Manual Coordenadoria (CO) Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

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1 Manual Coordenadoria (CO) Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

2 Este Manual setorial faz parte do Programa de Gestão da Qualidade da Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV. Sua reprodução ou distribuição para os fins aos quais se destina é da responsabilidade da da Incubadora. Revisão nº 00, em vigor desde 01/10/ Formatado: Cor da fonte: Automática, Não Realce Formatado: Cor da fonte: Automática fone: (31) Site: s:

3 Sumário Introdução... 4 Organograma:... 4 Descrição da função:... 4 Competências exigidas para a função: Processos relacionados ao setor Processos chaves: Processos de apoio: Processo de Elaboração de Projetos da Incubadora Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processos de Apoio Processo de Controle do Patrimônio Processo de Compras e Solicitação de Serviços Processo de Participação em Eventos Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora ANEXO I: Documentos SGQ... 24

4 Introdução Organograma: A Coordenadoria é uma atividade que orienta e supervisiona todos os demais setores de acordo com o organograma abaixo. Descrição da função: Competências exigidas para a função:

5 1. Processos relacionados ao setor 1.1. Processos chaves: Processo de Elaboração de Projetos da Incubadora Processos de apoio: Processo de Controle de Patrimônio. Processo de Compras e Solicitação de Serviços. Processo de Participação em Eventos. Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial. Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora. Processo de Seleção da Empresa para Pré-Incubação.

6 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE ELABORAÇÃO DE PROJETOS DA INCUBADORA Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

7 2. Processo de Elaboração de Projetos da Incubadora 2.1. Fluxograma

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9 2.2.Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO C O. PR. E. P. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenador da Qualidade Elaboração de Projetos (quais?) OBJETIVO Este processo tem por objetivo definir como devem ser realizados os projetos da incubadora, desde o acompanhamento de editais até a prestação de contas do projeto. ABRANGÊNCIA Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV. Processo de assessoria em projetos (TG.FL.C.A.); MATERIAIS NECESSÁRIOS ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 2 Levantar e avaliar as demandas da Incubadora e das empresas Acompanhar a publicação de Editais 3 Edital atende às empresas? 4 5 Solicitar assessoria à Gerência de Tecnologias de Gestão Processo de assessoria em projetos para captação de recursos Realizar uma pesquisa interna na incubadora buscando identificar a demanda de projetos existente e das empresas (QUAIS?). Pesquisar Editais em aberto. Se sim, ir para o item 4. Se não, ir para o item 6. Solicitar, através de o suporte da Gerência de Tecnologias de Gestão. Realizar o processo de assessoria em projetos (TG.FL.C.A.) Gerência de Tecnologia de Gestão 6 Edital atende à Incubadora? 7 Identificar requisitos para a elaboração do projeto Se sim, ir para o item 7. Se não, ir para o item 2. Analisar edital selecionado e enumerar os requisitos necessários para a elaboração do projeto. 8 Prospectar parcerias Elencar possíveis parcerias para o projeto Definir equipe executora do projeto Listar as pessoas que irão compor a equipe do projeto a ser realizado. Verificar bens e serviços que Listar todos os bens e serviços que serão necessários no serão necessários desenvolvimento do projeto. Fazer a cotação dos bens e serviços Elaborar planilha financeira e econômica Elaborar cronograma de atividades do projeto Atualizar dados cadastrais e institucionais Realizar orçamentos dos bens e serviços listados anteriormente. Construir a planilha financeira e econômica do projeto em questão. Construir o cronograma de atividades do projeto, respeitando a natureza de cada atividade e determinando prazos razoáveis para serem cumpridos. Atualizar onde? De quem? 15 Projeto Alimentar projeto. Gerência Administrativa Gerência Administrativa

10 16 Enviar projeto Enviar projeto para o órgão que formulou o Edital. 17 Acompanhar resultado do Edital Acompanhar o resultado do Edital selecionado. 18 Projeto aprovado? 19 Informar ao CENTEV e solicitar divulgação à assessoria de comunicação Se sim, ir para item 19. Se não, projeto não aprovado. Informar o resultado favorável do Edital ao CENTEV e solicitar, por , à assessoria de comunicação a publicação desta informação nos meios de comunicação. 20 Divulgar o resultado do Edital Realizar a divulgação do resultado informado. Assessoria de Comunicação

11 2.3. Documentos Associados Relatório de Projeto de Incubação Relatório CÓDIGO C O. RE. P. R. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenador da Qualidade Relatório de Projeto de Incubação Relatório de Projeto de Incubação PROCESSO: Preenchimento dos Relatórios de Acompanhamento Empresarial (AC.P.R.A) Instituição Proponente/Executora: Incubadora de Empresas de Base Tecnológica Instituição Interveniente: Centro Tecnológico de Desenvolvimento Regional de Viçosa - CENTEV Instituição Gestora: Fundação Arthur Bernardes - FUNARBE Coordenador Geral da Proposta: Título do Projeto: Equipe do Projeto: Objetivos do Projeto:

12 Relatório CÓDIGO C O. RE. P. R. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenador da Qualidade Relatório de Projeto de Incubação Objetivos Cumpridos: Atividades Desenvolvidas: Orçamento do projeto: Dificuldades Encontradas:

13 PROCESSOS DE APOIO

14 3. Processos de Apoio 3.1. Processo de Controle do Patrimônio Descrição: Preencher e imprimir uma cópia do Termo de Compromisso para cada funcionário, informando quais os patrimônios da Incubadora estão sob sua responsabilidade. Solicitar que cada funcionário assine seu Termo de Compromisso Documentos relacionados: Termo de Compromisso Fluxograma:

15 3.2. Processo de Compras e Solicitação de Serviços Descrição: Avaliar a importância da compra do item ou da contratação do serviço e se há recursos disponíveis para tanto. Informar pessoalmente ao solicitante. Verificar se existe recurso para o pagamento da compra e se o valor a ser pago pelo produto/ serviço é pertinente Documentos relacionados: Relatório Contábil Financeiro Fluxograma:

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17 3.3. Processo de Participação em Eventos Descrição: Decidir se autoriza a participação em evento. Informar aos interessados via ou intranet. Definir a participação de acordo com as necessidades de cada colaborador e a área na qual atua dentro da Incubadora. Solicitar o orçamento do evento via ou intranet. Verificar se existem recursos financeiros para custear a participação no evento. Cancelar participação se não existir recursos financeiros. Tentar reduzir os custos da participação e, se possível, elaborar um novo orçamento e enviá-lo à Documentos relacionados: Fluxograma:

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19 3.4. Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial Descrição: Avaliar se a Consultoria é viável. Verificar se o Relatório de Conclusão de Consultoria está ok Documentos relacionados: Relatório de Conclusão de Consultoria Fluxograma:

20 3.5. Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora Descrição: Entrar como administrador do site, com login e senha, e dentro da opção cadastrar curso, inserir informações. Elaborar e enviar um release aos meios de comunicação regionais e nacionais. Caso haja necessidade pode se pagar pela publicação da notícia no meio de comunicação. De acordo com a necessidade, elaborar cartazes ou panfletos sobre os cursos, que podem ser impressos ou não Documentos relacionados: Fluxograma:

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22 3.6. Processo de Planejamento de Cursos da Incubadora Descrição: Verificar se a Proposta de Cursos (TG.P.D.C.) está ok. Sugerir temas e facilitadores para os cursos. Decidir sobre a aprovação do orçamento.verificar se a programação está ok. Por , propor à Gerência de Tecnologias de Gestão alterações nas datas, locais ou horário de realização dos cursos Documentos relacionados: Proposta de Cursos(TG.P.D.C.) Fluxograma:

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24 4. ANEXO I: Documentos SGQ Todos os documentos da Incubadora possuem siglas de identificação segundo o padrão do Sistema de Gestão da Qualidade. Para a criação das siglas, observa-se o seguinte procedimento: 1) As duas primeiras letras do nome correspondem à área pelo documento. Assim: AC = Acompanhamento Empresarial AD = Administrativo Financeiro NN = Novos Negócios TG = Tecnologia de Gestão SE = Secretaria 2) A terceira letra corresponde ao tipo de documento. Ex: F para fluxogramas e P para Procedimentos Operacionais Padrão. 3) A duas últimas letras correspondem ao título do documento. Exemplo: A sigla AD.R.C.A., para o Relatório de Conferência do Almoxarifado, é composta por: AD = referente ao R = por ser um relatório C = Conferência A = Almoxarifado Todos os documentos relacionados ao SGQ da Incubadora são apresentados na Tabela abaixo. Documentos Fluxograma - Compras e Solicitação de Serviços Fluxograma - Conferência e Controle do Almoxarifado Fluxograma - Cobrança das Empresas Incubadas Fluxograma - Controle do Patrimônio Fluxograma - Participação em Eventos Fluxograma - Inscrição e Seleção de Projetos para Pré- Incubação Fluxograma - Recepção de Novos Projetos do Programa de Pré-Incubação Fluxograma - Pré-Incubação Fluxograma - Inscrição e Seleção de Empresas para a Incubação Fluxograma - Recepção de Novas Empresas do Programa de Incubação Fluxograma Incubação Fluxograma - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Fluxograma - Consultoria e Assessoria Fluxograma - Planejamento de Cursos da Incubadora Fluxograma - Realização de cursos Procedimento - Compras e Solicitação de Serviços Procedimento - Conferência e Controle do Almoxarifado Procedimento - Cobrança das Empresas Incubadas Procedimento - Controle do Patrimônio Siglas AD.F.C.S. AD.F.C.C. AD.F.C.E. AD.F.C.P. AD.F.P.E. NN.F.I.P. NN.F.R.N. NN.F.P.I. AC.F.I.S. AC.F.R.N. AC.F.IN. TG.F.A.P. TG.F.C.A. TG.F.P.C. SE.F.R.C. AD.P.C.S. AD.P.C.C. AD.P.C.E. AD.P.C.P.

25 Procedimento - Participação em Eventos Procedimento - Inscrição e Seleção de Projetos para a Pré-Incubação Procedimento - Recepção de Novos Projetos do Programa de Pré-Incubação Procedimento - Pré-Incubação Procedimento - Inscrição e Seleção de Empresas para a Incubação Procedimento - Recepção de Novas Empresas do Programa de Incubação Procedimento - Incubação Procedimento - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Procedimento - Consultoria e Assessoria Procedimento - Planejamento de Cursos da Incubadora Procedimento - Realização de Cursos Relatório de Prestação de Serviços Relatório Conferência do Almoxarifado Relatório Contábil - Financeiro Relatório Final de Despesas das Empresas Relatório de Participação em Eventos Relatório de Projetos Inscritos e Selecionados para a Pré-Incubação Relatório de Pré-Incubação Relatório Pesquisa de Satisfação Empresarial Relatório de Graduação Relatório de Acompanhamento dos Editais Relatório de Conclusão de Consultoria Relatório de Empresas Inscritas e Selecionadas para a Incubação Relatório de Satisfação dos Cursos Formulário para Orçamentos Tabela de Conferência de Estoque Termo de Compromisso Ata da Reunião de Recepção dos Projetos do Programa de Pré-Incubação Ata da Reunião de Recepção das Empresas do Programa de Incubação Pesquisa de Satisfação Empresarial Ofício de Solicitação para Prorrogação da Incubação Parecer sobre Pedido de Prorrogação Avaliação de Consultoria Proposta de Cursos Ficha de Inscrição em Cursos Formulário de Avaliação dos Cursos Lista de chamada Planilha - Controle de Cursos AD.P.P.E. NN.P.I.P. NN.P.R.N. NN.P.P.I. AC.P.I.S. AC.P.R.N. AC.P.IN. TG.P.A.P. TG.P.C.A. TG.F.P.C. SE.P.R.C. AD.R.P.S. AD.R.C.A. AD.R.C.F. AD.R.F.D. AD.R.P.E. NN.R.P.I. AD.R.P.I. AC.R.S.E. AC.R.GR. TG.R.A.E. TG.R.C.A. AC.R.P.I. SE.R.S.C. AD.F.OR. AD.T.C.E. AD.T.CO. NN.A.R.R. AC.A.R.R. AC.P.S.E. AC.O.S.P. AC.P.P.P. TG.A.CO. TG.P.D.C. SE.F.I.C. SE.F.A.C. SE.L.CH. SE.P.C.C.