Metodologia para construção dos Escritórios Virtuais dos Fundos Setoriais. Brasília, maio/2002 Prof. Simone Alencar

Transcrição

1 Metodologia para construção dos Escritórios Virtuais dos Fundos Setoriais Brasília, maio/2002 Prof. Simone Alencar

2 Escritórios Virtuais dos Fundos Setoriais Objetivos: servir de instrumental para apoio às ações do Comitê Gestor criar ambiente de trabalho propício à execução das atividades da Secretaria Executiva desse Comitê.

3 Participantes do Escritório Virtual Nome Telefone Login (máximo de 10 caracteres) Órgão/Classe que representa Função no Comitê (presidente, secretário técnico, membro/substituto, consultor técnico, convidado, suporte) Obs: o sistema envia a senha para o usuário assim que a primeira reunião que participa é aprovada

4 Estrutura Atas Reunião Agenda Participantes Itens de ata Tarefas Resoluções Documentos Documentos de base Editais e cartasconvite Eventos Legislação Na mídia Projetos Contratados Aprovados

5 Reuniões & Atas

6 Atas programação da reunião (1) Número da reunião Data Hora Local Membros e convidados para esta reunião

7 Atas programação da reunião (2) Agenda Descreve cada item a ser discutido

8 Atas reunião realizada Envio da ata em até 2 dias após a reunião Confirmação dos participantes Verificar se estavam em função diferente do previsto (substituição, troca de função, etc.)

9 Cada item deve tratar de um único assunto Não deve ultrapassar caracteres (cerca de 100 linhas, 2 páginas em espaço simples) Atas Item de ata

10 Descreve a ação a ser executada a partir da discussão naquele item de ata Deve ter definido a pessoa responsável e o prazo para execução Quando a tarefa é executada, o Prossiga deve ser avisado para incluir a data de conclusão da tarefa Atas Tarefas

11 Descreve as resoluções deliberadas na reunião Não estão relacionadas aos itens de ata, mas à reunião São numeradas automatica e sequencialmente, por ano. Ex: 2002/1 Atas Resoluções

12 Após o envio da ata para o Prossiga, em até dois dias é disponibilizada a ata para aprovação. Após aprovada, o sistema envia para todos os participantes informando de sua publicação. No primeiro , o participante recebe sua senha Atas - aprovação

13 Documentos

14 Documentos de base São documentos de planejamento que apresentam as diretrizes, objetivos, áreas prioritárias do Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Encontram-se também planos de investimento, manuais operativos, notas técnicas etc. São disponibilizados em formato PDF, o que não permite a alteração dos dados. Procedimento: enviar para o Prossiga o documento ou o endereço (URL) onde está disponível o documento.

15 Editais e cartas-convite convite Organizam as chamadas dos editais e cartas-convite publicados pelo Fundo Setorial Se organizam na página de acordo com o estágio em que se encontram: editais com submissão em aberto (disponibiliza acesso aos formulários e instruções para preenchimento); editais com submissão encerrada e editais com resultados divulgados (link para página que informa sobre os projetos aprovados). Procedimento: enviar o endereço (URL) onde estão disponíveis os documentos informar sobre a finalização dos prazos e publicação dos resultados (para atualização)

16 Eventos Eventos promovidos pelo fundo com objetivo de tratar de assuntos relacionados a sua gestão. Procedimento: enviar para o Prossiga o documento ou o endereço (URL) onde estão disponíveis informações sobre o evento.

17 Legislação Abrange leis, decretos, portarias, medidas provisórias, etc. que se referem ao Fundo Setorial. Procedimento: enviar para o Prossiga o documento ou o endereço (URL) onde está disponível a legislação.

18 Na mídia A categoria abrange texto completo de artigos de jornais, revistas, boletins (impressos ou eletrônicos), periódicos, entrevistas e outros, que citam ou tratam do Fundo Setorial a que se refere o Escritório Virtual. Os documentos devem estar em texto completo. Procedimento: enviar para o Prossiga o documento ou o endereço (URL) onde está disponível a notícia.

19 Projetos CONTRATADOS Dados recuperados a partir do sistema de fomento do Prossiga. Dados fornecidos pela FINEP e CNPq diretamente ao Prossiga APROVADOS Procedimento: enviar para o Prossiga o documento ou o endereço (URL) onde estão disponíveis os projetos aprovados.