sobre ela. Veja só: 9

10 PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA Objetivos e benefícios da NF-e Segundo o governo, os principais objetivos para a instituição da NF-e são reduzir custos, simplificar as obrigações acessórias e permitir o acompanhamento, pelo Fisco, das operações comerciais em tempo real. A implantação do procedimento também beneficia o comerciante ao reduzir o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira, diminuir os erros de escrituração e estimular o uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B). Outras vantagens são a redução no consumo de papel, diminuindo impactos ecológicos, e a repressão à sonegação e aumento da arrecadação. Documento substituído pela NF-e O único documento substituído pela NF-e é a nota fiscal modelo 1/1A, utilizada para acobertar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas, seja em casos de entrada de produtos, operações de importação, exportação, interestaduais, ou ainda operações de simples remessa. Assim, continuam sendo exigidos, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) e o Cupom Fiscal. 10

11 PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA Empresas obrigadas a emitir a NF-e A obrigatoriedade de emissão da NF-e independe do porte da empresa e foi sendo ampliada aos poucos, de acordo com a atividade desempenhada pelo contribuinte. Os demais contribuintes, mesmo não obrigados, podem adotar a NF-e e obter seus benefícios em relação a logística e redução de custos. Para uma lista completa dos setores com obrigatoriedade de emissão de NF-e, consulte os dispositivos legais no Ministério da Fazenda, nos links a seguir: Protocolo ICMS 10/07 ; Protocolo ICMS 42/09 ; Além da obrigatoriedade por setor, descrita nos documentos acima, o Protocolo ICMS 42/09 dispõe que, independentemente da atividade econômica, estão obrigados a emitir NF-e também empresas que realizem as seguintes operações: 1. Destinadas à Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; 11

12 PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA 2. Com destinatário localizado em unidade da Federação diferente daquela do emitente; 3. De comércio exterior. O que muda na prática com a adoção da NF-e Os destinatários do documento devem exigir a Nota Fiscal eletrônica e sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo por meio de consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( Quem emite e quem recebe uma NF-e deve conservá-la para apresentação ao fisco quando solicitado, na forma do documento XML. Todas as notas de entrada e de saíde precisam ser guardadas desta maneira por 5 anos, sob pena de aplicação de multas pesadas. Atenção: a nota em papel não tem valor para a fiscalização! A apresentação do documento XML é indispensável. Por isto, recomenda-se a utilização de serviços de backup. Hoje em dia, backups em nuvem são bastante acessíveis e garante a preservação de documentos importantes, mesmo em evento de falha ou extravio dos computadores da empresa. 12

13 PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA A ArtSoft possui uma solução para Gerenciamento de Documentos Fiscais Eletrônicos. Garanta a segurança e integridade dos seus arquivos XML e fiquei da preocupação com armazenamento e multas. Clique aqui para saber mais! Como providenciar o cadastramento para emissão de NF-e em cada estado As empresas obrigadas ou que espontaneamente optarem por adotar a NF-e devem providenciar seu credenciamento junto à Secretaria de Fazenda do estado no qual se situam. O credenciamento vale apenas para um estado, de modo que a empresa deve solicitá-lo em todos os estados nos quais possui estabelecimentos. É essencial providenciar certificação digital do tipo A1 ou A3, que contenha o CNPJ do contribuinte, emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto ao ICP-BR. Também é importante adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o Emissor de NF-e desenvolvido pela SEFAZ/SP, para os casos de empresa de médio e de pequeno porte. Em Minas Gerais, por exemplo, contribuinte deverá credenciar-se mediante a utilização do Módulo de NF-e do Sistema de Administração da Receita da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais (SIARE). Para obter informações a respeito dos procedimento específicos para os demais estados, acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( 13

14 PARTE 2: NOTA FISCAL ELETRÔNICA O que é DANFE Ainda que o documento fiscal seja totalmente eletrônio, o modelo de NF-e exige a impressão em apenas uma via de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Tal arquivo físico é uma representação gráfica simplificada da NF-e e deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes de sua circulação. O DANFE tem a função de acompanhar o trânsito do produto e facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet por meio da chave de acesso. 14

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16 PARTE 3: NOTA FISCAL DE CONSUMIDOR ELETRÔNICA - NFC-E PARTE 3: NOTA FISCAL DE CONSUMIDOR ELETRÔNICA - NFC-E Consumidores e lojistas estão vivendo uma grande revolução com a popularização do uso dos documentos digitais. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já é bem conhecida pelas empresas, mas a grande novidade é que o benefício começou a se aplicar às vendas ao consumidor final. Estamos falando da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a NFC-e. Ela promete trazer redução de custos e burocracia, comodidade para os compradores e mais agilidade na troca de informações entre as empresas e a autoridade fiscal. Quer saber mais? Explicamos hoje tudo sobre este novo documento! 16

17 PARTE 3: NOTA FISCAL DE CONSUMIDOR ELETRÔNICA - NFC-E O que é a NFC-e? A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é um documento digital, ou seja, só existe no meio eletrônico, que tem por objetivo registrar as operações de compra e venda. Possui o mesmo valor daquele cupom fiscal já conhecido de todos, mas com a diferença que não precisa ser impressa. A NFC-e substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor modelo 2, e o Cupom Fiscal emitido por ECF. Funcionamento é simples e integrado Uma característica interessante da NFC-e é que ela automatiza a burocracia que existe por trás das transações comerciais, tornando-a invisível ao consumidor e, em boa parte das vezes, para o operador de caixa também. O código de barras do produto é lido por um scanner e usado pelo sistema da loja para criar um arquivo digital, imediatamente transmitido via Internet para a Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ), que responde autorizando a venda. A Sefaz por sua vez vai transmitir a informação à Receita Federal. Note que tudo agora se interliga via Web, criando a dúvida: E se a conexão falhar? Simples: o vencedor pode fazer a emissão em contingência e tem até 24h pra fazer o envio à Sefaz. 17

18 PARTE 3: NOTA FISCAL DE CONSUMIDOR ELETRÔNICA - NFC-E Agilidade e impacto ambiental Além do ganho em agilidade na transmissão de informações (que já traz, em si, redução de custos) imagine a quantidade de papel economizado! Apesar de vir acompanhada do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), a NFC-e pode ser impressa em papel comum e em apenas uma via, muito mais em conta. No armazenamento também há ganhos consideráveis. Afinal, guardar arquivos digitais no computador custa muito menos do que em papel, além de ser muito mais seguro. Do lado dos consumidores também há benefícios, pois poderão consultar de forma bem mais simples e rápida a validade da nota fiscal recebida. Isto pode ser feito inclusive no mesmo momento da compra, através de um tablet ou smartphone. Legislação obriga uso da NFC-e, mas há um prazo de adaptação A NFC-e será obrigatória em todo o Brasil, mas isso fica a cargo dos Estados. É tarefa da SEFAZ do seu Estado, portanto, implementar os prazos e condições para adesão. O objetivo é que até 2018 todo o comércio varejista do País já esteja trabalhando dessa forma. 18

19 PARTE 3: NOTA FISCAL DE CONSUMIDOR ELETRÔNICA - NFC-E Para quem é comerciante, o melhor é se antecipar e já começar com as adaptações, ou seja, mudar o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) pelo Sistema Autenticador e Transmissor de NFC-e (SAT). Desta forma, seu negócio já pode desfrutar das vantagens do sistema o mais rapidamente possível. Vale lembrar que com a agilidade da NFC-e, é possível atender melhor ao consumidor. Fica mais fácil abrir e fechar caixas segundo a demanda na loja, além de concluir a venda mais rápido e com menor custo operacional. 19

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21 PARTE 4: SPED FISCAL PARTE 4: SPED FISCAL Com o objetivo de simplificar o envio e armazenamento de informações de interesse do Fisco, além de facilitar a fiscalização, o governo federal instituiu, em janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital SPED. Em 2009, grande parte das empresas optantes pela tributação pelo lucro real deu início a utilização do sistema e, já em 2014, ele passou a ser aplicado também nas empresas tributadas pelo lucro presumido. O sistema teve início com as seguintes bases: EFD Escrituração Fiscal Digital (ou SPED Fiscal), ECD Escrituração Contábil Digital, NF-e Nota Fiscal Eletrônica e CT-e - Conhecimento de Transporte Eletrônico. No post de hoje vamos entender melhor o que é e como funciona o SPED Fiscal. Acompanhe conosco! 21

22 PARTE 4: SPED FISCAL O que é o SPED Fiscal As principais escriturações de documentos fiscais e de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte devem ser assinadas digitalmente e transmitidas, via internet, ao ambiente SPED. Desta forma, o Fisco pode controlar de forma mais precisa todos os atos fiscais praticados pelos contribuintes, melhorando a fiscalização e aumentando a arrecadação. Como funciona e quais informações devem ser apresentadas no SPED Fiscal Por meio de sua própria base de dados, o contribuinte deve gerar um arquivo digital dentro do layout estabelecido em ato expedido pela Comissão Técnica Permanente (COTEPE) do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ). O documento deve conter as principais informações fiscais de interesse do Fisco referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI e deve ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo SPED. Por meio do SPED Fiscal, os seguintes livros devem passar a ser escriturados digitalmente: Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do IPI, Registro de Apuração do ICMS, CIAP (a partir de 01/01/2011) e Registro de Controle de Produção e Estoque (a partir de 01/01/2016). 22

23 PARTE 4: SPED FISCAL Quem está obrigado a entregar o SPED Fiscal A partir de 1º de janeiro de 2014, todos os contribuintes situados no âmbito da unidade federativa e que sejam não optantes pelo Simples Nacional estão obrigados a realizar a entrega do SPED Fiscal. A obrigatoriedade se estende a todas as filiais e, em caso de fusão, incorporação ou cisão, a imposição se estende à empresa incorporadora, cindida ou resultante da cisão ou fusão. Os contribuintes optantes pelo Simples Nacional devem ficar atentos, pois a dispensa do SPED Fiscal somente poderá ser autorizada mediante solicitação formal à Administração Fazendária da circunscrição. Prazo de entrega do SPED Fiscal As informações fiscais devem ser entregues com base no layout estipulado pelo governo e no ambiente do SPED mensalmente, com transmissão do arquivo até o dia 25 do mês subsequente ao período de apuração. Penalidades pela não entrega do SPED Fiscal O contribuinte que deixar de entregar ou transmitir arquivos eletrônicos referentes à emissão de documentos fiscais e à escrituração de livros fiscais em desacordo com a legislação tributária poderá ser multado em (cinco mil) por infração no âmbito estadual e R$ 500,00 (quinhentos reais) mês-calendário ou fração em relação ao Fisco Federal. 23

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25 PARTE 5: SPED CONTÁBIL PARTE 5: SPED CONTÁBIL O Sped Contábil, Sistema Público de Escrituração Digital, integra parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal e é um avanço e tanto para a informatização entre o fisco e os contribuintes. Vamos conferir mais informações de utilidade sobre o Sped Contábil e como esse sistema funciona na prática? O que é Sped Contábil A Escrituração Contábil Digital faz parte do projeto Sped, e tem como principal função substituir a escrituração em papel pela transmissão através de um arquivo, o que representa a obrigatoriedade de transmitir em versão digital livros como o Balancetes Diários, por exemplo, entre várias outras publicações da área. 25

26 PARTE 5: SPED CONTÁBIL Como funciona o Sped Contábil A partir do sistema de contabilidade, saiba que a companhia lança um arquivo digital, sendo que o mesmo pode ser tratado por sinônimos como Escrituração Contábil em forma eletrônica. O usuário terá que realizar o download do Receitanet e do PVA e instalá-los em sua máquina ligada à web. Através do PVA do Sped Contábil, você terá que efetuar os passos a seguir: 1. Validar o arquivo com a escrituração; 2. Assinar digitalmente o livro na responsabilidade da pessoa que possui tal poder, conforme os registros da Junta Comercial e pelo contabilista; 3. Gerar e assinar o pedido para a devida autenticação relacionado à Junta Comercial de sua jurisdição; 4. Efetuar a transmissão para o Sped; 5. Ao finalizar a transmissão será fornecido um recibo; 6. Imprima-o, já que o documento possui informações relevantes e você poderá usá-lo depois. 26

27 PARTE 5: SPED CONTÁBIL Objetivos do Sped O Sped tem como objetivo uniformizar e racionalizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com uma transmissão única de diferentes instituições fiscalizadoras; tornar a identificação de ilícitos tributários mais céleres, com melhor controle dos processos e agilidade no acesso aos dados, além de uma fiscalização mais efetiva; e a promoção da integração dos fiscos, com a padronização e o compartilhamento de documentos. Quem é obrigado a gerar o Sped? São obrigadas a adotar o Sped as pessoas jurídicas que estão sujeitas à tributação do Imposto de Renda baseado no lucro real, quem foi tributado com base no lucro presumido, além de indivíduos isentos e imunes. Lembrando que para outros tipos de sociedades empresariais a ECD é opcional. Benefícios do Sped Contábil O Sped oferece diversos benefícios como diminuição de despesas com a dispensa de emissão e armazenamento de informações em papel, redução de despesas administrativas, melhoria na qualidade dos dados, combate à sonegação, entre outras. 27

28 PARTE 5: SPED CONTÁBIL O Sped ainda contribui na redução de práticas fraudulentas e agiliza todo o processo que está sujeito ao controle da administração de tributos, como regimes especiais. O Sped Contábil só traz benefícios aos usuários e muita praticidade para sua rotina de trabalho, sem contar que ainda contribui para o nosso meio ambiente com a redução significativa do uso de papel. 28

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30 PARTE 6: SPED PIS/COFINS PARTE 6: SPED PIS/COFINS O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) você provavelmente já sabe o que é. Ele existe desde 2007 quando o Governo Federal implementou um processo de modernização no pagamento de tributos e tudo que era em papel passou para o meio digital. Trata-se, portanto, de um grande avanço tecnológico para integrar informações de todas as esferas de poder. Só que hoje vamos falar do Sped específico para o recolhimento do PIS/Cofins. O que é? Quem é obrigado a gerar? Quais os prazos e informações contidas no arquivo? Se quiser saber as respostas dessas perguntas confira o texto abaixo! 30

31 PARTE 6: SPED PIS/COFINS Modernização das obrigações contábeis: o que é? Com o novo sistema de transmissão de informações contábeis e fiscais pela internet os contribuintes podem cumprir com mais facilidade as obrigações acessórias. Tudo é feito de maneira integrada e automática, distribuindo as informações para diversas esferas públicas e aos órgãos fiscalizadores correspondentes, seja federal, estadual ou municipal. Então, é claro que o recolhimento do PIS/Cofins não ficou de fora dessa mudança. O Sped instituiu o EFD- Contribuições o arquivo digital que deve ser usado por pessoas jurídicas na escrituração da contribuição do PIS e do Cofins. Isso vale para os regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas obtidas, incluindo custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não-cumulatividade. Quem deve adotar o Sped PIS/Cofins e os prazos? São obrigadas a adotar o sistema todas as empresas sujeitas ao recolhimento de contribuições sociais, incidentes sobre faturamento e receita em regimes cumulativos e/ou não cumulativo. Os prazos para adoção foram definidos pela Instrução Normativa RFB nº 1.252/2012 e, segundo o site da Receita Federal, são os seguintes: 31

32 PARTE 6: SPED PIS/COFINS I. Referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2012, as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; II. Referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Presumido ou Arbitrado; III. Referentes aos fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2013, as pessoas jurídicas referidas nos 6º, 8º e 9º do art. 3º da Lei nº 9.718, de 27 de novembro de 1998, e na Lei nº 7.102, de 20 de junho de 1983; Atenção, pois também ficam obrigadas as pessoas jurídicas imunes ou isentas do IRPJ a partir do mês em que a soma dos valores mensais da Contribuição para o PIS/Pasep e do Cofins ultrapassem R$ Elas ficarão sujeitas a essa obrigação no mês seguinte. Não se esqueça de que o arquivo digital vai conter informações relativas às operações incididas em cada período de apuração mensal. Deve ser transmitido até o 5º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de referência da escrituração digital. Esse arquivo digital deve passar pela validação do programa fornecido pelo Sped por meio de download no site da Receita. Ele vai verificar a veracidade das informações prestadas. Quem ainda tiver dúvidas pode consultar o guia prático PIS/Cofins disponibilizado no site da Receita Federal. 32

33 SOBRE A ARTSOFT No mercado há quase 30 anos, a Artsoft Sistemas ajuda mais de empresas, como a sua, a crescer de modo contínuo e seguro e a garantir que você tenha tempo para se dedicar ao que faz de melhor: gerir sua empresa. Conheça nossas soluções!

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