Manual Setorial Gerência de Tecnologias de Gestão (GT) Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

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1 Manual Setorial Gerência de (GT) Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

2 Este Manual setorial faz parte do Programa de da Qualidade da Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV. Sua reprodução ou distribuição para os fins aos quais se destina é da responsabilidade da Coordenação da Incubadora. Revisão nº fone: (31) Site: s: 2

3 SUMÁRIO Introdução... 4 Organograma... 4 Descrição da função... 4 Competências exigidas para a função: Processos Relacionados ao setor: Processos Chaves Processos de Apoio Processo de Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Documentos Associados: Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora Fluxograma: Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processos de Apoio Processos de Elaboração de Projetos da Incubadora Processo de Realização de Cursos ANEXO I: Documentos SGQ

4 Introdução Organograma A orienta e supervisiona o trabalho dos Assessores de e dos Estagiários e Bolsistas e é subordinada pela Coordenação, de acordo com o organograma abaixo. Descrição da função: A é responsável pela Implantação e manutenção dos Sistema de da Qualidade, que inclui a Certificação ISO 9001:2000, programas de 5S(organização, ordem e limpeza de espaço de trabalho, reformulação do manual do programa 5S) e a de processos (mapeamento, fluxogramas, procedimentos operacionais, manual da qualidade e manuais setoriais). Além disso, essa Gerência presta consultorias às empresas incubadas e pré-incubadas, elaborando EVTECIAS e planos de Negócios e analisando demandas anuais em aspectos de assessoria e capacitação empresarial. Competências exigidas para a função: 4

5 1. Processos Relacionados ao setor: 1.1. Processos Chaves Processo de Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora 1.2. Processos de Apoio Processos de Elaboração de Projetos da Incubadora Processo de Realização de Cursos 5

6 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE ASSESSORIA EM PROJETOS PARA A CAPTAÇÃO DE RECURSOS Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV 6

7 2. Processo de Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos a. Objetivo: Assessorar os empreendedores que participam dos Programas de Préincubação ou Incubação na elaboração de projetos para a captação de recursos de editais de fomento. b. Condições para a execução: existir editais de fomento em andamento e empresas interessadas em enviar projetos. c. Periodicidade: Não possui periodicidade definida, sendo executado sempre que houver interesse das empresas em enviar projeto para algum edital de fomento. d. Dependência: este processo não depende de nenhum outro. e. Entradas do processo: Abertura de editais de fomento para empresas de base tecnológica. f. Relacionamento: Este processo se relaciona com os Processos de Pré-Incubação e Incubação, uma vez que os empreendedores que recebem as assessorias participam dos Programas de Pré-incubação ou Incubação oferecidos pela IEBT. g. Resultado do Processo: A divulgação do resultado do edital de fomento, que pode ser favorável à concessão dos recursos ao empreendedor ou não. h. Saídas do processo: Relatório de Acompanhamento dos Editais (TG.R.A.E.) i. Documentos associados: Fluxograma - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos (TG.F.A.P.) Procedimento - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos (TG.P.A.P.) 7

8 2.1. Documentos Associados: Relatório de Acompanhamento dos Editais (TG.R.A.E.) PROCESSO: Assessoria em Projetos para Captação de Recursos (TG.P.A.P.) Órgão de Fomento: Edital: Data de abertura Data de encerramento: Empresa(s) participante (s): Aprovação: Sim Não Data: Recursos captados: Órgão de Fomento: Edital: Data de abertura Data de encerramento: Empresa(s) participante (s): Aprovação: Sim Não Data: Recursos captados: Órgão de Fomento: Edital: Data de abertura Data de encerramento: Empresa(s) participante (s): Aprovação: Sim Não Data: Recursos captados: 8

9 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE CONSULTORIA E ASSESSORIA EMPRESARIAL Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV 9

10 3. Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial a. Objetivo: Oferecer consultoria/assessoria gerencial ou técnica aos empreendedores da Pré-incubação e às empresas incubadas. As consultorias podem ser oferecidas pelos próprios colaboradores da Incubadora, quando pertencerem à sua área de atuação, ou externa, onde serão buscados os recursos necessários para a contratação e realização das mesmas. b. Condições para a execução: existência de demanda por parte das empresas incubadas ou pré-incubadas. c. Periodicidade: Não possui periodicidade definida, sendo executado sempre que houver necessidade dos empreendedores ou empresas. d. Dependência: este processo não depende de nenhum outro. e. Entradas do processo: Solicitação de consultoria ou assessoria realizada pelos empreendedores dos programas de Pré-incubação ou Incubação. f. Relacionamento: Este processo se relaciona com os Processos de Pré-Incubação e Incubação, uma vez que as empresas que recebem consultoria são participantes de um dos dois programas: Incubação ou Pré-Incubação. g. Resultado do Processo: Realização da consultoria/assessoria e avaliação da eficácia dos serviços oferecidos pela Incubadora. h. Saídas do processo: Avaliação de Consultoria (TG.A.CO.) Relatório de Conclusão de Consultoria (TG.R.C.A.) Consultoria e Relatório de Conclusão de Consultoria (TG.R.C.C.). i. Documentos associados: Fluxograma - Consultoria e Assessoria (TG.F.C.A.) Procedimento - Consultoria e Assessoria (TG.P.C.A.) 10

11 3.1. Fluxograma 11

12 3.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO T G. P. C. A. TÍTULO REVISÃO RESPONSÁVEL Revisão 0 Tecnologia de PERIODICIDADE Consultoria e Assessoria Empresarial OBJETIVO Prestar consultorias e assessorias às empresas incubadas ABRANGÊNCIA Empresas Incubadas. MATERIAIS NECESSÁRIOS Fluxograma - Consultoria e Assessoria Empresarial (TG.F.C.A.); Avaliação de Consultoria (TG.A.CO.); Relatório de Conclusão de Consultoria (TG.R.C.A.) ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 2 Receber pedidos de consultoria das empresas; Buscar recursos e orçamentos dos serviços; 3 Consultoria viável? 4 Consultoria viável? 5 Contratar consultoria; Elaborar cronograma de consultoria; Acompanhar a realização do serviço; Encaminhar Avaliação de Consultoria para as empresas; Avaliação de Consultoria (TG.A.C.); Relatório de Conclusão de Consultoria (TG.R.C.C.); 11 TG.R.C.C ok? 12 Encaminhar cópia TG.R.C.C. à empresa; Receber pessoalmente ou via os pedidos de consultoria empresarial das empresas (pré-incubadas ou incubadas). Deve-se buscar consultores da UFV ou externos que sejam aptos a prestar a consultoria solicitada pela empresa. Deve-se realizar o orçamentos dos serviços e apresentá-los à Coordenação da Incubadora. Se sim, seguir para o item 4. Se não, voltar ao item 2. Se sim, seguir para o item 5. Se não, voltar ao item 2. Entrar em contato com o prestador do serviço e negociar os valores e prazo para pagamento e realização da consultoria. Elaborar o cronograma de atividades a serem executadas durante a realização da consultoria. Verificar, a partir do cronograma elaborado, se os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos e avaliar a conformidade (ou não) do serviço em relação ao solicitado pela empresa. Solucionar possíveis problemas entre empresa e consultor durante o período de prestação do serviço. Após o fim da consultoria, encaminhar na forma impressa a Avaliação de Consultoria (TG.A.C.) ao responsável pela empresa. Informar no corpo do a data limite para preenchimento da TG.A.C.. Preencher a TG.A.C. e enviar por à Tecnologias de, até a data limite. Elaborar o TG.R.C.C a partir das informações do serviço prestado e do TG.A.C e encaminhar à Coordenação. Se sim, seguir para o item 12. Se não, voltar ao item 10. Encaminhar uma cópia impressa do TG.R.C.C ao responsável pela empresa. 13 Arquivar TG.R.C.C Arquivar TG.R.C.C na pasta Assessoria Empresarial. Coordenação Empresas Gerência Administrativa Consultor Empresas Coordenação 12

13 3.3. Documentos Associados Avaliação de Consultorias (TG. A.CO.) Processo: Consultoria e Assessoria Empresarial (TG.P.C.A.) Data: Empresa: Consultoria: Consultor: Duração: 1. A consultoria foi adequada e condizente com os objetivos da empresa? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 2. A consultoria apoiou o desenvolvimento e consolidação da empresa? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 3. A duração do desenvolvimento da consultoria foi adequada? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 4. O consultor trabalhou em busca de resultados? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 5. O consultor transmitiu novos conhecimentos para a empresa? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 6. O consultor permaneceu motivado e disposto a desenvolver suas atividades? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 7. A empresa disponibilizou tempo suficiente para o bom desenvolvimento da consultoria? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 8. A empresa transmitiu as informações necessárias para o desenvolvimento da consultoria? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 9. Na sua visão, a Incubadora ofereceu orientação adequada para que o consultor desenvolvesse o trabalho? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 10. Os resultados entregues foram de acordo com as expectativas da empresa? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 11. O material entregue será útil para a consolidação da empresa? Sim Não Justificativa e/ou Sugestões: 12. Há interesse de consultoria em outras áreas? Sim Não Qual (is): 13

14 Relatório de Conclusão de Consultoria (TG. R.C.A.) Processo: Consultoria e Assessoria Empresarial (TG.P.C.A.) Empresa: Consultoria: Consultor: Duração: Data: 1)Diagnóstico da empresa antes da consultoria: 2)Atividades desenvolvidas durante a consultoria: 3)Diagnóstico da empresa após a consultoria (benefícios apresentados) : 4)Avaliação da consultoria, em relação a: -Atendimento dos requisitos da empresa - Cumprimento dos prazos determinados -Qualidade do trabalho final 14

15 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE CURSOS DA INCUBADORA Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV 15

16 4. Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora a. Objetivo: Planejar e promover cursos de capacitação direcionados aos empreendedores, estudantes e pesquisadores da UFV, colaboradores da Incubadora e demais interessados da comunidade viçosense e da região. b. Condições para a execução: executado no início do ano, no planejamento das atividades da Incubadora. c. Periodicidade: Anual d. Dependência: este processo não depende de nenhum outro. e. Entradas do processo: Lista de cursos oferecidos pela Incubadora em anos anteriores e demanda levantada informalmente junto aos empreendedores. f. Relacionamento: O Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora se relaciona com os Processos de Incubação e Pré-Incubação, uma vez que os cursos oferecidos visam capacitar os empreendedores que atuam em projetos ou empresas na Incubadora. Além disso, é entrada para o Processo de Realização de Cursos. g. Resultado do Processo: O cronograma do Programa de Capacitação Empresarial h. Saídas do processo: Proposta de Cursos (TG.P.D.C.) i. Documentos associados: Fluxograma - Planejamento de Cursos da Incubadora (TG.F.P.C.) Procedimento - Planejamento de Cursos da Incubadora (TG.F.P.C.) 16

17 4.1. Fluxograma: 17

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19 4.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO T G P. P. C. TÍTULO REVISÃO RESPONSÁVEL Revisão 0 Tecnologia de PERIODICIDADE Planejamento de Cursos da Incubadora OBJETIVO Planejar e organizar os cursos de capacitação oferecidos pela Incubadora. ABRANGÊNCIA Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV. MATERIAIS NECESSÁRIOS Fluxograma - Planejamento de Cursos da Incubadora (TG.FL.P.C.); Proposta de Cursos (TG.FO.F.C.) ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 2 Olhar junto às empresas a demanda para cursos; Proposta de Cursos (TG.FO.P.C.); 3 TG.FO.P.C. ok? Através de s ou conversas informais, identificar juntos às empresa suas demandas com relação a cursos de capacitação empresarial, que podem ser oferecidos pela Incubadora. As informações passadas pelas empresas devem ser analisadas e estruturadas. Elaborar o TG.FO.P.C. com em propostas de temas e /ou facilitadores. Apresentar TG.FO.P.C. à Coordenação para análise. Se sim, seguir para o item 5. Se não, seguir para o item 4. Coordenação 4 Propor melhorias; Sugerir temas e facilitadores para os cursos Coordenação 5 Buscar facilitadores para os cursos; 6 Elaborar orçamentos; 7 Orçamento aprovado? 8 Estruturar datas para os cursos; Solicitar aos facilitadores descrições dos cursos; Proposta de Cursos (TG.FO.P.C.); Apresentar Programação à Coordenação; 12 Programação ok? 13 Propor modificações na Programação dos cursos; Buscar, preferencialmente dentro de Viçosa, facilitadores para os cursos. Realizar uma busca do currículo lates de profissionais ligados a área do curso. Elaborar orçamentos para pagamentos dos facilitadores, bem como o transporte e hospedagem dos mesmos, além de coffebreak para os dias do curso. Se sim, seguir para o item 8. Se não, voltar ao item 6. Definir datas para a realização dos cursos, evitando que as datas coincidam com feriados ou período de férias da UFV, evitando dois cursos na mesma data e, se possível, que o mesmo facilitador não ministre dois cursos seguidos. Solicitar aos facilitadores, via , os objetivos, conteúdo e carga horária dos cursos. Atualizar TG.FO.P.C. com as informações já definidas sobre palestrantes, locais de realização dos cursos e datas. Encaminhar via o TG.FO.P.C. à Coordenação para análise. Se sim, seguir para o item 14. Se não, seguir para o item 13. Por , propor à alterações nas datas, locais ou horário de realização dos Coordenação Coordenação Coordenação 19

20 cursos Passar as informações à Secretaria da Incubadora; Solicitar divulgação dos cursos à Assessoria de Comunicação; Disponibilizar informações dos cursos no site do CENTEV; Divulgar em veículos de comunicação (jornais, boletins, etc); 18 Elaborar cartazes e panfletos; Passar todas as informações dos cursos (quais são, valores, etc) para a Secretaria. Solicitar pessoalmente à Assessoria de Comunicação a divulgação dos cursos em veículos de comunicação local e regional. Entrar como administrador do site, com login e senha, e dentro da opção cadastrar curso, inserir informações. Elaborar e enviar um release aos meios de comunicação regionais e nacionais. Caso haja necessidade pode se pagar pela publicação da notícia no meio de comunicação. De acordo com a necessidade, elaborar cartazes ou panfletos sobre os cursos, que podem ser impressos ou não. Assessoria de Comunicação Assessoria de Comunicação Assessoria de Comunicação 20

21 4.3. Documentos Associados Proposta de Cursos (TG.FO.P.C.) PROCESSO: Planejamento de Cursos da Incubadora (TG.FL.P.C.) Curso: Facilitador: Período: Horário: Local: Público Alvo: Valor da Inscrição: Curso: Facilitador: Período: Horário: Local: Público Alvo: Valor da Inscrição: Curso: Facilitador: Período: Horário: Local: Público Alvo: Valor da Inscrição: Curso: Facilitador: Período: Horário: Local: 21

22 PROCESSOS DE APOIO PROCESSOS DE APOIO 22

23 5. Processos de Apoio 5.1. Processos de Elaboração de Projetos da Incubadora Descrição: Processo de assessoria em projetos para captação de recursos Documentos relacionados: (TG.A.P.C.) Processo de Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Fluxograma: 23

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25 5.2. Processo de Realização de Cursos Descrição: Após a data de término das inscrições, conferir o número de inscritos e calcular o valor da receita obtida. Avaliar a viabilidade do curso Documentos relacionados: Descrição: Elaborar o SE.RE.S.C., ilustrando com gráficos o desempenho apresentado pelo curso, segundo a avaliação dos participantes Documentos relacionados: Relatório de Satisfação dos Cursos (SE.RE.S.C.); Fluxograma: 25

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27 6. ANEXO I: Documentos SGQ Todos os documentos da Incubadora possuem siglas de identificação segundo o padrão do Sistema de da Qualidade. Para a criação das siglas, observa-se o seguinte procedimento: 1) As duas primeiras letras do nome correspondem à área do documento. Assim: AC = Acompanhamento Empresarial AD = Administrativo Financeiro NN = Novos Negócios TG = Tecnologia de SE = Secretaria 2) A terceira letra corresponde ao tipo de documento. Ex: F para fluxogramas e P para Procedimentos Operacionais Padrão. 3) A duas últimas letras correspondem ao título do documento. Exemplo: A sigla AD.R.C.A., para o Relatório de Conferência do Almoxarifado, é composta por: AD = referente ao R = por ser um relatório C = Conferência A = Almoxarifado Todos os documentos relacionados ao SGQ da Incubadora são apresentados na Tabela abaixo. Documentos Fluxograma - Compras e Solicitação de Serviços Fluxograma - Conferência e Controle do Almoxarifado Fluxograma - Cobrança das Empresas Incubadas Fluxograma - Controle do Patrimônio Fluxograma - Participação em Eventos Fluxograma - Inscrição e Seleção de Projetos para Pré- Incubação Fluxograma - Recepção de Novos Projetos do Programa de Pré-Incubação Fluxograma - Pré-Incubação Fluxograma - Inscrição e Seleção de Empresas para a Incubação Fluxograma - Recepção de Novas Empresas do Programa de Incubação Fluxograma Incubação Fluxograma - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Fluxograma - Consultoria e Assessoria Fluxograma - Planejamento de Cursos da Incubadora Fluxograma - Realização de cursos Procedimento - Compras e Solicitação de Serviços Procedimento - Conferência e Controle do Almoxarifado Siglas AD.F.C.S. AD.F.C.C. AD.F.C.E. AD.F.C.P. AD.F.P.E. NN.F.I.P. NN.F.R.N. NN.F.P.I. AC.F.I.S. AC.F.R.N. AC.F.IN. TG.F.A.P. TG.F.C.A. TG.F.P.C. SE.F.R.C. AD.P.C.S. AD.P.C.C. 27

28 Procedimento - Cobrança das Empresas Incubadas Procedimento - Controle do Patrimônio Procedimento - Participação em Eventos Procedimento - Inscrição e Seleção de Projetos para a Pré-Incubação Procedimento - Recepção de Novos Projetos do Programa de Pré-Incubação Procedimento - Pré-Incubação Procedimento - Inscrição e Seleção de Empresas para a Incubação Procedimento - Recepção de Novas Empresas do Programa de Incubação Procedimento - Incubação Procedimento - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Procedimento - Consultoria e Assessoria Procedimento - Planejamento de Cursos da Incubadora Procedimento - Realização de Cursos Relatório de Prestação de Serviços Relatório Conferência do Almoxarifado Relatório Contábil Financeiro Relatório Final de Despesas das Empresas Relatório de Participação em Eventos Relatório de Projetos Inscritos e Selecionados para a Pré-Incubação Relatório de Pré-Incubação Relatório Pesquisa de Satisfação Empresarial Relatório de Graduação Relatório de Acompanhamento dos Editais Relatório de Conclusão de Consultoria Relatório de Empresas Inscritas e Selecionadas para a Incubação Relatório de Satisfação dos Cursos Formulário para Orçamentos Tabela de Conferência de Estoque Termo de Compromisso Ata da Reunião de Recepção dos Projetos do Programa de Pré-Incubação Ata da Reunião de Recepção das Empresas do Programa de Incubação Pesquisa de Satisfação Empresarial Ofício de Solicitação para Prorrogação da Incubação Parecer sobre Pedido de Prorrogação Avaliação de Consultoria Proposta de Cursos Ficha de Inscrição em Cursos Formulário de Avaliação dos Cursos Lista de chamada Planilha - Controle de Cursos AD.P.C.E. AD.P.C.P. AD.P.P.E. NN.P.I.P. NN.P.R.N. NN.P.P.I. AC.P.I.S. AC.P.R.N. AC.P.IN. TG.P.A.P. TG.P.C.A. TG.F.P.C. SE.P.R.C. AD.R.P.S. AD.R.C.A. AD.R.C.F. AD.R.F.D. AD.R.P.E. NN.R.P.I. AD.R.P.I. AC.R.S.E. AC.R.GR. TG.R.A.E. TG.R.C.A. AC.R.P.I. SE.R.S.C. AD.F.OR. AD.T.C.E. AD.T.CO. NN.A.R.R. AC.A.R.R. AC.P.S.E. AC.O.S.P. AC.P.P.P. TG.A.CO. TG.P.D.C. SE.F.I.C. SE.F.A.C. SE.L.CH. SE.P.C.C. 28